Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey

Campus Monterrey
Departamento de Ingeniera Industrial y de Sistemas

Ingeniera de Proyectos
Profesor:
Ing. Graciela Caffarel Rdz.

Tema
Especificacin de proyectos

Dime cmo empieza tu proyecto

y te dir cmo va a terminar N

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Importancia de la planificacin de un proyecto

Doing the right project
vs.
Doing the project right.

La planificacin de un proyecto demanda la mayor

atencin que cualquier otro aspecto de la
administracin de proyectos.
De hecho, es la mayor de las responsabilidades de
los administradores de proyectos.

Importancia de la planificacin de un proyecto

La planeacin son solo buenas intenciones, a

menos que genere inmediatamente trabajo duro
Peter Drucker
Readers Digest, March, 1998

Se pone poca atencin debido a:

Toma mucho tiempo
Se considera que es trabajo innecesario, vamos a trabajar
Los clientes no saben lo que quieren
Si lo realizamos, nos tenemos que hacer responsables
N Dime cmo inicia tu proyecto y te dir cmo va a terminar N

Iniciando el proyecto .

Una vez que ya tengo el proyecto,

Por dnde comienzo?

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Iniciando un proyecto .
Una buena forma de iniciar su proyecto es
determinar, entre otras cosas, un PLAN para el
mismo.
Este plan contiene, en trminos generales, lo
siguiente:
Qu se va a hacer.
Quin lo va a hacer.
Cmo se va a hacer.
Cundo se va a hacer.
Con Cunto se va a hacer.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Cmo nacen los proyectos?

Los proyectos pueden nacer de muchas fuentes:
Por anlisis de problemas.
Aspectos de mejora continua.
Programas de mantenimiento.
Necesidades del mercado.
Planeacin estratgica.
Etc.

Sin embargo, si los proyectos nacen por

Inspiracin divina, entonces se podra
encontrar en serios problemas.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Cmo nacen los proyectos?

Todos los proyectos deben nacer de una
necesidad especfica.
Cuando dicha necesidad es real, sta se
convierte en el mecanismo para justificar el
desarrollo de un proyecto.

Se sugiere que todos los proyectos deben nacer

de la planeacin estratgica de la empresa
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Caractersticas de los objetivos de un proyecto

S
Medible
Alcanzable
Realista
Tiempo limitado
e pecfico

Objetivo (s)
del Proyecto

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Ejemplos de objetivos de proyecto

P R O J E C T

The Space Race Project

Pienso que esta nacin debe comprometerse con
las metas, antes de que esta dcada termine,
seremos capaces de llevar a un hombre a la luna
y regresarlo a a salvo a la tierra.
John Fitzgerald Kennedy

El proyecto denominado Iniciativa de Defensa Estratgica o

Guerra de las Galaxias, fue una propuesta del Presidente
Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa
que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque
de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una
tercera guerra mundial en el futuro.
El proyecto ha tenido un costo de ms un trilln de dlares,
pero no se sabe si ya fue concluido. Muchos acadmicos han
cuestionado la validez de dicho escudo de defensa nuclear y
se han burlado ampliamente del proyecto.
10

Objetivos de proyectos
Reconstruir el horno para la fabricacin de
acero de la planta de SLP.
Obtener certificado de calidad de la norma
estndar ISO 9000.
Implementar una metodologa de
administracin de proyectos para el rea de
desarrollo de nuevos productos.
Redisear del proceso de aprendizaje.
Desarrollar un sistema de manufactura
automtica.
Establecer un portal de Internet inteligente.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

11

Alcance del proyecto

Otro elemento importante de la planificacin de un
proyecto es la definicin del Alcance del mismo.
El alcance del proyecto es importante porque
especifica:
Qu est incluido?
Qu NO est incluido?
Metas intermedias.
Productos finales.

Alcances claros, amistades largas

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

12

Diferencias en alcances?
Frases famosas:
No me aclaraste!
Yo crea!
Nadie me dijo
Cmo voy a adivinarlo
No soy mago
Por qu no me dijiste
Yo pens
Me supuse
____________
____________

Proveedor
(Empleado)

Cliente(Jefe)

Frases famosas:
Estaba implcito!
Debas suponerlo!
Para eso te pagamos
Tu eres el experto
Debes ir paso adelante
La culpa es del PM
Por eso fuiste al curso
Era obvio
Hello!!!!
____________
____________

13

Alcance de proyecto
Proyecto: Certificacin en la Norma ISO 9001 al
Centro de Sistemas Integrados de Manufactura (CSIM).
Qu est incluido?
reas de ventas y divisin de consultora.

Qu no est incluido?
reas de investigacin y desarrollo.

Metas intermedias
Reporte de auditoria preliminar.
Plan de trabajo para la certificacin
Manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos.

Producto Final:
Certificado de ISO 9001
Reporte de lecciones aprendidas.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

14

Especificacin de Proyecto
Documento que contiene la informacin mnima
necesaria para comprender las generalidades de
un proyecto.
Es considerado el acta de nacimiento de un proyecto
Tiene diversos nombres:
Cartula de proyecto,
Check list de proyecto,
Project charter, etc.

Especificacin del proyecto

1. Nombre del proyecto.
2. Cliente del proyecto.
3. Antecedentes del proyecto.
4. Necesidad (es) a cubrir.
5. Objetivo (s) del proyecto.
6. Beneficios.
7. Alcance del proyecto.
8. Metas intermedias.
9. Producto final a entregar.
10. Fecha de terminacin.
11. Recursos.
12. Presupuesto.
13. Patrocinador del proyecto (si aplica)
14. Lder del proyecto.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Cada empresa puede

definir los apartados
que le sean de
utilidad para una
mejor documentacin
de su proyecto
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ESPECIFICACIN DEL PROYECTO PARA CERTIFICACIN EN LA NORMA ISO 9001 EN EL

CENTRO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE MANUFACTURA DEL EL ITESM, CAMPUS
MONTERREY
(Se muestra parcialmente para propsitos ilustrativos del curso)

Antecedentes
Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha
determinado llevar a cabo un proyecto de documentacin en los procesos clave de los
centros de investigacin de acuerdo a la norma ISO serie 9000
Necesidades

Especificacin del
proyecto ISO 9000
en el CSIM

por lo tanto ser cada vez ms importante para los centros de investigacin del ITESM
contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendo
proveedor confiable de tecnologa de las empresas.
Objetivo General
Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesos
que se detallan en el alcance.
Cliente
El cliente de este proyecto ser el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige los
esfuerzos de calidad en el ITESM. El cliente beneficiario de la certificacin sern todas
aquellas compaas que reciben servicios de investigacin y extensin del campus.
Alcance
El certificado deber comprender los siguientes procesos:
- Proyectos de investigacin, desarrollo y consultora a las empresas.
- Diseo, desarrollo, imparticin, seguimiento y cierre de cursos y diplomados
ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especiales
para alguna compaa en particular.
No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyo
inters en el proyecto sea la investigacin cientfica, tales como CONACYT.
Resultados a entregar (milestones)
1.
2.
3.
4.
5.

Manual de calidad del CSIM

Procedimientos e instructivos derivados del manual de calidad
Reportes de auditora interna

Obtencin del certificado

Estrategias de implantacin

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

17

Tema
Estructura de la Divisin del Trabajo

La Administracin de Proyectos depende del tipo

de proyectos o productos a desarrollar.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

18

Estructura de la Divisin del Trabajo

Cmo se come un elefante?

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

19

Estructura de la Divisin del Trabajo

Herramienta que despliega todas las
partes que constituyen un proyecto en
forma de un diagrama de rbol.

Esta herramienta es conocida en ingls

como: Work Breakdown Structure
(WBS).

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

20

Estructura de la Divisin del Trabajo

La EDT representa diferentes niveles de
proyecto:
Proyectos,
Subproyectos,
Sistemas,
Etc.

Las ltimas unidades de la EDT son

asignadas para su ejecucin y se
conocen como paquetes de trabajo
(work packages).
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

21

Estructura de una EDT

Desarrollo del
Proceso

Proyecto
Partes,
Etapas,
Fases, etc.
Paquetes de
Trabajo

Lista de
Materiales

Experimentos en
Planta

Experimento
A

Desarrollo de
Prototipos

Niveles

Experimento
B

Cuntas partes, etapas o fases?

Cuntas actividades?
Cuntos niveles?
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

22

Cuantos niveles en la EDT?

DEPENDE (Tpicamente entre 2 y 8)
Cuando se genera: ms niveles.
Cuando se revisa: menos niveles.

Depende del tamao del proyecto.

Nivel de control que se desea ejercer, ya
sea en tiempo o costo.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

23

Cmo construir una EDT?

Esto va a depender de la forma en cmo
se desea administrar el proyecto.
Tpicamente se puede estructurar por:
Etapas o secuencia.
Productos.
Sistemas.
reas o disciplinas.
Situacin geogrfica.
Etc.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

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Caractersticas del EDT

Por Productos
Motor

Por Sistemas

Tablero

Carcaza

Software

Logstica

Equipo

Por etapas o secuencia de actividades

Planeacin

Experimentacin

Pruebas piloto

Por reas o disciplinas

Calidad

Produccin

Mantenimiento

Por rea geogrfica

Centro

Norte

Sur

Cada nivel debe estar CONSISTENTEMENTE ordenado

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

25

Caractersticas del EDT

Se deben incluir actividades administrativas y de soporte
necesarias para que el proyecto se desarrollo
PROYECTO

Etapa I

Administracin
del proyecto

Etapa II

Dibujos

Prototipos

Planeacin del
Proyecto

Listas

Pruebas Piloto

Compras

Instructivos

Calidad

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

26

Cdigos estructurados en la EDT

1
PROYECTO

1.1

1.2

1.3

Sub Proyecto A

Sub Proyecto B

Sub Proyecto C

1.2.1

1.2.2

Etapa 1

Etapa 2

1.2.3
Etapa 3

Cdigo
Estructurado

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

27

Pasos para
realizar una EDT
Lluvia de ideas.

Escribir de manera clara y con letra grande.

Una idea por tarjeta.
Verbo en infinitivo.
Frases cortas.
Piense en lo que se va a entregar y lo necesario.

Discriminacin.

Misma idea.
Actividades fuera del alcance del proyecto.
Actitud positiva y crtica constructiva.

Afinidad.

Criterio de afinidad.
Considerar la naturaleza de la tarea.
Si hay dudas, explicar porqu se debe agrupar.

Estructuracin.

Revisin

Arriba Abajo (alcance total).

Derecha Izquierda (consistencia).
Por un externo.

Ttulos cortos.
Diferentes colores.
Integrar grupos afines.
Agrupamiento consistente.
Elaborar EDT.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

28

Estrategias para la construccin de la EDT

La EDT se puede formar de
arriba hacia abajo. Por
ejemplo en un proyecto donde
los productos a entregar estn
claros.
Cmara de fotografa solar
Mecnico

Energa

La EDT tambin se integra de

abajo hacia arriba cuando se
desarrolla en grupo y no se
tiene mucha experiencia en el
tipo de proyectos que se estn
desarrollando.
Cmara de fotografa solar

Cubierta

Qu actividades debo hacer para

desarrollar el dispositivo mecnico?
Qu debo hacer para desarrollar la
fuente de energa solar?
Qu debo hacer para desarrollar una
cubierta de cmara fotogrfica?

Mecnico

Energa

Cubierta

Qu actividades se deben desarrollar?

Qu resultados?
Cmo ordenarlas?

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

29

Ventajas de las estrategias para construir la EDT

Proyecto
Fase 1

Fase 2

Proyecto
Fase 3

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Ahorra tiempo.

Creatividad.

Evita discusiones.

Participacin.

Favorece la experiencia.

Ms completo.

Favorece la Innovacin.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

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Estructura de la Divisin del Trabajo

Proyecto para la Certificacin ISO 9001 en el CSIM
CERTIFICACIN
ISO 9001
CSIM
1

Administracin
del
Proyecto
11

Auditora
de
Diagnstico
12

Capacitacin
13

Documentacin
del
Sistema
14

En ISO 9001
131

Auditores
Internos
132
Actividades
especficas
133

Responsabilidad
de la Direccin
141

Representante
de la
Direccin
1411

Manual de
Calidad
142

Proyectos y
consultora
143

15

Auditora
en
Blanco
16

Cursos y
Diplomados
144

Laboratorios
145

Auditora
de
Certificacin
17

Procedimientos
Comunes
146

Cursos
1441

Metrologa
1451

Acciones
Preventivas y
Correctivas
1461

Diplomados
1442

Manufactura
Electrnica
1452

Control de
Documentos
1462

Revisiones
Peridicas
1413

Materiales
Industriales
1453

Registros
de
Calidad
1463

Procedimientos
Administrativos
1414

Vectorizacin
de
Imgenres
1454

Auditoras
Internas
1464

Prototipos
Rpidos
1455

Capacitacin
1465

Poltica de
Calidad
1412

Negociacin
1431

Auditoras
Internas

Realizacin
1432

Maquinados
1456

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

31

Tema
Paquete de Trabajo
Este es tu paquete
de trabajo
Todo esto?

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

32

Paquete de Trabajo
Documento que describe toda la informacin
necesaria para que un equipo o rea de trabajo
comience la realizacin de las actividades de un
proyecto.
Cada paquete de trabajo contiene un volumen
suficiente de trabajo para que sea realizado por
una persona o departamento. Algunas sugerencias
son:
De 6 a 10 Das - Hombre
Ms de 4 horas y menos de 40 (IBM)
Del 5 al 10 % en costo (ALM)
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

33

Paquete de Trabajo
Representa el ltimo nivel
de la EDT.
1
1.1

1.2
1.2.1

1.2.2

1.3
1.2.3

Paquetes de Trabajo

Se recomienda que cada

paquete de trabajo tenga
como mnimo un producto
a entregar.

No deben ser muy

amplios porque quedaran
muy generales, pero
tampoco muy detallados
porque sera difcil de
controlarlos.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

34

Documentacin de un Paquete de Trabajo

Una vez los paquetes de trabajo
han sido definidos en la EDT, el
siguiente paso es documentarlos.
Se recomienda que cada equipo
encargado de llevar a cabo el
paquete de trabajo lo documente.
La estructura de documentacin
de un PT puede ser la siguiente:
Cada empresa definir los elementos que
considere importantes a documentar en el
paquete de trabajo.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

PAQUETE DE TRABAJO
Cdigo
Nombre
Descripcin
Responsable
Equipo de apoyo
Duracin
Fecha de inicio
Fecha de terminacin
Costo
Recursos requeridos
Actividades especficas
Metas intermedias
Persona que elabor
Persona que revis
Persona que autoriz
Fecha de elaboracin
Producto final
Etc.
35

PAQUETE DE TRABAJO
Cdigo en la EDT: 1441

Paquete de
Trabajo

Nombre ( Tomar como gua la EDT ):Cursos

Descripcin: Documentar el proceso para disear, programar, e impartir un curso
abierto o in company.
Listar los procesos a documentar ( Tomar como referencia la EDT) :
Diseo del Curso
Seleccin de instructores para curso
Diseo del curso
Planeacin del curso
Publicidad y Difusin de cursos
Propuesta para Curso in company
Inscripciones para cursos
Ejecucin del curso
Cierre del Curso
Responsable: Adn Lpez Miranda
Asistente ( s ):Alejandra Rivera
Duracin: ( Tomar como gua el Diagrama de Gantt del Proyecto )
3 meses
Da de Inicio: 4/Dic/98
Da de terminacin:1/Sep/99
Costo: ( Slo si se va a asignar especialmente para el proyecto)
Horas- Hombre: 0
Papelera: 0
Equipo Computacional :0
Cursos especiales ( por Ej . Si los laboratoristas lo necesitaran):
0
Equipos , instrumentos de medicin ( Para laboratorios ):0
Calibraci n ( Para laboratorios ):0
Actividades

Inicio

Elaborar procedimientos
Implantar procedimientos
Auditar los procedimientos

4/Dic/98
1/Mar/99
15/Feb/99
1/Abr/99
1/Mar/99 1/Sep/99

Elabor : Aracely Garc a

Fecha: 26/Oct/98
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Terminacin

Autoriz: Adn Lpez

36

Ventajas de la EDT
Permite la creatividad en la generacin de actividades.

Es la base para la programacin, costos, presupuesto,

asignacin de responsables, anlisis de riesgo y
documentacin adecuada del proyecto.
Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de
detalle.
Ayuda a definir el alcance del proyecto.

Permite el trabajo en equipo.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

38

Tema
Asignacin de responsabilidades
en los proyectos

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

39

Matriz de Responsabilidades
Es una herramienta que tiene como propsito:
mostrar las responsabilidades de cada uno
de los integrantes del proyecto.

Las principales caractersticas son:

Indica quin es responsable de una determinada actividad.
Se construye a partir de la EDT.
Muestra diferentes roles de los miembros del equipo.

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

40

Cmo funciona la matriz de responsabilidades?

1.1

Elaborar Lista
de Materiales

1.0

Desarrollar
Proceso

1.2

Realizar
Experimentos

1.2.2

1.2.1
Realizar
Experimento A
Actividades

Realizar
Experimento B
Javier Lpez

1.0 Desarrollar proceso

Construir
Equipo Piloto

1.3

R: Responsable
S: Supervisa
A: Apoya

Alberto Narvez

Carlos Ramos

1.1 Elaborar la lista de materiales

1.2 Realizar experimentos

R
S

1.2.1 Realizar experimento A

1.2.2 Realizar experimento B

1.3 Construir equipo piloto

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

R
41

Formas de manejar una MR

Actividades Funcin 1 Funcin 2 Funcin 3
1

Carlos

Roberto

Julio

Ricardo

Actividades

Carlos

Funcin 1

2
3
N

Paola
Roberto

Julio

Ricardo

Paola

Funcin 2
Funcin 1
Funcin 1 Funcin 3
42

Matriz de
Responsabilidades

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

43

Matriz de
Responsabilidades

44

Cundo usar la matriz de responsabilidades?

Cuando participa mucha gente
(ms de 5 personas).
Cuando los proyectos son
interdepartamentales.
Cuando se tienen proyectos
con alcances externos.
Cuando la gente se sordea.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

45