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REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LAS COLECCIONES

MUSEO DE LA PLATA

*Las denominaciones de las funciones se presentan marcando entre
parntesis las que fueron propuestas en la normativa MLP aprobada en
general o sugeridas en este documento)



Consideraciones Generales

1. El Museo de La Plata (MLP) posee 15 Departamentos Cientficos con sus
respectivas colecciones, cuyos nombres oficiales se listan en el Anexo I del presente
Reglamento.
2. El cuidado de las colecciones es responsabilidad del personal directamente
involucrado con las mismas: Jefes de Divisin (de Departamento/Curador), Jefes de
Seccin (Curadores Asociados), Encargados de colecciones, Preparadores y
Tcnicos, quienes debern poseer el entrenamiento adecuado que los capacite para
comprender los aspectos legales, ticos y de seguridad relacionados con el manejo
de las colecciones. Las funciones principales de cada uno de ellos son asegurar la
guarda, conservacin y administracin de los materiales almacenados en las
colecciones y propiciar el ingreso de nuevo material y la determinacin del mismo.
3. Los responsables de las colecciones -Jefes de Divisin (de Departamento/Curador),
Jefe de Seccin (Curadores Asociados) y Encargados de colecciones deben propiciar
el intercambio de material con otras instituciones cientficas o personas, de manera
de favorecer el incremento en nmero y calidad de las colecciones. Queda
absolutamente prohibida la venta de material original de las colecciones depositadas
en el MLP.
4. Las colecciones depositadas en el MLP podrn ser consultadas por personas
calificadas que desarrollen un trabajo de investigacin (docentes, investigadores,
becarios, tesistas, etc.) o con fines educativos o de divulgacin, que cuenten con el
respaldo de una institucin reconocida.
5. Los investigadores, docentes, becarios o tcnicos con lugar de trabajo en el MLP
debern depositar el material coleccionado y/o estudiado en la coleccin del
respectivo Divisin (Departamento). Se excepta de esta norma aquel material que
por convenios especficos, avalados por la Direccin, o legislaciones vigentes deba
ser depositado en otras instituciones, aunque se recomienda dejar duplicados o
equivalentes del material dentro de la Coleccin correspondiente del MLP.
6. La Direccin de MLP otorgar los permisos pertinentes para la realizacin de
aquellas actividades relacionadas con el uso y manejo de las colecciones que


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excedan el mbito acadmico, tales como patentes, registros de propiedad
intelectual, exposiciones privadas, etc.
7. El Jefe de Divisin (de Departamento/Curador) de cada Coleccin podr proponer a
la Direccin del MLP las normas complementarias que considere pertinentes para la
conservacin y administracin racional y eficiente de la Coleccin a su cargo,
siempre y cuando no entren en contradiccin con el presente Reglamento.
8. Es responsabilidad de la Direccin del MLP resolver, conjuntamente con el Jefe de
de Divisin (Departamento/Curador) y el Jefe de Seccin (Curador Asociado) que
corresponda, las dudas, conflictos o discrepancias que genere la interpretacin y/o
aplicacin del presente Reglamento.


Documentacin

9. Se debe mantener en forma permanente un libro de entradas o inventario oficial de
cada Coleccin, an cuando la informacin est totalmente ingresada a una base de
datos digital. El/Los libro/s deber tener las hojas foliadas y contendr toda la
informacin correspondiente de cada una de las unidades de registro (espcimen,
artefacto, lote, objeto, preparado, etc.) numeradas en forma correlativa.
10. Cada Coleccin deber ser ingresada a una base de datos, generando por lo menos
una copia de la misma (diskette/ CD-Rom, Disco Rgido), con una actualizacin no
mayor a un mes. Las copias debern ser guardadas por separado en lugares seguros.
11. Todos los documentos escritos (convenios, permisos, solicitudes, notas de campo,
etc.) correspondientes a la administracin de la Coleccin debern ser archivados
adecuadamente y guardados en muebles seguros.


Ingresos

12. Todo material que ingresa a una Coleccin es considerado como una donacin al
MLP, por lo cual ste es responsable de su cuidado y conservacin. El colector o
donante de un material ingresado a una Coleccin del MLP slo podr retirarlo
como prstamo en las condiciones que establece el presente Reglamento.
13. El ingreso de un material se har efectivo cuando sus datos queden registrados en el
libro de inventario de una Coleccin del MLP, asignndole un nmero de unidad de
registro. A partir de ese momento deber estar depositado en la Coleccin
correspondiente.
14. Todos los materiales que ingresan a una Coleccin del MLP deben estar
acompaados de su documentacin, lo ms completa posible (localidad y fecha de
obtencin, colector y cualquier otra informacin complementaria como: proyecto de
investigacin al que pertenece, emplazamiento geolgico, sexo, abundancia,
frecuencia, hora, planta, hospedador o sustrato asociados, mtodo o arte de
obtencin, etc.).


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15. Una vez ingresado el material a una Coleccin del MLP el responsable de la misma
informar al donante los nmeros de registro del material incorporado. Dichos
nmeros debern figurar en la publicacin resultante, precedidos por el acrnimo
correspondiente. El donante deber proveer los datos de la publicacin tan pronto
como disponga de ellos y dos separatas o, en el caso de libros, fotocopias de la
portada y de la(s) pgina(s) donde se cite el material.


Consultas

16. Las consultas slo pueden ser autorizadas por el Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador), Jefe de Seccin (Curador Asociado) y el Encargado de
Coleccin. Queda bajo la responsabilidad del Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador) y del Jefe de Seccin (Curador Asociado) designar a otra
persona calificada para reemplazarlo en caso de ausentarse.
17. Cada Coleccin debe llevar un registro de consultas en el que conste: fecha, nombre
del visitante, institucin donde trabaja y detalle del material consultado. Cada
consulta debe quedar registrada en forma independiente. El Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador), Jefe de Seccin (Curador Asociado) podr solicitar al
visitante una nota previa o simultnea con la consulta, detallando el material que
desea consultar y su justificacin.
18. El Jefe de Divisin (de Departamento/Curador) Jefe de Seccin (Curador
Asociado) solo podr negar la consulta de un material si el mismo se encuentra en
prstamo o por otras causales debidamente justificadas.
19. Toda modificacin en el estado del material (extraccin de partes, muestras de
tejido, transparentados, etc.) debe ser solicitada y justificada por escrito por el
interesado, detallando los procedimientos a emplear. El Jefe de Seccin (Curador
Asociado) de la Coleccin deber consultar con el Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador) para conceder o denegar la autorizacin, tambin por
escrito.
20. Toda muestra extrada de un material perteneciente a una Coleccin del MLP
contina siendo parte de dicho material y como tal deber ser devuelta a la
Coleccin al finalizar su estudio (siempre que ste no haya implicado su destruccin
total). El solicitante deber informar los resultados obtenidos.
21. Todo investigador que cite material consultado de una Coleccin del MLP deber
proveer los datos de la publicacin de referencia y enviar una separata del trabajo o,
en el caso de libros, fotocopias de la portada y de la(s) pgina(s) donde conste el
material citado.


Prstamos

22. Un prstamo es un tipo particular de consulta de material de una Coleccin y como
tal debe cumplir con los artculos precedentes de este Reglamento.


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23. Por cada prstamo (que puede constar de uno o ms lotes o ejemplares) deben
confeccionarse dos fichas o formularios idnticos, una quedar en el archivo de la
Coleccin firmada por el solicitante y otra en poder del solicitante firmada por el
Jefe de Divisin (de Departamento/Curador) Jefe de Seccin (Curador Asociado)
de la Coleccin. La ficha de prstamo debe incluir como mnimo los datos
completos del solicitante y del material, fecha y plazo del prstamo, e informar
claramente al solicitante las condiciones y alcances del prstamo establecidas por el
presente Reglamento.
24. Cada Jefe de Divisin (de Departamento/Curador) Jefe de Seccin (Curador
Asociado) debe fijar un tiempo lmite de prstamo del material, con opcin a
renovacin por igual perodo. El Jefe de Divisin (de Departamento/Curador) Jefe
de Seccin (Curador Asociado) debe reclamar de inmediato en forma escrita cuando
el material en prstamo no fuera devuelto en el plazo estipulado. De no cumplirse
con el presente artculo, la Direccin iniciar las acciones legales correspondientes.
25. El material en prstamo debe estar etiquetado de manera tal que lo identifique
inequvocamente como perteneciente a la Coleccin del MLP respectiva.
26. El Jefe de Divisin (de Departamento/Curador) Jefe de Seccin (Curador
Asociado) de cada coleccin slo podr negar la consulta de piezas que se
encuentren en prstamo o que por sus caractersticas, el traslado implique un serio
riesgo para su integridad y conservacin. La negativa se har por nota.
27. El Jefe de Divisin (de Departamento/ Curador) , Jefe de Seccin (Curador
Asociado) de cada coleccin determinar la forma de envo ms adecuada de
acuerdo a las caractersticas del material a prestar (tamao, fragilidad, estado de
conservacin, costo estimado, etc.) y, eventualmente, la necesidad de contratacin
de un seguro. En caso de envo por correo, los costos de embalaje y traslado estarn
a cargo del remitente. Si un material es trasladado personalmente por el solicitante,
el mismo se har responsable por el material hasta su llegada a destino y de los
costos de traslado que ello implique.
28. Se recomienda restringir al mximo la salida en prstamo de los materiales
originales de las colecciones del MLP para exhibiciones temporarias fuera de la
institucin. El prstamo de piezas nicas deber estar ampliamente justificado y ser
autorizado por el Jefe de Divisan (de Departamento/Curador) correspondiente y por
la Direccin del MLP. Se podrn ofrecer en calidad de prstamo aquellos originales
que cumplan con lo estipulado en el Art. 30 del presente Reglamento o bien copias
confeccionadas especficamente para tal fin.
29. El material en exhibicin debe ser considerado como un prstamo al rea de
Exhibicin y Conservacin sin lmite de tiempo. Sin embargo, el Jefe de Divisin
(de Departamento/Curador) y/ el Jefe de Seccin (Curador Asociado) sigue siendo
responsable por la correcta conservacin del material exhibido, debiendo asesorar
sobre el tema a el/los responsable/s de la exhibicin, y con poder de decisin sobre
la inclusin o exclusin de dicho material.





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Donaciones y Canjes

30. Las donaciones y canjes de material ingresado a las Colecciones del MLP slo
pueden ser autorizados por el Jefe de Divisin (de Departamento/Curador), sin
excepcin, por el Jefe de Seccin (Curador Asociado) de la Coleccin avaladas
por el Jefe de Divisin (de Departamento/Curador).
31. Siempre que la cantidad y calidad del material lo permita, el Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador) el Jefe de Seccin (Curador Asociado) puede destinar un
espcimen o parte de un lote (o el lote completo si se tratara de material muy
representado en la Coleccin) con la finalidad de ofrecerlo en donacin o canje,
reservarlo como material didctico o para prstamo de exhibiciones temporarias. El
material reservado para estos fines debe estar claramente identificado.
32. Slo se pueden realizar donaciones a instituciones u organizaciones cientficas y/o
educativas sin fines de lucro. nicamente se podr considerar la donacin a un
investigador cuando ste solicite material sobre el que aplicar tcnicas de estudio
destructivas (previa justificacin de acuerdo al Artculo 19) que impida la
devolucin del mismo o sus partes.
33. Toda solicitud de donacin o canje de material debe realizarse por escrito,
explicando la finalidad de la misma y el destino del material.
34. Por cada donacin o canje (que podr constar de uno o ms lotes o ejemplares)
deben confeccionarse dos fichas o formularios idnticos y similares a los de
prstamo de material. El receptor de la donacin o canje se comprometer adems a
citar siempre la Coleccin de origen.
35. En los canjes siempre se deber evaluar la equidad en el nmero de objetos e
importancia (antigedad, abundancia, tamao, etc.) del material canjeado.


Egresos

36. Todo material de una Coleccin del MLP que sea donado, canjeado o destruido por
accidente o fallas en la conservacin debe ser dado de baja. Previamente mediar un
informe pormenorizado de las causales que deber ser elevado a la Direccin del
MLP. El material extraviado no ser dado de baja hasta que se tenga la seguridad de
que la prdida es definitiva.
37. El nmero de registro y la informacin del material egresado deber conservarse
junto con las razones del egreso, la fecha y el nombre del Curador que lo ejecuta, y
ese nmero no podr ser reutilizado.


Material Tipo

38. Los ejemplares tipo deben estar claramente identificados como tales y se
recomienda almacenarlos en un lugar aparte del resto de la Coleccin, utilizando el
mobiliario ms seguro para su conservacin.


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39. Cada Coleccin del MLP debe confeccionar, publicar y actualizar un listado de los
ejemplares tipo que posee y crear un archivo con la documentacin (separatas o
fotocopias de las publicaciones) que establece su condicin de material tipo.
40. Se limitar al mximo posible el prstamo de los ejemplares tipo. Queda bajo la
exclusiva responsabilidad del Jefe de Divisan (de Departamento/Curador) de cada
Coleccin y del Director del MLP la decisin de autorizar o denegar estos
prstamos, tomando los mayores recaudos para su transporte.
41. El canje de ejemplares tipo queda restringido a series numerosas de paratipos o
equivalentes y deber ser avalado por el Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador). Los tipos primarios (holotipos, sintipos y lectotipos) no
pueden ser objeto de canje.


Moldes y Copias

42. Los moldes y copias se consideran materiales coleccionables, ya sea que
correspondan a materiales originales de las Colecciones del MLP o a colecciones de
otras instituciones.
43. Todas las consideraciones efectuadas para los materiales originales en el presente
Reglamento son vlidas tambin para los moldes y las copias. Las copias de
ejemplares tipo (plastotipos) no estn afectadas por las consideraciones del presente
Reglamento referidas a los tipos originales.
44. Moldes y copias son propiedad del la Universidad Nacional de La Plata, quien se
reserva todos los derechos de uso de los mismos y deben quedar debidamente
inventariados y resguardados en el MLP.
45. Se autoriza la venta, prstamo, donacin o canje de copias pero no de los moldes. El
uso de copias por parte de otras instituciones estar limitado a fines cientficos y/o
didcticos.
46. El uso de copias con fines de lucro slo es posible con expresa autorizacin del
Director del MLP y slo podr afectar a copias confeccionadas especficamente para
tal fin. La comercializacin de copias deber estar de acuerdo con la reglamentacin
de servicios a terceros que establezca el organismo administrativo superior del
MLP.
47. La confeccin de moldes requerir la autorizacin del Jefe de Divisin (de
Departamento/Curador) y el Jefe de Seccin (Curador Asociado) correspondiente,
previa presentacin de su justificacin ante la Direccin del MLP. Adems se
evaluar si el material original rene las condiciones necesarias para ser sometido al
proceso de copiado sin que sufra daos.
48. Ante cualquier solicitud de una copia de un ejemplar de las Colecciones del MLP, el
molde confeccionado para tal fin quedar en posesin del MLP, an en el caso que
los costos correspondientes estn a cargo del solicitante.





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Anexo I. Nombre de las Colecciones del MLP

Colecciones Zoolgicas
Colecciones Entomologa
Colecciones Zoologa Invertebrados
Colecciones Zoologa Vertebrados

Colecciones Paleontolgicas
Coleccin Paleontologa Invertebrados
Coleccin Paleontologa Vertebrados
Coleccin Paleobotnica

Colecciones Botnicas
Coleccin Ficologa
Colecciones Plantas Vasculares
Colecciones micolgicas Instituto Spegazzini

Colecciones Geolgicas
Colecciones Mineraloga y Petrologa
Coleccin Geologa
Coleccin Geologa Aplicada

Colecciones Antropolgicas
Coleccin Antropologa
Coleccin Arqueologa
Colecciones Etnografa