24/7/2014 Antes de empezar: como preparar tu charla.

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Antes de empezar: como
preparar tu charla.
Por fin contino la serie prometida sobre Como hacer mejores presentaciones que anunci hace
ya un mes, explicando lo que debes hacer para preparar tu charla.
1. Define tu objetivo
Por qu quieres tener a un grupo de gente sentada mientras t ests 15, 30 o 60 minutos hablando?
Esa es la pregunta que debes hacerte antes de empezar a preparar tu charla.
Si lo analizas, al final llegars a la conclusin de que hablas para vender una de estas tres cosas: un
producto, una idea o a ti mismo. A veces, dos o tres de estas cosas al mismo tiempo.
Alguien dir que su respuesta es me lo ha ordenado mi jefe, yo no quera o es un compromiso al
que estoy obligado por mi cargo. En ese caso, aprovecha la situacin para buscar una motivacin
ms profunda o ms interesante para ti.
Para aclarar el objetivo, piensa en qu quieres que haga la gente cuando termines tu presentacin:
comprar algo, creer en algo, cambiar su comportamiento, contratarte Una vez lo hayas
determinado, toda tu presentacin debe ir enfocada a conseguir que el mayor porcentaje de tu
pblico cumpla con este objetivo.
Ahora, piensa en una frase que resuma tu objetivo y escrbela en una transparencia, o en una hoja de
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papel. Si lo haces bien, esa podra ser toda tu presentacin. Ahora de lo que se trata es de
desarrollar argumentos para convencer a tu pblico de que lo que dices en esa frase es cierto y les
afecta a ellos.
2.Prepara la documentacin
Busca todo lo que pueda ser relevante para preparar la charla: informes, pginas web, estadsticas,
ejemplos Clasifica la informacin en tres categoras: la que vas a usar en la presentacin, la que
puedes incluir como informacin adicional y la que descartas de momento. Estas categoras no son
fijas, porque en funcin de cmo evolucione la preparacin puedes necesitar incluir un elemento o
descartarlo.
Lo recomendable es utilizar una carpeta en tu equipo e ir grabando ah todo lo que recopiles,
incluidos los enlaces a pginas web. Si tienes algo en papel, fotocopia lo que necesites y vete
archivndolo junto en una carpeta, o si prefieres escanalo y as lo tienes ya en formato
electrnico. Y si vas a usar informacin de una pgina web, es una buena idea grabar el contenido en
local, por si acaso tienes que acceder a la informacin sin tener acceso a Internet. La mejor manera
que yo he encontrado para hacer esto es imprimir en un PDF. Aunque hay un plugin para Firefox
(Scrapbook) que da la funcionalidad de grabar en local, y que puede ser interesante si tienes esta
necesidad muy a menudo, a m personalmente me vale con la opcin del PDF.
3. Desarrolla la historia
Hay muchas maneras de organizar una presentacin, pero al final lo mejor es recurrir a lo clsico:
presentacin, nudo y desenlace. Como en las novelas o los cuentos de toda la vida.Organizar la
presentacin as te ayuda a ti a exponer tu idea con ms eficacia y le ayuda a tu pblico a seguirte
mejor.
El objetivo de la presentacin es captar la atencin de tu pblico. Se trata de exponer el tema que
vas a tratar, dejando claro por qu es importante para ellos. Esto es vital: si el tema no es
importante para tu pblico, no deberas dar la charla.
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En el nudo es donde debes dar los argumentos, las razones, los ejemplos aqu es donde debes
utilizar la documentacin que has recopilado antes. Pero cuidado: ten en cuenta el medio y el
tiempo de que dispones. No tiene sentido abrumar al oyente con tablas abstrusas repletas de cifras,
o con listas de funcionalidades que pocos entienden. Prepara datos que apoyen tus tesis, pero
inclyelos en las notas de la transparencia, o incluso en un documento aparte. Cuando ests
hablando para un pblico, incluso aunque tengas el apoyo de una pantalla con transparencias, debes
dar solo la informacin que una persona puede asimilar oyndote.
Simplifica las tablas para dar solo los datos ms relevantes, sustityelas por grficos fciles de
interpretar y, sobre todo, usa ejemplos. La gente entiende mejor una metfora, o una historia, que
una cifra.
Por ltimo, en el desenlace debes dejar clara cual es tu conclusin acerca de la informacin que
has dado y, sobre todo, explicar al pblico qu esperas que hagan. Quieres que compren tu
producto? dselo. Quieres que se asocien a tu ONG? dselo. Quieres que abandonen un hbito
nocivo para su salud, o que apoyen tu idea? dselo. Explcales de manera sencilla como hacerlo, y
por si acaso diles que cuando acabe el evento estars encantado de ayudarles y aclararles lo que
necesiten.
Puede parecer obvio, pero muchas personas necesitan que se les diga qu deben hacer. Si tu
presentacin ha ido bien, tendrs a una parte del pblico convencida y predispuesta a actuar como t
quieres. Desperdiciar esta oportunidad es como regatear a todos los defensas y despus abandonar
el baln frente al portero sin tirar a gol.
La nica salvedad podran ser las presentaciones de autobombo, las dedicadas a cantar las alabanzas
de una organizacin. Las administraciones pblicas son muy dadas a esto, porque su objetivo no es
tanto vender un producto como vender una gestin poltica. Aqu lo que tu quieres que haga tu
pblico es pensar qu buenos son estos tos, cmo trabajan por el bien de todos y qu bien
invierten el dinero de mis impuestos. O algo as. En estos casos, conviene ser ms sutil y dejar que
sea el pblico el que llegue por s mismo a esta conclusin.
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