Establecimiento de un sistema de control interno

A raz de fijar su enfoque primario en 2003 en la estandarizacin y sistematizacin de los sistemas de organizacin, el ICDF ha creado un sistema de control interno como una medida prctica para llevar a cabo sus cuatro principales objetivos operacionales. Gracias al completo apoyo de los ms altos niveles de la administracin y los esfuerzos de todos los empleados, el sistema de control interno fue puesto en marcha a tiempo en 2003. Durante un proceso de auto examen, fue introducido simultneamente en un esfuerzo por fortalecer el concepto de administracin interna y ha sido exitosamente aplicado en las operaciones diarias del ICDF. Este informe especial est dividido en tres secciones. Primero, se explicarn los conceptos de control interno, auditora y auto-auditora en los Controles internos y el sistema de control interno. La segunda parte detallar el trasfondo del sistema, el proceso de su creacin e implementacin y la finalizacin del sistema. La parte final del informe
Manual sobre control interno del ICDF

explica los continuos esfuerzos del ICDF en la implementacin del sistema.

Controles internos y el sistema de control interno

A pesar que el ICDF es una institucin sin fines de lucro, busca instituir una administracin corporativa similar a una organizacin del sector privado. Dada la creciente naturaleza diversa de las operaciones y la transferencia dinmica de funcionarios dentro de una organizacin, resulta de gran importancia un mecanismo sistemtico de control interno. Generalmente hablando, los sistemas, estndares y reglamentos de control interno son normalmente creados teniendo en mente las empresas de carcter lucrativo y tienen pocos ejemplos en el sector no lucrativo. A continuacin tenemos una

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introduccin a los sistemas de control interno, auditora interna y auto-auditora.

Entorno del control

El entorno del control se refiere al factor compuesto que impacta sobre el conocimiento de la cultura organizacional por parte del empleado. Los factores que impactan el entorno del control incluyen: (1) discrecin, valores y habilidad del empleado; (2) filosofa administrativa y estilo operacional de la junta y los gerentes; (3) la contratacin y entrenamiento de los empleados; y (4) las preocupaciones y orientacin de la junta y los supervisores. El entorno del control es la base de los otros componentes.
Evaluacin de riesgos

Definicin de control interno

Segn la definicin de la Comisin de Valores y Futuros de Taiwan, los controles internos son diseados por la administracin de una compaa pblica, y son administrados y conducidos por la junta, la gerencia y todos los empleados. Los controles internos procuran garantizar (1) eficientes resultados operacionales; (2) confiabilidad de los informes financieros; y (3) cumplimiento de las leyes y reglamentos relacionados. Segn esta definicin, las organizaciones sin fines de lucro tambin tienen la necesidad de cumplir con los estndares operacionales establecidos para alcanzar los resultados esperados. La utilizacin de los fondos debe estar basada slo en establecidos procesos de revisin presupuestaria, y de acuerdo con las leyes y reglamentos. Esto cumple con la misin y responsabilidad del uso del capital base.

La evaluacin de riesgos se refiere al reconocimiento de los factores internos y externos que previenen el alcance de las metas, y la valoracin de los riesgos potenciales y el impacto de una variedad de factores. El resultado de la evaluacin puede ayudar a la organizacin a disear, enmendar e implementar las operaciones de control necesarias.
Actividades de control

Componentes importantes de una plataforma de control interno

Las compaas pblicas, cuando disean y administran o realizan auto-auditoras, deben tomar en consideracin una amplia variedad de factores en los sistemas de control interno. Solamente siendo abarcadores es que esos sistemas pueden operar efectivamente y lograr los efectos deseados. Los componentes del sistema de control interno fueron presentados en 1992 por el Comit de Organizaciones Patrocinadoras (COSO) de la Comisin Treadway, e incluyen entorno del control, evaluacin de riesgos, informacin y comunicacin, actividades de control y supervisin. A continuacin se presenta la definicin de cada componente:

Las actividades de control se refieren al diseo de un marco de control abarcador y la creacin de procedimientos de control en todos los niveles. Esto garantiza que las instrucciones de la junta y los gerentes se ejecuten, incluyendo las aprobaciones, autorizaciones, certificaciones, reajustes, reexaminaciones, inventarios de rutina, verificacin de registros, divisin del trabajo, garanta de la seguridad de bienes, proyectos, presupuestos o comparaciones con los resultados previos.
Informacin y comunicacin

La informacin se refiere a los blancos de un sistema informtico, tales como reconocimiento, consideracin, procesamiento y reportaje. El sistema incluye

Informes Especiales 113

las informaciones financieras o no financieras relacionadas con las operaciones, los informes financieros y el cumplimiento de los reglamentos. La comunicacin se refiere a la diseminacin de la informacin a varias personas, y a las comunicaciones internas y externas. El sistema de control interno requiere informacin desde la planificacin de la produccin a la supervisin, y ofrece un mecanismo para que la persona obtenga la informacin especfica que requiera.
Vigilancia

generalmente dirigidos por la junta o el presidente, y operan independientemente. La Oficina de Auditora del ICDF se ha vuelto cada vez ms profesional desde su establecimiento y ha alcanzado completamente sus metas funcionales.

Auto-auditora bajo un sistema de control interno

La meta de la auto-auditora en el sistema de control interno es implementar un mecanismo bajo el cual los departamentos se vigilen a s mismos, realicen las modificaciones necesarias para compensar los cambios en el entorno, y reajusten el sistema de control interno cuando sea necesario para mejorar la calidad y eficiencia de las auditoras. La meta general es que la organizacin se vuelva ms dinmica. El alcance de la examinacin cubre todas las reas del sistema de control interno, as como los procedimientos y mtodos diseados bajo el sistema de auto-auditora. La examinacin cubre a todos los empleados y departamentos sobre una base regular. La Oficina de Auditora revisa posteriormente los informes de autoauditora y las recopilas juntos con otros informes sobre aspectos que han sido pasados por alto o irregularidades identificados. Los informes son entonces entregados a la junta y al Secretario General, y son usados como referencias al disear las estrategias administrativas.

La vigilancia se refiere al proceso de auto-auditora dentro del sistema de control interno, e incluye evaluar si el entorno del control es satisfactorio, si la evaluacin de riesgos es oportuna y precisa, si las operaciones de control son apropiadas y precisas, y si los sistemas de informacin y control incluyen los rubros apropiados. La vigilancia puede ser continua o realizada sobre una base caso por caso. La anterior incluye la supervisin de rutina de las operaciones, mientras que la ltima incluye la vigilancia que realizan los auditores internos, supervisores o la junta. Se presentan informes sobre la supervisin continua, evaluaciones de casos y supervisiones.

Auditora interna
La meta de la auditora interna es asistir a la junta y los gerentes en la investigacin y reexaminacin de cualquier problema en los controles internos, as como juzgar los resultados operacionales. Las auditoras tambin ofrecen sugerencias constructivas para asegurar una continua y efectiva implementacin de los sistemas de control interno. Las auditoras tambin se usan para examinar y hacer enmiendas al sistema. Para asegurar la objetividad del trabajo de auditora interna, los departamentos de auditora son

Un mecanismo de administracin
La administracin corporativa se refiere a un tipo de orientacin y gerenciamiento que realizan varios mecanismos y procedimientos entre la gerencia y otras personas con el inters de fortalecer los resultados de la compaa y proteger los derechos de los accionistas. Un efectivo sistema de control

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interno ofrece la base para la administracin corporativa. Esto se lleva a cabo bajo los principios de la transparencia de informacin y las prcticas de tica comercial.

cabo las auditoras e investigaciones, evalen los aspectos que se han pasado por alto en el sistema de control interno y cuantificar la eficiencia operacional. Esto asegura la efectiva implementacin del sistema de control interno y ayuda a la junta y los gerentes a ejercer la responsabilidad e instituir un mecanismo de administracin. Los controles internos y la auditora interna deben ser realizados para asegurar que las operaciones internas sean ejecutadas eficientemente. Despus de disear e implementar apropiadamente la administracin de riesgos y los controles internos, se puede establecer un mecanismo para control de riesgos. Esto asegura el uso adecuado de los recursos, aumenta la transparencia, fortalece la calidad de la toma de decisin y ofrecer mejores resultados en el proceso de evaluacin.

Administracin de riesgos
La administracin de riesgos usa las tcnicas administrativas para identificar sistemticamente, evaluar y minimizar efectivamente el riesgo. Tambin busca transformar el riesgo en una oportunidad para crear una ventaja competitiva an mayor. La creacin de un mecanismo de administracin ideal proviene de la preparacin e implementacin de procedimientos de control interno. Se considera tambin el uso del riesgo como un componente de las operaciones y utiliza la administracin de riesgos para reajustar las estrategias organizacionales segn sean apropiadas. La evaluacin de riesgos considera los sistemas, estrategias, procedimientos, operaciones y autorizaciones para determinar los riesgos potenciales que surgen de procedimientos especficos o durante las rutinas diarias. El sistema tambin procura encontrar un equilibrio entre el riesgo y la ventaja para reducir lo ms que se pueda el nivel de riesgo a la organizacin. Las descripciones anteriores de los controles internos, auditora interna y auto-auditora indican que los controles internos y la auditora interna son necesarios en el marco de las operaciones organizacionales. La auto-auditora, sin embargo, est relacionada con la administracin interna y puede ser usada para aumentar la eficiencia operacional y reducir los riesgos operacionales. Las organizaciones deben establecer y administrar un abarcador sistema de control interno, as como realizar auto-auditoras. La junta y la administracin de nivel superior deben hacer hincapi en la funcin de la auditora interna y dar amplia autoridad a los auditores para que lleven a

Implementacin del sistema de control interno

El ICDF lleva a cabo el trabajo de desarrollo internacional en nombre del Gobierno. Una amplia variedad de reglamentos rigen sobre el quehacer de la organizacin, desde reglas que controlan la asistencia en ultramar a las que rigen sobre las operaciones. Cada rea de operaciones requiere diferentes procedimientos operacionales. A la luz de las operaciones cada vez ms amplias y complejas del ICDF, as como el creciente inters del pblico en el trabajo de asistencia al exterior, el ICDF debe tener sistemas an ms transparentes, y presentar su administracin interna y mecanismo de control por escrito para que sean vistos por todos. En vista de los entornos subjetivo y objetivo dentro y fuera del ICDF, la organizacin ha establecido un sistema de control interno. El proceso usado para poner en prctica el sistema se detalla a continuacin.

Informes Especiales 115

Creacin de un grupo de trabajo del sistema de control interno

Los controles internos son un instrumento administrativo. La implementacin y administracin de esos controles son los puntos de enfoque del trabajo de los gerentes del nivel superior. El sistema tambin requiere la participacin de todos los departamentos. El Secretario General del ICDF acta como convocador del Grupo de Trabajo del Sistema de Control Interno, y los jefes de departamento constituyen el grupo de trabajo. La Oficina de Auditora funge de Secretara, con el jefe de la misma sirviendo como secretario. El trabajo primordial del grupo de trabajo es fijar metas y horarios, realizar discusiones regulares y evaluar las propuestas de control interno formuladas por cada departamento. El grupo de trabajo tambin asigna calificaciones conjuntas basadas en las auto-auditoras.

administracin corporativa indica que los controles internos, la auto-auditora y las auditoras internas proporcionan la base de la administracin corporativa (mecanismo de administracin = sistema de control interno x auto-auditora x auditoras internas). Una compaa puede lograr operaciones sostenibles slo a travs de la transparencia de la informacin y operando en forma tica. Para introducir los sistemas y reforzar la confianza entre los empleados del ICDF, la disertacin hizo hincapi en las ventajes de tener a los empleados del ICDF diseando el sistema. Se usarn diferentes mtodos de control para las diferentes estructuras organizacionales. En cualquier evento, los controles internos deben ser diseados teniendo en mente su uso prctico. La disertacin explic varios procedimientos usados para crear un sistema de control interno para el ICDF.
El uso de la administracin corporativa en las instituciones

Diseminacin de conceptos
En la etapa inicial de la implementacin, cada departamento podra no estar al tanto de la funcin y contenido de los controles internos. Antes de establecer formalmente un marco para los controles internos, el ICDF realiz cuatro disertaciones sobre temas relacionados para permitir que todos los empleados tengan un mejor entendimiento del sistema. A continuacin ofrecemos una breve descripcin del contenido de cada disertacin:
Establecimiento de un sistema de controles internos y auditora interna

Esta disertacin hizo hincapi en los conceptos de la administracin corporativa como medios para proteger los intereses de los accionistas, el trato a los accionistas, la garanta de los intereses corporativos, el anuncio y la transparencia de las principales noticias corporativas, as como los deberes de la junta. El uso de la administracin corporativa en las instituciones es necesario para asegurar el cumplimiento de los reglamentos en el uso de fondos donados y los procedimientos presupuestarios, la comunicacin de informacin, las funciones reforzadas de la junta y los supervisores, as como la implementacin de las teoras administrativas. El sistema de control interno implementado por el ICDF promueve y asegura que se logren tales metas.

Los escndalos financieros de Enron, en Texas, y de Barings, en Singapur, resaltan la necesidad de establecer controles internos. Un anlisis de la relacin entre los controles internos y la

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 Operaciones organizacionales y administracin de riesgos

administracin de calidad es el punto de partida para que una organizacin contine mejorando. Esto se implementa conjuntamente con los controles internos y la auditora interna, permitiendo que el espritu del sistema de administracin de calidad sea introducido en las operaciones como un todo.

El contenido de esta disertacin incluye: (1) entender el actual entorno de operaciones; (2) entender el actual riesgo operacional; (3) reconocer las operaciones y riesgos potenciales de una organizacin; (4) delinear la responsabilidad de los especialistas en administracin de riesgos en el da de hoy.
Controles internos, ISO y auditora interna

Etapas en el establecimiento del sistema

Para asegurar que el establecimiento de un sistema de control interno sea llevado a cabo cuidadosamente, el ICDF invit a un experto para que acte como asesor. La Oficina de Auditora tambin ha planificado varios horarios para la implementacin. A medida que se ha logrado un entendimiento general del sistema, el grupo de trabajo dise un sistema compatible con el entorno y la cultura del ICDF, y fij metas especficas. Segn el horario, el ICDF debi completar una propuesta escrita de un sistema de control interno en marzo de 2003, que sera revisada y aprobada por la junta. Las auto-auditoras se iniciaran en forma tentativa durante la segunda mitad del ao.

Esta disertacin defini la calidad y administracin total de la calidad desde la perspectiva del cliente, e hizo hincapi en que la consideracin ms destacada hacia los clientes es la calidad. Para ser competitiva, la organizacin debe garantizar la calidad. La administracin a alto nivel debe tener una visin especial para continuar mejorando la calidad, y todos los empleados tienen la responsabilidad de mantener la calidad. El ISO confirma los sistemas de calidad, no los productos o servicios. El ISO posteriormente logra la verificacin, no sencillamente ciertos estndares de certificacin. La aprobacin de un sistema de

Disertante Hsu Shih-to

Tema

Fecha

Cargo

El establecimiento de un sistema de 26 de septiembre de 2002 Asesor superior, Instituto Textil controles internos y auditora interna de China 30 de septiembre de 2002 Director del ICDF Abogado de Li and Lee Attorneys Presidente, Sociedad de Administracin de Riesgos 2 de octubre de 2002 Contador supervisor del ICDF

Hsu Hsiao-po El uso de la administracin Su Wen-tang corporativa en las instituciones Tseng Keng-ying

Hsu Ting-jung

Operaciones organizacionales y administracin de riesgos Controles internos, ISO y auditora interna

Su Chin-huo

14 de octubre de 2002

Presidente, Centro para el Desarrollo de la Sinergia Corporativa

Informes Especiales 117

Para permitir que el plan de control interno sea implementado sin problemas y a travs de toda la organizacin en sus operaciones diarias, el grupo de trabajo decidi que la organizacin estudie conjuntamente el sistema y lo implemente por etapas para ir acumulando experiencias. Se fijaron tres metas: (1) Eliminar el escepticismo -aumentar la fuerza administrativa; (2) Compartir el conocimiento -aumentar el estudio organizacional; (3) Alcanzar un consenso -implantar el sistema dentro de la cultura de la organizacin. Cuando estuvo por iniciarse las auto-auditoras, la epidemia de SARS azot Taiwan. La implementacin de las auto-auditoras fue postergada de mayo/junio a agosto. El nterin fue designado como un perodo de estudio. Hasta la fecha, slo un puado de exmenes ha sido realizado en los departamentos. El sistema ser completamente implementado en 2004. La demora en la implementacin este ao debido al SARS prueba de nuevo la importancia de la administracin de riesgos y la necesidad de un sistema de control interno. Las operaciones relacionadas con el establecimiento de un sistema de control interno y auto-auditora se detallan a continuacin.

las condiciones para la implementacin de controles internos, y sugiri mtodos para instituir el sistema y su correspondiente horario. La propuesta declar que en la presente etapa de los controles internos del ICDF, la administracin en el nivel superior y todos los departamentos cooperan. Adems, el ICDF exhibi una racional planificacin organizacional y una buena estructura administrativa. El informe concluye que era el tiempo perfecto para fortalecer ms la auditora interna.

Divulgacin de los conceptos y mtodos del sistema de control interno

Adems de ser oportuno al implementar el programa y gozar del apoyo total de la administracin, para que el plan sea exitoso se requiere del apoyo de los jefes de departamento, as como la participacin de todos los empleados. Por lo tanto, el Secretario General decidi iniciar la divulgacin del sistema en los informes operacionales, anunciando su determinacin para alcanzar ciertas metas y los esfuerzos hechos por el grupo de trabajo para disear el sistema. El grupo de trabajo tambin us una variedad de mtodos para informar a los empleados acerca del significado, funcin y alcance del sistema en un esfuerzo para lograr un consenso y promover la determinacin para alcanzar las metas.

Pasos para el establecimiento del sistema de control interno

Plan borrador para establecer e implementar un sistema de control interno
En septiembre de 2002, la Oficina de Auditora prepar un Plan borrador para establecer e implementar un sistema de control interno. El departamento analiz las ventajas y desventajas de los controles internos del ICDF en esos momentos, evalu

Organizacin de los actuales reglamentos administrativos

El grupo de trabajo tambin examin las costumbres y reglamentos del ICDF. Esto incluy todas las leyes, as como costumbres y prcticas que an no se haban formalizado en el papel. El grupo de trabajo revis todos los reglamentos, los organiz y clasific dentro del Manual de Control Interno.

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Determinar el mecanismo para diversas operaciones

Despus de entender el entorno general del control y los procedimientos operacionales, el grupo de trabajo, basado en el estatus organizacional del ICDF, disear ocho mecanismos para las operaciones de control. Bajo stos, se pueden controlar 93 tipos de trabajos. Esos mecanismos se describen a continuacin: Mecanismo de administracin de la planificacin: Cubre la planificacin de las estrategias, organizacin y trabajo fundamental del ICDF, as como la coordinacin con las agencias supervisoras. Mecanismo de inversin y prstamo: Se refiere a las operaciones de inversin y prstamo del ICDF, las garantas de prstamo y la utilizacin de fondos que an no han sido prestado. Mecanismo de las operaciones: El mismo cubre la cooperacin tcnica, los programas de educacin y entrenamiento, las operaciones de publicacin y los asuntos generales del ICDF. Mecanismo de adquisicin: Incluye las operaciones de adquisicin y reparacin. Mecanismo de salario y personal: Se refiere a las operaciones de recursos humanos y administracin de personal. Mecanismo de bienes: Se refiere a las operaciones relacionadas con los activos fijos, propiedades, materiales, equipo de informacin y administracin de bienes valorados del ICDF. Mecanismo de contabilidad y gastos: Se concentra en la administracin de la contabilidad y el presupuesto, y las operaciones de gerenciamiento del capital. Mecanismo de administracin de servicio: Se refiere a la administracin del sistema informtico del ICDF, la supervisin de los sellos del ICDF, as como la administracin de documentos y otros asuntos varios.

Finalizacin de los procedimientos de cada operacin de control

Delinear claramente los procedimientos en cada control operacional es importante para clarificar cada paso del trabajo y las responsabilidades. La clara documentacin de cada procedimiento de control facilita la comparacin con organigramas o reglamentos de procedimiento.

Diseo de la estructura, estilo de formulario y uso de documentos

El sistema de control interno del ICDF ha diseado formularios que resaltan los controles de operacin y administracin, as como un organigrama de flujo de las operaciones administrativas. El estilo de los formularios satisface las necesidades prcticas del ICDF y permite la flexibilidad. Los formularios son usados conjuntamente con las auditoras internas y auto-auditoras.

Produccin de un organigrama de procedimiento en las operaciones administrativas

Despus de finalizar los procedimientos, se disea y produce un organigrama para mostrar el procedimiento de los diversos mecanismos, que se convertir en la base para los procedimientos administrativos.

Produccin de procedimientos de control operacional y administrativo

El enfoque de esto es sealar los riesgos de procedimiento y los puntos de control. Se diferencia de los procedimientos operacionales estndares en que los ltimos se centran en la explicacin de los diversos procedimientos. Cada departamento no slo debe

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declarar concisamente el enfoque de sus operaciones, sino que tambin debe evaluar los riesgos. Despus de aclarar las fuentes de riesgos, los departamentos

proceden a identificar los riesgos especficos y las correspondientes medidas preventivas en la columna Riesgos y Controles.

rea del componente del marco a considerarse Entorno del control Carcter y valores Obligacin en capacidades Preocupacin y orientacin por miembros de la junta y supervisores Filosofa administrativa y estilo operacional Estructura organizacional Delegacin de autoridad y deberes Polticas y asuntos prcticos de los recursos de la fuerza laboral Evaluacin de riesgos Determinar metas Determinar metas en los diversos niveles operacionales Anlisis de riesgos Administracin de cambios Operaciones de control Informacin y comunicacin Informacin Comunicacin Vigilancia Supervisin continua Evaluaciones de rutina de casos Informes de vigilancia

Ejemplo de operaciones financieras del ICDF

Estrategias de asistencia del ICDF; diplomacia por el pblico general Reglas para el manejo de prstamos e inversiones basadas en las estrategias de asistencia del ICDF Supervisin y revisin de proyectos; alcanzar las metas de la agencia supervisora y los objetivos diplomticos El presidente enfoca en los principios de creatividad, accin, rapidez y resultados para sistematizar las operaciones en general; el Secretario General establece sistema organizacional como principal meta del ao Las operaciones del Departamento de Inversin y Prstamo son manejadas por el Comit de Revisin de Crdito Fijar lmites claros en los planes, investigaciones, evaluaciones y aprobaciones Disear un manual estandarizado que sirva de base

Van las metas acorde con las estrategias de asistencia del ICDF? Determinar proyectos, investigaciones propias, evaluacin de proyectos, negociacin de contrato, evaluacin de riesgos y finalizacin de componentes y operaciones de control Operaciones de control no satisfactorias causan riesgos generales y operacionales Medidas en caso de cambios polticos o del entorno en las naciones receptores

Implementacin segn los procedimientos de las operaciones de control para las operaciones de inversin y prstamo Ofrecer condiciones para prstamos, determinar el recipiente, armar planes para implementacin, llevar a cabo investigaciones y evaluaciones Cmo informar a las personas relacionadas acerca de los detalles de la solicitud de financiamiento, incluyendo las comunicaciones con el MOFA, embajadas y consulados

Vigilancia por el supervisor administrativo y auto-auditora Examen de las auditoras internas, reauditoras y seales de mejoramiento Informes de auto-auditora, informe conjunto anual de auditora interna

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Si no se instituyen controles, los riesgos se convertirn en obstculos en el camino al logro de la metas. Este es el punto de los controles internos. Despus que cada oficina y departamento finaliza los controles requeridos en sus operaciones, ellos deben implementarlos. Ellos deben referirse al contenido de su mecanismo del sistema de control y tambin tomar en consideracin la flexibilidad operacional y los costos para asegurar que los controles y procedimientos operacionales se complementen entre s. El espritu general del marco de control interno debe ser mantenido en mente en el diseo y la produccin del organigrama de procedimiento y los procedimientos de control. Por ejemplo, los componentes de control son indicados en la siguiente tabla, que enfoca en las operaciones financieras.

sus procedimientos y sistemas operacionales para estar en conformidad con los controles internos de las operaciones. Este trabajo se llev a cabo cerca del Ao Nuevo chino y la mayora de los departamentos reportaron que estaban bajo severas restricciones de tiempo. En discusiones realizadas bisemanalmente, los departamentos que no haban terminado sus borradores tenan que presentar justificaciones de su demora. Sin embargo, dada la importancia del sistema de control interno y el peso que le dio la administracin superior, todos los departamentos continuaron trabajando arduamente para delinear controles y la composicin del sistema fue completado dentro de cuatro meses y medio.

Discusiones sobre el contenido de los sistemas con el MOFA

El contenido del control interno es discutido con el MOFA antes de ser remitido para aprobacin de la junta directiva del ICDF.

Finalizacin de los procedimientos sobre administracin, salvaguardia y emisin de documentos

Cada supervisor en los diversos departamentos revisa sus respectivos organigramas operacionales y de procedimiento. Despus de esta revisin, se remiten los organigramas al grupo de trabajo para su revisin y aprobacin.

Auto-auditora bajo el sistema de control interno

Que el borrador del sistema haya sido finalizado no significa que no habr cambios. Se requerirn enmiendas en base a cualquier cambio en la estructura de la organizacin o en el entorno externo. El sistema es dinmico y toma en consideracin las operaciones y actividades del ICDF. El sistema es revisado regularmente en vista de los cambios en el entorno operacional, asegurando que el sistema permanezca efectivo. Adems, la auto-auditora es una tendencia de la administracin moderna. Conforma uno de los tres pilares de la administracin corporativa, junto con los controles internos y las auditoras internas. Las auto-auditoras se realizan usando los

Revisin del grupo de trabajo del sistema de control interno

El esfuerzo del grupo de trabajo en el diseo del sistema es la clave para el xito o fracaso del sistema. Los objetivos, ciclos operacionales, procedimientos operacionales, el diseo, produccin e implementacin de los formularios, y los informes presentados a la junta son aspectos que el grupo de trabajo debe discutir y revisar. En 2003, todos los departamentos estandarizaron

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mismos conceptos del sistema de control interno. El ICDF ofrece instruccin y cursos para familiarizar a los empleados con el concepto y significado de la auto-auditora. Ms an, tambin se presentan ejemplos y ejercicios prcticos para mejorar la concientizacin. La orientacin para las auto-auditoras se lleva a cabo en forma separada para los entes administrativos y operativos, debido a la diferencia en los componentes de control y los riesgos de cada uno de ellos. Desde que el personal del ICDF se ha familiarizado con los controles internos durante el proceso de diseo, ellos entienden el concepto de las auto-auditoras con respecto a los procedimientos operaciones, y determinacin y evaluacin de riesgos. Como resultado, los ejercicios de auto-auditora fueron bastante exitosos. A continuacin se explican las operaciones de auto-auditora bajo el sistema de control interno:

grupo de trabajo tambin revisa la examinacin cuando sta se realiza.

Tipos y uso de formularios

Tres tipos de formularios se usan en las autoauditoras: (1) la Lista de Componentes del Control Interno, que enfoca en revisar el entorno del control, evaluacin de riesgos, operaciones de control, informacin y comunicacin, y vigilancia; (2) el Formulario de las Operaciones de Auto-auditora, que registra el proceso y los resultados de la autoauditora en cada rea de operaciones; y (3) el Formulario del Estado de Mejoramiento, que usa la Oficina de Auditora en sus reauditoras.

Procedimientos de examen
Antes del inicio de cada ao, cada departamento toma en consideracin el riesgo del control interno y decide sobre las metas de examen del ao, as como las reas, frecuencia y estado del progreso de los exmenes. El procedimiento del examen se divide en tres etapas. Primero, el departamento realizar una auto-auditora. Segundo, los auditores revisan la autoauditora. Finalmente, la auto-auditora es evaluada por el grupo de trabajo. Los resultados de la auto-auditora son combinados con el grado de xito en las mejoras y un programa de incentivos. A travs del aprendizaje, educacin sobre procedimientos y participacin conjunta, los empleados obtienen un mejor entendimiento sobre el sistema de control interno. Esto tambin refuerza su sentido de responsabilidad hacia su trabajo y eleva la eficiencia interna.

Metas y alcance
La meta de realizar auto-auditoras es implementar el mecanismo de auto-vigilancia bajo el sistema de control interno y reaccionar a los cambios en el entorno. Las auto-auditoras pueden tambin ayudar a realizar reajustes al sistema de control interno, elevando de esta forma la calidad y eficiencia del departamento de auditora interna. Las auto-auditoras se llevan a cabo en todas las reas bajo el sistema de control interno. El Grupo de Trabajo para Control Interno es responsable de fijar los horarios, procedimientos, controles y revisiones para todas las auto-auditoras. La Oficina de Auditora se responsabiliza de llevar a cabo el entrenamiento, contacto y disposicin, as como explicar cualquier aspecto referente a la autoauditora que no entiendan los departamentos. El

Alcance y frecuencia de los exmenes

Las auto-auditoras y auditoras internas son consideradas igualmente importantes bajo el sistema

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del control interno. Por lo tanto, el alcance de la examinacin cubre las reas diseadas bajo el sistema de control interno. En principio, las operaciones en general deben pasar por un examen combinado una vez al ao, mientras que la frecuencia de los exmenes a niveles especficos de operaciones puede ser determinada segn las necesidades. Esto asegura la efectividad del sistema de control interno.

auditoras internas acumularn experiencias y ampliarn su uso dentro de la organizacin, conduciendo a operaciones sostenibles. Fortalecimiento del apalancamiento administrativo La administracin de los ciclos operacionales en cada rea de las operaciones ayuda a la administracin en el apalancamiento efectivo de recursos, y completa la misin de la junta y la agencia supervisora. Bsqueda del consenso entre todos los empleados En la implementacin del sistema de control interno, todos los empleados del ICDF aprenden mtodos para cuantificar el riesgo y lograr el consenso basado en consideraciones sistmicas. Durante el ao pasado, el ICDF ha hecho el difcil primer paso hacia el establecimiento de un sistema de control interno. Esos pasos han sido exitosos gracias al apoyo de la administracin superior y los esfuerzos de todos los empleados. En el futuro, el ICDF continuar administrando auditoras internas y llevando a cabo auto-auditoras en un esfuerzo por mejorar ms la organizacin y permitir que el sistema sea implementado en todas las reas de operaciones. A travs de esos mecanismos, el ICDF continuar trabajando hacia su meta de convertirse en una institucin de desarrollo internacional profesional, sistemtica, transparente y responsable.

Definicin de evaluacin y lenguaje de juicio

El lenguaje usado en las auto-auditoras es clasificado ya sea como apropiado o inapropiado. Esto se refiere a la efectividad del diseo del sistema con respecto a la operacin que est siendo examinada, y si los objetivos y metas han sido alcanzados. Adems, las palabras efectivo/no efectivo se usan para juzgar el sistema y determinar si ayuda a alcanzar las metas.

Revisin
El Grupo de Trabajo del Sistema de Control Interno se responsabiliza de revisar todos los aspectos relacionados con las auto-auditoras.

Conclusin
La implementacin del sistema de control interno tiene un valor prctico para el ICDF en las siguientes cuatro reas especficas: Establecimiento del sistema organizacional El sistema de control interno fue completado en 2003, permitiendo que el ICDF tome un paso significativo hacia la creacin de un mecanismo de administracin. Presentacin de operaciones sostenibles La continua implementacin de las auto-auditoras y

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