E.M.P 1º S. CONTABILIDAD
Pero ¿Qué significan estos tres elementos?,
REGISTRO DE TRANSACCIONES
COMERCIALES
El proceso de registro de las transacciones
comerciales debe ser lo más exacto, objetivo,
oportuno y metódico posible ya que los datos
registrados en dicho proceso constituyen la in-
formación que los contadores manejaran para
tomar decisiones que maximicen el rendimiento
económico de las empresas que tienen a cargo.
Un sistema de Contabilidad manual requiere
el uso de calculadoras, lápices y hojas de
contabilidad.
Con la automatización que hoy en día existe
en todas las organizaciones es mucho más pre-
ciso, rápido y económico el proceso de llevar los
libros contables ya que hay programas de com-
putación (Software) especialmente diseñados
para ello.
Los asientos contables se van registrando
en la computadora y una vez procesados pa-
san automáticamente del libro diario al mayor, y
cuando queremos revisar la información registra-
da en los libros de Diario, Mayor o Inventario sólo
tenemos que imprimir los informes respectivos.
¿Cómo se procesan los datos?
Veamos paso a paso como se inicia todo el
proceso contable.
Semana 11 Semana 4
Vamos a referirnos ahora al estado financie-
La contabilidad consta de un ciclo de siete
pasos. Los tres primeros se refieren a la tenedu-
ría de libros, es decir, a la compilación y registro
sistemáticos de las transacciones financieras.
Los documentos financieros constituyen la base
de la contabilidad; entre estos documentos po-
demos nombrar: los cheques, las facturas, etc.
La información contenida en estos documentos
es trasladada a los libros contables: el Diario y
el Mayor.
Primer paso: El registro de cada transacción
en el libro diario constituye el punto de arranque
del sistema contable.
Segundo paso: En la siguiente etapa del
ciclo contable las cantidades reflejadas en el
libro diario se copian en el libro mayor, en el
que aparece la cuenta concreta de cada partida
contable. En cada cuenta aparecen los débitos a
la izquierda y los créditos a la derecha, de forma
que el saldo, es decir el crédito o el débito neto,
de cada cuenta puede calcularse con facilidad.
Tercer paso: Una vez reflejadas todas las
transacciones en el mayor se procede a obtener
el saldo (deudor o acreedor) de cada cuenta. La
suma de todos los saldos acreedores debe ser
igual a la suma de todos los saldos deudores,
pero con signo contrario, ya que cada transac-
ción que genera un crédito provoca, al mismo
tiempo, un débito de la misma cuantía. Este
paso, al igual que los siguientes, se produce al
concluir el período económico.
Cuarto paso: Finalizadas las etapas corres-
pondientes a la teneduría de libros, el contador
público procede a ajustar la serie de cuentas que
requieren actualizarse, entre ellas están: ingre-
sos cobrados por adelantado, gastos pagados
por anticipado, la depreciación, provisión para
cuentas incobrables, etc.
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CONTABILIDAD
Veamos:
El Activo son todos los bienes y derechos
que posee la empresa, por ejemplo: el edificio
que posee para sus operaciones.
En cambio, el Pasivo son todas las deudas y
obligaciones que tiene con terceros, por ejemplo:
un dinero que pidió prestado al banco.(Préstamo
bancario).
Y el Capital, llamado también Patrimonio, es
la inversión del dueño o los dueños en la empresa
más las ganancias o menos las pérdidas.
Estos tres elementos son las tres grandes
cuentas de las que se compone un Balance
General o Estado de Situación.
El total de los bienes y derechos que posee
la empresa debe ser igual al total de las obliga-
ciones con proveedores y accionistas, por eso se
llama Balance. Es decir debe haber un equilibrio
entre el Activo y el Pasivo más el Capital.
Las tres cuentas que corresponden al
Balance General son los componentes de
lo que vamos a conocer como la Ecuación
Patrimonial Simple, que en forma matemática
se expresa que:
Activo = Pasivo + Capital
Ecuación patrimonial simple: A=P+C
El equilibrio patrimonial:
A= P+C
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
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E.M.P 1º S.
ro llamado: Estado de Resultados, otro de los
informes obligatorios que debe presentar cada
empresa periódicamente, generalmente men-
sual. Es el informe contable de un determinado
período donde se reflejan los ingresos y egresos
de la empresa en el ejercicio económico. Otro
nombre común que recibe es el de: Estado de
Ganancias y Pérdidas.
¿Y qué son los Ingresos y los Egresos?
Los Ingresos son todas las entradas de di-
nero que la empresa obtenga en el período pro-
ducto de operaciones normales o extraordinarias
y los Egresos son todas las salidas de dinero en
que incurre, que también pueden ser normales o
extraordinarias.
Con estos dos nuevos elementos podemos
ampliar la ecuación patrimonial simple, le su-
mamos todos los ingresos y restamos todos los
egresos resultando la Ecuación Patrimonial
Ampliada, de esta manera:
Activo = Pasivo + Capital + Ingresos – Egresos.
Ecuación Patrimonial Ampliada: A = P + C + I - E
Estos cinco conceptos: Activo, Pasivo, Capi-
tal, Ingreso y Egreso y sus movimientos se pre-
sentan de forma general y guardando un orden
contable, en el Balance de Comprobación, que
como su nombre lo indica sólo sirve de herra-
mienta al contador para comprobar la exactitud y
la congruencia de los registros. A partir de allí, él
va a clasificar, reclasificar y separar las cuentas
que corresponden al Balance General y las que
pertenecen al Estado de Resultados.
 E.M.P 1º S.
ESTADOS FINANCIEROS
Sigamos con el contenido de la asignatura,
ahora vamos a conocer cómo se presenta la
información contable y cómo la debemos inter-
pretar.
El propósito básico de la contabilidad es
proveer información financiera acerca de las
empresas, útil para la toma de decisiones eco-
nómicas. Esta información se presenta en unos
informes impresos llamados estados financieros.
Estos estados normalmente incluyen: un Balan-
ce de Comprobación, un Balance General y un
Estado de Resultados (o Estado de Ganancias y
Pérdidas), siendo obligatorios presentar periódi-
camente o cuando los interesados los soliciten:
el Balance General y el Estado de Resultados,
que se obtienen de la información que genere el
Balance de Comprobación.
Tanto el Balance General como el Estado
de Resultados son como las radiografías de la
empresa, a través de ellos se van a detectar
muchos aciertos o errores en las operaciones
económicas en las que la empresa se involucra.
Los estados financieros ofrecen la información
necesaria para tomar decisiones y una decisión
bien documentada es la mejor decisión.
CONTABILIDAD Semana 4
Ya que el objetivo de los estados financieros
es suministrar información acerca de la situación
financiera de una entidad económica a una fecha
determinada y los resultados de sus operaciones
y los movimientos de sus cuentas, veamos qué
información en particular nos presenta cada uno
de ellos.
Balance de Comprobación: Es un informe
donde se presentan los movimientos de todas y
cada una de las cuentas que maneja una empre-
sa, en orden y detalladamente según los regis-
tros que en los libros de contabilidad se hicieron.
Es, en otras palabras, el conjunto de todas las
cuentas registradas y sus respectivos saldos.
Hacer un registro de una transacción comer-
cial es contabilizar las cuentas que se mueven
en esa transacción. El Balance de Comprobación
nos permite verificar la exactitud de los registros
y hacer correcciones en los movimientos conta-
bilizados erróneamente.
Balance General: También llamado “Estado
de situación”. Es uno de los informes obligatorios
que debe presentar cada empresa periódica-
mente a sus interesados: accionistas, clientes,
proveedores o gobierno.
Constituye uno de los documentos contables
más importantes que debe elaborar la contabili-
dad en donde se presentan todas las cuentas
que representan los bienes, derechos o propie-
dades de una empresa así como sus obligacio-
nes o deudas, llamados contablemente: Activo,
Pasivo y Capital.
16
Semana 11 CONTABILIDAD
Quinto paso: Una vez realizados los ajustes
anteriores, el contador público realiza un primer
balance de comprobación de saldos, adaptando
éstos a los ajustes anteriores.
Sexto paso: Cuando se han actualizado to-
dos los saldos se procede a redactar el Balance
y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias.
Séptimo paso: El último paso consiste en
cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la
cuenta de pérdidas y ganancias de forma que,
aquellas cuentas que corresponden tan sólo a la
actividad anual se anulan unas a otras, de forma
que los créditos y débitos del siguiente año
fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese
año.Para cumplir estos pasos se debe contar
con un Sistema de Contabilidad que se adapte a
la magnitud de la empresa, a la naturaleza de sus
operaciones y a la información en particular que
requiere para la administración. Por ejemplo, la
contabilidad de un Hotel no puede ser manejada
igual que la contabilidad de una fábrica. Son
empresas completamente diferentes.
Pero toda empresa requiere adoptar el
sistema contable más adecuado para controlar
sus operaciones. Veamos como se clasifican los
sistemas contables:
Podemos distinguir dos clases de Sistemas
de Contabilidad: Sistema de Contabilidad Ma-
nual y Sistema de Contabilidad Mecanizado.
1. Sistema De Contabilidad Manual.
Un Sistema de Contabilidad Manual es el
que se desarrolla trabajando manualmente, al
menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan
algunas máquinas sumadoras o calculadoras; la
mayoría de los trabajos son realizados en forma
manual.
En estos sistemas el factor hombre es la
base. Este realiza todas las tareas necesarias
para la obtención final de la información finan-
ciera, ya sean de índole intelectual o de índole
aritmética.
La mayor debilidad de los sistemas manua-
les es que se vuelven lentos cuando se trata de
procesar grandes volúmenes de información, en
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E.M.P 1º S.
cuyo caso sería necesario el uso de gran canti-
dad de personas.
2. Sistema de Contabilidad Mecanizado.
La aparición de las computadoras, el cre-
cimiento de las empresas, el surgimiento de
grandes empresas multinacionales, la necesidad
de competir con las mismas herramientas de
trabajo, dio un nuevo giro a la orientación de la
información financiera, surgiendo la necesidad
de crear sistemas de contabilidad que sean más
útiles en el desenvolvimiento de la gestión con-
table y administrativa, y que dichas informacio-
nes sean efectivas, confiables y oportunas; esta
necesidad fue lo que impulsó la creación de los
Sistemas de Contabilidad Mecanizados.
Como ya sabemos, las computadoras pue-
den ejecutar un gran número de instrucciones
de acuerdo a un programa, sin errores y a gran
velocidad. Este hecho permite que, mediante la
creación de software o programas creados en el
computador, se puedan realizar las labores hasta
antes propias de los contadores. En los sistemas
de contabilidad computarizados la labor del con-
tador es prácticamente intelectual. Este deberá
asegurarse de que la configuración y entrada
de una transacción sean conectadas, el sistema
hará el resto.
Un sistema computarizado de Contabili-
dad te ofrece la información al instante y
con un margen de error mínimo.
Existe una amplia gama de software o pa-
quetes de contabilidad que han formado parte
de las herramientas de trabajo de muchas em-
presas. Desde que empezó la revolución de las
computadoras, se han unido dos disciplinas: la
Informática y la Contabilidad, para desarrollar los
más ingeniosos sistemas de contabilidad compu
 E.M.P 1º S. CONTABILIDAD Semana 11 Semana 3 CONTABILIDAD E.M.P 1º S.

tarizados logrando la creación de una amplia va-
riedad de programas que son casi perfectos para
manejar la contabilidad de las empresas, por lo
menos son más eficientes y con menos posibili-
dad de errores.
Los sistemas computarizados tienen todas
las ventajas sobre los sistemas manuales, por
lo que no se justifica que una empresa pequeña,
grande o mediana en pleno siglo XXI no haya
mecanizado su contabilidad.
Las poderosas razones que podemos dar a
un empresario o contador para que informatice
su contabilidad son las siguientes:
• Proporciona información en forma instantánea.
de la computadora (disco duro) o en discos
magnéticos o compactos, y se pueden imprimir
cuando lo requieran los interesados.
• Tener un software contable es tener un activo,
un bien para la empresa que genera beneficios a
corto y a largo plazo.
Limitaciones al Sistema Mecanizado de
Contabilidad.
Las enfermedades de las computadoras son
los virus. Un virus informático puede desapare-
cer eternamente toda clase de información que
hayamos registrado en las computadoras. Por lo
tanto, al llevar un sistema de contabilidad compu-
tarizado hay que prever este tipo de desastres.
Las distintas áreas de especialización de la contabilidad nos dieron una visión más amplia de
las funciones que se pueden desempeñar en el campo laboral contable, ahora lo recomendable es que
hagamos la siguiente actividad:
1. De acuerdo con los campos de especialización señalados ¿Qué área o áreas te llama la atención en
particular?
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2. De acuerdo a los criterios de especialización ¿En qué área ubicas al autor de este material?
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3. El administrador de una empresa generalmente es el que toma las decisiones sobre el manejo de los
recursos de una empresa. ¿Cómo se relaciona la Administración con la Contaduría?
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• Procesa infinidad de datos.
• Es casi infalible en cálculos y operaciones, con
un reducido margen de error.
• Está programado para que cada asiento que se
haga en el Libro Diario pase automáticamente al
Libro Mayor, evitando así muchos errores en los
asientos contables.
• Los informes contables se producen automáti-
camente, quedan almacenados en los archivos
Lo aconsejable es imprimir los documentos
diariamente de las transacciones y archivarlos
en los libros respectivos, imprimir mensualmente
los informes básicos de la contabilidad, respaldar
la información en discos magnéticos o compac-
tos (no sólo basta con guardarla en el disco duro)
y mantener una vigilancia permanente sobre los
equipos de computación en uso, para lo que se
requiere un personal experto en informática que
solucione cualquier tipo de inconvenientes en
este campo.
4. En la actualidad la mayoría de las empresas llevan una contabilidad computarizada y existen
programas de computación especialmente diseñados para las distintas áreas contables. ¿Qué ventaja o
ventajas ofrece la automatización en contabilidad?
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5. ¿Qué entiendes por auditoría?
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6. Los empleados que llevan el control del efectivo en una empresa (Tesorería) no pueden estar
involucrados en las labores de contabilidad. ¿Puedes deducir por qué?
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7. Una empresa de produción o fabricación requiere los servicios de un profesional contable

Actividades
especializado en:
Ahora comprendemos mejor el registro de los asientos contables y los pasos de un proceso __________________________________________________________________________
contable. Veamos qué cosas asimilamos en el capítulo anterior. _______________________________________________________________________
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1. ¿Qué es el proceso contable?
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2. ¿Cómo se optimiza el proceso contable?
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3. ¿Cuáles ventajas tiene el sistema mecanizado con respecto al sistema manual?
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4. ¿Cuáles son las sugerencias para conservar la información contable en un sistema
Actividades

computarizado?
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