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Guatemala,27demayode2013
Profesor
MartnSaquicPoroj
AlcaldeMunicipal
MunicipalidaddeSanAndrsXecl,delDepartamentodeTotonicapn
Sudespacho
Seor(a)AlcaldeMunicipal
EnmicalidaddeContraloraGeneraldeCuentasyencumplimientodeloregulado
en la literal k) del artculo 13 de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditora
realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron
nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artculo 29 de la
precitada Ley Orgnica, son responsables del contenido y efectos legales del
mismo.
Sinotroparticular,atentamente.
Guatemala,27demayode2013
Profesor
MartnSaquicPoroj
AlcaldeMunicipal
MunicipalidaddeSanAndrsXecl,delDepartamentodeTotonicapn
Sudespacho
Seor(a)AlcaldeMunicipal
EnmicalidaddeSubcontralordeCalidaddeGastoPblicoyencumplimientode
lo regulado en la literal k), del artculo 13 de la Ley Orgnica de la Contralora
GeneraldeCuentas,conformeladelegacinqueoportunamentemefueotorgada,
hagodesuconocimientodemaneraoficial,elinformedeauditorarealizadopor
los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el
efectoyquienes,deconformidadconelartculo29delaprecitadaLeyOrgnica,
sonresponsablesdelcontenidoyefectoslegalesdelmismo.
Sinotroparticular,atentamente.
Guatemala,27demayode2013
Profesor
MartnSaquicPoroj
AlcaldeMunicipal
MunicipalidaddeSanAndrsXecl,delDepartamentodeTotonicapn
Sudespacho
Seor(a)AlcaldeMunicipal
EnmicalidaddeSubcontralordeProbidadyencumplimientodeloreguladoenla
literalk),delartculo13delaLeyOrgnicadelaContraloraGeneraldeCuentas,
conforme la delegacin que oportunamente me fue otorgada, hago de su
conocimientodemaneraoficial,elinformedeauditorarealizadoporlosAuditores
Gubernamentalesqueoportunamentefueronnombradosparaelefectoyquienes,
deconformidadconelartculo29delaprecitadaLeyOrgnica,sonresponsables
delcontenidoyefectoslegalesdelmismo.
Sinotroparticular,atentamente.
NDICE
Pgina
1. INFORMACIN GENERAL
1.1BaseLegal
1.2Funcin
2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORA
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA
3.1reaFinanciera
3.1.1Generales
3.1.2Especficos
4. ALCANCE DE LA AUDITORA
4.1reaFinanciera
LimitacionesalAlcance
5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS
ASPECTOS EVALUADOS
5.1InformacinFinancierayPresupuestaria
3
4
4
4
BalanceGeneral
EstadodeResultados
EstadodeLiquidacindelPresupuestodeIngresosyEgresos
5.2OtrosAspectos
5.2.1PlanOperativoAnual
5.2.2PlanAnualdeAuditora
5.2.3Convenios
5.2.4Donaciones
5.2.5Prstamos
5.2.6Transferencias
5.2.7SistemasinformticosutilizadosporlaEntidad
6. ESTADOS FINANCIEROS
10
6.1BalanceGeneral
10
6.2EstadodeResultados
11
6.3EstadodeLiquidacindelPresupuestodeIngresosyEgresos
12
6.4NotasalosEstadosFinancieros
13
7. RESULTADOS DE LA AUDITORA
14
39
40
41
42
11.1Misin(Anexo1)
42
11.2Visin(Anexo2)
42
11.3EstructuraOrgnica(Anexo3)
42
11.4ReportedeEjecucindeObrasRealizadasporContrato
(Anexo4)
44
11.5ReportedeEjecucindeObrasRealizadasporAdministracin
(Anexo5)
48
11.6ReportedeEjecucindeProyectosdeInversinSocial(Activo
Intangible)(Anexo6)
49
11.7ReportedeEjecucindeObrasporConveniosSuscritosconel
ConsejoDepartamentaldeDesarrollo(Anexo7)
50
11.8ReportedeEjecucinPresupuestariadeEgresosporFuente
deFinanciamientoconAfectacinEspecficayGrupodeGasto
(Anexo8)
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Guatemala,27demayode2013
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MartnSaquicPoroj
AlcaldeMunicipal
MunicipalidaddeSanAndrsXecl,delDepartamentodeTotonicapn
Sudespacho
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HALLAZGOS RELACIONADOS
REGULACIONES APLICABLES
rea Financiera
CON
CUMPLIMIENTO
DE
LEYES
1.Atrasoenlapresentacindelaprogramacindecompras
2.Faltadenombramientoparaelcumplimientodecomisiones
3.PublicacinextemporneaenelportaldeGUATECOMPRAS
4.Obligacionespendientesderegistrocontable
5.Faltadertulodeidentificacindelproyecto
6.Incumplimientoenelplazoyentregadedocumentacin
Lacomisindeauditorianombradaseintegraporlosauditores:Lic.MiltonRocael
Argueta Rodriguez, Lic. Luis Alfredo Casimiro Dominguez (Coordinador) y Lic.
EdyckAroldoBautistaCornejo(Supervisor).
El(Los)hallazgo(s)contenido(s)enelpresenteinforme,fue(fueron)discutido(s)
porlacomisindeauditoriaconlaspersonasresponsables.
Atentamente,
REA FINANCIERA
Lic.MILTONROCAELARGUETARODRIGUEZ
Lic.LUISALFREDOCASIMIRODOMINGUEZ
AuditorIndependiente
CoordinadorGubernamental
Lic.EDYCKAROLDOBAUTISTACORNEJO
SupervisorGubernamental
1
Contralora General de Cuentas
1. INFORMACIN GENERAL
1.1 Base Legal
El municipio es una institucin autnoma del derecho pblico, tiene personalidad
jurdica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el
cumplimiento de sus fines en los trminos legalmente establecidos y de
conformidad con sus caractersticas multitnicas, pluriculturales y multilinges.
La autoridad del municipio, en representacin de sus habitantes, es ejercida
mediante el Concejo Municipal, el cual est integrado con el Alcalde, Sndicos y
Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un perodo
de cuatro aos, pudiendo ser reelectos.
El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las polticas, planes,
programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.
La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de
prestar y administrar los servicios pblicos municipales.
Su mbito jurdico se encuentra regulado en la Constitucin Poltica de la
Repblica, artculos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la
Repblica de Guatemala, Cdigo Municipal.
1.2 Funcin
El municipio, para la gestin de sus intereses, en el mbito de sus competencias,
puede promover toda clase de actividades econmicas, sociales, culturales,
ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,
a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la poblacin del municipio.
Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y
coordinar polticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de
agua; alcantarillado; alumbrado pblico; mercados; rastros; administracin y
autorizacin de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y
residuos slidos; pavimentacin de vas urbanas y su mantenimiento; regulacin
del transporte; gestin de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de
polica municipal; generacin de energa elctrica; delimitacin de reas para el
funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestacin para la
proteccin de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y
luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el
Organismo Ejecutivo.
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
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Contralora General de Cuentas
2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORA
La auditora se realiz con base en:
La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en
sus artculos 232 y 241.
El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas,
artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones.
Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector
Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno.
Nombramiento DAM-0676-2012 de fecha 21 de septiembre 2012
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA
3.1 rea Financiera
3.1.1 Generales
Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance
General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de
Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, as
como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,
reglamentos y otros aspectos aplicables.
3.1.2 Especficos
Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al
proceso contable, presupuestario y de tesorera.
Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las
cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia
relativa.
Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el
Estado de Resultados.
Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado
razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economa, eficiencia y
eficacia.
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
Ingresos y Gastos
Ingresos:
Impuestos indirectos
La Cuenta No. 5112 registra en concepto de Impuestos Indirectos durante el
ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q 172,015.00, provenientes de las tasas y
arbitrios que percibe la municipaldad.
Transferencias corrientes recibidas:
Las transferencias corrientes del sector pblico recibidas por la municipalidad en el
ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5172, ascienden a la cantidad
de Q.1.728,913.80.
Gastos
Remuneraciones
Las remuneraciones realizadas en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la
cantidad de Q.973,227.89, segn Cuenta No. 6111.
Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
5.2.3 Convenios
La Municipalidad de San Andrs Xecul, Totonicapn, al 31 de diciembre 2012, no
tiene convenios vigentes.
5.2.4 Donaciones
La Municipalidad de San Andrs Xecul, Totonicapn al 31 de diciembre de 2012
no percibi donaciones de ninguna entidad financiera.
5.2.5 Prstamos
En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad percibi ingresos en concepto de
prstamos, la cantidad de Q.2.750,000.00 de conformidad con la resolucin del
Instituto de Fomento Municipal, -INFOM- nmero 216-2012, de fecha 13 de
septiembre del ao 2012. Este prstamo fue depositado con fecha 27 de
septiembre de 2012 a la Cuenta nica Pagadora de Banrural, nmero
3-034-17077-7 a nombre de la municipalidad de San Andrs Xecul Totonicapn.
(Ver Hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones
Aplicables No. 4).
5.2.6 Transferencias
La Municipalidad, durante el perodo 2012, no report transferencias o traslados
de fondos a entidades u organismos nacionales.
5.2.7 Sistemas informticos utilizados por la Entidad
Sistema de Contabilidad Integrada
La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL.
Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones
Se verific que la municipalidad public y gestion en el Sistema de Informacin
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,
en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 24, finalizados
anulados 0 y finalizados desiertos 0, segn reporte de Guatecompras generado
con fecha 31 de Diciembre de 2012.
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
6. ESTADOS FINANCIEROS
6.1 Balance General
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
7. RESULTADOS DE LA AUDITORA
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO
rea Financiera
Hallazgo No. 1
Atraso en la Rendicin de Cuentas
Condicin
Se comprob que la rendicin de cuentas de los meses de Enero, Febrero, Marzo,
Abril, Mayo, Junio, Julio y Agosto, del ejercicio fiscal 2012, se realizo en forma
extempornea, el da 24 de octubre del ao 2012; los meses de Septiembre,
Octubre y Noviembre se rindieron el 23 de enero 3013 y el mes de Diciembre, se
rindi con fecha 28 de enero 2013, a la Delegacin de la Contralora General de
Cuentas de Totonicapn.
Criterio
El Acuerdo No. A-37-06 de la Contralora General de Cuentas, Artculo 1,
Rendicin de Cuentas, indica: "La rendicin de cuentas es un mecanismo
establecido para que las municipalidades y sus empresas, comprueben la
legalidad, operaciones, sobre la base de una medicin adecuada en la calidad de
la gestin institucional e informe a la sociedad civil y entes contralores y rectores";
el Artculo 2 Plazos, Perodos y contenido de la informacin, Numeral III En los
primeros cinco das hbiles de cada mes: Inciso a), indica: "Operaciones de la caja
fiscal con la ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo,
correspondientes al mes anterior"; el Inciso c), indica: "Para las municipalidades y
sus empresas que operan con el Sistema de Contabilidad Integrada en modalidad
WEB (SICOINWEB), debern entregar su informacin de la caja consolidada
(Reporte PGRIT01) y Caja de Movimiento Diario (Reporte PGRIT02), generada
por el sistema en forma electrnica en un medio magntico u ptico".
Causa
Incumplimiento por parte de la Direccin de Administracin Financiera Integrada
Municipal, a las Normas Legales que la ley establece.
Efecto
La Contralora General de Cuentas, no cuenta oportunamente con la informacin
sobre el movimiento de la ejecucin presupuestaria mensual, limitando la accin
fiscalizadora, al desconocerse la inversin municipal.
Auditora Financiera y Presupuestaria
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Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
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Contralora General de Cuentas
Recomendacin
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones por escrito al Director de
Administracin Financiera Integrada Municipal, a efecto de cumplir con presentar
la rendicin de cuentas mensual, a la Contralora General de Cuentas, en el
tiempo establecido por la ley.
Comentario de los Responsables
En acta de discusin de Hallazgos nmero 01-2013 de fecha 25 de febrero de
2013, suscrita en el Libro de Actas nmero L2 15,957 de la Delegacin de la
Contralora General de Cuentas de Quetzaltenango, en punto Quinto, los seores
funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: Indica el seor
Alcalde Municipal y Director de AFIM, que en este momento se hace entrega de
las respuestas a los hallazgos, para que sean considerados por la Contralora
General de Cuentas: Y en las respuestas, indican lo siguiente: "Por este medio de
la presente me permito en dirigirme a usted, con la finalidad de exponerle lo
siguiente: de conformidad con el nombramiento No. DAM-0676-2012 de fecha 21
de septiembre del 2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, para que
sea practicada Auditoria Financiera y Presupuestaria a esta municipalidad, y en
cumplimiento a la cedula de notificacin de fecha 01 de febrero de 2013, sobre
respuesta de los hallazgos detectados en la Direccin de Administracin
Financiera de la Municipalidad de San Andrs Xecul, correspondiente a las
operaciones financieras de inversin y funcionamiento comprendido de enero a
diciembre
2,012
obedece
a
los
siguientes
motivos:
1. Cuando se tom posesin, el equipo de cmputo de la municipalidad se
encontr en mal estado, lo cual represent atraso en el registro de informacin.
2. Los cables de red, estaban cortados, por lo que se tuvo que contratar los
servicios de una empresa que cableara de nuevo para habilitar el SIAFMUNI.
3. El servicio de Internet era irregular, por lo que en 2 ocasiones se debi contratar
a un proveedor de internet diferente, hasta lograr estabilizar el servicio y as poder
utilizar el SICOIN GL.
4. Se trat de trabajar con Modem, sin embargo, por la ubicacin geogrfica del
municipio la seal es inestable.
5. El presupuesto que dej la administracin anterior, no estuvo formulado segn
los requerimientos de gasto de la actual administracin as como de las
necesidades que se dieron a raz de los problemas tcnicos en el rea informtica.
Auditora Financiera y Presupuestaria
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Contralora General de Cuentas
6. Durante el mes de abril, se llev a cabo una transicin de tcnico por parte del
Ministerio de Finanzas, por lo que no se le dio el seguimiento necesario a la
asistencia tcnica.
7. Durante el mes de Septiembre y parte de octubre, estuvo inestable el servicio
de SICOIN GL.
8. Para realizar reprogramacin financiera de proyectos de arrastre comprendidos
de los aos 2006, 2008, 2009, 2010, no estaban en el sistema reprogramados,
esto ocasiono atraso en la reprogramacin de saldos de caja para el ejercicio
fiscal 2013.
9. La falta de la inestabilidad de contratos para los consultores de finanzas,
quienes apoyan al seguimiento de los procesos del SISTEMA SICOINGL, atraso
an ms el avance de la actualizacin de los datos en el sistema, para poder estar
al da.
Por las dificultades antes descritas no se realizaron las rendiciones en los tiempos
establecidos. Deficiencia en Integracin de la Cuenta Construcciones en Proceso,
Atras en los Registros Contables.
Comentario de Auditora
Se confirma el presente hallazgo, en virtud que las respuestas de los
responsables, no eximen la responsabilidad administrativa en el proceso financiero
y contable de la municipalidad.
Acciones Legales y Administrativas
Sancin econmica de conformidad con la Ley Orgnica de la Contralora General
de Cuentas, Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Artculo 39,
Numeral 12, para:
Cargo
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Valor en Quetzales
Total
10,000.00
10,000.00
Q. 20,000.00
Hallazgo No. 2
Deficiencia en integracin de la cuenta Construcciones en Proceso
Condicin
El Balance General de la Municipalidad al 31 de diciembre de 2012, presenta en la
Cuenta 1234 Construcciones en Proceso, la cantidad de Q.23.689,396.70, que
Auditora Financiera y Presupuestaria
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
4,000.00
4,000.00
Q. 8,000.00
Hallazgo No. 3
Atraso en los registros contables
Condicin
Se comprob en la primera fase de revisin, que los siguientes registros contables
de la municipalidad: Caja Fiscal de Ingresos, Caja Fiscal de Egresos y
conciliaciones bancarias, fueron operadas hasta el mes de mayo 2011; y en la
segunda fase, las Conciliaciones Bancarias estn operadas hasta el mes de
noviembre 2012.
Criterio
El Decreto Nmero 12-2002 del Congreso de la Repblica, Cdigo Municipal,
Artculo 98 (Reformado por el Artculo 28 del Decreto Nmero 22-2010 del
Auditora Financiera y Presupuestaria
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
10,000.00
10,000.00
Q. 20,000.00
Hallazgo No. 4
Falta de corte de formas y arqueos sorpresivos
Condicin
Se comprob que durante el perodo fiscal 2012, no se han realizado cortes de
formas y arqueos sorpresivos, que incluyan la rendicin mensual a la Contralora
General de Cuentas.
Criterio
El Acuerdo nmero A-28-06 de la Contralora General de Cuentas de Guatemala,
normas de carcter tcnico y de aplicacin obligatoria, para el uso de formularios,
talonarios y reportes para el registro, control y rendicin de cuentas, artculo 2,
Registro y Control de Operaciones indica: Todas las entidades indicadas, sin
ninguna excepcin estn obligadas a registrar sus operaciones y rendir cuentas de
las mismas, nicamente en los formularios, talonarios y reportes autorizados por la
Contralora General de Cuentas, que en adelante se denominar Contralora,
contemplados en el presente Acuerdo. Las mximas autoridades de las entidades,
incluidas en el Artculo 1. del presente Acuerdo, sern responsables del registro
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
Cargo
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
4,000.00
4,000.00
Q. 8,000.00
Hallazgo No. 5
Auditora Interna no evalua el Control Interno
Condicin
Se comprob, que el profesional contratado, para desempear el cargo de Auditor
Interno Municipal, no cumple con lo establecido en el Contrato Administrativo
nmero 10-2012, de fecha 1 de agosto de 2012, suscrito para la prestacin de
Servicios Profesionales de Auditora Interna Municipal, ya que delega a otra
persona, para los trabajos de apoyo, a la Direccin de Administracin Financiera
Integrada Municipal.
Criterio
El Contrato Administrativo para la Prestacin de Servicios Profesionales de
Auditora Interna Municipal No. 10-2012, firmado con fecha 1 de Agosto de 2012,
en Clusula Segunda; Objeto del Contrato, establece: EL CONTRATISTA se
compromete a prestar sus servicios profesionales como AUDITOR INTERNO en
la MUNICIPALIDAD, presentndose como mnimo cuatro das en el mes. Para el
cumplimiento del objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA deber tomar
en cuenta la responsabilidad que le asigna los requerimientos que le haga LA
MUNICIPALIDAD en el marco de las normas de auditora interna gubernamental
y en el marco de las normas de trabajo. La Clusula Sexta del Contrato indica:
Prohibiciones El Contratista no podr delegar, subcontratar o utilizar forma
alguna para que la funcin de auditor interno sea ejercida por otras personas que
incumplan el perfil y requisitos establecidos en el artculo 88 del Decreto 12-2002
del Congreso de la Repblica. Cdigo Municipal, as como proporcionar
informacin a terceros sin la autorizacin correspondiente, sobre los asuntos que
son de su conocimiento, como resultado de los servicios que presta.. El Acuerdo
Nmero 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el Jefe de la Contralora
General de Cuentas, mediante el cual se aprob el Marco Conceptual de las
Normas Generales de Control Interno Gubernamental, y en Norma 21, que se
refiere a La Auditora Interna, establece: La Unidad de Auditora Interna tiene la
responsabilidad de evaluar permanentemente toda la estructura de control interno,
los sistemas operacionales y los flujos de informacin, para evitar que surja o se
incremente el nivel de riesgo de errores o irregularidades, asegurando su
solvencia actual y aquella impuesta por la dinmica necesaria de una
organizacin. Debern informar oportunamente de cualquier anomala para que la
administracin tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de
minimizar los riesgos existentes..
Auditora Financiera y Presupuestaria
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Contralora General de Cuentas
Causa
Incumplimiento a las clusulas del Contrato Administrativo para la Prestacin de
Servicios Profesionales de Auditora Interna Municipal No. 10-2012.
Efecto
No existe un control interno confiable, que permita un ordenamiento, en todos los
procesos administrativos y financieros de la municipalidad.
Recomendacin
El Concejo Municipal, debe sugerir por escrito al Alcalde Municipal, el
cumplimiento de las clusulas del Contrato Administrativo No. 10-2012 para la
Prestacin de Servicios Profesionales de Auditora Interna Municipal.
Comentario de los Responsables
En acta de discusin de Hallazgos nmero 01-2013 de fecha 25 de febrero de
2013, suscrita en el Libro de Actas nmero L2 15,957 de la Delegacin de la
Contralora General de Cuentas de Quetzaltenango, en punto Quinto, los seores
funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: Indica el seor
Alcalde Municipal y Secretario Municipal, que en este momento se hace entrega
de las respuestas a los hallazgos, para que sean considerados por la Contralora
General de Cuentas: Y en las respuestas, indican lo siguiente: Nosotros los abajo
firmantes, integrantes del Concejo Municipal del Municipio de San Andrs Xecul,
departamento de Totonicapn, nos permitimos emitir y firmar la presente peticin y
sealamos como lugar para recibir cualquier notificacin en la Municipalidad de
San Andrs Xecul, departamento de Totonicapn. ------------------EXPONEMOS:
a).- De conformidad de la notificacin en este Despacho Municipal, de fecha
DAM-MSAX-06-2013; relacionada al resultado de la Auditora Practicada por el
Licenciado Luis Alfredo Casimiro Domnguez, Auditor Gubernamental, donde se
encontraron hallazgos en la administracin municipal durante el ao dos mil doce.
b).- De acuerdo a los artculos: 12 Derecho de Defensa; Artculo 253, Autonoma
Municipal; 254 Gobierno Municipal; artculo 255 Recursos econmicos del
municipio; de la Constitucin Poltica del pas. Y artculos 3, 9, 53 incisos: a), d), f),
del Cdigo Municipal, relacionado, - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - c).- Como Alcalde Municipal del municipio de San Andrs Xecul, departamento de
Totonicapn, interesado de llevar con transparencia los ingresos y egresos de esta
municipalidad, acataremos todas las recomendaciones que nos proporcion en la
dicha notificacin.
27
Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
Valor en Quetzales
5,000.00
SINDICO I
5,000.00
SINDICO II
5,000.00
CONCEJAL I
5,000.00
CONCEJAL II
5,000.00
CONCEJAL III
5,000.00
CONCEJAL IV
5,000.00
CONCEJAL V
5,000.00
Total
Q. 40,000.00
HALLAZGOS RELACIONADOS
REGULACIONES APLICABLES
CON
CUMPLIMIENTO
LEYES
rea Financiera
Hallazgo No. 1
Atraso en la presentacin de la programacin de compras
Condicin
No se present al Ministerio de Finanzas Pblicas de Guatemala, la Programacin
Anual de Compras, Suministros y Contrataciones, correspondiente al ao 2012,
dentro de las fechas lmite que establece la normativa legal.
Criterio
El Acuerdo Gubernativo Nmero 394-2008, Reglamento Orgnico Interno del
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
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Contralora General de Cuentas
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Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
8,000.00
8,000.00
Q. 16,000.00
Hallazgo No. 2
Falta de nombramiento para el cumplimiento de comisiones
Condicin
Se comprob que el Concejo Municipal, en la primera sesin, donde se
organizaron las diversas comisiones de trabajo, segn el Acuerdo Municipal
Nmero 04-2012, no integr la Comisin de Descentralizacin, fortalecimiento
municipal y participacin ciudadana.
Criterio
El Decreto Nmero 12-2002 del Congreso de la Repblica, Cdigo Municipal,
Artculo 36 (Reformado por el Articulo 8 del Decreto Nmero 22-2010 del
Congreso de la Repblica) Organizaciones de Comisiones, indica: En su primera
sesin ordinaria anual, el Concejo Municipal organizar las comisiones que
considere necesarias para el estudio y dictamen de los asuntos que conocer
durante todo el ao, teniendo carcter obligatorio las siguientes comisiones: 5.
Descentralizacin, fortalecimiento municipal y participacin ciudadana;.
Causa
El Concejo Municipal, omiti el nombramiento de la Comisin de
Descentralizacin, fortalecimiento municipal y participacin ciudadana que
establece la normativa legal.
Efecto
Se veda el derecho a participacin ciudadana, recargando las atribuciones al
Alcalde Municipal.
Recomendacin
El Concejo Municipal, debe crear, mediante Acuerdo, la Comisin de
Descentralizacin, fortalecimiento municipal y participacin ciudadana municipal.
30
Contralora General de Cuentas
31
Contralora General de Cuentas
acta nmero 01-2013 punto sptimo de fecha tres de enero 2013, y el hallazgo
corresponde al ao 2012.
Acciones Legales y Administrativas
Sancin econmica de conformidad con la Ley Orgnica de la Contralora General
de Cuentas, Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Artculo 39,
Numeral 18, para:
Cargo
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
5,000.00
SINDICO I
5,000.00
SINDICO II
5,000.00
CONCEJAL I
5,000.00
CONCEJAL II
5,000.00
CONCEJAL III
5,000.00
CONCEJAL IV
5,000.00
CONCEJAL V
Total
Valor en Quetzales
5,000.00
Q. 40,000.00
Hallazgo No. 3
Publicacin extempornea en el portal de GUATECOMPRAS
Condicin
Se comprob, que el oficio del proyecto: Mejoramiento Camino Rural, Barrio El
Cementerio, San Andrs Xecul, Totonicapn, faccionado segn Contrato No.
08-2012 de fecha 01/06/2012, por Q.699,500.00, fue recibido en la Delegacin de
Contralora General de Cuentas de Totonicapn, el da 15/06/2012; el contrato y el
oficio que contiene la remisin, al Registro de Contratos de la Contralora General
de Cuentas de Guatemala, fue publicado en Guatecompras en forma
extempornea, el da 07 de agosto de 2012. El valor de la negociacin sin incluir el
Impuesto al Valor Agregado es de Q.624,553.57.
Criterio
La Resolucin No. 11-2010 del Ministerio de Finanzas Pblicas, Normas para el
uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
-Guatecompras-, Artculo 11 Procedimiento, Tipo de informacin y momento en
que debe publicarse, inciso n), indica: La Unidad Ejecutora Compradora debe
asegurar que el contrato, con su respectiva aprobacin, as como el oficio que
contiene la remisin de este al Registro de Contratos de la Contralora General de
Cuentas, se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, como plazo mximo al da
hbil siguiente de la remisin al referido registro.
32
Contralora General de Cuentas
Causa
Falta de capacitacin, a la Direccin Municipal de Planificacin, en el cumplimiento
de plazos y uso del portal de Guatecompras.
Efecto
Limita el acceso pblico a la informacin, al no publicar en forma oportuna en el
Sistema GUATECOMPRAS, los documentos relacionados al evento de cotizacin.
Recomendacin
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificacin,
para cumplir con publicar toda la informacin de los eventos de cotizacin,
observando los plazos que indica el artculo citado en el criterio.
Comentario de los Responsables
En acta de discusin de Hallazgos nmero 01-2013 de fecha 25 de febrero de
2013, suscrita en el Libro de Actas nmero L2 15,957 de la Delegacin de la
Contralora General de Cuentas de Quetzaltenango, en punto Quinto, los seores
funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: Indica el seor
Alcalde Municipal y Secretario Municipal, que en este momento se hace entrega
de las respuestas a los hallazgos, para que sean considerados por la Contralora
General de Cuentas: Y en las respuestas, indican lo siguiente: Nosotros los abajo
firmantes, integrantes del Concejo Municipal del Municipio de San Andrs Xecul,
departamento de Totonicapn, nos permitimos emitir y firmar la presente peticin y
sealamos como lugar para recibir cualquier notificacin en la Municipalidad de
San Andrs Xecul, departamento de Totonicapn. ------------------EXPONEMOS:
a).- De conformidad de la notificacin en este Despacho Municipal, de fecha
DAM-MSAX-06-2013; relacionada al resultado de la Auditora Practicada por el
Licenciado Luis Alfredo Casimiro Domnguez, Auditor Gubernamental, donde se
encontraron hallazgos en la administracin municipal durante el ao dos mil doce.
b).- De acuerdo a los artculos: 12 Derecho de Defensa; Artculo 253, Autonoma
Municipal; 254 Gobierno Municipal; artculo 255 Recursos econmicos del
municipio; de la Constitucin Poltica del pas. Y artculos 3, 9, 53 incisos: a), d), f),
del Cdigo Municipal, relacionado, - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - c).- Como Alcalde Municipal del municipio de San Andrs Xecul, departamento de
Totonicapn, interesado de llevar con transparencia los ingresos y egresos de esta
municipalidad, acataremos todas las recomendaciones que nos proporcion en la
dicha notificacin.
33
Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
12,491.07
12,491.07
Q. 24,982.14
Hallazgo No. 4
Obligaciones pendientes de registro contable
Condicin
Se comprob que en el Balance General Municipal, al 31 de diciembre de 2012,
no se registro el prstamo, que el Consejo Municipal, aprob mediante acta
nmero 30-2012 de sesin ordinaria realizada el 19 de julio de 2012, suscrito ante
el Banco de Desarrollo Rural S.A., por la cantidad de Dos Millones, Setecientos
Cincuenta Mil Quetzales Exactos (Q.2.750,000.00), el cual fue aprobado por la
junta directiva del Instituto de Fomento Municipal, -INFOM- segn resolucin
nmero 216-2012, de fecha 13 de septiembre del ao 2012. Este prstamo fue
depositado con fecha 27 de septiembre de 2012 a la Cuenta nica Pagadora,
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
34
Contralora General de Cuentas
35
Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
20,000.00
20,000.00
Q. 40,000.00
Hallazgo No. 5
Falta de rtulo de identificacin del proyecto
Condicin
Se comprob que el proyecto denominado Mejoramiento Calle Principal,
Cabecera Municipal, San Andrs Xecul, Totonicapn, segn contrato nmero
25-2012, firmado con fecha 19 de noviembre de 2012, por valor de
Q.2.727,646.31; no cuenta con rtulo de identificacin.
Criterio
En Acta nmero 33 del Libro de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Junta
Directiva del Instituto de Fomento Municipal, de fecha 13 de septiembre de 2012,
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
36
Contralora General de Cuentas
en punto cuarto, numeral VI, establece: Al momento de dar inicio las obras, La
Municipalidad debe colocar rtulos no menores de dos (2) metros de largo por uno
(1) de ancho, en lugares visibles de los proyectos, donde especifique el monto del
prstamo y destino de los fondos recibidos del Banco de Desarrollo, Rural,
Sociedad Annima, con la participacin del Instituto de Fomento Municipal..
Causa
El Alcalde Municipal no verific el cumplimiento del convenio de prstamo, que se
refiere a la identificacin del proyecto, a travs de un rtulo, instalado fsicamente
en el lugar de la ejecucin fsica del proyecto.
Efecto
La poblacin desconoce el monto de la inversin y no se publican las fuentes de
financiamiento del proyecto.
Recomendacin
El Alcalde Municipal, debe sugerir al contratista, que instale inmediatamente un
rtulo que identifique el proyecto, en el lugar de la ejecucin de la obra y dar
cumplimiento a la normativa legal.
Comentario de los Responsables
En acta de discusin de Hallazgos nmero 01-2013 de fecha 25 de febrero de
2013, suscrita en el Libro de Actas nmero L2 15,957 de la Delegacin de la
Contralora General de Cuentas de Quetzaltenango, en punto Quinto, los seores
funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: Indica el seor
Alcalde Municipal y Director de AFIM, que en este momento se hace entrega de
las respuestas a los hallazgos, para que sean considerados por la Contralora
General de Cuentas: Y en las respuestas, indican lo siguiente: "Por este medio de
la presente me permito en dirigirme a usted, con la finalidad de exponerle lo
siguiente: de conformidad con el nombramiento No. DAM-0676-2012 de fecha 21
de septiembre del 2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, para que
sea practicada Auditoria Financiera y Presupuestaria a esta municipalidad, y en
cumplimiento a la cedula de notificacin de fecha 01 de febrero de 2013, sobre
respuesta de los hallazgos detectados en la Direccin de Administracin
Financiera de la Municipalidad de San Andrs Xecul, correspondiente a las
operaciones financieras de inversin y funcionamiento comprendido de enero a
diciembre 2,012 obedece a los siguientes motivos. . .. En relacin al presente
hallazgo, los responsables no emitieron comentarios al respecto.
Comentario de Auditora
Se confirma el presente hallazgo, en virtud que en las respuestas recibidas en la
audiencia, no se manifiestaron al respecto, adems se comprob fsicamente en el
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
37
Contralora General de Cuentas
Nombre
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Valor en Quetzales
20,000.00
20,000.00
Q. 40,000.00
Hallazgo No. 6
Incumplimiento en el plazo y entrega de documentacin
Condicin
No se entreg a la Comisin de Auditora, la documentacin siguiente: 1. Estados
de Cuenta Bancarios Originales; 2. Conciliaciones Bancarias; 3. Partidas de Cierre
al 31 de diciembre de 2012; 4. Integracin del Saldo de Caja al 31-12-2012; 5.
Certificacin del Acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores
municipales al 31-12-2012, enviado a la Contralora General de Cuentas, 6.
Integracin de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio al 31 de
diciembre de 2012, a nivel de subcuentas y auxiliares. Lo anterior se solicit
mediante Oficio de Requerimiento de Informacin No. DAM-MSAXQ-01-2013,
donde consta el sello, fecha y firma de recibido.
Criterio
El Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley
Orgnica de la Contralora General de Cuentas, establece en los siguientes
artculos; 2. mbito de Competencia, establece; Corresponde a la Contralora
General de Cuentas la funcin fiscalizadora en forma externa de los activos y
pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo inters hacendario de
los Organismos del Estado, entidades autnomas y descentralizadas, las
municipalidades y sus empresas, y dems instituciones que conforman el sector
pblico no financiero; de toda persona, entidad o institucin que reciba fondos del
Estado o haga colectas pblicas; de empresas no financieras en cuyo capital
participe el Estado, bajo cualquier denominacin as como las empresas en que
stas tengan participacin. El artculo 7. Acceso y disposicin de informacin,
indica; Para el fiel cumplimento de su funcin, la Contralora General de Cuentas,
a travs de sus auditores, tendr acceso directo a cualquier fuente de informacin
de las entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a
fiscalizacin a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley. Los Auditores de la
Contralora General de Cuentas, debidamente designados por su autoridad
Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de San Andrs Xecl, del Departamento de Totonicapn
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
38
Contralora General de Cuentas
39
Contralora General de Cuentas
Comentario de Auditora
Se confirma el presente hallazgo, en virtud que no se recibi la informacin
requerida, adems se recibi el oficio nmero MSAXT-05-2013 firmada y sellada
por el Alcalde Municipal y Director de AFIM, donde se comprometen a solucionar
esta deficiencia y llevar a la Contralora General de Cuentas de Guatemala, a ms
tardar el da 5 de abril del 2013, la siguiente informacin financiera y
presupuestaria al 31/12/2012: 1. Cuadre de la Caja con su respectiva integracin
de saldos; 2. Balance General; 3. Estado de Resultados; 4. Ejecucin
Presupuestaria de Ingresos y 5. Notas a los Estados Financieros.
Acciones Legales y Administrativas
Denuncia nmero DAJ-D-M-100-2013, presentada ante la autoridad competente,
de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica,
Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 30, en contra de:
Cargo
Nombre
Valor en Quetzales
RESPONSABILIDAD MANCOMUNADA
6,840,478.35
ALCALDE MUNICIPAL
DIRECTOR DE AFIM
Total
Q. 6,840,478.35
40
Contralora General de Cuentas
NOMBRE
CARGO
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2012 - 31/12/2012
SINDICO I
15/01/2012 - 31/12/2012
SINDICO II
15/01/2012 - 31/12/2012
CONCEJAL I
15/01/2012 - 31/12/2012
CONCEJAL II
15/01/2012 - 31/12/2012
CONCEJAL III
15/01/2012 - 31/12/2012
CONCEJAL IV
15/01/2012 - 31/12/2012
CONCEJAL V
15/01/2012 - 31/12/2012
DIRECTOR DE AFIM
15/01/2012 - 31/12/2012
10
DIRECTOR DE DMP
01/08/2012 - 31/12/2012
11
SECRETARIO MUNICIPAL
15/01/2012 - 31/12/2012
12
ALCALDE MUNICIPAL
01/01/2012 - 14/01/2012
13
SINDICO I
01/01/2012 - 14/01/2012
14
SINDICO II
01/01/2012 - 14/01/2012
15
CONCEJAL I
01/01/2012 - 14/01/2012
16
CONCEJAL II
01/01/2012 - 14/01/2012
17
CONCEJAL III
01/01/2012 - 14/01/2012
18
CONCEJAL IV
01/01/2012 - 14/01/2012
19
CONCEJAL V
01/01/2012 - 14/01/2012
20
SECRETARIO MUNICIPAL
01/01/2012 - 14/01/2012
21
TESORERO MUNICIPAL
01/01/2012 - 14/01/2012
22
DIRECTOR DMP
01/01/2012 - 14/01/2012
PERIODO
41
Contralora General de Cuentas
Auditor Independiente
Coordinador Gubernamental
42
Contralora General de Cuentas
43
Contralora General de Cuentas
44
Contralora General de Cuentas
45
Contralora General de Cuentas
46
Contralora General de Cuentas
47
Contralora General de Cuentas
48
Contralora General de Cuentas
49
Contralora General de Cuentas
50
Contralora General de Cuentas
51
Contralora General de Cuentas