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GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

LIQUIDACIN DE PROYECTOS-PRC

Julio 2012

GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIN DE


PROYECTOS-PRC

Relacin de Abreviaturas
CMAN

: Comisin Multisectorial de Alto Nivel

CGVC

: Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria

MINJUS

: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

OE

: Organismo Ejecutor

PIR

: Programa Integral de Reparaciones

PIP

: Proyecto de Inversin Pblica

PRC

: Programa de Reparaciones Colectivas

SE-CMAN

: Secretara Ejecutiva de la Comisin Multisectorial de Alto Nivel

SUNAT

: Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

INTRODUCCIN
La administracin de los recursos de cada uno de los programas y proyectos debe hacerse en
forma eficiente, efectiva y oportuna, cumpliendo con los requerimientos de orden tcnico y legal,
que permita que la ejecucin de los mismos demuestre transparencia en todo el proceso desde su
inicio hasta su liquidacin final, de forma tal que los recursos otorgados por la CMAN sean
utilizados acorde a los objetivos para los cuales fueron destinados y conlleven a un beneficio real
de las comunidades campesinas, nativas y otros centros poblados afectados por violencia poltica
registrada en el Per en el periodo de Mayo de 1980 a noviembre del 2000.
El buen manejo econmico de los proyectos, facilitar que stos sean liquidados con toda la
documentacin de soporte que respalda cada una de las fases, optimizando los recursos que se
han otorgado y facilitando la labor de control de la Secretaria Ejecutiva de la CMAN.
La presente gua ha sido elaborada con el propsito de apoyar a los organismos ejecutores
(municipalidades provinciales, distritales, gobiernos regionales) en la liquidacin de proyectos del
PRC, cuyo financiamiento es efectuado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos hasta
por un monto mximo de cien mil nuevos soles (S/. 100,000.00)
Debe entenderse que si el costo del PIP excede el monto indicado en el prrafo anterior, ste ser
asumido por el Organismo Ejecutor.

DEFINICIONES:

Para efectos de la ejecucin de procedimientos de la presente gua se hace necesario definir


algunas consideraciones bsicas que son:

1.1 EXPEDIENTE TCNICO


Es el documento debidamente aprobado que contiene los parmetros segn Gua para la
elaboracin de perfiles de proyectos y expedientes tcnicos de la Secretara Ejecutiva de
la Comisin Multisectorial de Alto Nivel -CMAN actualizada a Julio 2012.

1.2.

CUADERNO DE OBRA

Documento de trabajo que debe ser legalizado y foliado en todas sus pginas, que servir para
registrar las programaciones, requerimiento de materiales y mano de obra, tareos y ocurrencias
diversas durante el periodo de ejecucin de la obra. El cuaderno de obra deber ser llenado por
el ingeniero residente y visado en cada supervisin por el ingeniero supervisor previa anotacin
de las deficiencias con recomendaciones de parte del supervisor. Puede contener detalles
grficos, croquis, referencias a especificaciones y planos. Su periodo de vida til termina con la
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liquidacin y entrega de obra. Este documento forma parte del acervo documentario de la CMAN.

1.3.

CUADERNO DE ALMACN

Deber ser foliado y sellado por el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria en cada una de
sus hojas y servir para registrar la entrada y salida de materiales del proyecto. Este
documento estar bajo responsabilidad del maestro de obra y peridicamente ser revisado
por el ingeniero residente y visado por el supervisor.

1.4.

CUADERNO DE PLANILLA

Este documento deber ser foliado y sellado por el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria
y servir para registrar el cumplimiento de la hoja de tareo. Tambin se utilizar para el pago de la
mano de obra (Operario, oficial y pen).

1.5.

COMITS DE GESTIN Y VIGILANCIA COMUNITARIA (CGVC)

Son los rganos conformados en las comunidades y/o centros poblados en asamblea general. Se
constituyen una vez que la comunidad y/o centro poblado ha elegido el proyecto que ser
financiado por el PRC y estar conformado por no menos de 5 miembros residentes en la
comunidad. Debe incluir como mnimo a dos vctimas de la violencia, a una mujer y tambin a un
miembro del Comit de Autodefensa en el caso que lo hubiera.
El Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria contar con un (a) Presidente (a), Vicepresidente
(a), Secretario (a), Vocal (a) y Fiscal. De existir una organizacin de afectados a nivel de la
comunidad, sta podr acreditar un representante adicional que tenga la condicin de vctima y
que resida en la comunidad.
El cargo de miembro del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria es ad-honorem.

1.6.

EJECUCIN POR ADMINISTRACIN DIRECTA

Esto se refiere al acto de ejecucin de obra empleando la infraestructura existente,


personal, equipo mecnico, herramientas, enseres de oficina que son de propiedad del
or gani smo ejecutor , guardando en todo instante la concordancia con las normas legales
vigentes.

1.7.

INFORME MENSUAL

Documento tcnico que reporta el nivel de ejecucin y el estado situacional del proyecto
que ser presentado mensualmente al supervisor y es elaborado por el Ingeniero Residente.

1.8.

INGENIERO RESIDENTE DE OBRA

EL INGENIERO RESIDENTE es un Ingeniero colegiado y especializado, responsable de la


4

direccin de la obra durante su ejecucin, reside en las cercanas de la misma.

1.9.

SUPERVISOR

EL SUPERVISOR es un ingeniero colegiado que ser contratado por el OE, y se encargar de


verificar que la ejecucin del proyecto se ajuste a las especificaciones del expediente tcnico, en
cuanto a la calidad como a su oportunidad. El OE est obligado a presentar el nombre del
supervisor contratado ante la SE-CMAN la cual ratificar la designacin de este de no existir
observaciones por parte del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.

1.10. ACTA DE RECEPCIN DE OBRA


Documento pblico elaborado por los integrantes de la Comisin de Entrega/Recepcin que ser
suscrito despus de la conformidad de la liquidacin.

1.11. COMISIN DE LIQUIDACIN


Es una organizacin autnoma reconocida por resolucin de Alcalda cuya funcin es elaborar y
presentar la liquidacin del Proyecto con el apoyo del Ingeniero Residente o un
especialista liquidador. Tendr la siguiente estructura:
Presidente:
Miembro 1:
Miembro 2:

Ser ocupado por el Gerente de proyectos del OE


Estar a cargo el jefe de Adquisiciones y abastecimiento del OE.
Estar a cargo el Presidente del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.

En esta comisin deber participar al menos una mujer.

1.12. COMISIN DE ENTREGA/RECEPCIN


Es una organizacin reconocida por Resolucin de Alcalda. Tendr la funcin de coordinar las
acciones para la entrega del proyecto ejecutado al rea usuaria, quien se encargar del
mantenimiento del proyecto.
Tendr la siguiente estructura:
Presidente:
Miembro 1:

Ser ocupado por un regidor del Organismo Ejecutor.


Ocupado por el Presidente de la Comunidad campesina, nativa o centro poblado

Miembro 2:

Ocupado por un representante de la Asociacin de Vctimas de la violencia o


un representante de alguna organizacin social comunal, en caso no existiera
el primero.
Ocupado por un miembro del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.

Miembro 3:

En esta comisin deber participar al menos una mujer.

1.13. ACTO PROTOCOLAR


5

Es el evento de participacin comunal en el cual participan las autoridades y los


representantes de la CMAN, consiste en difundir el proceso cronolgico desarrollado por el
proyecto y sobre la importancia del acto reparador al dao causado por la violencia poltica.

1.14. ORGANISMO EJECUTOR (OE)


Son las entidades pblicas con capacidad de ejecutar proyectos con recursos pblicos.
Preferentemente son las municipalidades distritales, en cuyo mbito se encuentra la comunidad y/o
centro poblado beneficiario del PRC. Pueden ser tambin las municipalidades provinciales o los
gobiernos regionales.

1.15. VALORIZACIN
Es la cuantificacin econmica de un avance fsico en la ejecucin de la obra realizada por el
ingeniero residente y revisada por el ingeniero supervisor en un perodo determinado.

1.16. PRESUPUESTO ANALTICO


Documento mediante el cual se considera el presupuesto para los servicios especficos del
proyecto, en funcin del Clasificador del Gasto Pblico aprobado para el ao fiscal vigente.

1.17. REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO DE BIENES Y


SERVICIOS
Documento correspondiente al proceso tcnico del Sistema de Abastecimiento mediante el cual
se registra, analiza y evala la informacin de las compras de bienes o servicios que sirve de
sustento al informe de avance financiero.
1.18. FACTURAS
Se utiliza cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que
tengan derecho al crdito fiscal o cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar
gasto o costo para efecto tributario.

1.19. BOLETA DE VENTA

Sustenta la adquisicin de bienes (materiales, herramientas y equipamiento, as como alquiler de


equipo, maquinaria y herramientas) o prestacin de servicios (flete, pruebas de ensayo) de una
persona jurdica o persona natural.
En los casos de equipamiento (mobiliario) y alquiler debe adjuntarse el respectivo contrato.
1.20. RECIBO POR HONORARIOS
Sustenta la prestacin de servicios por parte de una persona natural, profesional tcnico. (Por
ejemplo Ingeniero Residente, Ingeniero Supervisor de Proyectos, Maestro de Obra, servicios de
topografa, carpintero, gasfitero, electricista, entre otros.)
Los recibos por Honorarios del Residente y Supervisor de proyectos, debe incluir la informacin
conforme lo establece el Contrato de Locacin de Servicios:
Debe emitirse por todo costo, por tanto, no debe indicar en forma desagregada conceptos como
viticos pues estn incluidos.

1.21.

RECIBOS POR EL ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES


PROPORCIONADOS POR LA SUNAT

Sustenta el alquiler de maquinaria, equipo y herramientas, para el caso de personas no habituales.

II

OBLIGACIONES DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

2.1

OBLIGACIONES DEL ORGANISMO EJECUTOR:

El Organismo Ejecutor mediante Resolucin, designar LA COMISION que se encargar de la


Liquidacin Tcnica y Financiera, en concordancia con la Resolucin de Contralora N 19588-CG del 18.07.88.
Coordinar permanentemente con la Comisin de Liquidacin y la Comisin de Entrega
y
Recepcin.
El OE a travs del rea Encargada de la Obra, entregar a LA COMISION de liquidacin la
documentacin necesaria, que consta de:
9 Copia de Expediente Tcnico aprobado
9 Copia de convenio de transferencia financiera.
9 Expediente tcnico final conforme fue ejecutado.
9 Copia de Contratos de residente y supervisor
Informe de gastos y entrega de documentos (copia legalizada o fedateada)
7

presentado por el Tesorero.

2.2

OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR


EL SUPERVISOR es el profesional encargado de ejercer el control tcnico durante
ejecucin del proyecto. Entre sus obligaciones se encuentra el efectuar la evaluacin del
la
Informe mensual y final elaborado por el Residente.
Es el encargado de asesorar a la Comisin de Recepcin y hacer seguimiento a l
Comisin de Liquidacin hasta la entrega del proyecto.
Comunicar al OE la culminacin del proyecto para la designacin de la Comisin de
Entrega/ Recepcin y liquidacin.

2.3

El supervisor emitir mensualmente y a solicitud de la SE-CMAN, informes sobre el


estado de la obra, avance fsico y financiero y copia de sta debe ser alcanzada tanto a la
SE-CMAN como al Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.

OBLIGACIONES DEL RESIDENTE


Presentar el Informe Final Tcnico Financiero de la obra.
Participar en la elaboracin de la liquidacin del proyecto.

III
3.1
9

OBLIGACIONES DURANTE EL PROCESO DE LIQUIDACIN DEL


PROYECTO
OBLIGACIONES DE LA COMISIN DE ENTREGA Y RECPCIN
LA COMISION es responsable de dar la conformidad a los trabajos ejecutados para lo
cual tendr presente lo siguiente:
De existir observaciones de tipo documentario tcnico administrativo
financiero, stas sern levantadas por el Residente en el plazo de 15 das
calendario.
De existir algunas partidas contempladas en el Expediente Tcnico y que, por
motivos ajenos al residente no se hubieran ejecutado, aquel deber informar a
LA COMISION.
Cuando no se ha levantado la Observacin Tcnica, esta se reiterar
hasta que sea subsanada en un 100%.
Cuando corresponda a la Observacin Financiera, se determinar el valor de la
documentacin (evidencias) observada, luego se restar del total de
la Rendicin de Cuenta con documento sustentado y se proceder a la
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liquidacin.

El Valor de la Documentacin observada se le imputar al Residente de Obra y en


el plazo ms corto se informar al Organismo Ejecutor a fin de efectuar las
correcciones y tomar las acciones y medidas pertinentes.

El OE notificar al Ingeniero Residente para que en un plazo de 10 das


calendario levanten las observaciones y/o adopten los correctivos del caso.

Subsanadas las observaciones, el INGENIERO RESIDENTE comunicar al


SUPERVISOR sobre la culminacin del proyecto, quien a su vez elevar
el Informe a LA COMISION DE LIQUIDACIN dando su conformidad.

Culminada la verificacin, se levantar el Acta de Entrega de Recepcin del


proyecto, cuyo contenido se puede observar en el Anexo B.

3.2

LA COMISION no es responsable por los vicios ocultos que hubiera en la


ejecucin de la Obra.

OBLIGACIONES DE LA COMISIN DE LA LIQUIDACIN


Esta Comisin tiene la obligacin de efectuar la Liquidacin Tcnica-financiera, teniendo
como base los informes mensuales presentado por el Residente, es la encargada de
comprobar la calidad del proyecto.
Las funciones de los miembros de la comisin son personales e intransferibles.

LA COMISION tendr un plazo no mayor de 20 das calendario para presentar la pre


Liquidacin Tcnica y Financiera del proyecto a partir de la fecha de su reconocimiento.

LA COMISION elaborar EL INFORME DE LIQUIDACION DE OBRA, su contenido, sin ser


limitativo, ser el siguiente:
Resumen Ejecutivo conteniendo lo siguiente:
- Nombre del proyecto
- Componente
- Meta
- Avance fsico segn valorizaciones
- Avance financiero presupuestal
- Adicionales
:
- Hechos importantes :
1.
2.
3.
4.
5.
- Conclusiones y Recomendaciones
a.
b.
c.
9

d.
e.
Informe de Liquidacin Tcnica y Financiera.
Cuadros sustentatorios.
Esta informacin deber ser digitalizada y enviada a las oficinas regionales de la CMAN,
para ser revisada por el especialista tcnico, si hubiera observaciones a la informacin
presentada, stas debern ser subsanadas en el plazo de 10 das calendario.
9

Con la aprobacin de la SE-CMAN, la COMISION elaborar cuatro (04) ejemplares de la


Liquidacin Tcnica - Financiera de la Obra (1 original y 3 copias), que sern distribuidos de
la siguiente manera:
01 original para SE CMAN
01 copia para Unidad Ejecutora.
01 copia para Oficina de Auditoria Interna de la Unidad Ejecutora
01 copia para el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria

LA COMISION es responsable de presentar oportunamente los documentos requeridos


para la aprobacin del proyecto.

De existir observaciones en la presentacin de la Liquidacin Tcnica-Financiera, es


responsabilidad del Organismo Ejecutor el realizar las acciones que correspondan contra
los rindentes, en coordinacin con la Administracin del OE y alcanzar al rgano de Control
Institucional la informacin respectiva para la prosecucin del trmite.

IV

APROBACIN DE LA LIQUIDACION DE OBRA

La Liquidacin de Obra ejecutada por la modalidad de Ejecucin por Administracin Directa ser
aprobada por el Organismo Ejecutor mediante Resolucin de Alcalda.

ESTRUCTURA DE LA LIQUIDACION DE OBRA

El contenido de la liquidacin del proyecto tendr la siguiente estructura:

1) CARATULA:
1.1 Nombre del Proyecto, tal como aparece en el Expediente Tcnico y en el convenio de
transferencia financiera.
1.2 Nombre del Organismo Ejecutor.
1.3 Nombre del Ingeniero Residente de Obra.
10

1.4 Nombre del Supervisor.


1.5 Nombre de los miembros del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.
1.6 Ubicacin geogrfica de la obra
1.7 Fecha de Liquidacin.

2) NDICE
El contenido de la documentacin ser ordenado y numerado.

3) ANTECEDENTES
La Comisin de Liquidacin aprueba la liquidacin del proyecto en concordancia con el numeral
11 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG.
Los antecedentes incluyen los siguientes documentos:
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Firma del convenio de transferencia, fecha y presupuesto del proyecto.


Nmero de Contrato del Ingeniero residente.
Nmero de Contrato del Supervisor.
Fecha de apertura del cuaderno de obra.
Fecha de culminacin de los trabajos.

4) DESCRIPCIN DEL PROCESO DE LIQUIDACIN


4.1

LIQUIDACIN TCNICA DEL PROYECTO.

Para los efectos del proceso de liquidacin tcnica se deber completar la informacin segn el
esquema siguiente:

LIQUIDACIN TCNICA DEL PROYECTO


Que contendr como mnimo:
1. DATOS GENERALES
1.1

Del Proyecto

1.1.1

Nombre del proyecto

1.1.2

Ubicacin

1.1.3

Unidad Ejecutora

1.1.4

Modalidad de Ejecucin

1.1.5

Ingeniero Residente de Obra

1.1.6

Supervisor o Inspector

1.1.7

Maestro de obra
11

1.1.8

Presupuesto Aprobado

1.1.9

Costo Final de Obra

1.1.10

Plazo de Ejecucin Inicial Aprobado

1.1.11

Fecha de Inicio

1.1.12

Fecha de Culminacin Programada

1.1.13

Fecha de Culminacin Real

1.1.14

Poblacin beneficiaria

1.2

Caractersticas Principales de la Obra

1.2.1.

Meta Ejecutada

1.2.2.

Aspecto Social.

a.

Impacto social del proyecto

b.

Operatividad de la obra

c.

Capacitacin realizada

1.2.3.

Aspecto Tcnico

a.

Descripcin de la obra ejecutada.

b.

Del cronograma de obra

c.

Pruebas de calidad de obra

d.

De la mano de obra utilizada

1.2.4.

Aspectos Administrativos

1.2.5.

Aspectos Ambientales

1.3

Conclusiones y Recomendaciones
9 Determinacin del monto final del proyecto.
9 Conciliar si el monto final del proyecto concuerda con lo presupuestado (precisar
variaciones).
9 Determinar las caractersticas tcnicas del proyecto concluido.

2.

MEMORIA DESCRIPTIVA VALORIZADA

2.1.

Antecedentes
9 Resolucin Ministerial, Decretos Supremo y Convenio de Transferencia Financiera.

2.2.

Principales Sucesos en Obra

2.3.

Descripcin valorizada de la Ejecucin fsica.


* Los parmetros est en concordancia con lo dispuesto en la Resolucin de Contralora N
195-88-CG.

3.

LIQUIDACIN TECNICA DEL PROYECTO.


12

3.1.

Calendario de Avance de Obra Valorizada

3.2.

Clculo de Atraso en ejecucin de Obra (En caso que existiera)

3.3.

Metrados Finales

3.4.

Valorizacin de Adicionales

3.5.

Valorizacin Final

3.6.

Comparacin de Costos Respecto al Presupuesto Total Programado

3.7.

Relacin de Materiales comprados por la obra

3.8.

Conciliacin de Materiales

3.9.

Hoja de Tareo

4.2

LIQUIDACIN FINANCIERA

Para los efectos del proceso de liquidacin financiera se deber completar la informacin segn
el esquema siguiente:

LIQUIDACIN FINANCIERA DEL PROYECTO


I.

ASPECTOS GENERALES
1.1

Financiamiento del proyecto

1.2

Cofinanciamiento de la Municipalidad

1.3

Monto acumulado desembolsado

1.4

Monto ejecutado

1.5

Saldo disponible

1.6

Presupuesto Analtico de Inicio

1.7

Informe de gastos por rubros totalizados

1.8

Informe de gasto efectuado

1.9 Cuadro de resmen de pago a personal


II.

ANTECEDENTES

2.1

Fuente de Financiamiento:

2.2

Cta. Cte. Bancaria:

III.

COMPROBANTES DE PAGO

Relacin pormenorizada y sustentada de los gastos efectuados durante la ejecucin del proyecto
que comprende desde el inicio de obra hasta la culminacin del proyecto, el cual se encuentra
plasmado en los comprobantes de pago siguientes:
13

3.1 Facturas
3.2 Boletas de Venta
3.3 Recibo por Honorarios
3.4 Tickets o cintas emitidas por mquinas registradoras
3.5 Otros comprobantes de pago que sustenten el gasto realizado en la realizacin del proyecto.
IV CONCLUSIONES
5.1 Determinacin del monto final de la Obra.
5.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).
5.3 Determinar las caractersticas tcnicas de la obra concluida.
5.4 Otros que considere relevantes.
V ANEXOS
ANEXO A:
ANEXO B:
ANEXO C:
ANEXO D:
ANEXO E:
ANEXO F:
ANEXO G:
ANEXO H:
ANEXO I:
ANEXO J:
ANEXO K:
ANEXO L:
ANEXO LL:
ANEXO M:
ANEXO N:
ANEXO O:

MODELO DE ACTA DE INICIO DE OBRA


MODELO DE ACTA DE ENTREGA/RECEPCIN
MODELO DE ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO.
MODELO DE ACTA VALORIZADA DE LA ENTREGA DE MATERIALES
SOBRANTES ADQUIRUIDOS CON FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA
COPIA DE CONTRATOS DEL PERSONAL TCNICO (RESIDENTE Y
SUPERVISOR. VER GUIA DE ELABORACIN EXPEDIENTE TCNICO Y
GUA PRCTICA DE SUPERVISIN)
MODELO DE ACTA DE ENTREGA DE TERRENO
COPIA DE INFORME DE EVALUACIN DE COMPATIBILIDAD DE
EXPEDIENTE TCNICO.
CERTIFICADOS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS MATERIALES UTILIZADOS
O REGISTROS GENEALGICOS, CERTIFICADOS SANITARIOS
(VACUNACIONES Y PRUEBAS DIAGNSTICAS)
CUADERNO DE OBRA FIRMADO POR EL RESIDENTE, Y VISADO POR EL
SUPERVISOR Y COMIT DE GESTIN Y VIGILANCA COMUNITARIA.
COPIAS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES
COPIA DE HOJAS DE PAGO O PLANILLAS DE OBREROS.
CUADRO RESUMEN DE ALMACN
FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y REGISTRO AUXILIAR BANCO
MENSUAL, REFLEJNDOSE EL SALDO DEL MOVIMIENTO.
RESUMEN CONSOLIDADO DEL MOVIMIENTO BANCARIO AL CIERRE
DEL PROYECTO.
COPIA DE COMPROBANTES DE PAGO, FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y
RECIBO DE HONORARIOS PROFESIONALES.
PANEL FOTOGRFICO.

ANEXO A

ACTA DE INICIO DE OBRA

En la localidad de , distrito de ., provincia de


, Departamento de .., siendo las horas del da
de..del 2009; se reunieron en el terreno otorgado por la Comunidad para la ejecucin del
Proyecto .. , los pobladores, autoridades y
14

miembros del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria de la localidad de .,


Sr. . coordinador regional de CMAN - ,
Sr.Supervisor., Sr.
Ing. Residente, convocados por el Sr. , Alcalde de
la
Municipalidad distrital de para participar en el Acto protocolar del
Inicio de Obra.
La reunin fue aperturada por el seor Alcalde quien dio lectura el convenio de
transferencia financiera, resaltando los objetivos, las metas, el monto financiado, fuentes de
financiamiento, el plazo de ejecucin del proyecto y el sistema de participacin comunal a
travs del Comit de Vigilancia Comunitaria en el control y seguimiento de las acciones de
ejecucin fsica y financiera.
Acto seguido, particip el Coordinador Regional de CMAN - Ayacucho, explicando los objetivos,
acciones y alcances del Programa de Reparaciones Colectivas en representacin de la
Secretara Ejecutiva de la CMAN y la voluntad reparadora del Gobierno Central en favor de los
pueblos afectados por la violencia poltica registrada en el Per en el perodo mayo 1980
noviembre 2000.
Seguidamente se procedi a la instalacin de la PRIMERA PIEDRA correspondiente.
Siendo las . horas del.. de..se dio por culminada el acto protocolar de inicio de
obra y en seal de conformidad firman los presentes.
____________________

_________________________

ALCALDE DISTRITAL

COORDINADOR DE CMANAYACUCHO

________________________________
COMIT DE GESTIN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA

__________________
PRESIDENTE DE LA
COMUNIDAD

_________________
ING. RESIDENTE

_________________
ING. SUPERVISOR

ASISTENTES:
NOMBRES APELLIDOS

DNI

FIRMA

15

ANEXO B

ACTA DE ENTREGA / RECEPCION DE OBRA

Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y Expediente
Tcnico)
Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................, se hicieron presente en el lugar de la
obra......................., ubicado en la Localidad de.Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de. el Ing. ..Jefe de rea
de Infraestructura, el Sr.
...,
Regidor
de
la
Municipalidad,
por
parte
de
la localidad
de....
el
Sr.
.Presidente de la Comunidad Campesina, Sr. .
Presidente del Comit de Gestin y Vigilancia, quienes a la vez son miembros reconocidos de
la Comisin de Recepcin, tambin estuvieron presente el Ing..,
Residente de obra, el Ing. ., supervisor para proceder a la entrega/recepcin
de la Obra: ......................................................................., que fue ejecutada por la
Municipalidad distrital debajo la Modalidad de Ejecucin por Administracin
Directa.
Luego de la revisin de la documentacin del Expediente Tcnico y la liquidacin de obra,
adems de constatar el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto, se procede de la
siguiente manera:
I. ANTECEDENTES
La ejecucin del proyecto ..............., estuvo bajo la responsabilidad
tcnica y administrativa del Ing. , en su condicin de Residente de Obra
contratado por la Unidad Ejecutora (Municipalidad distrital), la que se desarroll en estricto
cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas vigentes y que se encuentran detallados
en el Expediente Tcnico.
El presupuesto de ejecucin del proyecto fue de: S/.. que fue cubierto
con S/por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Programa de Reparaciones
Colectivas y cofinanciado por la Municipalidad distrital de .. por el monto de S/
.
La obra se inici elde..dey culmin eldede.con
Resolucin de Alcalda N ..de fecha ..se reconoci la Comisin de
Recepcin de la obra: conformada por las siguientes personas:
Sr..Presidente
Sr..Miembro1
Sr Miembro 2
Sr Miembro 3

de

la

Comisin

de

Recepcin

II. ESTADO ACTUAL DE LA OBRA


Concluido el recorrido del rea fsica de la obra, se ha verificado que la obra se ha concluido al
100%
III. METAS LOGRADAS
Las metas logradas fueron las siguientes: (sealar de manera puntual y con una caractersticas
16

resaltante; por Ejm: 01 reservorio de 10 m3, construido.)


IV. DOCUMENTACIN TECNICA
1. Liquidacin de obra aceptada.
2. Informe final aprobado por la Municipalidad mediante resolucin N....
3. Cuaderno de Obra
4. Otros, como cuaderno de almacn, planilla de pagos.
5. Acta de compromiso de Operacin y Mantenimiento.
6. Acta de sobrantes
V. RESPONSABLES DE LA OBRA
El personal tcnico contratado por la Municipalidad distrital de...para la
ejecucin del proyecto fue el siguiente:
INGENIERO RESIDENTE DE OBRA: ..
SUPERVISOR:
VI. EQUIPO MECANICO.
Para la ejecucin del proyecto se cont con maquinarias de propiedad de la Municipalidad
distrital de que son las siguientes: ..
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Siendo las...... horas del da y terminada la verificacin de la obra in situ y no habiendo
encontrado observaciones, salvo vicios ocultos, LA COMISION concluye en DECLARAR que es
procedente dar por RECEPCIONADA la obra, firmndose la presente Acta de Entrega
/Recepcin en seal de conformidad.

JEFE AREA INFRAESTRUCTURA

..

REGIDOR DE LA MUNICIPALIDAD

PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD
CAMPESINA

INGENIERO RESIDENTE DE OBRA

..
REPRES. ASOC. VCTIMAS/
ORGANIZ. SOCIAL COMUNAL

.
ING. SUPERVISOR DE LA OBRA

.
MIEMBRO DEL COMIT GESTIN Y
VIGIL. COMUNITARIA

17

ANEXO C

ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO

El Comit de Operacin y Mantenimiento elegido mediante asamblea:


Fecha.
Regin
Provincia...............
Distrito
Comunidad..
Asume la responsabilidad de mantener operativa y en correcto mantenimiento el proyecto
ejecutado:..
. ..............................
..
La obra en mencin es financiado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
Comisin Multisectorial de Alto Nivel (CMAN) a travs del Programa de Reparaciones
Colectivas (PRC) y ejecutada mediante convenio por la Municipalidad distrital/provincial)
.
..de..
En seal de aceptacin, los miembros del Comit de Operacin y Mantenimiento firman a
los.das del mes de..de.

Presidente

Secretario de Actas

Comit de Operacin y Mantenimiento

Comit de Operacin y Mantenimiento

Tesorero

Fiscal

Comit de Operacin y Mantenimiento

ANEXO D

Comit de Operacin y Mantenimiento

ACTA VALORIZADA DE LA ENTREGA DE MATERIALES


18

SOBRANTES ADQUIRIDOS CON FINANCIAMIENTO DEL PRC


Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y Expediente
Tcnico)
Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................., se hicieron presente en el lugar de la
obra......................., ubicado en la Localidad de.Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de. el Ing. ..Jefe de rea
de Infraestructura, por parte de la localidad de...... el Sr.
Presidente de
la Comunidad campesina, Sr. . Presidente del Comit de Gestin y
Vigilancia Comunitaria, donde adems estuvieron presentes el Ing. .,
Residente de obra, el Ing. ., supervisor para proceder a la entrega de
materiales sobrantes del proyecto: ..................................................................., que fue ejecutada
por la Municipalidad Distrital debajo la Modalidad de Ejecucin por
Administracin Directa.
Luego de la constatacin de los materiales y herramientas sobrantes se hace entrega de
los siguientes bienes:
N

MATERIALES O HERRAMIENTAS
MATERIALES

UNIDAD

COSTO
CANTIDAD UNITARIO

COSTO
PARCIAL

1
2
3
4
5
n
HERRAMIENTAS
1
2
3
4
n
MONTO TOTAL VALORIZADO

Lugar y fecha:
---------------------------------------------------_______________......................................................

JEFE REA INFRAESTRUCTURA


ORGANISMO EJECUTOR

PRESIDENTE
COMUNIDAD CAMPESINA

PRESIDENTE
COMIT GESTIN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA

..
SECRETARIO
COMIT GESTIN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA

.
ING. RESIDENTE

..
ING. SUPERVISOR
19

ANEXO F ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO


REFERENCIAS GENERALES
Convenio N
:
Proyecto
:
Ubicacin
:
Presupuesto
:
Plazo de ejecucin
:
Siendo las .horas, del da de.del ao 200.., se constituyeron en el terreno
ubicado en la (el) Comunidad / Anexo / Casero de . , del Distrito de
, de la Provincia de , del Departamento de
, los beneficiarios de la localidad , representantes de la Municipalidad,
representantes del CMAN, en representacin de la Municipalidad el Ing.
Seor
. y como responsable de la ejecucin el Ing. Residente de Obra, seor
.., el Ing. Supervisor de Obra, Seor . con el objeto de
cumplir con el Acto de Entrega del Terreno donde se ejecutara la obra.
Despus de la inspeccin ocular de la zona de trabajo, se verific que el terreno es compatible
con los alcances del Expediente Tcnico, que corresponde a los datos sealados en el plano de
ubicacin y en los dems planos del Expediente Tcnico, que tiene las dimensiones requeridas
para la ejecucin del proyecto y que se encuentran disponibles y libres de reclamos por parte de
terceros.
Al trmino de la diligencia se dio por entregado el terreno.
En fe de lo cual, se firma la presente.
Representante organismo que entrega el terreno

Responsable de la ejecucin

Nombre:
Cargo:
DNI:
Colegiatura

Nombre:
Cargo:
DNI:
Colegiatura

Representante de la Municipalidad

Representante del CMAN

Nombre:
Cargo:
DNI:

Nombre:
Cargo:
DNI:

Representantes de la localidad
Nombre:
Cargo:
DNI:

ANEXO G COPIA DE INFORME DE EVALUACIN DE


20

COMPATIBILIDAD DE EXPEDIENTE TCNICO

1. COMPATIBILIDAD TCNICA:

Aspectos Tcnicos
Sustentar la importancia del proyecto y las condiciones (dependiendo del tipo de
proyecto) que hacen posible su realizacin.

2. COMPATIBILIDAD DE COSTOS Y PRESUPUESTO

Indicar la relacin que existe entre los costos a precios de mercado y el monto
presupuestado que figura en el expediente del proyecto dada la fecha de aprobacin
del expediente.

3. COMPATIBILIDAD SOCIAL

Indicar el beneficio que tendr en la poblacin el proyecto a realizar.

4. COMPATIBILIDAD AMBIENTAL

El impacto que tendr en el medio ambiente el proyecto a ejecutar.

5. COMPATIBILIDAD ECONMICA Y FINANCIERA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

21

ANEXO

CUADRO RESUMEN DE ALMACEN

PROYECTO:

INGRESO DE MATERIALES E INSUMOS


SALIDA DE MATERIALES E INSUMOS
MATERIALES O
UNIDAD CANTIDAD FECHA MATERIALES O
UNIDAD
CANTIDAD FECHA
HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS

22

OBSERV.

ANEXO LL
FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y
REGISTRO AUXILIAR DE BANCO MENSUAL
-

COPIA FIEL DEL LIBRO DE CAJA

COPIA DEL AUXILIAR ESTNDAR DE BANCOS

MOVIMIENTO DE BANCOS (CONSOLIDADO), DEBE SER PREPARADO POR LOS


RINDENTES.

23

FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PROYECTOS PRC
Inicio

SUPERVISOR
Anotar en el Cuaderno de Obra y
comunicar a La Entidad, 30 das
antes de finalizar los trabajos, para
que designe la Comisin de
Recepcin y Liquidacin de Obra.
ENTIDAD
Designa Comisin de Recepcin y
Liquidacin de Obra.

EL PROYECTO
Al trmino de la obra preparar el
informe Final consistente en:
Documentacin Tcnica,,
Documentacin Contable Financiera
y lo entrega a La Entidad

COMISIN DE RECPCIN Y
LIQUIDACIN DE OBRA
Ejercer como Asesor de la Comisin de Recepcin

Se constituye in situ para Recepcin


de Obra y luego elabora Liquidacin

30 das para constituirse en


obra para efectuar recepcin

Recepcin con Observaciones?

ACTA DE VERIFICACIN FISICA DE


OBRA

Si

EL PROYECTO tiene 15 das para


levantar las observaciones al trmino
del cual se vuelve a constituir en
obra la Comisin de Recepcin
No

LIQUIDACIN DE OBRA TECNICO


CONTABLE
ACTA DE RECEPCIN DE OBRA IN
SITU

En plazo no mayor a 30 das de


recepcionada la obra. La Comisin
efectuar la Liquidacin Tcnico Financiero

24

Fin

PROCEDIMIENTOS CUANDO NO EXISTE DOCUMENTACION


SUSTENTATORIA.
En los casos en que los alcaldes salientes, opten conjuntamente con algunos de sus
funcionarios de confianza de alejarse deliberadamente de la entidad, e inclusive
abandonen intempestivamente el cargo sin rendir cuenta de su gestin administrativa y
no entreguen el acervo documentario ni los bienes que le fueron asignados y entre la
documentacin que debieron entregar, se encuentre lo relacionado a los recursos
transferidos por el MINJUS para la ejecucin de proyectos-PRC, debe seguirse el
siguiente procedimiento:

a) De acuerdo al artculo 153 numeral 153.4 de la Ley N 27444, Ley del


Procedimiento Administrativo General, seala que si un expediente se extraviara,
la administracin tiene la obligacin, bajo responsabilidad de reconstruir el
mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se
aplicarn, en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el artculo 140 del
Cdigo Procesal Civil.

b) En la Resolucin de Superintendencia N 154-2008-SUNAT, artculo 2 se indica


lo siguiente:
El procedimiento de reconstruccin del expediente se iniciar con la Resolucin
emitida por el Jefe que declara el extravo, siniestro, robo o sustraccin del
expediente, segn corresponda, y ordena su reconstruccin.
Asimismo, la inobservancia a la Ley de Transferencia puede dar lugar a la determinacin
de responsabilidades administrativas y penales a sus infractores.
De acuerdo a lo indicado en las normas legales expuestas en los prrafos anteriores, los
responsables de la gestin actual, estn en la obligacin de reconstruir los expedientes
en un plazo determinado, para lo cual se contactarn con las personas que participaron
en la ejecucin del proyecto, esto es el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria, el
ingeniero residente de obra, el supervisor, la Comisin que conform la entrega y
recepcin de obra, proveedores (que figuran en el Sistema Integrado de Administracin
Financiera-SIAF) y toda persona que estuvo relacionada con el proyecto, a fin de que
proporcione
informacin que ayude a la reconstruccin de la informacin que fue
materia de desaparicin.
Una vez reconstruido, esta informacin se remitir a SE-CMAN de acuerdo a los
procedimientos establecidos en la presente Gua.

PASOS A SEGUIR PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES


25

1)

2)
3)

Debe contarse con el acta en el que figure el estado situacional de los registros y
documentos al momento de la transferencia de gestin, asimismo debe constar el
estado situacional de las obras en ejecucin, evaluando si el grado de avance
guarda relacin con su respectivo cronograma; comprobando adems si las
obras concluidas han sido debidamente recepcionadas.
Debe presentarse la denuncia policial a la instancia correspondiente, dejando
constancia de la situacin encontrada.
Proceder a la reconstruccin del expediente, solicitando apoyo al personal
administrativo de la gestin anterior que an continua laborando en la
municipalidad, a fin de contactar a las personas que participaron en la ejecucin
del proyecto llmese integrantes del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria,
de la Comisin de Entrega y Recepcin de Obra, el ingeniero residente, el
supervisor, etc.

Independientemente de las acciones que se realicen para la reconstruccin del


expediente, debe indicarse que el alcalde saliente que no entregue la informacin, se
hace acreedor a la determinacin de responsabilidades administrativas y penales a sus
y en funcin a ello, la aplicacin de las sanciones que correspondan conforme se
comenta a continuacin:
Responsabilidad administrativa por incumplimiento a la Ley de Transferencia y a la
normatividad contable
El Articulo 38 de la Ley N 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad,
tipifica como faltas graves administrativas entre otras: (i) la omisin de la presentacin de
las rendiciones de cuentas requerida por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica,
(ii) la ausencia de documentacin o no conservacin de la documentacin que sustente
las transacciones ejecutadas en las entidades del sector pblico, por tiempo no menor de
diez (10) aos, no entregar los libros contables y documentacin que sustenten las
operaciones realizadas en su gestin.
De no ser as e incurrieran en acciones orientadas a la dilacin, impedimento o
entorpecimiento del citado proceso, sern pasibles de las sanciones administrativas aun
cuando en el ao 2010 no mantuvieran vinculo laboral con la municipalidad, pues
conforme al Decreto Supremo N 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Bases de la
Carrera Administrativa, la condicin de cesantes, ex funcionarios y ex servidores, no les
exime de responsabilidades por su inconducta funcional incurrida durante la
transferencia ni de cualquiera otras responsabilidades habidas durante el ejercicio de sus
funciones.
Responsabilidad penal
El Cdigo Penal, aprobado por Decreto Legislativo N 635 en su Artculo N 377
establece que el funcionario pblico que, ilegalmente, omite, rehsa o retarda algn acto
de su cargo, ser reprimido con pena privativa de libertad no mayor de dos aos y con
treinta a sesenta das-multa. El incumplimiento a la Ley de Transferencia por el alcalde
en ejercicio y/o sus funcionarios, es motivo suficiente para que en uso de sus
atribuciones funcionales, el Fiscal competente promueva la correspondiente accin penal
por la presunta comisin del delito en referencia. Para tal efecto, habr de proveerse de
los medios probatorios necesarios que permitan evidenciar de manera contundente que
se cometieron las faltas que alteraron el normal desarrollo de la transferencia, siendo de
vital importancia el rol que en estas circunstancias le corresponda al rgano de Control
Institucional - OCI como observador del proceso.
26

Es importante sealar que el alcalde y los regidores electos podrn denunciar ante la
Fiscala sobre el incumplimiento a la Ley de Transferencia.

27