Estructura Organizativa

Hernn Rodrigo Alvarado
LA UNIDAD DE ORGANIZACIN
Y MTODOS EN LA EMPRESA
Bilbao, Bizkaia
Abril 2001
LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA
NDICE
INTRODUCCIN ............................................................................................................
DEFINICIN DEL REA..............................................................................................
JUSTIFICACIN DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS .................
RELACIONES ..................................................................................................................
ESTRUCTURA INTERNA..............................................................................................
FUNCIONES ....................................................................................................................
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA .......................................................................
10
ANLISIS DE FUNCIONES.................................................................................
11
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS..........................................................
13
DISEO DE FORMULARIOS ..............................................................................
14
REDACCIN DE MANUALES............................................................................
15
DISTRIBUCIN DE ESPACIO FSICO ...............................................................
16
TAREAS PROPIAS DE LA UNIDAD ...........................................................................
17
Planificacin del Trabajo ........................................................................................
18
Ejecucin de Tareas .................................................................................................
19
Organizacin Departamental ...................................................................................
19
Informacin a la Direccin .....................................................................................
20
CONCLUSIONES ..........................................................................................................
22
INTRODUCCIN
El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecucin de sus procesos

y
actividades de una manera sistemtica, es decir, siguiendo ciertos patrones que conlleven
al logro de sus objetivos. No obstante, la preocupacin de los directivos normalmente se
orienta al cumplimiento de metas de produccin y ventas que garanticen la rentabilidad y
estabilidad de la empresa, o visto de otro modo, dirigen sus esfuerzos a la obtencin d
e
resultados tangibles.
En la prctica, esta forma de ver a la organizacin sin considerar el cmo se hace
n
las cosas, los roles del personal, las normas que se deben cumplir, origina muchas veces
trastornos que pueden ir de una simple falla hasta un caos total en las operacio
nes,
dependiendo de la magnitud de la organizacin.
El presente trabajo describe de una manera resumida una unidad de organizacin y
mtodos, desde el punto de vista exclusivamente formal, comenzando por una definicin
del rea, para luego presentar algunas razones que justifiquen su incorporacin dentro de
la estructura de la organizacin.
Para ello, se ha considerado su ubicacin dentro de la estructura organizaciona
l,
las relaciones que mantiene con otras reas, su estructura interna y las funciones que
le
competen. Tambin se han definido las actividades especficas a travs de las cuales
se
ejercen dichas funciones.
La descripcin que aqu se hace de la unidad de organizacin y mtodos, se basa
en un enfoque sistmico, en donde se puede apreciar la forma en que se relacionan
sus
componentes para la consecucin del objetivo final.
En lo sucesivo se utilizar el trmino organizacin y mtodos, aunque exist

en
otros
alternativos,
tales
como
sistemas
procedimientos,
mas,
organizacin y sistemas o simplemente procedimientos.
anlisis
de
siste
DEFINICIN DEL REA
La unidad de organizacin y mtodos, es la encargada de conocer los problemas

organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan por cambios o
adaptacin de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados por el niv
el
superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia
que aquellos posean, apoyndose en tcnicas y herramientas especficas, por iniciativ
a
propia, por solicitud de alguna unidad especfica o dentro de un plan general de trabajo.
Los sistemas que estn sujetos a la accin de esta unidad son los administrativos
y
la estructura y los procedimientos que considera son los formalmente establecidos. L
as
tcnicas aplicables son las que aportan el anlisis de sistemas y la simplificacin
del
trabajo.
La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:

por iniciativa del gerente de la unidad;
por solicitud de alguna otra unidad;
por la formulacin de un plan de trabajo, elaborado generalmente por el gerente de
la unidad y aprobado por el nivel superior.
Evidentemente, esta ltima forma es la ms recomendable por cuanto impli
ca
considerar a la organizacin como un elemento de la gestin y, por lo tanto requiere s
u
planificacin.
Las funciones inherentes a organizacin y mtodos son ejercidas en todas l
as
empresas, en muchas de ellas de manera asistemtica. Slo las grandes empresas estn en
condiciones de generar la autonoma departamental. En las de menor tamao, se presentan
como labor complementaria asignada a determinados cargos directivos, o se resuelve
n
mediante asesora externa. Este puede ser tambin un recurso extraordinario para l
as
empresas de gran magnitud, cuando se encaran transformaciones profundas.
JUSTIFICACIN DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS
En
toda
empresa,
existen
situaciones
generadas
por
el
desarrollo
de
las
operaciones diarias, que conducen a pensar que existen anomalas o simplemente que no
funcionan las cosas. Cuando se est en presencia de dichas situaciones, se habla
de
inoperancia y a simple vista pueden apreciarse:
Excesiva tramitacin de documentos

roles no definidos o desconocidos
insuficiente delegacin de funciones
deficiencias estructurales
cargas desigualmente distribuidas
muchas unidades o personas realizando actividades similares.
Con el objeto de identificar las falencias y debilidades de determinado sector, es

til distinguir los diferentes indicadores que ayuden a encontrar las causas de
las
anomalas.
Son innumerables los indicadores que se pueden observar en las empresas, como
por ejemplo los que se mencionan a continuacin:
Prdida de material, tiempo y energa

dao frecuente de la maquinaria
operaciones cuello de botella
transportes largos y riesgosos
condiciones de trabajo peligrosas

altos costos de operacin
exceso de horas extras
En tales situaciones, es necesario que exista una unidad que se encargue

de
investigar, analizar y proponer planteamientos que conduzcan a solucionar las anomalas
para el logro de la eficiencia en las operaciones. De ah, la importancia de la existencia d
e
la unidad de organizacin y mtodos como parte de la estructura organizacional de toda
empresa.
RELACIONES
La unidad de organizacin y mtodos depende directamente de la direcci
n
superior de la empresa. En la prctica, esto se traduce por la subordinacin a la Ju
nta
Directiva o a la direccin general.
En algunos casos es posible observar la ubicacin de esta rea dentro de otr
as,
tales como Administracin, Control y Finanzas, Auditora Interna, etc. Sin embargo, d
e
acuerdo al alcance de su gestin, no es recomendable la insercin de este departamento en
otras reas. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que la intensidad de la accin de l
a
unidad est relacionada, entre otras cosas, con el nivel jerrquico que ocupe. Por ello, es
comn observar que la unidad de organizacin y mtodos mantiene relaciones

de
asesoramiento con los diferentes niveles directivos de la empresa.
Las relaciones de asesoramiento se definen por la produccin de informaci

n
referida a los estudios organizativos realizados, la que se entrega a la direccin superior
o
a un determinado sector directivo.
En
el
cumplimiento
de
sus
actividades, los
integrantes
de la unidad
de
organizacin y mtodos actan en relacin directa con el gerente del rea en que se deba
n
cumplir sus investigaciones e implantaciones. En este particular, su funcin est sujeta al
conocimiento integral de las actividades que se desarrollan en esa rea, con el objeto de
obtener un criterio slido y propio que permita la adecuada asesora.
Es preciso que cuando se ponga en vigencia este tipo de relacin, se tenga
en
cuenta la jerarqua formalmente estipulada y por lo tanto, evitar dictar pautas o directrices
al personal dependiente del gerente del rea analizada.
ESTRUCTURA INTERNA
La unidad de organizacin y mtodos tiene a su frente a un gerente, quien de

be
poseer una capacitacin y experiencia profesional en el rea que lo ubique en ese nivel.
Dicha experiencia y capacidad del gerente de la unidad son fundamentales par
a
lograr los objetivos de la empresa, generar confianza y credibilidad en el personal, pues en
el mbito informal de la organizacin, con frecuencia existe la tendencia a pensar que las
personas pertenecientes al rea, no se encuentran en capacidad de resolver los problemas
de los dems.
Del citado gerente, dependen los ayudantes (auxiliares, analistas) que la direccin
superior considere necesario dotar a la unidad para el cumplimiento eficaz del plan
de
trabajo.
Estos integrantes pueden tener diferente grado de preparacin y especializacin

,
de acuerdo con el alcance y profundidad que sean propios del plan. El mercado laboral h
a
venido estableciendo una jerarqua entre los analistas, de acuerdo con sus antecedentes y
capacitacin (juniors, seniors, etc.), que a veces se traslada a la estructura interna de
la
unidad.
Las condiciones o las preferencias personales definen, en muchos casos,
las
especializaciones horizontales (sistemas, estructura, formularios, etc.), las que ser

n
viables segn el nmero de personas y las actividades a desarrollar.
La naturaleza del trabajo puede propiciar en diversas oportunidades, el cr
ear
equipos de trabajo, compuestos de auxiliares o analistas especializados. Uno de ellos debe
asumir el rol de coordinador, con funciones de conduccin, planificacin, organizacin
,
relaciones con los gerentes de la unidad y del rea en que se llevarn a cab
o las
actividades. Estos equipos de trabajo, generalmente tienen el carcter de temporales, e
s
decir, se crean y disuelven a medida que se ejecuta el trabajo.
Tanto la calidad como la cantidad de los componentes de la unidad se deben fijar
en funcin de las caractersticas de la organizacin y de los objetivos establecidos para el
rea. Esto implica abandonar criterios de economa en la constitucin de la unidad, cosa
que no siempre es posible lograr, an en desmedro del producto final.
FUNCIONES
Las funciones inherentes al rea de organizacin y mtodos son las que se detallan
a continuacin:

estudio de la estructura
anlisis de funciones
estudio de los procedimientos
diseo de formularios
redaccin de manuales
ordenamiento de oficinas
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
Consiste en el anlisis de la estructura formal oficial de la empresa

y la
proposicin de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las particularidades
que le han impreso su evolucin histrica y el entorno en que se desenvuelve. Los ajustes
que se proyecten deben conducir a hacer posible el cumplimiento de los objetivos q
ue
vaya estableciendo la direccin superior, tanto para la empresa en su totalidad como para
las reas que la componen.
El estudio al que se hace referencia puede darse en los siguientes aspectos:
revisin de la estructura actual;
reordenamiento de la estructura actual total o parcialmente;
10
creacin
supresin
de
unidades
administrativas,
definindolas
internamente y definiendo su relacin con otras unidades de la empresa

y
con el medio externo.
En el primer caso, se trata de verificar la estructura vigente de acuerdo con
un
patrn previo, comprobando su cumplimiento y el grado de eficiencia alcanzado. En
el
segundo, se acta dentro del campo de lo que es comn denominar reestructuracin.
El
aspecto restante se refiere al anlisis de determinadas unidades de la empresa.
Los estudios de estructura slo pueden ser encargados por la alta gerencia
o
direccin superior; sin embargo, los gerentes de rea deben tener facultades para solicitar
la realizacin de reordenamientos estructurales internos en los sectores a su cargo.
De
cualquier manera, la aplicacin de los cambios estructurales as determinados d
ebe
siempre contar con la anuencia de la direccin superior. En muchos casos, cuando
se
ejerce la funcin de organizacin y mtodos externamente, las modificaciones a
la
estructura se originan de acuerdo a sugerencias del equipo consultor, quienes estn
en
capacidad de evaluar los estudios realizados para proponer mejoras.
En el estudio de la estructura general es necesario mantener la compatibilidad de
cargos, niveles y relaciones con el fin de formar una totalidad coherente. Si se trata de u
n
anlisis parcial, es preciso adaptar el sector rediseado al resto de la estructura.
ANLISIS DE FUNCIONES
De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes reas de

la
empresa, es necesario describir el procedimiento adecuado para lograrlos y,
por
consiguiente, determinar cules son las funciones a cargo de cada rea. Como
las
funciones se materializan a lo largo de la prctica de los procedimientos corrientes,
la
11
asignacin concreta de las labores que encadenadas forman esos procedimientos, permite
la definicin de los cargos que componen la estructura de la empresa, adicionalmente al
perfil y requerimientos para cada uno de ellos.
Esta funcin de organizacin y mtodos abarca comunmente estas facetas:
a) anlisis y determinacin de las funciones de las unidades actuales y por crearse;
b) establecimiento de las labores necesarias para cumplir con esas funcion
es,
midiendo sus exigencias tcnicas y el tiempo que demanda su realizacin;
c) descripcin de los cargos que deben desempearse para el cumplimiento de las

labores;
d) establecimiento de las relaciones que debe mantener cada cargo con
los
restantes, sean estos componentes de la misma unidad o bien pertenezcan
a
otras, y tambin con el medio externo.
El estudio de funciones y de cargos, tiene una relacin directa con la parte de l

a
estructura administrativa dedicada a analizar los problemas del trabajo (tiem
pos,
ambiente,
relaciones
entre
el
personal)
con
disposiciones
legales
(hor
arios,
retribuciones, restricciones, proteccin social). Por tal motivo, es recomendable q
ue
organizacin y mtodos participe en esta parte, en conjunto con el rea de recu
rsos
humanos o relaciones industriales, de acuerdo al tipo de organizacin..

ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
12
La unidad de organizacin y mtodos tiene en el anlisis de los procedimient

os
una de las funciones ms relevantes, puesto que en ellos debe buscar la m
xima
eficiencia, que se traduce en rapidez, economa y fcil control.
El estudio de los procedimientos se centra fundamentalmente en estos aspectos:
a)
revisin
de
procedimientos
vigentes,
proponiendo
las
modificacio
nes
necesarias para incrementar la eficiencia;
b) estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan creado o para
cumplir nuevos objetivos y funciones;
c) consideracin de las relaciones entre diferentes procedimientos dentro de u
n
sistema general operativo - informativo,
sealando interrupciones
superposiciones, tomando en cuenta la secuencia que deben seguir.

Tanto el levantamiento de informacin como el anlisis y la redaccin de l
os
procedimientos, requiere llevarse a cabo bajo la aplicacin de tcnicas que faciliten dicha
actividad, pues stas constituyen la base fundamental para la obtencin de un b
uen
producto final por parte de organizacin y mtodos.
Las tres funciones tratadas hasta el momento, son el verdadero pilar de la gestin
de organizacin y mtodos. Desde un punto de vista terico, la secuencia para e
stas
funciones sera primero determinar los objetivos, luego se establecen las funciones qu
e
harn
posible
cumplir
con
dichos
objetivos;
posteriormente
se
consideran
los
procedimientos necesarios para realizar todas las funciones; se definen los cargos (puestos
de trabajo) exigidos por el conjunto de labores descritas, y se construye la estruct
ura
13
correspondiente, tomando en cuenta jerarqua, control, unidades subordinadas y unidades

a las cuales se debe reportar.
En la prctica, tal secuencia no siempre puede aplicarse por motivos de
muy
diversa ndole, entre los cuales se destacan las caractersticas de la misma organizaci
n
sujeta a cambios. En la mayora de las organizaciones, ya existe un modelo de estructura,
el cual sirve de base para establecer las funciones y procedimientos operativos de
la
misma. De ah que la labor de organizacin y mtodos debe ser muy creativa y dinmica
,
pues en la prctica no siempre se puede atender a patrones tericos.
DISEO DE FORMULARIOS
Debido a que toda empresa genera, a lo largo de los procedimientos que

se
desarrollan, un gran nmero de formularios de muy diferente naturaleza, la unidad

de
organizacin y mtodos debe vigilar atentamente todo lo concerniente a los mism
os:
diseo, informacin transmitida, cantidad de ejemplares, tramitacin, control, archivo
,
etc.
En la mayora de los casos, este anlisis deriva en la consideracin de
los
procedimientos, lo que resulta lgico si se piensa que el formulario refleja la mate
ria
prima que se procesa administrativamente.
Esta funcin comprende los siguientes aspectos:
a) establecimiento de reglas para el diseo de formularios: normalizaci
n,
distribucin de campos, tipos de papel, color, etc.);
14
b) revisin de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias

para su estandarizacin, dentro de las normas establecidas;
c) diseo de nuevos formularios, requeridos por procedimientos nuevos
o
modificados;
d) consideracin de la dinmica de los formularios (flujo a travs d

e la
organizacin), dentro de los procedimientos que se cumplan en la empresa;
e) determinacin de los lugares y mtodos de archivo de la documentac
in
procesada.
REDACCIN DE MANUALES
Como la organizacin de una empresa de magnitud implica cierto grado

de
complejidad, todos los aspectos inherentes a ella deben reflejarse en un cuerpo de normas
escritas, lo que por otra parte es una regla fundamental para la formalizacin organizativa.
La elaboracin de estos manuales est a cargo de la unidad de organizacin y mtodos,
y
es la culminacin del estudio total de un rea determinada. Los procedimi
entos
establecidos, deben obedecer a las normas que se establezcan, pues mientras
uno
representa el qu se debe hacer, el otro constituye el cmo debe implementarse.
La revisin de los manuales vigentes forma parte de las tareas derivadas
del
anlisis de la estructura y de los procedimientos que realiza la unidad de organizacin y
mtodos, sirvindole como antecedentes para el conocimiento de una situacin dada.
15
Es preciso que el conjunto de manuales forme una totalidad homognea y de fcil

consulta. Antes de ser aplicados, los manuales deben ser discutidos con el gerente del rea
y aprobados por la direccin superior.
La funcin referida a los manuales se concreta principalmente en estos aspectos:

a) preparacin de manuales, conteniendo disposiciones sobre estructura, polticas,
funciones, normas aplicables y procedimientos: los manuales pueden referirse a
uno de estos tpicos o a varios de ellos, segn se considere necesario p
ara
lograr mayor eficiencia en su aplicacin; del mismo modo, pueden legisl
ar
sobre una determinada operacin, procedimiento o unidad de la empresa;
b) revisin de los manuales actualmente en vigor y anlisis de las modificaciones
que deban introducrseles para adaptarlos a los cambios organizacionales que
se propongan;
c) anlisis de la coherencia interna de los manuales y de stos entre s;
d) compilacin y divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia.
DISTRIBUCIN DE ESPACIO FSICO
La unidad de organizacin y mtodos est a cargo del estudio de la distribuci

n
del espacio que utiliza la empresa. El esquema general de la ubicacin de las diver
sas
oficinas debe ser trazado por esta unidad y aprobado por la direccin superior.
La
distribucin interna de cada unidad debe ser considerada por el gerente respectivo.
16
En cada caso, hay que determinar la posicin del mobiliario, equip

os e
instalaciones necesarias y establecer un plan de renovacin y estandarizacin de
las
oficinas teniendo en cuenta las caractersticas bsicas del inmueble que ocupe la empresa.
Esta funcin, est ligada a funciones de otras unidades, mas en ningn caso p
uede
interpretarse como una duplicidad o choque de roles, pues como se ha comentado, l
os
objetivos de organizacin y mtodos apuntan a la bsqueda de eficiencia en
las
operaciones de la empresa.
En definitiva, se pretende un mejor aprovechamiento del espacio, rapidez
y
facilidad de circulacin tanto de personas como de documentos. En consecuencia, es
ta
funcin se concreta en los aspectos que se enumeran a continuacin:
a) distribucin de las actuales oficinas, estipulando un plan general;
b) determinacin de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los equipos,
muebles y tiles que exija el buen desempeo de las actividades bajo

su
responsabilidad;
c) modificaciones que pueden introducirse a futuro en la distribucin propuesta
,
por
reestructuraciones,
nuevos
procedimientos,
nuevos
cargos
estandarizacin.
TAREAS PROPIAS DE LA UNIDAD

La unidad de organizacin y mtodos tiene a su cargo las siguientes tareas que le
son propias:
a) planificacin del trabajo;
17
b) ejecucin de tareas;
c) organizacin departamental;
d) informacin a la direccin.
Planificacin del Trabajo
Como se ha mencionado, las tareas propias del rea pueden generarse p

or
decisin del gerente de la unidad, por solicitud de otra unidad o por el cumplimiento d
e
un plan de trabajo.
Cuando el gerente es quien determina los estudios a realizar, es necesario contar

con la aprobacin de la direccin superior antes de su iniciacin. Si la idea nace de otr
a
unidad por alguna necesidad particular, luego de ser analizada la factibilidad de
su
ejecucin por parte de organizacin y mtodos, debe requerirse la aprobacin de
la
direccin superior.
Lo ideal, dentro de la amplia cobertura de sus funciones, es la elaboracin de un
plan de trabajo que obedezca a un plan estratgico trazado por la direccin superior. Para
estructurarlo, la consulta con los gerentes de rea es sumamente provechosa, por cuanto
permite
recabar
de
ellos
datos
sobre
necesidades
de
reorganizacin.
Esto
debe
completarse con los criterios que tenga el mismo gerente de la unidad sobre los problemas
que afecten a la organizacin, estableciendo un orden de prioridades.
El plan debe ser sometido a la consideracin de la direccin superior y discutido
con ella, a fin de adecuarlo a sus puntos de vista. El plan una vez aprobado, es el
que
regir las actividades de la unidad durante el lapso en que tenga vigencia. Toda solicitud
de estudios especficos debera ser satisfecha en consonancia o en el marco del mismo.
18
El planeamiento de las tareas puede ser analtico, contndose para esto

con
herramientas de variado potencial y complejidad, tales como cartas de Gantt o cualquier
otra herramienta de control de proyectos.
Ejecucin de Tareas
Para llevar a cabo los estudios que se establezcan de acuerdo con lo indicado en e
l
prrafo anterior, se procede a la aplicacin de un mtodo de trabajo ms o m
enos
complejo, segn el alcance que hayan de revestir aquellos.
Las labores ms corrientes que se ejercitan con tal fin, son las que ahor
a se
enumeran:
a) levantamiento de informacin de estructuras y procedimientos;
b) anlisis de los datos obtenidos;
c) propuestas de modificaciones e innovaciones;
d) consultas a los jefes y gerentes sobre las propuestas;
e) informes a la direccin superior y a los gerentes de rea sobre d
ichas
proposiciones;
f) discusin de las propuestas realizadas;
g) implantacin de las reformas aceptadas;
h) comunicacin de los cambios que se introduzcan;
i) revisiones peridicas de las implantaciones efectuadas.
Organizacin Departamental
El gerente de la unidad tiene a su cargo la organizacin de su unidad. Ello implica

lo siguiente:
19
a) asignacin de tareas entre los auxiliares o analistas, de acuerdo con

las
necesidades emergentes del cumplimiento de los estudios encargados o d
el
plan aprobado oportunamente;
b)
jo
creacin
mantenimiento
de
los
archivos
de
papeles
de
traba
y
documentacin generada en la realizacin de los estudios a cargo de la unidad;
c) obtencin y mantenimiento de los elementos de trabajo (mobiliario, equipo
s,
libros, tiles, etc.);
d) remuneracin, compensacin, promocin y entrenamiento del personal;
e) seguimiento y control de los costos de operacin de la unidad.
Es
comn
distribuir
algunas
de
estas
tareas
entre
el
personal,
responsabilizndolos, por ejemplo, de algunos archivos, de los tiles de escritorio, de la

biblioteca, etc. Algunas funciones, como las citadas en d), son indelegables.
Informacin a la Direccin
La unidad de organizacin y mtodos, elabora distintos tipos de informacin, que

gira a los diferentes sectores constitutivos de la empresa. Comnmente, se tienen
los
siguientes:
a) a la direccin superior, sobre el desarrollo del trabajo;
b) a la direccin superior, los estudios realizados para su anlisis y aprobacin;
20
c) a las gerencias de rea, sobre el desarrollo del trabajo, en lo que a

ellas
concierne;
d) a las gerencias de rea, los estudios realizados dentro de cada una de ellas, par
a
su anlisis y aprobacin;
e) en general, a las diversas unidades de la empresa, sobre las tareas a cargo de l
a
oficina, como sntesis de divulgacin y conocimiento de la labor desarrollada.
Esta informacin se formaliza mediante la elaboracin de informes, mem
os,
comunicados, notas, etc., de acuerdo con el contenido de la misma y su destinatario.
En ciertos casos, la direccin superior puede decidir que las tareas a cargo de la
unidad de organizacin y mtodos sean sustituidas total o parcialmente mediante
la
contratacin de asesores externos. Ello obedece, por lo comn, al tipo de estudio q
ue
desea emprenderse o a la agilizacin del proceso de racionalizacin. En todo caso, l
as
funciones anteriormente descritas aplican de igual forma para una unidad asesora externa.
Bajo estas circunstancias, es adecuado determinar el grado de colaboracin que el

personal de la oficina debe prestar a los equipos consultores y la forma de control que e
l
gerente de la unidad debe ejercer sobre la labor desempeada por los analistas externos.
Generalmente, es la unidad de organizacin y mtodos la que asesora con respecto
a
condiciones y especificaciones de contratacin, costo de los servicios y alternativas
de
prestacin. Tambin debe aprobarse un mecanismo de informacin referido al trabaj
o
realizado y a las sugerencias emitidas por el equipo consultor, as como la que el gerent
e
de la unidad debe producir sobre la participacin de su personal y el desarrollo general del
proyecto.
21
CONCLUSIONES
La supervivencia de una organizacin en un entorno competitivo y globalizad

o,
depende de muchas variables que intervienen para garantizarla. Generalmente, se buscan
mtodos que conduzcan a elevar los niveles de produccin, reduciendo o mantenien
do
bajos los costos operacionales, lo cual muchas veces se traduce en aumento de trabajo con
economa de recursos. Esta opcin, tal vez constituye alguna de dichas variables,
sin
embargo no es precisamente lo que se requiere al momento de buscar eficiencia
de
operaciones, la decisin correcta debe estar orientada a la racionalizacin e
n el
funcionamiento general de la organizacin. Para ello es preciso realizar estudios que van
desde la estructura general de la empresa a la revisin y anlisis de las tareas especfica
s
de cada sector, considerando los recursos utilizados, el tiempo requerido y empleado en
cada operacin, el adecuado manejo de documentos y los mecanismos de archivo de
la
informacin.
Se puede observar que para acometer esta actividad, es preciso contar con
un
rgano bien sea interno o externo que se aboque por completo a tal funcin, pues
se
requiere tiempo, conocimiento integral de la organizacin y sobretodo una visin clara del
concepto de eficiencia y calidad.
A travs de este trabajo, se ha presentado de una manera resumida la necesidad de
una unidad de organizacin y mtodos en una empresa, definiendo su alcanc
e y
describiendo sus funciones, haciendo hincapi en la importancia de su presencia, bien sea
22
interna o externa, pues muchas veces esta funcin es relegada a otras reas co
n el
consiguiente problema de la no total dedicacin y el anlisis superficial de la problemtica
existente dentro de un rea determinada.
La decisin de implantar esta unidad, recae en la alta gerencia de las empre
sas
quienes deben evaluar los costos asociados por tal incorporacin frente a los benefici
os
generados y que redundarn a largo plazo en operaciones realizadas en forma eficient
e,
mayor rendimiento, incremento de la imagen corporativa, y en definitiva, garanta de una
supervivencia en un entorno altamente competitivo.
23

Estructura Organizativa

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Estructura Organizativa

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Hernn Rodrigo Alvarado

DEFINICIN DEL REA..............................................................................................

JUSTIFICACIN DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS .................

ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA .......................................................................

ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS..........................................................

DISEO DE FORMULARIOS ..............................................................................

DISTRIBUCIN DE ESPACIO FSICO ...............................................................

TAREAS PROPIAS DE LA UNIDAD ...........................................................................

Planificacin del Trabajo ........................................................................................

Ejecucin de Tareas .................................................................................................

Organizacin Departamental ...................................................................................

Informacin a la Direccin .....................................................................................

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecucin de sus procesos

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

En lo sucesivo se utilizar el trmino organizacin y mtodos, aunque exist

DEFINICIN DEL REA

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

La unidad de organizacin y mtodos, es la encargada de conocer los problemas

La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

JUSTIFICACIN DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS

Excesiva tramitacin de documentos

Con el objeto de identificar las falencias y debilidades de determinado sector, es

Prdida de material, tiempo y energa

transportes largos y riesgosos

condiciones de trabajo peligrosas

En tales situaciones, es necesario que exista una unidad que se encargue

comn observar que la unidad de organizacin y mtodos mantiene relaciones

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

Las relaciones de asesoramiento se definen por la produccin de informaci

La unidad de organizacin y mtodos tiene a su frente a un gerente, quien de

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

Estos integrantes pueden tener diferente grado de preparacin y especializacin

especializaciones horizontales (sistemas, estructura, formularios, etc.), las que ser

Hernn Rodrigo Alvarado

Consiste en el anlisis de la estructura formal oficial de la empresa

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

internamente y definiendo su relacin con otras unidades de la empresa

De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes reas de

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

c) descripcin de los cargos que deben desempearse para el cumplimiento de las

El estudio de funciones y de cargos, tiene una relacin directa con la parte de l

Hernn Rodrigo Alvarado

ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS

La unidad de organizacin y mtodos tiene en el anlisis de los procedimient

superposiciones, tomando en cuenta la secuencia que deben seguir.

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

correspondiente, tomando en cuenta jerarqua, control, unidades subordinadas y unidades

Debido a que toda empresa genera, a lo largo de los procedimientos que

desarrollan, un gran nmero de formularios de muy diferente naturaleza, la unidad

Hernn Rodrigo Alvarado

LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA

b) revisin de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias

d) consideracin de la dinmica de los formularios (flujo a travs d

Como la organizacin de una empresa de magnitud implica cierto grado

Hernn Rodrigo Alvarado