Elementos del Proceso Contable

Fases
Tres son las fases que abarca el ciclo contable:
A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de
contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad
por primera vez, como en el de aqulla que ya ha venido
desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes.
B.- Desarrollo o gestin: se extiende a lo largo del ejercicio
econmico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar
contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la
actividad de la empresa.
C.- Conclusin o cierre: consiste en un trabajo de recopilacin y
sntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o
ajustes a las cuentas que permitan elaborar una informacin contable
de sntesis, los estados financieros, que se ponen a disposicin de
todos los usuarios.

Fase de apertura o de iniciacin

1. INVENTARIO
Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre
de cada ejercicio, es necesaria la confeccin de un inventario
Inventario: es la relacin detallada y valorada de los bienes, derechos
y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una
fecha determinada.
Para su elaboracin se precisan las siguientes etapas:
a) Determinar los elementos que han de inventariarse
b) Clasificacin y ordenacin de los elementos inventariados
c) Valoracin econmica de los bienes inventariados
A efectos prcticos podemos decir que es similar a un Balance de
Situacin pero ms desagregado
2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario
final del ejercicio anterior, ste servir de base para la realizar el
primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura.

Fase de desarrollo contable del ejercicio

Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el
ejercicio, de los cuales se tiene constancia a travs de los
documentos correspondientes, se registrarn peridicamente en
el Libro Diario. Por tanto, esta fase consiste en el registro de las
operaciones del ejercicio.
Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se
registren da a da, aunque se admite tambin la realizacin de
asientos mensuales de carcter global, siempre que se detallen en
libros auxiliares.
Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro
Mayor, esta operacin no es obligatoria legalmente, pero s es
indispensable en el proceso contable.
Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos
contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar
un Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos. Este estado
contable permite indagar sobre los posibles errores aritmticos o de
traslacin que se hayan podido cometer en la contabilizacin de los
hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario
o bien en el Libro Mayor.
No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en
cualquier momento del proceso contable, si bien es aconsejable en
trminos generales prepararlo en los momentos clave de dicho
proceso.

Fase de conclusin o de cierre del ejercicio

El Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos realizado
al cierre del ejercicio, despus de haber registrado todas las
operaciones del mismo presenta graves deficiencias, ya que no
ofrece:
- ni los resultados habidos en el ejercicio
- ni una visin ajustada de la situacin patrimonial de la empresa
en ese momento
Para conocer el resultado del ejercicio y la autntica situacin
patrimonial, es preciso realizar tres etapas ms, la de regularizacin,
la que conlleva el clculo del resultado del ejercicio y la del cierre de
la contabilidad.

1. REGULARIZACION
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir
bien en la presentacin de la situacin patrimonial o bien en el clculo
del resultado.
a) Reclasificacin de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades
de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una
cuenta tienen una significacin que no se corresponde con el ttulo de
la misma, como consecuencia, por ejemplo, de:
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo
- Necesidad de corregir asientos errneos
b) Regularizacin de cuentas especulativas: se trata de adecuar el
saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de
las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el
inventario fsico.
c) Periodificacin de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al
resultado del ejercicio nicamente los gastos e ingresos que
corresponden al mismo. Ello exige:
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al
ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos
anticipados
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aqullos que
correspondan al mismo, an cuando estn pendientes de la
correspondiente documentacin mercantil: gastos e ingresos no
formalizados
d) Correcciones de valor: se trata, por aplicacin del principio de
prudencia, de registrar contablemente todas prdidas de valor, tanto
reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo
Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de
Sumas y Saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta
fase
2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de prdidas
y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de
resultados, que legalmente recibe el nombre de Cuenta de Prdidas

y Ganancias. As, las cuentas de gastos e ingresos quedarn

saldadas

3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan abiertas las
cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus
correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de
cierre todas las cuentas quedarn saldadas y la contabilidad cerrada.
La informacin de la fase de conclusin sirve de base para la
elaboracin de los estados contables que informan del patrimonio de
la unidad econmica, as como del resultado obtenido en el ejercicio,
es decir, el Balance y la Cuenta de Resultados. A travs de ellos se
comunica la informacin contable a los usuarios interesados en la
misma.

Acta constitutiva
Es
el documento
necesario
y
obligatorio
para
la
formacin legal de una organizacin o sociedad, que debe estar
redactada y contener datos fundamentales segn algunos parmetros
comunes, y debidamente firmada por quienes sern integrantes de la
sociedad. Desde organizaciones deportivas, de actividad sin fines de
lucro, no gubernamentales, organizaciones empresariales y
comerciales, de trabajo cooperativo, cualquiera sea el tipo y finalidad
de la organizacin es necesaria un acta constitutiva.

Secretara de Relaciones Exteriores SRE

La Secretara de Relaciones Exteriores de Mxico es la Secretara
de Estado encargada de administrar las relaciones del pas con el
exterior (incluyendo la recopilacin de autgrafos extranjeros;
misiones diplomticas y lmites territoriales). Adems, proporciona los
pasaportes y las cartas de naturalizacin; operativamente, se puede
decir que administra todo el Registro Civil. Promueve el comercio y el
turismo va las secretaras respectivas de economa y turismo.

Registro Pblico de Consumidores (RPC)

Para proteger nuestro derecho a la privacidad y facilitar a los
proveedores el cumplimiento de la Ley Federal de Proteccin al
Consumidor,
Profeco
administra
el
Registro
Pblico
de
Consumidores (RPC), un servicio gratuito para ti y muy fcil de usar,
en el que podrs inscribir los nmeros telefnicos fijos, celulares y
de fax en los que no deseas recibir publicidad o que sean utilizados
con fines mercadotcnicos o publicitarios.
Con esta informacin Profeco genera una lista, la cual est
disponible para los proveedores y empresas de telemercadeo que
han realizado su solicitud de consulta y pagado la tarifa
correspondiente, con la finalidad de depurar sus listas y no realizar
llamadas a los nmeros inscritos en el RPC.
Todos los proveedores o empresas que envan publicidad (por s
mismas o a travs de terceros), o que utilizan informacin sobre
consumidores con fines mercadotcnicos o publicitarios, estn
obligados a no llamar a los nmeros inscritos en el RPC, y en caso

de hacerlo pueden ser sancionados con multas de hasta

$1,064,044, dependiendo de la gravedad de la violacin a la ley.

Servicio de Administracin Tributaria (SAT)

El Servicio de Administracin Tributaria (SAT) es un rgano
desconcentrado de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, que tiene la
responsabilidad de aplicar la legislacin fiscal y aduanera, con el fin de que
las personas fsicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al
gasto pblico; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las
disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el
cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la informacin
necesaria para el diseo y la evaluacinde la poltica tributaria.
Su misin: Recaudar los recursos tributarios y aduaneros que la Ley prev,
dotando al contribuyente de las herramientas necesarias que faciliten el
cumplimientoVoluntario.
Su visin: Ser una institucin moderna que promueva el cumplimiento
voluntario de los contribuyentes a travs de procesos simples.

LIC SANITARIA:
Los establecimientos relacionados con la fabricacin, preparacin,
almacenamiento y venta, tanto de productos como de materias
primas relacionados con medicamentos controlados (psicotrpicos,
estupefacientes), vacunas, toxoides, hemoderivados, los Laboratorios
de control qumico, biolgico, farmacutico o de toxicologa, para el
estudio, experimentacin de medicamentos y materias primas, o
auxiliar de la regulacin sanitaria, los establecimientos que fabrican
sustancias txicas, plaguicidas y nutrientes vegetales o aquellos que
aplican plaguicidas en zonas urbanas, deben contar con licencia
sanitaria para su operacin, por lo que debern ingresar solicitud de
licencia, ingresar pago de derechos correspondiente y presentar aviso
de responsable sanitario., tambin dentro de sta seccin podr
encontrar el marco legal y los requisitos de cada trmite de solicitud
de licencia Sanitaria.
Con el objeto de dar a conocer de manera ms adecuada la
informacin sobre las licencias sanitarias emitidas a los
establecimientos de insumos para la salud y de salud ambiental, se
cre la seccin BASES DE DATOS DE LICENCIAS SANITARIAS.

Los organigramas:
1) Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades
estructurales;
3) Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma ms simple, nicamente muestran las
unidades y relaciones funcionales. En un estado ms complejo, pueden
aadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades
principales, los comits, e incluso las relaciones de comunicacin. Sin
embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden
verse nicamente puestos claves o segmentos de la organizacin.

Qu es un organigrama?
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de
una empresa o de una de sus reas o unidades administrativas, en la que
se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la
componen.

Cul es el objeto de los organigramas?

Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y
objetiva la composicin de una organizacin.

Cul es la utilidad de los organigramas?

o Brindan una imagen formal de la organizacin.
o Son una fuente de consulta oficial.
o Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de
jerarqua.
o Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis
organizacional.

Cules son los criterios para preparar un organigrama?

1) Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e
interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s)
estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de
nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su
interpretacin.
4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y
estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios
tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.
Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de
la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de
autorizacin.
Presentacin bsica de un organigrama.

Tipos de sociedades
Se entiende como sociedad a un contrato que se realiza entre dos o
ms personas con el objetivo de realizar un negocio. A partir del
contrato se origina una persona jurdica que es diferente a la de los
socios que integran a la sociedad. Existen distintos tipos de
sociedades:
Sociedad civil:
Varios individuos convinieren en reunirse, de manera que no sea
enteramente transitoria, para realizar un fin comn que no est
prohibido por la ley y que no tenga carcter preponderantemente
econmico, constituyen una asociacin

Sociedad en Nombre Colectivo

Existe bajo una razn social y en la que todos los socios

responden solidaria y subsidiariamente a las obligaciones
sociales

Comandita Simple

Es la que existe bajo una razn social y se compone de uno

o varios socios comanditados que responden de manera
solidaria y subsidiaria

Comandita por Acciones

Se compone de uno o varios socios comanditados que

responden solidaria y subsidiaria a las obligaciones sociales
y de uno o varios comanditarios que nicamente estn
obligados al pago de sus acciones

Sociedad Annima

Es aqulla que existe bajo una denominacin social y se

compone exclusivamente de socios, cuya obligacin se
limita al pago de sus acciones

Sociedad de Responsabilidad Limitada

Se constituye entre socios que solo se obligan al pago de

sus aportaciones sin que las partes sociales puedan estar
representadas por ttulos negociables, a la orden o al
portador

Sociedad Cooperativa

Es una forma de organizacin social integrada por personas

fsicas con base en intereses comunes, principio de
solidaridad y mutuo empeo esfuerzo propio y ayuda
mutua

Constitucin de una sociedad:

Lo primero que debe hacer es definir que estructura jurdica que

adoptar su empresa. La estructura ms bsica que contempla la
legislacin chilena es la sociedad, una forma de organizarse frente a
una actividad empresarial a desarrollar, sea pequea, mediana o
grande.
Existen diversos tipos de sociedades comerciales, tales como:
- Sociedad Annima
- Sociedad de Responsabilidad Limitada
- Sociedad Colectiva
- Sociedad Comanditaria

Pasos para constituir la sociedad:

Escritura de Constitucin de Sociedad
Contactarse con un abogado u otro experto para redactar la Escritura de
Constitucin de Sociedad. Para realizar este trmite se requiere la presencia
de todos los socios con su cdula de identidad y un abogado debe firmar
la escritura. Costo: Los abogados tienen cada uno sus propias tarifas. Sin
embargo, pueden cobrar en promedio $200.000.
Legalizar la escritura
Tras obtener la escritura firmada por el abogado, todos los socios deben
presentarse en notara para legalizarla. Deben llevar sus cdulas de
identidad y el borrador de la escritura para proceder a firmarla y obtener un
extracto notarial de la misma para publicar en el Diario Oficial.
Sitios de inters
Costo: La ley establece un cobro de uno por mil del capital inicial. Por
ejemplo si el capital del negocio son $5.000.000, el uno por mil seran
$5.000. Sin embargo, las notaras incorporan otros gastos como el nmero
de copias y los extractos que despus se publican en el Diario Oficial por lo
que el costo del trmite puede aumentar considerablemente, llegando en el
caso del capital inicial de $5.000.000 a $50.000.
Publicacin en el Diario Oficial
El siguiente paso, luego de obtener el extracto de la Escritura de
Constitucin de Sociedad, es publicarlo en el Diario Oficial, para lo cual
existe un plazo de 45 das. Costo: El Diario Oficial cobra $32 pesos por
carcter, por lo que un extracto de 1.000 caracteres tendr un costo de
$32.000.

Inscripcin en el Registro de Comercio

Con la finalidad de documentar la existencia de la sociedad, un extracto de
la escritura debe inscribirse en el Registro de Comercio (Conservador de

Bienes Races) correspondiente al domicilio de la sociedad, en el plazo de 60

das corridos (que significa que se cuentan los das normales o hbiles, ms
los feriados o inhbiles) desde la fecha de constitucin de la
escritura. Costo: El Conservador aplica una tasa de 0,2% del capital inicial.
En general, el costo mnimo es de $6.000 y el mximo de $300.000.

ESCRITURA El contenido de la Escritura de Constitucin de Sociedad vara

segn el tipo de sociedad que se pretende formar.
El Cdigo de Comercio establece en su artculo 352 que la escritura social
debe expresar:
1- Los nombres, apellidos y domicilios de los socios
2- La razn o firma social
3- Los socios encargados de la administracin y del uso de la razn social
4- El capital que introduce cada uno de los socios, sea que consista en
dinero, en crditos o en cualquiera otra clase de bienes; el valor que se
asigne a los aportes que consistan en muebles o en inmuebles; y la forma
en que deba hacerse el justiprecio de los mismos aportes en caso que no se
les haya asignado valor alguno
5- Las negociaciones sobre que deba versar el giro de la sociedad
6- La parte de beneficios o prdidas que se asigne a cada socio
capitalista o industrial
7- La poca en que la sociedad debe principiar y disolverse
8- La cantidad que puede tomar anualmente cada socio para
sus gastos particulares
9- La forma en que ha de verificarse la liquidacin y divisin del haber social
10- Si las diferencias que les ocurran durante la sociedad debern ser o no
sometidas a la resolucin de arbitradores, y en el primer caso, la forma en
que deba hacerse el nombramiento
11- El domicilio de la sociedad
12- Los dems pactos que acordaren los socios.

RELACION DE DOCUMENTOS
Folio
F-001
F-002

Documento
Factura
Vale de Caja

Importe:
$72,500
$1,500

F-003
F-004
F-005
F-006
F-007
F-008
F-009
F-010
F-011
F-012
F-013
F-014
F-015
F-016
F-017

Comprobante de
Gastos
Recibo de nmina 1
Recibo de nmina 2
Nomina
Pagare
Nota de Remision
Cheque
Poliza de Cheque
Poliza de ingresos
Letra de Cambio
Recibo de Honorarios
Poliza de egresos
Recibo de
Arrendamiento
Pliza de diario
Rayado de diario

Conclusiones:

$2,000
$4,388
$4,945.05
$9.333.05
$4,388
$28,665
$7,875
$58,000
$58,000
$28,605
$10,200
$1,600
$15,660
$24,360
$162,951.05