INFORME DIAGNOSTICO DE SOFTWARE

RESPONSABLE ARIEL FERNANDO PARRA MUOZ ESPECIALISTA EN INTERVENTORIA DE PROYECTOS INGENIERO DE SISTEMAS

CONTRATO POR PRESTACION DE SERVICIOS CONCESIONARIA SAN RAFAEL S.A IBAGUE - TOLIMA ABRIL 2014

Ibagu, 30 de Abril de 2014

Doctor: EZEQUIEL ROMERO GERENTE GENERAL CONCESIONARIA SAN RAFAEL S.A Ibagu - Tolima

Estimado Doctor: Como Ingeniero de sistemas aliado a esta institucin, quiero alertar al rea administrativa sobre los riegos de tener software ilegal instalado en esta organizacin. Muchas empresas desconocen los inconvenientes que se pueden presentar por una inadecuada administracin de software o en el uso de programas ilegales en la compaa. El software es un activo y como tal debe estar asentado en los libros contables de la compaa, la ley 603 del 2000 obliga a las empresas a declarar en los informes de gestin que los programas de computador cuentan con las respectivas licencias. El uso ilegal de programas de software es un delito que puede traer penas de prisin y multas, adems de los riesgos asociados a la seguridad de la informacin para su empresa. Riegos Legales. La instalacin y reproduccin de programas en su computador sin la correspondiente autorizacin licencia infringe el derecho reconocido de dichos titulares por la legislacin colombiana y tratados internacionales de los que el pas es parte. Adems de la obligacin de declarar el uso legal de los programas de software en el informe de gestin en el acuerdo de ley 603 del 2000, determinadas infracciones relacionados con el derecho de autor y conexos estn tipiadas en la Repblica de Colombia como el delito por el cdigo penal, artculos 270, 271 y 272, que incluso pueden alcanzar penas de prisin de hasta 8 aos y multas de hasta 1000 salarios mnimos. Puede Afectar la Seguridad de su Informacin Estratgica. La utilizacin de software ilegal puede causar en su computador problemas de virus en su red y aplicaciones que afecten el desempeo de este, tambin puede quedar expuesto al robo de informacin y la intrusin de hackers.

Disminuye la Productividad de sus Empleados. Las personas que trabajen en su empresa se encuentran algunas veces con fallas obstculos originados por la utilizacin de software ilegal. Estos inconvenientes impactan directamente en la productividad de su organizacin, ya que su personal debe dedicar tiempo en solucionar en lugar de realizar

tareas relacionadas con su negocio o pueden dejar de trabajar cuando los equipos van a revisin por estos problemas. En calidad de asesor tecnolgico de su organizacin quiero ofrecerle una colaboracin para ayudarle a verificar que la institucin est cumpliendo al 100% con la norma, creemos que este apoyo puede ser de mucho valor para ustedes pues algunas veces el tema de licenciamiento de software puede generar confusin.

Qu puede pasar si se incumple la Ley 603 de 2000? Los administradores de las sociedades (representantes legales) son los responsables del cumplimiento de las leyes y pueden verse comprometidos en las siguientes situaciones Responsabilidad Penal: Defraudacin a los derechos patrimoniales de autor: art 271CP. Violacin a los mecanismos de proteccin de los derechos patrimoniales de autor y otras defraudaciones: art. 272 CP. Falsedad en documento privado: art 289 CP. Accin Social de Responsabilidad: Indemnizacin por los daos sufridos por la sociedad como consecuencia de la actuacin de los administradores. Sanciones Administrativas: Sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mnimos legales mensuales vigentes, a los administradores que incumplan la ley y segn lo estipule la Superintendencia de Sociedades. La DIAN podr investigar y sancionar por la evasin de impuestos derivada del software ilegal.

Qu hacer para cumplir adecuadamente la Ley 603 de 2000?:

Se Recomienda indicar en el Informe de Gestin el tipo de software que utiliza la empresa y las licencias que lo amparan. Tener un listado detallado de los programas instalados y nmeros de licencias. Elaborar un acta en donde aparezcan enumerados los programas utilizados, sus correspondientes facturas de adquisicin y el nmero de licencia. La factura de venta y el nmero de licencia pueden ser un mecanismo de control a utilizar para la elaboracin del informe de gestin. El uso o explotacin de los programas debe corresponder expresamente al nmero amparado por las licencias que se hayan adquirido y estas licencias deben estar vigentes al momento de la utilizacin de los programas. Al adquirir computadores que lleven programas incorporados deben solicitarse las licencias de uso respectivas.

Los empleados y las descargas de aplicativos desde Internet Hay que tomar en cuenta adems que muchas veces la responsabilidad de la legalidad del software instalado en los computadores de una empresa recae en los propios empleados que van pasando por la empresa pues muchos de ellos hacen descargas de aplicativos desde la Internet y muchos de esos aplicativos pueden no tener la respectiva licencia o tenerla vencida por haber sido una simple copia de prueba.

Por consiguiente, en toda empresa se deben dar instrucciones claras al respecto para evitar que la empresa sea acusada por usar software ilegal.

RECOMENDACIONES

1. Evaluar de manera urgente el Costo-Beneficio que constituye el adquirir y utilizar Software legal. 2. Evaluar las posibles ofertas o licitaciones que se puedan presentar para la legalizacin del Software institucional. 3. Si se ha elegido legalizar el Software a utilizar en la institucin, Contactar al Proveedor elegido con la mayor rapidez posible, para acordar la compra y entrega de producto (s). 4. Generar los Procesos Sistemticos a que all lugar para la instalacin y/o Configuracin de los respectivos productos adquiridos. 5. Afectar contablemente la compra de estos productos para contar con un soporte legal en el momento de una posible Auditoria en Sistemas por parte de alguno de los diferentes organismos de Control.

Este Informe se presenta para hacer claridad en los aspectos concernientes al Uso y manejo de los programas informticos utilizados dentro de la compaa y las recomendaciones dadas por el rea de sistemas vinculada actualmente con la Concesionaria San Rafael S.A

Atentamente,

Ariel Fernando Parra Muoz Esp. Interventora de Proyectos Ingeniero de Sistemas Cel. 3182915007 - 3004675229
CC. Direccin Administrativa