OBJETIVO

REQUISITO DEL CLIENTE

MODO DE FALLA

APOYO LOGISTICO

Desarrollar Seguridad servicios logisticos de limpieza y desinfeccin, lavanderia Seguridad hospitalaria, vigilancia y mensajeria a Eficiencia todos los servicios de la Opotunidad institucin de manera oportuna, segura y eficaz Oportunidad REQUISITO DEL CLIENTE

Incorrecta recoleccion de residuos Incorrecta desinfeccion y aseo de areas

Inadecuado proceso de lavado de ropa hospitalaria Inadecuado uso de insumos Daos de maquinas de lavado y secado

Desconocimiento en gestion documental

MODO DE FALLA

Oportunidad

Recaudo inoportuno de cartera

Oportunidad Analizar los modos de falla Oportunidad potenciales del proceso de cartera Continuidad

Falta conciliacin de clientes

CARTERA

Saldos de carteras sin depurar

Incremento de la cuenta contable de acreedores 238001

Oportunidad

incremento de solicitud de anticipos

Continuidad

Demora en la legalizacion de anticipos

REQUISITO DEL CLIENTE Analizar los SEGURIDAD modos de falla que pueden SEGURIDAD ocurrir en el proceso contable. OPORTUNIDAD

MODO DE FALLA Estados financieros con errores Presentaciin de Informacion a Entes externos con errores Presentacin de Informacin a Entes externos en forma extemporanea

CONTABILIDAD

REQUISITO DEL CLIENTE

MODO DE FALLA

Cumplimiento

Presentacin de la informacin al rea de costos en fechas extemporaneas y sin revisin de la misma

Confiabilidad ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL Oportunidad PROCESO

Reportar informacin de costos no razonoble, no confiable e inadecuada por parte de los procesos proveedores de informacin

COSTOS

Infomacin desactualizada, herroneamente procesada y no disponible cuando se la necesita No satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes procesos

Oportunidad

Presentacin del informe de costos en fechas extemporaneas

Efectividad

Que los resultados de costos no permitan medir la efectividad de las actividades por la mala seleccin de inductores Escogencia de alternativas erradas en cuanto a criterios de distribucin MODO DE FALLA

Confiabilidad REQUISITO DEL CLIENTE REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LAS FACTURAS RADICADAS POR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS CONTRATADOS POR PROINSALUD, CON OPORTUNIDAD Y CONFIABILIDAD DE ACUERDO CON LA Oportunidad

No enviar las glosas a tiempo

Confiabilidad

Se tramita una cuenta con errores

CUENTAS MEDICAS

Oportunidad

las cuentas no son entregadas mensualmente

REQUISITO DEL CLIENTE

MODO DE FALLA

OPORTUNIDAD

no cumplimiento de los tiempos establecidos para la radicacin de cuentas de cobro

OPORTUNIDAD

no registro de las actividades y procedimientos por parte del personal asistencial

FACTURACION

Facturar y radicar cuentas de cobro de la prestacin de servicios medico asistenciales a nuestros clientes y particulares segn tarifas contratadas.

OPORTUNIDAD

perdida de la informacin y soportes para cobro

OPORTUNIDAD

perdida de clientes

OPORTUNIDAD

no contar con un proceso adecuado de glosas

OPORTUNIDAD

contar con personal que no cumpla con el perfil del cargo

REQUISITO DEL CLIENTE

MODO DE FALLA

OPORTUNIDAD

INCUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS DESONOCIMIENTO DE LA RESOLUCION DE HABILITACION 1043/2006

SEGURIDAD

MANTENIMIENTO CONTINUIDAD

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MEDICOS, INDUSTRIALES E INFRAESTRUCTURA

SEGURIDAD

NO EXISTE PLAN DE CALIBRACION QUE INCLUYA TODOS LOS EQUIPOS

REQUISITO DEL CLIENTE Cumplimiento ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN Oportunidad OCURRIR EN EL PROCESO Seguridad Seguridad REQUISITO DEL CLIENTE Trato Humano Seguridad Trato Humano Seguridad

MODO DE FALLA Incumplimiento de la programacin de pago

PAGADURIA

No hay pago oportuno a proveedores Doble Pago Incumplimiento de entrega de informes por parte de contabilidad MODO DE FALLA Recursos limitados para el desarrollo de los programas establecidos. Baja capacitacin.

RECURSOS

RECONOCER Y EVALUAR LOS MODOS DE FALLAS POTENCIALES Y LAS CAUSAS ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACI N DEL TALENTO HUMANO DE LA CLNICA PROINSALUD S.A. Y DETERMINAR

Trato Humano

Desvo de polticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.

RECURSOS HUMANOS

FALLAS POTENCIALES Y LAS CAUSAS ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACI N DEL TALENTO HUMANO DE LA CLNICA PROINSALUD S.A. Y DETERMINAR LOS EFECTOS DE LAS FALLAS POTENCIALES PARA IDENTIFICAR LAS ACCIONES QUE PODRN ELIMINAR O REDUCIR LA OPORTUNIDAD DE QUE OCURRA LA FALLA POTENCIAL

Seguridad

Inadecuada seleccin del personal.

Trato Humano Seguridad

Inasistencia del personal a las capacitaciones programadas.

Seguridad Trato Humano Seguridad Trato Humano Seguridad Seguridad Seguridad REQUISITO DEL CLIENTE Confiabilidad

Desactualizacin del manual de perfiles Evaluaciones de desempeo inadecuadas. Nmina con errores No pago de seguridad social Demandas laborles por teminacin de contratos MODO DE FALLA que el software no cumpla con los requerimientos y espectativas de las unidades funcionales

Oportunidad

Seguridad

inoportunidad en la implementacion del software aprobado. incumplimiento del mantenimiento preventivo a nivel fisico y logico de los equipos de computo y de los sistemas de informacion de la entidad.

SISTEMAS

ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO

Oportunidad

SISTEMAS

ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO Oportunidad

inorpotunidad e ineficacia del mantenimiento correctivo a nivel fisico y logico de los equipos de computo y de los sistemas de informacion de la entidad.

inoportunidad e ineficacia de la asistencia tecnica a las unidades funcionales que lo requieran.

Seguridad

inadecuada capacitacion al personal que utiliza los equipos de computo y los sistemas de informacion de la entidad.

NPR EFECTO DE FALLA Contaminacin Mala Imagen Corporativa Accidentes Laborales Contaminacin cruzada Mala Imagen Corporativa Sobrecostos Retrasos en los tiempos de entrega Cancelacin de procedimientos en los diferentes servicios de la clinica Sobrecostos Inconvenientes con los diferentes servicios de la institucin Cancelacin de procedimientos en los diferentes servicios de la clinica Inoportunidad en la entrega de correspondencia Perdida de documentos Inadecuada entrega de documentos EFECTO DE FALLA CAUSAS Capacitacion inadecuada Induccin inadecuada Supervision inadecuada Capacitacion inadecuada Supervision inadecuada Capacitacin inadecuada Induccin inadecuada Contratacin inadecuada Falta de compromiso Mantenimiento preventivo inadecuado Maquinaria obsoleta Excesiva carga laboral Inseguridad Incorrecta recepcion de documentos CAUSAS 90 120 120 90 120 90 120 125 120 100 90 90 30 30 NPR

Iliquidez

Pagos inoportunos, atrazos en los mismo, falta de gestin, problemas en el sector en general 125 Las conciliaciones muy extensas, informacin erronea, falta de personal para conciliacin. Los clientes realizan el pago, pero no enviar en detallado lo cual no permite realizr la respectiva depuracin de cartera Consignaciones realizadas sin Nit o con letra no legible donde no se puede determinar quien consigna Los proveedores no dan creditos, urgencia de los servicios 80

Cartera mayor a 180 dias

80

Consginaciones sin detallar

80

Consginaciones sin definir cliente

80

Inoportunidad en la cancelacion de servicios a los proveedores

Se incrementan los gastos de la empresa

La falta de compromiso de las areas responsables de legalizaciones, los proveedores no colaboran con el envio de las facturas, informacion errada de datos de proveedores, etc CAUSAS No revisin de la informacin por parte de los coordinadores involucrados No revisin de los informes por parte de auditoria interna y revisoria fiscal No revisin del calendario tributario

80 NPR

EFECTO DE FALLA Informacin no fidedigna Informacin no fidedigna Informacin inoportuna

15 15 15

NPR EFECTO DE FALLA CAUSAS

No tener informacin a tiempo para la elaboracin del informe.

Tardanza en la entrega de informacin 125

Tiempo utilizado por costos en la revisin de informacin

Mala calidad de informacin 125

Informe de costos no confiable

No contar con la informacin vlida para la correcta incorporacin al informe, que colme las espectativas de los procesos asistenciales en estudio

60

Reprocesos de informacin

Obsolencia y falta de herramienta informtica Falta de seguimiento a los resultados del informe Lentitud y complicacin en la elaboracin del informe

125

Proceso de costos no es importante para las reas No servir como herramienta oportuna para la toma de decisiones.

75 100

Costos inhadecuados

Escases o abundancia de inductores seleccionados 75 Dificultad para canalizar directamente los costos hacia los centros de costos correspondientes CAUSAS Dificultades con el transporte Exceso de Trabajo 100 75 15

Costos inhadecuados

75 NPR

EFECTO DE FALLA Perdida de glosas por extemporaneidad Perdida de recursos Pagos incorrectos

Falta de Competencia Perfiles inadecuados

Alteracin en los resultados de los estados financieros Falta de Capacitacin Exceso de trabajo No hay lista de verificacin Software inadecuado No se cancela oportunamente a los proveedores CAUSAS 1.No contar con personal capacitado en facturacion

15 30 120 75 75 60 NPR

acumulacin de cuentas para revisin ocasionando retraso

EFECTO DE FALLA

retraso en el pago por parte de la entidad responsable de 2. incumplimiento en las actividades diarias pago del facturador 3. dao en el software de facturacion 1. desconocimiento en el manejo del software modulo de historia clinica y modulos de dispensacion medicamentos e insumos no facturar la totalidad de los servicios prestados 2. no concuerda los registros en el sistema con el soporte fisico 3. no contar con equipos de computo necesarios 4. que el software no funcione

100 60 40

125

100

75 40

1. Que no se realicen copias de seguridad 2. Descuido del personal asistencial al archivar soportes en la historia clinica que no corresponda no facturar la totalidad de los servicios prestados 3. que el soporte para servicios externos se entrgue al usuario o acudiente y no se archive en la historia clinica 4. que el personal medico asistencial no registre y no justifique los procedimientos ordenados 1. tarifas no competitivas en el mercado disminucion de ventas de servicios 2. La capacidad instalada en servicios de demanda son prestados exclusivamente al usuario de magisterio 1. la no contestacion y tramite de glosas en los tiempos estipulados en la normatividad perdida y desconocimiento de glosas

20

75

75

75 25

125

100

2. la respuesta y conciliacion de glosa se lleva manualmente sin contar con un programa o sistema que agilice el proceso y el control. 125 3. por no estar sistematizado no hay un detalle de glosas por concepto, valor y por servicio 3. desconocimiento de las glosas generadas 1. no se controla el proceso de induccion y reinduccion al personal

falta de socializacion y retroalimentacion de glosas contablemente no se registran las glosas

125 125

100

retraso proceso de facturacion

2. no contar con personal capacitado que supla las funciones de los facturadores en vacaciones e incapacidades CAUSAS

100 NPR

EFECTO DE FALLA

NO ENTREGA DE SUMINISTROS Y/O REPUESTOS NO PLANIFICACION DE PAGOS ACORDE POR PARTE DEL PROVEEDOR POR FALTA DE PAGO A LAS NECESIDADES

60

CIERRE DEL SERVICIO

FALTA DE CAPACITACION - FALTA DE DOTACION 60

AUMENTO DEL RIESGO EN EL PACIENTE CANCELACION DE PROCEDIMIENTOS - SUSPENSION DEL SERVICIO - DETERIRO DE LA INFRAESTRUCTURA

FALTA DE RECURSO HUMANO PARA EJECUTAR LABORES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO - NO HAY PRIORIZACION DE FRECUENCIAS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO 80 NO SE CUENTA CON TODOS LOS PATRONES PARA REALIZAR CALIBRACION, NO EXISTE PERSONAL CAPACITADO PARA REALIZAR DICHA LABOR CAUSAS

RIESGO EN EL PACIENTE POR DIAGNOSTICOS EQUIVOCADOS

80 NPR

EFECTO DE FALLA

No pago a proveedores Suspencin de servicios Mala imagen al exterior de la Institucin Perdida de facturas Entrega inoportuna del movimiento contable EFECTO DE FALLA Desarrollo limitado de capacitaciones que impide el mejoramiento de las competencias del personal. Desorden administrativo y manejo indebido de las funciones en las diferentes instancias. Desvo de procedimientos.

Iliquidez 125 No cumplir con las condiciones de pago Incumplimiento en pagos Falla de procesos Exeso de trabajo CAUSAS No existe un rubro definido y destinado para solventar los programas Falta de apoyo administrativo e Inadecuada elaboracin del cronograma de capacitacin 125 100 60 12 NPR

36

30

Ambiente laboral desfavorable, personal desmotivado, Cambios externos en el ambiente poltico y insatisfaccin en la prestacin del servicio por parte de los econmico del pais usuarios finales.

20

Desempeo inadecuado de procesos, insatisfaccin en la prestacin del servicio por parte de los usuarios finales. Prdida de tiempo por parte de los ejecutores del plan, incumplimiento de metas y objetivos formulados por la entidad, personal desmotivado y sin mejoramiento de competencias. Desarrollo de actividades que no se encuentran formalmente establecidas. Afectacin en el ambiente laboral. Favorecimiento de intereses particulares. - Afectacin del clima laboral. Diferencia a favor o en contra en el pago a los funcionarios, lo cual genera desorden administrativo No atencin de funcionarios y sus familias en las difetentes EPS Pago de altas indemnizaciones o reintegros de personal a la institucin EFECTO DE FALLA

Influencias y poca autonomia del proceso de seleccin

60

Desorden logistico y bajo compromiso del personal 48 Desorden administrativo y falta de retroalimentacin por parte de los coordinadores Falta de compromiso de los coordinadores Fallas del sistema fallas en las novedades entregadas por los coordinadores Falta de recursos econmicos Personal insatisfecho con su terminacin contractual CAUSAS deficiencias en las etapas previas del desarrollo de software (analisis, diseo y codificacion).

60 45

6 24 20 NPR

Informacin poco confiable

45 Retraso en las mejoras de los procesos de las unidades funcionales incumplimiento o inadecuada definicion de planes de trabajo. 27 inadecuada elaboracion de los planes de mantenimiento, inoportunidad en la ejecucion de los planes de mantenimiento establecidos.

Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales

80

Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales

mano de obra insuficiente para atender y resolver todos las solicitudes de las unidades funcionales, fallas del mantenimiento preventivo, incompetencia del personal tecnico. 40 mano de obra insuficiente para atender y resolver todos las solicitudes de las unidades funcionales, incompetencia del personal tecnico.

Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales

20 inadecuada planeacion capacitaciones. Deterioro y dao en los equipos de computo y modulos del sistema de informacin de las

60

ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR FORMULA

ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR FORMULA

Circularizacion de saldos a los clientes con corte a 28 de febrero de 2013, solicitando cancelacin de servicios facturados Envio de oficios con cobro prejuridico Oficios solicitando conciliacin con clientes teniendo en cuenta la herramienta de pareto

Gestion de Cartera

No. Circularizacion realizada x 100 / No. Circularizacion prog

Recaudo de Cartera

Valor Cobrado periodo (pago) x 100 / Valor Facturacion pe

Oficios solicitando conciliacin con clientes teniendo en cuenta la herramienta de pareto Se envia oficos a los bancos solicitando informacin de las consignaciones sin detallar mensualmente Se solicito a Auditoria Interna dar fecha de vencimiento a los anticipos y asi evitar el incremento de estos en la cuenta donde se los controla.

Eficacia de Informacion

Valor pagos realizados (acueros de pago) x 100 / vr acuerdos

Eficacia de Gestion

Vr de anticipos legalizados x 100/ vr de anticipos en

informacion clara

Vr ventas a credito el periodo x 100 /promedio cxc de

Se envia oficio mensual a los responsables de los anticipos para que legalicen los mismos y se da un plazo de (5) dias a partir de la recepcion del oficio.

ACCION DE MEJORAMIENTO Conciliacin de los Estados Financieros Revisin de los informes antes de su presentacin a los entes externos. Revisin y cumplimiento del Calendario Tributario
INDICADOR Presentar oportunamente informacin financiera y tributaria a los entres fiscalizadores y de Agilizar la contabilizacion, revision y entrega de cuentas FORMULA

N de informes realizados y entregados * 100 / N de informes calendario tributario

Sumatoria de los das entre la fecha de entrega y la fecha de r cuentas recibidas

Determinar la exactitud de N de conciliaciones contestadas en un periodo de tiempo * 100 cuentas por pagar recibidas Verificar la calidad de informacin resultante de las transacciones N de inconsistencias en la informacin financiera entregad diarias

ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR FORMULA

No. De inconsistencias detectadas en la informacin recibida Motivacin sobre la importancia del manejo de Confiabilidad de la informacin Total de registros en la informacin recibida y entregada * 10 costos en la institucin

Reuniones para elaboracin conjunta de cronogramas de entrega de inforamcin y correcto diligenciamiento de formatos Capacitar a los funcionarios en la responsabilidad de un buen manejo de la informacin

Oportunidad en la entrega de Fecha de entrega de informes - Fecha de cronograma informe de costos hospitalarios Satisfaccin de la estructura e informacin suministrada por la % de satisfaccin obtenido - % de satisfaccin propuesto oficina de costos

Revisin y confrontacin de la informacin Porcentaje de actividades entregada con las respectivas bases de datos costeadas en un perodo Socializacin mensual de los hallazgos y seguimiento a los mismos Sistematizacin del proceso de costos
Porcentaje de movimientos ineficientes eliminados en un perodo Porcentaje de procesos ineficinetes desechados en un perodo

Numero de actividades realizadas / nmero de actividades pr

Nmero de movimientos ineficientes eliminados en el desarro / Total de movimientos registrados en un perodo * 100 Nmero de procesos ineficientes desechados en un perodo con estudio de tiempos y movimientos en un perodo * 100

Levantamiento de encuenta de satisfaccin, tabulacin, anlisis y ajustes Cumplimiento de cronograma de entrega de informe de costos

Reuni con el equipo financiero para analizar y seleccionar los inductores a utilizar

Reunin con Comit Primario para la definicin de criterios de distribucin

ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR Porcentaje de glosas generales Porcentaje de glosas a favor Promedio de dias para la entrega de cuentas y reembolsos revisados Reporte oportuno de glosas al proveedor FORMULA

Valor total de glosas*100/valor total de cuentas rad

Total de glosas-total glosas a favor del proveedor*100/to

Fecha de entrega-Fecha de recepcion/numero de cuentas Fecha de envio de oficio de glosas-fecha de radicacion de las oficios de informe de glosas

ACCION DE MEJORAMIENTO INDICADOR Capacitacion al personal de facturacion Control y seguimiento a las actividades diarias de cada uno de los funcionarios Solicitar a Sintemas Plan de Accion Solicitar Capacitacion al personal medico asistencial en el software hospitalario SIMA Seguimiento a facturacin FORMULA

Facturacin del periodo / Facturacin planeada par

Seguimiento a facturacin Facturacin acumulada del periodo / Facturacin planeada acumulada periodo Eficiencia en la radicacin de facturacin del periodo radicada/ total facturacin genera la facturacin Seguimiento a la facturacin no radicada

Facturacin radicada del periodo anterior / Facturacin sin anterior

Solicitar a Auditoria Medica el seguimiento al Cumplimiento de las fechas de radicacin registro y custodia de soportes Solicitar Equipos de computo necesarios para el normal funcionamiento de la dependencia Solicitar a Sintemas Plan de Accion

Fecha de radicacin facturas menos fecha prog

Solicitar a Coordiandores de servicios medico asistensiales intervenir en el devido cuidado sobre los documentos soportes de facturacion Solicitar a Coordiandores de servicios medico asistensiales intervenir en el devido cuidado sobre los documentos soportes de facturacion Solicitar a Auditoria Medica el seguimiento y control al registro del personal medico asistencial

Solicitar a gerencia se estudie la ampliacion de capacidad instalada para la atencion de clientes diferentes a magisterio Trabajar conjuntamte con Cartera Auditoria Medica y revision de cunteas el proceso de glosas Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas

Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas Controlar el resultado de la induccion al personal nuevo que ingresa ala dependencia Controlar que los remplazos sean cubiertos por personal capacitado en el area de facturacion

ACCION DE MEJORAMIENTO

HACER PRIORIZACION DE PROVEDORES DE ACUERDO A LA NECESIDAD REALIZAR CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACION - REALIZAR VERIFICACION DE ESTANDARES (2 Y 3 ) DE HABILITACION POR SERVICIOS

PRIORIZACION DE EQUIPOS Y SERVICIOS PARA ESTABLECER MANTENIENTO PREVENTIVO

CAPACITACION AL PERSONAL CONTRATACION EXTERNA

ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR FORMULA Pago realizados inlcuidos en la progarmacin x Pago programado en el periodo

Informar permanentemente a la Gerencia para Cumplimiento de programacin de pagos que se tomen los correctivos necesarios Se comenzar filtrando algunos proveedores Se solicitar acciones Organizacin del trabajo diario de la dependencia ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR Porcentaje de cumplimiento Porcentaje de Recurso Humano Idneo

Pagos realizados fuera de Programacin X 10 Total pagos realizados del periodo

FORMULA Riquisisin de pesonal tramitadas y aprobadas x requisicionesde personal

N total de personas contratadas que pasan el periodo / N Total de personas contratadas

Porcentaje de Induccin Satisfactoria

N de funcionarios nuevos con induccin x 100 / To contratadas en el periodo

Porcentaje de cumplimiento del cronograma de capacitacin Porcentaje de cumplimiento de la Evaluacin de Desempeo

N de capacitaciones realizadas x 100 / N de ca programadas

N de funcionarios con evaluacion de desempeo funcionarios

Nomina Realizada

N Errores encontrados en la elaboracin de nmina x empleados en la nmina

ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR FORMULA cumplimiento de las Numero de especificaciones implementadas en el software fortalecer las actividades de las especificaciones solicitadas por las unidades funcionales. etapas de analisis, diseo y especificaciones del software.

codificacion del software. Concientizar a las unidades funcionales de la importancia de la adecuada defincion de los requerimientos del software. revision y renegociacion de los planes Cumplimiento del cronograma de N de copias realizadas X 100 / N de copias programadas copias de seguridad de trabajo establecidos.

realizar la verificacion periodica del Oportunidad en la prestacin de la Sumatoria de la diferencia de tiempo entre la hora de solicitud funcionario asiste / numero total de solicitudes cumplimiento de los planes de asistencia tecnica mantenimiento establecidos, detectar las fallas, realizar los ajustes necesarios concertados con los afectados y ejecutar las mejoras en los tiempos acordados.

evaluar y mejorar la eficacia del mantenimiento preventivo, mejorar el proceso de seleccin e incorporacion depersonal tecnico, gestionar oportunamente la contratacion temporal de mano de obra adicional que por costo beneficio sea justificable aquirir. mejorar el proceso de seleccin e incorporacion de personal tecnico, gestionar oportunamente la contratacion temporal de mano de obra adicional que por costo beneficio sea justificable aquirir, evaluar la deficiencia de conocimientos basicos en informatica del personal de las unidades funcionales y dar capacitaciones que fortalescan dichas deficiencias.

efectividad de las capacitaciones numero de evaluaciones con puntaje igual o superior a 3 * 100 / realizadas realizadas

disponibilidad del servicio de total tiempo mes - tiempo fuera de servicio *100 / total tiempo mes internet

mejorar la metodologia de las eficacia del soporte tecnico capacitaciones, realizar evaluacion y seguimiento de las fallas reportadas por causas de mal manejo y/o falta de conocimientos del personal de las unidades funcionales, elaborar y dar capacitaciones encaminadas a erradicar las fallas presentadas.

total solicitudes resueltas - total de reinsidencias * 100 / total solic

FORMULA

META

RESPONSABLE

FORMULA

META

RESPONSABLE

cion realizada x 100 / No. Circularizacion programada periodo

70%

Facturacion

o periodo (pago) x 100 / Valor Facturacion perido facturado

70%

Cartera

zados (acueros de pago) x 100 / vr acuerdos de pago firmados

70%

Cartera

nticipos legalizados x 100/ vr de anticipos entregados

70%

Responsables de solicitud

as a credito el periodo x 100 /promedio cxc del periodo

70%

Cartera

FORMULA

META 100 3 80 0

RESPONSABLE Coordinador Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Coordinador Contabilidad

ealizados y entregados * 100 / N de informes requeridos segn calendario tributario

das entre la fecha de entrega y la fecha de recepcion / Total de cuentas recibidas

s contestadas en un periodo de tiempo * 100 / N de conciliaciones recibidas

stencias en la informacin financiera entregada por las reas

FORMULA

META

cias detectadas en la informacin recibida y entregada / No. n la informacin recibida y entregada * 100

5%

e informes - Fecha de cronograma

3 das

RESPONSABLE Coordinadora de costos, coordinadores de procesos proveedores y coordinadores de procesos asistenciales Coordinadora de Costos, Coordinadores de los diferentes procesos involucrados Coordinadora de Costos.

btenido - % de satisfaccin propuesto

80%

des realizadas / nmero de actividades programadas * 100

80%

Coordinadora de Costos

entos ineficientes eliminados en el desarrollo de las actividad 2% ntos registrados en un perodo * 100

Coordinadora de Costos

os ineficientes desechados en un perodo / Total de procesos mpos y movimientos en un perodo * 100

1% Coordinadora de Costos

FORMULA total de glosas*100/valor total de cuentas radicadas

META 10% 20%

RESPONSABLE Coordinador y Aux. de cuentas medicas Coordinador y Aux. de cuentas medicas Coordinador y Aux. de cuentas medicas Coordinador y Aux. de cuentas medicas

osas-total glosas a favor del proveedor*100/total de glosas

rega-Fecha de recepcion/numero de cuentas y reembolsos

30dias

e oficio de glosas-fecha de radicacion de las cuentas/numero de oficios de informe de glosas

15 dias

FORMULA

META

RESPONSABLE 100 Coordinador Facturacin 100 Coordinador Facturacin 97 Coordinador Facturacin 100 Coordinador Facturacin

n del periodo / Facturacin planeada para el periodo

ulada del periodo / Facturacin planeada acumulada para el periodo

periodo radicada/ total facturacin generada en el periodo

ada del periodo anterior / Facturacin sin radicar del periodo anterior

de radicacin facturas menos fecha programada

0 Coordinador Facturacin

FORMULA

META 80%

RESPONSABLE Coordinador Pagaduria

go realizados inlcuidos en la progarmacin x 100/ Pago programado en el periodo

Pagos realizados fuera de Programacin X 100/ Total pagos realizados del periodo

10%

Coordinador Pagaduria

FORMULA

META 90%

RESPONSABLE Coodinador de Talento Humano Coodinador de Talento Humano Coodinador de Talento Humano

de pesonal tramitadas y aprobadas x 100 / total de requisicionesde personal

nas contratadas que pasan el periodo de prueba x 100 / N Total de personas contratadas

95%

arios nuevos con induccin x 100 / Total de personal contratadas en el periodo

95%

citaciones realizadas x 100 / N de capacitaciones programadas

90%

Coodinador de Talento Humano

onarios con evaluacion de desempeo * 100 / total funcionarios

100%

Coodinador de Talento Humano

ntrados en la elaboracin de nmina x 100 / Nmero de empleados en la nmina

2%

Asistente de Nomina

FORMULA icaciones implementadas en el software * 100 / Numero de citadas por las unidades funcionales.

META

95%

das X 100 / N de copias programadas 100%

erencia de tiempo entre la hora de solicitud y la hora en que el umero total de solicitudes 20%

ones con puntaje igual o superior a 3 * 100 / total de evaluaciones

80%

mpo fuera de servicio *100 / total tiempo mes

95%

eltas - total de reinsidencias * 100 / total solicitudes resueltas

95%

Pregunta

Razn de la pregunta

El objetivo consignado en el AMEF, es el objetivo del Existe divergencia entre los diferentes formato AMEF o es el objetivo del proceso? procesos al redactar el objetivo del AMEF

Qu metodologa utiliz para identificar los riesgos del No se evidencia uso de metodologa AMEF? Describa paso a paso El NPR consignado en el formato AMEF es el correcto? Explique uno a uno Las metas e indicadores incluidos en la caracterizacin del Algunas metas e indicadores diseados en cada proceso son de IMPACTO? proceso no son RELEVANTES Cuales son los indicadores de impacto de su proceso? Mencionelos y explique por qu Los riesgos consignados en el AMEF (modo de falla), estn respaldados en las metas e indicadores establecidos en la caracterizacin? Relacione la meta y el indicador asociado a cada riesgo. El modo de falla y el efecto de falla consignados en el formato AMEF deben ser iguales al modo de falla y el No en todos los procesos se maneja el mismo efecto de falla consignados en el formato de criterio CARACTERIZACION? Las acciones de mejoramiento del formato AMEF son No en todos los procesos se maneja el mismo similares a la medida preventiva del formato de criterio CARACTERIZACION? Observo que no todos los procesos tienen Su manual documental est actualizado? actualizados sus documentos Qu metodologa utiliz para identificar las causas del modo de falla, consignado en el formato AMEF? Describa No se evidencia uso de metodologa paso a paso Las acciones de mejoramiento consignadas en el formato AMEF fueron efectivas? Describa una a una

Reflexiones ALGUNOS OBJETIVOS DEL AMEF: Reconocer y evaluar los modos de fallas potenciales y las causas asociadas con el diseo y manufactura de un producto. Determinar los efectos de las fallas potenciales en el desempeo del sistema. Analizar la confiabilidad del sistema. Documentar el proceso. NO OLVIDEN las caractersticas de un objetivo: claro, medible, alcanzable, relevante y con tiempo. (SMART)

Se podra utilizar el Diagrama Causa Efecto

Respuesta del responsable del proceso