DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base
para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lgico tambin estn organizados en carpetas contenedoras segn el
tipo y concepto, para un fcil acceso a la informacin. En ellas se aplica el filtro del
periodo de trabajo, estableciendo una seleccin de documentos cuya fecha de
expedicin est dentro de ese periodo.
CLASIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN CONTABLE
Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin se clasifican en:
Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej: facturas de compras,
recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas
de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva:

Documentos que se archivan y generan registracin: como la factura, la
nota dbito, la nota crdito, el ticket, los recibos, el pagare, el cheque y la
nota crdito bancaria.
Documentos que slo se archivan: como son la orden de compra, la nota de
venta, el remito y el resumen de cuenta.

DOCUMENTOS CONTABLES MS UTILIZADOS

En la actualidad los documentos contables ms usados son:

La factura
La cotizacin
La remisin

Las consignaciones
Nota dbito
Nota crdito
Ticket
Cheque
DEFINICIN Y EJEMPLOS DE DOCUMENTO CONTABLES

LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro pas "giro", es un documento mercantil
que contiene una promesa u obligacin de pagar una determinada cantidad
de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita,
mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la
otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una
cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
Ejemplo:

EL PAGAR
Es un ttulo valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se
usa, principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito
mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden
una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los
pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a
un tercero.
Ejemplo:

EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de
utilizar fsicamente dinero.
Ejemplo:

LA NOTA CRDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota
crdito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Ejemplo:

LA NOTA DBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones.
Ejemplo:

LA NMINA
Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del
salario que les ingresa y esto lo hace a travs de la nmina. En este sentido, la
nmina no es ms que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cmo

est estructurado el salario que en su da pact con la compaa que lo emplea.

Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso
de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaracin de la renta o
simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
Ejemplo:

RECIBO DE CONSIGNACIN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.
Ejemplo:

FACTURA
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad. .

REMISIN
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes
vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega
al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que
los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la seccin facturacin
para que proceda a la emisin de la factura. Por ltimo el triplicado permanece en
la seccin depsito par constancia de las mercaderas salidas. Se extiende, como
mnimo, por duplicado; aunque es prctica generalizada hacerlo por triplicado para

que al transportista tambin le quede una constancia de la operacin realizada.

No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos
se emiten sin valores
Ejemplo:

LA COTIZACIN
La cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que
participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo.
La primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio para un
ttulo en funcin de la oferta y la demanda. Por otra parte, tambin se utiliza este
nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de
una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.
Ejemplo: