Ing Miguel Angel Casimiro Bravo

GESTIN DE PROYECTOS 2016

Agenda

Objetivos de la sesin
Conceptos

Repaso Sesin Anterior

Captulo XIII: PMBOK: Gestin de Interesados
Preguntas Tipo Examen Certificacin

Conclusiones y Recomendaciones
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1.
2.
3.
4.
5.

Conceptos
Identificar a los Interesados
Planificar la Gestin de los Interesados
Gestionar a Participacin de los Interesados
Controlar la Participacin de los Interesados

Conceptos
Los interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses
puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto, como as tambin
todos los que influyan sobre el proyecto y todos los que perciban que se vern afectados
por el proyecto.

Identificacin de Interesados
La identificacin de todos los interesados en las
fases iniciales es clave para un proyecto exitoso.
Si nos olvidamos de alguien que aparece luego
con el proyecto en marcha, podra colocar trabas
en la ejecucin.

reas de
Conocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y
Control

Gestin de la
Calidad

Planificar la Calidad

Realizar el asegurar de
la Calidad

Gestin de
Recursos
Humanos

Planificar los Recursos

Humanos

Adquirir el Equipo
Desarrollar el Equipo
Gestionar el Equipo

Gestin de
Comunicaciones

Planificar las
Comunicaciones

Gestionar las
Comunicaciones

Gestin de Riesgos

Planificar los riesgos

Identificar riesgos
Anlisis cualitativo
Anlisis cuantitativo
Plan de respuesta a
riesgos

Gestin de
Adquisiciones

Planificar las
Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones

Controlar las
Adquisiciones

Planificar la gestin de
los Interesados

Gestionar la
participacin de los
Interesados

Controlar la
participacin de los
Interesados

Gestin de
Interesados

Identificar a
los Interesados

Cierre

Controlar la
Calidad

Controlar las
Comunicaciones
Controlar los
Riesgos

Cerrar las
Adquisiciones

13. Gestin de los Interesados

La Gestin de los Interesados incluye los procesos

necesarios para identificar a las personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados
por el proyecto.
Se necesita analizar las expectativas de los
interesados y su impacto en el proyecto, y desarrollar
estrategias de gestin a fin de lograr una adecuada
participacin de los interesados.
La satisfaccin de los interesados debe gestionarse
como uno de los objetivos clave del proyecto.

Procesos de Gestin de Interesados del Proyecto

13.1 Identificar a los Interesados: Consiste en identificar a personas,

grupos u organizaciones que podran afectar o ser afectados por una
decisin, actividad o resultado del proyecto.
13.2 Planificar la Gestin de los Interesados: Proceso de desarrollar
las estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin
eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con
base en el anlisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto
en el xito del proyecto.
13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados: Proceso de
comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus
necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momentos que
ocurren.
13.4 Controlar la Participacin de los Interesados: Proceso de
monitorear globalmente las relaciones de los interesados del
7
proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los

13.1 Identificar a los Interesados

Es el proceso que consiste en identificar a personas,

grupos u organizaciones que podran afectar o ser
afectados por una decisin, actividad o resultado del
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que permite al
Director del Proyecto identificar el enfoque adecuado
para cada interesado o grupo de interesados.
Si nos olvidamos de alguien que aparece luego con el
proyecto en marcha, podra colocar trabas en la
ejecucin.

13.1 Identificar a los Interesados

Mapa del proceso
ENTRADA
Acta de
Constitucin
del Proyecto

SALIDA
Juicio de
expertos

Anlisis de
Interesados

Reuniones

HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Documentos de
la Adquisicin
Registro de
Interesados

Factores
Ambientales de la
Empresa

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

13.1 Identificar a los Interesados - Entradas

Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)
Puede suministrar informacin sobre las partes internas y
externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas
por el resultado o la ejecucin de ste.

Documentacin de la Adquisicin
Si un proyecto es resultado de una adquisicin o en un contrato
establecido, las partes de dicho contrato son interesados clave
del proyecto
Otras partes relevantes, como los proveedores, tambin deben
ser consideradas parte de la lista de interesados del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa
Cultura y la estructura de la organizacin
Estndares gubernamentales o de la industria (Ejemplo:
regulaciones, estndares de productos, etc.)

Activos de los Procesos de la Organizacin

Plantillas del registro de interesados
Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores
Registro de interesados de proyectos anteriores.
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13.1 Identificar a los Interesados

Tcnicas

Paso 1

Herramientas y

Paso 2

Paso 3

1: Identificar a todos los potenciales interesados

2: Identificar el impacto o apoyo potencial que el interesado podra generar
3: Evaluar el modo en que los interesados
11 pueden reaccionar en diferentes
situaciones

13.1 Identificar a los Interesados

Tcnicas

Herramientas y

13.1 Identificar a los Interesados

Tcnicas

Reuniones

Juicio de
Expertos

Herramientas y

Reuniones de anlisis de perfiles son reuniones de proyecto

diseadas para desarrollar un entendimiento sobre los
principales interesados del proyecto y se pueden utilizar
para intercambiar y analizar informacin acerca de roles,
conocimientos y la postura general de cada uno de los
interesados.
Se debe considerar la participacin de:
- Alta Direccin.
- Interesados clave identificados.
- Directores de Proyecto (trabajado en otros proyectos).
- Grupos de la industria y de consultores.
- Asociaciones profesionales y tcnicas.
- Organismos reguladores y no gubernamentales (ONG)

13

13.1 Identificar a los Interesados - Salidas

Registro de
Interesados

Contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados:

- Informacin de identificacin: nombre, puesto en la organizacin,
ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contacto.
- Informacin de evaluacin: requisitos principales, expectativas principales,
influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con mayor inters.
- Clasificacin de interesados: interno/externo, partidario/neutral/reticente,
etc.

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 Pregunta tipo examen PMP

Usted est utilizando una matriz poder-inters para clasificar a
todas las personas y organizaciones identificadas en el registro de
interesados. Qu sera lo ms recomendable para el uso de esa
informacin?
a) Qu est disponible para todos los interesados.
b) Que sea informacin confidencial para la utilizacin del
Director del Proyecto y los miembros claves de su equipo.
c) Que sea informacin pblica pero de acceso con clave y
contrasea.
d) Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el
deseado de cada interesado.

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Es el proceso que consiste en desarrollar estrategias

de gestin adecuadas para lograr la participacin
eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida
del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que nos da un
plan claro y factible para interactuar con los
interesados del proyecto, a fin de apoyar los intereses
del mismo.

16

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Mapa del proceso
ENTRADA
Plan de
Direccin del
Proyecto
Registro de
Interesados

SALIDA
Juicio de
expertos

Reuniones

Tcnicas
Analticas

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Plan de Gestin
de los Interesados
ACTUALIZACIONES

Factores
Ambientales de la
Empresa
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Documentos
del Proyecto

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13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Entradas
Entre la informacin utilizada podemos encontrar:

Plan de
Direccin del
Proyecto

Ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos

que se aplicarn en cada fase.
La descripcin de cmo se ejecutar el trabajo para avanzar
los objetivos del proyecto.
La descripcin de cmo se cumplirn los requisitos de
recursos humanos y cmo se va estructurar el proyecto, los
roles y responsabilidades, las relaciones de comunicacin y
administracin del personal.
El plan de gestin de cambios que documenta el modo en
que se va a monitorear y controlar los cambios.
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los
interesados.

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13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas
El director del proyecto debe recurrir al juicio de expertos
para decidir sobre el nivel de participacin requerido de cada
uno de los interesados en cada etapa del proyecto.

Juicio de
Expertos

Por ejemplo: al inicio del proyecto puede ser necesaria la

participacin de los interesados ms experimentados, de
modo que se elimine cualquier posible obstculo para el
xito.

Una vez eliminados los obstculos, puede ser necesario que

los interesados expertos cambien su rol de liderazgo a rol de
soporte, y otros interesados como los usuarios finales
pueden cobrar mayor importancia.

19

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas
El nivel de participacin actual de todos los interesados
se compara con los niveles de participacin
planificados que se requieren para asegurar el xito del
proyecto.
El nivel de participacin se puede clasificar:
Tcnicas
Analticas

Desconocedor

Reticente

Neutral

Partidario

Lder

20

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas
Ejemplo de Matriz de interesados

21

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas

22

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Salidas
Es un componente del Plan de Direccin del Proyecto.

Identifica las estrategias de gestin necesarias para involucrar a

los interesados de manera eficaz.

Plan de Gestin
de los
Interesados

El Plan de Gestin de Interesados proporciona:

- Niveles de participacin deseado y actual de los interesados
clave.
- El alcance e impacto del cambio para los interesados
- Las interrelaciones entre los interesados
- Los requisitos de comunicacin entre los interesados segn la
fase del proyecto
- La informacin a distribuir entre los interesados, incluidos el
lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle
- El plazo y frecuencia de distribucin de la informacin necesaria

23

 Ejercicio

24

 Solucin

25

 Pregunta tipo examen PMP

Un proyecto que consiste en la implementacin de un sistema de
informacin para la generacin de reportes automticos, est
enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no
estn de acuerdo con la forma en que se est tratando al personal de
ese proyecto. Quin es el principal responsable de gestionar la
participacin en el proyecto de ese grupo de ambientalistas?
a)
b)
c)
d)

El Director del Proyecto.

El Patrocinador
Los empleados de la empresa
Greenpeace

26

TC08

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Es el proceso de comunicarse y trabajar con los

interesados para satisfacer sus necesidades y
expectativas.
Durante
este
proceso
se administran
las
comunicaciones con los interesados a los fines de
satisfacer sus necesidades y mitigar potenciales
conflictos.

27

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Mapa del proceso

ENTRADA
Plan de
Gestin de los
Interesados
Plan de Gestin
de las
Comunicacione
s

SALIDA
Mtodos de
Comunicaci
n

Habilidades
Interpersonales

Habilidades de
Gestin

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Registro de
Incidentes

Solicitudes
de Cambio

ACTUALIZACIONES

Registro de
Cambios

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Plan de
Documentos
Direccin del Proyecto
del
Proyecto

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Activos de los
Procesos de
la
Organizacin

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Entradas

Plan de Gestin de Interesados

Proporciona una gua de la mejor manera de involucrar a los

diferentes interesados en el proyecto.

Plan de Gestin de Comunicaciones

Proporciona orientacin e informacin sobre la gestin de las

expectativas de los interesados
Entre la informacin utilizada tenemos:

Requisitos de comunicacin de los interesados

Informacin que debe ser comunicada
Motivo de distribucin de la informacin
Persona o grupos que recibirn la informacin

29

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Entradas

Registro de Cambios

Se utiliza para documentar los cambios en un proyecto.

Los cambios y su impacto en el proyecto (tiempo, costo y
riesgos) son comunicados a los interesados adecuados.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Requisitos de comunicacin de la organizacin

Procedimientos para la gestin de incidentes
Procedimientos de control de cambios
Informacin histrica de proyectos anteriores

30

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas
Los mtodos de comunicacin identificados para cada
interesado en el plan de gestin de comunicaciones se utilizan
durante la gestin de participacin de interesados.
Mtodos de
Comunicacin

Habilidades
Interpersonales

En funcin de los requisitos de comunicacin de los interesados,

el director de proyecto decide cmo, cuando y cules de
estos mtodos de comunicacin se utilizarn en el proyecto.

El director de proyecto puede aplicar las siguientes:

- Generar confianza
- Resolver conflictos
- Escuchar de forma activa
- Superar la resistencia al cambio

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas
El director de proyecto aplica habilidades de gestin para coordinar
y armonizar el grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto:
Habilidades
de Gestin

Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto

Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el
proyecto
Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto
Modificar el comportamiento de la organizacin para aceptar los
resultados del proyecto.

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Salidas
La gestin de participacin de los interesados puede dar lugar
al desarrollo de un registro de incidentes.
Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y
se resuelven los incidentes actuales.

Registro de
Incidentes

Solicitudes
de Cambio

La gestin de participacin de interesados puede generar

solictudes de cambio.
Puede incluir acciones correctivas o preventivas aplicables al
propio proyecto o a la interaccin con los interesados
afectados, segn corresponda.

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Salidas
ACTUALIZACIONE
S

Plan de
Direccin del
Proyecto

Actualizacin al plan de gestin de interesados.

Se actualiza cuando cuando se identifican nuevos requisitos o
modificaciones de los requisitos de los interesados.
Tambin se actualiza como resultado de la atencin de inquietudes y
la resolucin de incidentes

Documentos
del Proyecto

Se pueden actualizar:
- Registro de interesados, cuando la informacin de los
interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o
los originalmente interesados ya no participan en el proyecto.

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Entre los activos que se pueden actualizar:

- Notificaciones a los interesados
- Informes del proyecto
- Presentaciones del proyecto
- Registros del proyecto
- Retroalimentacin a los interesados
- Documentacin sobre lecciones aprendidas

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36

 Pregunta tipo examen PMP

Te han encomendado la direccin integral para la construccin de
un centro comercial. Este proyecto requiere una inversin
estimada de $100 millones y se han identificado ms de 80
interesados. Durante qu fase del proyecto los interesados
tendrn mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la
comunidad?
a)
b)
c)
d)

Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Cierre

37

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los
interesados del proyecto, y ajustar las estrategias y los
planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso, es que se mantendr o
incrementar la eficiencia y eficacia de las actividades de
participacin de los interesados, a medida que el proyecto
evoluciona y su entorno cambia.
Cuando se considera necesario, se mejora o corrige la
estrategia de gestin de los interesados.

38

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Mapa del proceso

ENTRADA
Plan de Direccin
del Proyecto

SALIDA
Sistemas de
Gestin de la
Informacin

Juicio de
expertos

Reuniones

HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Registro de
Incidentes

Informacin del
Desempeo del
Trabajo

Solicitudes
de Cambio

ACTUALIZACIONES

Datos del
Desempeo
del Trabajo

Plan de
Direccin
del
Proyecto

Documentos
del Proyecto

39

Documentos
del Proyecto

Activos de
los Procesos
de la
Organizaci
n

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Entradas
-

Datos del
Desempeo
del Trabajo

Documentos
del Proyecto

Son observaciones y mediciones primarias identificadas durante

las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables
del proyecto durante los procesos de control.
Entre los datos ms comunes tenemos:
- % informado de trabajo terminado
- Medidas de desempeo tcnico
- Fechas de comienzo y fin de las actividades programadas
- Nmero de solicitudes de cambio
- Nmero de defectos
- Costos reales
- Duraciones reales
Para controlar la participacin de los interesados tenemos:
- Cronograma del proyecto
- Registro de interesados
- Registro de incidentes
- Registro de cambios
- Comunicaciones del proyecto
40

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Herramientas y Tcnicas

Sistemas de
Gestin de la
Informacin

Juicio de
Expertos

Reuniones

- Es una herramienta estndar para que el director de proyectos

capture, almacene y distribuya entre los interesados la informacin
de costos, avance del cronograma y desempeo del proyecto.
- Permite al director de proyecto consolidar informes provenientes de
varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los
interesados.
Se puede hacer una reevaluacin de los interesados actuales.
Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitacin
especializada, tales como:
- Alta direccin
- Otras unidades de la organizacin
- Interesados clave identificados
- Directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos
del mismo mbito
- Expertos en la materia
- Grupos de la industria y consultores
- Las reuniones de revisin de estado se utilizan para intercambiar
y analizar informacin acerca de la participacin de los
41
interesados

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Salidas

Informacin del
Desempeo del
Trabajo

Solicitude
s de
Cambio

- Consiste en los datos del desempeo recopilados de varios

procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la
base de las relaciones entre reas.
- Los datos en s mismos no utilizan en el proceso de toma de
decisiones, en cambio s se debe tomar en cuenta la informacin
pues contiene correlaciones y contexto, los cuales nos permiten
una mejor toma de decisiones.

- El anlisis del desempeo del proyecto y las interacciones con

los interesados, a menudo genera solicitudes de cambio.
- Las solicitudes de cambio generadas se procesan a travs
el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y
puede generar: acciones correctivas o acciones preventivas.

42

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Salidas
ACTUALIZACIONE
S

Plan de
Direccin del
Proyecto

A medida que se identifican cambios necesarios en el

enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar:
-

Plan de Gestin de Alcance

Plan de Gestin de Interesados
Plan de Gestin de Calidad
Plan de Gestin de Requisitos
Plan de Gestin de Cronograma
Plan de Gestin de Cambios
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Plan de Gestin de Costos
Plan de Gestin de Recursos Humanos
Plan de Gestin de Riesgos
Plan de Gestin de Adquisiciones

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13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Salidas
ACTUALIZACIONE
S
Se pueden actualizar:
- Registro de Interesados
- Registro de Incidentes

Documentos
del Proyecto

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Entre los activos que se pueden actualizar:

- Notificaciones a los interesados
- Informes del proyecto
- Presentaciones del proyecto
- Registros del proyecto
- Retroalimentacin a los interesados
- Documentacin sobre lecciones aprendidas

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 Pregunta tipo examen PMP

En su proyecto ya han terminado de identificar a todos los
interesados agregando informacin sobre sus roles, reas de
conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. Cul debera
ser el prximo paso?
a) Clasificar a los interesados segn su influencia, intereses y
participacin.
b) Evaluar cmo podran influir los interesados en el proyecto
c) Controlar la participacin de los interesados en el proyecto
d) Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo
de interesados

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Preguntas?

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