INTRODUCCION

El presente trabajo de investigacin ha sido realizado por estudiantes de la

UNIVERSIDAD TEN!"!#IA DE E" SA"VAD!R $ue cursan en este ciclo
%& '%&( la c)tedra de Ad*inistracin de recursos hu*anos + contiene
in,or*acin sobre *anuales ad*inistrativos- ele*entos i*portantes para el
dise.o de los *anuales de la gestin del talento hu*ano + su aplicacin
pr)ctica/
on el presente *aterial espera*os ad$uirir conoci*ientos su,icientes para
analizar la realidad en la $ue vivi*os- en la $ue se necesita personal
capacitado para dese*pe.ar distintas ,unciones + co*o los *anuales de
procedi*ientos contribu+en ho+ en d0a a la gestin del talento hu*ano + su
aplicacin pr)ctica para $ue la e*presa logre sus objetivos organizacionales/
Da*os a conocer los di,erentes ele*entos b)sicos $ue con,or*an un
*anual- as0 co*o se proporciona *aterial $ue nos *uestra los di,erentes
tipos de *anuales1 ta*bi2n inclui*os en los ane3os el eje*plo de un *anual
organizacional/
Objetivos
'/&/ !bjetivo #ENERA"
Evaluar los procesos $ue se realizan para la seleccin de personal
contratacin + induccin en el )rea de
Recursos 4u*anos de las e*presas/
'/'/ !bjetivos ES5E67I!S
De,inir la Seleccin + induccin de Recursos 4u*anos/
onocer las etapas del 5roceso de induccin de Recursos 4u*anos/
ELEMENTOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
1.-Todo manual debe contener la informacin bsica de cualquier documento, como es una
portada con identificacin y nombre del procedimiento a describir, as como logotipo
de la empresa. Adicionalmente un ndice y una introduccin al mismo.
2.-Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que
se detallar, pues como hemos indicado, es una descripcin de tareas pero que
ordenadas y en secuencia nos llevarn a una meta, la cual desde el principio debe quedar
clara para el lector y plasmada en el objetivo.
3.-Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de
la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qu personas y/o departamentos de la
empresa se involucrarn y quines son los responsables de cada accin a realizarse.
4.-Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que
participarn en las actividades a describir, habr entonces que describir las actividades o
como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo
que se debe realizar y quin es el responsable de cada tarea y accin.
5.-En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a
travs de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etctera. Esto
es, para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un
correo electrnico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones
se hayan llevado a cabo, as que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos
documentos que se utilizarn.
6.-Ya con toda esta informacin se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que
permitan saber cul es la secuencia de la informacin o de los documentos a lo largo
del procedimiento que se describe.
Hasta aqu podemos decir que stos son los elementos bsicos de todo manual de
procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso,
utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
o*8n*ente en las organizaciones e*presariales se elaboran seis tipos de
*anuales de aplicacin- entre ellos tene*os9
A.- Manua !e O"#ani$a%i&n.
'.- Manua !e Po(ti%as.
C.- Manua !e )"o%e!i*ientos + no"*as.
D.- Manua !e es)e%iaista.
E.- Manua !e e*)ea!o.
F.- Manua !e P"o)&sito *,ti)e.
Estos *anuales satis,acen distintos tipos de necesidades- en tanto constitu+en un
cuerpo siste*)tico $ue contiene la descripcin de las actividades $ue deben ser
desarrolladas por los *ie*bros de la organizacin + los procedi*ientos a trav2s de
los cuales esas actividades son cu*plidas/
En las organizaciones en $ue no se utilizan *anuales- las co*unicaciones o
instrucciones se trans*iten a trav2s de co*unicados internos/ Si bien el propsito de
trans*itir in,or*acin se cu*ple por *edio de estos 8lti*os instru*entos- no se
logra el objetivo de $ue constitu+an un cuerpo org)nico- por lo $ue resultar) di,0cil en
un *o*ento dado conocer cu)l es el total de esas disposiciones registradas a
trav2s de co*unicados aislados/ A continuacin se agrega otra clasi,icacin9
Po" su Conteni!o
Se re,iere al contenido del *anual- abarca una variedad de *aterias- dentro de este
tipo tene*os los siguientes9
:anual de 4istoria9 Su propsito es proporcionar in,or*acin histrica sobre
la organizacin9 sus co*ienzos- creci*iento- logros- ad*inistracin + posicin actual/
Esto le da al e*pleado un panora*a introspectivo de la tradicin + ,iloso,0a del
organis*o/ ;ien elaborado + aplicado contribu+e a una *ejor co*prensin + *otiva
al personal a sentir $ue pertenece + ,or*a parte de la organizacin/
:anual de organizacin9 Su propsito es e3poner en ,or*a detallada la
estructura organizacional ,or*al a trav2s de la descripcin de los objetivos-
,unciones- autoridad + responsabilidad de los distintos puestos- + las relaciones/
:anual de pol0ticas9 onsiste en una descripcin detallada de los
linea*ientos a ser seguidos en la to*a de decisiones para el logro de los objetivos/
El conocer a la organizacin proporciona el *arco principal sobre el cual se basan
todas las acciones/ Una adecuada de,inicin de pol0ticas + su estableci*iento por
escrito- per*ite9
a< Agilizar el proceso de to*a de decisiones
b< 7acilitar la descentralizacin- al su*inistrar linea*ientos a niveles inter*edios/
c< Servir de base para una constante + e,ectiva revisin/
5uede elaborarse *anuales de pol0ticas para ,unciones operacionales tales co*o9
produccin- ventas- ,inanzas- personal- co*pras- etc/
:anual de procedi*ientos9 Es la e3presin anal0tica de los procedi*ientos
ad*inistrativos a trav2s de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organis*o/ Este *anual es una gu0a =co*o hacer las cosas< de trabajo al personal +
es *u+ valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso/ "a i*ple*entacin de
este *anual sirve para au*entar la certeza de $ue el personal utiliza los siste*as +
procedi*ientos ad*inistrativos prescritos al realizar su trabajo/
:anual de contenido *8ltiple9 uando el volu*en de actividades- de personal
o si*plicidad de la estructura organizacional- no justi,i$ue la elaboracin + utilizacin
de distintos *anuales- puede ser conveniente la con,eccin de este tipo de
*anuales/ Un eje*plo de este *anual es el de >pol0ticas + procedi*ientos?- el de
>historia + organizacin?- en si consiste en co*binar dos o *)s categor0as $ue se
interrelacionan en la pr)ctica ad*inistrativa/ En organis*os pe$ue.os- un *anual de
este tipo puede co*binar dos o *)s conceptos- debi2ndose separar en secciones/
Po" su -un%i&n es)e%(-i%a.
Esta clasi,icacin se re,iere a una ,uncin operacional espec0,ica a tratar/ Dentro de
este apartado puede haber los siguientes *anuales9
:anual de produccin9 onsiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los proble*as cotidianos tendientes a lograr su *ejor +
pronta solucin/ "a necesidad de coordinar el proceso de ,abricacin =,abricacin-
inspeccin- ingenier0a industrial- control de produccin<- es tan reconocida- $ue en
las operaciones de ,abricacin- los *anuales se aceptan + usan a*plia*ente/
:anual de co*pras9 El proceso de co*prar debe estar por escrito1 consiste
en de,inir el alcance de co*pras- de,inir la ,uncin de co*prar- los *2todos a utilizar
$ue a,ectan sus actividades/
:anual de ventas9 onsiste en se.alar los aspectos esenciales del trabajo +
las rutinas de in,or*acin co*prendidas en el trabajo de ventas =pol0ticas de ventas-
procedi*ientos- controles- etc/</ Al personal de ventas es necesario darle un *arco
de re,erencia para to*ar decisiones cotidianas/
:anual de 7inanzas9 onsiste en asentar por escrito las responsabilidades
,inancieras en todos los niveles de la ad*inistracin- contiene nu*erosas
instrucciones espec0,icas a $uienes en la organizacin est)n involucrados con el
*anejo de dinero- proteccin de bienes + su*inistro de in,or*acin ,inanciera/
:anual de contabilidad9 Trata acerca de los principios + t2cnicas de la
contabilidad/ Se elabora co*o ,uente de re,erencia para todo el personal interesado
en esta actividad/ Este *anual puede contener aspectos tales co*o9 estructura
org)nica del departa*ento- descripcin del siste*a contable- operaciones internas
del personal- *anejo de registros- control de la elaboracin de in,or*acin
,inanciera/
:anual de cr2dito + cobranzas9 Se re,iere a la deter*inacin por escrito de
procedi*ientos + nor*as de esta actividad/ Entre los aspectos *)s i*portantes $ue
puede contener este tipo de *anual est)n los siguientes9 operaciones de cr2dito +
cobranzas- control + cobro de las operaciones- entre otros/
:anual de personal9 Abarca una serie de consideraciones para a+udar a
co*unicar las actividades + pol0ticas de la direccin superior en lo $ue se re,iere a
personal/ "os *anuales de personal podr)n contener aspectos co*o9 recluta*iento
+ seleccin- ad*inistracin de personal- linea*ientos para el *anejo de con,lictos
personales- pol0ticas de personal- uso de servicios- prestaciones- capacitacin- entre
otros/
:anual t2cnico9 Trata acerca de los principios + t2cnicas de una ,uncin
operacional deter*inada/ Se elabora co*o ,uente b)sica de re,erencia para la
unidad ad*inistrativa responsable de la actividad + co*o in,or*acin general para el
personal interesado en esa ,uncin/ Eje*plos de este tipo de >:anual t2cnico de
auditor0a ad*inistrativa?- + el >:anual t2cnico de siste*as + procedi*ientos?/ Estos
sirven co*o ,uente de re,erencia + a+udan a co*putar a los nuevos *ie*bros del
personal de asesor0a/
:anual de adiestra*iento o instructivo9 Estos *anuales e3plican- las labores-
los procesos + las rutinas de un puesto en particular- son co*8n*ente *)s
detallados $ue un *anual de procedi*ientos/
El supuesto en el $ue se basa este tipo de *anual es $ue el usuario tiene
*u+ poco conoci*iento previo de los te*as cubiertos/ por eje*plo- un *anual de
adiestra*iento >e3plica c*o debe ejecutarse el encendido de la Ter*inal de la
co*putadora + e*itir su se.al?- *ientras $ue un *anual de procedi*ientos o*itir
esta instruccin +
o*enzar0a con el pri*er paso activo del proceso/ El *anual de
adiestra*iento ta*bi2n utiliza t2cnicas progra*adas de aprendizaje o cuestionarios
de auto evaluacin para co*probar el nivel de co*prensin del contenido por el
usuario/ !tra clasi,icacin aceptada de los *anuales ad*inistrativos se re,iere a las
necesidades $ue tienen las o,icinas + de acuerdo a su )*bito de aplicacin1 pueden
elaborarse *anuales con una cobertura *a+or o *enor/
Manuaes .ene"aes/
Se re,iere a todo el organis*o en su conjunto- dentro de este tene*os a los
siguientes *anuales9
:anuales generales de organizacin9 Este es producto de la planeacin
organizacional + abarca todo el organis*o- indicando la organizacin ,or*al +
de,iniendo su estructura ,uncional/
:anual general de procedi*ientos9 Este es ta*bi2n resultado de la
planeacin- contiene los procedi*ientos de todas las unidades org)nicas $ue
con,or*an en un organis*o social- a ,in de uni,or*ar la ,or*a de operar/
:anual general de pol0ticas9 Se re,iere a presentar por escrito los deseos +
actitud de la direccin superior1 para toda la e*presa- estas pol0ticas generales
establecen l0neas de gu0a- un *arco dentro del cual todo el personal puede actuar de
acuerdo a condiciones generales/
:anuales Espec0,icos9
:anual espec0,ico de recluta*iento + seleccin9 Se re,iere a una parte de una
)rea espec0,ica =personal</ @ contiene la de,inicin uni,or*e respecto al
recluta*iento + seleccin personal en una organizacin/
:anual especi,ico de auditor0a interna9 onsiste en agrupar linea*ientos-
instrucciones de aplicacin espec0,ica a deter*inados tipos de actividad- a$u0 se
re,iere a la auditor0a interna en ,or*a particular/
:anual espec0,ico de pol0ticas de personal9 Este se en,oca a de,inir
>pol0ticas?- pero de un )rea espec0,ica de la organizacin- se.alando las gu0as u
orientacin respecto a cuestiones de personal- tales co*o9 contratacin- per*isos-
pro*ociones- prestaciones- etc/
:anual espec0,ico de procedi*ientos de tesorer0a9 onsiste en elaborar los
procedi*ientos en el orden de i*portancia de un )rea espec0,ica- a ,in de capitalizar
las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo- por eje*plo9
ingresos a caja- pago a proveedores- etc/
Aun$ue todos los *anuales son 8tiles para la organizacin- los *)s representativos
por su uso + bondades son los de organizacin- por$ue sientan las bases
estructurales de ,unciona*iento1 los de procedi*ientos por$ue traducen en ,or*a
operativa las ,unciones1 + los de calidad por$ue consignan el siste*a $ue una
organizacin debe adoptar para *ejorar sus productos +Ao servicios- en
consecuencia a continuacin se e3plicaran detallada*ente cada uno de ellos/
Manua De O"#ani$a%i&n.
"os :anuales de !rganizacin + 7unciones son docu*entos operativos $ue detallan
la estructura- ,unciones- relaciones de coordinacin + tareas de las di,erentes
unidades org)nicas de una institucin- en estrecha relacin con el Regla*ento de
!rganizacin + 7unciones1 As0 *is*o establece los cargos + re$uisitos para
ocuparlos por las personas dentro de la estructura org)nica/
Objetivos del manual de organizacin
a/ Indicar las ,unciones b)sicas de cada unidad org)nica- deli*itando la naturaleza +
a*plitud del trabajo/
b/ Deter*inar la ubicacin + las tareas espec0,icas $ue cu*plir)n los cargos- dentro
de la institucin/
c/ 5recisa las interrelaciones jer)r$uicas + ,uncionales internas + e3ternas de la
dependencia/
d/ 5roporciona in,or*acin a los ,uncionarios + trabajadores sobre sus ,unciones-
ubicacin dentro de la estructura general de la e*presa- de las interrelaciones
,or*ales + ,uncionales =de autoridad- responsabilidad + de coordinacin</
e/ Sirve co*o instru*ento b)sico para la racionalizacin de los procedi*ientos
ad*inistrativos- en concordancia con la "e+ de Si*pli,icacin Ad*inistrativa/
Describe la !rganizacin 7or*al de la E*presa asignando9
:isiones9 enunciacin sint2tica del objetivo $ue persigue el )rea de la
!rganizacin/
7unciones ;)sicas
Autoridad9 Buienes dependen de 2l + 2l $ue $uien depende
Responsabilidad
aracter0sticas- +
Especi,icaciones de la 5osicin/