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Procedimiento Seleccion, Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores PDF
Procedimiento Seleccion, Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores PDF
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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1. OBJETIVO
Establecer el tipo y alcance del control aplicado a los proveedores, garantizando que los productos adquiridos cumplan
con los requisitos establecidos internamente y con los establecidos por el Sistema de Gestin de la Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la seleccin, evaluacin y re-evaluacin de los proveedores que afectan el Sistema de
Gestin de la Calidad (SGC) de la Cmara de Comercio de Cartagena.
3. DEFINICIONES
Formulario de Solicitud de Inscripcin en el Registro de Proveedores: documento interno que recopila la informacin
general y bsica que permite identificar el estado actual de los proveedores, su especialidad, los productos que ofrece y
sus relaciones comerciales.
Listado de Proveedores Confiables: Listado que relaciona las personas naturales o jurdicas, que una vez hayan
cumplido con todos los criterios de seleccin, se puede establecer una relacin comercial.
Listado de Proveedores Crticos: Listado que relaciona las personas naturales o jurdicas que afectan de manera directa
el SGC.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
Solicitud de Inscripcin en el Registro de Proveedores
Para poder ingresar, inicialmente todo proveedor debe estar al da, inscrito y renovado en el Registro Mercantil y no
encontrarse en estado de embargo o liquidacin.
Una vez verificado lo anterior se le entrega al proveedor el Formulario de Solicitud de Inscripcin en el registro de
Proveedores. Este formulario debe ser diligenciado y devuelto con todos los anexos que se exigen en el mismo.
Cuando se recibe el formulario con los anexos, el coordinador de Compras y almacn, el Coordinador de servicios
generales, el coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas lo revisa y verifica la informacin consignada en el mismo. Si
todo es veraz, selecciona. Si en la verificacin y seleccin encuentra anomalas o irregularidades se reserva el derecho de
admisin.
Seleccin de proveedores
La seleccin de los proveedores la realiza el coordinador de Compras y Almacn, el Coordinador de servicios generales,
el coordinador de eventos y el Jefe de Sistemas con base en criterios establecidos previamente. Este debe seleccionar al
proveedor una vez se recibe el formulario de Solicitud de inscripcin en el registro de proveedores. La seleccin se
realiza en el Formato de Seleccin de Proveedores, y si cumple con todos los requisitos y pasa la calificacin, ingresa al
listado de proveedores Confiables de la Entidad.
Para realizar la seleccin se utilizan los siguientes criterios:
Tabla 1. Criterios de Seleccin de Proveedores
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
CRITERIOS
Antigedad en el Mercado
Calidad
Ubicacin del Proveedor
Servicio Postventa
TOTAL
Versin: 5
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Fecha: 23-05-08
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PORCENTAJE
20%
30%
25%
25%
100%
1
2
3
4
5
Local
SUBCRITERIOS
Nacional
Internacional
X
TOTAL PUNTOS
1
3
4
1.33
1.33 * 0.25 = 0.33
0.33
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin: 5
Aprob: Comit de
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Fecha: 23-05-08
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CALIDAD 30%
RANGO
Puntaje
No cuenta SGC
En proceso
Certificacin ISO
SUBCRITERIOS
Sistema de Calidad
(SGC)
1
3
5
TOTAL PUNTOS
3
CALIFICACIN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
3 * 0.25 = 0.9
0.75
SUBCRITERIOS
Proveedor
Puntaje
Internacional
Nacional
Local
1
3
5
TOTAL PUNTOS
5
5
CALIFICACIN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
5 * 0.25 = 1.25
1.25
1
5
Servicio PostVenta
x
SUBCRITERIOS
Asesora
Garanta
Certificada
x
X
TOTAL PUNTOS
1
10
11
3.667
0.92
3.25
Una vez calculada la puntuacin de cada criterio, se procede al clculo total de la evaluacin. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluacin hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3), o que no siendo as, la direccin administrativa lo considere.
Si se determina que alguno de estos proveedores es critico para el SGC, se debe incluir en la Lista de Proveedores
Crticos, los cuales s evaluarn las veces que sean necesarias en el ao. Esta evaluacin estar a cargo del funcionario
para el cul el proveedor sea crtico, como son el Coordinador de Compras y Almacn, Coordinador de servicios
generales, el Coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas.
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
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Existe el caso de compras que no se dan con mucha frecuencia y que no alcanzan un monto alto, para este tipo solo se
selecciona si el proveedor se encuentra inscrito en la cmara y renovado a la fecha de la compra, es decir no es
necesario realizar la seleccin al proveedor en todos los criterios anteriormente descritos.
Evaluacin de Proveedores
La Evaluacin de los Proveedores Crticos la debe hacer el responsable asignado, mediante el Formato de Evaluacin de
Proveedores cada vez que se realice una compra o contratacin de servicios. . Los criterios utilizados para esta
evaluacin son los siguientes:
Tabla 2. Criterios Evaluacin de Proveedores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Cumplimiento en tiempo
25 %
Cumplimiento
en
tems
25 %
pedidos
Producto
y/o
Servicio
25 %
Conforme (calidad)
Precio
25 %
TOTAL
100%
Cumplimiento en tiempo
Este criterio evala el cumplimiento del proveedor en cuanto a la puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las
fechas y/o el tiempo pactado. Adems califica la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los inconvenientes
o improvistos que se puedan presentar en la empresa.
Cumplimiento en tem Pedidos
Este criterio evala el cumplimiento del proveedor en cuando a la entrega de la totalidad de los productos solicitados o
del servicio requerido, en la fecha estipulada para el mismo.
Producto y/o Servicio Conforme (Calidad)
Este criterio evala la conformidad de los productos y/o servicios requeridos, es decir, si los productos fueron
entregados con la calidad especificada o si por el contrario el producto fue devuelto. Aqu se evala si el bien o servicio
cumpli o no cumpli con las especificaciones.
Precio
Este criterio evala la oferta econmica del proveedor, su comportamiento durante las ltimas adjudicaciones y los
descuentos que ofrece.
Servicio
Este criterio evala los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y despus de la compra. Es decir su
capacidad de atencin, de respuesta, su disposicin, el soporte tcnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos
y/o correctivos, la solucin oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con rechazos y/o devoluciones.
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
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CRITERIOS DE EVALUACIN
CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 25%
PUNTUACION
Si
No
5
1
PUNTUACION
1
2
3
4
4,5
5
PUNTUACION
1
2
3
4
4,5
5
PRECIO
PUNTUACION
SI
NO
5
4
Re evaluacin de Proveedores
La reevaluacin de los proveedores se realizar cada seis meses, y se tendrn en cuenta los mismos criterios de
evaluacin. El resultado de la Re evaluacin es el promedio de las evaluaciones realizadas al proveedor durante el
perodo y continuar en el listado de proveedores confiables siempre y cuando la calificacin promedio sea igual o
superior a 3, Si el proveedor no alcanza el puntaje establecido para esta re evaluacin, saldr automticamente del
listado de Proveedores confiables salvo que la Direccin Administrativa y el Comit de Calidad consideren lo contrario
4.2 CAPACITADORES O CONFERENCISTAS
Seleccin de Capacitadores o Conferencistas
La seleccin de los capacitadores o conferencistas se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los
capacitadores o conferencistas se deben seleccionar una vez se recibe la hoja de vida, y se realiza en el Formato de
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
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Seleccin de Capacitadores. Los procesos a los cuales aplica este procedimiento son: Servicios Empresariales, Arbitraje y
Conciliacin, Desarrollo de Personal, Registros e Investigaciones Econmicas.
Para realizar esta seleccin se utilizan los siguientes criterios:
Tabla 3. Criterios de Seleccin de Capacitadores o Conferencistas
CRITERIOS
PORCENTAJE
Nivel de Formacin
25%
Experiencia
25%
Experiencia productiva
25%
Acreditacin
como
15%
Conferencista
Produccin Intelectual
10%
TOTAL
100%
Nivel de Formacin 25%
Este criterio mide el nivel de competencia y educacin que posee el capacitador. Se miden los estudios que este haya
realizado en el transcurso de su vida.
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia como docente que posee el capacitador. Esta expresado en aos.
Experiencia productiva 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia que posee el capacitador como trabajador, ocupando un cargo pblico o
privado, o bien sea como empresario. Esta expresado en aos.
Acreditacin como Conferencista 15%
Este criterio mide la experiencia certificada del capacitador como conferencista.
Produccin Intelectual 10%
La produccin intelectual mide la capacidad investigativa del capacitador expresada en publicaciones o investigaciones.
CRITERIOS DE SELECCION
NIVEL DE FORMACIN 25%
RANGO
Titulo profesional
Diplomado
Especializacin
Maestra
Doctorado
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total puntos /3)
Puntaje
1
2
3
4
5
15
5
Local
X
X
SUBCRITERIOS
Nacional
Internacional
X
X
X
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
CALIFICACIN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
Versin: 5
Aprob: Comit de
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Fecha: 23-05-08
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5* 0.25 = 1.25
1.25
Puntaje
Docente Pre-grado
1
2
3
4
5
5
2.5
SUBCRITERIOS
Docente Post-grado
x
0.625
SUBCRITERIOS
Puntaje
Pblico
x
1
2
3
4
5
Privado
x
3
1.5
1.5 * 0.25 = 0.375
0.375
Puntaje
1
5
TOTAL PUNTOS
x
5 * 0.15 = 0.75
0.75
Puntaje
1
5
TOTAL PUNTOS
x
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
CALIFICACIN
(TOTAL PUNTOS * 0.10)
CALIFICACIN TOTAL
( Criterios)
Ingresa al listado de Capacitadores
SI
NO
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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5 * 0.10 = 0.5
0.5
3.5
APROB:
FECHA:
FIRMA
Una vez calculada la puntuacin de cada criterio, se procede al clculo total de la seleccin. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluacin hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3) que no siendo as el Jefe del proceso (Director de Servicios empresariales, Director
de Arbitraje y Conciliacin, Director Administrativo, Director de Registros y Jefe de investigaciones Econmicas) lo
considere necesario.
Los capacitadores a diferencia de los otros proveedores, se deben evaluar una vez termine la capacitacin o se preste el
servicio. Esta evaluacin estar a cargo del funcionario del proceso donde se realice la capacitacin, y sea designado
para esta labor.
Tabla 4. Criterios de Evaluacin de Capacitadores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Puntualidad
10%
Cumplimiento
Intensidad
20%
Horaria
Dominio del Tema
30%
Manejo del Publico
30%
Puntualidad
Entrega
del
10%
Material (3 das antes)
TOTAL
100%
Puntualidad 10%
Este criterio mide el cumplimiento en la hora de inicio estipulada para cada capacitacin o conferencia.
Cumplimiento Intensidad Horaria%
Este criterio mide el cumplimiento por parte del Capacitador o conferencista, de las horas que se han establecido para
llevar a cabo determinada capacitacin o conferencia.
Dominio del Tema 30%
Este criterio mide el nivel de conocimiento del Capacitador o Conferencista, sobre el tema de expuesto.
Manejo del Pblico 30%
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin: 5
Aprob: Comit de
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Este criterio mide la habilidad del capacitador o conferencista para transmitir sus conocimientos en el tema y mantener
atento al auditorio durante la capacitacin o conferencia.
Puntualidad Entrega de Material 10%
La entidad estipula un trmino de 3 das antes para que los capacitadores o conferencistas enven el material o
memorias que sern entregadas a los asistentes de los eventos.
CRITERIOS DE EVALUACIN DE CAPACITADORES Y CONFERENCISTAS
PUNTUALIDAD 10%
RANGO
Hora exacta
0 -15 Minutos
15 - 30 Minutos
Ms de 30 Minutos
TOTAL PUNTOS
PUNTAJE
5
4
3
1
0
0
0
PUNTAJE
1
2
3
4
5
0
CALIFICACION
CALIFICACION
0
0
PUNTAJE
1
2
3
4
5
0
CALIFICACION
0
0
PUNTAJE
CALIFICACION
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Malo
Regular
Bueno
Muy bueno
Excelente
TOTAL PUNTOS
1
2
3
4
5
0
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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0
0
CALIFICACION
La seleccin de los Consultores y Asesores se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los Consultores y
Asesores se deben seleccionar una vez se recibe la propuesta o proyecto a desarrollar, y se realiza en el Formato de
seleccin de Consultores y Asesores. Este procedimiento aplica al proceso de Servicios Empresariales.
Para realizar esta seleccin se utilizan los siguientes criterios:
Tabla 5. Criterios de Seleccin de Consultores y Asesores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Nivel de Formacin
35%
Experiencia
25%
Experiencia Especfica
40%
TOTAL
100%
Nivel de Formacin 35%
Este criterio mide el nivel de competencia y educacin que posee el Consultor o Asesor. Se miden los estudios que este
haya realizado en el transcurso de su vida.
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia laboral del Consultor o Asesor. Esta expresado en aos.
Experiencia Especfica 40%
Este criterio mide el nivel de experiencia que posee consultor o Asesor, teniendo en cuenta el nmero de empresas
asesoradas en el campo de su especializacin.
Criterios de Seleccin
NIVEL DE FORMACIN 35%
RANGO
PUNTAJE
Titulo Profesional
Especializacin
Maestra
Doctorado
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total Puntos
/3)
CALIFICACIN (Total
puntos* 0.35)
1
3
4
5
0
LOCAL
SUBCRITERIOS
NACIONAL
INTERNACIONAL
0
0,00
PUNTAJE
CALIFICACION
0
0
PUNTAJE
CALIFICACION
1
2
5
0
0
0
0,00
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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0,00
CALIFICACIN
0
0
CALIFICACIN
0
0
CALIFICACIN
0
0
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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Los criterios de seleccin para los Conciliadores, rbitros y Secretarios se encuentran descritos en el Reglamento del
Centro de Arbitraje y Conciliacin de la entidad.
Los Conciliadores, rbitros y Secretarios se deben evaluar una vez termine la Conciliacin o Arbitraje. Esta
evaluacin estar a cargo de la Directora del Centro de Arbitraje y Conciliacin, y se realizar en el Formato de
Evaluacin de Conciliadores, rbitros y Secretarios.
Los criterios definidos para realizar la evaluacin son:
Tabla 7. Criterios de Evaluacin de Conciliadores, rbitros y Secretarios
CRITERIOS
PORCENTAJE
Puntualidad en Respuesta a Requisitos del
15%
Centro/Tribunales/ Partes
Puntualidad en las Audiencias
15%
Cumplimiento de los requisitos de ley en actas
20%
y/o constancias
Asistencia a cursos y seminarios del Centro
20%
Nivel de Satisfaccin de los Clientes del Centro
30%
TOTAL
Todas las evidencias generadas de este procedimiento, se tratan segn lo establecido en el procedimiento de control de
documentos y evidencias.
5. RESPONSABILIDAD
CARGO
Coordinador de Compras y Almacn
RESPONSABILIDAD
Seleccionar, evaluar y re evaluar a los proveedores relacionados con el
suministro de insumos necesarios para el apoyo a las actividades de la entidad.
(Papelera en general, cartuchos, litografas, etc)
Seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores relacionados con el
mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad.
Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con la
plataforma tecnolgica.
Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con el servicio
PROCEDIMIENTO
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin: 5
Aprob: Comit de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Pgina 14 de 14
VERSIN
2
FECHA
11-10-04
15-02-07
4
5
01-10-07
23-05-08
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Se incluy en la reevaluacin de los proveedores los meses en los que se debe
hacer la reevaluacin (enero y julio).
Se pasaron las responsabilidades asignadas inicialmente al Auxiliar de
suministros y compras a la coordinadora de servicios generales. Se
actualizaron los cargos segn la nueva estructura aprobada por la junta
directiva.
Cambio de denominacin de cargos por modificacin de organigrama de la
entidad.
Cambio de denominacin de cargos por modificacin de funciones.
Cambio de Criterios de Seleccin, Evaluacin y Re evaluacin de Proveedores.
Se Adicionaron los Criterios de Evaluacin de Capacitadores y Conferencias, y
de Conciliadores, rbitros y Secretarios. Se adicionaron los criterios de
Seleccin y Evaluacin de Consultores y Asesores. Se modificaron los cargos en
la Responsabilidad de Seleccionar, Evaluar y Reevaluar Proveedores.