REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA
PROF. MIRYAM LLINAS

Sistema Automatizado para el registro y control de bienes muebles e inmuebles

en la Fundacin para la Academia de la gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia
(FUNDAGRAEZ)

AUTOR:
Carlos Contreras
20947259

MARACAIBO, NOVIEMBRE 2012

INTRODUCCION
Actualmente esta fundacin destinada a la promocin de la gaita en las diferentes
regiones del estado, recibe como entrada muchos bienes por conceptos de donaciones
o compras con el fin de tener la disponibilidad de los mismos para prestar sus servicio
para el desarrollo cultural de la comunidad, este sistema basado en un proyecto de
ingeniera inversa que ser capaz de llevar el control de entrada y salida temporal o
permanente de los bienes que la fundacin reciba.
Este sistema nos permitir registrar los bienes muebles de acuerdo a su codificacin
regida por los parmetros de acuerdo a la publicacin N 20 de la gaceta oficial de la
Republica, creada el Jueves 30 de Junio de 1980 , adems tendr una serie campos
para llevar un control interno efectivo (Ubicacin, Estado fsico y operativo del bien,
Fotografa, etc.), todo esto con la finalidad de reducir tiempo en el proceso respectivo
que lleva la accin de incorporacin, desincorporacin y traslado de bienes, y en la
remisin de reportes de los mismos.

INDICE
FASE I: ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
1.1. Descripcin del entorno
1.1.1. Resea Histrica
1.1.2. Misin y Visin de la empresa
1.1.3. Objetivos Organizacionales
1.2. Identificacin del Problema
1.3. Procesos y Procedimientos Actuales
1.4. Posibles Soluciones
1.5. Validacin de Soluciones
1.6. Ventajas y Desventajas (de cada solucin)
1.8. Recomendaciones
FASE II: ACCIONES PRELIMINARES
2.1. Designacin del equipo de Proyecto
2.2. Elaboracin de la Planificacin del Proyecto
2.3. Estimacin de Costos

ANEXOS
A. Cuestionario

FASE I
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
1.1. Descripcin del entorno
1.1.1. Resea Histrica
La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia,
FUNDAGRAEZ, adscrita a la Secretaria de Cultura del Estado, es una institucin de
carcter socio-educativo que busca la formacin de ciudadanos comprometidos con su
identidad regional.
Es una Fundacin auspiciada por el ejecutivo del Estado Zulia creada por el
ciudadano gobernador, Manuel Rosales Guerrero, mediante decreto N. 404, de fecha 8
de Noviembre del ao 2002. El acto de juramentacin de su consejo directivo se llevo a
cabo el 14 de Noviembre del 2003 en un acto protocolar realizado en las instalaciones
del Banco Mara.
FUNDAGRAEZ, tiene como objeto la promocin y difusin de los valores
primarios de la msica zuliana y sus instrumentos originales; evocar los valores
culturales de la regin; estimular la investigacin histrica, literaria, socio antropolgico
y psicosocial; fomentar el aprendizaje de la msica zuliana en los diferentes sectores de
la comunidad. Organizar festivales, conciertos, y concursos entre las diferentes
agrupaciones musicales, crear programas de becas y ctedra para fomentar la
enseanza y el estudio de la gaita como gnero musical. Paralelamente se propone
crear, ejecutar y sostener planes de previsin social para los cultores.
La fundacin ha logrado reunir a cultores de diferentes generaciones, no solo de
la gaita de furro, si no de los diferentes ritmos que se cultivan en la entidad. Con esta
amalgama de protagonistas del canto, instrumentacin y de la composicin se ha
estructurado un excelente grupo de Promotores Culturales multiplicadores del que
hacer musical de la zuliania

1.1.2. Misin y Visin de la empresa (OPCIONAL)

Misin:
FUNDAGRAEZ es una fundacin adscrita a la Secretaria de Cultura de la Gobernacin
del Estado Zulia encargada de la formacin; enseanza; investigacin tanto histrica,
literaria, socio antropolgica, psicosocial como etnomusicolgica ; creando mecanismos
de comercializacin para la difusin y promocin, velando por la conservacin y
preservacin de los instrumentos primarios de la gaita zuliana, proyectndola a la
comunidad estadal, nacional e internacional contribuyendo adems con el mejoramiento
socioeconmico de sus cultores; para ello cuenta con un recurso humano altamente
calificado y con recursos pedaggicos y tecnolgicos de punta.
Visin:
Ser el ente vanguardista en la dignificacin del gaitero y en la enseanza,
investigacin, exaltacin, difusin y preservacin de la Gaita Zuliana como
manifestacin emblemtica de la idiosincrasia del estado.

1.1.3. Objetivos Organizacionales

Promocin y difusin de los valores primarios de la Gaita Zuliana, entendindose

por estos la conservacin de sus instrumentos originales, evocando los valore
culturales de la regin, manteniendo su gnesis, la defensa de las races
folclricas, culturales, estimulando la investigacin histrica, literaria, socio
antropolgico, psicosocial, etnomusicolgica de este gnero folclrico.
El desarrollo y aprendizaje de la gaita, sus diferentes tipos, creando mecanismos
de comercializacin que faciliten la difusin y promocin de los gneros
discogrficos de las diferentes agrupaciones gaiteras, apoyando y contribuyendo
a la formacin y desarrollo de nuevas generaciones gaiteras.
Promover la participacin de los distintos organismos del Estado Zulia, en el
proceso de difusin y estudio de la gaita
Crear programas de becas y catedras para fomentar la enseanza y estudio de
este genero musical
Organizar festivales, conciertos y concursos entre las distintas agrupaciones de
la entidad federal, premiando a aquellos compositores, instrumentistas y
cantantes que logren destacar y cultivar el regreso de la gaita ancestral
Colaborar con la calidad de vida de los gaiteros. Promoviendo para ello becas de
estudio y pensiones para los mas necesitado, desposedos y ancianos que
hayan dedicado su vida y quehacer diario a este tipo cultural

1.2. Identificacin del Problema

La procedimientos de entrada, control y salida de bienes muebles e inmuebles dentro
de la Fundacin para la academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia, se
llevan de forma manual generando prdida de tiempo, y errores de codificacin puesto
a que todo se maneja por una base de datos en Excel bajo una hoja de trabajo donde
todos los datos se ingresan de forma manual a criterio del operador que lo maneja.
Teniendo en cuenta que los movimientos de los mismos son concurrentes ya que por
ser una institucin pblica depende de los organismos que rigen al gobierno nacional y
estadal y de otras instituciones o personas que aportan a dicha fundacin, recibiendo
por parte de la misma, donaciones de muchos activos relacionados a sus objetivos
culturales como instrumentos para funcionamiento, instrumentos antiguos y obras de
arte como coleccin, entre otros.

1.3. Procesos y Procedimientos Actuales

Para la formacin de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles es
conveniente la realizacin de un estudio previo sobre la forma como esta constituido el
patrimonio estadal/municipal, con el objetivo de establecer a la luz las disposiciones
culturales y legales, as como la delimitacin de los bienes que corresponden, para no
incluir en la contabilidad aquellos bienes que no pertenezcan a la hacienda nacional.
A partir de la verificacin del inventario general o de su reajuste, surge de inmediato la
necesidad de mantenerlo actualizado de manera permanente, la cual se realiza de la
siguiente manera:
Bienes Muebles e Inmuebles:En las unidades de trabajo que mantienen bienes
muebles en uso, tanto la formacin de inventario como la e cuentas, estn a cargo de
los jefes o directores de cada una de ellas.
Es de aclara que se entiende por unidad de trabajo la dependencia o conjunto de
dependencias, bajo el cuidado inmediato de un jefe o director, que cumple con una
actividad determinada de cada servicio y cada una debe formar inventario de bienes a

su cargo, para as luego rendir cuentas de movimientos a la oficina de bienes del

estado.
La oficina de bienes antes sealada, rinde cuentas ante el departamento de
contabilidad del estado mediante la consolidacin de las cifras de la unidad de trabajo.
Para el registro, control y movimiento de los anteriores se realizan los siguientes
procesos:

Incorporacin de Bienes
Desincorporacin de Bienes
Levantamiento de Inventario

Incorporacin de Bienes
Paso

Accin

Responsable

Detalles / Observaciones

Reciba copia de las

facturas de compra
de bienes.

Analista de
Bienes.

Elabore Acta
Incorporacin
Bienes.

para
de

Analista de
Bienes.

Tramitadas durante el mes por la Seccin

de Servicios Generales.
Verifique que la informacin est
completa.
Codifica y Asigna el nmero de control
del bien, indicando el cdigo del bien.
Elabore Acta de Incorporacin de Bienes
Estadales.
Elabore Acta de Incorporacin de Bienes
Estadales, solicite la firma del Presidente
delaFundacin y del Administrador Jefe.
Elabore y enve Oficio de Remisin del
Acta de Incorporacin de Bienes
Estadales (Original y copia) junto con
copias de las facturas a la Direccin de
Bienes de la Gobernacin del Estado
Zulia, conforme se indica en la
Publicacin No.09 de la Contralora
General de la Repblica.
Firman el original como recibido y se

espera respuesta.

Reciba comunicacin

Administrador
Jefe

Reciba comunicacin de la Direccin de

Bienes de la Gobernacin del Estado
Zulia junto con el Acta de Incorporacin
de Bienes Estadales en original y tres (3)
copias, elaborada por la Direccin de
Bienes de la Gobernacin del Estado
Zulia. Firman en ella: Presidente de
FUNDAGRAEZ, el Administrador Jefe y
el Analista de Bienes.
Retorne documentacin acompaado de
Oficio los cuatro (4) juegos de Actas a la
Direccin de Bienes de la Gobernacin
del Estado Zulia para firma del
Representante de esa Direccin. Espere
por el envo de dos (2) de los juegos.
Incorpore los bienes al inventario de
FUNDAGRAEZ utilizando el formato
respectivo: Inventario de Bienes Muebles
(BM-1). Enve copia a Contabilidad.
Archive en el Archivo General, en
secuencia cronolgica.
Mensualmente se elaborar el Formulario
BM-2 y anualmente el Formulario BM-1.

FLUJOGRAMA
INCORPORACION DE BIENES

Desincorporacin de Bienes
Paso

Accin

Responsable

Detalles / Observaciones

Solicite revisin del

Bien a desincorporar.

Elabore Oficio

Jefe de
Servicios
Generales

Analista de
Bienes

El Jefe de Compas y Servicios

Generales solicita mediante Memo
interno al Administrador Jefe revisin del
estado del bien a ser desincorporado.
Se supervisa y verifican los bienes a ser
desincorporados, participando el Jefe de
Servicios Generales, Administrador Jefe
y el Analista de Bienes, en caso de
mobiliario se elaborar Exposicin de
Motivos acompaado de una Relacin de
Bienes a Desincorporar. Se solicitar
opinin especializada en caso de tratarse
de equipos o vehculos y en este caso la
empresa consultada elaborar un
Informe Tcnico.
Elabore Oficio (original y copia) dirigido a
Direccin de Bienes de la Gobernacin
del Estado
Zulia,
solicitando la
autorizacin para la desincorporacin del
(los) bien (es), solicite firma
del
Presidente; el Oficio se har acompaar

Reciba notificacin

Analista de
Bienes

Reciba visita

Presidente,
Administrador
Jefe y

Analista de
Bienes

Reciba Acta de
Desincorporacin

del Acta de Desincorporacin de Bienes

Muebles en Condicin de Deterioro u
Obsoletos se anexar Informe Tcnico o
la Exposicin de Motivos.
Quedar copia firmada y sellada como
recibida.
Se espera por respuesta.
Recibida desde la Direccin de Bienes
de la Gobernacin del Estado Zulia,
designando al Fiscal de Bienes y fecha
de la visita.
Se espera por la fecha de la visita.

Analista de
Bienes

El da y hora pautados para la visita, el

Representante de Bienes verificar el
estado del bien a ser desincorporado
contrastndolo
con
el
Acta
de
Desincorporacin
emitida
por
FUNDAGRAEZ.
Posteriormente finalizada la inspeccin el
Representante de Bienes proceder a
elaborar el Acta Administrativa para el
Proceso de Desincorporacin de Bienes
Muebles en Condicin de Deterioro y
Obsoletos. Estar acompaada de:Acta
de Desincorporacin de Bienes Muebles
en Condicin de Deterioro y Obsoletos,
el Acta de Desincorporacin elaborada
por FUNDAGRAEZ, el Informe Tcnico o
Exposicin de Motivos.
Espere por emisin de documentacin.
Elaborada la documentacin se recibirn
cuatro (4) juegos.
Solicite firmas de Presidente de
FUNDAGRAEZ, el Administrador Jefe y
el Analista de Bienes.
Retorne documentacin acompaado de

Oficio los cuatro (4) juegos de Actas a la

Direccin de Bienes de la Gobernacin
del Estado Zulia para firma del
Representante de esa Direccin. Espere
por el envo de dos (2) de los juegos.
Recibidos proceda a verificar la
informacin sealada en el Acta de
Desincorporacin.
Enve copia a Contabilidad.
Archive cronolgicamente.
Mensualmente
se
elaborar
el
Formulario BM-2 y anualmente el
Formulario BM-1.

FLUJOGRAMA
DESINCORPORACION DE BIENES

Levantamiento de Inventario
Paso

Accin

Responsable

Detalles / Observaciones

Emita Oficio a la
Direccin de Bienes
del Estado Zulia.

Analista de
Bienes.

Solicite mediante Oficio a la Direccin de

Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia
el Representante de esa Direccin para la
realizacin del Inventario General Anual,
en original y copia solicitando firma y sello
de la copia como comprobante de recibido,
anexando Actas de Incorporacin.
Se espera por respuesta.

Reciba respuesta

Analista de
Bienes

Reciba visita

Presidente o
Administrador
Jefe

Reciba
documentacin

Presidente

Reciba respuesta escrita de parte de la

Direccin de Bienes de la Gobernacin del
Estado Zulia acompaado por la Forma
BM-1A, firme copia como seal de
recibida.
Se espera por visita del Representante de
la Direccin de Bienes de la Gobernacin
del Estado Zulia.
El da y hora pautados.
Proceda con la inspeccin y verificacin
conjuntamente con el Analista de Bienes.
En caso de correspondencia entre el
Inventario y las Actas tramitadas o la
Forma BM-1A, proceder elaborar el Acta
de Inspeccin. Firmarn el Presidente, el
Administrador Jefe y el Representante de
la Direccin de Bienes de la Gobernacin
del Estado Zulia. En caso de errores en el
Acta sern sealados y solicitar
correccin a los mismos.
Se espera por envo del Acta de
Inspeccin y del Inventario
Reciba Formato de Inventario (BM-1A) en
original y tres (3) copias desde la Direccin
de Bienes de la Gobernacin del Estado
Zulia.
Verifique la informacin, de existir errores
en las descripciones se elaborar Oficio y
Acta solicitando la correccin dirigido a la
Direccin de Bienes de la Gobernacin del
Estado Zulia.
Si esta conforme la informacin solicite las
firmas respectivas de los mismos.
Se remitirn a la Direccin de Bienes de la
Gobernacin del Estado Zulia dos (2)
copias de la Forma BM-1A, acompaado
de Oficio de entrega en original y copia.
Archive un juego en la Gerencia de
Administracin y el juego adicional se
enva para su registro contable a
Contabilidad.

FLUJOGRAMA
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

1.4. Posibles Soluciones

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles e

inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirredel estado

Zulia que reemplace el mtodo manual

Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin de los bienes

muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la academia de la gaita Ricardo

Aguirre del estado Zulia

Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado de los

diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza usando el mismo mtodo
actual
1.5. Validacin de Soluciones

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles

e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del

estado Zulia que reemplace el mtodo manual
Factibilidad Econmica:
COSTO

Resultados

Descripcin

Monto

Beneficio

Ingeniera Inversa del proceso

Instalacin del Software

30.000 Bs.
5.000 Bs.

Realizacin de Procesos Sencillos y de

Respuesta Rpida

Equipos de Computacin

40.000 Bs.

Adiestramiento al Personal
Salario y beneficios anual de 1
trabajador

4.000 Bs.

Inexistencia de Redundancias y Errores

de Codificacin

40.000 Bs.

Impresin de Reportes Automtica

Instalacin de SO Libre

5.000 Bs.

Mantenimiento por 1 ao

10.000 Bs.

Prevencin ante Software mal

intencionados

TOTAL

134.000
Bs.
Anlisis Costo / Beneficio

Factibilidad Tcnica:La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre

del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio
capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar
los dispositivos para mejor respuesta
COSTO

Resultados

Descripcin

Monto

Adquisicin del Sistema

Adaptacin y Modificacin
del Software
Equipos de Computacin

25.000 Bs.

Adiestramiento al Personal

8.000 Bs.

Inexistencia de Redundancias y Errores

de Codificacin

Mantenimiento por 1 ao
Salario y beneficios anual de
1 trabajador

10.000 Bs.

Impresin de Reportes Automtica

40.000 bs

Mejor desempeo y efectividad de uso

Cuota Anual del Sistema

3.000 Bs.

Asistencia del proveedor

TOTAL

141.000 Bs.

15.000 Bs.
40.000 Bs.

Beneficio
Realizacin de Procesos Sencillos y de
Respuesta Rpida

Factibilidad Operativa:Actualmente en la institucin solo una persona maneja la

seccin de bienes teniendo dos sedes en diferentes regiones es recomendable
contratar por lo menos otro personal para operar junto con el ya existente el sistema en
las dos sedes pertenecientes a FUNDAGRAEZ.

Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin de los

bienes muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la academia de la

gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia
Factibilidad Econmica:
Anlisis Costo / Beneficio

Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre

del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio
capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar
los dispositivos para mejor respuesta.

Factibilidad Operativa: Actualmente en la institucin solo una persona maneja la

seccin de bienes teniendo dos sedes en diferentes regiones es recomendable

contratar por lo menos otro personal para operar junto con el ya existente el sistema en
las dos sedes pertenecientes a FUNDAGRAEZ.

Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado de los

diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza usando el mismo

mtodo actual

Factibilidad Econmica:

Anlisis Costo / Beneficio

COSTO
Descripcin
Adquisicin de Nuevos
Equipos Hardware/Software
Adiestramiento del personal
nuevo
Adquisicin de Equipos de
Oficina
Salario y beneficios anual de
2 trabajadores
TOTAL

Resultados
Monto

Beneficio

8.000 Bs.
Mejor Organizacin (Divisin de Tareas)
2.000 Bs.
5.000 Bs.

Menos Costo

80.000 bs

Asistencia en las diferentes sedes

95.000 Bs.

Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre

del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio
capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda adquirir
ms computadores y otros dispositivos de oficina para el nuevo personal a ingresar.
Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre
del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio
capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar
los dispositivos para mejor respuesta.

1.6. Ventajas y Desventajas

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles

e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del

estado Zulia que reemplace el mtodo manual

VENTAJAS
Optimizacin del
Tiempo de Ejecucin
del proceso
Facilidad de manejo
debido a su
interaccin con el
usuario
Sin Redundancias, ni
erroresVENTAJAS
operativos
Emisin
de Reportes
y
Optimizacin
del
registrode
deEjecucin
actividad
Tiempo
del proceso
Facilidad de manejo
debido a su
interaccin con el
usuario
Sin Redundancias, ni
errores operativos
Emisin de Reportes y
registro de actividad

DESVENTAJAS
Necesidad de
adiestramientoal
personal
Inversin Costosa

Extenso Tiempo para

DESVENTAJAS
su implantacin
Requerido
Necesidad Software
de
Libre
adiestramientoal
personal
Inversin Costosa

Extenso Tiempo para

su implantacin
Cuota mensual para
disfrutar del servicio
del sistema

Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin de los bienes

muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la academia de la gaita
Ricardo Aguirre del estado Zulia

VENTAJAS
Optimizacin mnima
del Tiempo de Ejecucin
del proceso
Bajo Costo de Inversin
a corto plazo
Modalidad de trabajo
con ms eficiencia

POSIBLE SOLUCIN

DESVENTAJAS
Posibilidad de errores
de codificacin

Inversin costosa a
largo plazo
Requerido ms
espacio para el
TIEMPO DE
COSTO
personal
EJECUCIN
Requerido Equipos de
6 MESES
134.000 Bs.
Oficina y de
7 MESES
141.000 Bs
Computacin

Realizacin de sistema
automatizado
Adquisicin de sistema
propietario y adaptacin
de necesidades
Contratacin de ms
personal usando el
3 MESES
95.000 Bs
mtodo existente
Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado de los
diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza usando el mismo
mtodo actual

1.8. Recomendaciones
Comparacin Costos/Tiempo

Recomendacin

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles

e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del

estado Zulia que reemplace el mtodo manual