ADMINISTRACIN

La administracin se ha definido en muchas formas, y an hoy da no existe una definicin

aceptada de manera universal. A continuacin se indican las definiciones de algunos
reconocidos autores:

La

palabra

administracin

viene

del

latn ad (direccin,

tendencia)

y minister (subordinacin u obediencia) y significa cumplimiento de una funcin bajo el

mando de otro; esto es, prestacin de un servicio a otro. (Chiavenato, 1998).

"Es lograr que las cosas se hagan a travs de otros". (Rue y Biars, 1985).

Proceso de planificacin, organizacin y control del trabajo de los miembros de la

organizacin para alcanzar las metas establecidas" (Stoner, 1998).

Es el proceso de disear y mantener un medio ambiente en el cual los individuos

que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. (Koontz
y Weihrich, 1995).

Caractersticas de la Administracin
La administracin posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de otras
disciplinas, las cuales se detallan a continuacin:

1. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo

mismo en una empresa industrial que en el ejrcito, en un hospital, en un evento
deportivo, etc.

2. Valor instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la

administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: Mediante
sta se busca obtener determinados resultados.

3. Unidad Temporal: Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y

etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La
administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen
simultneamente.

4. Amplitud del ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una

organizacin formal.

5. Especificidad: Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas,

tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. Es decir, no

puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con
la contabilidad o la ingeniera industrial.

6. Interdisciplinariedad: La administracin es afn a todas aquellas ciencias y

tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

7. Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades

propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es
inoperante.
Administracin como Ciencia y Arte
Mucha divergencia ha originado la determinacin del carcter que desempea la
administracin dentro del conocimiento humano. Es decir, si sta debe ser considerada
ciencia, tcnica y/o arte. Al respecto, Avila y Otros, (1998) definen Ciencia como un
conjunto

de

conocimientos

ordenados

sistematizados,

de

validez

universal,

fundamentados en una teora referente a verdades generales. Tambin sealan

que Tcnica es un conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos,
cuyo objeto es la aplicacin utilitaria y finalmente, establecen que Arte es un conjunto de
tcnicas y teoras, cuyo objeto es causar un placer esttico a travs de los sentidos.
Tambin se dice de la virtud, habilidad o disposicin para hacer bien una cosa. Concluyen
que

como

todas

las

dems

prcticas

profesionales

(medicina,

composicin

musical, ingeniera, contabilidad, etc.), la administracin es un arte. Es saber cmo hacer

algo, Hacer cosas en vista de las realidades de una situacin. An as los administradores
trabajarn mejor si hacen uso de los conocimientos organizados y tcnicas. Cuandola
ciencia y la aplicacin de nuevos procedimientos y mtodos mejoran, contribuyen a que la
administracin sea un arte.

Importancia de la Administracin
En una sociedad, la administracin es indispensable para cualquier tipo de organizacin,
debido a que no es posible que una empresa industrial, un hospital, una universidad,
un banco logren

los objetivos propuestos.

Despus

de

haber

estudiado

sus

caractersticas, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administracin en la

vida del hombre.
Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos ms relevantes que
fundamentan la importancia de esta disciplina segn Munch Galindo:

Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible

para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea
ms necesaria en los grupos ms grandes.

Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr

mayor rapidez y efectividad.

La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la

aplicacin de una buena administracin.

A travs de sus principios, la administracin contribuye al bienestar de

la comunidad, porque proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de
los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tienen
mltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

La administracin consiste en darle forma, de manera consciente y constante,

a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que
tienen el encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se
llaman gerentes. La administracin es la principal actividad que marca una
diferencia en el grado que las organizaciones le sirven a las personas que
afectan. El xito que puede tener la organizacin al alcanzar sus objetivos y
tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de
sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que
la organizacin alcance sus metas.
Un gerente eficiente es el que obtiene productos o resultados, medidos con
relacin a los insumos (mano de obra, materiales, tiempo) usados para
lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mnimo los costos de los recursos
que se necesitan para alcanzar metas estn actuando eficientemente. La
eficiencia significa hacer correctamente las cosas.
Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Un gerente que
elige una meta equivocada, es un gerente ineficaz. Eficacia significa hacer las
cosas correctas.
Drucker afirma que la eficacia es la clave del xito de una organizacin.
Mintzberg: dice que el trabajo del gerente se pueden dividir en:
1) rol interpersonal, ya que dirige, acta como intermediario enlace.
2) rol informativo: vigila, comparte informacin con sus compaeros e
incluso acta como vocero de stos.
3) rol de decisiones: toma la iniciativa, maneja desacuerdos, asigna
recursos, negocia con sus colaboradores.

Una manera de captar la complejidad de la administracin es entender que los

gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organizacin y en
diferentes rangos de actividades dentro de ella.
NIVELES DE LA ADMINISTRACION
Gerentes de primera lnea: son las personas responsables del trabajo de las
dems que ocupan el nivel ms bajo de una organizacin, pero no supervisan a
otros gerentes. Por ejemplo el jefe o supervisor de una planta de produccin, el
director de una escuela tambin es un gerente de primera lnea. Con
frecuencia los gerentes de primera lnea reciben el nombre de supervisores.
Gerentes medios: estos gerentes dirigen las actividades de gerentes de
niveles ms bajos. La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir
las actividades que sirven para poner en prctica las polticas de su
organizacin.
Alta gerencia: gerentes responsables de la administracin general de la
organizacin, establecen polticas operativas y guan la interaccin de la
organizacin
con su entorno (director general, ejecutivo, director,
subdirector)
Una organizacin se describe como un conjunto de funciones, una funcin es
un conjunto de actividades similares. Por la funcin de mercadotecnia suele
estar compuesta por actividades relacionadas con ventas, promociones,
distribucin e investigacin de mercado.
Gerente funcional: solo es responsable de un rea funcional, por ejemplo la
produccin, la mercadotecnia o las finanzas.
Gerente general: es la persona responsable de todas las actividades
funcionales por ejemplo produccin, ventas, mercadotecnia y finanzas de una
organizacin como una compaa.

Evolucin histrica
La administracin y las organizaciones son producto de su momento y su
contexto histrico y social.

Escuela de la administracin cientfica

La teora de la administracin cientfica surgi en parte, por la necesidad elevar
la productividad. A principios del siglo XX, en Estados Unidos en especial, haba
poca oferta de mano de obra. La nica manera de aumentar la productividad
era elevando la eficiencia de los trabajadores. As fue como Frederick Taylor,
Henry L, Gantt y Frank y Lillian Gilbreth inventaron el conjunto de principios
que se conocen como la teora de la administracin cientfica.
Taylor

Crea que si la cantidad de tiempo y esfuerzo que cada trabajador dedica a

elaborar una unidad de produccin , poda reducirse aumentando la
especializacin y la divisin del trabajo, el proceso de produccin sera ms
eficiente.
Fundament su torera en cuatro principios bsicos:

El desarrollo de una verdadera ciencia de la administracin, de tal

manera que se pudiera determinar el mejor mtodo para realizar cada
tarea.

La seleccin cientfica de los trabajadores y luego capacitarlos, educarlos

y desarrollarlos.

Colaborar plenamente con los trabajadores, para asegurarse de que todo

el trabajo sea ejecutado de acuerdo con los principios del procedimiento
cientfico desarrollado para dicho principio.

Dividir el trabajo y responsabilidad lo ms equitativamente posible entre

la gerencia y los trabajadores. Los gerentes deben realizar todo el trabajo
para que estn mejor capacitados que los trabajadores.

Para Taylor tanto los patrones como los obreros, deberan poner su empeo en
elevar la produccin y en su opinin al hacerlo las utilidades aumentaran a tal
grado, que los obreros y los patrones ya no tendran que pelearse por ellas.
A mayor salario, mayor productividad
Fundament su sistema de administracin en estudios de tiempo de la lnea de
produccin. En lugar de partir de mtodos laborales tradicionales, analiz y
tom el tiempo de los movimientos de trabajadores siderrgicos que realizaban
una serie de trabajadores. Separ cada uno de estos trabajos en sus
componentes y diseo los mtodos ms adecuados y rpidos para ejecutar
cada componente. De esta manera estableci la cantidad de trabajo que
deberan realizar los trabajadores con el equipo y los materiales que tenan.
Adems sugiri a los patrones que le pagaran a los trabajadores ms
productivos una cantidad superior a la de los dems. Taylor llam a su plan el
sistema de tasas diferenciales.
La lnea moderna de montaje arroja productos terminados a mucha mayor
velocidad de la que Taylor podra haber imaginado.
Si bien los mtodos de Taylor produjeron un notable aumento de la
productividad y mejores sueldos en una serie de casos los trabajadores y los
sindicatos empezaron a oponerse a este enfoque por temor al hecho de que
trabajar ms y a mayor velocidad agotara el trabajo disponible y conducira al
recorte de personal.

Henry Ford

Estadunidense, fundador en el siglo XX Ford Motor Co. Aplic las teoras de

Taylor al desarrollar un modelo de automvil con piezas autocambiables
(repuestos) estandarizadas para facilitar tanto el ensamblado como la
reparacin, logro vender 10 millones de unidades de su famoso modelo T.
Principales aportaciones:
1. Optimiz la produccin en serie a tal grado que en 1913 alcanz una
produccin de 800 unidades diarias.
2. Garantiz un salario mnimo por da y por hora y jornada laboral de 8
horas.
3. Produjo desde materia prima hasta el producto final, tambin se
encargaba de la distribucin.
4. Cre un mtodo revolucionario de comercializacin semejante al
autofinanciamiento con los salarios de los empleados, a quienes les
vendi autos por anticipado.

ESCUELA
DE
ORGANIZACIN

LA

TEORA

CLSICA

DE

LA

La administracin cientfica se preocup por elevar la productividad de la fbrica y el

trabajador individual. La teora clsica de la organizacin surgi de la necesidad de
encontrar los lineamientos para administrar organizaciones complejas, como por
ejemplo las fbricas. Se enfoca sobre todo en lo que hacen los gerentes y en lo que
constituye una buena prctica administrativa.

HENRY FAYOL
Fayol pensaba que las prcticas administrativas acertadas siguen ciertos
patrones, los cuales se pueden identificar y analizar. Mientras Taylor se
interesaba primordialmente por las funciones de la administracin, Fayol se
interesaba por la organizacin total y se enfocaba hacia la administracin. Fue
el primero en identificar las cinco funciones desempeadas por los gerentes:
planear, organizar, controlar, dirigir y coordinar.
Describi la prctica administrativa como algo distinto a la contabilidad, las
finanzas, la produccin, la distribucin y otras funciones empresariales tpicas.

Principios administrativos de Fayol

Divisin del trabajo: la especializacin incrementa la
produccin al hacer que los empleados sean ms eficientes.
Autoridad: los gerentes deben ser capaces de dar rdenes, la
autoridad les concede ese privilegio.

 Disciplina: los empleados deben obedecer y respetar las

normas que rigen a la organizacin.
Unidad de mando: cada empleado debe recibir rdenes de
un solo jefe.
Unidad de direccin: la organizacin debe tener solo un
plan de accin que gui a los gerentes y a los trabajadores.
Subordinacin de los intereses individuales al
inters general: los intereses de cualquier empleado o
grupo de empleados en particular no deben tener preeminencia
respecto de los intereses de la organizacin en su conjunto.
Remuneracin: los trabajadores deben recibir un salario
justo en pago por sus servicios.
Centralizacin: este trmino se refiere al grado en el los
subordinados se involucran en la toma de decisiones.
Jerarqua: se trata de la lnea de autoridad que va del nivel
ms alto a los rangos ms bajos del escalafn.
Orden: las personas y los materiales deben hallarse en el
lugar apropiado y en el momento exacto.
Equidad: los gerentes deben ser amables y justos con sus
subordinados.

Estabilidad

de

los

puestos

de

trabajo:

los
administradores deben realizar una planificacin ordenada del
personal y asegurarse de que haya remplazas disponible para
cubrir las vacantes.

Iniciativa: los empleados autorizados para proponer planes y

llevarlos a la prctica, deben ejercer altos niveles de esfuerzo.
Espritu de grupo: Fomentar el espritu de equipo genera
armona y unidad dentro de la organizacin.
Fayol sostuvo que s la organizacin desea obtener metas duraderas,
debe coordinar los recursos con que cuenta, por lo cual el administrador
est obligado a prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Elton Mayo

En 1927 Mayo su equipo realizaron una serie de experimentos de

rediseo laboral, cambios en la duracin de las jornadas diarias y
semanales, la introduccin de perodos de descanso y planes de salarios
individuales en lugar de grupales.
Concluyeron que las normas sociales o grupales constituan
determinantes clave del comportamiento laboral individual.
Mayo concluy que el comportamiento y las actitudes de las personas
tienen una estrecha relacin entre s, que los factores grupales afectan
de forma significativa el comportamiento individual, que las normas
grupales tienen un efecto directo en la produccin individual y que la
retribucin econmica influye menos en la productividad que la
seguridad, los estndares del grupo y las actitudes de los miembros.

QU ES LA ADMINISTRACIN DE CALIDAD?
1. Intenso enfoque en el cliente: el trmino cliente hace referencia
tanto a los entes ajenos a la organizacin que compran sus
productos y servicios, como a los clientes internos que interactan
en ella y das servicio a otros integrantes de la empresa.
2. Inters en la mejora continua: la administracin de la calidad es
un compromiso a nunca sentirse satisfechos. Muy bien no es
suficiente. La calidad siempre puede mejorarse.
3.

Enfoque en los procesos: la administracin de la calidad se enfoca en

los procesos de trabajo, mientras la calidad de los bienes y servicios
mejora de manera continua.
4. Mejoramiento de la calidad de todo lo que hace la organizacin:
esto se refiere al producto final, a los mecanismos que utiliza la empresa
para hacer las entregas, a cmo responde a las quejas, a la cortesa con
que se contestan las llamadas telefnicas
5. Uso de medidas precisas: la administracin de calidad emplea
tcnicas
para medir todas las variables de importancia en las
operaciones de las organizaciones. Los resultados se contrastan con
normas para identificar problemas, llegar hasta su raz y erradicar las
causas.
6. Empoderamiento de los empleados: la administracin de la calidad
involucra a las personas que participan en el proceso de mejora. En los
programas implementados bajo este modelo se utilizan mucho los
equipos de trabajo, como vehculos de empoderamiento para encontrar
problemas y solucionarlos.

LA ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD TOTAL (TQM)

Es una filosofa administrativa cuya finalidad es la mejora continua y responder
a las necesidades expectativas del cliente. El trmino cliente hace referencia a
quienes interactan con los productos o servicios de la organizacin, sin
importar si forman parte de ella o no. Abarca tanto a los empleados como a los
proveedores de la empresa, y tambin a las personas que compran bienes y
servicios.
El modelo cuantitativo contribuye directamente al proceso de toma de
decisiones gerenciales en las reas de planeacin y control.

MODELOS CONTEMPRANEOS
Teora de sistemas
Chester Barnard, fue el primero en afirmar que las organizaciones
funcionan como un sistema.

Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes,

dispuestas de forma que dan lugar a un todo unificado. Los dos tipos bsicos
son el cerrado y el abierto. Los sistemas cerrados son aquellos que no se ven
influenciados por su entorno ni interactan con el mismo. Los sistemas
abiertos son influenciados por su entorno e interactan con l. En la
actualidad cuando describimos las organizaciones como sistemas, nos
referimos a sistemas abiertos.

Entorno
ORGANIZACIN

INSUMOS
Materia prima
Recursos humanos
Capital
Tecnologa
Informacin

PROCESO DE
TRANSFORMACI
N
Actividades laborales de
los empleados.
Actividades gerenciales.
RETROALIMENTACIN
Mtodos tecnolgicos y

rer

PRODUCTOS
Productos y servicios
Resultados financieros
Informacin
Resultados humanos

ENTORNO
Como se puede ver, la organizacin toma insumos (recursos) del entorno y los
procesa o transforma en una produccin que se distribuye en el entorno. La
organizacin es abierta respecto de su entorno e interacta con l.
Mientras los gerentes coordinan las actividades laborales que se llevan a cabo
en las distintas partes de la organizacin, se aseguran de que todas esas
partes trabajen en conjunto para poder lograr los objetivos detrs la empresa.
Las decisiones tomadas por un rea organizacional y las acciones que pongan
en prctica es ella terminarn por perjudicar a otras reas. Por ejemplo, si el
departamento de compras no adquiere los insumos en la cantidad y con la
calidad apropiada, el departamento de produccin ser incapaz de efectuar su
labor.
Este modelo reconoce que las organizaciones no son autosuficientes, dependen
de su entorno para obtener los insumos esenciales y para dar salida a su
produccin.