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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S






GESTION DEL TALENTO HUMANO









ANGIE YULIET ZUIGA
PABLO ANDRES GUZMAN
OSCAR FELIPE ORTEGA















UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERIAS
PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2013
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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S






GESTION DEL TALENTO HUMANO




ANGIE YULIET ZUIGA 1191150
PABLO ANDRES GUZMAN 1191245
OSCAR FELIPE ORTEGA 1191413




Dra.LUZ ESTELA DURAN CAICEDO














UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERIAS
PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2013
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NDICE



INTRODUCCION.4
OBJETIVOS..5
OBJETIVO GENERAL....5
OBJETIVOS ESPECIFICOS. 5
COMERCIAL NUTRESA S.A.S.6
HISTORIA....7
MISIN..8
VISIN...8
FILOSOFA CORPORATIVA.9
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS.10
MANUAL DE FUNCIONES..11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.25
CONCLUSIONES..39
ANEXOS.40
ANEXO 1 (CARTA DE SOLICITUD)..41
ANEXO 2 (CARTA DE APROBACIN)....42
ANEXO 3 (FORMATO: ELEMENTO DE ESTUDIO)...43
ANEXO 4 (TABULACION DE RESULTADOS).44





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INTRODUCCION


Hoy en da las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias
razones importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones sobre
cmo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las fronteras de los procesos
y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre distintas empresas,
los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones:
mejores comunicaciones, buen desempeo, dado que los sistemas de informacin
sustentan los procesos , la estandarizacin permite sistemas uniformes dentro de
las empresas e interfaces de sistemas entre diferentes firmas como es el caso del
Comercial Nutresa.
El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y
organizar la estructura interna de la empresa Comercial Nutresa (Ccuta) gracias
a cada una de las funciones generales y especficas (procedimientos) asignadas a
cada uno de los cargos del rea de ventas y el rea operativa
Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como
herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del talento
humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que
contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos
organizacionales necesarios para la buena ejecucin del trabajo.


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OBJETIVOS


OBJETIVO GENERAL:

Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la empresa
Comercial Nutresa (Sede Ccuta Norte de Santander) con el fin de representar en
formar ordenada los aspectos de la organizacin necesarios para la buena
ejecucin laboral.




OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Realizar el anlisis de 10 cargos existentes para establecer las funciones
desempeadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso
Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr obtener
informacin precisa en la elaboracin de los manuales de funciones y
procedimientos
Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado
para cumplir con el entendimiento del objetivo general
Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la
construccin de los Manuales correspondientes

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COMERCIAL NUTRESA S.A.S




La cuarta compaa de alimentos ms grande de Amrica Latina en trminos de
capitalizacin burstil la cual cuenta con 6 categoras de negocio: carnes fras,
galletas, chocolates, caf, helados, y pasta y con un portafolio de ms de 70
marcas, con liderazgo en Colombia y la regin en ms de 15 de ellas

Ccuta Norte de Santander es una de sus cedes de administracin y distribucin y
se encuentra ubicada en la Calle 17 Norte N 5-101 Zona Industrial.















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HISTORIA



El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en Colombia el
desarrollo industrial con la fundacin de empresas que hoy son smbolo de su
economa. En este perodo histrico nace, en 1920, Compaa Nacional de
Chocolates Cruz Roja que aos ms tarde se convertira en Compaa Nacional
de Chocolates S.A.

En 1916, por iniciativa de un grupo de empresarios locales, se constituye en
Medelln la Fbrica de Galletas y Confites que en 1925 pasara a llamarse Fbrica
de Galletas Noel y a partir del ao 1999, Compaa de Galletas Noel S.A. En
1933, Compaa Nacional de Chocolates se convierte en accionista de la empresa
galletera; ste el primer paso de una relacin empresarial que sera ms adelante
base para la construccin del Grupo de Alimentos.










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MISIN


La misin de nuestra empresa es la creciente creacin de valor, logrando
un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital
empleado.
En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad
de vida del consumidor y el progreso de nuestra gente
Buscamos el crecimiento rentable con marcas lderes, servicio superior y
una excelente distribucin nacional e internacional.
Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano,
innovacin sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.




VISIN


Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos en el 2010*, y
triplicarlo para el 2013*, proporcionando calidad de vida al consumidor con
productos que satisfagan sus aspiraciones de bienestar, nutricin y placer.
*Base 2005.



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FILOSOFA CORPORATIVA




Actuacin tica
Autonoma y coherencia estratgica
Buen gobierno corporativo
Calidad integral
Competitividad
Desarrollo sostenible
Desarrollo de nuestra gente
Excelencia en el servicio
Garanta de seguridad alimentara
Gestin de la innovacin y el conocimiento
Participacin y espritu colaborativo
Respeto
Responsabilidad social empresarial







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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE FUNCIONES
Identificacin de color segn rea de trabajo:
rea operativa: Franja azul
rea de ventas: Franja verde

1 Jefe de ventas
2 Jefe de logstica
3 Auxiliar de operaciones logsticas
4 Vendedor
5 Auxiliar logstico
6 Operario de logstica
7 Ayudante de ventas
8 Auxiliar de data maestra
9 Auxiliar de cartera
10 Desarrollador comercial








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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
GERENTE

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Ttulo administracin de empresas,
administracin pblica o ingeniera industrial.
Requisitos de Experiencia
Dos (2) aos de experiencia profesional
relacionada.

Objetivo principal

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la
Gerencia comercial y Marketing para el rea de ventas nacionales,
internacionales e institucionales, a travs de la eficiente administracin del
departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando
estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de
fidelizacin de clientes y un servicio de de venta y post venta de excelencia.

Funciones Esenciales

Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa
Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional
Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al
mismo
Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes
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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
GERENTE

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Ingeniero industrial, administrador de empresas,
especialidad en logstica
Requisitos de Experiencia
Dos (2) aos de experiencia profesional
relacionada.

Objetivo principal

Es el mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y
organizacin del rea logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como a
nivel de gestin de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos
de mercanca en tiempo y forma.

Funciones Esenciales

Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin,
preparacin de pedidos y transporte de los mismos).
Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.
Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos.
Optimizar procesos de trabajo.
Gestionar y supervisar al personal a su cargo.


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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 3. AUXILIAR DE OPERACIONES
LOGISTICAS
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Bachiller con conocimiento de operaciones
logsticas
Requisitos de Experiencia No necesita experiencia

Objetivo principal

Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepcin,
almacenamiento, consolidacin y despachos.

Funciones Esenciales

Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las
actividades de la bodega.
Reportar al Jefe de Logstica los indicadores de gestin de la bodega y
posibles mejoras en los procesos.
Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.
Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en
funcin de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.
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Gestionar la relacin con los proveedores y clientes.
Obtener retroalimentacin del personal para obtener mejoras en los
procesos. Empresa






















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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 4. VENDEDOR
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Diecisis (16)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Administrador, contador pblico, comerciante
con buen manejo de relaciones sociales.
Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia

Objetivo principal

Responder por toda la gestin de ventas y desarrollar una labor Cobertura
asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.

Funciones Esenciales

Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y
nmero de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los
clientes.
Asesorar a los clientes en la venta.
Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.
Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y
rotacin de productos).
Responder por el desarrollo de la zona asignada.


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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin Bachiller con conocimiento en apoyo logstico
Requisitos de Experiencia No requiere experiencia

Objetivo principal
Comprender todos los procesos de depsito, almacenamiento y distribucin de
materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos
de venta.
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Funciones Esenciales

Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de adquisiciones y
contrataciones.
Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos.
Mantener actualizado el Archivo y Registro de Proveedores en el Banco
de Datos.
Firmar las rdenes de Compra y Prestaciones de Servicios.
Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades.
Mantener informado al personal de su rea sobre las disposiciones y
actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos
y metas por alcanzar.
Brindar apoyo en Bodega y asegurar as la disponibilidad de productos y
mercaderas que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una
entrega oportuna al cliente.
Disear las rutas de acuerdo a las entregas a realizar.
Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en funcin de
las responsabilidades asignadas.
Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que
estn a su cargo.
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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Seis (6)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin Bachiller , Tcnico en logstica
Requisitos de Experiencia Un ao (1) de experiencia

Objetivo principal

Planificar, implementar y controlar eficazmente a travs de indicadores logsticos
el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribucin.

Funciones Esenciales

Almacenar y mover las mercancas.

Distribuir los productos en cada terminal.

Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.

Procesar los pedidos.

Manejar los materiales.

Revisin de mercadera.

Ordenar y mantener en buen estado la bodega.

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Decidir que sistemas y formas de proteccin va a utilizar para los
productos.

Decidir medios de transporte a utilizar y elaboracin de los planes de
ruta.

Se encarga del control de lotes o nmeros de serie.





































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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Diecinueve (19)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Bachiller con conocimiento en el rea de
distribucin mercantil.
Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia

Objetivo principal
Establecer una metodologa que garantice que las rdenes de compras de los
clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con
una entrega eficaz y eficiente.

Funciones Esenciales
Atender y ofrecer a los clientes informacin sobre los productos de la
empresa
Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales
Elaboracin de estadsticas e informes de ventas
Canalizar las necesidades del cliente
Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega,
condiciones de pago, validez de la oferta etc.)
Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes
Asegurar la entrega del producto
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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Bachiller de la carrera de contabilidad, tcnico
en manejo indispensable SAP y Excel a nivel
intermedio , con habilidad de sistemas
operativos
Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia

Objetivo principal
Crear efectivamente una vista contextual de datos completos, en entornos de
datos distribuidos de medianos a grandes, conformado por integracin de datos
del cliente proporcionando un nivel de acceso simplificado a las aplicaciones
corporativas.

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Funciones Esenciales

Crear, modificar y validar el registro de proveedores de materiales y
servicios.
Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de acuerdo a la
optimizacin de la creacin de los mismos.
Verificar y controlar la creacin de los servicios y materiales con las
reas involucradas.
Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros segn
requerimientos de las reas Comerciales y Logsticas.
Administrar y activar el plan publi-promocional en las herramientas
actuales.
Registrar condiciones de compra y venta en el sistema.
Alineacin de datos segn indicacin del Supervisor de Data Maestra.
Monitorear y controlar inconsistencias en las categoras de su
responsabilidad






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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Administrador, tcnico con especialidad en
administracin de cartera.
Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia

Objetivo principal

Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de
cartera dentro de la empresa.

Funciones Esenciales
Elaborar diariamente la conciliacin bancaria para detectar estado de
consignaciones efectuadas por clientes
Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes
Cumplir con las polticas establecidas por el Coordinador de Cartera
referentes al recaudo de cartera
Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin
Integral, para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones
correctivas y preventivas necesarias.
Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones
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MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Tres (3)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Bachiller, tcnico en el rea comercial con
manejos de relaciones sociales
Requisitos de Experiencia No requiere experiencia

Objetivo principal
Cumplir con brindar una excelente atencin, un claro entendimiento y un eficiente
manejo de las necesidades de sus clientes para as contribuir permanentemente a
propiciar en ellos un alto nivel de satisfaccin que asegure la recompra y/o el
cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como
representante de la Empresa.

Funciones Esenciales

Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le
sean encomendados
Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa,
mostrando permanente buena disposicin hacia la labor y hacia los
conductos regulares establecidos.
Anlisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestin diario o
reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias.
Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de
la venta.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
GERENTE



N



PROCEDIMIENTOS
1 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los
clientes en relacin a los pedidos y entregas de los productos
2 Analizar cada uno de los datos de los clientes
3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
4 Constar que el cliente est activo en el sistema comercial
5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base
de datos
6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados
para el control de ventas
7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas
8 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega
de pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo
9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de
ventas
10 Autorizar por escrito las rdenes de compra


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
GERENTE



N



PROCEDIMIENTOS
1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de
trabajo para un mejor ambiente en la ejecucin de labores
2 Realizar la programacin de asignacin de recursos para los
programas y proyectos de rea operativa para su desarrollo
3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logstico
4 Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribucin de
los productos del Comercial Nutresa
5 Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y
operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de
los informes
6 Elaborar y digitar los informes finales diarios del rea operativa
7 Enviar al gerente de logstica los informes constantes acerca de la
distribucin de la mercanca para establecer el control de la
empresa
8 Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la
empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en
cuenta las normas de seguridad
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 3. AUXILIAR DE OPERACIONES LOGISTICAS
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA


N



PROCEDIMIENTOS
1 Recepcionar la oficina de jefe de logstica
2 Desarrollar nota piking de pedido y el cual debe contener todas
las referencias de los productos que se van a transportar
3 Registrar y tramitar informe diario al jefe de logstica
4 Organizar expedientes, archivando adecuadamente cada factura
y tramitarlo al jefe de logstica
5 Realizar copia de los contratos vigentes tramitado al de jefe de
logstica
6 Tramitar los comprobantes de pagos al auxiliar de ventas
7 Registrar los comprobantes de pago
8 Establecer el informe diario de la jornada laboral y enviarlo al jefe
de logstica








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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 4. VENDEDOR
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Diecisis (16)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS


N



PROCEDIMIENTOS

1
Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir
importante al cliente.



2
Prestar atencin de las especificaciones que pidan los clientes y
proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen,
tomando respectiva nota por escrito o forma electrnica. Cada
vendedor debe ir a cada supermercado para retomar
nuevamente el pedido peridicamente.



3
Plasmar en la agenda lo que ha vendido por da, llevando de ese
modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a
su superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido.




4
Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son
clientes del grupo, y se debe ofrecer el catalogo con la variedad
de productos, que en el respectivo negocio pueda tener, pero a la
vez algo nuevo que quiera incursionar, dejndoles el nmero de
telfono donde lo puedan comunicar si en llegado caso les
interesa algn artculo.



5
Dar a conocer las promociones que puedan interesar al
comprador, y los obsequios que la compaa le pueda regalar por
29
ser cliente del grupo.



6
Conocer entender y saber los beneficios, nutrientes,
componentes de lo que est vendiendo, para ello debe estudiar
cada producto, pero tambin conocer los precios, la disponibilidad
de demanda que pueda existir, y todo lo logra haciendo estudios
detallados.



7
Realizar hacer una supervisin del sector donde se encuentra el
supermercado o negocio donde el grupo surte sus productos,
tomando nota de qu clase de gente vive, que actividades
frecuentan; para de esa forma hacer un anlisis de que productos
tendran mayor demanda, y esos resultados se le muestran al
cliente, dndole a entender que sera ms beneficios para su
negocio, pero lgicamente sacando ventaja tambin la empresa.


8
tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de
ventas, estar siempre activo e investigando la mejor manera de
vender


9
Ordenar de una forma rpida los productos para que s vean ms
visibles, ponindolos delante del mostrador o vitrina donde los
tenga almacenados; proporcionarle propaganda, como afiches
cada vez que se pueda y la empresa lo suministre.

















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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA


N



PROCEDIMIENTOS


1
Se organiza y desarrolla actividades de formulacin y tramitacin
de las rdenes de Compra y rdenes de Servicio.



2
Registrar y archivar la documentacin sustentadora y establecer
estadsticas de requerimientos y atenciones efectuadas por
Oficinas y Direcciones.



3
Clasificar por el tipo de producto o servicio que comercializan o
proveen y emitir semestralmente el reporte del Registro Interno de
Proveedores.



4
Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentacin
(Pedido, Propuestas, Cuadros de evaluacin y calificacin, Acta
de Otorgamiento de Buena Pro y Contratos), y se pasan los
documentos para la firma del Director de la Oficina.



5
Integrar a la planificacin general el Plan de Adquisiciones,
formulando medidas para su ejecucin.

31

6
Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados
a cargo, para manejar una retroalimentacin para las dos partes.



7
Tener un estricto control de inventario y supervisin de productos
en la bodega, anotando cada detalle de entra y salida de
mercanca.



8
Consultar mapas locales y de carreteras entre otros, tambin
verificar y calcular los tiempos estimados a realizar por los
conductores de los vehculos, tomando en consideracin las
horas de trfico y los lugares de mayor congestionamiento.


9
Adjuntar todos los documentos de suma importancia,
ordenndolos de mayor a menor relevancia.



10
Se registrando cada tarea que se realice, ya sea de pedidos,
inventarios, o de cualquier otro aspecto, relacionado con sus
funciones.






















32



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Seis (6)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA


N


PROCEDIMIENTOS

1
Transportar en carriles en forma ordenada los productos para una
mayor facilidad y menor esfuerzo fsico.


2
Cargar y descargar los camiones o medios de trasporte, con los
implementos de seguridad necesarios, como cinturn de fuerza y
guantes.

3
Emplear de manera eficiente y segura la infraestructura fsica, la
tecnologa, los sistemas de informacin y el mismo talento
humano.

4
Recoger, comprobar y transmitir las rdenes de compra,
realizadas por cada cliente y llevadas luego a su superior.


5
Hacer uso de los materiales y procesos para mover los productos
dentro de los almacenes y entre estos y los locales de venta, para
de esa forma evitar cualquier tipo de accidente con el personal o
con la misma mercanca.


6
Observar cada caja que llega, y que sale de bodega, y reportar
cualquier anomala a su superior, para que se encargue del
problema.
33




7
Colocar los productos en los estantes o vitrinas, teniendo en
cuenta la fragilidad de los mismos, para no colocar elementos
muy pesados sobre productos que pueden ser muy dbiles.
Adems de colocar con mayor ambientacin ciertos productos
que requieren cierto grado de temperatura. Y recoger los residuos
que se generan y obstaculizan el paso por los pasillos o
corredores del cuarto de almacenamiento.



8
Debe colocar el embalaje ms adecuado para la proteccin de los
productos. Empacando cada tipo de material en un contenedor
adecuado con sus debidas especificaciones, aquellos que
necesitan ciertos tratados como, respiraderos, o los que pueden
quebrarse fcilmente.


9
Debe utilizar los vehculos de trasporte adecuado para cargar los
productos, de un lugar a otro, tomando como punto especifico el
tiempo de caducar y la facilidad de descomponerse o de
derretirse de los artculos.


10
Se mira el artculo y se clasifica por producto, marca, tamao,
sabor; colocando el cdigo de referencia que le tienen establecido
a cada lote especifico.





















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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Diecinueve (19)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA


N



PROCEDIMIENTOS
1 Revisar que el vehculo de transporte este en buen estado
mecnico e higinicamente para transportar los productos
2 Revisar Nota Piking Documento elaborado por el auxiliar de
operaciones logsticas
3 Verificar la mercanca previamente separada por el operario
logstico
4 Cargar la mercanca ya revisada y en excelente estado
5 Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y
planificacin de ruta
6 Establecer que las facturas y recibos de cobros estn todos
registrados en el manifiesto de carga
7 Ordenar adecuadamente la planificacin de las rutas
8 Entregar el pedido al cliente con los trminos acordados por el
vendedor y jefe de ventas
9 Legalizar que la persona (cliente) que recibe el pedido sea la que
se encuentre registrada en la factura

35
10 Constar con el cliente que el pedido o mercanca se encuentre
completo y hacer firma la copia de la factura
11 Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el recaudo
12 Finalizar la jornada entregando el recaudo constndolo con las
facturas de cobro al auxiliar de cartera.







































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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA
Dependencia: AREA OPERATIVA
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE LOGISTICA


N



PROCEDIMIENTOS
1 Establecer la actividad diaria con el jefe de logstica

2
Verificar el estado del ordenador (PC) y bases de datos, que se
encuentre en el sistema siempre actualizado
3 Validar la informacin de clientes atreves de el ordenador (PC)


4
Organizar en orden numrico segn su respectivo cdigo los
diferentes datos suministrados por el auxiliar de cartera y jefe de
logstica
5 Guardar siempre cada informacin incluida en el sistema con
clave de seguridad, para cumplir con la confidencialidad de datos
6 Realizar por escrito el informe de datos suministrados diariamente
7 Enviar el informe de datos a la cuenta correo del jefe de logstica


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS


N



PROCEDIMIENTOS
1 Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestin de
cartera
2 Analizar la situacin y comportamientos crediticios de los clientes
para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean
necesarias
3 Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo
de cartera
4 Digitar y elaborar notas de crditos solicitados con aprobacin
del jefe de ventas
5 Verificar las administracin de las diferentes cuantas
correspondientes a las facturas de clientes
6 Archivar los soportes de todos los informes
7 Digitar y enviar el informe final al jefe de ventas






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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL
Dependencia: AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos Tres (3)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS


N



PROCEDIMIENTOS
1 Realizar la organizacin y lanzamientos de los productos del
Comercial Nutresa
2 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear
nuevos convenios comerciales y seguimiento permanente a los
actuales
3 Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado
4 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluacin de
actividades
5 Disear promociones con actividades de marca
6 Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales
7 Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe
de ventas










39

CONCLUSIONES



Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener
un mejor rendimiento laboral interno de la empresa Comercial Nutresa en
Ccuta Norte de Santander
Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecucin de las
mismas
Proporciona claridad y sencillez en la informacin necesaria en cada
puesto de trabajo
Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede
ser fcil mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y
Procedimientos.





















40










ANEXOS




















41

42



43
OBJETIVO: REALIZAR MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS EN COMERSIAL NUTRESA S.A.S
ENTREVISTA REALIZADA POR:
ANGIE YULIET ZUIGA
PLABO ANDRES GUZMAN
FELIPE ORTEGA
NOMBRE: ____________________________________________
CARGO: _______________________________
NUMERO DE PERSONAS EN EL CARGO: ______
JEFE INMEDIATO: _______________________
SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
SI___ NO___
HA RECIBIDO UN MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
SI___NO___
CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?
-TIEMPO DESPS DEL INGRESO A LA EMPRESA 2MESES___ 5MESES___1AO___OTRO___
-SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES: SI___ NO ___
REQUISITOS DEL CARGO
ESTUDIOS:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__
EXPERIENCIA MINIMA PARA EL
CARGO_________________________________________________
FUNCIONESPRINCIPALESDELCARGO______________________________________________
_______________________________________________________________________________
______
PROCEDIMIENTO O FUNCIONES ESPECFICAS PARA CUMPLIR LAS FUNCIONES
PRINCIPALES DEL CARGO
__________________________________________________________________________


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ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS:
Resultados de la encuesta realizada a 10 empleados de la empresa Comercial
Nutresa:
Pregunta N 1
SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS?
TABULACION:
Alternativa Cantidad Porcentaje
Si 7 70%
No 3 30%
Total 10 100%



Anlisis e Interpretacin.
Al analizar la pregunta se pudo observar que el 70 por ciento de la poblacin
entrevistada contest que S; lo que quiere decir que empresa Comercial Nutresa
entre sus caractersticas como organizaciones est en que sus empleados
conozcan de manera clara sus funciones y parte organizativa.
70%
30%
Si No
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Pregunta N 2
CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?


Alternativa Cantidad Porcentaje
2 meses 4 40%
3 meses 3 30%
5 meses 3 30%
1 ao -
0tros -
total 10 100%





40%
30%
30%
2 meses 3 meses 5 meses 1 ao 0tros
46
Anlisis e Interpretacin.
Al analizar la pregunta se puede observar que los directivos de la Empresa
Comercial Nutresa buscan que desde un principio cada empleado tenga
definidas sus tareas y funciones dentro de la organizacin.
Pregunta N 3
SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES?
Alternativa Cantidad Porcentaje
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%




Anlisis e Interpretacin.
Segn los datos podemos darnos cuenta que para la Empresa comercial Nutresa
los manuales de funciones y procedimientos Son documentos eminentemente
dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y
ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa, ya que un manual sin
revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en obsoleto, y
80%
20%
Si No
47
lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte el
desarrollo de la organizacin.

Pregunta N 4
REQUISITOS DEL CARGO?
Alternativa Cantidad Porcentaje
Bachiller 5 50%
Estudios tcnicos -
profesional 5 50%
otros
total 100&



Anlisis e Interpretacin
Al analizar los datos podemos darnos cuenta que esta empresa es muy equitativa
al seleccionar a sus empleados, lo que los caracteriza por tener un personal muy
entregado a la compaa donde prima primero el bienestar de la empresa.
50% 50%
Bachiller Estudios tcnicos profesional otros
48