REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFA
EXTENSIN EL SOCORRO

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA

FORTALECER EL CONTROL DE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO
ESTADO GURICO PARA EL AO FISCAL 2015.

TUTOR ACADMICO:

AUTOR:

LICDA. ARIANNY ANDRADES

MARIMAR FIGUEROA

EL SOCORRO, DICIEMBRE 2015

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL

UNEFA
EXTENSIN EL SOCORRO
CARRERA: LICENCIATURA EN CONTADURA PBLICA

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA

FORTALECER EL CONTROL DE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO
ESTADO-GURICO PARA EL AO FISCAL 2015.

EL SOCORRO, DICIEMBRE 2015

DEDICATORIA
Una vez alcanzada esta meta tan importante para m, le dedico este
triunfo primeramente a Dios todopoderoso, sin su ayuda no lo hubiese
logrado
Segundo a mi familia, a mi hijo el cual es m mayor inspiracin por ellos y
para ellos este logro.

AGRADECIMIENTOS
El logro de este sueo se lo agradezco principalmente a DIOS el que
todo lo puede, quien me doto de salud, de vida, de entusiasmo, de mucha fe,
en fin me prepar para trabajar da a da para ser una buena profesional.
A mi FAMILIA, mis padres, mi hijo, m esposo, mi hermano, quienes
creyeron en m y me apoyaron para que luchara por mi sueo.
A

querida

profesora

tutora,

ARIANNY

ANDRADES

BETANCOURT, gracias por sus conocimientos, colaboracin en mi

preparacin y por su apoyo para la realizacin de mi trabajo especial de
grado (Tesis)...
A la profesora YOSELYN CASTRO; le estoy agradecida por ayudarme
de alguna u otra manera por sus correcciones y apuntes necesarios para la
preparacin final de mi trabajo especial de grado
A mis profesores y profesoras de la UNEFA, gracias por todo lo
aprendido, en m recorrido en esta honorable y prestigiosa institucin a
todas y todos GRACIAS!

NDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO

PG.

DEDICATORIAS
AGRADECIMIENTOS..
NDICE DE CONTENIDO
NDICE DE CUADRO..
NDICE DE GRFICOS..
NDICE DE FIGURAS..
NDICE DE ANEXOS
RESUMEN.
INTRODUCCIN..

iii
iv
v
ix
x
xi
xii
xiii
1

CAPTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema..
Objetivos de la Investigacin..
Objetivo General
Objetivos Especficos.......
Justificacin de la Investigacin.

4
7
7
7
8

CAPTULO II. MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin.....
Bases Tericas.....
Control de Inventario...
Mtodos de Control de Inventario..
Modelo Entidad Relacin
Manejador de Bases de Datos
Microsoft Access
Arquitectura de Access.
SQL..
Inventario.
Tipos de Inventarios
Inventario de Materia Prima...
Inventario de productos en proceso.
Inventarios de Productos Terminados.
Inventarios de Oficina
Inventarios de Mantenimientos y operacin ...
Costo de Inventarios costo de pedidos.
Sistema de Inventarios
Sistema de Inventario Perpetuo.
Sistema de Inventario Peridico
Modelos de Inventarios.

9
14
14
15
16
17
19
19
20
20
21
21
21
21
21
22
24
24
24
25
25

Gua para la seleccin de modelos de inventarios

Plan de Accin.
Propsitos de los Planes de accin.
Uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC)..
Caractersticas de las TIC..
Objetivos de las TIC
Bases Legales
Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela

25
27
27
28
31
32
33

(1999)...................................................................................................

33

CAPTULO III. MARCO METODOLGICO

Modalidad de la Investigacin...
Diseo y tipo de Investigacin..
Poblacin
Muestra
Tcnicas de Recoleccin de los Datos..
Validez y Confiabilidad
Validez...................................
Confiabilidad..
Tcnica y Anlisis de Datos.

35
35
36
36
36
37
37
38
39

CAPTULO IV. RESULTADOS

Anlisis e Interpretacin de los resultados

40

CAPTULO V. LA PROPUESTA
Presentacin de la propuesta..
Justificacin de la Propuesta
Fundamentos Tericos de la Propuesta
La Gerencia
La Gerencia, retos actuales y el gerente del futuro.
Teora del procesamiento de informacin.
Tecnologa de la informacin y comunicacin..
La tecnologa de la informacin y comunicacin en el mbito

50
51
51
51
52
53
54

gerencial
Fundamentos Legales de la Propuesta...
Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela

55
56
57

(1999)
Objetivos de la Propuesta.
Objetivo General.
Objetivos Especficos.
Fases de la Propuesta
I PARTE.
II PARTE
III PARTE.
IV PARTE.

58
58
58
59
59
59
59
59

Lineamientos para fortalecer el control de inventario utilizando las TIC..

65

CAPTULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones
Recomendaciones..

69
72

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.
ANEXOS..

73
76

NDICE DE CUADROS
N
1
2

CUADROS
Acciones para mejorar y llevar a cabo todas las actividades..
Lineamientos para fortalecer el control de inventario utilizando las

PG.
40

3
4
5

TIC
Preparacin para el uso de las TIC
Uso frecuente de las TIC.
Uso de las TIC como herramientas tiles para el control de

42
43
44

6
7
8
9

inventario
Disponibilidad para el uso de las TIC..
Preparacin Tecnolgica del personal
Desarrollo institucional y uso de las tecnologas.
Taller 1: Importancia que tiene el fortalecer el control de

45
46
47
48

10

inventarios utilizando las TIC..

Taller 2: Elementos tericos que fundamentan el control de

60

inventario y las herramientas que permitan el uso de las

TIC.
Gua de apoyo contentiva de las herramientas que permitan

61

11

fortalecer el control de inventario utilizando las TIC.

Gua de herramientas que permitan fortalecer el control de

62

12

inventario utilizando las TIC

63

NDICE DE GRFICOS
N
1
2

GRFICO
Acciones de mejoramiento.
Lineamiento para fortalecer el control de inventario utilizando las

3
4
5
6
7
8

TIC.
Preparacin Tecnolgica.
Uso de las TIC..
Uso de las TIC para el control de Inventarios.
Disponibilidad de Recursos Tecnolgica del personal.
Preparacin Tecnolgica
Desarrollo institucional y uso de la tecnologa

PG.
41
42
43
44
45
46
47
48

NDICE DE FIGURAS
N
1
2
3
4

FIGURAS
Control de Inventario utilizado TIC
Manejo de las TIC
Herramientas que permitan el uso de las TIC.
El Administrador a la mano con la tecnologa

PG.
65
67
68
80

NDICE DE ANEXOS
N
I
II
II

ANEXOS
Comunicado..
Cuestionario.
El Administrador de las manos con la tecnologa.

10

PG.
77
78
79

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFA
EXTENSIN EL SOCORRO
Autor: Figueroa, Marimar
Fecha: Junio, 2015
LINEAMIENTOS TECNOLGICOS PARA FORTALECER EL CONTROL DE
INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRASDE LA ALCALDIA
DEL MUNICIPIO EL SOCORRO ESTADO
GURICO PARA EL AO FISCAL 2015

RESUMEN
La finalidad de esta investigacin fue propuesta de implementacin de
un sistema Contable
para fortalecer el control de inventario en el
departamento de compras de la Alcalda Bolivariana del Municipio el Socorro,
estado Gurico; el estudio se fundament en el control de inventarios a
travs de la modalidad de sistema automatizado con el fin de facilitar y
agilizar el proceso en el departamento de compra; considerando por otro
lado, el trabajo se enmarco en la modalidad de proyecto factible, formulado
sobre la base de una investigacin de campo de tipo descriptiva, en cuanto a
la recoleccin de los datos la muestra estuvo representada por la totalidad de
(20) empleado de la Alcalda del municipio El Socorro. De all, que el
instrumento utilizado fue un cuestionario tipo Likert aplicado a los empleados
de departamento de compras de la Alcalda del Municipio autnomo El
Socorro despus de determinada la validez de los instrumentos a travs del
juicio de expertos, los resultados obtenidos del anlisis demostraron la
disposicin que tienen los empleados de asumir una actitud proactiva, crtica
y reflexiva frente a su desempeo, de asumir el rol de los empleados,
concentrando todo su esfuerzo en la bsqueda de la excelencia como valor
social importante en su desarrollo, incorporando en todo este proceso de
inventario en departamento y as poder controlar el control de entrada y
salida de mercanca.
Descriptores: Sistema de inventario, Inventario, Sistema contable.
INTRODUCCIN

11

La contabilidad es una ciencia aplicada de carcter social y de

naturaleza econmica que proporciona informacin financiera del ente
econmico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el
propsito de ser empleados para controlar los recursos y tomar medidas
oportunas para evitar una situacin desfavorable que ponga en peligro su
supervivencia.
Constituye las anotaciones, clculos y estados numricos que se
llevan en una organizacin para registrar y controlar los valores patrimoniales
de esta. Mediante ella se explica y justifica la gestin de los recursos, y se
protegen los activos de la organizacin mediante mecanismos que
evidencien en forma oportuna la malversacin de fondos o sustraccin de
activos. Uno de los fines fundamentales de esta ciencia es facilitar la toma de
decisiones a la administracin de una entidad, y adems, brindarle pautas
para mejorar su funcionamiento y elevar la calidad de los bienes que produce
y de los servicios que presta.
El sistema contable es un conjunto especfico de procedimientos y
mtodos aplicables a las transacciones de una organizacin, relacionados
entre s por una serie de principios generales que le dan la fisonoma de
sistema para hacer contabilidad. Entindase para ello mtodo como la
normal o regla, es decir, como un enunciado breve y concreto que fija la
forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propsito. El
procedimiento contempla uno o ms mtodos. Cuando las normas o reglas
se complementan con la accin de las personas en espacio y tiempo se
construye un procedimiento concreto.
Un objetivo fundamental de esta ciencia es suministrar informacin de
la situacin econmica y financiera de la empresa, cuestin necesaria para

12

conocer el patrimonio de la misma y ejercer control sobre ella. La

contabilidad constituye parte del sistema de informacin de una entidad , es
el conjunto coordinado de procedimientos y tcnicas que proporcionan datos
vlidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones
econmicas, que brinda informacin sobre la composicin del patrimonio de
esta.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por
mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o
cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas
en Trnsito.
Uno de los puntos ms importantes en una organizacin es el control
de entradas y salidas de mercancas (control de inventario), ya que esto
conlleva a poder determinar en un momento dado la existencia de mercanca
para regular los recursos existente para que no conlleve a una perdida por el
descuido de la mercanca en el almacn.
Toda empresa, organizacin o ente econmico, est en la obligacin
de llevar un libro de inventario cono est establecido en el cdigo de
comercio en su artculo 35, donde se describan todos lo que constituye el
activo, pasivo y capital social de la organizacin, tambin debe llevar un
control de entradas y salidas de mercanca (control de inventario), que este
destinado a la venta o a la prestacin de algn servicio.

13

Debido a lo a lo que se expuso se ha necesario implementar un

Sistema contable para fortalecer el control de inventario en el departamento
de compra de la Alcalda del Municipio El Socorro para mejorar el control de
entradas, salidas y existencias de mercanca dentro del almacn y as
solucionar la fallas que se vienen presentando en dicha organizacin.
La siguiente investigacin est estructurada por captulos los cuales
se nombraran a continuacin:
Capitulo I: Planteamiento del problema, Objetivos de la investigacin,
Justificacin e importancia.
Capitulo II: Antecedentes de la investigacin, Bases Terica y Bases legales.
Capitulo III: Marco Metodolgico, Modalidad de la investigacin, diseo y tipo
de investigacin, poblacin y muestra, tcnica de recoleccin de datos,
validez y confiabilidad, tcnicas y anlisis de datos.
Capitulo IV: Resultados, anlisis e interpretacin de resultados
Capitulo V. Propuesta
Capitulo VI: Conclusiones y Recomendaciones y referencias bibliogrficas

14

CAPTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con

el

transcurso

del tiempo la tecnologa avanza,

la sociedad siente la necesidad de adquirir y mejorar las actividades o tareas

que se realizan para su beneficio es por ello que la tecnologa ha permitido
satisfacer

necesidades

esenciales

como

el

mejoramiento

de sistemas tanto manuales como fsicos.

Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el
campo de la informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin,
pues hombre ha sido capaz de comunicarse ms fcilmente a travs de la
tecnologa, usando herramientas creadas por l mismo como han sido
el telfono o el computador, entre otros. Es posible enfatizar, que
las computadoras han liberado al hombre de labores manuales usando la
informtica como recurso de efectividad.
Las computadoras son ms que un cerebro de alta velocidad, se ha
convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.

15

En esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de tecnologas

de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores que son
capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad.

Todo control de inventario dentro de una empresa representa la forma

de determinar de manera precisa y correcta la existencia de mercanca
disponible dentro del almacn, ya que el objetivo principal es satisfacer las
necesidades de los clientes y consumidores (demanda) con productos,
bienes y servicios de calidad en las mejores condiciones posibles.
Al analizar el funcionamiento y control de inventario

en el

departamento de compra de la Alcalda del municipio El Socorro, la cual se

encuentra ubicada en la calle Andrs bello del sector calichito del Municipio
El Socorro estado Gurico, y que presta sus servicios en administrar los
bienes del municipio para el respectivo funcionamiento de la misma, este
presento un numero considerable de fallas en cuanto su manejo
y supervisin dentro del almacn, debido a que el sistema que se , esta
implementando no rene los requisitos para cotejar e inspeccionar las
entradas y salidas de materiales , lo cual genera un desconocimiento total de
la existencia disponible, llegando a tener como consecuencia ; la perdida de
mercanca y algunas deficiencia presente en el departamento.

La Alcalda del Municipio El Socorro es un ente pblico donde existen

debilidades en el control de inventarios en el departamento de compras, este
se lleva de manera deficiente, por ende el control es muy ambiguo, debido a

16

esto requiere de un sistema computarizado o un modelo que le brinde mayor

eficiencia y eficacia donde se controle realmente los bienes que entra en el
depsito como el que sale, con este sistema se evitaran los problemas que
se presentan a menudo, como lo es, que se agote la existencia o se
desconozca el estado en que se encuentre algn bien municipal esto
ocasione caos para el rea donde se est necesitando, como tambin se
evitara que cualquier mercanca o bien fuera hurtada y no se note su
ausencia, como pasa actualmente por la forma como es llevado el control.

Es por esto que es necesario fortalecer el control de inventario en el

departamento de Compras de la Alcalda del municipio El Socorro que este
acorde con el manejo y supervisin de mercanca en el almacn, con el fin
de determinar las limitaciones y aumentar la comunicacin del personal para
obtener mayor efectividad en las operaciones de la empresa y un adecuado
control y supervisin de las entradas y salidas de mercanca, la cual permitir
obtener una mejor planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control
de los materiales utilizados por la organizacin.
Siendo este sistema de inventario una herramienta til, clave y de gran
importancia en el manejo de los materiales a utilizar en dicho departamento
con la finalidad de lograr mayor satisfaccin tanto para el coordinador como
tambin para los dems departamentos, ahorrando tiempo, materiales y la
mano de obra, en la ejecucin y control de este sistema para el buen
funcionamiento del departamento de compras.
Teniendo bien en cuenta que la organizacin tiene a su disposicin
todo el personal y los medios necesarios para la ejecucin de un inventario,

17

para lograr as un mayor control en el movimiento de la mercanca en el

departamento de compra de la Alcalda del municipio El Socorro.
Para poder lograr todos los objetivos que se plantean en esta
investigacin se empleara una metodologa tipo descriptiva y diseo de
campo, con el fin de que esta organizacin pueda tener una confiabilidad
y seguridad en el sistema de inventario de mercanca que se va a
implementar.

Al realizar esta investigacin se analizara cada situacin a la que se le

pretende dar respuesta a las siguientes interrogantes:

Que Problemas esta presentando el

departamento de compras de la

Alcalda del Municipio El Socorro por no tener un sistema de inventario

eficiente?
Qu importancia tiene para el departamento de compras de la Alcalda del
Municipio El Socorro proponer la implementacin de un sistema contable?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Objetivo General
Proponer la implementacin de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario en el departamento de compras de la Alcalda del
Municipio El Socorro estado Gurico para el ao fiscal 2015
18

Objetivos Especficos
Diagnosticar el proceso actual para el control de inventario en el
departamento de compras de la Alcalda del Municipio El Socorro
Estado Gurico para el ao fiscal 2015.
Identificar las fallas en el sistema de control de inventario de
mercanca en el departamento de compras de la Alcalda del municipio
El Socorro Estado Gurico para el ao fiscal 2015.
Proponer la implementacin de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario ene le departamento de compras de la Alcalda
del Municipio El Socorro.
JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

En esta investigacin que se esta realizando se Proponer la

implementacin de un sistema contable para fortalecer el control de
inventario en el departamento de compras de la Alcalda del Municipio El
Socorro, con la finalidad de controlar la existencia de mercanca dentro del
almacn, por ende se hace imprescindible tener un mayor control a momento
de las entradas y salidas de mercanca, al momento de descargar
la informacin en el sistema y al momento de algn cambio o fallas de la
misma, para as poder satisfacer las necesidades de la organizacin.
Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la
organizacin, en esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo
19

de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de

computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la
sociedad con apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos,
educativos, entre otros.
Esta implementacin de un sistema contable va a ser de gran ayuda
tanto para el coordinador del departamento de compra como tambin para
los empleados que laboran en el mismo, ya que puede ser realizado por el
personal de ese departamento en general, esto conlleva a que se puede
tener un buen trabajo de inventario en el cual se refleja lo que en verdad se
encuentra

dentro

del

departamento

almacn,

aumentado

el

buen desempeo de los del personal y llevando un mejor control de

inventario y del sistema implementado.

CAPTULO II
MARCO TERICO
En esta parte del trabajo se presenta una descripcin detallada de
cada uno de los elementos esenciales de la teora, de tal manera que la
formulacin del problema y su solucin sean una deduccin lgica de ella,
este marco tambin puede estar constituido por una teora especfica creada
por el investigador, aqu se detallan los antecedentes de la investigacin, las
bases tericas y legales.
Antecedentes de la Investigacin

20

Es el resumen de los resultados que fueron encontrados por otros

investigadores sobre temas semejantes al tema general o al tema especfico
planteado, es decir, las investigaciones ya realizadas referentes a relaciones
de las variables independientes y dependientes del estudio.

Salinas, J. (2005) Desarrollo de un Sistema Automatizado, Cuyo objetivo fue

permitir el control eficiente de los procesos registrados de la oficina
subalterna del primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda.
El desarrollo de este proyecto y nuestra propuesta se relacionan
porque el problema que hemos planteado es la de implementar un sistema
contable para lograr un cambio en cuantos en los procesos llevados a cabo
por los el departamento de compras de la alcalda del municipio El Socorro
en el control de inventario.

As,

Sastra

(2005):

Expreso

en

su

investigacin

seala

sobre la

administracin financiera de los inventarios y destaca que los inventarios

tienen como funciones el aadir una flexibilidad de operacin que de otra
manera no existira, en lo que respecta a la fabricacin los inventarios de
productos en proceso son una necesidad absoluta a menos que cada parte
se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para producir una
sola parte.
Por su Parte, Contreras (2007): Expuso en su trabajo que es importante
definir normas de desempeo que permitan llevar un control efectivo de los
planes que se ejecutan para el logro de los objetivos y tomar las decisiones

21

oportunas a fin de garantizar que todos los recursos de la empresa se usen

de manera eficiente en la consecucin de las metas preestablecidas.

Tambin,

Guanare

(2005):

Admiti

en

su

trabajo

que

en

todas

las empresas u organizaciones es muy indispensable llevar un buen control

de las entradas y salidas de mercancas para as conocer la existencia de la
misma (Stock) donde se refleja mediante los inventarios realizados, ya que
es de suma importancia tanto para las actividades administrativas como
tambin para las actividades operativas de la empresa.
El almacn es la parte fundamental para el cumplimiento de las
actividades, en el cual se deben establecer mecanismos que lleven al control
exacto de las existencias de mercancas, ya que estas representan
el patrimonio de la empresa.
La empresa depende en gran parte de la buena organizacin y de que
se

lleven

unos

controles

necesidad, autoridad, utilidad y

internos

registro exacto

adaptados
de

cada

una

la

de

las

actividades que se ejecutan, ya que este permite que los informes contables
sean absolutamente confiables para la empresa.

BASES TERICAS
Control de inventario
El

control

del

inventario

es

uno

de

los

aspectos

de

la administracin que la micro y pequea empresa es muy pocas veces

22

atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o

sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de
bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios
comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para
la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases, y los
inventarios en trnsito.
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o servicios;
de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente,
as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable
de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente
que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee
una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o
actividades productivas.

Mtodo de Control de Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo
aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos

23

cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control

empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si
compra si ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios.
A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se
necesita, evitando acumulacin excesiva. La auditoria, el anlisis de
inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No
hay que olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan
como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas tcnicas son las siguientes:

Fijacin de existencias mximas y mnimas

ndices de Rotacin

Aplicacin del criterio especialmente cuando las especulaciones entra

en juego

Control Presupuestal.
Para una compaa comercial, el inventario comprende todas las

mercancas de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular

comercial. El Inventario final de un ao es tambin el inventario inicial del
prximo ao. Por tanto, un error de inventario de fin de ao afecta el
estado de resultados de los dos aos consecutivos. Por ejemplo, una
sobreestimacin del inventario final causara una sobreestimacin del ingreso
neto de este ao y una subestimacin compensatoria del ingreso neto del
ao siguiente.

24

El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de

propiedad personal los cuales estn disponibles para la venta en una
operacin ordinaria comercial y estn en un proceso de produccin para
tales ventas. As como estarn disponibles para el consumo corriente en la
produccin de bienes y servicios disponibles para la venta.

Almacenaje de los productos constituidos para el Inventario

El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la
produccin ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del
presupuesto

de

manufactura.

Este manejo

de

materiales incluye

consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo

de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en
proceso, productos terminados y suministros se desplacen peridicamente
de un lugar a otro.
Cada operacin del proceso requiere materiales y suministros a
tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura
que los materiales sern entregados en el momento y lugar adecuado, as
como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un
espacio para el almacenamiento.
En una poca de alta eficiencia en los procesos industriales las
tecnologas para el manejo de materiales se han convertido en una nueva
prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales.
Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja
competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificacin, control

25

y logstica por cuanto abarca el manejo fsico, el transporte, el almacenaje y

localizacin de los materiales.
Sistema Automatizado
Loyola, (1995), seala que
"un Sistema Automatizado es la automatizacin de un sistema donde se
trasfieren tareas de produccin, realizadas manualmente por operadores
humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos". (p.40 )
Son muchas las empresas que tienen sistemas automatizados para
agilizar la produccin y rendir en el mercado donde hoy en da existe una
gran competencia, puestos que gracia a la tecnologa se ha superado
eficazmente y eficientemente la produccin que venan trabajndose
manualmente.

Inventario
Se refiere a las existencias de un artculo o determinado recurso que
est almacenado y que espera ser usado por la organizacin. Un sistema de
inventario es el conjunto de polticas y controles que supervisa los niveles de
inventario y determina cules son los niveles que deben mantenerse, cuando
hay que reabastecer el inventario y de qu tamao deben ser los pedidos.
Tipos de inventario:
Los inventarios segn la forma se clasifican en:

26

 Inventario de Materia Prima: Representan la existencia de aquellos

artculos que sometidos a un proceso de fabricacin, al final se convertir
en un producto terminado.
Inventario de Productos en Proceso (materia semielaborada): Incluye
a todos aquellos productos parcialmente terminados que se encuentran
en un grado intermedio de produccin, aun no han sido 40 elaborados
totalmente; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser
inventario en proceso. Este inventario protege contra la variabilidad en el
proceso de produccin.
Inventario de Productos Terminados: se refiere a todos los productos
terminados, incluyendo a los almacenados destinados a la venta. Este
inventario protege contra la variabilidad de la demanda del cliente.

Inventario de Oficina: Son aquellos que representan a los artculos

consumibles de oficina que estn almacenados para su prxima
utilizacin.

Inventario de Mantenimiento y Operacin: Representan a todos

aquellos artculos y/o materiales que son utilizados como repuestos para
el mantenimiento de maquinaria y equipos, que estn almacenados para
ser utilizados siempre y cuando se necesiten.

Sistemas de Inventario
Un sistema de inventario es el conjunto de polticas y controles que
supervisa los niveles de inventario y determina cuales son los niveles que
27

deben mantenerse, cuando hay que reabastecer el inventario y de que

tamao debe ser el pedido. Un sistema de inventario proporciona la
estructura de organizacin y las polticas operativas para mantener y
controlar los bienes en existencia.
El sistema es responsable de pedir y recibir bienes: determinar el
tiempo para colocar el pedido y seguir el rastro de lo que se ha pedido, de
cuanto se ha pedido, y de quien lo ha pedido. El sistema tambin debe dar
seguimiento, para responder a preguntas como: Recibi el pedido el
proveedor? Ya se envi? Estn correctas las fechas? Se han establecido
los procedimientos para reordenar o devolver mercanca no deseada?
Sistema de inventario perpetuo
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro
continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto
el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles
para

preparar

los

estados

financieros

mensuales,

trimestral

provisionalmente.

Sistema de inventario peridico

En el sistema de inventario peridico el negocio no mantiene un
registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del periodo, el
negocio hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica los costos
unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la cifra de
inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para
calcular el costo de las mercancas vendidas.
28

El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico, porque

se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema peridico es
generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario que
tienen un costo unitario bajo. Los artculos de bajo costo pueden no ser lo
suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al da
del inventario disponible. Para usar el sistema peridico con efectividad, el
propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la
inspeccin visual.
Modelos de inventarios
Los modelos de inventario se centran en la determinacin de una
poltica de inventarios ptima, que indique cundo debe reabastecerse un
inventario y en cunto. El objetivo es minimizar el costo total de inventario
por unidad de tiempo. Existen modelos de inventarios de cantidad fija y de
periodo fijo.
Son modelos de cantidad fija aquellos en los cuales la cantidad a
comprar es la misma cada vez que se hace un pedido, estos modelos son
tambin de revisin continua puesto que se actualiza la posicin del
inventario cada vez que hay un movimiento de este. Los modelos de periodo
fijo son aquellos en, los cuales el tiempo entre pedidos es el mismo, es decir
se hacen compras cada quince das, tres meses, entre otros. Este tipo de
modelo est relacionado con visitas del proveedor de manera frecuente y en
la oportunidad de su visita se hacen los pedidos.

29

Los modelos de periodo fijo tambin se clasifican de acuerdo al

comportamiento de la demanda, como lo son, los modelos Determinanticos y
probabilsticos.
Los Modelos Determinanticos son aquellos en los cuales la demanda
es Determinantica y los Modelos Probabilsticos son aquellos en los cuales la
demanda sigue una determinada funcin de densidad de probabilidades.

Gua para la seleccin de modelos de inventarios

Se propone el siguiente procedimiento de tres etapas para la seleccin
de modelos de inventario:
1. Realizar una evaluacin estratgica de los procesos de manufactura o
servicios, utilizando los esquemas indicados. Esto suministra una
visin general de las necesidades de inventario y de las reas crticas.
2. Agrupar los artculos de acuerdo a su criticidad y clasificacin ABC. La
clasificacin de criticidades debe hacerse artculo por artculo,
particularmente por artculos de soporte, por lo que pueden utilizarse
estrategias de agrupacin de artculos por familia.
3. Una vez acopladas las necesidades de inventario realizar el plan de
accin.

Sistema de Variables
Arias F. (2006), define las variables como:

30

"una caracterstica o cualidad; magnitud o cantidad, que puede sufrir

cambios, y que es objeto de anlisis, medicin, manipulacin o control en
una investigacin". (p. 57).
Una variable es una cualidad susceptible de sufrir cambios. Un
sistema de variables consiste, por lo tanto, en una serie de caractersticas
por estudiar, definidas de manera operacional, es decir, en funcin de
sus indicadores o unidades de medida.
El sistema puede ser desarrollado mediante un cuadro, donde adems
de las Variables, se especifiquen sus dimensiones e indicadores, y su nivel
de medicin.

Proponer la implementacin de un sistema contable para fortalecer el

control de inventario ene le departamento de compras de la Alcalda del
Municipio El Socorro.

Cuadro 1 Identificacin y Definicin de las Variables.

OBJETIVOS
ESPECFICOS

VARIABLE

31

DEFINICIN
CONCEPTUAL

Diagnosticar el proceso actual

para el control de inventario en
el departamento de compras de Control de inventario de los
la Alcalda del Municipio El
materiales
Socorro Estado Gurico para el
ao fiscal 2015
Determinar los requerimientos
que se deben llevar para la
propuesta del sistema de
automatizacin en el control de
inventario
de
las
obras.
Identificar las fallas en el
Automatizacin en el
sistema de control de inventario
de
mercanca
en
el Control de inventario de las
obras.
departamento de compras de la
Alcalda del municipio El
Socorro Estado Gurico para el
ao fiscal 2015.

Es el Planeamiento, compra
u obtencin, recepcin,
almacenaje, mercanca y
contabilidad.

Se refiere a las necesidades

tcnicas indispensables para
su materializacin como los
recursos tecnolgicos,
econmicos y estratgicos.

Proponer la implementacin de
un

sistema

fortalecer

contable
el

para

control

de

Es la intervencin primaria
del ser humano sobre el
de compras de la Alcalda del Mejoras de Infraestructuras territorio, para acceder a l y
destapar su potencial de
Municipio El Socorro.
desarrollo.
inventario ene le departamento

Operacionalizacin de las Variables

Definicin Operacional
(CUAM, 2001):

32

"Es el desglosamiento de las variables, en aspectos sencillos, que

permiten la mayor aproximacin para poder medirla, estos se agrupan en las
llamadas, dimensiones las cuales tienen por objeto la representacin del
rea del conocimiento que ntegra la variable, las mismas representan un
componente significativo con relativa autonoma y del que se derivan un
agregado de elementos llamados indicadores, ltimos aspectos a ser objetos
de anlisis en el desarrollo del presente estudio, ya que ellos representan las
unidades mnimas a ser observadas y medidas en las variables en
investigacin, en funcin de las caractersticas precisas, se pueda
seleccionar la tcnica de registro que pueda ser expresada a travs del
instrumento seleccionado".
A continuacin en el Cuadro 2 se conceptualiza las variables
consideradas en la investigacin.

Cuadro 2. Operacionalizacin de las Variables.

DIMENSIN

33

Supervisin

Control.
Monitoreo.
Control Inte
Registro de

Entrada y salida d
Inventarios.
Cumplimiento.
Alcance administr
Mejoras de
Infraestructuras

Social

Econmic

Materiales
Presupuestos
Costos

3-4-6

Bases Legales
Incluyen todas las referencias legales que soportan el tema o
problema de investigacin, para ello, se consultaron la constitucin; las leyes
orgnicas; las gacetas gubernamentales; entre otros dispositivos apropiados.
En tal sentido, esta investigacin se fundament legalmente en:

Cdigo de Comercio
Define a los inventarios en su base legal como bienes de una empresa
u organizacin para la cual se establece una serie de artculos que los
empresarios o comerciantes deben regirse y considerar como obligatorio al
inicio y en el transcurso de las operaciones de la empresa.
Artculo 32: Este artculo seala que cualquiera empresa sea cual sea su
labor en forma clara y detallada, loas libros de inventario en el cual se
especifique las entradas, salidas y existencia de mercanca del almacn,

34

acompaado de los libros auxiliares para as poder llevar un mejor control de

todas las operaciones que se estn realizando.
Articulo 33: Este articulo seala que todo libro de inventario o de cualquier
ndole no puede ser utilizado de ninguna manera por la empresa sin que
antes halla sido presentado en algn tribunal del estado o al juez de mayor
instancia ya que el mismo es el que esta autorizado para firmarlo y sellarlo, o
tambin puede hacerlo en el registro mercantil.
Articulo 35: Este articulo seala que Toda empresa debe de realizar todos
los aos un inventario inicial y un inventario final, para as llevar un control de
toda la mercanca y as poder saber y comparar la existencia de la misma, al
principio y al final del ejercicio econmico, y a su vez tener conocimientos de
todas las ganancias y perdidas que surgieron cada ao, y estos inventarios
deben llevar la firma del encargado del almacn y el sello de la empresa. Los
inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento
de comercio que se hallen presentes en su formacin.

DEFINICION DE TERMINOS
Calidad: es herramienta bsica para una propiedad inherente de cualquier
cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma
especie.
Entrada: Lugar por donde se entra. Accin de entrar.
Existencia: los bienes tangibles, con la posibilidad de ser almacenables, que
las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el

35

proceso productivo para la obtencin de productos finales, o bien para el

mantenimiento de los equipos productivos.
Fallas: Defecto o imperfeccin de alguna cosa.
Sistema: es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados
que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben
(entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida)
informacin, energa o materia.
Salida: Accin y efecto de salir o salirse.
Recepcin: Acto de recibir o recibirse

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO
Aqu se presenta el conjunto de acciones destinadas a describir y
analizar el fondo del problema planteado, a travs de procedimientos
especficos.
Modalidad de la investigacin
La presente investigacin estar enmarcado bajo la modalidad de
proyecto factible, la Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos
(2006), la define como una propuesta para un modelo operativo viable, o

36

una solucin factible a un problema de tipo prctico, para satisfacer

necesidades de una institucin o grupo social (p. 7).
Diseo y Tipo de Investigacin
De acuerdo con el diseo y los tipos de investigaciones que se
utilizaran se realizara un estudio minucioso para establecer una serie de
propuestas para el mejoramiento de las entradas, salidas y existencias de
mercanca, as como tambin su organizacin y almacenamiento, a fin de
aplicarse un sistema de control de inventario de mercancas.

De Campo.

Segn Jacqueline Hurtado (2010): Expresa, que es aquel en el cual el

investigador obtiene sus datos de fuentes directas en su contexto natural,
este diseo no es exclusivo de un tipo de investigacin, sino que se aplica en
cualquiera de los diez holotipos (Exploratoria, Descriptiva, Analtica,
Comparativa, Explicativa, Predictiva, Proyectiva, Interactiva, confirmativa y
evaluativa).
Se empleara este sistema porque la informacin ser obtenida
directamente en el lugar donde se esta presentando el problema o las fallas,
en el departamento de compras de la alcalda del Municipio El Socorro,

37

especficamente dentro del almacn y en el sistema que se esta utilizando

en la organizacin.

Poblacin
La poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar, en ste sentido,
Arias (2006) define a la poblacin como la utilizacin de individuos o
elementos, en los cuales puede presentarse determinada caracterstica
susceptible de ser estudiada (p.37). En este orden de ideas, Mrquez (2004)
define la poblacin como el conjunto de todas las cosas que concuerden con
una serie de determinada especificaciones (p.117). La poblacin en este
estudio estar conformada por veinte (20) empleados de la Alcalda del
Municipio El Socorro, estado Gurico.

Muestra
Con respecto a la muestra, Ramrez (2006) la asume como la
fraccin representativa de un conjunto llamado poblacin, universo o
colectivo, que ha sido obtenido con el fin de investigar ciertas caractersticas
del mismo (p. 115). En esta investigacin, se tomar toda la poblacin por
ser esta muy pequea, pero significativa para obtener los resultados, es
decir, por veinte (20) empleados.
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de los datos

38

Tcnicas
Segn

Jacqueline

Hurtado

(2010):

Comprenden procedimientos y

actividades que le permiten al investigador obtener informacin necesaria

durante la investigacin.

Observacin directa

Segn Jacqueline Hurtado (2010): Requiere que el investigador tenga

acceso directo al evento de estudio y sea contemporneo con este, es decir,
que sea testigo de las manifestaciones del evento.

Se realizara la observacin directa en el sitio de investigacin u objeto

de estudio para conocer la participacin del investigador en el lugar donde se
desarrollan los sucesos y acontecimientos citados en este caso es el
departamentos de compra de la Alcalda del Municipio El Socorro.

Entrevistas no estructuradas

39

Segn Jacqueline Hurtado (2010): Consiste en formular preguntas de

manera libre con base a las respuestas que va dando el interrogado.

Permitir obtener datos sin recurrir a la ayuda de tcnicas especiales,

para la aplicacin de este mtodo se realizaran entrevistas bsicas con
el personal involucrado para llevar a cabo los debidos procedimientos.

Instrumentos

Segn Jacqueline Hurtado (2010): Constituye la herramienta mediante la

cual es posible aplicar una determinada tcnica de recoleccin de
informacin.

Guin de observaciones

Segn Jacqueline Hurtado (2010): Es un instrumento que precisa los

aspectos a observar, pero de forma general.

40

Se empleara este guin con el fin de recolectar y recabar la

informacin necesaria y que estuviera relacionada con la investigacin que
se va a realizar en el departamento de compra de la Alcalda del Municipio El
Socorro.

Guin de entrevistas no estructuradas

Segn Jacqueline Hurtado (2010): En esta modalidad de entrevista, el

entrevistado tiene plena libertad para expresar sus ideas, opiniones y
sentimientos.

Se utilizara dicho instrumento con el objeto de obtener datos

relacionados con la investigacin que se desarrollara en el departamento de
compra de la Alcalda del Municipio El Socorro, para la aplicacin de este
mtodo se realizaran entrevistas con el personal involucrado.

41

Validez y Confiabilidad
Validez
Segn Tamayo (2006), la validez designa si un instrumento o prueba
mide o no lo que se pretende medirse refiere a la existencia o no de una
adecuacin entre el objeto de la investigacin y el instrumento de la misma
(p. 168). En este sentido, la validez permitir al investigador demostrar que
aquello que se trata de medir est libre de distorsin sistemtica.
Para validar el instrumento, se utilizar la validez de contenido para lo
cual se solicitar la colaboracin de profesionales como un especialista en
administracin, uno en informtica y otro en contadura pblica. Estos
profesionales actuarn como expertos, los cuales a travs de un instrumento
de verificacin diseado para evaluar registros, expresarn su opinin sobre
la claridad y forma del instrumento con relacin a contenido, redaccin,
lenguaje, orden de las preguntas. (Ver anexos II y III)
Confiabilidad
La confiabilidad en investigacin, segn Tamayo (2006), se aplica a
la cualidad de poder predecir la presencia de un motivo especfico resultados
en un individuo u objeto dado (p. 71).
De all pues, que una vez efectuada la validacin del instrumento, se
preceder a determinar su confiabilidad por medio de la aplicacin de una
prueba piloto, la cual, de acuerdo al autor antes sealado consiste en aplicar
el instrumento a una pequea poblacin similar a la muestra por cuanto lleva
a una revisin de toda la estructura terica del problemas en estudio (p. 73).
42

(Ver anexo IV); posteriormente, una vez recogida la informacin de la prueba

piloto se determinar la confiabilidad mediante la frmula Alfa de Cronbach,
la cual es la siguiente:
S2 T1

K
= ------------- =

1-

K1

-----------------S2 T0

Done:
= Coeficiente de confiabilidad
K = Nmero de preguntas
S2 T 1= Sumatoria de la varianza de tems
S2TO = Varianza Total

Tcnica de Anlisis de Datos

Anlisis de Resultados
En el marco metodolgico del proyecto de investigacin, tambin se
deber plantear como otro aspecto constitutivo del mismo, todo lo referido al
anlisis e interpretacin de los resultados. Al culminar la fase de recoleccin
de la informacin, los datos, han de ser sometidos a un proceso de
elaboracin tcnica, que permiten recontarlos y resumirlos; antes de
introducir el anlisis diferenciado a partir de procedimientos estadsticos; y
posibilitar la interpretacin y el logro de conclusiones a travs de los
resultados obtenidos.

43

En esta fase de desarrollo del proyecto de investigacin, comprende

de la incorporacin de algunos lineamientos generales para el anlisis e
interpretacin de los datos; su codificacin y tabulacin; sus tcnicas de
presentacin; y el anlisis estadsticos que se introducirn los mismos.
El cuestionario de preguntas cerradas tiene como finalidad recabar
informacin acerca de proponer la implementacin de un sistema contable
para fortalecer el control de inventario en el departamento de compras de la
alcalda del Municipio El Socorro.

Tcnica de Presentacin de los Datos

La informacin recopilada a partir de los instrumentos y tcnicas de
recoleccin de datos, puede ser presentada de manera organizada a travs
de varias formas.
La representacin escrita: consiste en incorporar los datos estadsticos
recolectores, en forma de texto, a partir de una descripcin de los mismos.
En aquellos casos donde se manejan pocos tems, a travs de palabra
escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de tales hechos.
La

representacin

grfica:

"las

tcnicas grficas,

permitirn

representar los fenmenos estudiados a travs de figuras, que pueden ser

interpretadas y comparadas fcilmente entre s. Cuando renen ciertas
caractersticas de simplicidad y precisin pueden ser ms expositivas que las
descripciones verbales."

Segn Contreras Heredia, Damelys (2007): La unidad de anlisis se refiere

a la unidad representativa de estudio concebida por el conjunto de

44

escenarios o mbitos generalizados donde suceden las ocurrencias del

fenmeno

objeto

de

la

investigacin,

implica

procesos, sistemas,

procedimientos y actividades, en fin es un conjunto de elementos cuyo

anlisis permitir la obtencin de datos primarios en forma lgica y
estructurada.

En esta investigacin de utilizara la unidad de anlisis porque se

estudiara proponer la implementacin de un sistema contable para fortalecer
el control de inventario en el departamento de compra de la Alcalda del
municipio El Socorro, con el fin de buscarle soluciones a las fallas que se
vienen presentando continuamente.

CAPTULO IV
RESULTADOS
Anlisis e Interpretacin de los Resultados
En esta seccin del trabajo

se presentan y analizan los datos

obtenidos, una vez realizado el trabajo de campo, el cual se desarroll en la

Alcalda Bolivariana del Municipio El Socorro, estado Gurico; los datos se
tabularon manualmente, se elaboraron cuadros estadsticos en funcin de los
tems, las frecuencias simples y los porcentajes que corresponden a stas,
por consiguiente, los resultados fueron:

45

Cuadro N 1. Acciones para mejorar y llevar a cabo todas las

actividades.
SI

N
O

12

60

40

Cree usted que los pasos que se toman para

realizar el inventario son los ms adecuados?
Empleados

Fuente: Figueroa (2015)

Grfico N 1. Pasos que se toman para realizar el inventario son los ms
adecuados

60
SI

55

NO

50
45
1

Fuente: Figueroa (2015)

En lo concerniente a los datos que se visualizan en el cuadro N 1
grafico N 1, se destaca que un 60% del personal entrevistado refiri que si
impulsa acciones para mejorar y llevar a cabo todas las actividades, mientras
que el otro 40% afirmo que no las impulsa. Sin duda, este anlisis deja ver
claramente que es necesario desarrollar acciones por parte del coordinador
del departamento de compra para fortalecer los procesos que se desarrollan
en la organizacin lo que permitir alcanzar el xito en el cumplimiento de las
actividades.
Cuadro N 2. Lineamientos para fortalecer el control de inventario utilizando
las TIC

46

Considera
usted
que
el
sistema
de
inventario muestra los resultados acordes con el SI
inventario
fsico?

NO

Empleados

80

20

18

Fuente: Figueroa (2015)

Grfico 2. Sistema de inventario

80
SI

60

NO

40
20
0
1

Fuente: Figueroa (2015)

Se visualiza en los datos expuestos en el cuadro 2 grafico 2, que el
80% de los trabajadores entrevistados manifestaron que si es necesario
implementar una propuesta de de sistema Contable para fortalecer el control
de inventarios para el departamento de compras; mientras que un 20% indica
que no ya que ellos desconocen del manejo de un sistema automatizado.
En relacin al control de inventarios utilizando el computador, Romero
(2001) expresa que el reto de aprender solo puede gestionarse mediante una
red mundial que agrupe todo el saber y todas las mentes; con esto surge
entonces una nueva propuesta de implementacin de un sistema contable,
pues es indiscutible que en la existencia de esa red de conocimientos que se
concibe, est de por medio la computadora y por ende la introduccin de las
nuevas teoras sobre la obtencin de conocimientos y el empleo de las
tecnologas de informacin y comunicacin.
47

Cuadro N3. Preparacin para el Uso de las TIC

Piensa usted que los empleados del almacn
estn actos para la realizacin de inventarios
fsicos?
Empleados

SI

18

80

NO

10

Fuente: Figueroa (2015)

Grfico N 3. Preparacin Tecnolgica

100
SI

NO

50
0
1

Fuente: Figueroa (2015)

Se tiene en el cuadro 3 grafico 3 que el 90% que los trabajadores
manifiestan que si estn acto para manejar el sistema contable automatizado
y que cuenta con la preparacin suficiente para trabajar en el departamento;
por su parte, el 10% restante de la muestra en su totalidad contradicen esta
respuesta, lo que permite inferir que en la organizacin expresa pese a tener
en propiedad los recursos tecnolgicos para el aprendizaje, el personal
obrero no tiene acceso a stos por desconocimiento a su debido manejo,
suscitndose un aprendizaje memorstico.
Cuadro N 4. Uso frecuente de las TIC
Estima usted que la entrada de mercanca al
almacn antes de que se inicie el inventario afecta
al mismo?

48

SI

NO

Empleados

18

90

10

Fuente: Figueroa (2015)

Grfico N4. Entrada de mercanca afecta el inventario
SI

100

NO

50
0
1

Fuente: Figueroa (2015)

Se observa en el cuadro 4 grafico 4 que los empleados en un 90%
expresan que al momento de entrar mercanca al almacn no afecta al
respectivo procedimiento contable, ya que se cuenta con un sistema manual
de inventario de entrada el cual facilitaba llevar la relacin con el debido
procedimiento contable. La implementacin de un sistema contable al
momento de la prctica en la computadora, opinin que orientan a que, la
institucin planifique y verifique la utilizacin de los recursos tecnolgicos,
como recursos didcticos, para generar la articulacin de la teora con la
prctica. Sin embargo otro importante nmero de empleados manifiesta que
no utilizan el computador para realizar inventarios como parte de sus tareas
administrativas. Existen dos personas que desconocen el majeo de este
sistema ya que son personal no capacitado y desconocen de manera total el
funcionamiento de la misma.
Cuadro N 5. Implementacin del sistema contable

49

Se siente usted acorde con el sistema de

inventario
que
se
est
empleando?

SI

NO

Empleados

20

100

Fuente: Figueroa (2015)

Grfico 5. Implementacin del sistema contable

SI

100
50
0

NO
1

Fuente: Figueroa (2015)

Se evidencia en el cuadro 5 grafico 5 que en su totalidad (100%) los
empleados afirman que s, es viable la instalacin de un sistema contable
automatizado lo que facilitar mejorar y agilizar el procedimiento contable
dentro del departamento de compra, lo que induce a la necesidad, de que,
en la organizacin se ponga en prctica polticas de atencin con materiales
tecnolgicos para el trabajo administrativo que involucre la capacitacin en
relacin a herramientas tecnolgicas.

50

CAPTULO V
LA PROPUESTA
En este Captulo se da a conocer factibilidad de este trabajo de
investigacin

como

es

la

presentacin,

justificacin,

objetivos,

fundamentacin, estructura, factibilidad y costo de la propuesta para el

diseo de un sistema automatizado de manejo de datos que permitir el
control del inventario en el departamento de compra de la Alcalda del
municipio El Socorro.
Presentacin de la Propuesta
DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE INVENTARIO UTILIZADO POR EL
DEPARTAMENTO DE COMPRA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO EL
SOCORRO.

Dentro de departamento de compras de la Alcalda del municipio El

Socorro se realizan dos tipos de inventarios ya que esta es una de
las operaciones o funciones que lleva a cabo la empresa mensualmente
para llevar un control de la mercanca en el almacn. Se aplica un
inventario manual y otro computarizado.

El inventario manual se realiza de la siguiente manera:

51

 Se imprimen hojas que contienen todos los datos de los productos que
se encuentran dentro del almacn de productos refrigerado y otros de
los no refrigerados.

Se entregan las hojas al personal que labora dentro del almacn que
es el responsable de realizar el conteo manual del fsico de los
productos.

Una vez culminado el conteo fsico de todos los productos se entregan

las hojas al personal encargado de vaciar la informacin en el sistema.

El inventario computarizado se realiza de la siguiente manera:

Se vacan los datos del inventario fsico en el sistema de inventario

que utiliza la empresa.

Se introducen todos los cdigos de los productos uno por uno en el

sistema de inventario.

Cuando se introducen los cdigos y se imprimen las hojas con la

existencia real de los productos se hace de acuerdo a la marca.

52

Al finalizar el vaciado con todos los datos de los productos en el

sistema se imprimen las hojas y se hace una comparacin con los datos
proporcionados del inventario fsico y los datos del sistema para verificar
su veracidad.

En el caso de presentarse alguna faltante de producto se procede a

hacer un reconteo fsico especficamente donde se presenta la falla y se
modifica en el sistema y se vuelven a imprimir las hojas para que sea
chequeado en la oficina principal y para su respectivo archivado.

FALLAS DEL SISTEMA DE INVENTARIO UTILIZADO POR EL

DEPARTAMENTO DE COMPRA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO EL
SOCORRO.

Las fallas que se encontraron en el sistema de inventario de la

empresa fueron las siguientes:

Introducen de forma errnea los cdigos de la mercanca.

Atraso en la actualizacin del sistema de inventario

Los datos del sistema de inventario casi nunca compagina los datos al
momento de hacer el inventario fsico y compararlo con el sistema.
53

 No se obtiene una informacin exacta del movimiento diario de la

mercanca lo cual conlleva a que no se realicen los despachos
a tiempo por no saber con exactitud que hay en el almacn.

Al momento de recibir un pedido de cualquier empresa no se hace el

ingreso de la mercanca al momento en el sistema sino no que se hace
varios das despus por no tener el personal calificado para realizar
este trabajo.
Cuando se daa alguna mercanca no se hace la salida del producto
del sistema y esto conlleva a que el producto se vea en existencia pero no
se encuentre en el almacn.

En el departamento de compra y almacn no se cuenta con un sistema

que les permita a ellos verificar la mercanca esta en existencia y que el
mismo arroje el la informacin sin tener que estar buscando dentro del
almacn a ver lo hay o no.

ESTRATEGIAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE

CONTROL DE INVENTARIO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA
DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO.

54

Las estrategias que se pueden usar para la optimizacin del sistema

de control de inventario del departamento de Compra dela Alcalda del
Municipio El Socorro son:

Al momento de que se reciba un despacho de cualquiera empresa se

debe registrar en el sistema de inventario toda la mercanca que se le
esta dando entrada al almacn y verificar que sea exactamente la
cantidad real de todos los productos.

El encargado o jefe de almacn debe tener un computador con el

sistema instalado y un asistente que tambin tenga un computador
con el mismo sistema que sea el quien se encargue de hacer el
trabajo del ingreso y egreso de la mercanca.

Dar cursos de adiestramiento al personal del almacn de cmo

realizar un inventario fsico.

El jefe de almacn teniendo el control del sistema conjuntamente con

su asistente podr darle informacin de la mercanca que se encuentra
en el almacn a los asesores de ventas o a sus superiores al momento
que ellos lo requieran.

55

 Realizar un control de inventario en donde el jefe de almacn en

compaa con el equipo de trabajo realizaran un inventario fsico
semanal esto con el fin de que al momento de hacer el inventario
mensual que va a ser pasado a la gerencia y sea el que se valla a ser
archivado no se encuentre ningn error o faltante y todos los datos
concuerden con el sistema de control de inventario.

Implementar un sistema mas actualizado y de mejor control de

los recursos que estn dentro del almacn y donde se pueda tener un
mejor conocimiento de las entradas, salidas y las existencias de
cualquier producto.

Este conjunto de estrategias que se presentan conllevaran a una

optimizacin del sistema de control de inventario y proporcionara a la
organizacin un mejor control de la mercanca que esta en el almacn, y a
al personal le permite simplificar el trabajo que realizan dentro de este
departamento

su

vez

tener

una

mejor eficiencia y

una

buena coordinacin a la hora de realizar el inventario, por otra parte con

esto se lograra reducir mas el consumo del tiempo utilizado y el esfuerzo
realizado para tener un mayor logro de la productividad de la empresa.

Justificacin
Los sistemas de informacin son la mejor herramienta a la hora de
procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados
seran menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una
herramienta confiable para el manejo y manipulacin de informacin.

56

El sistema propuesto en esta investigacin esta orientado a mejorar

el proceso de control de los materiales y por ende el inventario del mismo,
adems de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de
manera rpida, evitando as prdida de tiempo, informacin y materiales.
La iniciativa de incluir esta herramienta en el departamento de
compra que tomamos como ejemplo, responde a la carencia de control de
datos antes mencionados, sin embargo, el propsito del implementacin
de un sistema contable para el departamento de compras de la Alcalda
del Municipio El Socorro es el mayor y mejor control en el manejo de los
procesos de inventario, creando un ambiente cmodo para el los
empleados.
La comunicacin entre los empleados y el sistema propuesto ser
ms confiable y amigable para as facilitar el efectivo funcionamiento del
sistema de inventario.
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Propuesta de implementacin de un sistema contable para
fortalecer el control de inventario en el Departamento de compras de la
Alcalda del Municipio El Socorro Estado Gurico para el ao fiscal 2015.
Objetivos Especficos:
Diagnosticar el proceso actual para el control de inventario en el
departamento de compras de la Alcalda del Municipio El Socorro
Estado Gurico para el ao fiscal 2015.

57

 Identificar las fallas en el sistema de control de inventario de

mercanca en el departamento de compras de la Alcalda del municipio
El Socorro Estado Gurico para el ao fiscal 2015.
Proponer la implementacin de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario ene le departamento de compras de la Alcalda
del Municipio El Socorro.

Fundamentacin
Est fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas
informticos

que

vienen

orientndose

sobre

el

enfoque

de

la

sistematizacin progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo

diariamente, para obtener un flujo rpido de informaciones fiables, elevar
la cantidad y disminuir los costos operativos asociados otorgando
respuestas inmediatas a las necesidades del empleado. Para la adecuada
terminacin de requerimientos de sistema propuesto, adems de la
comunicacin de los entre cada unos de los integrantes del departamento
de compra directos del sistema de informacin y comunicacin realizada a
travs de la encuesta aplicada, fue necesario la observacin de como se
realiza actualmente.
Fue a travs de esta estrategia que pudimos establecer que,
adems de los fallos evidenciados en la etapa de investigacin preliminar,
dentro de departamento de compra se cuenta con los recursos necesarios
para realizar la implementacin del sistema contable de informacin
permitiendo as optimizar el proceso de inventario manejo de ordenes
entrada y salida de materiales, cuenta con todos los elementos para
realizacin y puesta en funcionamiento de la propuesta.
Es necesario hacer notar la automatizacin de un determinado
sistema contable el cual es utilizado como una herramienta factible, con

58

el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura en

cuanto al procesamiento de informacin y labor del personal.
Estructura
En el presente punto se mostrar el funcionamiento del modelo
propuesto: propuesta de implementacin de un sistema contable para
fortalecer el control de inventario en e l departamento de compras de la
Alcalda del Municipio El Socorro, el cual estar basado en la
manipulacin de objetos dispuestos en pantallas de trabajo que
bsicamente representa el programa. Se encuentra diseada para
manejar datos, la pantalla principal del programa tiene los links de entrada
al men del sistema, seguidamente presenta otra pantalla manejo de
registro la cual permite consulta, modificar y salir del sistema,
dependiendo del requerimiento del usuario existe la pantalla de guardar,
imprimir o eliminar y agregar, los cuales facilitaran el manejo al usuario.

Este

programa

esta

enlazado

con

una

base

de

dato

en Access 2003 cargada previamente por el encargado de instalar el

sistema, en esta base de datos existen varia tablas relacionadas de uno a
muchos.
Estudio de Factibilidad
Segn las categoras mencionadas en lneas anteriores humana,
econmica, material y tecnolgica, la distribucin de los recursos a
emplear en el desarrollo de prototipo se da de la siguiente forma:
Recursos Humanos.
Los miembros del Departamento de Compra de la Alcalda del
Municipio El Socorro.
Especialista en Sistema
Recursos Econmicos.
59

Departamento de Compra de la Alcalda del Municipio El Socorro

cuenta con los recursos econmicos necesarios para adquisicin de
equipos tecnolgicos (software y hardware) que satisfaga las necesidades
para la instalacin y ejecucin del sistema automatizado.
Recursos Tecnolgicos.
Para garantizar un rendimiento adecuado del sistema propuesto es
necesario que los equipos hardware donde se van a instalar y operar el
sistema cumplan con los siguientes requerimientos unidad central de
procesamiento (CPU) Pentium IV, se recomienda 3 gigabyte (GB)
de memoria

RAM,). Disco

duro de

160

operativo Windows Xp, monitor SVGA, teclado y mouse,

GB.

Sistema
desarrollo

y programacin Visual Basic 6.0 y la base de datos Microsoft Access

2000.

60

CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones

Mediante el mejoramiento del sistema de control de inventario de

mercanca en el departamento de Compra de la Alcalda del Municipio El
Socorro se obtuvieron las siguientes conclusiones:

Al momento del mejoramiento del sistema de inventario de mercanca

dentro del almacn se ahora ms tiempo al momento de realizar el
inventario fsico y se obtiene una mejor informacin en cuanto a la
existencia de mercanca.

Se permita hacer una simplificacin del trabajo tanto al personal

administrativo como tambin al personal que labora dentro del
departamento de compra percibir mejorar el manejo del sistema.

61

Los pedidos hechos por el departamento se harn a su debido tiempo

y el jefe de podr realizar el trabajo que se ha asignado manteniendo
el sistema de inventario actualizado conjuntamente con la mercanca
existente dentro del almacn.

Este mejoramiento del sistema de inventario le garantizara a la

organizacin una disminucin de las fallas que se presentan dentro del
departamento de compra y as llevar una eficiente y exitosa
administracin de los recursos existentes.

La obtencin de los resultados esperados por la gerencia sern de un

resultado positivo, tomando en cuenta que el buen manejo de los
inventarios depende en gran parte del destino de cualquier empresa u
organizacin por ms pequea que sea porque l no llevar una bueno
administracin de los mismo podra causar una prdida o cada muy
fuerte y muy difcil de reparar.

Recomendaciones
De las conclusiones presentadas anteriormente surgen las
siguientes recomendaciones:

Preparar al personal que se encargara de de llevar el sistema de

control de inventario con cursos relacionados con el mismo y dar
instructivos como gua y dar entrenamiento al personal que no tenga
experiencia en la realizacin de inventario fsico.
Al momento de la recepcin de la mercanca se deben descargar
todos los datos de mercanca que est entrando al almacn.
Realizar un conteo semanal de la mercanca en existencia y verificar si
las cantidades coinciden en el almacn y en el sistema de inventario.
62

 No recibir mercanca al momento o el da que se valla a realizar el

inventario.
Mantener el sistema de inventario actualizado al da con las entradas y
salidas de mercancas, para tomar las acciones con respecto a las
medidas correctivas propuestas para as poder reducir el nmero de
perdidas.
Utilizar un sistema de inventario mas optimo para que a la hora de
realizar el inventario arroje los resultados deseados por parte del
personal del departamento de compra y almacn y que la gerencia
quede satisfecha con el trabajo realizado en forma conjunta.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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Editorial: caracol
Contreras, H. (Caracas, 2007), Administracin de Produccin.
Editorial. Bandes

Hurtado, J (Caracas, 2010), Metodologa de la Investigacin.

63

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Balestrini

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1987) Procedimientos

Tcnicos

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la

Investigacin Documental.
Editorial: Panapo.

Batista P, Fernndez C. y Hernndez R, (Colombia, 1991) Metodologa

de la Investigacin.
Editorial; McGRAW-HILL.
Bentez Sn Chez, Vicente, Curso de Administracin y Control de
Inventarios
Editorial: Apartado Plaza las Amricas.

Bonnet, P. Ao 1992. Programacin Estructurada.

Editorial: Pretice
Burch (1988). El Desarrollo de un Sistema de Informacin Trabajo de
Grado del Caballero Mejia.

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Recepcin de Correspondencia Interna.

UNEFA. Ao 2011. Gua para la Elaboracin y Presentacin del

Trabajo Especial de Grado.

64

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Norma, 199 Preguntas

Sobre Marketing y Publicidad.

Ibarra, J (2004) Propuesta para el diseo de un sistema automatizado

que lleve el control efectivo en forma del proceso de inscripcin en
la escuela tcnica comercial Lus Razetti. Trabajo Especial de Grado
del Colegio Universitario de Administracin y Mercadeo

Cdigo de Comercio. (Gaceta N 475 Extraordinaria del 21 de diciembre

de 1955).

Paginas web:
www.google.com.ve
www.wikipedia.com

65

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
66

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFA
EXTENSIN EL SOCORRO

ANEXO I
COMUNICADO
Respetado Empleado:
El propsito del presente cuestionario es obtener informacin que
permita indagar aspectos concernientes al control de inventarios y el uso
de un sistema contable dentro del departamento de Compra de la Alcalda
del municipio El Socorro; se le agradece responder de manera objetiva y
sincera, pues de ello va a depender el xito de la investigacin.

Gracias
El Investigador

67

ANEXO II

GUION DE OBSERVACIONES

Preguntas

Si

Considera usted que el inventario fsico es

realizado adecuadamente?

Cree usted que el inventario fsico realizado tiene

un buen mecanismo de funcionamiento?

Existen hojas o formatos para la realizacin del

inventario fsico?

El jefe del departamento de compra tiene los

conocimientos necesarios de control de inventario y
almacenamiento?
La realizacin del inventario fsico se realiza
dentro del almacn?

El rea donde usted labora cuenta con un espacio

suficiente y acorde para el almacenamiento de la
mercanca?

68

No

CUESTIONARIO
PARTE I. Instrucciones:
Leer cuidadosamente cada una de las alternativas y formule su respuesta.
Marque con una equis (X) la respuesta que considere conveniente.
Consulte a las investigadoras si tiene alguna duda.
DATOS PERSONALES.
Nivel de Instruccin: __________________________________________
Tiempo de Servicio: __________________________________________
Lugar y Fecha: ______________________________________________
Preguntas

Si

No

Cree usted que los pasos que se toman para

realizar el inventario son los ms adecuados?
Considera usted que el sistema de
inventario muestra los resultados acordes con
el inventario fsico?

Piensa usted que los empleados del

departamento de compra estn actos para la
realizacin de inventarios fsicos?
Estima usted que la entrada de mercanca al
almacn antes de que se inicie el inventario
afecta al mismo?

Se siente usted acorde con el sistema de

inventario que se est empleando?

Fuente: Figueroa, (2015)

69

70