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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001

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Manual de Proceso
Compras
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: a) Alejandra Jaramillo a) Patricia Cuevas Edmundo Dupré


b) Patricia Cuevas b) Hernán Carvajal
c) Marlene Gimpel
d) Francisco Zelaya

Cargo: a) Encargada Adquisiciones a) Subgerente Logística Gerente General


b) Subgerente de Logística b) Gerente de Finanzas,
Administración y Logística
c) Responsable del SGC
d) Fiscal

Fecha: Julio a Septiembre de 2011 Octubre de 2011 Octubre de 2011

Firma: a) a)

b) b)

c)

d)

Fecha vigencia desde: 24 de Octubre 2011

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ÍNDICE

1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 5
2. ALCANCE......................................................................................................................... 5
3. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 5
4. DEFINICIONES ................................................................................................................. 8
5. REQUISITOS DE ENTRADA.............................................................................................. 11
6. REQUISITOS DE SALIDA ................................................................................................. 11
7. NORMATIVAS ............................................................................................................... 12

7.1. NORMATIVAS INTERNAS ........................................................................................... 12


7.1.1 Norma General ....................................................................................... 12
7.1.2 Mecanismos de cotización ..................................................................... 12
7.1.3 Niveles de autorización .......................................................................... 13
7.1.4 Formalización de las compras ................................................................ 14
7.1.5 Excepciones y casos especiales .............................................................. 14
7.1.6 Registro de proveedores ........................................................................ 15
7.1.7 Bases de Licitación .................................................................................. 16
7.1.8 Contratos ................................................................................................ 17
7.1.9 Prestaciones de servicios bajo régimen de subcontratación ................. 20
7.1.10 Garantías ............................................................................................... 20
7.1.11 Recepción y resguardo de las garantías ............................................... 21
7.1.12 Normas especiales para raspes y juegos impresos: ............................. 22
7.1.13 Normas Relativas a Facturación ........................................................... 23
7.1.14 Normas Relativas a Adquisición de Bienes Publicitarios ...................... 23
7.1.15 Normas Relativas a Compras en Premios en Especies ......................... 24
7.2. NORMATIVAS EXTERNAS Y/O LEGALES......................................................................... 24
8. DIAGRAMA DE CONTEXTO ............................................................................................. 25
9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ...................................................................................... 26

9.1. SUBPROCESO: COMPRA DIRECTA ............................................................................... 26


9.1.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 26
9.1.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 27
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9.1.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 28


9.2. SUBPROCESO: COMPRA CON CONTRATO...................................................................... 30
9.2.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 30
9.2.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 31
9.2.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 32
9.3. SUBPROCESO: COMPRA SIMPLE ................................................................................. 35
9.3.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 35
9.3.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 35
9.3.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 36
9.4. SUBPROCESO: COMPRA CON COTIZACIONES ................................................................. 38
9.4.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 38
9.4.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 38
9.4.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 39
9.5. SUBPROCESO: COMPRA CON LICITACIÓN ...................................................................... 41
9.5.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 41
9.5.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 42
9.5.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 43
9.6. SUBPROCESO: APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA (OC)................................................... 48
9.6.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 48
9.6.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 49
9.6.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 50
9.7. SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.......................................................... 52
9.7.1 Descripción del Subproceso ................................................................... 52
9.7.2 Diagrama de Flujo ................................................................................... 52
9.7.3 Descripción Narrativa ............................................................................. 53
10. PRODUCTOS/SERVICIOS NO CONFORMES ...................................................................... 55
11. OPINIÓN DEL CLIENTE ................................................................................................... 55
12. LISTA DE REGISTROS DEL PROCESO ................................................................................ 55
13. INDICADOR DE DESEMPEÑO .......................................................................................... 56
14. REFERENCIAS ................................................................................................................ 57
15. SITUACIONES DE CONTINGENCIA ................................................................................... 58
16. ANEXOS ........................................................................................................................ 58

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16.1. FORMULARIO RETIRO-VENTA BASES DE LICITACIÓN ......................................................... 58


16.2. SIMBOLOGÍA DIAGRAMAS DE FLUJO............................................................................ 59
17. REGISTRO DE MODIFICACIONES..................................................................................... 60

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1. OBJETIVO

El óptimo y eficiente funcionamiento de Polla Chilena, requiere de una serie de actividades de


apoyo que son transversales a la organización. Una de estas actividades dice relación con las
compras de bienes y servicios, cuyo objetivo es asegurar la provisión oportuna, eficaz y eficiente
de éstos para la operación de las distintas áreas de la empresa. Adicionalmente, es imprescindible
garantizar a través de este proceso la máxima transparencia en cada una de sus etapas.

Establecer cuáles son las responsabilidades, actividades y coordinaciones que deben realizar las
personas de las diferentes áreas participantes en este proceso, con el objeto de asegurar la
ejecución de un proceso, seguro, eficiente y transparente y que garantice el cumplimiento de los
compromisos tanto con las áreas usuarias como con los proveedores.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas de la empresa y dice relación con los
siguientes tipos de compras o servicios:
Mantenciones
Adquisiciones de stock
Adquisiciones a gasto
Adquisiciones de activo fijo
Adquisiciones asociadas a contratos
Inversiones Publicitarias
Compras de Premios en Especies
Servicios y asesorías

3. RESPONSABILIDADES

A continuación se listan las principales responsabilidades de los actores involucrados en el


proceso de Compras:

Gerencia General
Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones.
Revisar y aprobar la SOLPED en caso de Compra Directa.
Revisar y firmar contratos.
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Gerente de Finanzas, Administración y Logística:


Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones.

Subgerente de Logística
Controlar y supervisar la correcta ejecución y desarrollo del proceso de Compras.

Jefe Adquisiciones y Administración


Revisar y aprobar la documentación emitida por Adquisiciones.
Analizar la procedencia y forma de las mantenciones solicitadas por las distintas unidades
de la empresa.
Preparar y coordinar los procesos de Licitación, asistiendo a las diferentes áreas de la
empresa en sus distintas etapas: preparación, convocatoria, selección, adjudicación y
control de contratos.

Encargado de Adquisiciones
Recibir las solicitudes de pedido.
Solicitar cotización a los proveedores y a otras áreas de la empresa en los casos que
corresponda.
Subir las cotizaciones u ofertas al Sistema.
Generar HES.
Generar las Órdenes de Compra.
Subir contratos a SAP: será responsable de incorporar en la solicitud de pedido la
individualización del contrato, la vigencia, las especificaciones del producto, precios
pactados y por último debe contemplar la aprobación del Área de Presupuesto y
responsable del contrato en señal de aprobación de las condiciones detalladas y firma del
Gerente General.
Recepcionar materiales, además de Encargado de Bodega y Encargado Activo Fijo.

Área Solicitante
Completar, en forma íntegra y correcta la solicitud de pedido (SOLPED), incluyendo la
obtención de la autorización del Gerente General si corresponde a una compra directa.
Deberá proponer y/o sugerir proveedores a quienes cotizar o invitar para una licitación
privada.
Redactar las bases técnicas de las licitaciones y efectuar su evaluación técnica y
económica.
Generar y gestionar los contratos (Administrador de Contrato)
Aprobar y/o liberar el pago luego de recibidos los bienes y/o servicios adquiridos.
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Aprobar o rechazar y grabar cotizaciones.


Para el caso de pedidos de servicios o gastos deberá autorizar (grabar) la HES, que
generará la imputación automática a gastos

Gerente área solicitante


Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones.

Contabilidad / Presupuesto
Verificar, a través de SAP cuando corresponda, la disponibilidad de presupuesto para la
solicitud de pedido, o su correspondiente asignación si corresponde.
Efectuar las reasignaciones de presupuesto, cuando correspondan y se autoricen.
Generar código para un bien de Activo Fijo en SAP.
Verificar que las imputaciones contables seleccionadas hayan sido las correctas
Registrar en el sistema todas las facturas de los pedidos autorizados y contabilizados.
Aprobar y/o liberar el pago luego de recibidos los bienes y/o servicios adquiridos.

Oficina de Partes
Mantener la Biblioteca Digital con las bases de licitación, contratos, facturas, guías, cartas,
factoring por cesión, boletas de garantías, entre otros.

Fiscalía
Revisar y dar V°B° a Bases de licitación y Contratos.

Tesorería
Responsable de custodia (cheques-boletas-pólizas, etc.) y de advertir del vencimiento de
las garantías que se encuentran bajo su custodia, además de la mantención de la carpeta
digital de estos documentos.

Las responsabilidades de cada uno de los participantes del proceso se encuentran definidas en
detalle en la sección de Descripción de Actividades de este documento.

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4. DEFINICIONES

Adquisiciones Corresponden a compras periódicas donde las condiciones de la


asociados a contratos compra ya se encuentran establecidas en un contrato.

Adquisiciones de Corresponden a bienes muebles e inmuebles de acuerdo a criterios


activo fijo determinados por la Subgerencia de Contabilidad.

Adquisiciones de Corresponden a existencias de uso normal para el funcionamiento de


stock la empresa.

Administrador o Es el Gerente, Subgerente o Jefe de unidad del Área Solicitante, a cargo


Coordinador del de la administración del contrato y de la compra de bienes o servicios
Contrato: (gestión, coordinación, supervisión).

Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel
una organización
Área Solicitante Es aquella Unidad de la empresa que se beneficia con la prestación de
los servicios o con la compraventa de los bienes a adquirir.
Atribución: Conjunto de facultades otorgadas por la Alta Dirección a un ejecutivo,
con el fin de implementar el proceso de toma de decisiones.
Compra directa La adquisición de materiales, equipos, muebles y otras especies y/o
prestaciones de servicios necesarias para el funcionamiento de la
empresa, sin que necesariamente medie en ello la formalización de un
contrato escrito.

Contrato El acto mediante el cual se encomienda a una persona natural o


jurídica la ejecución de una obra material, la prestación de un servicio
o la adquisición de un bien físico mediante la formalización de un
documento escrito firmado entre las partes.

Cotización Documento formal mediante el cual un proveedor establece los


precios y condiciones comerciales ofertadas para la venta de un
determinado bien o servicio.

Cotización formal La que se solicita por escrito al menos a tres proveedores para la
adquisición de un bien o servicio, para cuya decisión se comparan las
ofertas recibidas.
Cotización simple Aquella que se solicita directamente a un proveedor.
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Excepción Condición operativa o comercial no contemplada o que exceda a


aquellas señaladas en las Políticas, normas o procedimientos y que
requieren la aprobación de un estamento con atribuciones para
autorizar su ejecución o materialización.
Gerencia o Es aquella que para todos los efectos internos de la Empresa es
Subgerencia responsable de la solicitud de adquisición de bienes o contratación de
solicitante los servicios.

HES Hoja de Entrada de un Servicio, transacción efectuada en SAP.

Licitación Proceso mediante el cual se solicita a proveedores, ofertar precios y


condiciones comerciales para la compra de determinados bienes o
servicios. Normalmente involucra compras por montos importantes y
los proveedores deben cumplir con las condiciones señaladas en las
bases de la licitación. Las ofertas deben solicitarse en sobre cerrado,
los que deben ser abiertos en una fecha y hora determinada ante una
comisión designada por el Gerente General, ceremonia a la que
eventualmente pueden asistir los oferentes. Puede ser de carácter
público o privado.
Licitación pública Se refiere a aquellas licitaciones cuyo llamado se efectúa a cualquier
oferente mediante un aviso en prensa, u otro medio masivo de
difusión.
Licitación privada El llamado se hace por invitación a determinados proveedores, sin
publicación en prensa u otro medio.
Mantenciones Corresponden a mantenciones o remodelaciones de las instalaciones.

MIGO Utilizado en SAP para designar al ingreso de materiales adquiridos.

Orden de Compra Formulario utilizado para adquirir bienes y/o servicios de cualquier
naturaleza. La Orden de Compra es emitida por el Encargado de
Adquisiciones a través de SAP.
Oferta Corresponde a la respuesta del proveedor con los precios actualizado.

Petición de Oferta Reemplaza a la cotización.

Política Intenciones globales y orientación de una organización relativas a un


determinado proceso tal como se expresan formalmente por la Alta
Dirección. Por ejemplo, Política de Crédito, Política Comercial, Política
de Recursos Humanos, etc.

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Prestación de De acuerdo a la legislación laboral no constituyen subcontratación los


servicios que no servicios u obras que se ejecutan o desarrollan en forma ocasional o
constituyen extraordinaria, esto es en forma aislada o única o que respondan a una
circunstancia particular urgente, o tengan un fin determinado y
subcontratación
limitado en el tiempo, como reparación de maquinaria, soporte técnico
o consultoría. Tampoco constituye subcontratación una asesoría
profesional a honorarios, en la cual, por otra parte, no debe existir
vínculo de subordinación y dependencia ni cumplimiento de jornada de
trabajo.
Procedimiento Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.

Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,


las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Programa de Premios Corresponde a la determinación del monto total de premios a repartir
por cada categoría y sus correspondientes variantes, en función de la
normativa vigente. El Programa de Premios indica para cada categoría
de premiación el monto líquido a pagar.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Servicios Menores Actividades realizadas por una persona natural o jurídica distintas a los
trabajadores de la Empresa, que reportan una utilidad o beneficio
requerido por la empresa, tales como labores de mantenimiento, de
limpieza, etc., en las cuales no se requiera su formalización mediante
un contrato escrito y el gasto asociado no supere las UF 10.
Sistema FIN700/SAP Sistema computacional que provee el soporte tecnológico para las
actividades administrativas y contables relacionadas con los procesos.
SOLPED Solicitud de Pedido.

Subcontratación De acuerdo a la legislación laboral, se entiende por subcontratación


aquel trabajo realizado por un contratista o subcontratista, quien, en
virtud de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o
servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su
dependencia, para una tercera persona natural o jurídica, dueña de la
obra, empresa o faena, denominada la empresa principal, en la que se
desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas.

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5. REQUISITOS DE ENTRADA

Entrada Interno / Proveedor Crítico Requisitos


Externo (Sí/No)
Solicitud de Pedido Interno Áreas solicitantes de Polla Sí Oportuna
Chilena Clara definición de las
características del bien o
servicio a obtener, una
fundamentación adecuada
de las razones y destino de
éste y el costo aproximado
de la compra o servicio.
Indicar posibles
proveedores.
Presupuesto Interno Unidad de Presupuesto Sí Disponibilidad
disponible

6. REQUISITOS DE SALIDA

Producto/Servicio Cliente Interno/ Requisitos


Externo
Recepción conforme de Área solicitante Interno Oportunidad en la recepción del producto o
Producto y/o servicio servicio.
comprado Cumplimiento en la especificación de
requerimientos
Pago de factura Proveedor del Externo Oportunidad en el pago según lo acordado.
producto o
servicio

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7. NORMATIVAS

7.1. NORMATIVAS INTERNAS

En la siguiente sección del Manual del Proceso de Compras se describe la normativa que regula las
atribuciones de las Gerencias, Subgerencias y Áreas en materia de adquisición de bienes y
contratación de servicios y fija los montos hasta los cuales pueden resolver.

7.1.1 Norma General

La adquisición de bienes y prestación de servicios se efectuará de acuerdo al procedimiento


general establecido en la empresa, que se detalla en este manual.

El procedimiento general, en especial lo relativo a la Unidad en que deben centralizarse las


gestiones pertinentes, es decir, la Subgerencia de Logística, es aplicable a todo tipo de compras de
bienes y contratación de servicios, a menos que opere una excepción o caso especial, conforme se
indica más adelante.

7.1.2 Mecanismos de cotización

De acuerdo a su naturaleza y monto involucrado, para la adquisición de bienes y servicios, Polla


utilizará los siguientes mecanismos y con los límites que se indican:

Tipo de cotización Monto de compra Observaciones


Simple Hasta UF 20 Aplicable sólo a compras menores
Formal > UF 21 hasta UF 500 Se deben solicitar 3 cotizaciones para cada compra
Licitación > UF 501 Puede ser Pública o Privada
Debe ser Pública, salvo acuerdo unánime por razones
Igual o Mayor de
Licitación Pública fundadas del Directorio.
UF5.000
Sección IV, Código SEP

En la medida que esté disponible en el mercado y a un costo razonable para la Empresa, ésta
incorporará las modernizaciones tecnológicas que permitan un mecanismo más automático del
proceso de cotización y adjudicación de las compras.

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7.1.3 Niveles de autorización

Las órdenes de compras de bienes o contratación de servicios que soliciten las distintas unidades
de la Empresa deberán ser aprobadas conjuntamente por las jefaturas que se indican a
continuación, de acuerdo al monto involucrado y en forma previa a la operación respectiva:

a. Menor o igual a UF 20:


Subgerente de Área solicitante
Gerente de Área solicitante
Subgerente de Finanzas

b. De UF 21 hasta UF 50:
Subgerente de Área solicitante
Gerente de Área solicitante
Gerente de Finanzas, Administración y Logística

c. De UF 51 hasta UF 5000:
Subgerente de Área solicitante
Gerente de Área solicitante
Gerente de Finanzas, Administración y Logística
Gerente General. En el tramo comprendido entre UF 3001 a UF 5000, el
Gerente General deberá informar de las operaciones realizadas en este tramo
en la sesión de Directorio siguiente a que éstas se efectuaron. 1

d. Mayores a UF 5.000:
Gerente de Área solicitante
Gerente de Finanzas, Administración y Logística
Gerente General
Acuerdo de Directorio

1
Está estipulado en los Poderes otorgados por el Directorio al Gerente General que en este tramo, que se considera
importante por las cuantías de los contratos, se pongan en conocimiento del Directorio, por razones de control.
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Estos niveles de autorización se pueden esquematizar en el siguiente cuadro:

Monto OC (UF) Subgerente Gerente Subgerent Gerente de Gerente Directorio


Área Área e de Fin., Adm. y General
Solicitante Solicitante Finanzas Logística
UF 0 – UF 20 A A A
UF 21 – UF 50 A A A
UF 51 – UF 5000 A A A A I (sobre UF
3000)
Mayor a UF 5000 A A A A
A: Aprueba I: es informado

7.1.4 Formalización de las compras

Las compras deberán estar en todos los casos respaldadas por la o las cotizaciones, las órdenes de
compra o por el contrato, según corresponda.

Todo contrato que formalice la compra de un bien o contratación de un servicio será firmado por
el Gerente General, independientemente del monto involucrado. No se requerirá su firma
posterior en ningún otro documento que diga relación con dicho contrato, exceptuando el o los
Addendum o Anexos de contratos o aquellos casos que sean pertinentes a la correcta recepción
del bien o servicio contratado en forma específica por la Gerencia General.

7.1.5 Excepciones y casos especiales

Se podrá eximir de seguir el procedimiento general de cotización, sólo con la autorización expresa
de Gerente General, el cual deberá informar en la sesión más próxima al Directorio si el monto
involucrado es superior a UF 3.000 e inferior o igual a UF 5.000, en el caso de adquisiciones
superiores a UF 5.000 deberá ser aprobado por el Directorio, en las siguientes situaciones:

a) En caso de real urgencia o emergencia, cuya calificación será determinada por el


Gerente General.
b) En la contratación de servicios especializados y/o de confianza y/o por razones
técnicas.
c) En la contratación de servicios cuando no existan alternativas equivalentes de precio
y/o calidad en el mercado.
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d) Que existan ventajas comerciales o estratégicas que así lo justifiquen. Estas ventajas
deberán ser calificadas por el Gerente General.
e) En la contratación de servicios de publicidad en radio, prensa o televisión, u otros
similares, cuyas negociaciones se hacen directamente.
f) En las compras de bienes destinados a premios, cuya negociación también se podrá
hacer directamente con un solo proveedor, si el interés comercial o estratégico de
Polla así lo aconseja, calificado por el Gerente General.

En todos estos casos, la contratación se deberá formalizar en un contrato escrito y/o en cada uno
de dichos casos, la respectiva Gerencia o Subgerencia solicitante deberá requerir la respectiva
autorización a la Gerencia General, y dejar constancia escrita de los fundamentos tenidos en vista
para aplicar la excepción de que se trate en un memorándum dirigido a la Gerencia General,
debiendo el original quedar en archivo de la misma, y una copia recepcionada por la dicha
Gerencia en el archivo de la Gerencia, Subgerencia o Área Solicitante.

La excepción deberá ser calificada como tal en forma previa a la compra.

7.1.6 Registro de proveedores

El Sistema llevará el registro de los proveedores a los cuales Polla ha adquirido un bien o servicio.

Los proveedores serán seleccionados mediante los diferentes procesos de compra (directa, simple,
cotizaciones o licitación).

Los lineamientos de Gerencia General, en relación a la selección de proveedores mediante


licitaciones, indican que se asignará un 30% a la evaluación técnica y un 70% a la evaluación
económica. En caso que se modifiquen los porcentajes señalados deberán ser autorizados por el
Gerente General.

La evaluación de los proveedores es de responsabilidad del Área Solicitante, quienes deberán


evaluar el cumplimiento en calidad y en plazos de los requisitos de la compra, explicitados en las
bases de licitación, cotizaciones y/o contratos. El Área Solicitante deberá firmar la factura del
proveedor antes de su pago, para garantizar que los bienes y/o servicios han sido recibidos
conforme.

Las reevaluaciones de proveedores se realizan cuando existe un nuevo proceso de compra que
implique la adquisición de un bien o servicio a proveedores existentes en el registro del sistema, y

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en este caso, será el Área Solicitante, quien deberá sugerir o no invitar a dicho proveedor a la
licitación privada o solicitar cotización, dependiendo de la experiencia previa.

7.1.7 Bases de Licitación

Licitación Pública:
Todos los casos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios por montos iguales o
superiores a 5.000 Unidades de Fomento deben ser objeto de una licitación pública, salvo por
razones fundadas de urgencia o fuerza mayor, calificadas por escrito por la Gerencia General y con
aprobación del Directorio en la próxima sesión.

En caso de licitaciones públicas, se requerirá que las ofertas se hagan en sobre cerrado dirigido al
Coordinador del Proceso.

Generación de bases de licitación:


Corresponde a los Gerentes, Subgerentes o Jefes de Departamentos o Unidades en adelante "Área
Solicitante", solicitar a la Fiscalía la generación o revisión de cualquier documento y/o bases de
licitación por el cual Polla Chilena proceda a la adquisición con terceros de un derecho, obligación
o compromiso para dar o recibir a cualquier título, dinero, bienes, servicios o créditos.

Antes de iniciar el proceso de confección de Bases de Licitación el Área Solicitante deberá


consultar a la Fiscalía si cuenta con un documento tipo para la clase de requerimiento de que se
trate. En caso que exista el modelo, deberá ser utilizado y completado conforme a ellas para
posteriormente ser sometido a la aprobación de la Fiscalía.

En consecuencia corresponderá a Fiscalía revisar y dar Visto Bueno a las Bases de Licitación.

Responsable de la tramitación de las bases de licitación:


El Área Solicitante será el responsable de la tramitación de las bases de licitación hasta su firma y
de la distribución de las copias cuyo original impreso y digital deberá quedar en Oficina de Partes.

Visación de las bases de licitación:


De acuerdo a lo señalado, todos los ejemplares originales de Bases de Licitación (Técnica,
Económica y Administrativa), cuyo texto definitivo ha sido aprobado conforme a lo indicado,
deberán ser visados por las siguientes personas y en el orden que se indica:
A. Subgerente de Contabilidad y Presupuesto (disponibilidad presupuestaria)
B. Gerente o Subgerente Solicitante.

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C. Administrador del Contrato.


D. Gerente de Finanzas, Administración y Logística.
E. El o la abogado(a) de Fiscalía responsable conforme a la distribución de
funciones de la Fiscalía. Todos los actos o contratos deberán contar con VºBº
de él(la) Fiscal además de él o la abogado(a) responsable. El o la abogado(a) a
cargo del tema será responsable de solicitar el VºBº de él (la) Fiscal cuando sea
procedente.

Etapas de la Licitación:
El acto o los actos para la apertura de los sobres con las Ofertas Técnicas y/o Económicas se
efectuará ante una Comisión que estará conformada por el Fiscal, el Gerente del Área Usuaria, el
Gerente de Control Corporativo y el Gerente de Finanzas, Administración y Logística o quienes
ellos designen en su respectivo reemplazo. Los presentes firmarán un acta preparada para tal
efecto por la Gerencia del Área Usuaria.

En las Bases se podrá establecer que la evaluación de las Ofertas Técnicas y/o Económicas se
efectúe por una Comisión Evaluadora.

7.1.8 Contratos

La decisión de generar contrato con un proveedor, dependerá de la naturaleza del bien o servicio a
adquirir, quedando la decisión de su emisión en manos de la Gerencia del Área Solicitante y del
Gerente de Finanzas, Administración y Logística.

El respectivo contrato deberá estar debidamente autorizado por el Subgerente de Contabilidad y


Presupuesto y firmado por el Gerente General antes del ingreso de la Solicitud de Pedido en SAP,
del inicio de los servicios, de la adquisición de los bienes y, en general, del comienzo de la relación
comercial que se trate.

Responsables:
Corresponde a los Gerentes, Subgerentes o Jefes de Departamentos o Unidades en adelante "Área
Solicitante / Administrador del Contrato", solicitar a la Fiscalía la generación o revisión de
cualquier contrato por el cual Polla Chilena adquiera con terceros un derecho, obligación o
compromiso para dar o recibir a cualquier título, dinero, bienes, servicios o créditos.

Antes de iniciar el proceso de confección de un contrato el Área Solicitante / Administrador del


Contrato deberá consultar a la Fiscalía si cuenta con un documento tipo para la clase de

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contratación de que se trate. En caso que exista el modelo, deberá ser utilizado para las
negociaciones y completado conforme a ellas para posteriormente ser sometido a la aprobación
de la Fiscalía.

En consecuencia corresponderá a Fiscalía revisar y dar visto bueno a los contratos.

Responsable de la tramitación:
El Área Solicitante / Administrador del Contrato será el responsable de la tramitación del contrato
hasta su firma y de la distribución cuyo original deberá archivarse en Docustore para su
almacenamiento físico de acuerdo a procedimiento definido con esa empresa.

El contrato debe ser enviado por el Área Solicitante/Administrador del contrato al Encargado de
Adquisiciones, quien deberá subir al sistema SAP dicho contrato y generación del Nº. Una vez
obtenido el Nº en SAP, deberá remitir el contrato a Oficina de Partes para que esta unidad
proceda a su digitalización, almacenamiento en la Biblioteca Digital y despacho a Docustore

Visación
De acuerdo a lo señalado, todos los ejemplares originales de un contrato, cuyo texto definitivo ha
sido aprobado conforme a lo indicado, deberán ser visados por las siguientes personas y en el
orden que se indica:
A. Subgerente de Contabilidad y Presupuesto (disponibilidad presupuestaria)
B. Gerente o Subgerente Solicitante.
C. Administrador del Contrato.
D. Gerente de Finanzas, Administración y Logística.
E. El o la abogado(a) de Fiscalía responsable conforme a la distribución de
funciones de la Fiscalía. Todos los actos o contratos deberán contar con VºBº
de él(la) Fiscal además de él o la abogado(a) responsable. El o la abogado(a) a
cargo del tema será responsable de solicitar el Vº Bº de él (la) Fiscal cuando
sea procedente.

Firma de los contratos


Siempre firmará primero los contratos el representante de la Contraparte o Proveedor con la
visación de los ejecutivos individualizados en el apartado anterior. Luego de esto procederá a
firmar el contrato el Gerente General de Polla.

En caso que un Contrato aprobado por Fiscalía en definitiva no sea firmado, el Administrador del
Contrato deberá comunicarlo a Fiscalía, a la Gerencia de Finanzas, Administración y a la respectiva

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Gerencia de Administración del Contrato. En aquellos casos que el proveedor no firme el contrato,
se deberá proceder con el cobro de la boleta de garantía de seriedad de la oferta, si corresponde.

Contratos suministrados por la contraparte (Contrato de Adhesión)


En caso que la Empresa no cuente con un contrato tipo para el requerimiento específico y la
contraparte suministre un borrador de texto del contrato, por ejemplo: contratos de publicidad;
corresponderá en forma exclusiva a la Fiscalía su aceptación y aprobación final, previa revisión y
aprobación del Administrador del Contrato de los aspectos comerciales y técnicos del mismo.

Formalidades:
a) Deberán constar por escrito y cumplir con las demás formalidades legales, las compraventas de
bienes raíces.
b) Siempre que de las relaciones del contrato surja un vínculo de subcontratación deberá constar
por escrito2
c) Asimismo, deberán constar por escrito las relaciones comerciales que se prolonguen en el
tiempo como por ej. el arrendamiento.
d) También deberá constar por escrito el convenio por el cual la empresa adquiera o reciba bienes
corporales bajo la modalidad de entregas continuas en el tiempo (suministro o
abastecimiento).
e) Los contratos con empresas o personas relacionadas con los Directores de la Empresa deberán
ser informados al Directorio y aprobados antes del cierre de la negociación.
f) Deberán constar en un contrato escrito las asesorías profesionales y/o técnicas contratadas por
Polla.

Contratos en Trámite
La regla general es que todos los contratos que se ingresan a SAP deben estar firmados. El estado
de “Contrato en trámite” es una excepción que se aplica sólo a contratos de Publicidad a través de
medios de difusión (TV, radio, prensa).

Numeración, registro de contratos y renovaciones


Todo contrato que no se refiera a contratación de personal se individualizará, con el número que
SAP señala al momento de subir el contrato a este sistema, el que deberá ser registrado en el

2
Legalmente se entiende que hay subcontratación cuando se cumplen los siguientes requisitos: a) un
contrato de carácter civil o comercial que vincula a una empresa que requiere la ejecución de una obra o de
un servicio (empresa principal), con otra que se obliga a efectuarlo (empresa contratista), b) uno o varios
contratos de trabajo que vinculan a la empresa contratista con sus trabajadores asignados a la obra o
servicio, c) riesgo empresarial de la empresa contratista, d) obra o faena de la empresa principal.
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documento original por el Encargado de Adquisiciones. Oficina de Partes llevará una carpeta
exclusiva para contratos en la Biblioteca Digital. La Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto
llevará el control de las fechas de vencimiento de los contratos.

La responsabilidad del cumplimiento de lo contratado estará radicada en la Gerencia del Contrato


a que corresponda el respectivo Administrador del Contrato.

Sin perjuicio de la existencia o no de cláusula de renovación automática, la Subgerencia de


Contabilidad y Presupuesto llevará un control actualizado de las fechas de vencimiento de los
contratos, las que informará periódicamente a la Gerencia que corresponda al respectivo
Administrador del Contrato con una anticipación de 90 días a la fecha de vencimiento respectiva o
30 días antes de la fecha en que se deba comunicar la renovación o término, en su caso, a fin de
que se confeccione y suscriba la carta o comunicación informando el término o la renovación y se
adopten todas las medidas pertinentes.

7.1.9 Prestaciones de servicios bajo régimen de subcontratación

La Subgerencia de Contabilidad será responsable de supervisar el cumplimiento de las leyes


laborales y sociales, incluidas indemnizaciones por años de servicio, respecto de los trabajadores
del Contratista, así como del cumplimiento de las demás normas legales y de los reglamentos y
procedimientos internos de la Compañía, aplicables a los mismos; conforme al procedimiento
definido al respecto por la Subgerencia de RRHH.

7.1.10 Garantías

Fiel Cumplimiento de Contrato: El Administrador del Contrato y/o la Gerencia de Finanzas,


Administración y Logística está(n) facultada(s) para exigir que un contrato cuente con
garantía(s) de fiel cumplimiento del contrato, tales como boleta bancaria de garantía, póliza de
seguro de cumplimiento de contrato de ejecución inmediata sin previa liquidación y/o
retención de la facturación mensual.
Responsabilidad Laboral Solidaria/ Subsidiaria: Todos los contratos que impliquen una
prestación de servicios de una empresa contratista (persona(s) jurídica(s) o persona (s)
natural(es)), bajo régimen de subcontratación deberán contar con una garantía que cubra la
responsabilidad laboral solidaria/subsidiaria de Polla como empresa principal, que se extiende
a las obligaciones laborales y previsionales de dar, incluidas las indemnizaciones por años de
servicios de los trabajadores del contratista asignados a los servicios de Polla, por el tiempo que
haya durado dicha asignación; cuyo monto y naturaleza (por ejemplo, boleta bancaria o fondo

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de retención de la facturación mensual), será definida por la Gerencia de Finanzas,


Administración y Logística.
Las boletas bancarias de garantía y las pólizas de seguro de cumplimiento de contrato deberán
ser: (i) suficientes para cubrir el monto del contrato y los eventuales perjuicios por el
incumplimiento de la contraparte pueda ocasionar a Polla Chilena. (ii) ejecutables en Chile. (iii)
nominativas. (iv) no endosables y (v) a la vista y de ejecución inmediata por Polla Chilena. La
calificación de la suficiencia y ejecutabilidad de la garantía corresponderá a la Gerencia de
Finanzas, Administración y Logística pudiendo la Fiscalía objetar la ejecutabilidad, lo que en
caso de insistencia del Administrador del Contrato, será resuelto por la Gerencia de Finanzas,
Administración y Logística.
Las especificaciones establecidas para las boletas bancarias de garantía deben ser
individualizadas en las bases de licitación y en los contratos, de modo que su cumplimiento
pueda ser verificado por la Gerencia de Finanzas, Administración y Logística, al momento de la
apertura de sobres de Bases de Licitación o al momento de dar visado a las Bases y/o contratos.
En caso de retiro, devolución y/o reemplazo de las boletas bancarias de garantía, el obligado
deberá firmar un documento definido para este efecto por Polla Chilena y para firmarlo y
retirar boletas desde Polla, deberá presentar una escritura pública del poder que contengan las
facultades de entregar y retirar boletas bancarias de garantía, pudiendo firmar los recibos y
documentos necesarios al efecto. Copia de dicha escritura de poder deberá quedar en poder de
la Gerencia de Finanzas, Administración y Logística, junto con los antecedentes de las
respectivas boletas.

7.1.11 Recepción y resguardo de las garantías

Responsables de la entrega y recepción de las garantías:


En el evento que el contrato contemple la entrega de cauciones por la Contraparte o Proveedor,
tales como boleta de garantía bancaria, póliza de seguro u otras, corresponderá exclusivamente al
Administrador del Contrato exigir la entrega y recibir tales garantías para entregarlas a Tesorería ,
debiendo el Administrador del Contrato conservar una constancia escrita de la recepción de
Tesorería, la que por su parte deberá revisar que estén debidamente emitidas y en caso contrario,
pedir su reemplazo a fin de que la garantía que en definitiva se entregue sea debidamente
ejecutable, además de digitalizar y almacenar en la Biblioteca Digital.

Responsable de la custodia de las garantías.

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Una vez aprobada la garantía, el resguardo bajo llave de la misma corresponderá a Tesorería, la
que deberá llevar un registro y catastro de las garantías resguardadas en la Biblioteca Digital y
deberá comunicar con suficiente anticipación al respectivo Administrador del Contrato acerca del
vencimiento de las mismas, a fin de que puedan ser ejecutadas, renovadas o devueltas al
otorgante, según corresponda.

El Tesorero será responsable de mantener en custodia las garantías correspondiente a licitaciones


y por otros conceptos, las que además deberá digitalizar y almacenar en la carpeta de Boletas de
Garantía de la Biblioteca Digital.

7.1.12 Normas especiales para raspes y juegos impresos:

1. Polla Chilena llamará en la o las oportunidades que estime conveniente, a los Proveedores
calificados inscritos en el Registro de Proveedores de Raspes para que efectúen sus ofertas
respectivas de acuerdo a la cantidad, características, fechas y formas de entrega de emisión de
lotes de boletos de lotería instantánea, que les solicite la Empresa. Las Ofertas serán
presentadas por escrito en sobre cerrado y se abrirán en forma simultánea y pública sólo el día
que se haya fijado en la solicitud de cotización de precios, con la concurrencia de los oferentes
que lo deseen y ante una comisión o un ministro de fe, según determinará Polla Chilena en
cada oportunidad, esto con el objeto de garantizar a juicio de Polla Chilena la igualdad de
condiciones de los Oferentes.

2. En el caso de la impresión de Boletos u otros juegos impresos distintos a los Raspes, las
compras se realizarán de acuerdo a las condiciones que se estipulen en un contrato que deberá
estar firmado entre las partes.

3. Una vez aprobadas las compras de acuerdo a lo señalado en los puntos 1 y 2 anteriores, la
solicitud de impresión deberá ser requerida por la Subgerencia de Productos Impresos a la
Gerencia de Finanzas, Administración y Logística, la que, a través del Área de Logística generará
la SOLPED. Adquisiciones, emitirá la orden de compra respectiva al proveedor.

4. A la factura correspondiente se le dará curso una vez recibida conforme la mercadería, lo que
se acreditará con firma y nombre del receptor y firma y timbre del Encargado de Bodega en la
guía de despacho, quien deberá enviar dichos documentos a Oficina de Partes para su
tramitación.

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7.1.13 Normas Relativas a Facturación

1. Las facturas serán recibidas en la Oficina de Partes. No se deberá pagar ninguna factura que
no ingrese por la Oficina de Partes.
2. Toda factura que se reciba de un proveedor debe traer una copia de la respectiva orden de
compra, sino será devuelta.
3. La Oficina de Partes será responsable de solicitar la aprobación de la factura (servicio y/o
materiales) al Área Solicitante.
4. De acuerdo a la Ley Nº 19.983 y que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la
copia de la factura, en su artículo 3º se establece que “se tendrá por irrevocablemente
aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido mediante alguno de los
siguientes procedimientos:
Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la
entrega, o
Reclamando en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su
recepción, o en el plazo que las partes hayan acordado, el que no podrá exceder de treinta
días corridos. En este caso, el reclamo deberá ser puesto en conocimiento del emisor de la
factura por carta certificada, o por cualquier otro modo fehaciente, conjuntamente con la
devolución de la factura, guía o guías de despacho, o bien junto con la solicitud de emisión
de la nota de crédito correspondiente. El reclamo se entenderá practicado en la fecha de
envío de la comunicación.”

7.1.14 Normas Relativas a Adquisición de Bienes Publicitarios

La Adquisición de Bienes Publicitarios es un proceso que se realiza para satisfacer una campaña
específica o para remodelar una Agencia, para ello los responsables o todos quienes participen
en este proceso deben tener muy claras las fases administrativas, para poder llevar a cabo sin
contrapié este Procedimiento.
El Subgerente de Productos Impresos y/o Subgerente de Productos Loto y Juegos Diarios es
responsable de definir y, si es necesario, redactar contrato para la adquisición de bienes
publicitarios, en tal caso debe proceder a la generación, visación y forma del contrato, según lo
establecido en esta normativa, y antes de emitir la Orden de Compra.
El Subgerente de Productos Impresos y/o Subgerente de Productos Loto y Juegos Diarios,
Subgerente Ventas o el Asistente de Trademarketing deben dar el V°B° a la muestra (si
corresponde) para comenzar la producción del bien publicitario.
Los bienes publicitarios se recibirán por Logística en las bodegas de Polla Chilena, quienes
verifican cantidad. Luego, el Subgerente Ventas, Jefe de Producto o Asistente de
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Trademarketing deben chequear en las bodegas la calidad del bien dando su V°B° en la factura
correspondiente.

7.1.15 Normas Relativas a Compras en Premios en Especies

El pago oportuno de los premios a los ganadores es un factor relevante en la imagen de


seriedad y prestigio que tiene Polla Chilena de Beneficencia, en este sentido, cuando el pago de
premios corresponde que sea efectuado en especies, es importante que éste, al igual que los
premios en dinero, se efectúe en forma correcta y oportuna.
Los pagos de premios en especies, complementan los premios en efectivo que se otorgan a
través de los productos.
La fecha tope para el envío a Adquisiciones de la solicitud de cotización por parte del Jefe de
Producto, será el día lunes de la décimo quinta semana anterior al sorteo.
La fecha tope para el envío al Jefe de Producto de las cotizaciones cerradas y aprobadas por
parte del Encargado de Adquisición, será el día lunes de la décimo tercera semana anterior al
sorteo.
En el evento de que Polla Chilena desee asegurar un stock determinado de premios en especie,
el inicio de la compra, es el requerimiento del Jefe de Producto a través de una Solicitud de
Compra, a partir de cual se desarrolla el mismo procedimiento descrito en este documento.

7.2. NORMATIVAS EXTERNAS Y/O LEGALES

Código SEP
Ley Nº 19.983 que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura.
Circular de Fiscalía

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8. DIAGRAMA DE CONTEXTO3

El siguiente esquema muestra los subprocesos que conforman el proceso de Compras Generales
de Polla Chilena, y la relación existente entre estos.

3
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se describen cada uno de los subprocesos que conforman el proceso de Compras
Generales de Polla Chilena de Beneficencia.

9.1. SUBPROCESO: COMPRA DIRECTA

9.1.1 Descripción del Subproceso

Corresponde a un caso excepcional, en que la adquisición de bienes y servicios, por cualquier


monto, se realiza en forma directa a un proveedor. Esta compra deberá contar con la autorización
expresa del Gerente General, el cual deberá informar en la sesión más próxima al Directorio si el
monto involucrado es superior a UF 3.000 e inferior o igual a UF 5.000. En el caso que la
adquisición sea superior a UF 5.000 deberá contar con la aprobación del Directorio.

Este tipo de compra se puede generar en los siguientes casos:

a) En caso de real urgencia o emergencia.

b) En la contratación de servicios especializados y/o de confianza y/o por razones técnicas.

c) En la contratación de servicios cuando no existan alternativas equivalentes de precio y/o


calidad en el mercado.

d) Que existan ventajas comerciales o estratégicas que así lo justifiquen.

e) En la contratación de servicios de publicidad en radio, prensa o televisión, u otros


similares, cuyas negociaciones se hacen directamente.

f) En las compras de bienes destinados a premios, cuya negociación también se podrá hacer
directamente con un solo proveedor, si el interés comercial o estratégico de Polla así lo
aconseja.

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9.1.2 Diagrama de Flujo4

4
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9.1.3 Descripción Narrativa

A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:

Actividad Responsable Descripción de la Actividad Evidencia de Formularios / Apoyo de TI


Control Documentos

Generar Código FI Contabilidad En el caso que la adquisición corresponda a un Activo Código para el Módulo FI de SAP
Fijo, se solicitará a Contabilidad la generación del Activo Fijo
código en el Módulo FI de SAP.

Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante debe generar una solicitud de Módulo MM de SAP
pedido en SAP para la iniciar el proceso de Compra.

Analizar presupuesto Área Solicitante El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.

Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSM de SAP
adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.

Revisar SOLPED Gerente General En el caso de existir presupuesto para la adquisición, Aprobación por Módulo MM de SAP
el Gerente General debe revisar la SOLPED, y dar su sistema del
aprobación. Gerente General
En el caso de no aprobar la compra directa, el para la Compra
proceso finaliza. Directa

Solicitar cotización Adquisiciones Si el Gerente General da su aprobación, el Encargado


de Adquisiciones debe solicitar la cotización al
Proveedor

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Actividad Responsable Descripción de la Actividad Evidencia de Formularios / Apoyo de TI


Control Documentos

Preparar y enviar Proveedor El proveedor prepara y envía a Adquisiciones su oferta Oferta o


cotización u oferta o cotización para la Compra Directa. Cotización

Subir cotización a SAP Adquisiciones Recibida la cotización, Adquisiciones la sube a SAP Cotización en Módulo MM en SAP
para dejarla visible al Área Solicitante. SAP

Visualizar cotización Área Solicitante El solicitante visualiza la cotización, rechaza/aprueba y Módulo MM en SAP
graba la seleccionada.

Generar OC Adquisiciones Generar la Orden de Compra en SAP, que pasa al Módulo MM en SAP
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.

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9.2. SUBPROCESO: COMPRA CON CONTRATO

9.2.1 Descripción del Subproceso


Corresponde a la adquisición de bienes y servicios, que se han negociado previamente o que son
producto de haber efectuado previamente cotizaciones y, dada la naturaleza del servicio, se
requiere firmar un contrato previamente.

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9.2.2 Diagrama de Flujo5

5
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9.2.3 Descripción Narrativa

A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:

Actividad Responsable Descripción de la Actividad Evidencia de Formularios / Apoyo de TI


Control Documentos

Negociar con el Área Solicitante / El representante del área solicitante, quien puede
Proveedor Administrador además, administrar el contrato, negocia con el
Contrato Proveedor las condiciones bajo las cuales se realizará
la contratación (plazos, montos, requisitos, etc.).

Consultar Área Solicitante / El representante del área solicitante debe consultar


disponibilidad de Administrador directamente a Contabilidad si existe presupuesto
presupuesto Contrato disponible para tramitar y firmar un contrato con el
proveedor.

Validar si existe Contabilidad Valida si existe presupuesto disponible para realizar la Módulo PSM de
presupuesto adquisición. En el contrato antes de ser firmado por el SAP
Gerente General debe contar con el VºBº del
Subgerente de Contabilidad y Presupuesto.
En el caso de no existir presupuesto disponible finaliza
el proceso.

Gestionar contrato Área Solicitante / El área Solicitante gestiona directamente el contrato


con el Proveedor Administrador con el proveedor y llega a acuerdo.
Contrato

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Actividad Responsable Descripción de la Actividad Evidencia de Formularios / Apoyo de TI


Control Documentos

Revisar contrato Proveedor Con las visaciones correspondientes, se solicita la Firma del
firma al Proveedor. Proveedor en el
En caso de correcciones, el Proveedor debe contrato
solicitarlas y se vuelve a todo el proceso, o en caso de
no llegar a acuerdo se termina el proceso.

Revisar contrato Encargados de De acuerdo a lo indicado en la sección de Normativas V°B° de los


Visar Contratos Internas (punto 7.1 de este manual), se debe encargados de
gestionar la visación del contrato. visación de
Si alguno de los encargados de visar no autoriza, se contrato
termina el proceso.

Revisar contrato Gerente General El Gerente General revisa el contrato y valida que se Firma del
encuentren todas las visaciones y la firma del Gerente General
proveedor, con lo anterior procede a firmar. en el Contrato
En el caso que el Gerente General no apruebe, puede
solicitar las modificaciones correspondientes o
finalizar el proceso.

Ingresar Contrato a Adquisiciones Luego de firmado el contrato, debe ser revisado por Módulo MM de
SAP Adquisiciones, quienes deben validar principalmente SAP
que tenga el V°B° de Presupuesto y la firma del
Gerente General. Cumplido lo anterior, ingresa los
antecedentes del contrato a SAP.
El sistema le entrega el número asociado al Contrato
el que debe ser registrado en el contrato y remitido a
Oficina de Partes.

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Control Documentos

Ingresar contrato en Oficina de Partes Luego de obtenido el número que SAP entrega al N° de contrato en Biblioteca
Biblioteca Digital contrato, en Oficina de Partes se digitaliza el contrato Biblioteca Digital Digital
y se ingresa a la Biblioteca Digital. Se debe asignar al el mismo al
Número de Contrato en la biblioteca, el mismo asignado en SAP
número asignado por SAP. Remite contrato a
Docustores para su archivo. Subgerencia de
Contabilidad es la encargada del control de las fechas
de vencimiento.

Generar SOLPED Área Solicitante / El área solicitante genera la solicitud de pedido en Módulo MM de
Administrador SAP. SAP
Contrato

Analizar presupuesto Área Solicitante / El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de
disponible Administrador presupuesto disponible para realizar la adquisición. SAP
Contrato

Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo FI de


adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a SAP
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.

Generar OC Adquisiciones Si existe presupuesto, el Área Solicitante genera Orden de Módulo MM en


directamente la Orden Compra, haciendo referencia Compra SAP
al contrato, luego la Orden de Compra pasa al
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.

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9.3. SUBPROCESO: COMPRA SIMPLE

9.3.1 Descripción del Subproceso

Corresponde a la adquisición de bienes y servicios, que se realiza por un monto inferior o igual a
UF 20, y que requiere sólo una cotización que se realiza directamente al proveedor.

9.3.2 Diagrama de Flujo6

6
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9.3.3 Descripción Narrativa

A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:

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Control Documentos

Generar Código FI Contabilidad En el caso que la adquisición corresponda a un Activo Código para el Módulo FI de SAP
Fijo, se solicitará a Contabilidad la generación del Activo Fijo
código en el Módulo FI de SAP.

Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante debe generar una solicitud de Módulo MM de SAP
pedido en SAP para la iniciar el proceso de Compra.

Analizar presupuesto SAP El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.

Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSMde SAP
adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.

Solicitar cotización Adquisiciones El Encargado de Adquisiciones debe solicitar la


cotización al Proveedor

Preparar y enviar Proveedor El proveedor prepara y envía a Adquisiciones su oferta Oferta o


cotización u oferta o cotización para la Compra. Cotización

Subir cotización a SAP Adquisiciones Recibida la cotización, Adquisiciones la sube a SAP Cotización en Módulo MM en SAP
para dejarla visible al Área Solicitante. SAP

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Control Documentos

Visualizar cotización Área Solicitante El solicitante visualiza la cotización, rechaza/aprueba y Módulo MM en SAP
graba la seleccionada.

Generar OC Adquisiciones Se genera la Orden de Compra en SAP, que pasa al Módulo MM en SAP
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.

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9.4. SUBPROCESO: COMPRA CON COTIZACIONES

9.4.1 Descripción del Subproceso

Corresponde a la adquisición de bienes y servicios, que se realiza por un monto superior a UF 21 e


inferior o igual a UF 500. Estas adquisiciones se realizan solicitando 3 cotizaciones como mínimo.

9.4.2 Diagrama de Flujo7

7
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9.4.3 Descripción Narrativa

A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:

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Control Documentos

Generar Código FI Contabilidad En el caso que la adquisición corresponda a un Activo Código para el Módulo FI de SAP
Fijo, se solicitará a Contabilidad la generación del Activo Fijo
código en el Módulo FI de SAP.

Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante debe generar una solicitud de Módulo MM de SAP
pedido en SAP para la iniciar el proceso de Compra.
En el caso de compras de premios en especie, el Jefe
de Producto debe generar la solicitud de pedido de
acuerdo al Programa de Premios.

Analizar presupuesto SAP El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.

Reasignar Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSM de SAP
presupuesto adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.

Solicitar 3 o más Adquisiciones Encargado de Adquisiciones debe solicitar como


cotizaciones mínimo 3 cotizaciones a proveedores.

Preparar y enviar Proveedores Los proveedores preparan y envían las cotizaciones Cotización/
cotización u oferta pertinentes. Petición de
Oferta.

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Control Documentos

Subir cotizaciones a Adquisiciones Recibidas las cotizaciones, Adquisiciones las sube a Cotizaciones en Módulo MM en SAP
SAP SAP para dejarla visible al Área Solicitante. SAP

Seleccionar Área Solicitante El solicitante visualiza el cuadro resumen de las Módulo MM en SAP
cotización y enviar cotizaciones en SAP y selecciona la que mejor se Correo electrónico
correo a compras ajuste a las necesidades de compra.

Generar OC Adquisiciones Recibida la decisión del Área Solicitante, Módulo MM en SAP


Adquisiciones genera la Orden de Compra en SAP, que
pasa al Subproceso de Aprobación de Orden de
Compra.

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9.5. SUBPROCESO: COMPRA CON LICITACIÓN


9.5.1 Descripción del Subproceso
Corresponde a la adquisición de bienes y servicios, que se realiza por un monto superior a UF 500.
Estas adquisiciones se realizan mediante licitaciones Públicas o Privadas. En aquellos casos que el
monto a licitar es igual superior a UF 5000, se debe efectuar una Licitación Pública, salvo acuerdo
unánime por razones fundadas del Directorio (Sección IV, Código SEP).

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9.5.2 Diagrama de Flujo8

8
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9.5.3 Descripción Narrativa


A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:
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Control Documentos

Solicitar a Fiscalía Área Solicitante Antes de iniciar el proceso de confección de Bases de


modelo de bases Licitación, el Área Solicitante o Administrador del
Contrato, deberá consultar a la Fiscalía si cuenta con
un documento tipo para la clase de requerimiento de
que se trate-

Completar modelo con Área Solicitante En caso que exista el modelo, deberá ser completado
los datos de la conforme al modelo, para luego ser sometido a
licitación revisión de quienes correspondan.

Generar bases de Área Solicitante En caso que no exista un modelo, se deberán generar
licitación las bases de licitación, pero tomando como base
alguna licitación previa.

Revisar las bases Encargados de Luego de diseñadas las bases de licitación, deben ser
Visar las bases de sometidas a revisión por parte de los encargados de
licitación visación indicados en la sección de Normativas
Internas en este documento.
En caso que tengan objeciones deben ser devueltas al
Área Solicitante para su corrección.

Visar las Bases de Encargados de En caso de no tener observaciones, las bases son V°B° en bases
Licitación Visar las bases de visadas por quienes corresponde. de licitación
licitación de los
responsables

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Control Documentos

Solicitar la entrega o Área Solicitante El área Solicitante debe solicitar al Jefe de Correo electrónico
venta de las bases Adquisiciones y Administración la entrega o venta de
las bases de licitación.
En la solicitud debe indicar:
Precio de venta, si corresponde.
Nómina de contactos y e-mail de los
proveedores a los que se les envíe las bases
de licitación.

Entregar o vender Oficina de Partes Para ventas de Bases: Formulario


bases El inicio del proceso para la venta de Bases de Retiro-Venta
Licitación es en Oficina de Partes. Es el Jefe de de Bases (ver
Adquisiciones y Administración General quien Anexo)
informa a Oficina de Partes del inicio de un proceso
de licitación, el que fue previamente solicitado por
escrito por el área respectiva.
El encargado de Oficina de Partes debe llenar todos
los datos requeridos en formulario cuando se
presente un comprador de bases o cuando debe
despachar por correo electrónico.
El comprador de Bases, con el formulario en
duplicado entregado en Oficina de Partes se
presentará en Caja y cancela el importe de ella.
Uno de los ejemplares le será timbrado por el Cajero
y entregado a quien realiza el pago, para el retiro de
las bases en la Oficina de Partes.

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Control Documentos

El segundo ejemplar quedará para respaldo del


movimiento de caja y servirá para la emisión de la
factura respectiva en Contabilidad.

Para entrega de Bases sin costo o por correo


electrónico.
El inicio del proceso es en Oficina de Partes.
Encargada de Oficina de Partes deberá llenar
formulario con todo los datos requeridos.
Despachar por correo o por e-mail de acuerdo a
listado entregado por la unidad solicitante las Bases
de Licitación.

Registrar Oficina de Partes El Encargado de Oficina de Partes es la unidad que Formularios


antecedentes en lleva el registro de todas las Bases de Licitación, por lo firmados
Biblioteca Digital que deberá escanear y almacenar en la Biblioteca
Digital, carpeta LICITACIÓN:-
Los FORMULARIOS RETIRO-VENTA BASES DE
LICITACIÓN.
Las BASES DE LICITACIÓN.
Remitir a Docustores para su almacenamiento físico.
Preparar y enviar Proveedores Los proveedores preparan y entregan las ofertas en la Ofertas
oferta correspondiente apertura.

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Control Documentos

Efectuar la apertura de Comisión de El Coordinador de la Licitación, que puede ser la Acta de


sobres y revisión de Apertura misma persona que cumple el rol de Área Solicitante Apertura
antecedentes dirige el acto de apertura, en donde se revisa el
cumplimiento de los requisitos administrativos y
técnicos generales expuestos en las bases.

Declara desierta la Comisión de En el caso que ninguna de las ofertas cumpla con los
licitación Apertura requisitos técnicos y administrativos, se declara
desierta la licitación. Esto puede suceder al momento
de la apertura o luego de la evaluación técnica por
parte del Área Solicitante.

Evaluación Financiera Finanzas / Fiscalía Se revisan los antecedentes administrativos, Revisión por
y legal del proveedor financieros y legales por las áreas especialistas, parte de las
quienes determinan las ofertas que cumplen con los áreas
requisitos y están conformes, informando de esto al especialistas
área Solicitante.
En caso que ninguna de las ofertas cumpla con los
requisitos administrativos, financieros y legales, se
informa al área Solicitante.

Declarar desierta la Comisión de Dado que no existen ofertas que cumplan con los
licitación Apertura requisitos básicos, se procede a declarar desierta la
licitación.

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Control Documentos

Evaluación técnica y Área Solicitante El Área Solicitante evalúa las ofertas que cumplieron
económica de las con los requisitos administrativos, legales y
Ofertas financieros expuestos en las bases de licitación.
Las ofertas que califican técnicamente son evaluadas
económicamente.
En el caso que ninguna de las ofertas cumpla con los
requisitos técnicos y económicos, se declara desierta
la licitación.

Adjudicar Oferta Área Solicitante Luego de evaluar las ofertas se designa la oferta que Acta de
será adjudicada. Adjudicación.
Adjudicada la licitación se procede a la tramitación,
visado y firma del contrato, de acuerdo a lo descrito
en el Subproceso de Compras con Contrato.

Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante genera la solicitud de pedido. Módulo MM de SAP

Analizar presupuesto Área Solicitante El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.

Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSM de SAP
adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.

Generar OC Adquisiciones Si existe presupuesto, el Área de Adquisiciones genera Orden de Módulo MM en SAP
la Orden Compra, luego la Orden de Compra pasa al Compra
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.

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9.6. SUBPROCESO: APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA (OC)

9.6.1 Descripción del Subproceso

Este subproceso describe los distintos niveles de autorización por las que debe pasar una Orden de
Compra para aprobarla, dependiendo de los montos involucrados.

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COMPRAS Página: 49 de 60
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9.6.2 Diagrama de Flujo9

9
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9.6.3 Descripción Narrativa

A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:

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Control Documentos

Revisar OC (Nivel 1) Subgerente de En el caso que la Orden de Compra sea de un valor Aprobación del Módulo MM de SAP
Área inferíos a UF 5.000, debe ser revisada por el Subgerente de
Subgerente de Área. Área
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.

Revisar OC (Nivel 2) Gerente de Área Si la Orden de Compra es de un monto mayor a UF Aprobación del Módulo MM de SAP
5.000, o en su defecto ya ha sido aprobada por el Gerente de Área
Subgerente de Área, debe ser revisada por el Gerente
de Área.
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.

Revisar OC (Nivel 3) Subgerente de Si la Orden de Compra fue aprobada por el Gerente Aprobación del Módulo MM de SAP
Finanzas de Área y es menor o igual a UF 20, debe ser revisada Subgerente de
por el Subgerente de Finanzas. Finanzas
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.

Revisar OC (Nivel 4) Gerente de Si la Orden de Compra fue aprobada por el Gerente Aprobación del Módulo MM de SAP
Finanzas, de Área y es superior a UF 20, debe ser revisada por el Gerente de
Administración y Gerente de Finanzas, Administración y Logística. Finanzas,
Logística En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso. Administración y
Logística

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COMPRAS Página: 51 de 60
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Control Documentos

Revisar OC (Nivel 5) Gerente General Si la Orden de Compra fue aprobada por el Gerente Aprobación del Módulo MM de SAP
de Finanzas, Administración y Logística y es mayor a Gerente General
UF 50, debe ser revisada por el Gerente General.
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.

Enviar OC al Proveedor Adquisiciones Si la Orden de Compra está aprobada, el Área de


Adquisiciones la envía al proveedor.
Efectuada esta actividad se realiza el Subproceso de
Recepción de los Bienes y/o Servicios adquiridos.

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COMPRAS Página: 52 de 60
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9.7. SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


9.7.1 Descripción del Subproceso
Este subproceso describe las actividades a desarrollar para asignar el pago al proveedor, luego de
la recepción efectiva del bien material o servicio adquirido.

9.7.2 Diagrama de Flujo10

10
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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COMPRAS Página: 53 de 60
Uso Interno

9.7.3 Descripción Narrativa

A continuación se describen cada una de las actividades que conforman el subproceso:

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Control Documentos

Entregar el bien y/o Proveedor El proveedor debe entregar el bien y/o servicio
servicio adquirido de acuerdo a los requisitos establecidos
por Polla Chilena.

Generar HES Adquisiciones En el caso que corresponda a un Servicio, Módulo MM de SAP


Adquisiciones debe generar la HES en el Sistema SAP.

Liberar y Contabilizar Fiscalía En el caso de servicio y adquirido a través de una Factura liberada y Módulo FI de SAP
HES compra directa, la HES debe ser liberada y contabilizada en
contabilizada por Fiscalía, luego de recibido el SAP
servicio.

Liberar y Contabilizar Área Solicitante En el caso de servicio y adquirido a través de un Factura liberada y Módulo FI de SAP
HES mecanismo diferente a la compra directa, la HES contabilizada en
debe ser liberada y contabilizada por el Área SAP
Solicitante, luego de recibido el servicio.

Recepcionar bienes Adquisiciones En el caso de bienes materiales, éstos pueden ser Módulo MM de SAP
MIGO recibidos por Adquisiciones (Materiales de Oficina),
Encargado Activo Fijo (Activo Fijo) o Bodega
(Impresos), generando la MIGO correspondiente en
SAP.

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COMPRAS Página: 54 de 60
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Recibir factura o guía Oficina de Partes En forma paralela a la recepción, la Oficina de Partes
de despacho recibe la factura emitida por el proveedor.

Solicitar V°B° de la Oficina de Partes Recepcionada la factura, el Encargado de la Oficina Factura


factura de Partes debe solicitar el V°B° al área solicitante.
Luego del V°B° del área solicitante remite la factura a
Contabilidad para su ingreso.

Revisar factura Área Solicitante Revisa la factura del material y/o servicio adquirido y V°B° en la factura
si está todo conforme la visa y le da el V°B°.

Solicitar modificación Área Solicitante En el caso de existir errores en la factura, solicita la Control del Jefe de
al proveedor corrección al proveedor, lo anterior de acuerdo a Adquisición y
Normativa Interna definida en este manual, que Subgerente de Log
establece 8 días corridos como máximo para emitir
un reclamo al proveedor.
En este caso el Encargado de la Oficina de Partes
debe informar inmediatamente al Jefe de
Adquisición y Administración y al Subgerente de
Logística para que controlen los plazos de reclamos
al proveedor por factura incorrectamente emitida en
los plazos estipulados por Ley.

Ingresar Factura a SAP Contabilidad Si la factura ha sido liberada y contabilizada para el Módulo FI de SAP
MIRO caso de los servicios, o autorizada por el Área
Solicitante en caso de un material, Contabilidad la
ingresa a SAP, para que se proceda al pago.

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COMPRAS Página: 55 de 60
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10. PRODUCTOS/SERVICIOS NO CONFORMES

El servicio o producto del proceso será considerado no conforme cuando:

No exista presupuesto para la adquisición.


Las actividades para la ejecución de la cotización y/o licitación no se realizan en la calidad
y oportunidad requerida para la adquisición del bien o servicio solicitado por el Área
Solicitante de Polla Chilena.

11. OPINIÓN DEL CLIENTE

La satisfacción de los clientes internos del proceso de compras se evaluará en base a los tiempos
totales para la ejecución de la compra.

12. LISTA DE REGISTROS DEL PROCESO

Almacenamiento

Nombre del Registro Responsable Lugar Tiempo Medio Disposición


(Cargo) Final

Contratos Oficina de Partes Biblioteca Permanente Digital No aplica


Digital

Oficina de Partes DocuStore 5 años Físico Destrucción


después del
término del
contrato

Archivo Excel con las fechas Subgerente de Carpeta de Permanente Digital No aplica
de vencimiento de los Contabilidad y Contratos
contratos Presupuesto

Órdenes de Compra Gerencia de SAP 5 años Digital Histórico


Administración,
Finanzas y Logística

Facturas pagadas Tesorería Biblioteca Permanente Digital No aplica


Digital

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COMPRAS Página: 56 de 60
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Almacenamiento

Nombre del Registro Responsable Lugar Tiempo Medio Disposición


(Cargo) Final

DocuStore 5 años Físico Destrucción

13. INDICADOR DE DESEMPEÑO

Nombre del indicador Número de SOLPED en estado de Pendientes

Fórmula de cálculo Número total de SOLPED en estado de pendiente obtenido del Sistema

Periodo de evaluación Mensual

Responsable del Subgerente de Logística


resultado

Rangos de Meta Acciones a tomar

Bajo lo Más de una SOLPED en Identificar causas de la demora en conjunto con el Jefe de
esperado estado de pendiente Adquisiciones y Administración
con fecha de emisión Gestionar las SOLPED pendientes
superior a 1 mes

En lo esperado SOLPED pendientes Mantener las prácticas de trabajo


menores a un mes de
emitidas

Sobre lo No aplica
esperado

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COMPRAS Página: 57 de 60
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Nombre del indicador Porcentaje de Reclamos recibidos por deficiente gestión de compras ingresados en
“Solicitud SGC” del Portal de Colaboración

Fórmula de cálculo (Sumatoria de reclamos recibidos por compras mal gestionadas ingresados en el
Portal de Colaboración en el mes x/ Número total de SOLPED ingresadas en el mes
x) * 100

Periodo de evaluación Mensual

Responsable del Subgerente de Logística


resultado

Rangos de Meta Acciones a tomar

Bajo lo >= 5% Identificar las compras que se encuentran en este rango


esperado Analizar las causas de las deficiencias
Incorporar las mejoras que sean necesarias

En lo esperado < 5% Mantener las prácticas de trabajo

Sobre lo No aplica No aplica


esperado

14. REFERENCIAS

Para el caso específico de Adquisiciones de Bienes Publicitarios existe la siguiente documentación


de referencia:
PRC-MKT-CEPP-001: Exhibición de Piezas Publicitarias
PRC-MKT-CPSP-002: Contratación de Promotoras u Otros Servicios Publicitarios
PRC-MKT-CSPPP-003: Producción de Piezas Publicitarias

Para el caso específico de Compras de Premios en Especie existe la siguiente documentación de


referencia:
Programa de Premios

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15. SITUACIONES DE CONTINGENCIA

Contingencia Acción

Sin acceso a Sistema SAP Efectuar el mismo procedimiento de solicitud de compra,


registrando la información en planillas Excel y respetando las
aprobaciones correspondientes.
Utilizar correo electrónico como medio de transferencia de
información y solicitud de compra.

No contar con Biblioteca Digital Almacenar los productos físicos en carpetas de pendientes de
su digitalización por parte del responsable.

16. ANEXOS

16.1. FORMULARIO RETIRO-VENTA BASES DE LICITACIÓN

FORMULARIO RETIRO-VENTA BASES DE LICITACIÓN

LICITACIÓN CORRESPONDIENTE A:........................…………………………………………………..


Individualización de la Empresa
RAZÓN SOCIAL
RUT
DIRECCIÓN COMERCIAL
FONO
E-MAIL
NOMBRE CONTACTO
MONTO $_________________
FECHA DE CIERRE DE VENTA
Individualización de quien retira – compra Bases de Licitación
NOMBRE
RUT

Fecha: ……………. Timbre y Firma Caja Central: …………………………….

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16.2. SIMBOLOGÍA DIAGRAMAS DE FLUJO

Evento de Inicio, indica donde el proceso comienza.

Evento de Fin, indica donde el proceso termina.

Evento de Temporización, indica actividades que son realizadas con una


frecuencia preestablecida o es utilizado también como un mecanismo de
retraso.

Evento Intermedio de Enlace, permite conectar dos secciones del proceso.

Subproceso, indica una secuencia de actividades dentro del proceso principal.

Subproceso, indica una secuencia de actividades fuera del proceso principal.

Actividad Simple, indican actividades realizadas manualmente dentro de un


proceso.

Actividad Usuario, indican actividades realizadas por un usuario, apoyado por


un sistema de información, dentro de un proceso.

Actividad Envío, indican actividades realizadas por un usuario relacionadas con


el envío de un correo electrónico.
Actividad Servicio, indican aquellas actividades que son efectuadas de manera
automática por un sistema de información o aplicación automatizada, sin
intervención usuaria (proceso Batch, por ejemplo)
Compuerta, indican ubicaciones dentro de un proceso donde un flujo de
secuencia puede tomar dos o más caminos alternativos.
Objeto de datos, son documentos físicos utilizados como entrada o salida de
una actividad.
Flujos de secuencia, utilizado para mostrar el orden en que las actividades son
realizadas. La flecha con la línea punteada son utilizadas para representar el
flujo entre Actividades y Objetos de datos.

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17. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versión Emisor Descripción de la Aprobado en


Sección
N° Fecha Nombre Cargo Modificación Resolución
Subgerente
Patricia Emisión de la primera N° 305, del
01 24/10/2011 de Todas
Cuevas versión del Manual 24/10/2011
Logística

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