Universidad San Carlos de Guatemala

Facultad de humanidades
Departamento de pedagoga
Curso: Organizacin y Gestion Educativa
Maria del Rosario Espinoza

DOCUMENTOS DE CORRESPONDENCIA
OFICIAL

Karla Luca Pineda Alvarado

201243462

Guatemala 10 de noviembre de 2015

INTRODUCCION

Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en

los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a
la administracin del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en
las materias que tratan
La correspondencia oficial tiene una disposicin reglamentada por la
autoridad superior del pas. En esta correspondencia existen frmulas legales
que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a
quien se dirige la comunicacin.
La
correspondencia
es
un
elemento
importante
en
las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y
recibir documentos y no slo se pueden enviar documentos si no tambin
paquetes ahorrando tiempo.
Dicho
contenido
presenta informacin importante
acerca
de
la
correspondencia, actas y como debe de elaborarse , el cual es un valioso
instrumento en el mbito administrativol.

CORRESPONDENCIA OFICIAL
Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en
los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a
la administracin del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en
las materias que tratan.
En esta correspondencia existen frmulas legales que se refieren al
tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la
comunicacin.
La correspondencia oficial tiene una disposicin reglamentada por la
autoridad superior del pas.
Se clasifican en 3 Grupos:

1. Comunicacin oficial
a. El oficio
Constituye

la comunicacin ms

importante,

tanto

por

su

gran utilizacin como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas
o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes
de servicio, seccin, departamentos, etc.
La redaccin del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3
tipos : El Ordinario, El Reservado y El Secreto.
El oficio ordinario es el ms utilizado en la administracin pblica.
EJEMPLO:
Departamento Provincial de Educacin
Curic
ORD.
N 02232

ANT.: Oficio
02229 / 01 de Octubre 2011
MAT.: Postergacin clases Cuartos Medios
Curic, 24 de Octubre 2011

En conjunto con el Ministerio de Educacin tengo el agrado de comunicarle

a usted que la Prueba de Seleccin Universitaria (PSU) se retrasar por los
siguientes motivos:
1.- De acuerdo a las demandas estudiantiles y a las movilizaciones de
estos, en estos ltimos meses el Consejo de Rectores ha decidido postergar la
PSU.
2.- Fue acordado en una sesin extraordinaria, por el Consejo de
Rectores se decidi este jueves 06 de Octubre aplazar en dos semanas la
fecha de rendicin de la prueba as lo informo el Vicepresidente Vctor Prez de
Comit Ejecutivo del Consejo de Rectores (CRUCH).
3.- Tambin la decisin se adopt debido a que un tercio de los locales
de rendicin-Colegios y Universidades-no estaban disponibles para recibir a los
estudiantes producto a la recalendarizacin de las actividades acadmicas,
informacin dada por el DEMRE.
4.- De este modo, la aplicacin de esta prueba se efectuar el lunes 12
y martes 13 de Diciembre, el reconocimiento de salas quedar para el domingo
11 del mismo mes.
5.- Adems las dos semanas de postergacin les servir de repaso,
estudio o de preparacin para la Prueba de Seleccin universitaria.
6.- Hasta el momento, 252568 personas se han registrado en el proceso,
cifra que, segn indico el rector Vctor Prez, presentaba un 90% de los
inscritos del ao pasado, por lo que estiman que el periodo extraordinario se
alcanzara una cifra similar.
Sin otro particular, le saluda atentamente,
CARLOS AZOCAR CABELLO
JEFE DEPARTAMENTO PROVINCIAL
DE EDUCACIN CURIC

_____________________________________________________________

b. La Circular:
Es un documento oficial de uso frecuente en la administracin pblica.
Su redaccin es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a
varios destinatarios. Se redacta comnmente en prrafos, claros y precisos.

-EJEMPLO
Gobierno de chile
Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones
CIRCULAR N 033
ANT: Oficio N 5500
MAT: Daos ocasionados a
Transantiago
Santiago, 08 de Noviembre 2011
De: Pedro Pablo Errzuriz
Ministro de Transporte y Telecomunicaciones
A: Segn distribucin
Debido al accidente ocurrido el da de ayer en un bus del
Transantiago donde se dio muerte a dos menores de edad producto a una
balacera, puedo sealar las siguientes medidas:
1.- se implementarn dos auxiliares por cada mquina del
Transantiago los que sern capacitados para acudir en cualquier emergencia.
2.- Trabajar en conjunto con los Carabineros de Chile
implementando cmaras de seguridad las que estarn directamente enlazadas
a la central de Carabineros.
Saluda atentamente a usted.
Pedro Pablo Errzuriz
Ministro de Transporte y
Telecomunicaciones
PPE/cev

Destinatarios:
-

Dirigente del Transantiago

Jefes de Dpto. Del Transantiago

Todo Personal
____________________________________________________________

c. El Memorndum:
Es una comunicacin de uso frecuente, Tiene una circulacin interna. Lo
emite un jefe de seccin o departamento. Se utiliza para medir o enviar
documentos, o bien, solicitar o entregar informacin. El estilo redaccional debe
ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea innecesario.
Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en
blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel
medio oficio o ms pequeo.

-EJEMPLO:
Hospital San Juan de Dios
Curic
MEMORNDUM N 033
08/11/2011
DE: Director de Hospital base San Juan de Dios
Juan Manuel Bustamante Arce
A: Secretaria Administrativa
Marlen Vargas Morales
Solicito a usted el envo del informe correspondiente a las
atenciones de urgencia del presente mes detallando cada una de estas a ms
tardar el da 15 del presente.

Director Hospital San Juan de Dios

Juan Manuel Bustamante Arce

JBA/cev
____________________________________________________________

2.- DOCUMENTOS OFICIALES

a. El Certificado:
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le
consta a un funcionario pblico respecto a un subordinado o particular. Por lo
cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una
autoridad para que tenga validez.
-EJEMPLO:
Municipalidad
Ro Claro
Departamento de Administracin y Finanzas
VDC/clm
CERTIFICADO N 05
Valeria Daz Campos, Jefa del Departamento de Administracin y
Finanzas de la Ilustre Municipalidad de Rio Claro, Certifica que el seor Luis
Andrs Escudero Mejias, realiz su prctica intermedia en dicho departamento,
cumpliendo 180hrs. Cronolgicas.
Durante su permanencia en dicha institucin el Seor Escudero
Mejias se desempe de una eficaz manera realizando las siguientes
actividades:
-

Redacta Documento
Archiva Documento
Recibe Documento
Se extiende dicho documento para ser presentado en el colegio politcnico
San Jos.
Curic, 08 de Noviembre 2011
Valeria Daz Campos
Jefa Departamento
Administracin y Finanzas

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b. La Resolucin
Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o
disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

-EJEMPLO:
Resolucin No. MINEPRO 250-2015
La direccin departamental de educacin del progreso,, departamento de el
progreso .
CONSIDERANDO:
Que el expediente presentado por la seora MARIA ALEJANDRA PINEDA
OLIVA, donde solicita que su hija MARIA VICTORIA SALAS PINEDA, se le
conceda equivalencia de estudios correspondientes al primer grado de
educacin bsica con orientacin comercial, por el primer grado de educacin
bsica o cultural general, al haber analizado dicha solicitud, establece que si es
importante.
POR TANTO:
Con base en las facultades que le confiere el acuerdo gubernativo No. 16596 de fechas 21 de abril del, 2014.
RESUELVE:
1. Autorizar las equivalencias a la alumna MARIA VICTORIA SALAS
PINEDA, de la forma siguiente
Primer grado d educacin
Bsica con orientacin comercial.
1. Idioma espaol
por
2. Matemtica
por
3. Ciencia naturales
por
4. Ingle I
por
5. Educacin para el hogar por
6. Educacin fsica
por
7. Educacin esttica
por

primer grado de educacion

Bsica o cultura general
1. Idioma espaol
2. matemtica
3. Ciencia naturales
4. Ingles I
5. educacin para el hogar
6. educacin fsica
7.educacin esttica

a. Formacin musical
a. formacin musical
b. Artes plsticas.
b. Artes Plsticas
2. Pase a formar parte del expediente de estudios de la escuela de la
estudiante salas pineda, para trmite administrativo, a partir de la fecha.
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c. El Decreto
Se comprende como decreto a la resolucin o mandato escrito, de las
mas altas autoridades del Estado, en que disponen en forma imperativa, en
cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer
nacional, regional, provincial o comunal.
-EJEMPLO:
CONGRESO DE LA REPBLICA DE GUATEMALA
DRECTO NO. 1458
EL CONGRESO DE LA REPBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERAJNDO:
Que es necesario completar la legislacin social de Guatemala
estableciendo, adems del cdigo de Trabajo de la ley Orgnica del instituto
guatemalteco de seguridad social, una ley de servicio civil que permita la
realizacin y desarrollo de los principios contenidos en los artculos 118, 119,
120, 121, y 122, de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y que
regule las relaciones de la administracin pblica con sus trabajadores.
CONSIDERANDO:
Que es urgente mejorar la administracin pblica estableciendo un sistema
tcnico armnico, dinmico y eficiente de la administracin de personal a si
servicio, para garantizar al pas el desempeo econmico y efectivo de albor
institucional del gobierno, en beneficio de todos los sectores nacionales;
CONSIDERANDO:
Que los objetivos principales y principios de la ley de servicio civil deben
ser: garantizar a la nacin la eficiente operacin de los servicios pblicos,
afirmar y proteger la dignidad de los trabajadores del Estado; remunerar el
correcto desempeo de cada cargo pblico en forma justa y decorosa,

establecer que a igual trabajo desempeado en igual de condiciones eficiencia

y antigedad, corresponda igual salario, estabilizar el desempeo de los
distintos puestos de la Administracin pblica mediante la eliminacin de
factores de preferencia puramente personal de los respectivos nombramientos,
ascensos y despidos; propiciar que la administracin pblica invierta sus
recursos econmicos en forma ordenada y cuidadosa en el pago de servicios
personales, manteniendo estos gastos dentro del minino compatible con la
necesidades del pas; y en especial reconocer que la relacin de trabajo de los
empleados de Estado constituyen una funcin pblica, cuyo acertado
desempeo es fuente de deberes y derechos especiales;
CONSIDERANDO:
Que todo lo anterior es factible si se crea una institucin especializada que
aplique y administre esta reforma social y desarrollo progresivamente las
tcnicas que se requieren,
POR TANTO:
En uso de las facultades que le confiere el inciso 1. del artculo 170 de la
constitucin poltica de la repblica de Guatemala en los artculos 120 y II
transitorio, de la misma,
DECRETA:
La siguiente:
LEY DE SERVICIO CIVIL
Ttulo I
CAPITULO UNICO
DISPOSICIONES GENERALES
Articulo
1.
Articulo
2.etc.
Articulo X . VIGENCIA. El presente decreto entrara en vigor el da primero
de enero de mil novecientos sesenta y nueva.
Pase al organismo ejecutivo para su publicacin y cumplimiento.
Dado en el palacio del organismo legislativo, en la ciudad de Guatemala a
los das del mes de mayo de mil novecientos sesenta y ocho.
J. Gregorio Prem Beteta
Presidente
Jorge Augusto Villatoro
Primer secretario
Germn Castaeda y Castaeda
Cuarto secretario

Palacio Nacional: Guatemala, diez de mayo de mil novecientos sesenta y

ocho.
Publquese y cmplase.Julio Cesar Mndez Montenegro
Presidente de la Repblica de Guatemala
El Ministro de Trabajo y Previsin
Jos Luis de la Roca Santa Cruz

3.- DOCUMENTOS NOTARIALES

a. Declaracin Jurada
Debe de efectuarse en una notaria pblica. La mayora de dichas entidades
dispone de un formato pre diseado.

-EJEMPLO:
Yo, Don Eustaquio Torres, mayor de edad, con DNI 303828282-C y
domicilio en la calle Mariners 21 de Villalobos
Declaro bajo juramento que:
El pasado da 2 de febrero del ao 2012, me encontraba yo
cuidando de mis ovejas cuando vi al seor don Lucio Colmenero
adentrarse en la finca de Andrs Lpez y robarle 3 gallinas pardas.
Y para que conste, lo firmo aqu abajo:
(Firma)
Eustaquio Torres

______________________________

b. El Poder:
Es un documento legal que autoriza representacin. Por
medio de l una persona autoriza a otra para que la represente y
reemplace en diversas gestiones.
El poder puede ser:
SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario
pblico. Se requiere slo
cdula de identidad.
ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pblica, firmada
tambin ante un notario pblico.

-EJEMPLO:
Notaria Gonzlez
Maip 205
Molina

PODER NOTARIAL
Por medio del presente documento, el seor Luis
Alberto Navarro Cruz, C.I. , 50 aos, domiciliado en villa San Hilario
Pasaje 2 n 2220, Molina, autoriza a el seor Luis Sebastin
Navarro Rojas C.I. 18.966.737-K, 16 aos, domiciliado con misma
direccin de su padre, para realizar labores de cosecha, seleccin y
embalaje de cerezas en frutcola Tucfrut, Molina.
Otorgado en Molina, a 15 de Noviembre de 2011
Jos Carvajal Rojas
Luis
Navarro Cruz
Notario Pblico
Padre
________________________________________________________

c. El Acta
Relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o en una
reunin:
que
no
conste
en
acta. Ms
en
actas de un congreso. Certificacin en que consta la eleccin de una persona
para
un
cargo
pblico
o
privado:
acta
de
senador.
Certificacin
oficial
de
un
hecho:
firmar actas. Va seguida generalmente de un complemento con la
prep. de: acta de matrimonio, de nacimiento.
-EJEMPLO:
Acta de la reunin de Junta Directiva
de la empresa SISTEMAS UNIDOS # 8
En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del da 20 de enero del 2009, se
renen en el saln de conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los
miembros que integran este claustro, para celebrar sesin ordinaria de Junta
Directiva. Preside la seora Liliana Prez y acta como Secretario el que
suscribe.
ASISTENCIA
La Presidenta declara abierta la sesin y pide al Secretario que pase lista. El
Secretario anota la asistencia de los miembros: Mario Gmez, Ricardo
Gonzlez, Julio Moreno, Ana Rodrguez y Susana Amador, Luego de verificar el
quorum se procede a la lectura del acta de la sesin anterior, la cual fue
aprobada por unanimidad.
INFORME

DE

LA

PRESIDENTA

La Presidenta present el libro de Balance que lleva la Empresa y el cuadro

demostrativo de las operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio
una informacin amplia y detallada acerca de la marcha de los negocios y
contest satisfactoriamente todos los puntos que le fueron consultados por la
Asamblea.

Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los

negocios y se acord por unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los
asientos de contabilidad.
Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesin a las
12:30 p.m. y el Secretario levanta la presente acta que suscriben ambos.

Liliana Prez PRESIDENTA

Luis Ponce SECRETARIO

_____________________________________________________________

D. LA PROVIDENCIA
La providencia administrativa es un concepto jurdico que corresponde al
rea del Derecho administrativo; este acto es llevado a cabo cuando las
decisiones de la Administracin Pblica no tienen el carcter de decretos o
resoluciones, es decir se consideran como un trmite o comunicado sin
sustento jurdico ni justificacin legal alguna.
Ejemplo de providencia administrativa:
Providencia Administrativa DF-25-2013Visto que los artculos 1 al 3 de la
Ley de Telecomunicaciones vigente disponen como un derecho ciudadano el
acceder en igualdad de condiciones a los servicios de telecomunicaciones y a
recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido, con excepcin de las
fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta.Visto que los artculos
del 1 al 5 disponen la obligacin de los prestadores de servicio de
telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios proporcionndoles
informacin clara, veraz y objetiva sobre las caractersticas de los productos y
servicios que ofrecen.El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus
atribuciones resuelve, mediante esta Providencia Administrativa, dictar las
siguientes Normas para la conexin y uso de Internet en la ciudad.Artculo I. El
objetivo de estas Normas es la creacin de un sistema de control de Redes,
Dominios y direcciones IP.

Artculo II. Esta Secretara establecer, mediante licitacin pblica, al o los

proveedores que debern prestar el servicio de Internet en la Ciudad.Artculo
III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pblica el desarrollar la
infraestructura, dentro de los siguientes 4 aos, para que la ciudad cuente con
una red de acceso a Internet que sea gratuita y de alta calidad.Artculo
IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de
Servicios de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de
Comunicaciones.La presente Providencia Administrativa entrar en vigencia a
partir de su publicacin en la Gaceta Oficial de la ciudad
.Comunquese y publquese

Conclusin

En la correspondencia oficial, el lenguaje tambin sufri una ntida

simplificacin. Pero contina obedeciendo las reglas especficas, ms formales
que las que rigen la correspondencia comercial:
En el caso del Presidente de la Repblica, la correspondencia debe ser
dirigida al Jefe de su Gabinete.
Un Jefe de Estado slo se corresponde directamente con otro Jefe de
Estado.
En los Ministerios, la correspondencia es abierta en la Secretara General y
por ella distribuida por los diversos servicios, incluyendo el gabinete del
Ministro.
Las frmulas de cortesa, que casi desaparecieron de la correspondencia
comercial con excepcin del Excelentsimo Seor que continan usando en la
correspondencia oficial.
Otra cuestin, es el idioma que se debe utilizar en la correspondencia
oficial con entidades extranjeras. En empresas que se comunican

constantemente con el extranjero, la escritura de cartas comerciales en lengua

extranjera es habitual
Es muy importante saber la redaccin de cmo debe ir cada punto para que
no haya problemas cuando se notifique al interesante de lo que ha solicitado y
como se la ha ayudado o cual es su cargo en dicho trabajo

COMENTARIO PERSONAL

Para m ha sido muy importante este curso ya que hemos aprendido lo que
es el rol de un docente y un director ya que ambas responsabilidades son muy
distintas pero las dos son de mucha importancia, saber cmo puede ir un
reglamento interno es muy funcional e importante porque ya llevamos la idea y
saber qu es lo que ms peso tiene a la hora de nosotros mismos ponerlo en
ejecucin, todo lo que aqu vimos ha sido muy interesante y aprendimos
mucho, aunque nos tenemos siempre como estudiantes y no nos aplicamos y
le damos la importancia que realmente se merece el curso, a veces decimos
con que lleguemos a 61; pero no debera de ser asa.
En lo personal le agradezco mucho Licda. Por su apoyo, por lo que nos ha
enseado y le pido mil disculpas por no ponerme las pilas desde el principio
pero usted muy bien, y s que no hay excusa pero el no tener internet en casa
como que si lo complica todo he ah el porqu de mi atraso con los trabajos, su
curso hasta hoy ha sido el que ms interesante tuve en este semestre y nos
sirvi mucho, ahora ya llevamos mas aprendizaje, (bueno al menos yo).
Le doy mis ms sinceras gracias y que dios la bendiga mucho que nos de
otro curso :D y con cario y aprecio y sinceridad le digo que si aprend que
execlente curso que nos dio y usted una excelente licenciada.
PD: espero me tome en cuenta mis tareas en la plataforma o.O :D