ADM II . 3 PARCIAL !

TECNICAS PARA EVALUAR EL AMBIENTE Observacin ambiental: los administradores, tanto en organizaciones pequeas como grandes, utilizan cada vez mas la observacin ambiental para anticipar e interpretar el cambio en su ambiente. El termino, de acuerdo con el uso que le daremos, se refiere a filtrar grandes cantidades de informacin para detectar las tendencias que van surgiendo, y crear una serie de escenarios. Proyeccion: la observacin ambiental crea la base para las proyecciones. La informacin que se obtiene por medio de la observacin se utiliza para formar escenarios. Estos a su vez, establecen las premisas para las proyecciones, que son previsiones de futuros resultados. TIPOS DE PROYECCIONES Proyeccin de ingresos: previsiones de ingresos futuros. Proyeccin tecnolgica: la previsin de cambios en la tecnologa y cuando es probable y cuando es probable que las nuevas tecnologas sean econmicamente factibles

Presupuesto: Plan numrico para asignar recursos a actividades especificas Tipos de presupuestos Presupuesto de ingreso: es un tipo especfico de proyeccin de ingresos. Es un presupuesto que proyecta las ventas futuras. Presupuesto de gastos: presupuesto que enlista las principales actividades que emprende una unidad para alcanzar sus metas y asignan una cantidad de dinero a cada una. Menos gastos cuando se acompaan con una cantidad y calidad estables de productos, se traducen en mayor eficiencia Presupuesto de utilidades: presupuesto que usan las unidades separadas de una organizacin, que combina los presupuesto de ingresos y gastos para determinar la contribucin de la unidad a las utilidades. Presupuesto de efectivo: son proyecciones de cuanto efectivo tendr la organizacin a mano y cuanto necesitara para cubrir los gastos. Este presupuesto puede revelar escasez potencial de distinto tipo, o la disponibilidad de excedentes de efectivo para inversiones a corto plazo Presupuestos de inversin de capital: las inversiones en propiedades, edificios, y equipo mayor son egresos de capital. Por lo general estos son gastos de montos importantes, tanto en trminos de magnitud como del periodo que afectan. Estos presupuestos permiten a la administracin anticipar las futuras necesidades de capital, mantenerse al tanto de importantes proyectos de

capital, y cerciorarse de que haya disponible el efectivo suficiente para cubrir estos egresos conforme se presenten Presupuestos fijos: supone un nivel fijo de ventas o produccin Presupuesto variable: Toma en cuento aquellos costos que varian con el volumen PRESUPUESTOS INCREMENTADO ( O TRADICIONAL) Asigna fondos a las unidades administrativas de acuerdo con las asignaciones del periodo anterior. Tiene dos caractersticas, en primer lugar se asignan fondos a los departamentos o unidades organizacionales. Los administradores de estas unidades asignan fondos a las actividades conforme vaya siendo necesario. En segundo lugar, un presupuesto incrementado se desarrolla del presupuesto anterior. Cada presupuesto del periodo empieza al utilizar el ultimo periodo como punto de referencia. Solo se revisan los cambios incrementados en las solicitudes de presupuesto. PRESPUESTOS DE BASE CERO . Sistema en el que las peticiones de presupuesto comienzan desde cero, sin que se tomen en cuenta las asignaciones anteriores. En este presupuesto carga la responsabilidad de la prueba al administrador, para que justifique las razones por las que su unidad debe recibir presupuesto. El proceso PBC reevalua todas las actividades de la organizacin para ver cuales se deben eliminar, a cuales se les debe reducir fondos, a cuales se les debe mantener la misma asignacin de recursos, y a cuales se les debe incrementar. Consiste de 3 pasos: 1. Cada actividad discrecional de los departamentos se subdivide en un paquede de decisiones 2. Se jerarquizan los paquetes individuales de decisiones de acuerdo con el beneficio que trae a la organizacin, durante el periodo del presupuesto 3. Se asignan los recursos del presupuesto a los paquetes individuales, de acuerdo con su calificacin de preferencia en la organizacin El paquete de decisiones es un documento que identifica y describe una actividad especifica. Por lo general los paquetes se preparan por los administradores operativos, e incluyen una declaracin del resultado esperado o propsito de la actividad, sus costos, sus necesidades de personal, patrones de medicin del desempeo, cursos alternativos de accin, y una evaluacin de los beneficios del desempeo, y las consecuencias del no desempeo, desde una perspectiva global. HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACION OPERACIONAL Programacin: lista de actividades necesarias, su orden de realizacin, la designacin de sus responsables, y el tiempo necesario para terminarlas. Grafica de Gantt: se trata de una grafica de barras con la medicin del tiempo en el eje horizontal y las actividades que se van a programar en el eje vertical. Las barras muestran la produccin, tanto planeada como real, durante cierto periodo. La grafica de Gantt muestra de manera visual

cuando se supone que se deben terminar las actividades, que se comparan contra el progreso real que cada una tiene. Grafica de carga: es una grafica de Gantt modificada. En lugar de enlistar las actividades en su eje vertical, las graficas de carga enlistas ya sean departamentos completos o recursos especficos. Esto le permite a los administradores planear y controlar la utilizacin de su capacidad. POLITICAS. Son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guian o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones. Las polticas definen un area dentro de la cual se debe tomar una decisin y aseguran que esta sea congruente con un objetivo y contribuya a alcanzarlo PROCEDIMIENTOS. Son planes que establecen un mtodo obligatorio para realizar las actividades futuras. Son series cronolgicas de acciones requeridas. Son pautas de accin, mas que de pensamiento, que detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas actividades. REGLAS. Describen con claridad las acciones especificas requeridas o las que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de accin. Por lo general, constituyen el tipo mas sencillo de plan PROGRAMAS. Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin. Por lo general cuentan con el apoyo de presupuestos. EL SISTEMA Y EL PROCESO DE CONTROL La funcin administrativa del control es la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos El proceso bsico de control sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos: 1. Establecer estndares, 2. Medir el desempeo con estos estndares y 3. Corregir las variaciones de los estndares y los planes Los estndares son simples criterios de desempeo. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeacin en los que se realizan mediciones del desempeo para que los administradores puedan conocer como van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisas cada paso en la ejecucin de los planes La correccin de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administracin y se puede relacionar con las dems funciones administrativas. Los administradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes o modificando sus metas. O pueden corregir las desviaciones ejerciendo su funcin organizacional mediante la reasignacin o la aclaracin de las tareas. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL Y ESTANDARES

Los estndares son criterios con los que se mide el desempeo real o esperado. El administrador solo puede escoger unos puntos de atencin especial y observarlos para asegurarse de que toda la operacin avanza segn lo planeado. Los puntos seleccionados para el control deben ser crticos, en el sentido de que son factores limitantes de la operacin o que indican mejor que otros si los planes estn funcionando. El principio del punto crtico de control: el control eficaz requiere presentar cuidadosa atencin a aquellos factores crticos para evaluar el desempeo con respecto a los planes. REQUISITOS PARA EL CONTROL CON CORRECCION ANTICIPANTE 1. Hacer un anlisis profundo y cuidadoso del sistema de planeacin y control 2. Desarrollar un modelo del sistema 3. Mantener actualizado el modelo; en otras palabras, se le debe revisar peridicamente para ver si las variables de entrada identificadas y sus interrelaciones continan representando la realidad 4. Recopilar peridicamente informacin sobre las variables de enrtada e incorporarla al sistema 5. Evaluar peridicamente las variaciones de la informacin de entrada real con la planeada y evaluar la repercusin sobre el resultado final esperado 6. Llevar a cabo acciones. Al igual que cualquier otra tcnica de planeacin y control, todo lo que hace el sistema es sealar problemas; es obvio que son las personas las que tienen que llevar a cabo las acciones para solucionarlos CONTROL DE GESTION. Definiciones Un instrumento bsico para la conduccin de empresas. Un control de orden superior ampliamente abarcativo de toda la actividad de la organizacin, que implica la evaluacin de la gestin en todos sus niveles y funciones, con el objetivo de sealar los aspectos positivos y negativos que afectan a la organizacin y a la gestin en si misma, en busca de la eficiencia y la eficacia aceptables a corto, mediano y largo plazo OBJETIVOS DEL CONTROL DE GESTION Apoyar a los directivos en el proceso de toma de decisiones con una visin empresarial, para obtener los resultados deseados. Se trata de lograr una confruencia de planes, para lo cual el control de gestin crea el marco dentro del cual las acciones tomadas por los distintos directivos no respondan solo a intereses de su propia area, sino que respondan al inters superior de la organizacin como conjunto CARACTERISTICAS ESENCIALES

1. Involucra todas las actividades de la organizacin, controlando todos sus niveles, actividades, funciones, etc; con el fin de sealar fortalezas y debilidades de la organizacin, tendiendo a la bsqueda de eficiencia y eficacia 2. Estimula el mejoramiento del desempeo tanto organizacional como individual. 3. Se debe adaptar siempre a las caractersticas de los objetivos elegidos por la organizacin y a los recursos disponibles 4. Es un elemento de apoyo en la bsqueda de la gestin efectiva ya que permite un monitoreo de la misma 5. Estimula la realizacion de evaluaciones mas objetivas que permitan obtener un anlisis acertado de la realidad y orienten convenientemente las decisiones de cualquier nivel de la organizacin 6. Es continuo, lo que permitir verificar la evolucion de la gestin y no la mirada sobre un momento aislado. 7. El equilibrio es una caracterstica importante, ya que cada aspecto de la gestin que se evalue debe tener su peso justo 8. Es oportuno, de forma tal que las acciones correctivas se realicen en tiempo para que sean eficaces y no perjudiciales para la organizacin 9. Busca continuamente ratios significativos y estndares para conocer mejor la realidad de la organizacin y encaminarla hacia sus objetivos ALGUNAS DEFINICIONES DE TABLERO DE COMANDO Tablero de mandos o cuadro de instrumentos. Una herramienta de control peridico que contiene informacin precisa para la adecuada y oportuna gua de la gestin. La caracterstica principal de esta herramienta es la de realizar un control por excepcin, a travs de ciertas areas seleccionadas, las que por medio de seales de alerta, permiten identificar las causas de los desvos. Los indicadores de gestin Son medidas objetivas, usualmente cuantitativas, de los logros de una organizacin o de un sistema de gestin. Contribuyen a contar con un mtodo sistematico para monitorear el desempeo organizacional. Ratios. Para evaluar cada indicador se definen ratios o coeficientes, que es la relacin significativa entre dos magnitudes: un numerador, integrado por los valores de uno o mas datos cuantitativos, frente a un denominador, integrado de la misma manera

ndices Se denomina ndice a los valores extraidos del manupuleo de una serie de datos que, considerando como valor 100 al estado numrico de una variable en una fecha base, refiere todos los restantes valores de la serie a esa base Evaluaciones Hacen referencia al valor que puede tomar un estado de tipo cualitativo, una vez que mediante un cuestionario multiple se ha empleado algn mtodo de calificacin para asignar un determinado puntaje al conjunto de respuestas