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Optimizar la
estructura de
los libros
Una buena manera de comenzar
nuestro trabajo en Excel 2007 es
optimizando la estructura de los libros
que vamos a utilizar, organizando tanto
los aspectos relacionados con el
entorno de trabajo como con las
acciones especficas que podemos
realizar con las hojas de clculo que
forman parte de un libro.
Captulo
Personalizar la Barra de
herramientas de acceso rpido 14
Limitar el rango de desplazamiento
de la hoja de clculo
16
Insertar o eliminar varias hojas
de clculo simultneamente
17
Crear un rea de trabajo
19
Cambiar la fuente
predeterminada
21
Crear plantillas personalizadas 22
Ver el contenido de un libro
antes de abrirlo
26
Copiar una hoja de clculo
27
Abrir Excel en un libro
determinado
28
Crear un ndice de hojas
en el libro
31
Crear un hipervnculo
a una celda especfica
35
Crear hipervnculos a
sitios web o a direcciones
de correo electrnico
38
Algunas opciones
avanzadas de edicin
41
Modificar opciones de
almacenamiento
predeterminadas
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Recuperar datos de
un libro daado
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Resumen
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Actividades
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Personalizar la Barra de
herramientas de acceso rpido
Cuando comenzamos cualquier tipo de trabajo o proyecto, lo primero que tenemos que hacer es preparar las herramientas que utilizaremos. Es decir que, en primer lugar, tendremos que buscar y ubicar los elementos que vamos
a requerir, y quitar los que no necesitamos. Esto es vlido tanto para elaborar
una rica comida, para planificar una reunin de la oficina y, por supuesto, tambin para trabajar con Microsoft Excel.
Lo primero que debemos identificar cuando implementamos planillas de clculo en
Excel son los comandos que necesitamos tener a mano; es decir, aquellos comandos que vamos a usar de forma habitual, para poder acceder a ellos con un simple
clic del mouse, sin necesidad de buscarlos entre las fichas y grupos que forman parte de la Cinta de opciones. Excel 2007 contiene una Barra de herramientas de acceso rpido (generalmente, est ubicada en la parte superior de la pantalla, a la derecha del Botn de Office), que es una barra de herramientas personalizable en la
que podemos incluir o quitar los comandos que deseemos. En forma predeterminada, esta barra muestra los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer.
Los comandos que coloquemos en la Barra de herramientas de acceso rpido actuarn
en forma independiente de la ficha que activemos. Esta particularidad nos permite
hacer una agrupacin de comandos personalizada, agregando los que utilizamos con
mayor frecuencia para evitar tener que buscar cada uno de ellos, en sus ubicaciones
originales, cada vez que tenemos que aplicarlos.
Para agregar comandos a la Barra de herramientas de acceso rpido debemos desplegar el men Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y tildar las opciones que queremos que se muestren en la barra.
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Si el comando que necesitamos incorporar no aparece en la lista del men desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, debemos acceder a la opcin Ms comandos de ese men, desde donde podremos seleccionar otras opciones. Para ver todos los comandos que es posible agregar tendremos que extender el
men correspondiente a Comandos disponibles en y elegir alguna de las opciones, tales como Todos los comandos, Men de Office o el nombre de la ficha que contiene
los comandos que nos interese mostrar. Tambin podemos acceder a esta ventana
de opciones desde Botn de Office/Opciones de Excel/Personalizar.
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Figura 3. Podemos agregar los comandos que necesitemos con frecuencia para evitar
recorrer las fichas. Algunos son desplegables tal como en su ubicacin original.
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Es importante tener en cuenta que si las celdas que ocultamos contienen datos, estos no se perdern, slo permanecern escondidos hasta que volvamos a mostrar las
filas o las columnas. Para volver a exponer las filas y columnas ocultas, debemos seleccionar la ltima fila (o columna) que queda visible en la hoja y arrastrar la seleccin hacia afuera de sus lmites. Luego, hacemos clic con el botn secundario del
mouse sobre la seleccin y, desde el men contextual, elegimos la opcin Mostrar.
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Podemos repetir el procedimiento del Paso a paso anterior tantas veces como
necesitemos, seleccionando previamente y en forma simultnea la cantidad de
hojas que deseamos insertar en cada oportunidad.
Para eliminar varias hojas de clculo en forma simultnea debemos repetir el primer paso, pero, en el men contextual, elegiremos la opcin Eliminar. Las hojas seleccionadas desaparecern automticamente. Slo debemos tener presente que un
libro debe tener, por lo menos, una hoja de clculo.
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una unidad, de manera predeterminada el nombre de archivo sugerido por el programa es reanudar.xlw, aunque podemos cambiarlo por la denominacin de nuestra preferencia. Para crear un rea de trabajo debemos:
1) Abrir todos los libros que deseamos incluir en el rea.
2) Organizar las ventanas de cada uno de los libros tal como queremos que aparezcan al abrir el rea de trabajo.
3) Luego, ir a Vista/Ventana/Guardar rea de trabajo.
4) En el cuadro Nombre de archivo, escribimos un nuevo nombre para guardar el
archivo de rea de trabajo o, simplemente, dejamos el que nos propone el programa de forma predeterminada.
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ma habitual, es decir, a travs del comando Abrir y buscando el archivo con extensin .xlsx. Las modificaciones que realicemos en cada libro en forma individual no se guardarn en el rea de trabajo. Pero si abrimos el archivo del rea de
trabajo (*.xlw), cualquier modificacin que realicemos en alguno de los libros
que forman parte del rea de trabajo, se guardar automticamente cuando cerremos el rea de trabajo como unidad.
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Una forma rpida de organizar los libros abiertos que incluiremos en un rea de trabajo, es utilizar el comando Organizar todo, que se encuentra en el grupo Ventana de la ficha Vista. A travs
de este comando podemos elegir entre las opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada, para distribuir los libros que tenemos abiertos en el espacio de trabajo.
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Figura 7. Al crear nuestras propias plantillas de Excel podemos agilizar nuestro trabajo,
asegurndonos de tener siempre disponibles los formatos y contenidos que definimos.
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Si la plantilla personalizada que deseamos utilizar fue creada recientemente, tambin podemos acceder a ella desde un camino ms rpido. Desde Botn de Office/
Nuevo, buscamos nuestra plantilla en la parte central de la ventana Nuevo libro, en
la seccin Plantillas utilizadas recientemente. Una vez que creamos un nuevo libro
a partir de una plantilla personalizada, podemos guardarlo como un Libro de Excel
(*.xlsx) o nuevamente como Plantilla de Excel (*.xltx).
Podemos compartir las plantillas que hemos creado con la comunidad de Microsoft Office Online.
Para enviar una plantilla debemos ingresar a http://office.microsoft.com/es-es/templates/
FX102395223082.aspx y, siguiendo las indicaciones de la pgina, podemos publicar nuestra plantilla para que pueda ser utilizada por otros usuarios de la comunidad.
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pias que estamos realizando. Por ejemplo, si estamos copiando la Hoja1, la primera copia tomar el nombre de Hoja1 (2), la segunda copia ser Hoja1 (3), y as sucesivamente con cada copia que realicemos.
Figura 10. Cuando presionamos la tecla Ctrl al seleccionar una hoja de clculo,
veremos que junto al puntero del mouse aparece un signo +, que es el indicador
que utiliza Excel cuando se est realizando una copia automtica de la hoja.
Tambin podemos reproducir en forma rpida una hoja de clculo en otro libro, utilizando este mismo procedimiento. Pero en este caso, tendremos que preparar previamente la ventana de trabajo. En primer lugar, debemos tener abiertos los dos libros: el
que contiene la hoja de clculo que queremos reproducir y el que recibir la copia. Para facilitarnos el trabajo, organizaremos la ventana de trabajo con los dos libros abiertos a travs de Vista/Ventana/Organizar todo y elegiremos la opcin Mosaico o la opcin
Vertical, ya que cualquiera de ellas nos permitir obtener una disposicin paralela de
ambas hojas de clculo, facilitndonos el procedimiento que sigue a continuacin. Una
vez que tenemos organizada la vista de ambos libros, repetimos el procedimiento para
copiar rpidamente, pero arrastramos desde el libro de origen hasta la nueva ubicacin
en el libro de destino. Si el libro de destino ya contiene una hoja con el mismo nombre que la que estamos copiando, la numerar con el mismo criterio que vimos antes.
Otra forma rpida de crear una copia de una hoja de clculo o moverla dentro de su libro o a uno
nuevo es hacer clic con el botn secundario del mouse sobre su etiqueta y elegir la opcin Mover o copiar del men contextual. Desde el cuadro de dilogo Mover o copiar, elegimos la posicin a la que moveremos la hoja o, si tildamos la opcin Crear una copia, donde se copiar.
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Figura 11. Una vez que identificamos la ruta de acceso a la carpeta XLSTART, procedemos
en la forma habitual para guardar un archivo y lo almacenamos en XLSTART.
Debemos tener en cuenta que cuando accedamos a Ubicaciones de confianza, veremos que aparecen dos carpetas XLSTART en diferentes rutas de acceso. Una corresponde a C:\Documents and Settings\1\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTART\
(o a la ruta de acceso a Mis documentos o Documentos segn la versin de Windows
que estemos utilizando), es decir, a los archivos creados por el usuario del equipo.
La otra ruta es C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\XLSTART\, que pertenece al inicio de Excel. Si bien podemos utilizar cualquiera de las dos rutas de ac29
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Figura 12. Debido a que Excel intentar abrir todos los archivos que
contenga la carpeta de inicio alternativa, tenemos que asegurarnos
de guardar en ella slo archivos que Excel pueda abrir.
Tambin deberemos tener en cuenta que si guardamos un libro de Excel 2007 con
el mismo nombre tanto en la carpeta XLSTART como en la carpeta de inicio alternativa que definimos, el archivo se abrir desde la carpeta XLSTART.
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Abra el libro en el que desea crear un ndice e inserte una hoja delante de la
primera hoja del libro. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse
sobre la etiqueta de la primera hoja de clculo y, en el men que aparece, elija
la opcin Insertar. Luego, en la ventana Insertar y desde la solapa General,
elija Hoja de clculo y presione Aceptar.
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Para que el trabajo quede ms prolijo, cambie el nombre de la hoja que acaba
de insertar por NDICE. Para lograrlo puede hacer doble clic sobre la etiqueta
de la hoja que va a renombrar o hacer clic con el botn secundario del mouse
sobre ella y elegir, del men contextual que aparece, la opcin Cambiar
nombre. Con cualquiera de los dos procedimientos se habilitar el cursor que
le permitir escribir el nuevo nombre en la etiqueta de la hoja.
En esta hoja vaca con el nombre NDICE, escriba los nombres de las hojas de
clculo que forman parte de su libro. Aunque puede variar, es recomendable que
ingrese los nombres en el mismo orden en el que aparecen las hojas.
Si ya no necesitamos que Excel se inicie con la apertura de un libro especfico, que previamente almacenamos en la carpeta XLSTART o en una carpeta de inicio alternativa, simplemente debemos quitarlo de estas ubicaciones, ya sea eliminndolo por completo o movindolo a una ubicacin diferente. As, Excel dejar de abrirlo al arrancar.
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Haga clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el primer nombre y elija
Hipervnculo o seleccinela con el botn principal y vaya a Insertar/Vnculos/
Hipervnculos. De las dos formas acceder al cuadro Insertar hipervnculo.
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Repita el procedimiento con cada uno de los tems que defini para el ndice,
vinculando cada uno de ellos a la hoja respectiva. Al terminar de hacerlo, al
pasar sobre el elemento, el puntero del mouse se convertir en una mano y
podr hacer clic para dirigirse al destino.
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Como adicional, en cada hoja podemos crear un hipervnculo que nos permita regresar a la hoja NDICE o, incluso, dirigirnos a cualquiera de las hojas del libro. Si
bien este procedimiento requiere de un cierto tiempo para su realizacin, una vez
que creamos los hipervnculos ahorraremos mucho tiempo en el trabajo con las hojas del libro, ya que podremos desplazarnos por ellas en forma fcil y rpida.
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Figura 13. A travs de este procedimiento, cuando hagamos clic en el hipervnculo creado
en la hoja ndice llegaremos directamente a la celda B14 de la hoja Listado de clientes.
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Con el botn secundario del mouse seleccione la celda que actuar como enlace
y, desde el men contextual, elija la opcin Hipervnculo.
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Una forma sencilla de vincular informacin entre celdas es utilizando el signo igual (=). Por ejemplo, si necesitamos que en la celda J14 se repita el contenido de la celda B2, simplemente escribimos =B2 en la celda J14. De esta manera, se reproducir el contenido de la celda de origen
y todos los cambios que realicemos en la celda B2 se reflejarn en la celda J14.
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Para ocultar filas o volver a mostrarlas podemos utilizar en forma rpida el teclado. Si presionamos
simultneamente las teclas Ctrl + 9 se ocultar la fila de la celda que se encuentre seleccionada.
Para volver a mostrarla, deberemos presionar Ctrl + Shift + 8. Para este truco debemos utilizar los
nmeros del teclado alfanumrico porque no funcionar con los de la calculadora del teclado.
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Figura 14. El hipervnculo que creamos a una direccin de correo electrnico nos lleva a
un nuevo mensaje en el que aparecer automticamente la direccin del destinatario.
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habilitar las opciones de bsqueda en la parte central de la ventana. Si el sitio de Internet al cual deseamos aplicar un hipervnculo ya fue visitado desde el equipo en el
que estamos trabajando, hacemos clic en Pginas consultadas y, a continuacin, seleccionamos directamente la pgina web con la que deseamos establecer el vnculo.
Figura 15. Desde el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo podemos crear directamente
un vnculo a una direccin de Internet que ya fue visitada en nuestro equipo.
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Figura 16. Al completar los datos, en el cuadro Texto aparece el texto del hipervnculo que
veremos en la hoja de clculo. Podemos modificarlo si deseamos que no se vea el enlace.
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En esos casos, podemos desactivar la edicin directa para que el contenido de las
celdas slo pueda ser editado desde la Barra de frmulas. Para ello, vamos a Botn
de Office/Opciones de Excel y, en el panel izquierdo, seleccionamos Avanzadas. A la
derecha, debajo de Opciones de edicin, desactivamos la casilla Permitir editar directamente en las celdas. Para recuperar la edicin directa, reactivamos esta opcin.
Si hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta que identifica a una hoja de
clculo, no slo podemos cambiar el nombre predeterminado sino tambin modificarles el color
a travs de la opcin Color de etiqueta del men contextual. Con esta opcin se desplegar una
paleta de colores desde la que podemos elegir el color que queremos aplicar a las etiquetas.
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ubicado en la Barra de herramientas de acceso rpido, el programa nos llevar automticamente a la carpeta Documentos, que es la ubicacin predeterminada para almacenar los nuevos documentos (Mis documentos en Windows XP).
Podemos modificar esta opcin cambiando la carpeta que recibir a los nuevos libros de Excel. Esta funcionalidad puede resultarnos muy til si queremos organizar
mejor el almacenamiento de nuestros libros de trabajo, asegurndonos de que sern
archivados en una carpeta especfica. De este modo, cada vez que creemos un nuevo libro de Excel, con slo presionar alguno de los comandos para guardar el archivo, se ubicar automticamente en esta carpeta.
En primer lugar, debemos generar la carpeta que queremos utilizar para este propsito en alguna ubicacin que determinaremos de acuerdo a nuestras preferencias o
necesidades. Podemos guardar esta nueva carpeta dentro de la carpeta Documentos,
en alguna subcarpeta de usuario o directamente en el disco raz C:\. Una vez que
tenemos creada la carpeta, procederemos a modificar la ubicacin predeterminada para almacenar los nuevos libros de Excel. Para eso, debemos acceder a las
Opciones de Excel desde el Botn Office. En el panel izquierdo de la ventana Opciones de Excel elegiremos Guardar. En el panel derecho se mostrarn las opciones correspondientes a Personalizar la forma en que se guardan los libros; en la primera
parte de este panel encontramos la seccin Guardar libros, desde donde accederemos al cuadro de texto Ubicacin de archivo predeterminada. Borramos todo el contenido de este cuadro de texto y lo reemplazamos escribiendo la ruta completa de
acceso a nuestra carpeta, como por ejemplo, C:\Mi propia carpeta de Excel. Finalmente, presionamos Aceptar.
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Figura 18. Al predeterminar el formato .xls evitamos tener que recordar que debemos
guardar el archivo de Excel 2007 para que pueda ser utilizado en versiones anteriores.
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que nos podemos enfrentar cuando queremos abrir un libro de Excel en el que hemos guardado datos muy valiosos para nosotros y en el que hemos, adems, trabajado durante mucho tiempo, es que aparezca algn mensaje de error advirtindonos que el libro no se puede abrir porque est daado. Pasados los primeros instantes (en los que nuestros sentimientos irn desde el asombro hasta la ira, atravesando por todas las etapas intermedias que nos podamos imaginar), intentaremos
recuperar la calma y procederemos a aplicar alguna de las acciones de reparacin y
recuperacin que Excel 2007 nos proporciona.
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Otra medida de prevencin que podemos considerar es tomar la precaucin de guardar automticamente una copia de seguridad de nuestros libros de trabajo. Para ello,
debemos acceder al cuadro de dilogo Guardar como y, desde el men desplegable Herramientas que se encuentra a la izquierda del botn Guardar, seleccionaremos Opciones generales y luego activaremos la casilla Crear siempre una copia de seguridad.
Si no hemos configurado estas opciones o no podemos abrir el archivo de autorrecuperacin o la copia de seguridad, probaremos con otros mtodos. Cuando
intentamos abrir un libro de Excel que est daado, se iniciar automticamente
el modo de recuperacin de archivos y el programa tratar de abrir y reparar el
libro al mismo tiempo. Sin embargo, algunas veces Excel no puede iniciar automticamente el modo de recuperacin de archivos y, en esos casos, podemos intentar reparar el archivo en forma manual.
Siempre debemos tener en cuenta que, antes de desesperarnos, podemos probar con
otros caminos alternativos para recuperar los datos de un libro, en el caso que ste
no pueda ser reparado. A continuacin, veremos algunos mtodos que pueden ayudarnos en el proceso de recuperar datos de libros daados.
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Acceda al cuadro de dilogo Abrir y seleccione el libro daado que desea abrir.
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Si elige Reparar, Excel intentar recuperar todos los datos posibles del libro. Se
abrir una nueva ventana, que le informar sobre los resultados de la accin.
Si elige Extraer datos, Excel intentar extraer los valores y las frmulas del
libro. En este caso, aparecer una ventana en la que puede elegir entre
Convertir en valores o Recuperar frmulas.
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Figura 21. El formato SYLK guarda nicamente los valores y las frmulas
de la hoja de clculo activa y un formato de celda limitado.
Debido a que el formato SYLK slo guardar los valores y las frmulas de una
hoja de clculo activa, tenemos que asegurarnos de que se encuentre activa la hoja de clculo con los elementos que necesitamos recuperar. Si queremos restaurar los datos de distintas hojas de clculo del mismo libro, guardaremos cada una
de ellas por separado en formato SYLK.
Un error fsico, es decir, un dao del hardware, no puede afectar la estructura lgica de los archivos. Si detectamos que no podemos abrir un libro de Excel a causa de un error fsico en la unidad de disco o en la red, simplemente debemos mover el libro a otra unidad de almacenamiento antes de intentar alguna de las opciones de recuperacin de libros daados.
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Si el libro que intentamos guardar en formato SYLK tiene caractersticas que puedan resultar incompatibles con este tipo de formato, aparecer un mensaje advirtindonos sobre esta incompatibilidad. Ignoraremos esta advertencia haciendo clic
en S, ya que lo que ms nos interesa en esta circunstancia es poder salvar la mayor
cantidad de datos posibles de modo de evitar la prdida total de nuestro trabajo.
Una vez que completamos estos procedimientos, abrimos el libro que hemos
guardado en formato SYLK y volvemos a guardarlo como libro de Excel, escribiendo un nuevo nombre para el libro de modo tal de crear una copia, sin reemplazar el libro original que se haba daado.
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cin Opciones de clculo. Una vez completado este procedimiento, cerramos Excel
para que se apliquen los cambios e intentamos abrir nuevamente el libro daado.
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Aparecer una pequea ventana desde donde podr seleccionar la hoja del
libro daado que le interesa recuperar. Una vez que haya seleccionado la hoja
de clculo que corresponde, presione Aceptar.
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Al pegar los valores, se quitarn los vnculos al libro daado, conservando slo
los datos de la hoja de clculo que recuper.
Como vemos, el resultado obtenido no se ve muy prolijo. Sin embargo, lo importante es que a travs de este procedimiento hemos podido recuperar, en parte, los
datos de una hoja de clculo que integra un libro daado.
Intentar abrir el libro daado de Excel en otro programa
Un ltimo recurso del que todava disponemos si nos han fallado los anteriores es
intentar abrir el archivo daado de Excel en otro programa, como Word o WordPad. Si en nuestro equipo tenemos instalado el Convertidor de Microsoft Office
Excel, es probable que podamos abrir el libro en Word y recuperar algunos datos.
A travs de este mtodo no podremos recuperar hojas de grficos ni grficos in-
Si no podemos recuperar nuestros datos con los mtodos que ofrece Excel, podemos probar soluciones de otros fabricantes de software, como Recovery Toolbox para Excel 2007. Esta herramienta
nos permitir recuperar archivos daados con formatos .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltm, .xltx o .xlam.
Podemos descargar una versin de prueba desde www.recoverytoolbox.com/excel.html.
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crustados, tampoco las frmulas que dieron origen a los datos; slo restauraremos
los resultados de esas frmulas que se muestran en las celdas del libro daado.
Si no es posible abrir el libro daado en Word, podemos hacer un ltimo intento
a travs de WordPad. Desde el botn de Inicio de Windows, vamos a Todos los programas/Accesorios/WordPad. Una vez que abrimos esta aplicacin, desde el men Archivo/Abrir accedemos al cuadro de dilogo Abrir para buscar el libro daado de Excel que estamos intentando recuperar. Para encontrarlo, primero debemos elegir la
opcin Todos los documentos (*.*) en el desplegable Tipo de la ventana de apertura.
ste es, quizs, el mtodo ms seguro para recuperar los datos, ya que WordPad siempre abrir el archivo. Aunque hayamos perdido parte de la informacin, podemos recuperar ciertos datos para su posterior reconstruccin en un nuevo libro de Excel.
Es importante tener en cuenta que, afortunadamente, disponemos de distintos mtodos para solucionar la situacin de tener un libro daado. Podemos probarlos todos, hasta encontrar el que resuelva nuestro problema.
RESUMEN
En este captulo exploramos algunos trucos que nos facilitan la tarea de optimizacin de los libros de Excel 2007. Vimos cmo personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido, insertar y eliminar varias hojas de clculo simultneamente, abrir el programa en un libro predeterminado o recuperar los datos de un libro daado. Entre otras cosas, tambin aprendimos a crear hipervnculos y a modificar las opciones predeterminadas para guardar nuestros libros.
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ACTIVIDADES
TEST DE AUTOEVALUACIN
1. Un rea de trabajo es:
incluidos en el rea.
a) Verdadero
b) Falso
incluidos en el rea.
c) Un archivo que guarda informacin de
visualizacin sobre libros de Excel.
XLSTART.
4. Qu es un hipervnculo?
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2007?