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Jos Antonio Morales Castro y

Arturo Morales Castro
FINANZAS EN SU EMPRESA
Elaboracin
del estado de resultados
en las pequeas empresas
En ocasiones, los dirigentes de
los pequeos negocios toman
decisiones slo por intuicin
porque carecen de informa-
cin precisa respecto al fun-
cionamiento del negocio. El
Estado de Resultados propor-
ciona informacin bsica del negocio.
Sin embargo, las empresas pequeas,
en ocasiones, no disponen de l ya sea
porque no tienen la informacin para elabo-
rarlo o la capacidad para pagar al profesionista que
lo puede hacer. En este artculo describimos sus aspec-
tos fundamentales y la manera de elaborarlo.
La informacin financiera en los pequeos
negocios
La contabilidad produce informacin financiera que
se usa en la toma de decisiones en las empresas. Entre
los informes que se obtienen se encuentra el estado de
resultados, que muestra el potencial de la empresa para
generar dinero: presenta los ingresos, costos y gastos
Uno de los principales
problemas que enfrentan los
pequeos negocios es la carencia
de informacin financiera.
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FINANZAS EN SU EMPRESA
para determinar cunto dinero va a
ganar o perder la empresa durante
cada mes o ao.
Para una empresa que est por ini-
ciar operaciones, el estado de resul-
tados se proyecta en forma mensual
para el primer ao y posteriormente
en forma anual. Un aspecto que ana-
lizan los inversionistas son los costos
fijos contra los variables, ya que es
importante conocer la rentabilidad
y el potencial que tiene el negocio
para crecer.
Por sus ingresos tan limitados y
el rgimen fiscal por el cual pagan
impuestos, las pequeas empresas
no estn obligadas fiscalmente a
presentar el estado de resultados,
pero aun as es til porque ayuda al
empresario a calcular indicadores
fundamentales para orientar el desa-
rrollo de la empresa, por ejemplo, el
punto de equilibrio, los precios de los
productos, cunto se paga por suel-
dos con relacin a los ingresos, iden-
tificar la proporcin de gastos en el
proceso de operacin de las empre-
sas e identificar la carga de cada uno
de los gastos (salarios, energa elc-
trica, rentas, seguros, mantenimiento
de edificios, gastos de seguridad y
de representacin, entre otros) con
relacin a los ingresos.
Cmo elaborar el estado de
resultados en una pequea
empresa?
El proceso para que un pequeo
empresario pueda construir su estado
de resultados se inicia al identificar
las cuentas que componen el estado
de resultados, las cuales se presen-
tan en el Cuadro 1 y se describen a
continuacin.
Cuadro 1. Estado de Resultados (Principales cuentas)
(Nombre de la empresa)
Estado de Resultados
Periodo del DD/MM/20XX al DD/MM/20XX
VENTAS
Ventas brutas xxx
Menos: Devoluciones y previsiones xxx
Ventas netas xxx
COSTO DE VENTAS
Inventario inicial xxx
Ms: Compras xxx
Costos de los fletes entrantes xxx
Mano de obra directa xxx
Gastos indirectos xxx
Menos: Inventario final xxx
Total de Costos de Ventas xxx
UTILIDAD O PRDIDA BRUTA xxx
GASTOS DE ADMINISTRACIN xxx
Sueldos y salarios xxx
Telfono xxx
Energa elctrica xxx
Gas xxx
Renta xxx
Seguros xxx
Gastos de representacin xxx
Impuestos xxx
Mantenimiento xxx
Depreciacin xxx
Amortizacin xxx
Otros gastos xxx
Total de gastos de administracin xxx
GASTOS DE VENTA Y PUBLICIDAD xxx
Salarios y comisiones de los vendedores xxx
Sueldos xxx
Gastos de representacin y viticos xxx
Gastos de vehculos xxx
Papelera xxx
Otros gastos xxx
Mantenimiento xxx
Agua xxx
Luz xxx
Depreciacin xxx
Amortizacin xxx
UTILIDAD O PRDIDA DE OPERACIN xxx
OTROS INGRESOS Y GASTOS xxx
Ingresos financieros xxx
Gastos financieros xxx
Otros conceptos xxx
IMPUESTOS xxx
UTILIDAD DESPUS DE IMPUESTOS xxx
18 novi embre di ci embre 2010
Ventas. El proceso del registro de las ventas diarias se lleva a cabo con las
notas o facturas expedidas durante el da, que sirven como base para recono-
cerlas primeramente en un registro total de ventas.
1
En este caso, el importe de
las ventas es una cuenta de resultados acreedora (ingresos para la empresa);
pero las ventas tambin pueden implicar una rebaja y/o una devolucin; estos
conceptos del estado de resultados son cuentas deudoras y se registran a la
inversa de la operacin que las origin, es decir, disminuyen el importe de las
ventas.
Costo de ventas. El siguiente rubro del estado de resultados es el costo de
ventas que muestra el costo de los artculos vendidos. Para determinarlo, se
identifica el inventario inicial al cual se le suman las compras netas y se le resta
el inventario final, lo cual se expresa con la siguiente frmula:
Costos de ventas= Inventario inicial + compras netas - inventario final
Si en el registro de los inventarios se utiliza el sistema de costos histricos, en
donde el costo unitario del producto se valoriza con la totalidad del costo de pro-
duccin, entonces el costo de ventas se obtiene multiplicando el costo unitario de
los artculos vendidos durante el periodo por el nmero de artculos vendidos.
Tambin se registran los sueldos pagados a las personas que intervienen en
el proceso de transformacin de las materias primas en producto final, gastos
diversos que se usan en el proceso productivo como: amortizaciones, rentas,
seguros, entre otros. Es necesario identificar que los gastos que se registran en
este concepto se hayan ocupado en el proceso productivo de la empresa. Las
fuentes de informacin para cuantificar cada uno de los gastos son las facturas
pagadas, comprobantes de nmina, etctera.
Gastos de administracin. Para que funcione el negocio, la compra de mer-
cancas y en su caso la transformacin en productos terminados y su venta, se
incurre en varios gastos, a los que se
llama gastos generales que, a su vez,
se clasifican en gastos de administra-
cin y de venta.
Los gastos de administracin son
aquellos en los que incurre la entidad
para controlar sus operaciones. Den-
tro de estos se incluyen los sueldos
del personal administrativo y los gas-
tos que necesitan para administrar
y supervisar el funcionamiento del
negocio.
Gastos de ventas. Los gastos
de venta son los gastos en los que
incurre la empresa para
comercializar sus
productos, como
sueldos, publici-
dad, gastos de
los vendedores,
y otros diversos
que se asocian al
proceso de la promocin
del producto y venta.
Otros ingresos y gastos.
Existen otros ingresos y/o gastos
que se refieren a operaciones ajenas
al giro principal del negocio; pueden
ser gastos y productos financieros
(intereses), utilidad o prdida en el
manejo de moneda extranjera, des-
cuentos financieros sobre compras,
utilidades o prdidas derivadas de
la venta de inmuebles, maquinaria
y equipo, etctera; en general, son
transacciones diferentes a las que
realiza normalmente el negocio. A
esta clasificacin se le llama otros
1
En trminos contables se le conoce como el libro de diario, en este
libro se registran las operaciones segn el orden en que ocurren y poste-
riormente se transcriben al libro llamado
Mayor; ste es un registro que clasifica
las operaciones segn las cuentas
que son afectadas.
Los gastos de venta
son los gastos en los
que incurre la empresa
para comercializar sus
productos.
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FINANZAS EN SU EMPRESA
ingresos y gastos, los cuales se deben registrar porque
afectan la utilidad de la empresa.
Utilidad antes de la participacin a los trabajadores.
El resultado de todas estas operaciones o sea la utili-
dad antes de la participacin a los empleados se acos-
tumbra mostrar en el antepenltimo rengln del estado
de resultados.
Impuestos. En el penltimo rengln se acostumbra
presentar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) que puede con-
siderarse como un gasto de operacin; la tasa de impues-
tos vigente para el ao 2010 de ISR es de 30% sobre la
utilidad, para personas fsicas y morales.
Utilidad despus de impuestos. Para finalizar, la cifra
resumen del estado de resultados es la utilidad o pr-
dida neta que se obtiene al restar de los ingresos, los
costos, los gastos y
los impuestos.
Proceso para
elaborar el Estado
de Resultados
El archivo de Excel
que aparece en la
siguiente liga te ayu-
dar a realizar cinco
aos de proyecciones
financieras, elaborar
los estados financie-
ros proforma y el flujo
de efectivo mensual y
anual de la empresa.
<http://i2.esmas.com/documents/2009/09/14/123/
proyecciones-financieras.xls>
El programa fue realizado por la Universidad Anhuac
del Sur, para ofrecer un nivel de conocimiento elemental
sobre estados financieros. Lo nico que se requiere es que
tengas pleno conocimiento de tu empresa o proyecto, de
cunto puedes vender, de tu capacidad instalada, del
mercado, del personal que requieres y de las inversiones
que estimas en activos fijos.
La versin de 2009 puede contener errores por lo que
se recomienda que, una vez que tengas los estados pro-
forma, los revises cuidadosamente. El archivo se puede
abrir con o sin macros. Las instrucciones para utilizarlo son
las siguientes:
1. Haz clic en el vnculo para bajar el archivo de
Excel. Si no se abre, haz clic en el vnculo con el botn
derecho del mouse y selecciona guardar archivo.
2. Cuando se abre el archivo aparece la hoja de por-
tada con los derechos de autora. Pasa a la siguiente hoja,
donde vers estas mismas instrucciones.
3. Pasa a la hoja de ingresos. En ella elaborars tu
proyeccin de ventas a tres aos, y el programa autom-
ticamente calcular las ventas de los siguientes dos aos
para un total de cinco.
3.1 Llena la informacin de las casillas blancas,
poniendo el nom-
bre de la empresa,
seleccionar si vende
productos, servicio
o ambos (slo una
opcin); elige en
qu lugares vende la
empresa y si los ingre-
sos son por venta
directa o por comi-
siones de venta.
3.2 Pasa al inciso
que se te indique en
la hoja. Si pasaste al
inciso 2.1, primero
debes seleccionar cuntas lneas de productos o servicios
vende tu empresa. Este programa slo te permite hasta 10
productos y 10 servicios.
3.3 Inmediatamente despus, el programa te pide
que llenes la informacin sobre el precio de los productos
(si vendes bienes) o ms abajo te pide el precio de los ser-
vicios (si vendes servicios y/o ambos) para cada producto/
servicio y regin en la que vendes. Estos son precios uni-
tarios.
3.4 El siguiente paso (2.1.3) consiste en dar informa-
cin sobre aumentos en el precio del producto o servicio
anualizado sin contar la inflacin, es decir, el incremento
que tendrn tus precios si es que planeas subirlos, lo cual
20 novi embre di ci embre 2010
puede ser o no recomendable
desde el punto de vista competitivo
3.5 Inmediatamente despus te
pide que escribas la inflacin espe-
rada para los siguientes cinco aos,
que en Mxico est alrededor del
5% anual.
3.6 El punto 2.1.4 se refiere a
las ventas unitarias de produc-
tos y/o servicios. Las ventas se
expresan en unidades de pro-
ductos o servicios, es decir, cun-
tos productos/servicios estimas
vender el primer mes. No trates
de poner ventas unitarias para los
siguientes meses, eso lo hars des-
pus. Las ventas no se expresan en
pesos o dlares sino en unidades.
3.7 A la altura del rengln
nmero 100, el programa te
pide el porcentaje de incre-
mento mensual de tus ventas
durante cada trimestre por
tres aos. El porcentaje de cre-
cimiento de cada mes lo debes
escribir utilizando las flechas
que aparecen en cada cuadro,
en las celdas blancas.
3.8 El siguiente cuadro te pide el
incremento porcentual de ventas men-
suales para ventas internacionales.
3.9 Finalmente, la grfica 2.2
te muestra tus ventas mensuales
para cinco aos, de acuerdo a tus
proyecciones.
4. Pasa a la hoja de equipo
de trabajo. En la primera columna,
usando las flechas, debes seleccio-
nar los puestos que requieres en tu
empresa y en la siguiente columna el
nmero de personas en cada puesto.
Escribe el sueldo mensual de cada
persona contratada o por contratarse
y, finalmente, utiliza las flechas si el
empleado recibe algn porcentaje
sobre las ventas totales.
5. Pasa a la hoja de gastos y
llena la informacin de gastos fijos
para la oficina y la planta, en caso de
que tengas las dos por separado. No
es necesario llenar toda la informacin
si no aplica alguno de los renglones.
6. Escribe en esa misma sec-
cin el incremento mensual sin con-
tar inflacin de los costos fijos.
Las pequeas
empresas no
estn obligadas
fiscalmente a
presentar el estado
de resultados.
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FINANZAS EN SU EMPRESA
7. Si tu empresa vende productos,
en la siguiente seccin debers escri-
bir el costo unitario de los productos
(mximo 10). El costo de ventas unita-
rio no involucra administracin, inte-
reses, etctera.
8. Determina en esa misma seccin
cunto inventario requieres en alma-
cn para iniciar el siguiente mes.
9. Finalmente, registra la com-
pra de activos fijos que requieras
para iniciar y usa las flechas de las
columnas para hacer inversiones
en cualquier otro mes. Aplica para
inversiones en oficinas y en planta
en varios meses.
10. Pasa a la hoja de capital de
trabajo y llena la informacin que
se solicita.
11. Pasa a la hoja de financiamiento
y determina si tu empresa lo requiere
o no, viendo el resultado automtico.
Escribe abajo el monto de financia-
miento que ests obteniendo o bus-
cas obtener para el primer mes, y las
tasas de inters y plazos de los crdi-
tos a corto y largo plazos.
12. Revisa cui-
dadosament e
las celdas a
partir del ren-
gln 44 para
determinar si
tu empresa va
a requerir ms
inversin en
los siguientes
meses y regs-
trala en las celdas
blancas, sobre el
tipo de financiamiento
que pretendes obtener.
13. Si utilizas crdito, es probable
que estos datos de financiamiento
requerido cambien, ya que el pro-
grama considera los pagos de
intereses y amortiza-
ciones que se deben
hacer cada mes.
14. Estn listos los
estados proforma: a)
estado de resultados,
b) balance general
y c) flujo de efec-
tivo. A partir de
la celda 118 te
muestra, adems, las celdas sobre
razones financieras y ms abajo, el
clculo de la depreciacin, en caso
de que requieras modificarlo.
15. En el rengln 20 del estado de
resultados, no hay informacin; ah
puedes registrar manualmente otros
gastos, como el de ventas y publici-
dad u otros.
16. En la parte superior de la hoja
con los estados proforma, se obser-
van cuadros con los nmeros 1 y 2;
al presionarlos cambia la vista entre
mensual y anual.
Documentos de los que
se obtiene el monto de las
cuentas del estado
de resultados
Cada una de las cuentas que com-
pone el Estado de Resultados debe
ser comprobable: en el Cuadro 2 se
presenta cada una de las cuentas que
integran este estado financiero y el
documento del que se puede obte-
ner la informacin necesaria para
determinar el monto de cada una de
las cuentas.
El proceso del
registro de las
ventas diarias
se lleva a cabo
con las notas o
facturas expedidas
durante el da.
22 novi embre di ci embre 2010
Cuadro 2. Fuentes de informacin para la determinacin del Estado de Resultados
VENTAS NETAS COMPROBANTES
Ventas brutas Factura y/o notas de ventas
Devoluciones y rebajas Registro contable
COSTOS DE VENTAS
Inventario inicial Registro contable
Compras Factura de compras
Costo de los fletes entrantes Factura de pago fletes
Manos de obra directa Comprobantes de pago salarial
Gastos indirectos Registros contables de depreciaciones y amortizaciones
Inventario final Registros contables
GASTOS DE ADMINISTRACIN
Sueldos y salarios Comprobante de pago de sueldos y salarios
Telfono Recibo de pago de telfono
Energa elctrica Recibo de energa elctrica
Gas Factura de pago
Renta Factura de arrendamientos
Seguros Pliza y/o factura de seguro
Gastos de representacin Factura (comidas, pasajes, gasolina, etc.)
Impuestos Declaracin de pago de impuestos
Mantenimiento Factura y comprobantes diversos de pago
Depreciacin Registros contables de depreciaciones
Amortizacin Registros contables de amortizaciones
Otros gastos Factura de otros gastos
GASTOS DE VENTA Y PUBLICIDAD
Salario y comisiones de vendedores Comprobantes de nmina de pago por comisiones
Sueldos Comprobantes de pago sueldos
Gastos de representacin y viticos Factura y/o comprobantes de viticos
Gastos de vehculos Factura y/o notas de gastos correspondientes
Papelera Factura de compra de papelera
Otros gastos Comprobantes y facturas
Mantenimiento Factura de comprobantes diversos de pagos
Agua Recibo de agua
Luz Recibo de luz
Depreciacin Registros contables de depreciaciones
Amortizacin Registros contables de amortizaciones
OTROS INGRESOS Y GASTOS
Ingresos financieros Comprobantes de ingresos
Gastos financieros Comprobante de pagos
Otros conceptos Registros contables de beneficios (prdida) por venta de activos
Impuestos Comprobantes de pago
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FINANZAS EN SU EMPRESA
Dr. Jos Antonio Morales Castro
Academia de Finanzas
Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico, D.F., C.P. 04510
antoniomorales64@hotmail.com
Dr. Arturo Morales Castro
Divisin de Investigacin
Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico, D.F., C.P. 04510
arturo_moralesc@yahoo.com.mx
Moreno Fernndez, Joaqun A., (2002). Las fnanzas en las
empresa, 6 ed., Mxico: CECSA.
Weston J., Fred y Copeland, (1988). Thomas E. Finanzas en
Administracin, Vol. 1, 2. ed., Mxico: McGraw-Hill.
Bibliografa
Comentarios Finales
Uno de los principales problemas que enfrentan los
pequeos negocios es la carencia de informacin finan-
ciera. Por eso, el estado de resultados permite tomar las
decisiones ms convenientes para la empresa, acordes a
su plan de largo plazo; por ejemplo, se puede creer que
la compaa recibe ingresos adecuados porque tiene uti-
lidades; sin embargo, un anlisis del estado de resultados
puede mostrar que algunos de los gastos son excesivos
al identificar el monto de cada cuenta, y al comparar los
diferentes rubros de gastos e ingresos de la compaa
que se analizan con las cifras que tienen otras empre-
sas similares. Este es tan slo uno de los beneficios que
ofrece el estado de resultados.
La contabilidad produce
informacin financiera
que se usa en la toma
de decisiones en las
empresas.