HENRY JOSE FERNANDEZ VILLARREAL

ENSAYO LA DIRECCION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Como podemos verlo con diversos autores, el proceso de administrar algo junto
con sus fases, se encuentra inmerso en muchas situaciones y etapas de nuestra
vida, en las cuales es necesario llevar un orden, como lo mencionaba Miklos en su
libro Las decisiones polticas: De la planeacin a la accin, encontramos que
planeamos casi todas las necesidades humanas, pues el ser humano es el nico
habitante de este planeta que cuenta con la capacidad de pensar, imaginar y
crear, lo cual le brinda la posibilidad de prever, prevenir y prepararse, y as poder
tomar decisiones previas a las situaciones problemticas.
Es por eso que considero que el proceso, pero sobre todo su etapa de planeacin
es primordial para poder llevar acabo de manera satisfactoria cualquier fin o meta
que nos propongamos.
Pero cuando nos referimos al Proceso Administrativo Pblico, debemos de poner
especial atencin y sus fases y por ende al cumplimiento de stas, pues no hay
que olvidar que la sociedad es la primera organizacin en la cual se denotan las
consecuencias de un correcto manejo del gasto pblico, y por ende del Proceso
Administrativo Pblico.
Bustos Faras de manera clara y sencilla nos explica detalladamente los pasos
que siguen al Proceso Administrativo, sus diferentes enfoques, sus ventajas, la
importancia de la planeacin, tanto sus elementos como la importancia que sta
tiene, as como la planeacin estratgica, los presupuestos, las tcnicas de
aplicacin y por supuesto la organizacin.
Cmo l nos define, el proceso administrativo es el conjunto de etapas o fases
sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral; si llevamos esto al mbito pblico,
debemos de tomar en cuenta, como anteriormente se dijo, que este proceso tiene
repercusiones en todos los sectores de la sociedad, por esto es mucho ms
complejo en el cual se debe de tomar en cuenta el territorio, el ndice demogrfico
o la cobertura de redes y planes.
Cmo sabemos, el proceso administrativo se divide en 2 fases: la mecnica y la
dinmica; en la mecnica encontramos dos etapas primordiales del proceso
administrativo, que son planeacin y organizacin. Y la dinmica comprende las
dos etapas finales que son direccin y control.
La planeacin es la primer etapa o fase del proceso administrativo denominado
como: Qu se quiere hacer? Es la etapa en la cual lo principal es definir los
objetivos y las estrategias que se utilizaran para llegar a estos; esto se relaciona
con diversos conceptos como por ejemplo: propsitos, estrategias, objetivos,
tareas, presupuestos, polticas, procedimientos, etc.

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La organizacin es la segunda fase de este proceso, tambin podemos entenderla
como Cmo se quiere hacer? Y tiene una intima relacin con los conceptos de
divisin del trabajo, coordinacin, jerarquizacin, recursos, ya sea humanos,
materiales o financieros, funciones y organigramas.
La tercera fase es la direccin aqu nos encontramos con la cuestin de Quin lo
va a realizar?, esta etapa la podemos relacionar con coordinacin, motivacin,
liderazgo, supervisin y toma de decisiones, todas estas funciones realizadas
principalmente por un lder, que es el encargado de llevar acabo de manera
satisfactoria todas las tareas que se encomendaron para llegar al objetivo.
Y el control, que es la ltima fase en la cual nos cuestionamos Cmo se realiz?
Aqu nos tenemos que enfocar a los temas como medicin, evaluacin,
comparacin, establecimiento de estndares, retroalimentacin y por supuesto la
correccin.
Como se menciona en la lectura, este proceso es universal, puede ser aplicado a
todo tipo de organizacin, es por eso que tiene tanta importancia y es vital para
poder llegar a metas y objetivos claros.
Como sabemos, existen diversos enfoques acerca del proceso administrativo, ya
sea con autores como Henry Fayol, principal contribuyente al enfoque clsico de la
Administracin, el cual nos dice que las etapas del Proceso Administrativo son
previsin, organizacin, comando, coordinacin y control; a Harold Koontz y Cyril
ODonnell que agregan la etapa de integracin a las etapas bsicas del Proceso
Administratvivo; otro autor es George. R. Terry el cul sustituye la etapa de
direccin por la de ejecucin; a Agustn Reyes Ponce que sostiene la postura de
Koontz y ODonnell con la agregacin de la integracin, y con la de Fayol con la de
previsin; y por ltimo a Burt K. Scanlan que sigue proponiendo las cuatro fases
iniciales ya conocidas.
Al analizar las funciones de los principios del proceso administrativo encontramos
una serie de elementos que son bsicos para el cumplimiento del Proceso
Administrativo, pues no hay que olvidar que el planear implica hacerlo de manera
racional y eficaz, para as poder llegar a los objetivos planeados con el menor
costo posible y logrando que tenga un mayor impacto.
El slo hecho de dejar pasar algunos de estos elementos podramos tener como
consecuencia una mala ejecucin de las tareas y por ende no se lograra llegar a
los objetivos planteados, estos elementos son la medicin, la objetividad, la
previsibilidad, la previsin, la flexibilidad, la especializacin, la unidad, la unidad de
mando, el equilibrio autoridad-responsabilidad y el equilibrio direccin-control.
El proceso administrativo tiene sus pros y contras, las ventajas de este son que
nos proporciona un marco de trabajo conceptual, nos ayuda a entender lo que es
la administracin y por ende su proceso, se ve a la administracin como un arte lo
cual mejora de manera notoria la practica de esta, as como un refinamiento en los

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principios administrativos que sirven como directrices para una til y clara
investigacin administrativa.
El hombre siempre busca la manera de poder llegar a entender el mundo que lo
rodea, analizando su pasado, viviendo su presente y construyendo su futuro, ah
es donde la planeacin juega un papel importante, pues el planear implica realizar
acciones y tomar decisiones basadas en el futuro.
De todas las definiciones propuestas en la lectura, la del terico Agustn Reyes
Ponce, es la ms completa y concisa, pues l define a la planeacin como: fijar el
curso concreto de la accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la
determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.
La planeacin se denomina como la primera fase del Proceso Administrativo, por
lo cual se reconoce su importancia, ya que esta nos ayuda reducir el mximo de
riesgos, propiciando el desarrollo de la organizacin y maximizando el
aprovechamiento de recursos y tiempo.
Como lo menciona Bustos Faras, el planear es funcin del administrador
trasladando esto al Proceso Administrativo Pblico, es importante rescatar que un
Administrador Pblico debe de ser capaz de ejecutar o disear los programas y las
polticas pblicas que se orientan hacia las satisfacciones de carcter social.
As como el Proceso Administrativo tiene sus elementos, la planeacin cuenta con
los suyos, y ah encontramos conceptos como propsitos, investigacin, objetivos,
estrategias, polticas, programas, presupuestos y procedimientos, todos estos
elementos son vitales para llegar a una correcta planeacin, si logramos abordar
de manera concisa esta etapa del Proceso, tendremos una parte resuelta de este.
El proceso de planeacin estratgica, no puede tener mejor ejemplificacin que la
de la historia de Anbal Barca, conocido como general y estadista cartagins,
considerado como uno de los ms grandes estrategas militares de la Historia, ste
cuando planeaba conquistar Roma inici con la definicin de su reino, la
formulacin de estrategias, el anlisis del medio ambiente, as como la
comparacin y la combinacin de los recursos para poder decidir que tcticas y
estrategias se seguiran para llegar a los objetivos.
Por lo tanto, entendemos a la planeacin estratgica como el Sistema gerencial
que se enfoca en los objetivos (Qu se quiere lograr?) y las estrategias (Cmo
se lograrn estos objetivos?). Es decir,consiste en el porvenir de las decisiones
actuales, concentrndose en los objetivos que son viables, haciendo un anlisis de
las oportunidades y las amenazas del entorno, es un proceso que se inicia con
establecimiento de metas, es una actitud, una forma de vida requiere decisin
para mirar hacia el futuro.

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La planeacin estratgica tambin tiene sus antecedentes con el management
de Frederick Winslow Taylor, conocido como el padre de la Administracin
Cientfica.
La planeacin estratgica es el proceso que comienza con el establecimiento de
metas organizacionales, as como la definicin de estrategias y polticas para
lograr estas metas, la ventaja de este tipo de planeacin es que es organizada y
conducida en base a la realidad.
En la planeacin estratgica se consideran cuatro puntos primordiales, que son: El
porvenir de las decisiones actuales, el proceso, la filosofa y la estructura.
En la lectura tambin encontramos lo que son los objetivos, Bustos los denomina
como los resultados que la empresa u organizacin desea obtener, nos dice que
son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Los objetivos, como todos los elementos y fases que se relacionan con el proceso
administrativo, tambin tiene sus caractersticas, las cuales son establecerse en
un tiempo especfico y determinarse cuantitativamente, como ya lo menciona su
concepto.
Tambin encontramos una clasificacin de los objetivos, los cuales pueden ser
organizacionales e individuales, los organizacionales son, como ya lo dice su
nombre, los que se orientan hacia la mejora de la organizacin o la empresa; y las
individuales, son las metas personales de cada individuo.
Los objetivos se dan en un tiempo especifico, es por eso que se tienen metas a
corto plazo que va de un ao o menos, de mediano plazo que se extiende de 1 a 5
aos, y el largo plazo que va ms all de 5 aos.
No hay que olvidar, que los objetivos deben de poder ser medibles, cuantificables,
tienen que poder ser jerarquizables; pues si se hace una correcta determinacin
de los objetivos, verificando que sean viables, y que cumplan con las
caractersticas ya mencionadas, habremos cubierto casi en su totalidad la primer
fase del Proceso Administrativo, lo cual facilitar el trabajo y har ms factible el
cumplimiento de estos.
Con el Proceso Administrativo lo que se busca es llegar a la implementacin de
polticas, lo cual, volviendo a citar a Bustos, se define como una serie de
principios y lneas de accin que guan el comportamiento hacia el futuro creo que
es la parte ms importante de la Administracin Pblica, pues esta es entendida
como un subsistema de ejecucin de las polticas pblicas que pretende resolver
los problemas y satisfacer las necesidades que son determinadas por la poblacin.

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Por eso las polticas son de vital importancia en el desarrollo de diseos y
estrategias, son el instrumento que gua el curso de accin de la Administracin
Pblica, todo esto relacionado con la toma de decisiones.
Otro elemento son las metas, denominadas como objetivos cualificados, pues al
establecer los objetivos claramente se estn determinando las metas a las cuales
se desea llegar.
Las estrategias, en la lectura las podemos entender desde su punto de vista
etimolgico, desde sus inicios en la Antigua Grecia, por lo tanto entendemos que
la estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el
tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misin.
Tambin debemos entender que la estrategia se genera desde dos puntos; el
primero es lo que una organizacin quiere realizar y el segundo es lo que una
organizacin realiz.
Siempre encontraremos definiciones de estrategia un tanto similares pues es un
concepto que puede ser utilizado en diferentes contextos. Lo que no hay que dejar
pasar por alto es que la estrategia desea expresar la visin del estado deseado a
alcanzar en el futuro, se centra en la correcta direccin de los recursos hacia fines
especficos.
Es importante mencionar que existen diversos enfoques para abordar las
estrategias; el primero es ascendente, el segundo descendente, el tercero
interactivo y el cuarto a nivel dual.
Al haber definido claramente en que consiste la etapa de planeacin; cuales son
los distintos enfoques y teoras que surgen para dar fundamento a una ciencia
administrativa; los conceptos y actividades elementales para realizarla, as como
su funcin principal continuamos con la segunda etapa del Proceso Administrativo,
la organizacin.
Este paso dentro del ciclo administrativo es sin duda esencial, ya que es donde
materializamos nuestras ideas, donde nuestros planes adquieren la sustancia que
les da existencia y comprobamos la factibilidad de echar a andar cualquier tipo de
empresa en la que nos aventuremos, adems verificamos que lo planeado
concuerda con los recursos de los que disponemos para emprender nuestros
proyectos.
La organizacin por definicin es tanto una funcin como un mtodo. Su carcter
funcional nos indica que consiste en definir las actividades laborales ordenndolas
jerrquicamente para alcanzar las metas establecidas. Como mtodo su
caracterstica principal es la capacidad que se tiene para distribuir grados de
autoridad y responsabilidades. En sntesis es una actividad integradora y
ordenadora que nos permite vislumbrar cual ser la estructura organizacional con
la que habremos de trabajar para alcanzar nuestros diferentes objetivos.

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La importancia de esta etapa es la de la especificacin de actividades dentro de
una organizacin. Una sola persona no sera capaz de realizar todas las tareas
que son necesarias para que la organizacin sobreviva o puede ser funcional, por
eso es preciso recurrir a la delegacin de dichas actividades, de establecer
jerarquas, lneas de mando y canales de comunicacin para cumplir con el
precepto de la administracin; hacer mas con el menor esfuerzo posible, el cual
nos remite a la eficiencia y eficacia.
Existen dos tipos generales de organizaciones aquellas que son formales y las
que se consideran informales. En las primeras la estructura esta perfectamente
definida, las relaciones entre las personas que la conforman son de tipo jerrquico
es decir de superiores a subordinados; son rgidas, por lo general se orientan a un
objetivo en comn sobre autoridad y liderazgo. Las informales carecen de estas
especificaciones, por lo mismo tienden a ser mas difciles sino es que imposibles
de manejar, y estn destinadas al fracaso.
Al igual que la planeacin, la organizacin ha sido tratada y modificada por
diversos enfoques y autores, los cuales concretan esos cambios en base a su
realidad. Una referencia obligada para acercarnos al enfoque clsico de la
organizacin es el aporte de la burocracia, cuyo exponente es Max Weber. Para el
la burocracia era la forma perfecta y eficiente de organizacin ya que encuadraba
conceptos como el de jerarqua, divisin del trabajo, relaciones de tipo impersonal,
la seleccin, desarrollo y promocin de empleados en base a mritos. Se conceba
como un sistema mecanicista bajo el cual se formulo una alta especializacin
gracias a los conceptos nombrados. Con el tiempo, apareci un nuevo enfoque
basado en la teora general de sistemas, expuesta por autores como Parsons,
Easton, etc. Esta teora parte de una analoga que utilizaba a los sistemas
biolgicos o naturales para explicar el funcionamiento de sistemas sociales (un
pas, una organizacin poltica o civil, instituciones pblicas) y en el caso que nos
ocupa sistemas organizacionales, los cuales son concebidos como creaciones que
no corresponden al orden natural, mas bien son abstracciones que los humanos
hacen de su entorno. Adems se sustituye la visin de que una organizacin debe
ser cerrada y se impone el creer que esta debe de reaccionar de acuerdo a los
problemas que provienen del medio ambiente en el que existe, para que pueda
sobrevivir.
A pesar de este nuevo tratamiento de la organizacin, subsiste el concepto de la
divisin del trabajo. Es insustituible e imprescindible ya que hay que recordar una
sola persona no puede realizar todas las tareas dentro de una organizacin, el ser
humano no tiene la suficiente capacidad para abarcar todos los campos en una
sola ocasin. La divisin del trabajo es el pilar sobre el cual debe estar cimentada
cualquier organizacin. Para ello hay que entender conceptos tales como:

Coordinacin: Consiste en la accin de "conectar medios, esfuerzos,

etc., para una accin comn". Otra definicin es "el acto de gestionar las
interdependencias entre actividades". La que nos interesa y tiene un

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carcter empresarial nos indica que es la integracin y enlace de distintos
departamentos con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas.

Autoridad: Por lo general se refiere a aquellos que gobiernan o ejercen el

mando. Para entenderla hay que remitirnos a conceptos como poder, el
cual es la posibilidad de imponer la voluntad sobre los dems aun contra
toda resistencia; influencia, los cambios de actitud que presenta una
persona o un determinado grupo de personas.

Responsabilidad: Obligacin. Cuando a uno se le dan derechos, tambin

se le debe asignar una responsabilidad que debe ser cumplida. Esta puede
ser operativa y ultima. La responsabilidad operativa es aquella que el
administrador delega a sus subordinados. La responsabilidad ltima no
puede ser delegada en ninguna circunstancia.

Delegacin: Es la asignacin de autoridad formal y responsabilidad a las

personas para que realicen determinadas actividades.

El manejo de una organizacin por su naturaleza puede ser de tres tipos

centralizado, descentralizado y desconcentrado, cada uno de estos tiene ventajas
y desventajas pero ello no implica que uno sea mejor que otro. De hecho para que
una organizacin funcione y perdure debe de encontrar la manera de relacionar
todos.
La centralizacin y descentralizacin administrativa comprenden una serie de
niveles jerrquicos, y a su vez la delegacin de autoridades, es necesaria la
participacin de jefes intermediarios cuyos fines consisten en la supervisin del
trabajo. La administracin centralizada est basada en mantener el mximo de
control, y el mayor numero de decisiones sobre los altos niveles jerrquicos
(jefes), es decir la toma de decisiones esta en la parte superior de la organizacin.
La administracin descentralizada implica una mayor distribucin de la autoridad
en la toma de decisiones, por ejemplo a una empresa de gran tamao le conviene
mas este tipo de organizacin, ya que las decisiones son tomadas de manera
porque que los encargados o las personas con autoridad para permitir o negar el
realizar una accin estn ms cerca del punto de control, evitando los
inconvenientes que puede ocasionar el que stos se localicen en lugares distantes
o en momentos en que no puede existir un intercambio de informacin.
La naturaleza desconcentrada de una organizacin se refiere a la delegacin de la
autoridad y a la comparacin de la responsabilidad. Nos proporciona relativa
libertad para la ejecucin de cierto tipo de actividades ya que cuenta con una
amplia discrecionalidad para la toma de decisiones.
No basta con establecer el tipo de organizacin con el que vamos a trabajar, ni
con definir las lneas de mando. Adems de estos factores hay que hacer mencin
tambin del control. Control no solo de personas sino del tiempo que dura cada

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proceso, de las actividades que se ejecutan, de los resultados que hemos
obtenido. Esta accin de controlar nos va a permitir, si hemos fallado o si no se ha
alcanzado algn objetivo, corregir el rumbo de las acciones futuras que
emprenderemos para la consecucin de dichos objetivos. Para efectuar tal parte
del proceso contamos con herramientas e instrumentos que nos facilitan practicar
la revisin de lo que ya hicimos y saber donde incidir para cambiar los resultados y
alcanzar lo que nos propusimos, herramientas tales como las grficas de Gantt,
cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
Otro elemento clave para considerar una organizacin como tal es su
organigrama, la representacin grfica de la estructura de la misma. Recordemos
que ya mencionamos los dos tipos de organizacin existentes, formales e
informales. En una organizacin informal debido a sus caractersticas no es
necesario establecer un organigrama. Se clasifican de la siguiente manera:
1.

2.

3.

Contenido.

Estructurales.

Funcionales.

Integracin del puesto.

mbito de aplicacin.

Generales.

Especficos.

Presentacin

Verticales

Horizontales

Mixtos

De bloque

Circular.

El definir el organigrama, nos da la pauta para definir cual ser el tipo de

estructura organizacional que mas nos conviene utilizar. Dentro de las
clasificaciones encontramos las siguientes: divisional, caracterizada por autonoma
en las diferentes divisiones o departamentalizaciones; matricial, su fortaleza radica

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en agrupar especialistas parecidos, lo cual minimiza el numero necesario y
permite la utilizacin de varios productos; sectorial, se refiere a la agrupacin de
divisiones al mando de un gerente de sector; conglomerado, es un conjunto de
diversas compaas independientes que se unen por un objetivo comn;
corporativa.
Un tipo mas de estructura organizacional asociada con el enfoque moderno de la
organizacin es el de contingencia, bsicamente se refiere a las diversas
respuestas o soluciones que se deben tener cuando un problema externo (del
ambiente que la rodea) afecta de forma directa a la misma.

Para el correcto funcionamiento de una organizacin adems de la parte tcnica y

material que ya hemos definido, el factor humano juega el papel principal. Sin
humanos que manejen los equipos de trabajo, aunque estos equipos sean
automatizados, las mltiples tareas no se cumplirn, por ello es una exigencia
bsica seleccionar al personal adecuado para efectuar las mismas. Aunado a los
diversos equipos de trabajo (humanos) que estarn al servicio de la organizacin,
debe existir un lder o grupo de lideres que comandaran toda la actividad para
alcanzar el xito deseado y el cumplimiento de los objetivos marcados.
Estos lderes deben ser fieles representantes de las caractersticas que los
denominan como tales. Es decir, para ser algo (un lder en este caso) debes de
parecerlo. Algunas cualidades que deben poseer son, habilidad para generar
empata con los dems, tener un grado de responsabilidad mayor, de igual forma
un conocimiento terico para tener una visin general de los problemas, un
conocimiento prctico para conservar ese estatus de jerarqua, saber ejercer su
autoridad, muchas veces el mandar se confunde con el obligar a hacer las cosas,
ejercer de manera autoritaria su poder. Debe ser capaz de negociar para poder
alcanzar consensos cuando estos sean necesarios.

Otro aspecto importante al momento de ejecutar esta segunda fase del proceso
administrativo es la relacionada a la elaboracin y manejo de los documentos. Es
de vital significancia ya que en estos se plasman los pensamientos y las palabras.
Aqu se establecen las bases legales y normativas con las que va a funcionar una
empresa. Dentro de los documentos que son necesarios establecer para el
correcto funcionamiento de la organizacin y las claras anotaciones dentro de la
misma, encontramos manuales de procedimientos, cdigos de tica y conducta, el
marco normativo en el que descansar el sustento legal de la organizacin.

Como conclusin se puede afirmar que el xito de una organizacin depender de

que tan eficaz sea la planeacin al momento de constituir la empresa, as como

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del que tan bien se planeen los programas mediante los cuales se ejecutarn las
distintas actividades. Y al momento de la revisin y evaluacin de dichos
programas que tan capaz s es para poder integrar todos los recursos con los que
se cuenta, para llevar a la realidad un proyecto.