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Direccin de Proyectos Logsticos
Grupos de Trabajo. Comunicacin
Cierre del Proyecto
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Sesin 5
Xavier Vzquez, PMP
Marta Company, PMP
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Sesin 5
TEORIA
13. El Equipo del Proyecto
13.1. Grupos de Trabajo
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13.2. Equipos de Trabajo
14. El Plan de Comunicacin
14.1. Comunicacin en Proyectos Logsticos
15. Recuperacin y Terminacin Proyecto
15.1. Terminacin del Proyecto
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Equipos de Proyecto
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Grupos de Trabajo (1)
La estructura organizativa bsica de Proyectos se
basa en los Grupos de Trabajo.
Un Grupo de Trabajo, es un colectivo de personas
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s
Un Grupo de Trabajo, es un colectivo de personas
que trabajan juntas en un Proyecto y que adems:
se relacionan entre s.
desarrollan sentimientos de atraccin o rechazo mutuo.
comparten ciertos objetivos que canalizan sus acciones.
desarrollan internamente unas "normas de convivencia.
se reparten espontneamente los "papeles" clave.
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deben reunir TODOS los
conocimientos Tcnicos y
Funcionales necesarios,
para lograr los Objetivos
del Proyecto.
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Grupos de Trabajo (4)
El tamao ideal de un G.T. debe estar entre 4
y 8 Miembros , incluyendo al Jefe del Grupo.
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s
Pueden existir Subgrupos de Trabajo, de 5
personas aprox., para realizar tareas
concretas del G.T. y que se coordinan por
un miembro del G.T. (Jefe Subgrupo Trabajo).
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La Responsabilidad y la coordinacin total
del Grupo de Trabajo y Subgrupos recae en
el Jefe del Proyecto, como parte de la
Gestin del Proyecto.
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Grupos de Trabajo (5)
Canales de Comunicacin
3 personas - 3 canales
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2 personas - 1 canal
3 personas - 3 canales
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5 personas - 10 canales 4 personas - 6 canales
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) 1 ( *
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Grupos de Trabajo (6)
El Personal es el activo ms importante de las
Empresas:
Hay que buscar a los ms ocupados
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Hay que buscar a los ms ocupados
Hay que elegir a las mejores personas disponibles
No debemos enfocarnos en las Tcnicas sino
en las Personas:
Las Tcnicas se pueden explicar fcilmente a
las Personas que tienen que aplicarlas.
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Al realizar el Plan de Recursos, debemos
diferenciar entre Personas Disponibles y
Personas adecuadas.
mega-crack o buen-rollo?
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Equipos de Trabajo (1)
Un Equipo de Trabajo es:
un pequeo nmero de personas,
con conocimientos complementarios,
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con conocimientos complementarios,
que tienen el encargo de realizar un propsito comn,
con una meta de rendimiento comn,
para lo cual deben tener ellos mismos un mutuo
reconocimiento
Equipos de Trabajo y
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Equipos de Trabajo y
Grupos de Trabajo
No es lo mismo !
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Equipos de Trabajo (2)
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Equipos de Trabajo (3)
Grupos de Trabajo Equipos de Trabajo
Existe un Jefe con autoridad Se comparte la Jefatura
Reconocimiento individual Reconocimiento individual y
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Reconocimiento individual Reconocimiento individual y
mutuo
El propsito del Grupo es el de
la Empresa
El propsito del Equipo se
define en el mismo
Resultados del Trabajo
Individuales
Resultados del Trabajo
Colectivos
Realizan Reuniones Eficientes Realizan Reuniones para
discutir y resolver Problemas
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discutir y resolver Problemas
Medida: Eficacia, por su
influencia en otros
Medida: Rendimiento, por
realizar trabajos - productos
Discuten, Deciden y Delegan los
trabajos
Discuten, Deciden y Realizan el
trabajo en comn
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Equipos de Trabajo (4)
Equipo
Productivo
Realizado
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Eficaz, Adaptable,
Creativo, Ingenioso
Equipo Unido, Disponible,
Confiado, Apoyo Mutuo
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Conflictivo
Inseguro
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Dificultades, Frustracin,
Excluirse, Atascos, Lder
Pandillas/Camarillas, Ataques,
Resistencia, Confrontaciones
Desarrollo de Modelos y
Procedimientos, Temas relevantes
Cohesin del Equipo, Confrontar
Problemas
Equipo Unido, Disponible,
Confiado, Apoyo Mutuo
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Grupo
Inseguro
Dudas, Confusin, Ambigedad
Trato amable/Superficial,
Impersonal, Atento/Cauteloso
Tareas/Funciones
Resistencia, Confrontaciones
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Equipos de Trabajo (5)
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Equipo Alto
Rendimiento
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Equipo
Real
Rendimientos
Individuales
Prctica y
Disciplina
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1. Forming
Tuckmans Model
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Efectividad del Equipo
Equipo
Potencial
Pseudo-
Equipo
Grupo de
Trabajo
Conflictos por
Acciones y
Trabajos Colectivos
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1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
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Resultado
Equipos de Trabajo (6)
Equipos de Proyecto Efectivos
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Team
Empowerment
Total Quality
Management
Strategic Plan
Cumplir los
Requerimientos
del Negocio en:
Plazo
Costo
Resultado
Tcnicas y Herramientas
Procesos
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Project Management
Team
Work
Empowerment
Costo
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Team Team Building Building
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Equipos del Proyecto (8)
Sala de "Guerra" Enfoque Tradicional
Pizarras
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Sala de
Reuniones
Impresoras Stereo
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Telfono, e-mail, Reuniones, ... Iteracin Funcional, Comunicacin, ....
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Muchas Reuniones formales se reemplazan por cientos de Contactos informales
Los Miembros del Grupo comparten las ideas/conceptos de otros Miembros
Pocos problemas relativos a los Conceptos y, por lo tanto, pocos problemas
durante la realizacin del Proyecto
Entorno de Trabajo aislado de las Funciones de los Miembros en la Empresa
Telfono, e-mail, Reuniones, ... Iteracin Funcional, Comunicacin, ....
Plan de Comunicacin
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Plan de Comunicacin (1)
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Plan de Comunicacin (2)
Comunicacin es la transferencia de informacin
significativa (mensaje) de un emisor a un receptor.
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Emisor Receptor Mensaje
Retroinformacin
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Existen diversas dimensiones de comunicacin:
Verbal vs No Verbal (gestos, inflexin voz)
Formal vs Informal (correo electrnico, SMS, charla-caf)
Vertical vs horizontal (entre colegas)
Escrita vs Oral
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s
Plan de Comunicacin (3)
En un Proyecto hay que buscar las necesidades de
Informacin y Comunicacin de los Stakeholders:
Qu tipo de informacin necesitan
Quines van a necesitan cada Informacin
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s
Quines van a necesitan cada Informacin
Cundo la van a necesitar
Cmo va a ser distribuida
El Plan de Comunicacin est fuertemente unido al
Plan de Organizacin, ya que la Estructura del
Proyecto tendr importantes consecuencias en los
requerimientos de Comunicacin del Proyecto.
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requerimientos de Comunicacin del Proyecto.
Identificar correctamente las necesidades reales
de los Stakeholders e implementar un Plan de
Comunicacin eficaz suele ser un FCE en la mayor
parte de Proyectos.
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Plan de Comunicacin (4)
El Director de
Proyecto gasta
del 75% - 90% de
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del 75% - 90% de
su tiempo en
Comunicacin
Interna
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Interna
Comit Seguimiento
Equipo Proyecto
Externa
Clientes y Proveedores
Periodistas, Medios
Otros Stakeholders
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Plan de Comunicacin (5)
Los mtodos utilizados para crear un buen Plan de
Comunicacin depende de un Proyecto a otro.
Algunos factores a considerar:
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Algunos factores a considerar:
1. Urgencia de la informacin
Informes semestrales o notica en pgina Web?
2. Tecnologa disponible
Twitter, Facebook?revistas, folletos?
3. Entorno equipo trabajo
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multi-culturales?virtuales?sin formacin?
4. Duracin del Proyecto
creacin Intranet para proyecto de 2 meses?
5. Presupuesto disponible
La comunicacin es atractiva pero no barata.
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s
Relacin de temas que deben
ser Comunicados, para todas
las Necesidades de
Indicar los
receptores de
cada una de las
Analizar
todos los
Mtodos:
escrita,
e-mail,
Adecuada
para que
no se
pierda el
Plan de Comunicacin (6)
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s
Qu Comunicar A quin Como
Frecuencia
Objetivos y Beneficios a alcanzar
Organizacin del Proyecto
Responsabilidades
Actividades Fundamentales
Informes de Situacin del Proyecto
las Necesidades de
Informacin del Proyecto
cada una de las
Informaciones
e-mail,
reuniones
pierda el
foco
GP141_Plan de Comunicacin Proyecto
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1
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Informes de Situacin del Proyecto
Control de los Cambios
Gestin de Riesgos
Gestin de Problemas
Aseguramiento de la Calidad
Necesidades de Recursos
Retroinformacin del Negocio
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Ejemplo:
GP141_Plan de Comunicacin Proyecto
Plan de Comunicacin (7)
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Plan de Comunicacin (8)
GP117_Registro Distribucin Documentos Proyecto
Control Distribucin Plan de Comunicacin:
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Plan de Comunicacin (9)
Telfonos
GP143_Hoja de Contactos Proyecto
Contactos Internos/Externos:
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Nombre del Contacto Empresa/Departamento
Telfonos
Oficina Particular Mvil
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Plan de Comunicacin (10)
Mtodos Habituales de Comunicacin:
1. Comunicacin Interactiva
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1. Comunicacin Interactiva
Intercambio de informacin multidireccional.
Reuniones, videoconferencias, telcos,
2. Comunicacin Push
Distribucin masiva de informacin.
Cartas, informes, revistas, prensa, email,
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Cartas, informes, revistas, prensa, email,
3. Comunicacin Pull
Para grandes audiencias, que acceden a la
informacin segn su criterio.
Intranets, Web, eLearning, gestores de contenido,
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Habitual en Proyectos (interna):
Actas de reunin, Memorandum, Manuales y normativas.
Correo electrnico, Circulares, comunicados.
Plan de Comunicacin (11)
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Reuniones, entrevistas, presentaciones
Especfica segn Proyecto (Externa):
Revistas y publicaciones.
Videos, workshops y conferencias
Carteles, posters, folletos y dpticos
Newsletters, banners, tweets, Intranets.
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Newsletters, banners, tweets, Intranets.
Buzn de sugerencias, concursos.
Merchandising: gorros, llaveros, ....
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Pster
Cartel
Eventos
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Banderas
cristales
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SMS
Paneles
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La Comunicacin
Lo que se oye . se olvida. Lo que se oye . se olvida.
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Lo que se oye . se olvida. Lo que se oye . se olvida.
Lo que se ve . se recuerda. Lo que se ve . se recuerda.
Lo que se hace . se aprende. Lo que se hace . se aprende.
(Proverbio Chino) (Proverbio Chino)
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(Proverbio Chino) (Proverbio Chino)
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Terminacin del Proyecto
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Terminacin del Proyecto (1)
El Proyecto puede terminar porque...:
Finaliz con xito y se ha llevado a cabo la Transferencia
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Finaliz con xito y se ha llevado a cabo la Transferencia
Ha sido Cancelado: Por prdida de Valor Estratgico,
imposibilidad de obtener los recursos, fallos repetidos en los
Entregables, ms problemas que xitos en los hitos
(probable mal diseo)
Ha sido asesinado: poltica, rentabilidad,
Hay que saber matar proyectos antes de su finalizacin. Es
trabajo del Controller o de alguien ajeno al proyecto.
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trabajo del Controller o de alguien ajeno al proyecto.
....
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Terminacin del Proyecto (2)
Cuando matar un Proyecto antes del final previsto:
Es el trabajo del Controller, que debe aconsejar al
Sponsor sobre la conveniencia de la continuidad del
Proyecto, a la vista de si se mantiene el inters de
Beneficio/Coste
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Beneficio/Coste
Es importante que este anlisis no lo realice el Director del
Proyecto ni el Propietario del mismo.
Por qu no se matan algunos Proyectos:
La Definicin del Proyecto: Valor Residual bajo y Costes de
Terminacin altos
La Motivacin de los Stakeholders
Presiones del Sponsor, Propietario, Director del Proyecto,
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Presiones del Sponsor, Propietario, Director del Proyecto,
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Inercia Administrativa no controlada
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Informe de Cierre del Proyecto: Es un documento que incluye los
siguientes conceptos:
ANS: Acuerdo de Nivel de Servicio
Encuestas de Satisfaccin
Terminacin del Proyecto (3)
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Encuestas de Satisfaccin
Satisfaccin del Usuario/Cliente
Satisfaccin del Equipo del Proyecto
Cierre de Contratos del Proyecto
Acta de Cierre del Proyecto
Cierre Administrativo. Archivo
Plan de Accin Post-Implantacin
Lecciones Aprendidas
Qu hemos realizado bien?
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Qu hemos realizado bien?
Qu deberamos mejorar?
Recomendaciones de Mejora
Presentacin de Cierre de Proyecto
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Terminacin del Proyecto (4)
Checklist de Terminacin del Proyecto /1
Proyecto
Se han completado todas las Tareas planificadas?
Se han completado todos los Contratos?
Se han resuelto todas las externalizaciones de Trabajos?
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Se han resuelto todas las externalizaciones de Trabajos?
El Cliente/Usuario Final ha aceptado todos los Resultados del
Proyecto?
Se han realizado y aceptado todos los Entregables?
Existe un Plan de Accin de Tareas pendientes acordado con el
Cliente?
Se han aprobado y firmado todas las Certificaciones y
Autorizaciones?
Se ha terminado la Auditoria y se han resuelto todos los Problemas?
Se han activado todos los procedimientos establecidos en el SLA?
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Se han activado todos los procedimientos establecidos en el SLA?
Finanzas
Se han realizado todos los pagos a Proveedores y Subcontratados?
Se han cargado todos los Costos al Proyecto?
Se han cerrado todas las cuentas del Proyecto y devuelto los
fondos?
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Terminacin del Proyecto (5)
Checklist de Terminacin del Proyecto /2
Documentacin del Proyecto
Se han revisado y documentado todos los Planes del Proyecto?
Se han realizado y distribuido todos los Informes Finales del
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Se han realizado y distribuido todos los Informes Finales del
Proyecto?
Se han documentado todas las externalizaciones de Trabajos?
Se han realizado y documentado las lecciones aprendidas?
Se cerrado el Archivo del Proyecto?
Personal
Se han liberado y reasignado a todos los implicados en el
Proyecto?
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Se han reconocido y recompensado todos los Esfuerzos del
Proyecto?
Recursos
Se ha devuelto todo el Material sobrante?
Se han reasignado todos los Recursos asignados al Proyecto:
Equipos, Salas, .?
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Terminacin del Proyecto (6)
Tareas en la Terminacin de un Proyecto:
Recoger Informacin de los Miembros del Equipo
del Proyecto y de los Clientes / Usuarios
Desarrollar una lista de Lecciones Aprendidas
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Desarrollar una lista de Lecciones Aprendidas
Preparar el borrador del Informe de Cierre del
Proyecto
Mantener una Reunin de Revisin del Proyecto con
el Sponsor
Realizar la Reunin de Cierre con el Comit de
Seguimiento
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Seguimiento
Celebrar la Terminacin con:
el Comit de Seguimiento y
el Equipo del Proyecto
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Terminacin del Proyecto (7)
Recoger Informacin de los Miembros del Equipo del
Proyecto y de los Clientes / Usuarios:
Revisar los Documentos de Progreso del Proyecto
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s
Inspeccionar y Asegurar el cumplimiento de los
Compromisos Adquiridos (Requerimientos,
Entregables, ...)
Solicitar feedback sobre los Entregables del
Proyecto
Solicitar feedback sobre la Gestin del Proyecto
(incluyendo Informes, Reuniones, etc.)
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(incluyendo Informes, Reuniones, etc.)
Pedir a al Propietario y dems Clientes /Usuarios
que evalen la Ejecucin del Proyecto
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Terminacin del Proyecto (8)
Lista de Lecciones Aprendidas
Preparar el Director Proyecto un borrador en base a:
Revisar los Objetivos del Proyecto
Comparar Entregables Reales con los Planificados
Revisar el Proceso de Revisin seguido durante el
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Comparar Entregables Reales con los Planificados
Revisar el Proceso de Revisin seguido durante el
Proyecto
Revisar la actuacin del Equipo del Proyecto
Realizar una Auditora Interna de Subcontratistas
Revisar el cumplimiento de: Plazos, Costos y
Especificaciones
Distribuirlo entre los Miembros del Equipo del
Proyecto y darles tiempo para que preparen sus
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/
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Proyecto y darles tiempo para que preparen sus
respuestas individualmente
Tener luego una reunin y discutir las respuestas
obtenidas
Generar la lista de las Lecciones Aprendidas para
completarla con el Sponsor
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Terminacin del Proyecto (9)
De qu estamos orgullosos? Por qu?
Qu fue lo ms frustrante del proyecto? Qu
deberamos haber hecho para evitar la frustracin?
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Cul es la parte ms gratificante del proyecto?
Si pudiramos cambiar algo (varita mgica), Qu
sera?
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Terminacin del Proyecto (10)
Lecciones Aprendidas del Proyecto: ______________________________________________________
Experiencia obtenida del Proyecto Recomendaciones de Mejora para
futuros Proyectos
Actualizaciones Mtodos,
Estndares, Herramientas,
Resumen para la
Direccin
GP511_Lecciones Aprendidas
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Direccin
Integracin
Alcance
Plazos y
Duraciones
Costos
Calidad
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Recursos
Humanos
Comunicacin y
Relaciones
Riesgos
Compras y
Subcontrataciones
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Terminacin del Proyecto (11)
Borrador del Informe de Cierre del Proyecto:
Recopilar en un Resumen Ejecutivo: Alcance,
Riesgos, Cambios, Calendario, Costes,
Lecciones Aprendidas, .
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Lecciones Aprendidas, .
Realizar la Memoria de Ejecucin del
Proyecto, separada en aspectos Tcnicos
(Requerimientos, Entregables, .) y aspectos
Organizativos (Estructura, Equipos, Tcnicas
de Gestin, ...)
Incorporar anexos con los Informes de:
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Incorporar anexos con los Informes de:
Cambios, Satisfaccin del Cliente/Usuario, del
Sponsor y del Equipo, Lecciones Aprendidas,
y Recomendaciones para futuros Proyectos
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Terminacin del Proyecto (12)
Reunin de Cierre con el Comit de Seguimiento:
Revisin y Aprobacin del Informe de Cierre del
Proyecto
Verificacin del cumplimiento de Requerimientos y
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Verificacin del cumplimiento de Requerimientos y
Entregables
Realizacin del Cierre Administrativo
Revisin y Cierre de los Contratos: Externos e Interno
Aprobacin del Plan de Accin para el Seguimiento
posterior
Reconocimiento de la contribucin de cada Miembro
del Equipo
Disolucin del Equipo del Proyecto mediante:
Institucionalizacin del Equipo de Proyecto en la Empresa, si
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Institucionalizacin del Equipo de Proyecto en la Empresa, si
es exitoso, o
Distribucin de los componentes del Equipo del Proyecto
dentro de la Empresa
Transferir los Resultados del Proyecto a los Usuarios
Finales
Archivar el Informe de Cierre del Proyecto una vez
aprobado
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Terminacin del Proyecto (13)
Esfuerzo
Transferencia del Proyecto
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Equipo del Proyecto
Usuarios Finales
Esfuerzo
Fase de Transferencia
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Tiempo
Mantenimient
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Terminacin del Proyecto (14)
GP542_Satisfaccin del Equipo Proyecto Continuacin
Importancia 0 = No Aplicable, 1 = Poca, 2 = Baja, 3 = Normal, 4 = Alta, 5 = Muy Alta
Valor 1 = Muy Pobre, 2 = Pobre, 3 = Adecuado, 4 = Bueno, 5 = Muy Bueno, 6 = Excelente
Soporte de la Empresa al Equipo del Proyecto
Impor-
tancia
Valor
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Inversin en los Conocimientos y Experiencia de los Miembros del Equipo del Proyecto
Actitud pro-activa para anticipar futuros Problemas, Riesgos, Suposiciones, ..
Discusin interna sobre las Incidencias externas con Usuarios/Clientes y Proveedores
Disponibilidad para soportar a los Miembros del Equipo del Proyecto durante la realizacin de
las tareas asignadas
Actitud humana: amigable, razonable y flexible hacia los Miembros del Equipo del Proyecto
Garantas sobre el puesto de trabajo de los Miembros del Equipo del Proyecto
Tangibles: facilidades fsicas y condiciones de trabajo, equipos, material, .
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Satisfaccin General
Comentarios: __________________________________________________________________________________
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Terminacin del Proyecto (15)
Areas de la Gestin del Proyecto
Impor-
tancia
Valor
Alcance del Proyecto
Control de los Plazos y Actividades segn la Programacin del Proyecto
GP542_Satisfaccin del Equipo Proyecto Continuacin
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Control de los Plazos y Actividades segn la Programacin del Proyecto
Estimacin de Costos y Presupuesto
Aseguramiento de la Calidad del Proyecto y de los Entregables
Comunicacin, Informes y Documentacin
Control e Identificacin de Riesgos
Planificacin y Administracin de las Compras
Satisfaccin General
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Satisfaccin General
Comentarios: __________________________________________________________________________________
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Terminacin del Proyecto (16)
Certificado de Cierre del Proyecto:
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Se ha realizado una evaluacin de todos los Entregables del Proyecto con todos los:
Si No Comentarios:
Implicados

Participantes

Sub contratados


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Se acuerdan las siguientes EXCEPCIONES, a resolver en las fechas tope indicadas:
Excepcin Fecha Tope





Las Lecciones Aprendidas se han analizado y documentado en relacin con:
Si No Comentarios:
Resumen para la Direccin

Integracin
Alcance
Plazos y Duraciones

Costos

Calidad
Recursos Humanos
Comunicacin/Relaciones

Riesgos

Compras /Subcontrataciones
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Compras /Subcontrataciones

El Archivo del Proyecto se
ha completado y guardado
Si No Comentarios:

Decisin
El Project Manager ha sido relevado
de las Responsabilidades del Proyecto
Si No Comentarios:


Project Manager
Firma:


Fecha:
Aprobacin Direccin
Firma:


Fecha:
Cliente/Usuario
Firma:


Fecha:
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GP543_Satisfaccion
del Usuario_Cliente