Sistemas para colaboracin y trabajo en equipo

Con todos estos sistemas e informacin, tal vez se pregunte cmo es posible sacar
provecho de ellos. Cmo es que las personas que trabajan en empresas logran
reunir todos los datos, trabajar en busca de objetivos comunes y coordinar tanto
planes como acciones? Los sistemas de informacin no pueden tomar decisiones,
contratar o despedir personas, firmar contratos, acordar tratos o ajustar el precio de los
bienes en el mercado. Adems de los tipos de sistemas que acabamos de describir, las
empresas necesitan sistemas especiales para apoyar la colaboracin y el trabajo en
equipo.
QU ES LA COLABORACIN?
Colaboracin es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explcitos.
Se enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una
empresa u otro tipo de organizacin, y entre una empresa y otra. La colaboracin
puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de un plazo ms
largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relacin entre los participantes.
La colaboracin puede ser de uno a uno o de varios a varios. Los empleados pueden
colaborar en grupos informales de la estructura organizacional de la empresa, o se
pueden organizar en equipos formales.
Los equipos tienen una misin especfica que alguien en la empresa les asign. Tienen
que completar un trabajo. Con frecuencia los equipos son de corto plazo,
dependiendo de los problemas que traten y del tiempo necesario para encontrar una
solucin y completar la misin. La colaboracin y el trabajo en equipo son importantes
en la actualidad ms que nunca, por una variedad de razones.
Naturaleza cambiante del trabajo. La naturaleza del trabajo es distinta a los tiempos
de la manufactura en fbricas y el trabajo de oficina previo a las computadoras, en
donde cada etapa en el proceso de produccin ocurra de manera independiente a las
dems, y era coordinado por los supervisores. El trabajo se organizaba en silos. Es un
depsito o construccin donde se almacena o se guarda granos pastos o forrajes
picados con el fin de producir la fermentacin anaerbica de la masa forrajera. En
un silo, el trabajo pasaba de una estacin de torno a otra, de un escritorio a otro, hasta
que se completaba el trabajo terminado. En la actualidad, los tipos de trabajos que
tenemos requieren una coordinacin e interaccin ms estrechas entre las partes
involucradas en la produccin del servicio o producto.
Crecimiento del trabajo profesional. Los empleos de interaccin tienden a ser
trabajos profesionales en el sector de servicios que requieren una estrecha
coordinacin y colaboracin. stos requieren una educacin considerable, adems de
compartir la informacin y las opiniones para llevar a cabo el trabajo. Cada actor aporta
una experiencia especializada para el problema y todos necesitan considerarse entre s
para poder realizar la tarea.
Organizacin cambiante de la empresa. Durante la mayor parte de la era industrial,
los gerentes organizaban el trabajo en forma jerrquica. En la actualidad se
organiza en grupos y equipos, y se espera que stos desarrollen sus propios mtodos
para realizar la tarea. Los gerentes de nivel superior observan y miden los resultados,

pero es mucho menos probable que emitan pedidos o procedimientos de operacin

detallados.
mbito cambiante de la empresa. El trabajo de la empresa ha cambiado de una sola
ubicacin a varias: oficinas o fbricas a lo largo de una regin, una nacin o incluso
alrededor del mundo. Por ejemplo, Henry Ford desarroll la primera planta de
automviles de produccin en masa en una sola fbrica en Dearborn, Michigan. En
2010, Ford planeaba producir cerca de 3 millones de automviles y emplear a ms de
200 000 empleados en 90 plantas e instalaciones en todo el mundo. Con este tipo de
presencia global, la necesidad de una estrecha coordinacin entre diseo, produccin,
marketing, distribucin y servicio adquiere sin duda una nueva importancia y escala.
Las grandes compaas globales necesitan tener equipos que trabajen sobre una base
global.
nfasis en la innovacin. El cambio es un proceso grupal y social, y la mayora de
ellos se derivan de la colaboracin entre individuos en un laboratorio, una empresa o
agencias gubernamentales. Se cree que las prcticas y tecnologas de colaboracin
slidas aumentan el ritmo y la calidad de la innovacin.
Cultura cambiante del trabajo y la empresa. La mayor parte de la investigacin sobre
la colaboracin est a favor de la nocin de que diversos equipos producen mejores
salidas y con ms rapidez que los individuos que trabajan por su cuenta. Las nociones
populares de la multitud (crowdsourcing pedir la opinin de terceros (comunidad)
frente a algn tema en particular o el desarrollo de una tarea especfica y la sabidura
de las masas) tambin proveen apoyo cultural para la colaboracin y el trabajo en
equipo.
Beneficios de negocios de la colaboracin y el trabajo en equipo
Entre las empresas y las comunidades acadmicas existe la creencia general de que,
cuanto ms colaborativa sea una empresa ms xito tendr, y esa colaboracin
dentro y entre las empresas es ms necesaria que en el pasado. Un estudio sobre el valor
de la colaboracin tambin descubri que el beneficio econmico en general de la
colaboracin era considerable: por cada palabra vista por un empleado en los correos
electrnicos de otras personas, se generaban
$70 de ingreso adicional (Aral, Brynjolfsson
y Van Alstyne, 2007).
La tabla 2-2 sintetiza algunos de los
beneficios de la colaboracin identificados
por escritores y acadmicos anteriores.

La figura 2-7 ilustra en forma grfica la forma

en que se cree que la colaboracin impactar
en el desempeo de los negocios.
Aunque hay muchos supuestos beneficios para la
colaboracin, en realidad se necesita una
cultura de negocios de apoyo en la empresa,
adems de los procesos de negocios correctos
para poder lograr una colaboracin significativa.
Tambin se requiere una buena inversin en
tecnologas colaborativas.
Creacin de una cultura colaborativa y procesos de negocios
La colaboracin no se realiza de manera espontnea en una empresa, en especial si no
hay cultura de apoyo ni procesos de negocios. Las empresas, en especial las grandes,
tenan en el pasado una reputacin por ser organizaciones de comando y control en
donde los principales lderes ideaban todas las cuestiones de verdadera importancia, y
despus ordenaban a los empleados de menor nivel que ejecutaran los planes de la
gerencia de nivel superior.
La tarea de la gerencia de nivel medio era supuestamente pasar los mensajes de los
niveles superiores a los inferiores y viceversa. Las empresas de comando y control
requeran empleados de menor nivel para llevar a cabo las rdenes sin hacer muchas
preguntas, sin ninguna responsabilidad por mejorar los procesos y sin recompensas por
laborar en equipo ni por el desempeo del mismo. Todo lo que se requera era que los
empleados se presentaran a trabajar y realizaran su trabajo en forma satisfactoria. Nunca
se comunicaba en forma horizontal, sino siempre de manera vertical, de modo que la
gerencia pudiera controlar el proceso.
Los gerentes de nivel superior son responsables de obtener resultados, pero dependen de
equipos de empleados para lograrlos e implementarlos. La funcin de los gerentes de
nivel medio es crear los grupos de trabajo, coordinar su labor y monitorear su
desempeo. En una cultura colaborativa, la gerencia de nivel superior establece la
colaboracin y el trabajo en equipo como algo vital para la organizacin, y en
realidad la implementa para los niveles superiores de la empresa tambin.
Herramientas y tecnologas para colaboracin y trabajo en equipo
En la actualidad hay cientos de herramientas diseadas para lidiar con el hecho de que,
para poder tener xito en nuestros empleos, todos dependemos de los dems, nuestros
compaeros empleados, clientes, proveedores y gerentes.

La tabla 2-3 lista los tipos ms

importantes de herramientas de
software para colaboracin.

Algunas de alto nivel como IBM Lotus Notes son costosas, pero lo bastante poderosas
para las empresas globales.
Correo electrnico y mensajera instantnea (IM)
Las corporaciones han adoptado el correo electrnico y la mensajera instantnea
como una de las principales herramientas de comunicacin y colaboracin para apoyar
los trabajos de interaccin. Su software opera en computadoras, telfonos celulares y
otros dispositivos porttiles inalmbricos, e incluye caractersticas para compartir
archivos as como transmitir mensajes.
Redes sociales
Todos hemos visitado sitios de redes sociales como Twitter, Instagram y Facebook,
que incluyen herramientas para ayudar a las personas a compartir sus intereses e
interactuar. Las herramientas de redes sociales se estn convirtiendo con rapidez en una
herramienta corporativa para compartir ideas y colaborar entre los trabajos basados
en interaccin de la empresa. Los usuarios pueden enviar preguntas a otros en la
empresa y recibir respuestas mediante mensajera instantnea.
Wikis
Los wikis son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir
y editar contenido de texto y grficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de
pginas Web o las tcnicas de programacin. El wiki ms popular es Wikipedia, el
proyecto de referencia editado en forma colaborativa ms grande del mundo. Depende
de voluntarios, no genera dinero y no acepta publicidad.
Los wikis son herramientas ideales para almacenar y compartir el conocimiento y las
perspectivas de una empresa. El distribuidor de software empresarial SAP AG tiene un
wiki que acta como base de informacin para las personas que estn fuera de la
compaa, como los clientes y desarrolladores de software que crean programas para
interactuar con el software SAP. En Intel Corporation, los empleados crearon su
propio wiki interno, en el que los mismos trabajadores de Intel han editado ms de 100
000 veces y han visto ms de 27 millones de veces.
Mundos virtuales

Los mundos virtuales como Second Life representan entornos 3-D en lnea que son
habitados por residentes que crearon representaciones grficas de ellos mismos,
conocidas como avatares. Las personas reales representadas por avatares se renen,
interactan e intercambian ideas en estas ubicaciones virtuales de mensajes de texto
similares a los mensajes instantneos.
Sistemas de reuniones virtuales
Los gastos incurridos por los viajes de negocios han aumentado de manera constante en
los aos recientes, principalmente debido al aumento en los costos de la energa.
En un esfuerzo por reducir los gastos de viaje, muchas empresas como Heinz, General
Electric, Pepsico y Wachovia utilizan sistemas de reuniones virtuales para sesiones
informativas de productos, cursos de capacitacin, sesiones estratgicas e incluso
plticas motivacionales. Una caracterstica importante es la tecnologa de telepresencia,
un entorno integrado de audio y video que permite a una persona dar la apariencia de
estar presente en un lugar distinto a su verdadera ubicacin fsica.
Entornos de colaboracin basados en Internet
Hay muchas herramientas de colaboracin disponibles, pero las ms utilizadas son los
sistemas de conferencias de audio y video basadas en Internet, los servicios de software
en lnea como Google Apps/Google Sites y los sistemas de colaboracin corporativa
como Lotus Notes y Microsoft SharePoint.
Los usuarios de Google Sites pueden disear y rellenar sitios Web en cuestin de
minutos y, sin necesidad de habilidades tcnicas avanzadas, publicar una variedad de
archivos como calendarios, texto, hojas de clculo y videos para que se puedan ver y
editar en forma privada, en grupos o por el pblico en general. Google Apps trabaja con
Google Sites e incluye las tpicas herramientas de software de oficina de productividad
para el escritorio (procesamiento de palabras, hojas de clculo, presentaciones, gestin
de contactos, mensajera y correo).
La tabla 2-4 describe algunas de las
herramientas disponibles en Google
Apps/Google Sites.

Google ha desarrollado una plataforma adicional basada en Web para la colaboracin y

comunicacin en tiempo real, conocida como Google Wave (olas). Las olas son
conversacin y documento en partes iguales, en donde cualquier participante de una
ola puede responder en cualquier parte del mensaje, editar el contenido y agregar o
eliminar participantes en cualquier punto del proceso.
Microsoft SharePoint es el sistema de colaboracin ms utilizado a nivel mundial para
empresas pequeas y medianas que utilizan productos de servidor y redes de Microsoft.

SharePoint es una plataforma de gestin de documentos y colaboracin basada en Web,

tiene una interfaz basada en Web y una estrecha integracin con las herramientas de uso
diario, podemos usar SharePoint para hospedar sitios Web que organicen y almacenen la
informacin en una ubicacin central que permita a los equipos coordinar las
actividades de trabajo, colaborar en documentos y publicarlos, mantener listas de tareas,
implementar flujos de trabajo y compartir informacin a travs de wikis, blogs y
actualizaciones de estado al estilo Twitter.
He aqu una lista de las principales herramientas de SharePoint:
Proporciona un solo espacio de trabajo para que los equipos coordinen itinerarios,
organicen documentos y participen en discusiones, dentro de la organizacin o a
travs de una extranet.
Facilita la creacin y administracin de documentos con la habilidad de controlar
versiones, ver revisiones pasadas, implementar la seguridad en cada uno y mantener
bibliotecas de documentos.
Provee anuncios, alertas y tableros de discusin para informar a los usuarios cuando
se requieran acciones o se realicen modificaciones a la documentacin o informacin
existente.
Ofrece soporte para contenido personalizado y vistas tanto personales como pblicas
de documentos y aplicaciones.
Provee plantillas para blogs y wikis como ayuda para que los equipos compartan
informacin y lluvias de ideas.
Proporciona herramientas para gestionar bibliotecas de documentos, listas,
calendarios, tareas y tableros de discusin sin estar en lnea, y para sincronizar las
modificaciones al volverse a conectar a la red.
Provee herramientas de bsqueda empresarial para localizar personas, expertos y
contenido.
Sony Electronics, utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2010 para optimizar el
acceso a la informacin, mejorar la colaboracin y hacer un mejor uso de los expertos
dentro de la compaa. Sony utiliza las herramientas de wikis de SharePoint para
capturar y organizar las perspectivas y comentarios de los usuarios en un cuerpo de
conocimiento a nivel empresarial, y su herramienta de bsqueda de personas para
identificar a los empleados con experiencia sobre proyectos y reas de investigacin
especficas.
Lotus Notes Permite usar la mquina como plataforma para correo electrnico,
mensajera instantnea (al trabajar con Lotus Sametime), navegacin Web y trabajo de
reservacin de calendario/recursos, as como para interactuar con las aplicaciones
colaborativas. Notes est ahora habilitado para Web, con mejoras para redes sociales
(Lotus Connections) y un entorno de desarrollo de secuencias de comandos y
aplicaciones, de modo que los usuarios puedan crear aplicaciones a la medida para
adaptarlas a sus necesidades nicas. El Grupo de software de IBM define a Lotus Notes

como una opcin de escritorio integrada para acceder al correo electrnico, los
calendarios y las aplicaciones de negocios de un servidor de IBM Lotus Domino.
El software Notes instalado en la computadora cliente del usuario En la actualidad,
Notes tambin cuenta con blogs, wikis, agregadores de RSS, CRM y sistemas de
soporte al cliente. Miles de empleados en cientos de grandes empresas como Toshiba,
Air France y Global Hyatt Corporation, usan IBM Lotus Notes como sus principales
herramientas de colaboracin y trabajo en equipo.
El software facilita la cooperacin y colaboracin entre los centros de produccin
regional dispersados en forma geogrfica, y provee una plataforma automatizada segura
para el intercambio de documentos.
La tabla 2-5 describe herramientas
adicionales de colaboracin en lnea.

Lista de comprobacin para los gerentes

Evaluacin y seleccin de herramientas de software de colaboracin
Con tantas herramientas y servicios de colaboracin disponibles,
Cmo puede elegir la tecnologa de colaboracin correcta para su empresa?
Para responder a esta pregunta, necesita un marco de trabajo para comprender con
exactitud los problemas que estas herramientas estn diseadas para resolver.
Un marco de trabajo que ha sido til
para que nosotros podamos hablar sobre
las herramientas de colaboracin es la
matriz de colaboracin de tiempo/espacio
que se enfoca en dos dimensiones del
problema de colaboracin: tiempo y
espacio, se desarroll a principios de la
dcada de 1990 mediante varios eruditos
de trabajo colaborativo.

Los productos de redes sociales empresariales de Socialtext (entre ellos microblogs,

blogs, wikis, perfiles y hojas de clculo sociales) permiten a los empleados compartir
informacin vital y trabajar juntos en tiempo real. Basado en una arquitectura flexible y
orientada a objetos, Socialtext se integra casi con cualquier sistema tradicional de
registro, como CRM y ERP, para permitir a las empresas discutir, colaborar y tomar
accin en los procesos de negocios clave.
Por ejemplo, suponga que necesita colaborar con personas en distintas zonas horarias y
no se puede reunir con todas al mismo tiempo. Cuando en Nueva York es medianoche
en Bombay es medioda, por lo que esto dificulta el hecho de realizar una
videoconferencia (las personas en Nueva York estn demasiado cansadas).
Sin duda, el tiempo es un obstculo para la colaboracin a escala global. El lugar
(ubicacin) tambin inhibe la colaboracin en grandes empresas globales o incluso
nacionales y regionales. El proceso de organizar a las personas para una reunin fsica
se dificulta debido a la dispersin fsica de las empresas distribuidas (empresas con ms
de una ubicacin), el costo de los viajes y las limitaciones de tiempo de los gerentes.
Las tecnologas de colaboracin que acabamos de describir son formas de sobrepasar las
limitaciones de tiempo y espacio. Al utilizar este marco de trabajo de tiempo/espacio, le
ser ms fcil elegir las herramientas de colaboracin y trabajo en equipo ms
apropiadas para su empresa. Tenga en cuenta que algunas se aplican en ms de un
escenario de tiempo/espacio. Por ejemplo, las suites de colaboracin por Internet como
Lotus Notes tienen herramientas para las interacciones tanto sincrnicas (mensajera
instantnea, herramientas de reuniones electrnicas) como asncronas (correo
electrnico, wikis, edicin de documentos).