ADMINISTRACIN DE

OPERACIONES

FECHA DE ENTREGA:
10 DE NOVIEMBRE
DEL 2014

INSTITUTO
TECNOLGICO
DE ORIZABA
INGENIERA INDUSTRIAL
UNIDAD IV
ADMINISTRACIN
DE ALMACENES
TRABAJO:
INVESTIGACIN DE
CAMPO EN
EMPRESA LOCAL
ALUMNOS:
CRUZ DECTOR
JAVIER
PRIETO ORTIZ
FRANCISCO

SNCHEZ SNCHEZ
VICTOR ALFONSO
VIVERO
HERNANDEZ
VICTOR
CATEDRTICO:
MARTIN OROPEZA
LARGHER

NDICE

Contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................... 3
1.- PLANTEAMIENTO DEL ESTUDIO .................................................................... 4
1.1 OBJETIVOS ................................................................................................... 5
1.1.1 OBJETIVO GENERAL: ............................................................................ 5
1.1.2 OBJETIVO ESPECIFICO ........................................................................ 5
1.2 CAFIVER (Historia, localizacin y organizacin)............................................ 6
1.3 ENFOQUE ESTRATGICO DE LA EMPRESA ............................................. 9
1.3.1 PRODUCTOS, COBERTURA Y CLIENTES .......................................... 10
1.4 CARACTERIZACIN DEL REA DE ALMACENES ................................... 11
2.- MARCO TERICO .......................................................................................... 11
2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES BSICAS DEL ALMACN ............................. 11
2.2 TIPOS DE ALMACN .................................................................................. 12
2.3 MANEJO FSICO DE LOS INVENTARIOS .................................................. 13
2.3.1 RECEPCIN ......................................................................................... 13
2.3.2 REA DE ALMACENAMIENTO............................................................. 13
2.3.3 REA DE ENTREGA ............................................................................. 13
2.4 MANTENIMIENTO DE REGISTROS ........................................................... 14
2.4.1 TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIA DE MATERIALES ............. 14
2.5 LOCALIZACIN DE ALMACENES .............................................................. 14
2.6 EQUIPO DE ALMACN ............................................................................... 15
2.7 SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS .............................. 15
2.7.1 CLASES DE INVENTARIOS ................................................................. 16
3.- REPORTE ........................................................................................................ 17
3.1 RECEPCIN DE MATERIA PRIMA............................................................. 18
3.2 ALMACENAMIENTO ................................................................................... 19
3.3 SURTIDO DE MATERIA PRIMA .................................................................. 20
3.4 INVENTARIO E IDENTIFICACIN DE LA MATERIA PRIMA...................... 21
CONCLUSIONES.................................................................................................. 23
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 24
ANEXO .................................................................................................................. 24
1

1. Manejadores de Bases de Datos ................................................................... 24

1.1 Adaptive Server Enterprise (ASE) ............................................................ 24
1.2 InterBase .................................................................................................. 25
1.3 Microsoft Access ....................................................................................... 25
1.4 Microsoft Excel ......................................................................................... 26
1.5 My SQL ..................................................................................................... 26
1.6 Oracle ....................................................................................................... 27
2. Software para la Gestin de Capital Humano ................................................ 27
2.1 Epicor........................................................................................................ 27
2.2 OrangeHRM .............................................................................................. 28
2.3 Tress ......................................................................................................... 28
3. Software para Ventas y Marketing ................................................................. 29
3.1 Adempier ...................................................................................................... 30
3.2 Oasis ERP ................................................................................................ 30
3.3 OpenXpertya ............................................................................................. 30

INTRODUCCIN
La administracin de operacin es una rama fundamental para la ingeniera
industrial. Es aqu donde se estudian temas fundamentales referentes al estudio
de la produccin y de sistemas de almacenamiento.
El almacn, en la actualidad es un recurso de gran importancia para las empresas
porque otorga la posibilidad de tener mercanca disponible en todo momento.
Poseer un almacn es una ventaja y no un mal como es pensado por muchos
autores, ya que, si en cierto modo representa un costo, en realidad representa la
ventaja de tener disponibilidad y recursos en todo momento sabiendo administrar
correctamente el capital.
En este trabajo se estudiara la gran importancia de un almacn con un caso real.
Este trabajo se basa en la visita a una industria local, especficamente a un
almacn para conocer las operaciones que se realizan, las formas de registro, los
formatos y los procedimientos que hace la empresa para mantener el inventario,
as como las ventajas que ofrece.
Al final este trabajo se obtendr los siguientes resultados:

Conocer la planta CAFIVER, su historia, organizacin, misin, visin y

valores
Conocer la importancia de la empresa en la regin y para el pas.
Conocer los fundamentos de la administracin de almacenes
Conocer el caso real del manejo y administracin de almacenes en la
empresa CAFIVER.

1.- PLANTEAMIENTO DEL ESTUDIO

El siguiente estudio se realiza con la intencin de entender de mejor manera los
conceptos de la administracin de almacenes pues en la empresa este aspecto es
de los ms importantes. El estudio se realiz en una empresa local dentro del rea
de almacenes, con el objetivo de entender de mejor manera los siguientes
aspectos.

Cmo funcionan los almacenes?

Cmo operan?
La importancia de los inventarios
Mobiliario y el registro y todas las operaciones que se llevan a cabo dentro
de un almacn.

Estos son los principales objetos del estudio realizado. Al comprender estos
aspectos bsicos, se tendr una mejor visin acerca de la administracin de
almacenes.
El estudio fue realizado en la empresa CAFIVER S.A. de C.V.

1.1 OBJETIVOS
1.1.1 OBJETIVO GENERAL:
El objetivo general de la investigacin es investigar y analizar la importancia
de la administracin de un almacn, las operaciones que se llevan a cabo
as como la seleccin del equipo de manejo y almacenamiento.
1.1.2 OBJETIVO ESPECIFICO
El objetivo especfico de la investigacin es conocer de manera clara el
funcionamiento de un almacn real de una empresa, conocer las formas de
registro de las operaciones y el mtodo de almacenamiento.

1.2 CAFIVER (Historia, localizacin y organizacin)

CAFIVER, originalmente llamada Cafs Industrializados de Veracruz, fue fundada
en 1985. Se origin mediante una coinversin Mxico-Alemana al 50% de
participacin. Por el grupo mexicano, particip un grupo de inversionistas
exportadores de caf buscando la diversificacin con productos de mayor valor
agregado a travs del caf descafeinado. Por el grupo Alemn, la farmacutica
Boehringer-Ingelheim que buscaba el suministro de cafena para su refinacin y
aplicacin en dicha industria. A partir del ao 2000, CAFIVER se convierte en una
empresa 100% mexicana.

Todas sus lneas de negocios

comercializacin y servicio del caf.

giran

en

torno

la

industrializacin,

El caf verde descafeinado fue la primera lnea de negocios de la empresa. Inici

sus operaciones exportadoras en 1988, cuenta con instalaciones industriales
verstiles, que le permiten procesar mediante los procesos de Cloruro de Metileno
y Acetato de Etilo.

Derivado de la disponibilidad de materia prima e inventarios, la lnea de negocios

de caf verde naci casi a la par del descafeinado.
Con la idea de continuar participando con productos de mayor valor agregado, en
1998 aparece la lnea de "Coffee Service". Hoy da uno de los principales
proveedores del mercado domstico institucional, caracterizndose por ofrecer
productos de primera calidad, as como un servicio de caf especializado. Se
atienden a grandes cadenas de hoteles y restaurantes a nivel nacional, as como
oficinas corporativas y comedores industriales. Actualmente cuenta con cerca de
700 clientes distribuidos en ms de 50 ciudades en todo el pas.

El caf soluble es un producto que CAFIVER empez a comercializar desde 1995.

Dado el dinmico crecimiento de las ventas, en el ao 2003 se tom la decisin de
invertir en una planta solubilizadora para elaborar este producto. A partir del 2005,
con dicha inversin y tecnologa de punta, CAFIVER ha producido el caf soluble
en instalaciones industriales propias, ofreciendo caf soluble del tipo Spray Dried
(polvo).

Con esta planta, CAFIVER se convirti en una empresa global que participa en los
mercados internacionales, comercializando sus productos en cuatro continentes.
MERCADO

CAFIVER participa tanto en el mercado nacional como el internacional.

En Mxico, ofrecemos servicio a todo el pas, contando en nuestra lnea Coffee
Service con 5 oficinas de atencin y servicio al cliente en ciudades estratgicas
tales como: Mxico, D.F., Guadalajara, Puerto Vallarta, Cancn y oficina matriz en
Orizaba, Veracruz.
En el mercado internacional exportamos a 4 continentes. Contamos en Norte
Amrica con nuestra oficina de ventas ubicada en Miami. Para el resto del mundo
la atencin y gestin se realiza directamente en oficina matriz.

LOCALIZACIN

Camino a Potrerillo S/N

Fraccionamiento Ojo de Agua
Orizaba, Veracruz, Mxico C.P. 94450

Organizacin
La organizacin de la empresa est representada por el siguiente organigrama

El primer nivel de la organizacin est constituida por la direccin general, la cual

maneja las acciones principales de la empresa.
El departamento de marketing es el encargado del diseo de los productos que se
van a lanzar al mercado.
El departamento de produccin es el encargado de producir los productos que se
manejan en la empresa.
El departamento de financiacin es el encargado del capital para la produccin.

1.3 ENFOQUE ESTRATGICO DE LA EMPRESA

MISIN: CAFIVER es una empresa lder en el ramo de la produccin de caf
tostado, molido, soluble, aglomerado, envasado, cafena cruda y caf verde. Tiene
como misin ofrecer al pblico una amplia gama de productos del caf, siempre
con la mejor calidad y servicio al cliente.
VISIN: Ser la empresa lder en la regin y en el estado en la produccin de caf
de distintos tipos, enfocado siempre con una visin de mejora continua para
satisfacer a los clientes.
Valores: Estamos conscientes de la importancia relevante de hombres y mujeres
en toda la ruta del caf, consideramos que el trato digno y la calidad de vida son
factores fundamentales que debemos promover para el bienestar de nuestra
gente. Tambin, debemos de actuar de tal forma que nuestro impacto al medio
ambiente sea el mnimo posible. Contamos con programas sociales en
nuestras fincas, promoviendo el desarrollo y educacin de nuestra gente.
Tambin, contamos con autogeneracin de parte de nuestros requerimientos
energticos a travs de una caldera de biomasa que nos permite minimizar el
impacto ambiental. En nuestras fincas, combinamos el cultivo con rboles
maderables que ofrecen un mejor ambiente para promover la biodiversidad.
Poltica de calidad: CAFIVER es una empresa comprometida con la calidad en
los procesos de produccin por lo que se encuentra certificada bajo la
normatividad ISO 9001 referente a los sistemas de gestin de calidad. Adems
que se encuentra bajo la certificacin Q-GRADER la cual es una certificacin muy
importante especializada en las cualidades de calidad del caf.

1.3.1 PRODUCTOS, COBERTURA Y CLIENTES

CAFIVER ofrece una amplia gama de productos como:

Caf tostado
Caf soluble
Caf descafeinado

Se ha consolidado como una empresa lder en la regin y muy importante por ser una de
las principales del pas. Posee clientes en el pas, as como en Estado Unidos y la unin
Europea.

10

1.4 CARACTERIZACIN DEL REA DE ALMACENES

El rea de almacenes est caracterizada por su uso. En esta empresa, los
almacenes estn distribuidos estratgicamente de manera descentraliza, es decir,
se encuentran por separado y en ubicacin especifica. Los almacenes que posee
la planta son 5 los cuales son:

Materia prima (Beneficio seco)

Almacn de Coffee service
Almacn de caf soluble
Almacn de materiales ctricos
Almacn de materias primas

Estos almacenes son de gran utilidad para el sistema de produccin que realizan.

2.- MARCO TERICO

2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES BSICAS DEL ALMACN
A lo largo de los aos, y conforme evoluciona el fenmeno logstico, el concepto
de almacn ha ido variando y ampliando su mbito de responsabilidad. El almacn
es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Hoy por hoy lo que
antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organizacin que tena el
piso de hormign, es una estructura clave que provee elementos fsicos y
funcionales capaces de incluso generar valor agregado.
Almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de
mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan
comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
11

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.
2.2 TIPOS DE ALMACN

Almacenes de materias primas: Este tipo de almacenes normalmente estn

situados cerca de la nave de produccin o el sitio donde se utilizarn estos
materiales para ser transformados.
Recepcin
Almacenamiento
Entrega

Almacenes de productos terminados: Como su nombre lo dice, son

almacenes exclusivos para el producto terminado y su funcin es de regulador.
Es el almacn que normalmente es el de mayor valor econmico de todos los
existentes, por el que el primer objetivo es el de mantener el ndice de rotacin
lo ms alto posible.
Recambios: Este almacn es el dedicado a los repuestos; es un almacn que
est dirigido a almacenar las necesidades de mantenimiento.
Materiales auxiliares: Es el dedicado a los materiales auxiliares que se
utilizan en la produccin.

Lubricantes.
Grasa.
Combustible.
Estopas.
Papel.
Etiquetas.

De Devoluciones: Aqu llegan devoluciones de los clientes. En l se separan y

clasifican los productos para reproceso, desperdicio, y entrada al almacn.
Almacn de Material de Desperdicio: Los productos, partes o materiales
rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen
salvamento o reparacin, deben tener un control por separado; ste queda, por
lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el
rengln de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta
directamente los costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de
control.
Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han
sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas,
por deterioro por descomposicin, o por haberse vencido el plazo de
caducidad.

12

La razn en este caso para tener otro almacn separado del de materias
primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para lo que s es de utilidad.
2.3 MANEJO FSICO DE LOS INVENTARIOS
2.3.1 RECEPCIN
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y
utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las
unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron
actualizacin de los registros de inventario.

congestin o
de su ptima
entradas de
mediante la

Condiciones que impiden el flujo rpido:

Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
Medios de manejo de materiales deficientes.
Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr
que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima
posible.
2.3.2 REA DE ALMACENAMIENTO
La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo
de materiales o mercanca con caractersticas similares, requiere un conocimiento
pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y
manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones:

Para aminorar el riesgo de incendio.

Evitar la corrosin
Evitar que los productos se daen.
Evitar el deterioro de los productos.

2.3.3 REA DE ENTREGA

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea
de entrega debe:
Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado
Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una
factura, o una factura de remisin.
Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con
el documento de salida

13

 Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del

almacn de material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.
Las mesas, bsculas y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles
necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de
manejo de los productos y de empaque.
2.4 MANTENIMIENTO DE REGISTROS
El sistema de llevar datos de las existencia en los almacenes, en una tarjeta, fue
introducido por, C. E. Woods (New York, 1908). Desde entonces, en una gran
mayora de empresas se ha empleado el mismo diseo de tarjeta, con pocas
modificaciones pero que proporciona los mismos datos.
2.4.1 TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIA DE MATERIALES
Este sirve por ejemplo para llevar un control para cada tipo de producto que
compone la cuenta mercadera y de esta forma se logra un mayor control en las
unidades mantenidas en la bodega como de los valores unitarios y totales
asignados.
2.4.1.1

MTODOS DE VALORACIN

PEPS: Consiste en valorizar como costo de mercaderas las unidades ms

antiguas que se encuentran en la bodega o como las siglas lo seala.
UEPS: En este caso se valoran en el costo de las mercaderas las unidades
ms resientes ingresadas a la bodega como la sigla lo seala.

2.5 LOCALIZACIN DE ALMACENES

La localizacin o ubicacin de un almacn es una decisin estratgica, puesto que
afecta a casi todos los departamentos de la empresa e influye directamente en los
costes.
Una vez ubicado el almacn en un lugar determinado, se debe gestionar la
capacidad del mismo; esto es, hay que decidir qu tamao ha de tener, pues
cuanto ms grande sea, mayor ser el coste; ahora bien, si es demasiado
pequeo, tal vez no se pueda almacenar la cantidad suficiente de productos
demandados, por el cual motivo podra producirse una rotura de stock. Por todo
esto la eleccin de la capacidad del almacn se convierte en una de las decisiones
estratgicas de la empresa.
Por supuesto, se debe tener en cuenta que a largo plazo la empresa pueda verse
en la necesidad de expandir dicha capacidad o, al contrario, contraerla debido a
las variaciones de la demanda. En el primer caso cabran dos soluciones posibles,
ampliar el almacn o alquilar otro; en el segundo caso, las soluciones seran las de

14

vender el almacn y adquirir o alquilar otro nuevo, o dar un uso alternativo a la

parte sobrante del almacn en cuestin, solucin sta que es la ms habitual.
La capacidad de un almacn no se mide por la superficie o el volumen que ocupa,
sino por unidades de almacenaje, normalmente pals, aunque tambin se pueden
contabilizar por cajas, bandejas.... Por ello es normal que dicha capacidad vaya en
funcin del tipo de estanteras que se vayan a utilizar, as como de la maquinaria
precisa.
2.6 EQUIPO DE ALMACN
Seleccin de mobiliario y equipo de almacn En el sistema total de manejo de
materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo, personal y tcnicas
requeridas para recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en
proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y tcnicas para
almacenamiento varan mucho segn la naturaleza del material que se va a
manejar. Las caractersticas del material como tamao, peso, durabilidad,
duracin (vida) en estantera y tamao de los lotes son factores a tomar en cuenta
para el diseo de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas
relacionados.
El mobiliario y equipo de almacn se clasifican en dos tipos:
Equipo esttico. Es aquel que se encuentra fijo en un determinado lugar, el
cual carece de movimiento para trasladar material y solo sirve como
deposito, por ejemplo el silo que tiene como uso ms comn almacenar
materia a granel.
Equipo dinmico. Tiene la capacidad de transportar materiales de un lugar
a otro dentro del almacn. Dichos equipos se clasifican en dos tipos:
o Equipo con movimiento y sin traslado. Son equipos que se fijan al
suelo del edificio y presentan la ventaja de permitir un transporte
continuo de materiales de flujo constante.
o Equipo con movimiento y traslado. Son equipos con movimiento
propio, es decir, se trasladan de un lugar a otro del almacn al
mismo tiempo que transportan la materiales.
2.7 SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la
empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o
procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico
determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

15

2.7.1 CLASES DE INVENTARIOS

De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de
inventarios.
2.7.1.1 INVENTARIO DE MERCANCAS
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para
la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas
en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas
en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).
2.7.1.2 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.
2.7.1.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIN
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
2.7.1.4 INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todava no han recibido procesamiento.
2.7.1.5 INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FBRICA
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

16

3.- REPORTE
La empresa CAFIVER es una empresa lder en la produccin de caf de diferentes
presentaciones. La empresa cuenta con diferentes almacenes para los diferentes
productos con los que se cuentan. Los almacenes con los que cuenta la planta
son:

Materia prima (Beneficio seco)

Almacn de Coffee service
Almacn de caf soluble
Almacn de materiales ctricos
Almacn de materias primas

El almacn que se analiz en este trabajo fue el de materia prima, el cual tiene el
nombre de Beneficio seco. En este almacn es donde se recibe toda la materia
prima, que en este caso son los granos de caf. Este almacn es de gran
importancia porque es aqu donde se realiza el proceso de limpiado de los granos,
17

empacado, almacenado y surtido a los departamentos siguientes como lo son los

de Tostado y Molido.
UBICACIN:

Este almacn como puede observarse es el de mayor tamao, dado que las
cantidades de granos que se reciben son bastante grandes. Este almacn cuenta
en la entrada de granos con una serie de tolvas donde se depositan todos los
granos para que de ah se ingresen al almacn.

3.1 RECEPCIN DE MATERIA PRIMA

El almacn tiene el nombre de Beneficio seco, en el cual se reciben todos los
granos. Los granos son llevados al almacn por medio de camiones. Los
camiones traen los granos los cuales son depositados en una fosa de cemento, la
cual est unida a las tolvas de recepcin. Una vez depositados, las tolvas
comienzas a jalar los granos para introducirlos al almacn. El rea de recepcin
de la materia prima est conformado bsicamente por las tolvas y una serie de
mallas que tienen por objetivo limpiar los granos.
El proceso de recepcin del material inicia con la entrega de la documentacin del
pedido. La documentacin consiste en la factura del pedido de granos de caf y el
formato CF-FOR-HOJA DE ARRIBO DE MATERIA PRIMA. En este documento
se capturan los datos de la recepcin como son: cantidad, calidad, tipo de grano,
fecha de recepcin, lugar de origen. Una vez que ya se han recibido los
18

documentos y verificado que la cantidad sea la correcta, se depositan los granos

en la fosa de cemento, de la cual sern extrados los granos por las tolvas y
mediante un mecanismo de tubos de aire los granos son transportados a una serie
de mallas que por medio de accionamiento mecnico, producen un movimiento
oscilatorio el cual tiene por objetivo limpiar los granos de toda materia de desecho
que no sirva para el proceso. Dicho material consiste en hojas, palos, piedras y
cascarillas del caf. Una vez realizado el proceso de limpieza, las mallas estn
programadas para hacer un movimiento de inclinacin para depositar los granos
en un embudo, el cual dirige los granos a los costales donde se almacenarn loas
granos. Estos costales reciben el nombre de TONSACK, los cuales son costales
que tienen una capacidad de aproximadamente 450 kg. Cuando se estn
llenando los TONSACK, el departamento de calidad realiza una toma de muestra
representativa de la cantidad que se recibi. La inspeccin consiste en tomar una
muestra representativa de la cantidad que se recibe. En esta muestra se examinan
los tipos de granos presentes como por ejemplo granos fermentados, granos
vanos, grano grado 1 (el tipo ms adecuado).
El rea donde se llenan los TONSACK es un rea especfica para realizar las
maniobras y las descargas. Cuando los TONSACK son llenados se mueven
mediante un montacargas operado por una persona especializada, la cual llevar
el caf al rea de almacenamiento. Cabe destacar que cuando se ingresa el caf
es registrada la cantidad y se asigna un cdigo a cada costal para llevar el control
de las existencias.

3.2 ALMACENAMIENTO
Una vez que ya han sido llenados los sacos con el caf, son dirigidos mediante
montacargas al rea de almacenamiento, la cual consiste en una bodega de
grandes dimensiones que posee un pasillo central para el paso del personal y del
montacargas para acomodar el material correspondiente. El almacn est
fabricado con material que hace que la temperatura en el interior se adapta a la
exterior, ya que los granos de caf no necesitan condiciones especficas para su
almacenamiento. La nica condicin es que no exista una humedad excesiva,
porque esto puede afectar la calidad del grano, volvindolo inadecuado para su
uso.
La forma de organizacin de los sacos de caf TONSACK es estibarlos uno sobre
otro, pero solo con 2 niveles de estiba, ya que el peso de los sacos puede hacer
19

que se caigan o se daen los sacos. Esto es una medidas de prevencin para
evitar daos en la materia. Para acomodarlos primeramente se utilizan una
tarimas llamadas PALLET, las cuales son tarimas de madera con medidas de 1.20
m x 1.20 m (medias estndar). Una vez colocadas las PALLET, se procede a
colocar los TONSACK de manera vertical sobre ellas mediante la ayuda del
montacargas. Una vez que se ha completado el primer nivel de estiba, se procede
a colocar de igual manera el segundo nivel mediante el montacargas. Este
proceso se repite tantas veces como TONSACK se estn recibiendo.
El almacn es el lugar donde se almacenan los insumos necesarios para la
produccin y es indispensable llevar el registro de todos los movimientos
(entradas, salidas y existencias) para un ptimo funcionamiento. En CAFIVER, el
registro de estas operaciones en el rea de almacenamiento se hace por medio
del formato CF-FOR-12 HOJA DE EXISTENCIAS, la cual es una hoja de registro
de existencias en almacn en done se registran todas las operaciones.
El rea de almacenamiento solamente est destinada para almacenar los
TONSACK, por lo que no se tiene una divisin en el rea. El almacn, cumpliendo
con las respectivas normas de seguridad en cuanto a prevencin de incendios,
cuenta con extintores en el rea de almacenes, como lo dicta la norma oficial
mexicana NOM-002-STPS-2010. En total existen 4 extintores en el rea de
almacenamiento para asegurar que en caso de conato de incendio pueda
combatirse debidamente, asegurando la integridad de la materia prima.
Una vez que se han almacenado correctamente, se distribuir el material
dependiendo de las requisiciones del departamento de produccin.

3.3 SURTIDO DE MATERIA PRIMA

El surtido a produccin es un proceso de gran importancia para todas las
empresas, ya que en la cadena de produccin es el paso lgico siguiente. En
CAFIVER, el proceso de surtido, registro y todas las operaciones referentes a este
apartado se explican a continuacin.
Una vez que ya se tiene la existencia en el almacn de materia prima, el
departamento de produccin, que consiste en el proceso de tostado del grano,
realiza la requisicin de la cantidad que necesita para el proceso productivo. Esto
se realiza mediante el formato CF-FOR-REQUISICIN DE MATERIA, el cual es
un formato donde se solicita la cantidad de materia para el proceso. El formato es
20

muy similar al de una requisicin viajera estndar. El mtodo de surtido a

produccin es mediante el mtodo PEPS, el cual indica que las primeras entradas
al almacn de materia prima son las primeras salidas al departamento de
produccin. Este mtodo garantiza que la materia surtida a produccin es la ms
fresca. Esto es parte de la poltica de calidad que maneja la empresa, ya que
como se recodar, se encuentra bajo la certificacin ISO 9001, por lo que es una
empresa comprometida con la calidad en los procesos de produccin.
El surtido de las requisiciones se realiza mediante montacargas mecnicos, los
cuales estiban el tamao de materia que se necesita y lo lleva al departamento de
tostado y molido, para que contine el proceso de fabricacin. Para completar la
operacin de surtido de materia, el jefe de almacn debe registrar la salida de la
materia prima mediante el formato CF-FOR-HOJA DE SALIDA DE MATERIA
PRIMA. Este formato registra la cantidad de granos que son requeridos por el
departamento de tostadores. Una vez completado este proceso se termina el ciclo
de la materia en el almacn de materia prima, que en este caso es el Beneficio
Seco. Con esto se logra comprender el proceso de entrada-almacenamientosalida de un almacn, y se comprende cual es el proceso, la forma de registrar las
operaciones y a continuacin se explica el proceso de inventario e identificacin
del producto.

3.4 INVENTARIO E IDENTIFICACIN DE LA MATERIA PRIMA

El inventario es un registro donde se muestran todas las existencias fsicas de los
productos que se manejan en una empresa. Es de gran importancia el manejo de
inventario porque en este es donde se encuentran los fallos en la administracin y
manejo de los materiales. En CAFIVER, el inventario se realiza de la siguiente
manera:
El inventario comienza desde el registro de todas las entradas y salidas del
almacn. Este registro lo manejan los encargados de almacn en un formato
llamado Catalogo de materia prima, el cual contiene las existencias en el
21

almacn, as como los registros de entradas y salidas. Este registro sirve como un
pre-inventario para facilitar el proceso de inventario normal.
El inventario oficial se realiza mensualmente, iniciando actividades los das 29, 30
y 31 dependiendo del mes. Esto se hace porque al inicio de cada mes ya deben
saberse cuales son las existencias que hay en el almacn. Los encargados de
realizar el inventario son principalmente el gerente y el asistente administrativo de
la planta, quienes presencian el acto de contar fsicamente con ayuda de los
trabajadores que se encuentran laborando. El procedimiento para realiza el
inventario es el siguiente.

Se procede a entra a la base de datos y registros de la empresa, el cual es

un software llamado SAP, en el cual se registran todos los catlogos de
materia prima de todos los encargados. En este sistema se encuentran
todos los movimientos de toda la planta, por lo que deben seleccionarse
solamente los registros del beneficio seco.
Una vez que se obtienen los registros del SAP, se procede a contar
fsicamente las existencias del almacn.
En caso de que exista alguna discrepancia, sobre todo respecto a faltantes,
se procede a analizar los movimientos que an no han sido registrados por
diversos motivos. En caso de que no existan registros donde encontrar el
material faltante, se procede a rastrear el faltante e investigar la causa de la
desaparicin. Las causas pueden ser:
1. Olvido de registrar los movimientos.
2. Robo.
3. Mal registro de entrada.
4. Deterioro de la materia y desecho de la misma.

Una manera de facilitar los registros es mediante la identificacin de los productos

por diversos mtodos. En el beneficio seco, el mtodo de identificacin de los
TONSACK es mediante un cdigo de letras y nmeros el cual est conformado de
la siguiente manera:

C/S/D/100/001/FECHA DE ENTRADA/VC/DC
DONDE:

C: Coffee service
D: Planta descafeinado
S: Planta soluble
100: nmero de registro en el SAP
001: Numero de TONSACK, este nmero va aumentando.
VC: Caf verde
DC: Caf descafeinado
22

Los aparatados iniciales solamente puede ir una letra en cada cdigo, al igual que
la terminacin. Un ejemplo de este cdigo es:
C/100/002/03112014/VC

Este cdigo de identificacin quiere decir que ese TONSACK est

destinado a la planta de Coffe service por tener al inicio la letra C.
El 100 es un nmero constante, ya que es el nmero de registro en el
sistema SAP.
El numero 002 significa que el TONSACK es el nmero 2 de ser empacado.
La terminacin 03112014 es referente a la fecha de entrada, por lo que se
interpreta que el TONSACK entr al almacn el dia 3 de noviembre del
2014.
La terminacin VC es referente a la clasificacin del grano. En este caso
indica que es caf verde.

CONCLUSIONES
Como ya se observ, la administracin de operaciones y sobre todo, la
administracin de almacenes es un tema de gran importancia para el ingeniero
industrial, ya que se debe tener un manejo ptimo para minimizar lo ms posible
los costos.
Dentro de esta investigacin se considera que los objetivos de la investigacin se
cumplieron adecuadamente ya que en este trabajo analizamos y comprendimos la
importancia de la administracin de los almacenes, as como entendimos las
operaciones, y el mtodo de registro.
23

De igual manera los objetivos especficos se atendieron y se cumplieron, ya que

conocimos el verdadero funcionamiento del almacn.
Los resultado obtenidos sin fueron los que se plantearon al inicio por lo que se
concluye que esta investigacin fue muy enriquecedora e importante para
nosotros como estudiantes.
Concluimos el conocimiento del funcionamiento de un almacn es muy importante
para cualquier empresa que desee tener un desarrollo adecuado y maximizar las
utilidades reduciendo costos con ayuda del almacn.

RECOMENDACIONES
Para entender de mejor manera esta investigacin se hacen las siguientes
recomendaciones

Leer la unidad 4 del temario de administracin de operaciones, as como el

marco terico de esta investigacin.
Para entender mejor el funcionamiento e importancia de CAFIVER, se
recomienda visitar la pgina oficial www.cafiver.com asi como la
presentacin
disponible
en
el
siguiente
enlace:
http://es.slideshare.net/ericchamadali/cafiver-sa-de-cv
Se recomienda leer el anexo de software de inventarios para comprender
de mejor manera como se lleva a cabo.

ANEXO
SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACIN Y GESTIN

1. Manejadores de Bases de Datos

1.1 Adaptive Server Enterprise (ASE)
Es el motor de bases de datos (RDBMS) insignia de la compaa Sybase. ASE es
un sistema de gestin de datos, altamenteescalable, de alto rendimiento, con
24

soporte a grandes volmenes de datos, transacciones y usuarios, y de bajo costo,

que permite:

Almacenar datos de manera segura

Tener acceso y procesar datos de manera inteligente

Movilizar datos

1.2 InterBase
Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales (RDBMS) desarrollado y
comercializado por la compaa Borland Software Corporation y actualmente
desarrollado por su ex-filial CodeGear.
Interbase se destaca de otros DBMS's por su bajo consumo de recursos, su casi
nula necesidad de administracin y su arquitectura multi-generacional. InterBase
corre en plataformas Linux, Microsoft Windows y Solaris.

1.3 Microsoft Access

Es un programa sistema de gestin de base de datos relacional creado y
modificado por Microsoft para uso personal en pequeas organizaciones. Es un
componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete
"bsico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que
pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de
informacin, entrara dentro de la categora de gestin, y no en la de ofimtica,
como podra pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas
25

(la cual es la unin de filas y columnas), realizar clculos complejos con frmulas y
funciones, incluso dibujar distintos tipos de grficas.

1.4 Microsoft Excel

Es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este
programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente
en tareas financieras y contables.

1.5 My SQL
SQL es un lenguaje formal declarativo, estandarizado ISO, para manipular
informacin en una base de datos. SQL es un acrnimo (Structured Query
Language) ya que la ISO lo define con nombre oficial Data base Language SQL.
El SQL es un lenguaje de acceso a bases de datos que explota la flexibilidad y
potencia de los sistemas relacionales permitiendo gran variedad de operaciones
en stos ltimos.
Es un lenguaje declarativo de "alto nivel" o "de no procedimiento", que gracias a
su fuerte base terica y su orientacin al manejo de conjuntos de registros, y no a

26

registros individuales, permite una alta productividad en codificacin y la

orientacin a objetos.

1.6 Oracle
Descripcin Oracle es un sistema de gestin de base de datos relacional (o
RDBMS por el acrnimo en ingls de Relational Data Base Management System),
desarrollado por Oracle Corporation, Se considera a Oracle como uno de los
sistemas de bases de datos ms completos, destacando:
* Soporte de transacciones
* Estabilidad
* Escalabilidad
* Soporte multiplataforma.

2. Software para la Gestin de Capital Humano

2.1 Epicor
Administracin del Capital Humano La Administracin de Capital Humano (HCM)
se refiere a soluciones de administracin del activo ms valioso de la organizacin
sus empleados en una manera estratgica y coherente.
Ofreciendo Soluciones para Alcanzar sus Metas de Negocio Epicor provee un
conjunto robusto de software, flexible y configurable, de recursos humanos,
nmina y desarrollo de empleados que:

27

Ofrece un valor de negocios mayor al agilizar la totalidad del ciclo de vida

del empleado
Maneja reclutamiento y seleccin, administracin de capacitacin,
programas de beneficios y administracin de desempeo
Provee un gran cantidad de informacin y consejo a todos los empleados
va accesos de autoservicio
Promueve la eficiencia operativa al permitir que la totalidad de la fuerza de
trabajo se enfoque en objetivos clave de la compaa
Contiene una poderosa aplicacin de inteligencia de negocios que permite
el anlisis estratgico de tendencias clave del negocio para planear y tomar
decisiones eficientemente

2.2 OrangeHRM
La gestin del capital humano en las empresas cada da ha cobrado una mayor
importancia. La necesidad de aprovechar al mximo su potencial, se ha convertido en una
necesidad en estos tiempos. Hoy en da existen herramientas que nos ayudan, en
mltiples actividades relacionadas con la gestin del capital humano, tal es el caso de
OrangeHRM Open Source el cual es un sistema de informacin de que nos facilita la
gestin de recursos humanos, adems proporciona una amplia gama de caractersticas
para la gestin de la organizacin fundamentalmente el capital humano.

2.3 Tress
Sistema TRESS es la nica solucin en el mundo que desde su diseo combina
de manera transparente para el usuario final funcionalidad para la administracin
de recursos humanos, nmina y control de asistencia. Esta ventaja de diseo,
aunada a la experiencia y enfoque de Grupo Tress Internacional en los mercados
de Mxico y Amrica Latina, ha permitido que nuestros cientos de clientes

28

obtengan substanciales ventajas competitivas y experimenten los siguientes

beneficios tangibles:

Clculo de obligaciones de acuerdo a la normatividad existente.

Solucin local para compaas globales con mltiples plantas que
requieren de integraciones con sistemas corporativos ERP, HRMS, MRP,
etc.
Flexibilidad para configurar las polticas particulares de cada empresa.

Fcil generacin y administracin de reportes por usuarios mediante

frmulas configurables y exportacin a diversos formatos y enlace directo
con Microsoft Office.

Derechos de acceso por grupos, empleados confidenciales, campos

restringidosy bitcoras de cambios y procesos ejecutados.

Arquitectura de tres capas para operar en redes LAN, WAN o Internet,

soportando esquemas multiempresa para cientos de usuarios y decenas de
miles de empleados.

Facilidad de uso que permite a los usuarios un alto nivel de autosuficiencia

incrementando el valor que reciben de Sistema TRESS y reduciendo los
costos de operacin al minimizar la necesidad de soporte tcnico interno o
de Grupo Tress Internacional.

3. Software para Ventas y Marketing

29

3.1 Adempier
Es un proyecto guiado por la comunidad la cual desarrolla y soporta una solucin
de cdigo abierto para negocios del mismo nombre, la cual ofrece la funcionalidad
de Planificacin de recursos empresariales, Administracin de la Relacin con los
Clientes y Administracin de la Cadena de Suministro (derivado de sus siglas en
ingls: ERP, CRM, SCM respectivamente).
Funcionalidad de negocios de Adempiere
ADempiere cubre las siguientes reas de negocio:

Administracin Planeacin de Recursos (ERP)

Administracin de la Cadena de Suministro (SCM)
Administracin de la Relacin con los Clientes (CRM)
Anlisis del Desempeo Financiero
Solucin Integrada de Punto de Venta (TPV - POS)
Tienda Web Integrada

3.2 Oasis ERP

Descripcin
Es una aplicacin de cdigo abierto de gestin empresarial del tipo ERP destinada
a empresas de pequeo y mediano tamao.
Oasis est desarrollada en PHP-GTK y PostgreSQL. Actualmente se encuentra
disponible en espaol e ingls en su versin 3.0.7.

3.3 OpenXpertya

30

El propsito de Open Xpertya es cubrir ampliamente, y muy de cerca, todas

aquellas necesidades de gestin que una empresa de tamao medio o grande
podra tener. Es la planificacin global de todos los recursos de la empresa.

31