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MANUAL DE CALIDAD
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PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
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RESPONSABILIDADES
REVISIN
RESPONSABILIDAD
CARGO
NOMBRE
Preparado por
Revisado por
Aprobado por
Aplicacin
REVISIONES
FECHA
PREPAR
APROB.
Nombre
Firma
12/09/07
JNT
REVIS
Nombre
Firma
CDS
DISTRIBUCIN
COPIA N
USUARIO
APROB
Nombre
Firma
CDS
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INDICE
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
2.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.
RESPONSABILIDADES
5.
EQUIPOS Y MATERIALES
6.
MTODO
7.
REGISTROS
8.
ANEXOS
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
Documento controlado, prohibido su reproduccin sin autorizacin de FIANSA
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Evitar No Conformidades.
2.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Especificaciones contractuales.
3.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Auditoria
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios
de auditoria.
Programa de Auditoria
Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propsito especifico.
Criterio de Auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
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Evidencia de Auditoria
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los
criterios de auditoria y que son verificables, la evidencia de auditoria puede ser cualitativa o
cuantitativa.
Hallazgo de la Auditoria
Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de
auditoria, los hallazgos de auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoria, u oportunidades de mejora.
Conclusiones de la Auditoria
Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Cliente de la Auditoria
Organizacin o persona que solicita una auditoria.
Auditado
Organizacin que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Equipo Auditor
Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria.
Experto Tcnico
Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya
a auditar, un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.
Competencia
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Requisitos
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
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Procedimientos
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, los procedimientos pueden
estar documentados o no, cuando un procedimiento esta documentado se utiliza con frecuencia el
trmino procedimiento escrito.
Informacin
Datos que poseen significado.
No conformidad
El No cumplimiento de un requisito.
Observacin
Advertencia realizada por el auditor acerca de la aplicacin de los procedimientos o de algn
riesgo que pueda ocasionar un incumplimiento futuro en el SGC o la oportunidad de mejoras en el
sistema. No es una no conformidad.
4.
RESPONSABILIDADES
Gerente General
Asignar los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las
actividades de la auditora, as como para alcanzar y mantener la competencia de los auditores,
y para mejorar su desempeo.
Representante de la Gerencia
Tiene la responsabilidad de gestionar el programa de auditora y para ello deber:
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Jefe de QA/QC
5.
EQUIPOS Y MATERIALES
No aplica
6.
MTODO
6.1
Programa de auditoria
FIANSA establecer dos tipos de programa de auditoria que sern las siguientes:
a)
b)
El programa de auditoria incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el
tipo y nmero de auditorias, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz
y eficiente dentro de los plazos establecidos.
El programa de auditorias es revisado y aprobado por el Gerente General
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6.1.3
Los registros debern conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditora y
son los siguientes:
a) registros relacionados con auditoras individuales, tales como:
Planes de auditora,
Informes de auditora,
Informes de no conformidades,
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Los resultados de las revisiones del programa de auditora pueden llevar a acciones correctivas y
preventivas y a la mejora del programa de auditora.
6.2
Actividades de auditora
Para efectuar una auditoria interna de calidad se debe seguir las siguientes actividades:
6.2.1.2
Dentro de los objetivos globales de un programa de auditora, una auditora individual debe estar
basada en objetivos, alcance y criterios documentados.
Los objetivos de la auditora definen qu es lo que se va a lograr con la auditora y pueden incluir
lo siguiente:
a)
la determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, o de parte
de l, con los criterios de auditora;
b)
c)
la evaluacin de la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos especificados,
d)
El alcance de la auditora describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin,
unidades de la organizacin, actividades y procesos que van a ser auditados, as como el perodo
de tiempo cubierto por la auditora.
Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la
conformidad, y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos
del sistema de gestin, etc.
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El cliente de la auditora deber definir los objetivos de la auditora. El alcance y los criterios de
auditora debern definirse entre el cliente de la auditora y el lder del equipo auditor, de acuerdo
con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de los objetivos, del alcance
o de los criterios de auditora debera acordarse por las mismas partes.
6.2.1.3
b)
c)
Cuando la auditora no es viable, debe proponerse al cliente de la auditora una alternativa tras
consultar con el auditado.
b)
c)
la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la
auditora;
d)
e)
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f)
la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el
auditado y trabajar conjuntamente.
Estos aspectos pueden tratarse bien a travs de las habilidades propias del auditor o a travs del
apoyo de un experto tcnico.
El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debe incluir los siguientes pasos:
la seleccin de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y
las habilidades necesarios estn presentes en el equipo auditor.
a)
b)
c)
d)
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e)
f)
g)
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a)
b)
c)
d)
las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ;
e)
f)
g)
i)
j)
k)
l)
El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora y presentado al auditado antes
de que comiencen las actividades de la auditora in situ.
Cualquier objecin del auditado debera ser resuelta entre el lder del equipo auditor, el auditado y
el cliente de la auditora. Cualquier revisin al plan de auditora debera ser acordada entre las
partes interesadas antes de continuar la auditora.
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El lder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor, debe asignar a cada miembro del
equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades
especficos. Tales asignaciones deben considerar la necesidad de independencia y competencia de
los auditores, y el uso eficaz de los recursos, as como las diferentes funciones y responsabilidades
de los auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos. Se pueden realizar cambios en la
asignacin de tareas a medida que la auditora se va llevando a cabo para asegurarse de que se
cumplen los objetivos de la auditora.
formularios para registrar informacin, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditora
y registros de las reuniones.
Se debe realizar una reunin de apertura con la gerencia del auditado o, cuando sea apropiado,
con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de una
reunin de apertura es:
a)
b)
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c)
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Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor, pero no forman parte del mismo.
No debern influir ni interferir en la realizacin de la auditoria.
Cuando el auditado designe guas, stos debern asistir al equipo auditor y actuar cuando lo
solicite el lder del equipo auditor. Sus responsabilidades pueden incluir las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
entrevistas,
observacin de actividades, y
revisin de documentos.
Realizacin de entrevistas
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Las entrevistas son uno de los medios importantes de recopilar informacin y se deben llevar a
cabo de manera tal que se adapten a la situacin y a las personas entrevistadas.
Sin embargo, el auditor debera considerar lo siguiente:
a)
las entrevistas deberan mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que
desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora;
b)
las entrevistas deberan realizarse durante las horas normales de trabajo y, cuando sea
prctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada;
c)
se debera hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y
durante la entrevista;
d)
e)
las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo;
f)
deberan evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas inductivas);
g)
h)
El equipo auditor deber reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora
en etapas adecuadas durante la misma.
La conformidad con el criterio de auditora deber resumirse para indicar las ubicaciones, las
funciones o los procesos que fueron auditados. Si estuviera incluido en el plan de auditora, se
debern registrar los hallazgos de la auditora individuales de conformidad y sus evidencias de
apoyo.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan debern registrarse. Las no
conformidades pueden clasificarse. Estas debern revisarse con el auditado, para obtener el
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b)
c)
d)
b)
c)
la capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad,
adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin.
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La reunin de cierre, presidida por el lder del equipo auditor, deber realizarse para presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditora de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por
el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el
auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.
Entre los participantes en la reunin de cierre deber incluirse al auditado y podra tambin
incluirse al cliente de la auditora y a otras partes.
Si es necesario, el lder del equipo auditor deber prevenir al auditado de las situaciones
encontradas durante la auditora que pudieran disminuir la confianza en las conclusiones de la
auditora.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora y/o a las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado debern discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resolvieran, las
dos opiniones debern registrarse.
Si est especificado en los objetivos de la auditora, se deber presentar recomendaciones para la
mejora. Se deber enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias.
b)
c)
d)
la identificacin del lder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor;
e)
las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora in situ;
f)
g)
h)
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El informe de la auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, segn sea
apropiado:
i)
el plan de auditora;
j)
k)
l)
la confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance de la
auditora, de acuerdo con el plan de auditora;
m)
n)
o)
p)
q)
r)
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6.2.6
6.2.9
Cierre de auditora
Realizado el seguimiento completo a las No Conformidades, el jefe del equipo auditor informar
al Representante de la Direccin para el cierre definitivo del expediente de auditora, quien
colocar en el expediente el sello de "Auditora Cerrada".
7.
REGISTROS
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Informe de Auditoria
ANEXOS