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Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin

Lic. Manuel Armando Arana Nava

Universidad Autnoma de Chihuahua Facultad de Filosofa y Letras Ciencias de la Informacin Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin

2. COMPRENSION DE LOS ESTILOS ORGANIZACIONALES Y SU IMPACTO SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

a) FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES Para analizar y disear adecuadamente los sistemas de informacin, el analista de sistemas necesita comprender las organizaciones en que trabaja como sistemas conformados por la interaccin de tres fuerzas principales: los niveles de administracin, el diseo de la organizacin y la cultura organizacional. Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados. Los subsistemas son relacionados por tres amplios niveles de administradores que toman decisiones (operacin, administracin media y administracin estratgica) y que cortan horizontalmente a travs del sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencan la manera en que se interrelaciona la gente en los subsistemas. b) LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Las organizaciones son conceptualizadas en forma til como sistemas diseados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Las organizaciones estn compuestas de sistemas ms pequeos interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas. La interrelacin e interdependencia de los sistemas Todos los sistemas y subsistemas estn relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los analistas de sistemas que buscan ayudarlos a lograr mejor sus objetivos. Cuando cualquier elemento de un sistema es cambiado o eliminado, tambin son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema. Retroalimentacin del sistema para planeacin y control La retroalimentacin es una forma de control del sistema. planeacin y control efectiva. La usadas las comparar el Esta los objetivos ms embargo, el sistema por s mismo, en sucesos tpicos.

Como sistemas, todas las organizaciones usan para administrar sus recursos en forma figura muestra la forma en que son salidas del sistema como retroalimentacin con la cual desempeo con los objetivos. comparacin ayuda, a la vez, a administradores para formular especficos como entrada. Sin ideal es aqul que se corrige o regula forma tal que no se requieren decisiones de

Ambientes para sistemas organizacionales La retroalimentacin es recibida desde el interior de la organizacin y del ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que est fuera de las fronteras de una organizacin es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe la organizacin. Aunque se pueden planear cambios en el estado del ambiente, frecuentemente no pueden ser controlados directamente por la organizacin.

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Apertura y restrictividad en las organizaciones La apertura y restrictividad existen en forma continua, ya que no hay una cosa tal como una organizacin absolutamente abierta o totalmente cerrada. La apertura se refiere al libre flujo de informacin dentro de una organizacin. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artsticos frecuentemente son caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus participantes y muy pocas restricciones sobre quin obtiene tal informacin y en qu momento un proyecto creativo est en su infancia. Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeacin muy confidencial que afecta la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditacin, la informacin en su momento es una necesidad y el acceso a la informacin se da con base en la que "es necesario saber". Este tipo de unidad est limitada por muchas reglas. Cmo tomar una perspectiva de sistemas La toma de una perspectiva de sistemas permite a los analistas de sistemas iniciar la clarificacin y comprensin de los diversos negocios con los que entrarn en contacto. Es importante que los miembros de subsistemas se den cuenta que su trabajo est interrelacionado. Observe en la figura que las salidas de los subsistemas de produccin sirven como entradas para ventas, y que las salidas para ventas sirven como nueva entrada para produccin. Ningn subsistema puede lograr adecuadamente sus objetivos sin el otro. Suceden problemas cuando cada administrador tiene una imagen diferente de la importancia de su propio subsistema funcional. En la siguiente figura se puede ver que la perspectiva personal del administrador de ventas muestra que el negocio est manejado por las ventas, con todas las dems reas funcionales interrelacionadas pero no de importancia

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central. De la misma manera, la perspectiva de un administrador de produccin posiciona la produccin como la parte central del negocio, con todas las dems reas funcionales manejadas por ella. REPRESENTACIN GRFICA DE SISTEMAS Un sistema o subsistema, tal como existe dentro de la organizacin corporativa, puede ser representado grficamente en varias formas. Los diversos modelos grficos muestran las fronteras del sistema y la informacin usada dentro del sistema. Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (tambin llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujos de datos se enfocan en los datos fluyendo hacia adentro y fuera del sistema y el procesamiento de los datos. Estos componentes bsicos de todo programa de computadora pueden ser descritos a detalle y usados para analizar el problema con respecto a su precisin y totalidad. El diagrama a nivel de contexto emplea solamente tres smbolos: (1) un rectngulo con esquinas redondeadas, (2) un cuadrado con dos orillas sombreadas y (3) una flecha, tal como se muestra en la figura. Los procesos transforman los datos de entrada en informacin de salida, y el nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe informacin de sistema pero que no es parte del sistema. Esta entidad puede ser una persona, un grupo de personas, una posicin corporativa o departamento u otros sistemas. Las lneas que conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y representan datos.

Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en la siguiente figura. En este ejemplo se representan los elementos bsicos de un sistema de reservaciones de una lnea area. El pasajero (una entidad) inicia una peticin de viaje (flujo de datos). El diagrama a nivel contexto no muestra suficientes detalles para indicar exactamente lo que sucede (y tampoco se pretende que se muestre), pero podemos ver que se envan las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles al agente de viajes, que enva de regreso al proceso informacin sobre los boletos. Tambin podemos ver que la reservacin del pasajero es enviada a la lnea area. Los sistemas y el modelo entidad-relacin Una manera en que un analista de sistemas puede definir las fronteras adecuadas del sistema es usar un modelo entidad-relacin. Los elementos que conforman un sistema organizacional pueden ser llamados entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, tal como un pasajero en una lnea 3 de 5

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area, un destino o un avin. En forma alterna, una entidad puede ser un evento, tal como el fin de mes, un periodo de ventas o la falla de una mquina. Una relacin es la asociacin que describe la interaccin entre las entidades. El formato estndar para trazar un diagrama entidad-relacin (o E-R), mostrado en la figura de la izquierda, usa solamente dos smbolos: un rectngulo y un rombo. El rectngulo es usado para mostrar una entidad, y el rombo representa la relacin entre esa entidad y otra entidad. El diagrama siempre es trazado poniendo en la parte superior a la entidad primaria. La figura de la derecha muestra los cuatro tipos diferentes de diagramas E-R. El primero es una relacin uno a uno (1:1). Aqu a cada EMPLEADO le es asignada solamente una EXTENSIN TELEFNICA, y cada EXTENSIN TELEFNICA es nica para cada EMPLEADO. El segundo diagrama muestra una relacin muchos a uno (M:1). Un DEPARTAMENTO puede tener muchos EMPLEADOS, pero el EMPLEADO puede pertenecer a solamente un DEPARTAMENTO. El tercer tipo de diagrama (E-R) muestra una relacin uno a muchos (1:M). Por ltimo, el cuarto diagrama muestra una relacin muchos a muchos (M:N). Un VUELO puede llevar muchos PASAJEROS y un PASAJERO puede tener muchos VUELOS en su itinerario. Los diagramas entidad-relacin son usados frecuentemente por los diseadores de sistemas para ayudar a modelar el archivo o base de datos. Sin embargo, es todava ms importante que el analista de sistemas comprenda desde las primeras etapas las entidades y relaciones en el sistema organizacional. Para trazar algunos diagramas E-R bsicos el analista necesita: 1. Listar las entidades de la organizacin para obtener una mejor comprensin de la organizacin. 2. Escoger entidades clave para estrechar el alcance del problema a dimensiones manejables y significativas. 3. Identificar cul debe ser la entidad primaria. 4. Confirmar los resultados de los pasos 1 a 3 por medio de otros mtodos de recoleccin de datos (investigacin, entrevistas, administracin de cuestionarios, observacin y elaboracin de prototipos). NIVELES DE ADMINISTRACIN La administracin existe en las organizaciones planeacin y control administrativo y figura. Cada nivel tiene sus propias objetivos organizacionales en su manera Administracin de operaciones El control operacional forma el nivel administradores de operaciones toman tienen resultados predecibles cuando administradores de operaciones son es el ms claro, debido al alto nivel decisiones. Administracin media La administracin media del sistema de administracin media control a corto plazo sobre

en tres amplios niveles horizontales: control operacional, administracin estratgica, tal como se muestra en la siguiente responsabilidades y todos trabajan para el logro de metas y propia. inferior de la administracin a tres niveles. Los decisiones usando reglas predeterminadas que son implementadas correctamente. Los los tomadores de decisiones cuyo trabajo de certeza en su ambiente de toma de

forma el nivel segundo, o intermedio, administracin de tres niveles. La realiza decisiones de planeacin y la manera en que son mejor

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asignados los recursos para satisfacer los objetivos organizacionales. La administracin media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones. Administracin estratgica La administracin estratgica comprende el tercer nivel del control administrativo de tres niveles. Los administradores estratgicos ven fuera de la organizacin hacia el futuro, tomando decisiones que guiarn a los administradores medios o de operacin en los meses y aos por venir. Los administradores estratgicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto. Implicaciones para el desarrollo de sistemas de informacin Cada uno de los tres niveles de administracin tienen diferentes implicaciones para el desarrollo de sistemas de informacin para la administracin. Algunos de los requerimientos de informacin para los administradores estn bien definidos y, en cambio, otros son difusos y se traslapan. Los administradores de operaciones necesitan informacin interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva. Tienen gran dependencia sobre la informacin que captura el desempeo actual y son grandes usuarios de recursos de informacin en lnea de tiempo real. La necesidad de los administradores de operaciones de informacin sobre el desempeo pasado y la informacin peridica es solamente moderada. Ellos tienen poco uso para informacin externa que les permita proyecciones futuras o creacin de escenarios "qu pasa si". En el siguiente nivel de administracin, la administracin media, que tanto planea como controla, se necesita informacin de corto y largo plazo. Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de informacin en tiempo real. Para poder controlar adecuadamente tambin necesitan informacin actual del desempeo medido en comparacin a juegos de estndares. Los administradores estratgicos (difieren, en buena medida, de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de informacin. Son altamente dependientes de informacin de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten. Debido a que la tarea de la administracin estratgica demanda proyecciones hacia un futuro incierto, los administradores estratgicos tienen una gran necesidad de informacin de naturaleza predictiva e informacin que les permita la creacin de muchos escenarios "qu pasa si". Los administradores estratgicos tambin muestran grandes necesidades de informacin reportada peridicamente cuando buscan adaptarse a cambios rpidos. Los planeadores estratgicos necesitan informacin general resumida, en vez de los datos burdos altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel. La informacin para los planeadores estratgicos puede ser ms antigua y estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan informacin precisa y actual. Por ltimo, el planeador estratgico necesita informacin cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la informacin cuantitativa de fuentes internas requerida por la administracin de operaciones.

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