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Apertura de Lneas y Grupos de Inventarios

Cartilla I

Tabla de Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. Presentacin Qu son Inventarios? Cmo se Clasifican los Inventarios? Qu son Lneas y Grupos de Inventarios? Cul es la Ruta para Crear Lneas y Grupos? Cules son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Tablas de Inventario? 7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIO 8. RECOMENDACIONES GENERALES

Presentacin
El presente documento explica el proceso de creacin de Lneas y Grupos o Tablas de Inventario en las cuales se asocian las cuentas contables que afectaran el movimiento de los productos y/o servicios que comercializa la empresa

APERTURA DE LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIOS

Qu son Inventarios?
Los inventarios representan bienes y/o servicios destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizarn o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos.

Cmo se Clasifican los Inventarios?

Para realizar la clasificacin y organizacin de los inventarios, es importante tener en cuenta ciertas variables que se recomiendan manejar para que los informes generen la informacin que se quiere analizar, para una posterior toma de decisiones. Es importante determinar la clasificacin de los productos y esta se describe a continuacin: Productos (materias primas, productos en proceso, productos terminados y mercancas no fabricadas por la empresa) Servicios Consumo

Importante: De esta clasificacin y marcacin dependen los resultados de los informes de inventarios, valorizacin y efecto en contabilidad

Qu son Lneas y Grupos de Inventarios?

Las lneas y los grupos de inventarios determinan la clasificacin de los productos (materias primas, productos en proceso o productos terminados), Servicios o Consumos, a parte de esta clasificacin tambin se debe realizar una subdivisin permitiendo clasificar los inventarios de lo ms general a lo ms especfico; para ello se manejara de la siguiente forma: LINEA: Se pueden definir hasta 999 lneas de productos y es la clasificacin ms general de los inventarios; reunir y organizara todo bajo un criterio. GRUPO: Se pueden definir hasta 9999 grupos de productos; es la segunda clasificacin de los inventarios y divide bajo otro criterio las lneas.

Ejemplo. LINEA 1. ENLATADOS 2. ELETRODOMESTICOS HOGAR 3. SERVICIOS 4. BIENES DE CONSUMO GRUPO Alverja Sardinas Atn Nevera Estufa Horno Servicio de Mantenimiento de Electrodomsticos Servicio de Transporte de Electrodomsticos Resmas de Papel Tamao carta Resmas de Papel Tamao Oficio Esferos

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 4.1 4.2 4.3

Cul es la Ruta para Crear Lneas y Grupos?

La ruta para crear Lneas y Grupos de Inventarios es: Inventarios Catlogos Apertura de Lneas y Grupos

Importante: La apertura de lneas y grupos tambin se denomina apertura de tablas de inventario

Cules son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Tablas de Inventario?
Al momento de ingresar a la apertura de lneas y grupos se habilita la siguiente pantalla:

Lnea de Inventarios: All el sistema solicita un cdigo de identificacin y se pueden definir hasta 999 lneas de productos con su correspondiente descripcin; esta es la clasificacin ms general de los inventarios; reunir y organizara todo bajo un criterio. Grupo de Inventarios: All el sistema solicita un cdigo de identificacin y se pueden definir hasta 9999 grupos de productos; es la divisin o clasificacin de las lneas de inventarios. Importante: Antes de empezar a incluir estos parmetros al sistema, se recomienda al usuario tener un archivo puede ser en Excel con la divisin de los inventarios para incluir la informacin de una manera ms rpida

Tipo de Lnea: El sistema permite seleccionar la clasificacin de la lnea y grupo que se est creando

Una lnea y grupo de inventarios se puede marcar como: a. Producto: Con esta marcacin el sistema permite controlar cantidades de inventario y valorizarlo, se utiliza para tablas de inventarios de Materia Prima, Producto en proceso, Producto Terminado y/o Productos no Manufacturados por la empresa. b. Servicio: El sistema NO controla cantidades de inventario, debido a la naturaleza intangible de los servicios; estos NO se valorizan. c. Consumo: El sistema permite controlar el stock de inventario de los productos de consumo interno, como es la papelera pero no permite su venta. Cuentas Contables: En todas las lneas de inventarios (producto servicio y consumo) se deben ingresar las cuentas contables de Inventarios Costos Ventas Devoluciones Ajustes por Inflacin y Contrapartida de los ajustes por Inflacin o Correccin Monetaria

Importante: Se realiza el desmonte de Ajustes por Inflacin segn lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; pero el sistema solicita las cuentas contables de ajustes por inflacin y contrapartida de los ajustes por Inflacin o Correccin Monetaria y no contabilizara ningn valor en ellas, salvo que se ejecuten procesos de Ajuste por Inflacin

Para cada uno de los Tipos de Lneas y Grupos de Inventarios (producto servicio consumo) se deben asociar cuentas contables diferentes

Actividad: Corresponde al Tipo de Actividad Econmica (ICA) que maneja la empresa y que fueron definidas en el registro de control

Importante: Si la empresa es productiva se recomienda realizar esta clasificacin de manera ascendente. Ejemplo: Lnea 100 y 200: Para Materias Primas Lnea 300 y 400: Para Productos en Proceso Lnea 500 y 600: Para Productos Terminados Lnea 700: Para Mercancas No Fabricadas por la Empresa Lnea 800: Servicios Lnea 900: Consumos

Cuentas de IVA Diferencial: Este campo solo se habilita si en el registro de control se marc que la empresa maneja IVA Diferencial, y solicita la cuenta de IVA para compras y ventas

Importante: Si la empresa maneja IVA diferencial se debe crear una Lnea y Grupo de Inventarios por cada una de las tarifas de IVA. Si la empresa maneja productos gravados y exentos es necesario crear Lneas y Grupos de Inventarios diferentes, para que contablemente el movimiento quede cargado a las cuentas respectivas.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIO

1. Lnea de Productos Cuando se crean lneas y grupos de inventarios y estas se catalogan como Producto, dependiendo del tipo de empresa se pueden definir Lneas de Materia Prima Producto en Proceso Producto Terminado y Mercancas no Fabricas por la Empresa. Lnea De Materia Prima:

Linea de Producto en Proceso

Lnea de Producto Terminado

Lnea de Mercanca No Fabricada por la Empresa

2. Lnea de Servicios En la creacin de una Tabla de Inventarios catalogada como Servicios el sistema presenta el siguiente mensaje informativo

Tambin reporta que al momento de realizar un cambio en el Tipo de Lnea (Producto Servicio Consumo) es necesario correr un proceso de recuperacin total para que el programa tome los cambios y actualice los saldos de inventarios

La tabla de Inventarios se visualizara de la siguiente forma:

3. Lnea de Consumos: Se catalogan all todos los bienes que hacen parte para el consumo de la empresa

RECOMENDACIONES GENERALES
1. En las tablas de Inventarios para productos servicios y consumos se deben asignar cuentas contables diferentes, a continuacin se presenta un ejemplo de ello DESCRIPCION CUENTA INVENTARIO COSTO DE INVENTARIO VENTAS (INGRESOS) DEVOLUCIONES EN VENTAS AJUSTES POR INFLACIN CONTRAPARTIDA (CORRECCION MONETARIA) PRODUCTO 143505 613505 413505 417505 143599 470510 SERVICIO 141805 615590 415590 417505 141899 470510 CONSUMO 171020 519510 420505 427505 171099 470525

2. En la tabla de Inventarios catalogada como consumos la cuenta de Costo, corresponde al gasto, por ser un consumo interno de la empresa y no un bien para la venta 3. Un Producto Catalogado como consumo NO es posible realizar venta de ellos 4. En la tabla de Inventarios catalogada como servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga relacin con las de producto,, debe ser una diferente, porque esta no controla saldos en el inventario ni se valoriza en el proceso de costeo 5. Las cuentas contables utilizadas en las tablas de inventario sern marcadas automticamente por el sistema como (I Inventario, C Costo, V Ventas, D Devolucin).