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CAPITULO I
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FUCIONES DE LA SECRETARIA
I.- LA SECRETARIA
Las empresas modernas han organizado grandes cambios en pro de su
participacion eficaz en los actuales escenarios economicos, que se caracterizan por
ser dinamicos, cambiantes, retadores, competitivos, en donde solamente pueden
actuar aquellas empresas que se han preparado de acuerdo a las exigencias del
presente.
La secretaria es probablemente el simbolo mas universal de la presencia de la mujer
en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el
calor, la intuicion y la elegenacia propia del sexo femenino, contribuyendo para
hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada.
Se envolucra en ella misma, el derivar historia y participa muy cerca en el desarrollo
tecnologico, economico y cultural de la sociedad moderna.
Se seala que es frecuente que la secrtearia sea la primera imagen de la institucion
hacia los de afuera, tanto para los que acuden a ella, como tambien para los que
permanecen lejos.
La figura de la Secretaria sigue evolucionando, como sigue evoluciando la empresa;
y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolucion se debe a ella. Cada dia
es mas trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y
parece que ser cada dia es mas importante una secretaria en la empresa. La vemos
como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como
asistente cercana y activan las grandes decisiones.
Ser secretaria es una profesion
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Definitivamente en el presente las empresas deben contar con el insumo del recurso
humano bien definido afin de de dar paso a caractersticas bsicas que se requieren
para ser altamente operativas, adems de su tecnologa, finanzas, produccin, como
contar con una excelente capacitacin, desarrollo, integracin, productivdad,
pertenencia, cultura organizacional, compromiso, responsabilidad a fin de colaborar
con el logro de lo objetivos establecidos.
Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que representa
la secretaria ejecutiva, colboradora, dinmica, a quien le debe prestar su apoyo, a fin
de dar paso a que las acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de ste
se pueden realizar sin dificultades.
La misin de la secretaria moderna exige una preparacin tcnica y una experiencia
profesional amplia y concreta. La empresa es una agrupacin de personas, bienes y
capitales con un objetivo a cumplir que requiere unba dedicacin especifica por parte
de cuantos quedan encuadrados en las actuvidades de la misma.
Entre ellos, la secretaria ocupa un papel destacado, en cualquiera de los niveles en
que se situ.
Su funcin abarca desde el cargo de secretaria auxiliar de un departamento a la
secretaria general de la empresa, pasando por la secretaria particular del gerente o
de los jefes de departamento, secciones o servicios.
Si el marco de la secretaria particular a ser otra yo de quien dirige o preside una
entidad, el mbito de trabajo de la secretaria que intente ser y llamarse
colaboradora de empresa (en el amplio y polifactico ambiente de toda importante
industria, comercio, empresa o entidad activa), le presupone un profundo sentido de
responsabilidad y un acendro de claros conocimientos, experiencias, practicas,
iniciativa personales y cualidades profesionales basadas en el hecho positivo de que
ella nunca este contenta de todo cuanto hace hasta que todos estn satisfechos de
todas y cada una de sus actividades.
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1.1.
Mision de la Secretaria
Brindar a su jefe un apoyo incondicional acon las tareas establecidas, adems
de acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
1.2.
Perfil de la Secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con
las siguientes caracteristicas:
Buena presencia.
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Dinmica entusiasta.
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CAPITULO II
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3.1.- Informacin:
Estas se recogen tanto para los aspectos que estn a favor como en contra del
problema, con el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo si la informacin
no puede obtenerse, la decisin entonces debe basarse en los datos
disponibles, los cuales caen en la categora de informacin general.
3.2.- Conocimientos:
Si quien toma la decisin tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que
rodean el problema o de una situacin similar, entonces estos pueden utilizarse
para seleccionar un curso de accin favorable. En caso de carecer de
conocimientos, es necesario buscar consejo en quienes estn informados.
3.3.-Experiencia:
Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con
resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona informacin para la
solucin del prximo problema similar. Si ha encontrado una solucin aceptable,
con mayor razn tender a repetirla cuando surja un problema parecido. Si
carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero slo en
el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas.
Por lo tanto, los problemas ms importantes no pueden solucionarse con
experimentos.
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3.4.- Anlisis:
No puede hablarse de un mtodo en particular para analizar un problema, debe
existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En
ausencia de un mtodo para analizar matemticamente un problema es posible
estudiarlo con otros mtodos diferentes. Si estos otros mtodos tambin fallan,
entonces debe confiarse en la intuicin. Algunas personas se ren de la
intuicin, pero si los otros ingredientes de la toma de decisiones no sealan un
camino que tomar, entonces sta es la nica opcin disponible.
3.5.- Juicio:
El juicio es necesario para combinar la informacin, los conocimientos, la
experiencia y el anlisis con el fin de seleccionar el curso de accin apropiado.
IV.- RACIONALIDAD
Anlisis que requiere de una meta y comprensin clara de las alternativas
mediante las que se puede alcanzar una meta, un anlisis y evaluacin de las
alternativas en trmino de la meta deseada, la informacin necesaria y el deseo
de optimizar.
A que nos referimos cuando hablamos de la racionalidad en la toma de
decisiones?
Cuando un administrador se enfrenta a una toma de decisin, adems de
comprender la situacin que se presenta, debe tener la capacidad de analizar,
evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es decir, aplicar estas
tcnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir entonces que se
trata de una toma de decisin basada en la racionalidad.
Accin racional limitada debido a la falta de informacin, de tiempo o de la
capacidad para analizar alternativas a la luz de las metas buscadas; metas
PRISCILIA LISBETH AGUILAR OTINIANO
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5.2.- Riesgo.
El riesgo es la condicin en la que los individuos pueden definir un problema,
especificar la probabilidad de ciertos hechos, identificar soluciones alternativas
y enunciar la probabilidad de que cada solucin d los resultados deseados.
5.3.- Incertidumbre.
La incertidumbre es la condicin en que un individuo no dispone de la
informacin necesaria para asignar probabilidades a los resultados de las
soluciones alternativas. De hecho, quiz el individuo est imposibilitado incluso
para definir el problema, y mucho ms para identificar soluciones alternativas y
posibles resultados. La incertidumbre suele indicar que el problema y las
soluciones alternativas son tanto ambiguos como extremadamente inusuales.
Enfrentar la incertidumbre es una de las facetas ms importantes de las labores
de los administradores y otros profesionistas, como ingenieros investigadores y
de desarrollo, investigadores de mercado y planificadores estratgicos. Las
organizaciones se enfrentan a la incertidumbre cuando se introducen en nuevos
mercados o lanzan productos significativamente diferentes para los que se
requiere el uso de tecnologas novedosas. La incertidumbre est incluso cuando
las organizaciones emprenden un alto grado de investigacin y planeacin
antes de comprometer recursos a ciertos proyectos.
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As mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las
alternativas posibles.
La escala de valores
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Nos
para lo cual
9.1.- Experiencia:
Es lgico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece
con la experiencia. Cuando se selecciona a un candidato para algn puesto de
la organizacin, la experiencia es un captulo de gran importancia a la hora de
la decisin. Los xitos o errores pasados conforman la base para la accin
futura.
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9.3.- Creatividad:
La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o
asociar ideas de manera nica, para lograr un resultado nuevo y til.
El tomador de decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema
de manera ms amplia, an de ver las consecuencias que otros pasan por alto.
Sin embargo el mayor valor de la creatividad est en el desarrollo de
alternativas. Son creativos y pueden generar suficientes ideas para encontrar
el camino ms corto y efectivo al problema.
investigacin
de
operaciones,
como
pueden
ser:
la
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puede ser considerada una decisin de alto nivel, mientras que una decisin
con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior.
10.2.- Reversibilidad:
Se refiere a la velocidad con que una decisin puede revertirse y la dificultad
que implica hacer este cambio. Si revertir es difcil, se recomienda tomar la
decisin a un nivel alto; pero si revertir es fcil, se requiere tomar la decisin a
un nivel bajo.
10.3.- Impacto:
Esta caracterstica se refiere a la medida en que otras reas o actividades se
ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisin a un
nivel alto; un impacto nico se asocia con una decisin tomada a un nivel bajo.
10.4.- Calidad:
Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores ticos, consideraciones
legales, principios bsicos de conducta, imagen de la compaa, etc. Si muchos
de estos factores estn involucrados, se requiere tomar la decisin a un nivel
alto; si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisin a
un nivel bajo.
10.5.- Periodicidad:
Este elemento responde a la pregunta de si una decisin se toma frecuente o
excepcionalmente. Una decisin excepcionales una decisin de alto nivel,
mientras que una decisin que se toma frecuentemente es una decisin de
nivel bajo.
PRISCILIA LISBETH AGUILAR OTINIANO
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CONCLUSIONES
Tambin debo reconocer que para tomar una decisin primero tenemos que
analizar bien el caso y despus elegir la decisin que sea positiva para todos y
no pueda perjudicar a nadie.
Por ltimo este tema es de gran importancia porque en el momento en que nos
encontremos laborando en una empresa, vamos a tener en algn momento tomar
una decisin cuando nuestro jefe se encuentre fuera de la empresa.
RECOMENDACIONES
Para que la secretaria tome una decisin positiva dentro de la oficina, siempre
tendr que tener en cuenta los pasos que se debe seguir para obtener la decisin
correcta y as no poder perjudicar a nadie.
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