Prctico

Excel para la toma de decisiones

Requisitos Para empezar, trabajaremos en esta ayudanta basados en ciertas aplicaciones, las cuales sern obligatorias para la ayudanta. Las aplicaciones sern las siguientes: SQL Server 2008 Base de datos ADVENTUREWORKS OFFICE 2007 especficamente Excel 2007

Excel para la toma de decisiones Caso: La empresa AdventureWorks nos solicita una pequea tarea de gestin. Ella nos dice lo siguiente: Estamos interesados en poder saber cmo va nuestra empresa en el mbito de las ventas, especficamente las ventas de nuestros vendedores en los distintos sectores geogrficos en los cuales nosotros tenemos participacin, por lo cual nuestra empresa le solicita un reporte dinmico en el cual podamos ver nuestras ventas por vendedores en los distintos sectores. El reporte dinmico se especifica que sea en EXCEL 2007, debido a que este es un medio comn para los ejecutivos de AdventureWorks de ver la informacin y le es ms fcil para ellos entender los indicadores de gestin de esta manera. Se proporcionara el modelo de base de datos para que puedan trabajar de forma adecuada para solucionar la informacin. El modelo se presenta en la siguiente hoja.

Resolucin del Problema La resolucin ser crear una Tabla Dinmica en Excel 2007, para realizar esto deberemos pasar por distintas fases, la cuales se detallan a continuacin Crear una vista Lo primero es crear una vista, llamada ventas_por_vendedor, a partir del modelo anteriormente mostrado, esta vista tendr que tener la informacin de las ventas por persona, y adems deber incluir informacin geogrfica. Para ello ocuparemos el SQL Server Management Studio. La vista se crea en SQL Server, y se detalla a continuacin.

Imagen: Vista en SQL Server A continuacin se muestra una imagen que ensea el diseo de la vista anteriormente mostrada.

Imagen: Vista (mostrada por SQL server) 5

Luego de tener la vista Realizada, pasamos a la segunda etapa de nuestra solucin, la cual se desarrolla con EXCEL 2007. Crear la Tabla Dinmica Lo primero es crear una conexin desde Excel a SQL server 2008 y especficamente a nuestra vista ventas_por_vendedor, para ello nos vamos al men Datos Creamos una conexin en la opcin De otras Fuentes, y luego seleccionamos desde SQL Server como se muestra a continuacin.

Imgenes: crear una conexin Luego se eso colocamos el nombre del servidor de SQL Server 2008, que en mi caso es Alenn86, esto se muestra en la siguiente imagen.

Imagen: Servidor de la base de datos A continuacin, seleccionamos la vista que realizamos anteriormente.

Imagen: Seleccin de vista Despus de haber seleccionado la vista, finalizamos el proceso y la conexin estar creada.

Imagen: finalizar la conexin Y cancelamos la importacin de datos que no nos entereza, solo queramos la conexin.

Creacin de la Tabla dinmica Ahora viene el proceso de creacin de la Tabla Dinmica, para ello nos vamos al men Insertar y seleccionamos la opcin de Tabla dinmica, como lo muestra la siguiente imagen.

Imagen: Creacin de la Tabla Dinmica Luego de crear la tabla, debemos seguir los pasos para conectarla con la conexin que creamos recin, la siguiente figura muestra como.

Imagen: elegir conexin

Despus elegimos la conexin que anteriormente creamos.

Imagen: elegir la conexin Si todo sale bien, la conexin a nuestra vista ya estara lista, y la tabla dinmica estara en punto para armarse de acuerdo a nuestros propsitos. La siguiente imagen muestra como debera quedar.

Imagen: Tabla dinmica lista

Armado de la Tabla dinmica Ahora viene el proceso de armado de la tabla, colocar la columnas y filas de acuerdo a nuestro propsito. Para ello, colocamos los elementos que queremos ver o segregar en la parte de las filas, es decir, nosotros queremos ver las ventas de cada persona, y a la vez, estas ventas juntarlas en pases, continentes, etc., por tanto colocamos, en la parte de las Filas los componentes que creamos necesarios, en cambio los campos de ventas ya sea actuales o las del ltimo ao se coloca en valores, y estos valores sern las columnas de nuestra tabla dinmica.

Imagen: Detalle de los campos de la tabla dinmica

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Luego de haber realizado el armado de la tabla dinmica, entonces la tabla dinmica estar lista, la siguiente figura muestra la tabla lista y con los valores de nuestra vista y por ende de nuestra base de datos.

Imagen: Tabla dinmica lista. Uno ve que estn en las filas los continentes, luego los pases, as hasta llegar a los vendedores, y al lado en las columnas se encuentran las cantidades vendidas, es decir, las ventas del ltimo ao, la venta actuales y adems la diferencia entre lo vendido actualmente contra lo vendido el ao pasado, para as saber cun bien o mal vamos. La siguiente imagen muestra una desagregacin ms importante de los campos anteriores de la tabla dinmica.

Imagen: Un nivel mayor de desagregacin Por lo tanto la solucin se encuentra lista para entregarse a la empresa, y se ve claramente que es muy efectiva y responde claramente al indicador que la empresa pidi. 11