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CURSO DE CONTABILIDAD GENERAL

CURSO DE CONTABILIDAD GENERAL 5.0


Objetivos generales del curso
Con el siguiente curso se pretende dar los fundamentos bsicos sobre la aplicacin de contabilidad general, tanto en la parte de estructuracin como en la operativa logrando as que el alumno este en la capacidad de operar el sistema sin ningn problema.

Objetivos de la primera seccin


Lograr que el alumno obtenga los conocimientos bsicos sobre la estructuracin de los catlogos que el sistema posee y los pueda crear.

Presentacin del sistema de contabilidad


El sistema de contabilidad general lo comprende un mdulo bsico y los mdulos de informacin fiscal y tributaria, cuentas por cobrar y/o pagar, control presupuestal, registros automticos, conciliacin bancaria y generacin de documentos.

Modulo de gestin de catlogos

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Objetivos del Mdulo


En este modulo es donde se entran a definir y crear las diferentes estructuras de catlogos de la aplicacin, los cuales son bsicos para la operacin del sistema. En este modulo se pueden estructurar y crear los siguientes catlogos: - Actualizacin de empresas y centros de utilidad - Actualizacin de monedas extranjeras - Actualizacin de cuentas - Actualizacin de destinos asociados y destinos - Actualizacin de beneficiarios y sucursales - Actualizacin de tipos de comprobantes - Actualizacin de tipos de documentos y resoluciones - Actualizacin de anexos tributarios - Actualizacin de zonas, vendedores y sectores - Definicin de cuentas para libros oficiales - Definicin de prioridades de pagos a proveedores A partir de aqu se va a explicar los primeros catlogos de la aplicacin, para lo cual se darn ejemplos claros de cada uno haciendo uso de acetatos mostrando diferentes tipos de usos

Catalogo de empresas
En este catalogo se crean los diferentes cdigos de empresas que fueron licenciadas a las cuales se les va llevar la contabilidad por el sistema. Una empresa es el ente econmico, una razn social con una identificacin tributaria nica. Este cdigo ser solicitado por el sistema cada vez que usted vaya a ingresar, consultar o listar informacin de la misma.

Catalogo de Centros de Utilidad


Un centro de utilidad es el centro de operacin de una o varias empresas y que al definirse con un cdigo de dos caracteres, hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos all producidos. Siendo esto una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa, con documentos independientes que a la hora de generar informes (estados financieros, anexos, libros oficiales, etc.) es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la informacin de la empresa.

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Catalogo de monedas extranjeras


Este catalogo nos permite crear los diferentes tipos de monedas extranjeras con las cuales la empresa tenga actividades de comercio internacional, estas se ven reflejadas en el plan de cuentas pudiendo as reportar transacciones tanto en pesos como en la moneda extranjera, logrando con esto mas adelante realizar tanto el proceso de ajuste por diferencia en cambio como la obtencin de informes de las mismas.

Catalogo de destinos asociados y destinos


Cuando las empresas necesitan mayor informacin no contemplada en el plan de cuentas ni los indicadores que este posee se utiliza el catalogo de DESTINOS ASOCIADOS con sus DESTINOS, por ejemplo: control de las reas administrativas, de ventas, de produccin siendo una empresa de manufacturera, las suertes por cultivo en el caso de las agrcolas, los captulos de obras en las constructoras, el control del flujo de caja, las importaciones realizadas, entre otros. Se realiza un debate con los clientes para la creacin de los propios catlogos de centros de utilidad y destinos, se explica el uso del manual sobre los temas tratados y por ultimo las conclusiones y evaluacin.

1. Conclusiones
Recordemos que los centros de utilidad se definen como los centros de operacin de las empresas, que la gran utilidad que estos poseen consiste en poder generar estados financieros independientemente por cada uno de ellos. Los destinos asociados y sus subdivisiones los destinos van ligados directamente al plan de cuentas evitando la expansin de este, entre los principales usos se puede encontrar el control de centros de costos, flujo de caja, importaciones y de vehculos entre otros.

Actualizacin de Zonas / Sub-zonas


El objetivo de esta catalogo es poder clasificar los clientes y proveedores por las diferentes zonas/sub-zonas y as poder obtener mas adelante una cartera o cuentas por pagar clasificadas de la misma forma, este campo ser solicitado en la creacin de los clientes, proveedores y acreedores en el catalogo de beneficiarios.

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Actualizacin de vendedores
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener anlisis, seguimiento, comisiones y registros por vendedor este campo ser solicitado en la creacin de los clientes, proveedores y acreedores en el catalogo de beneficiarios.

Actualizacin de sectores
Una tercera clasificacin de los clientes y proveedores diferente de las zonas/sub-zonas y vendedores, son los sectores los cuales son utilizados como ayuda adicional a la hora de generar un listado de cartera y cuentas por pagar este campo ser solicitado en la creacin de los clientes, proveedores y acreedores en el catalogo de beneficiarios

Catalogo de Beneficiarios
El sistema utiliza el catlogo de beneficiarios para almacenar independientemente la informacin de las diferentes personas jurdicas o naturales que tengan relacin con la empresa, utilizando como cdigo de identificacin la cdula o NIT ya que estos no se repiten y brindan una mayor seguridad con respecto a la duplicidad de la informacin, el cdigo antes mencionado ser solicitado cada vez que una cuenta haya sido activada para manejar tercero y las consultas y listados que el sistema posea a nivel de beneficiario. Este manejo da mayor flexibilidad debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios terceros.

Catalogo de Sucursales
Este catlogo permite al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios (terceros) catalogados como clientes o proveedores, con el objetivo de controlar la cartera o cuentas por pagar para cada tercero y sucursal.

Catalogo de tipos de comprobantes


Este catalogo tiene como objetivo definir los diferentes tipos de comprobantes contables que la empresa requiera, basado en el criterio que el contador maneje sobre su informacin. Los cuales sern solicitados cada vez que el usuario vaya a ingresar informacin, consultar o listar por comprobantes contables.

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Catalogo de Tipos de Documentos


En este catalogo se crean los tipos de documentos utilizados en las diferentes transacciones contables y comerciales de una empresa, los cuales soportan los comprobantes de diario y que a la hora de digitar sern solicitados para respaldar la informacin ingresada al sistema.

Actualizacin de resoluciones de la DIAN


El objetivo de ste catlogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario, por cada empresa, centro de utilidad y tipo de documento, la informacin correspondiente a la resolucin de autorizacin para facturacin pre-numerada exigida por la DIAN. Este dato es importante ya que el sistema controlara de forma automtica los consecutivos de la facturacin de servicios que se encuentra por el modulo de generacin de documentos.

Catalogo de Cuentas
En este catalogo se crea el plan contable del sector econmico de cada empresa. Cada cuenta se define con un cdigo el cual es requerido el ingreso de informacin y en la obtencin de informes (libros auxiliares, estados financieros, entre otros). Estos unidos a los diferentes parmetros que se le pueden activen nos ayudan al almacenamiento de informacin con diferentes caractersticas.

2. Conclusiones
Los catlogos de zonas, zub-zonas, sectores y vendedores sirven para clasificar de diferentes formas la cartera o las cuentas por pagar. El catalogo de beneficiarios representa todo tercero con el cual la empresa tiene relacin sea cliente, empleado, proveedor, etc., evitando con esto que el plan de cuentas se convierta en un catalogo bastante extenso. El catalogo de sucursales en los beneficiarios se usan principalmente para controlar la cartera o cuentas por pagar de cada sucursal de mis clientes, proveedores o acreedores evitando as tener que crear beneficiarios ficticios. Los tipos de documentos creados en el sistema deben ir ligados al comprobante contable correspondiente, ya que el sistema valida su afiliacin a la hora de digitar el movimiento contable.

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Para quienes vayan a facturar servicios por la aplicacin es indispensable actualizar el catalogo de resoluciones ya que el sistema valida y controla los consecutivos, significando esto una gran ayuda para el usuario. Los indicadores del plan contable son el enlace entre este y los diferentes mdulos. No todas las cuentas llevan todos los indicadores prendidos. El indicador de beneficiario en cualquiera de sus dos modalidades (1 o 2) operativamente son iguales, la diferencia se manifiesta en el recalculo de saldos iniciales. Las cuentas de bancos siempre deben llevar activo el centro de utilidad por donde se concilian, esto con el objetivo de no tener problemas con la conciliacin mas adelante.

Proceso de chequeo de estructura


Este proceso consiste en darle una secuencia correcta al plan de cuentas y se debe ejecutar cada vez que se ingresa, retira o modifica (campo de cuenta padre y cuenta anterior) una cuenta, con el objetivo que al generar cualquier listado basado sobre el plan de cuentas este no salga en desorden.

Cuentas para libros oficiales


Estos catlogos tienen como fin suplir la necesidad que tienen algunas empresas de presentar libros oficiales con la estructura del PUC que los rige ya que ellos trabajan con otro plan de cuentas, propio de la misma.

3. Actualizacin de PUC
El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan nico de cuentas para posteriormente, a travs de equivalencias, asociar el plan contable de la empresa con ste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del plan de cuentas oficial.

4. Actualiza Equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas, y la Actualizacin PUC definida en la opcin 1 de este submodulo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. Despus de terminar el plan de cuentas se comienza con un taller operativo cuyo objetivo principal es darle al cliente una visin general del efecto de cada uno de los catlogos y los parmetros del plan contable.
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Modulo de gestin de transacciones


En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Gestin de Transacciones.

Actualizacin de aos contables


En este catalogo se crean los diferentes aos a los cuales se har el registro y generacin de informes y transacciones contables de una empresa, estos sern solicitados a la hora de crear lapsos (meses), generar un listado de forma anual o cualquier otro informe que lo requiera.

5. Cancelacin de cuentas de resultado


En este modulo se realiza el proceso de cierre contable cada final del ao y consiste en dejar las cuentas de resultado en cero, aqu el sistema genera en un comprobante de forma automtica previa elaboracin de la nota contable de cierre, donde se realizaron las contabilizaciones necesarias para dicho proceso.

6. Reclculo de saldos iniciales


El objetivo de este modulo es trasladar los saldos finales de las cuentas de balance de un ao como saldos iniciales del ao siguiente, este proceso se

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puede realizar cuantas veces sea necesario, inclusive sin haber realizado el proceso de cierre contable

Actualizacin de lapsos contables


El objetivo de este modulo es poder crear los diferentes meses de cada ao contable, en el sistema contable se pueden crear hasta quince lapsos, los tres ltimos sirven para procesos como el cierre contable y otros que estn fuera de las transacciones normales del ao contable.

7. Cierre de lapsos contables


El objetivo de este programa es cerrar un lapso o periodo contable, por ejemplo un mes, de tal forma que no se permite hacer el registro, modificacin o retiro de transacciones, salvaguardando de esta forma la integridad de la informacin contable.

Actualizacin de comprobantes y/o lotes


El objetivo de este programa es permitir crear al usuario lotes de informacin por cada tipo de comprobante contable que se vaya a utilizar en un lapso determinado, el sistema permite crear hasta noventa y nueve lotes por cada uno de estos, se busca con esto que el volumen de informacin ingresada en cada lote no sea muy extensa, como mnimo en cada lapso se debe crear un lote por cada tipo de comprobante a grabar.

8. Cierre de comprobantes / lotes


El objetivo de este programa es cerrar un lote o comprobante contable, de tal forma que no se permite hacer el registro, modificacin o retiro de transacciones, salvaguardando de esta forma la integridad de la informacin.

Captura de transacciones
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer el registro o grabacin de las diferentes transacciones contables resultantes de los documentos de compras, ventas, etc. Es recomendable que el usuario clasifique los documentos a registrar por empresa, centro de utilidad y comprobante para tener concordancia y agilidad en la operacin.

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Modificacin / Retiro de transacciones


El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar y/o retirar registros de transacciones capturados en la opcin 1. El sistema permite modificar los registros en su contenido de valores, detalle y algunos indicadores adicionales. Si se desea modificar el cdigo de empresa, centro de utilidad, comprobante, lote, cuenta o beneficiario, se debe retirar el registro y volverlo a capturar.

9. Conclusiones
Cada vez que sea ingresada, retirada o modificada (cuenta padre, cuenta anterior) una cuenta se debe ejecutar el chequeo de estructura. Recordemos que el sistema deja crear hasta quince lapsos contables, los tres ltimos con el objetivo de realizar procesos especiales como el cierre contable. Se recomienda que la cantidad de registros grabados en un lote no supere los 400 esto con el objetivo que el proceso de auditoria, recuperacin en caso de perdida no sean tan dispendiosos. El detalle de cada registro grabado debe ir acorde al tipo de cuenta utilizado y teniendo en cuenta los parmetros activados para cada una. En el ingreso de los saldos iniciales es importante respetar la fecha de vencimiento de las facturas de cuentas por cobrar y pagar ya que el sistema se basa sobre este dato para generar los anlisis de vencimientos por edades. En la aplicacin los procesos de saldos iniciales y cierre contable ( cancelacin cuentas de resultado) se pueden retirar y volver a ejecutar sin ningn problema cuantas veces se necesario. El consecutivo de registros es una gua para cualquier modificacin o retiro de informacin que se desee realizar.

Consulta / listado por nmero de registro


Esta opcin del sistema nos permite consultar o listar la informacin que posee un lote en el orden como fue grabado (por numero de registro), la consulta despliega el numero de registro, tipo y numero de documento,

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fecha, cuenta, cdigo, centro de utilidad y si el valor es dbito o crdito de cada de las transacciones. Si se desea consultar un registro un poco mas en detalle basta con digitar el numero que le correspondi logrando con esto que el sistema despliegue informacin mas detallada como son la cuenta con su cdigo y nombre, beneficiario con su cdigo y nombre, tipo y numero de documento, fecha, detalle del registro, documento cruce, tipo y numero de documento para conciliacin, destino, valor base, tasa de iva o retencin, entre otros dependiendo de los indicadores que la cuenta posea. A parte de esta informacin el sistema despliega una lnea donde se informa que usuario lo grabo y quien lo modifico por ultima vez dando su cdigo, fecha y hora.

Consulta / listado de transacciones por documento


Esta opcin como la anterior permite al usuario consultar o listar la informacin de uno o varios lotes pero ordenada por tipo y numero de documento, en la consulta nos muestra en primera instancia el tipo y numero de documento, lote (tipo de comprobante y numero de lote) donde fue grabado, cdigo y nombre del beneficiario, valores dbitos y crditos y un estado del documento si esta descuadrado o no. Si se desea consultar un documento especifico basta con digitar el tipo y numero de documento y el lote donde se encuentra grabado, con esto el sistema trae la cuenta, cdigo del beneficiario, centro de utilidad, destino, valor dbito o crdito de cada uno de los registros que conforman el documento consultado.

Auditoria de documentos
Como complemento a las anteriores consultas el sistema posee una serie de auditorias sobre la informacin ingresada al sistema como son:

10. Consulta documentos descuadrados


Esta auditoria consiste en evaluar todos los documentos ingresados, sea en un lapso, comprobante o lote especifico y que la sumatoria de sus dbitos y crditos no sean iguales, estos sern reflejados en una lista, la cual puede ser consultada mas en detalle por documento citando el numero de lnea que le correspondi.

11. Consulta documentos faltantes


Otra de las auditorias es la de documentos faltantes la cual permite al usuario detectar cuales son los documentos que faltan en el orden
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consecutivo de numeracin, para un tipo de documento en particular o todos, en un lapso determinado.

Modulo de generacin de documentos


El objetivo principal de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para que en una sola operacin se elaboren e impriman los diferentes documentos y se registren las transacciones en cada una de las cuentas de la contabilidad.

Antes de comenzar con la elaboracin de los documentos en especial con los comprobantes de egreso, se debe explicar la bondad que tiene el sistema de controlar el consecutivo de chequeras.

Actualiza Control de chequeras


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer la captura de la cuenta bancaria y el nmero inicial, final y ultimo utilizado de la chequera a generar los pagos, esto con el objetivo de llevar un control estricto del consecutivo minimizando el error a la hora de la captura de comprobantes de egreso.

Consulta / Listado de Control de Chequeras


El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un reporte de los controles por cuenta y chequera del sistema:

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Captura de documentos Comprobantes de egreso


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar un comprobante de egresos en forma directa, de tal forma que se elabora el documento, se imprime y se contabiliza en una sola operacin.

12. Conclusiones
El programa a pesar de que nos permite dejar un documento descuadrado para facilitar la parte operativa, nos puede mostrar donde esta el error a travs de las auditorias que este posee. En la consulta por numero de registro podemos conocer quien graba o modifica por ultima vez un transaccin, de aqu la importancia de asignarle a cada usuario de la aplicacin un cdigo de usuario y la seguridad. La elaboracin de comprobantes de egreso se puede realizar de varias formas en el modulo de generacin de documentos como: programacin de pagos, ordenes de pago y otros documentos.

Captura de documentos - Recibos de caja


En este programa se elaboran los recibos de caja en forma directa afectando las cuentas contables, detallando los valores recibidos en efectivo, cheques y otros documentos de valor y realizando la impresin inmediata del documento.

Otros documentos.
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar en el sistema los restantes documentos que cotidianamente se generan en el departamento de contabilidad; es el caso de las notas dbito, notas crdito y notas de Internas de contabilidad, notas de ajuste, entre otros.

Modificacin y retiro.
Este programa tiene por objetivo permitir al usuario modificar los documentos capturados en las opciones anteriores tanto en sus datos bsicos como en cualquiera de sus campos de registros. Para ingresar a modificar un documento este debe haber sido previamente habilitado, es decir, haberse borrado su marca o estado de impreso Si la modificacin que se desea realizar es de una cuenta de bancos esta no se permite hacer por las implicaciones de seguridad que esto trae.

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Si la opcin es de retiro, el sistema desaparece el documento y no deja huella de este por lo tanto no es recomendable utilizar este programa para documentos con consecutivos preimpresos o de carcter comercial, preferiblemente usar la opcin de anulacin de documentos.

Anulacin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular documentos generados en este modulo. El sistema conservara el encabezado del documento con un estado interno de anulado el cual garantiza que el nmero del documento anulado no se vuelva a capturar.

Impresin de documentos
El objetivo de este programa es imprimir documentos que hayan sido generados por este modulo y que a la hora de hacerlos no se haya utilizado opcin de impresin inmediata o de reimprimirlos cuando sea necesario, ante esto el sistema valida que el documento este habilitado para dicho proceso de generacin de documentos.

Consulta y listados del modulo de generacin de documentos


A continuacin se explican la serie de consultas y listados que este mdulo posee sobre la informacin generada por el sistema y que sirven de ayuda al usuario.

13. Conclusiones
El trabajar por el modulo de generacin de documentos nos obliga a mantener la contabilidad al da ya que todo lo realizado por este modulo se esta contabilizando de forma automtica. Tengamos en cuenta que la informacin generada o ingresada por este modulo solo ser modificada o modificada por este mismo, ya que el sistema no deja que sea modificado por otros modulo

Libro auxiliar por cuenta / beneficiario


Este libro auxiliar le permite al usuario generar consultas o listados desde la cuenta hacia los terceros cuando esta lo maneja, dando esto la posibilidad de
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poder conocer todos los registros de una cuenta o grupo de cuentas (cuenta padre). En esta opcin contamos con una consulta y varios listados entre los cuales encontramos: Auxiliar por Cuenta Por fechas Libro auxiliar por Centro de Utilidad Auxiliar en Orden Cronolgico Por Sector, Cuenta, Beneficiario Saldos en Moneda Extranjera Listado de Movimiento Diario Cada uno de estos brinda diferentes posibilidades de consulta y se generan de acuerdo a las necesidades que el usuario tenga.

14. Auxiliar por cuenta


En este libro auxiliar se pueden listar los movimientos de una cuenta o grupo de cuentas sin importar el tercero responsable de la transaccin entre un rango de lapsos determinados.

15. Por fechas


A diferencia del anterior que el nivel de seleccin es por lapsos aqu se puede seleccionar entre un rango de fechas determinadas.

16. Libro auxiliar por centro de utilidad


Igual que los anteriores este listado nos permite generar un reporte con el detalle de todas las transacciones de una cuneta pero pudiendo seleccionar un centro de utilidad.

17. Auxiliar en orden cronolgico


Teniendo el mismo objetivo de los anteriores reportes la ventaja es que no lo puede organizar por orden cronolgico.

18. Por sector / cuenta / beneficiario


En este programa se genera un reporte de todas las transacciones de las cuentas ordenado de forma excluyente por cdigo de sector, el cual esta ligado al cdigo del beneficiario.

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19. Saldos en moneda extranjera


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un listado de libros auxiliares de una empresa y centro de utilidad especficos, para una cuenta o todas y un sector o todos, de aquellas cuentas que tienen el indicador de moneda extranjera activado.

20. Listado de movimiento diario


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de libros auxiliares ordenado por fecha, para una empresa en particular, uno o todos los centros de utilidad, una o todas las cuentas y dentro de un rango de seleccin de rangos especifico.

Libro auxiliar por Beneficiario / Cuenta


En esta opcin se pueden generar una serie de consultas y listados al igual que en la anterior solo que el ordenamiento parte del beneficiario.

21. Consulta por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las transacciones registradas en un beneficiario en particular o todos, para una cuenta en particular o todas.

22. Listado por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de libros auxiliares ordenados por beneficiario en una o todas las cuentas en que tenga movimiento.

Libro auxiliar por cuenta / destino


Esta opcin al igual que las anteriores nos permite generar una serie de consultas y listados de transacciones de una cuenta pero enfocada hacia un destino especifico o todos.

23. Consulta por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las transacciones registradas en las cuentas y destinos previamente definidos en el sistema.

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24. Listado por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los libros auxiliares para aquellas cuentas que tienen el indicador de destino activado. El sistema permite seleccionar una cuenta o todas, un destino en particular o todos, una empresa y un centro de utilidad o todos y un rango de tiempo especifico. (el usuario continuar desarrollando el taller operativo a medida que se va explicando)

25. Listado por empresa / rangos


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de libros auxiliares ordenados por cuenta / destino, dentro de un rango y estado de destinos especficos.

Libro auxiliar por destino / cuenta


Al igual que la opcin anterior nos permite listar un movimiento que involucre una cuenta y un destino pero ordenado por el ultimo en primer lugar

26. Consulta por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las transacciones registradas en uno o todos los destinos y en una o todas la s cuentas asociadas.

27. Listado por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de libros auxiliares para aquellas cuentas que tengan el indicador de destino activado, organizados por cdigo de destino, pudiendo seleccionar un destino o todos.

28. Listado por empresa / niveles


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de libros auxiliares para aquellas cuentas que tengan el indicador de destino activado, organizados por cdigo de destino. El usuario podr seleccionar el destino asociado en particular y un nivel de totalizacin y detalle deseado entre 1 y 4. As mismo se podr seleccionar una cuenta especifica o todas, un centro de utilidad especficos y un rango de tiempo definidos.

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MODULO DE INFORMACIN CONTABLE


Introduccin Objetivos del Mdulo
En este modulo el usuario encuentra una herramienta para generar gran variedad de informes contables y estados financieros muy tiles para las reas administrativas de la empresa. Las opciones que se pueden encontrar en este modulo son: Estados financieros Anexos por cuenta / destino Anexos por destino / cuenta Libro de inventario y balance Comprobante contable resumen Libro diario Libro mayor / oficial Flujo de efectivo directo

A continuacin el expositor realizara un recorrido por varias de las opciones que el sistema posee en este modulo con el objetivo de que el usuario se familiarice con las preguntas que se le van a presentar.

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Estados financieros
En esta opcin el usuario puede encontrar un gran cantidad de consultas y listados a diferentes niveles entre los cuales encontramos

29. Consulta saldos por cuenta


Esta consulta permite al obtener la informacin del comportamiento que ha tenido una cuenta o grupo de cuentas (cuenta padre) durante todos los lapsos de una ao contable

30. Consulta saldos por cuenta / beneficiario


El objetivo de este programa es permitirle al usuario obtener la informacin del comportamiento que ha tenido en un lapso determinado, una cuenta detallada beneficiario por beneficiario.

31. Listado por empresa


En este modulo el usuario puede generar tres estados financieros bsicos como son el balance de comprobacin, balance general y estado de resultados por cada una de las empresas catalogadas. La presentacin de los informes esta previamente diseada pero su nivel de detalle se puede variar de acuerdo a diferentes indicadores que esta opcin maneja.

32. Listado por centro de utilidad


Al igual que la anterior opcin el sistema genera una serie de reportes pero con la opcin de poder seleccionar un centro de utilidad especifico.

33. Listado comparativo entre empresas


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar estados financieros comparativos entre dos empresas, o entre una empresa y un consolidado de empresas, por ejemplo de un grupo econmico, con el fin de analizar la participacin y comportamiento de las empresas seleccionadas entre s, por cada rubro de los estados financieros.

34. Listado de cuentas con saldo contrario


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe con los saldos por cuenta / beneficiario contrarios a la naturaleza de la cuenta. Es un reporte de auditoria que permite visualizar previamente a la presentacin

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de los estados financieros, aquellos saldos que se deben reclasificar o corregir.

35. Interfase a hojas electrnicas por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los estados financieros bsicos como son el balance de comprobacin de saldos, balance generar y estado de ganancias y prdidas para todas o cada una de las empresas catalogadas en el sistema en formato de hoja electrnica para que el usuario pueda hacer los cambios de formato o anlisis adicionales que requiera.

36. Interfase a hojas electrnicas por centro de utilidad


De igual forma que la anterior opcin nos permite generar informes que pueden ser subidos a una hoja electrnica con la posibilidad de seleccionar un centro de utilidad especifico.

Anexos por cuenta / destino


En esta opcin el sistema permite generar consultas y listados al nivel de estados financieros teniendo en cuenta la relacin cuenta/destino definido en el plan de cuentas, entre los cuales encontramos:

37. Consulta de saldos por cuenta/destino


En esta consulta el usuario puede ver los saldos por cuenta/destino sin discriminar los valores por beneficiarios, en un rango de tiempo especifico y a diferentes niveles.

38. Listado por empresa


En este reporte el usuario puede generar un reporte en cualquiera de las tres presentaciones ya conocidas, el cual puede ser muy til para evaluar el saldo de una cuenta como afecto un grupo de destinos o destino en particular.

39. Listado por centro de utilidad


Al igual que la anterior opcin el sistema genera una serie de reportes con la particularidad de poder escoger un centro de utilidad especifico.

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Anexos por destino / cuenta


En esta opcin el usuario puede generar una serie de reportes o consultas de la misma forma que la opcin anterior pero desde otro punto de vista sea el destino, sirviendo esto para evaluar por ejemplo los gastos o costos de una seccin administrativa u operativa de una empresa. Algunos de estos informes son:

40. Consulta de saldos por destino / cuenta


El objetivo de este programa es permitir al usuario tener una consulta o vista rpida de los saldos de cuentas de uno o varios destinos. El sistema permite seleccionar una empresa o todas, un dentro de utilidad o todos, un destino en particular o todos, dentro de un lapso especifico de tiempo.

41. Listado por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de anexos a los estados financieros ordenados por destino / cuenta, de manera similar a la informacin presentada en la consulta descrita en el procedimiento anterior.

42. Listado por centro de utilidad


Al igual que la anterior opcin el sistema genera una serie de reportes pero con la opcin de poder seleccionar un centro de utilidad especifico

43. Interfase a hojas electrnicas por empresa


De la misma forma como se utilizo a los estados financieros a nivel de empresa el sistema los puede realizar por destino cuenta, facilitando con esto al usuario poder realizar anlisis adicionales que requiera.

44. Interfase a hojas electrnicas por centro de utilidad


Al igual que la anterior opcin el sistema genera una serie de reportes pero con la opcin de poder seleccionar un centro de utilidad especifico.

Libro de inventario y balance


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar el libro de inventario y balance, pudindose generar al nivel de empresa o por centro de utilidad especifico.

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45. Numeracin de paginas


Esta opcin le permite al usuario numerar las paginas para mandar a registrar las hojas donde ser impreso este libro oficia.

Comprobante contable resumen


Este programa le permite al usuario generar los comprobantes de diario, resumiendo los totales dbito y crdito por empresa y por cada tipo de comprobante catalogado

46. Listado por empresa


Esta opcin nos permite listarlos al nivel de empresa

47. Listado por numero de documento por empresa


Tiene el mismo objetivo de la opcin anterior pero se puede generar por documento o por cuenta documento

48. Listado por centro de utilidad


Esta opcin permite generar los comprobantes de diario con la posibilidad de escoger un centro de utilidad determinado.

Libro diario
Esta modulo nos permite generar el libro diario por cada lapso donde se resume el movimiento dbito y crdito de cada una de las cuentas mayores afectadas discriminndolas por cada tipo de comprobante

49. Con catlogo vigente por empresa


Este modulo genera el libro diario al nivel de cada una de las empresas catalogadas.

50. Con catlogo vigente por empresa / fecha


Esta opcin lista el libro diario pero nos da la oportunidad de escoger un rango de fechas de un lapso determinado.

51. Con catlogo vigente por centro de utilidad

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Esta opcin lista el libro diario pero nos da la oportunidad de escoger un centro de utilidad determinado.

52. Numeracin de paginas


Esta opcin le permite al usuario numerar las paginas para mandar a registrar las hojas donde ser impreso este libro oficia.

Libro mayor / oficial


El objetivo de este modulo es permitir al usuario generar el libro mayor, donde se consolida el movimiento dbito y crdito de cada una de las cuentas mayores afectadas presentando adems su saldo al inicio del periodo y su nuevo saldo al final del mismo.

53. Libro mayor vigente por empresa


En este modulo podemos generar el libro mayor para una empresa en particular o de forma consolidada.

54. Libro mayor vigente por centro de utilidad


En este modulo podemos generar el libro mayor con la posibilidad de seleccionar un centro de utilidad especifico.

55. Libro oficial vigente por empresa


Esta opcin nos permite generar el libro oficial por empresa y que en esencia es la fusin del libro mayor con el libro diario y que consiste en consolidar el movimiento dbito y crdito de cada una de las cuentas mayores afectadas presentando adems su saldo al inicio del periodo y su nuevo saldo al final del mismo.

56. Libro oficial vigente por centro de utilidad


Por este modulo podemos generar el mismo informe de la anterior opcin con la particularidad de seleccionar un centro de utilidad especifico.

57. Numeracin de paginas para libro mayor y oficial


Esta opcin le permite al usuario numerar las paginas para mandar a registrar las hojas donde sern impresos estos libros oficiales.

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Flujo de efectivo directo


El objetivo de esta opcin es generar el flujo de efectivo y el flujo de caja por empresa sirviendo ambos como herramientas financieras, este informe se puede generar en varias presentaciones como balance de comprobacin, balance general y estado de resultados.

58. Generacin de saldos iniciales


Esta opcin tiene como propsito generar los saldos iniciales del flujo de efectivo al lapso anterior al cual se va implementar, por los tanto solo se debe ejecutar una vez.

59. Generacin del flujo de efectivo


Esta opcin genera el flujo de efectivo en el lapso seleccionado, tomando como base el movimiento por documento que tengan cuentas marcadas con el indicador de flujo de efectivo.

60. Reclculo de saldos iniciales


Esta opcin tiene como propsito trasladar los saldos finales del flujo de efectivo de un ao como saldos iniciales del ao siguiente.

61. Consulta por cuenta


Esta opcin nos permite consultar los saldos por cuenta o grupo de cuentas (cuenta padre) que estn marcadas para manejar flujo de efectivo.

62. Listado por empresa


En este modulo podemos generar el estado financiero flujo de efectivo al nivel de empresa o empresas que estn catalogadas.

63. Listado por centro de utilidad


Al igual que la anterior opcin aqu podemos generar el estado financiero flujo de efectivo pero pudiendo seleccionar un centro de utilidad especifico.

64. Interfase a hojas electrnicas por empresa


En esta opcin tenemos la posibilidad de generar este estado financiero pero con las caractersticas necesarias para poderlo importar desde una hoja electrnica al nivel de empresa.

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65. Interfase a hojas electrnicas por centro de utilidad


En esta opcin tenemos la posibilidad de generar este estado financiero pero con las caractersticas necesarias para poderlo importar desde una hoja electrnica al nivel de centro de utilidad.

66. Flujo de caja por empresa


Esta opcin permite generar el flujo de caja basado sobre las transacciones registradas en las cuentas de cajas y bancos y que previamente se les activo el uso del destino asociado creado para este objeto, el cual debe haberse estructurado de tal forma que permita generarlo con la informacin necesaria. Este reporte se puede generar de forma diaria, semanal, mensual o acumulada.

Modulo de informacin fiscal y/o tributaria


El objetivo general de este modulo es brindar al usuario una gran variedad de informes fiscales con el objeto de cumplir con ciertas obligaciones para con el gobierno. Aqu podemos encontrar varias opciones entre las cuales podemos estn: Relacin de retencin en la fuente por cuenta Certificados Relacin de iva por cuenta Relacin por cdigo de anexo Relacin por cuenta

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Relacin de retencin por cuenta


Esta opcin nos permite generar reportes donde se relaciones las retenciones practicadas por la sociedad discriminando los valores por cada tercero excluyendo los clasificados como internos.

67. Por lapsos


Esta opcin nos permite generar la relacin entre lapsos por empresa o centro de utilidad determinado.

68. Anual
Al igual que la anterior opcin nos permite generar la misma relacin pero por ao.

Certificados
En esta opcin el usuario puede generar los certificados de retencin por renta, iva e ica para las personas naturales o jurdicas a quienes se les ha practicado dichas retenciones.

69. Retencin anual impresin


Aqu se genera los certificados de retencin por renta de forma anual, pudiendo escoger si es individual o colectivo en formato estndar o minerva.

70. Retencin por lapso impresin


Al igual que la anterior opcin con la particularidad de poderlos generar entre lapsos.

71. Retencin por iva impresin


En esta opcin se pueden generar los certificados de retencin iva pudiendo escoger si es individual o colectivo en formato estndar o minerva.

72. Retencin por ica impresin


En esta opcin se pueden generar los certificados de retencin iva pudiendo escoger si es individual o colectivo en formato estndar o minerva.

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Relacin de iva por cuenta


Esta opcin nos permite generar reportes donde se relaciona el iva generado y descontable discriminando los valores por cada tercero excluyendo los clasificados como internos.

73. Por lapsos


Esta opcin nos permite generar la relacin entre lapsos por empresa o centro de utilidad determinado.

74. Anual
Al igual que la anterior opcin nos permite generar la misma relacin pero por ao.

Relacin por cdigo de anexo


Esta opcin nos permite generar los anexos tributarios basado sobre los cdigos definidos en el modulo de catlogos de anexos del sistema discriminando los valores por cada cuenta y tercero. Antes de generar dichos informes veamos como se configuran para lo cual nos regresamos al modulo de gestin de catlogos donde los vamos a crear.

75. Anexos tributarios


En este catalogo se definan una serie de variables necesarias para crear los anexos como son los grupos de anexos, anexos y detalle de anexos Grupo de anexos El objetivo de este programa es definir uno a uno las diferentes clases de grupos de anexos tributarios dependiendo de las necesidades de la empresa tanto en el aspecto tributario como contable. Anexos Una vez creados los grupos de anexos se procede a crear los diferentes tipos de anexos de acuerdo a la necesidad de la empresa. Detalle de anexos Aqu se entra a conformar cada un los anexos ligando las cuentas de donde se va a tomar la informacin y que los conforman, cabe anotar que estas deben ser de detalle.
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Una vez creados los anexos regresamos al modulo de informacin fiscal y/o tributaria para generar los respectivos informes

76. Forma modelo para informacin tributaria


Este modulo genera los reportes en un formato especial requerido por la Direccin de Aduanas e Impuestos Nacionales donde presenta los valores por cada cuenta y tercero.

77. Forma estndar


Al igual que la opcin anterior nos permite generar los reportes con una diferencia de que la presentacin del formato es diferente siendo un poco ms sencillo.

Relacin por cuenta


Este modulo nos permite generar una serie de anexos por empresa o centro de utilidad donde se relacionan los acumulados y/o saldos por cuenta y tercero teniendo como base los registros y transacciones contabilizados en una cuenta determinada durante un ao fiscal o rango de lapsos.

78. Forma estndar


En este modulo generamos un anexo por cuenta o grupo de cuenta (cuenta padre).

Modulo de mantenimiento del sistema


En este modulo se encuentran una serie de procesos que sirven de ayuda al usuario para corregir problemas o agilizar procesos entre los cuales podremos encontrar: Cambio de cuentas Cambio de beneficiarios Cambio de destinos Retiro de transacciones por lote Lapsos, lotes y extractos

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Cambio de cuentas
Esta opcin le permite al usuario trasladar todo los movimientos y acumulados de una cuenta a otra, con la condicin que ambas sean iguales en sus parmetros y que la nueva cuenta este catalogada.

Cambio de beneficiarios
Esta opcin le permite al usuario trasladar todos los movimientos y acumulados de un cdigo de beneficiario a otro.

Cambio de destino
Esta opcin le permite al usuario trasladar todos los movimientos y acumulados de un cdigo de destino a otro.

Retiro transacciones por lote


Esta opcin le permite al usuario retirar parcial o totalmente todas las transacciones de un lote determinado.

Lapsos, lotes y extractos


En esta opcin el usuario puede reabrir un lapso, lote o extracto que ya haya sido cerrado, dando la posibilidad de corregir un posible error.

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79. Conclusiones
El sistema de contabilidad tiene varios libros auxiliares los cuales se pueden generar desde diferentes puntos de vista, dando con esto una mayor alternativa de bsqueda El modulo de informacin contable cuenta con varias consultas y listados que a la parte administrativa le facilitan su gestin como son: Anexos por centros de costos y centros de utilidad, interfaces con hojas electrnicas. El modulo de informacin fiscal y/o tributaria posee los listados y consultas necesarias para la presentacin de informes al gobierno y as cumplir con los requerimientos de este.

Ajustes por inflacin


El expositor debe realizar una introduccin terica de los ajustes por inflacin utilizando el ejemplo del acetato, donde se muestra como se realizara de forma manual (que valores se toman, y donde se debita y acredita el resultado de aplicar el paag) y esto trasladado a una formula que aplicara para el sistema.

80. Actualiza cuentas a ajustar


El objetivo de este programa es definir una tabla de equivalencias en la cual se especifica para cada grupo de cuentas el cdigo de cuenta donde se debita y acredita el ajuste y las cuentas que son tomadas como base para dicho clculo Aqu hay varias consideraciones a tener en cuenta: El indicador de activo o suspendido se utiliza cuando un grupo de cuentas dejen de ajustarse quedando invalido el asiento, es aqu con se suspende de lo contrario todos son activos. La naturaleza del movimiento a correccin monetaria depende del grupo de cuentas que se estn ajustando y que en todo caso es contrario a la naturaleza del origen del ajuste. Dentro de las cuentas base para el clculo de ajuste no solo se pueden incluir cuentas de detalle sino de titulo ahorrando as ingresar gran cantidad de registros base.

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81. Consulta
Esta consulta nos permite visualizar todos los asientos de las cuentas a ajustar y si selecciono uno en particular puedo conocer mas en detalle su composicin.

82. Listado
Igual que la consulta nos permite observar la tabla de cuentas ajustar con mayor facilidad y cada uno de sus parmetros.

83. Proceso de ajuste mensual


Este modulo tiene como propsito calcular los ajustes por inflacin de cada uno de los grupos de cuentas creados en la anterior tabla. Para lo cual se debe seleccionar la empresa, el lapso, centro de utilidad (opcional) sobre los cuales se va a ejecutar el proceso, el paag del mes, el centro de utilidad donde se desea contabilizar (opcional) y si es con actualizacin o sin ella permitiendo as poder realizar pruebas antes de dejarlo en firme. Si se escoge con actualizacin se debe informar la empresa donde se contabiliza, el centro de utilidad del lote, el tipo de comprobante y el nmero del lote donde se graban los registros de forma automtica, tipo y nmero de documento y la fecha del mismo.

84. Proceso de ajuste anual


Al igual que la opcin anterior nos permite realizar el proceso de ajuste por inflacin con las mismas variables solo que se debe informar el paag de cada uno de los meses del ao a ajustar.

Estados complementarios
Este modulo le permite al usuario crear sus propios informes contables basado sobre la estructura de los catlogos de cuentas, destinos y centros de utilidad, apartndose un poco de los informes prediseados que el sistema posee y que hemos visto a lo largo del curso. En el diseo de cualquiera de estos reportes se debe tener en cuenta algunos aspectos como son: Realizar un anlisis de que informe se requiere, su forma y presentacin Las variables a tener en cuenta y De donde se va a extraer la informacin

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Despus de haberlo diseado digmoslo as en papel, se procede a crearlo en el sistema teniendo en cuenta los siguientes pasos: El instructor utilizara el acetato del reporte para dar una gua del diseo del informe a generar, donde se encuentran los ttulos y cada una de las filas que lo componen.

85. Definicin de encabezados


En esta opcin se definen varias cosas como son: el cdigo del reporte, el nombre, los ttulos que aparecern a la hora de imprimirse, quien lo elabora y el formato de presentacin que puede ser en forma de balance general, balance de comprobacin o estado de resultados.

86. Definicin de filas


Es aqu donde se entra a crear el cuerpo del informe para tal objetivo se definen una serie de filas que contienen la informacin a presentar, de estas existen varios tipos: Fila de titulo es aquella que solo sirve para colocar un titulo dentro del cuerpo del informe. Fila de detalle es la encargada de traer la informacin ya que cuando se est creando solicita que cuentas conforman su base. Las cuentas involucradas pueden ser de titulo o detalle y si esta tiene un destino asociado se puede traer la informacin de uno en especial. Fila de calculo es la que nos permite realizar como su nombre lo dice clculos entre filas ya existentes o constantes, estas pueden ser sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, o sumatorias. A la hora de conformar sus operaciones se producen una serie de resultados entre los cuales tambin se puede operar.

87. Copia de un reporte


Esta opcin nos permite realizar copia de la estructura de un reporte sobre otro con el objetivo de no volver a crear todo ese andamiaje para un reporte nuevo, donde solo hay que variar muy pocas operaciones.

88. Consulta
Aqu se pueden consultar todos los informes creados y si se escoge uno en especial se puede observar su estructura interna.

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89. Listado
Con el mismo objetivo de la consulta se puede generar un listado de los reportes creados y si se escoge uno en particular se puede ver el detalle de su estructura.

90. Reporte por empresa


Aqu es donde el usuario ve los frutos de su trabajo ya en este modulo es donde se genera el informe para su impresin, lo primero que solicita es el cdigo de reporte a generar y automticamente trae los parmetros del encabezado, los cuales se pueden confirmar o cambiar para este caso, adems pregunta por la empresa o empresas, los o el centro de utilidad, el destino y los lapsos sobre los cuales se va a ejecutar y si se va a generar para impresin o para hojas electrnicas.

91. Reporte del presupuesto


El objetivo de este programa es permitirle al usuario realizar la ejecucin presupuestal con cualquiera de los reportes ya diseados, claro que el presupuesto debi haberse digitado por el modulo de control presupuestal..

Modulo de conciliacin bancaria


El objetivo principal de este modulo es realizar la conciliacin bancaria de forma automtica evitando con esto un mayor trabajo operativo, para tal fin se den de seguir los siguientes pasos: 1.Se deben ingresar los documentos pendientes por conciliar correspondientes al mes anterior al cual se va a comenzar el proceso por el sistema. 2.Se debe crear el extracto de la cuenta bancaria correspondiente en el lapso a conciliar 3.Se debe ingresar el detalle del extracto bancario lo cual se puede realizar de dos formas ya sea automticamente cuando este se encuentra en medios magnticos o de forma manual cuando lo tenemos en papel. 4.Luego se procede a realizar una copia de los archivos de conciliacin previendo cual error en el proceso. 5.Por ultimo se procede a ejecutar el proceso de conciliacin el cual se puede realizar de dos formas ya sea sin actualizacin o con ella, la primera me permite hacer una especie de pre-conciliacin donde se
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pueden evaluar si las inconsistencias presentadas son congruentes que siendo as se puede dejar en firme de lo contrario se deben corregir ya sea en el movimiento o en el extracto segn sea el caso hasta que se pueda dejar en firme.

Las opciones a tener en cuenta dentro de este proceso son:

92. Documentos pendientes


Esta es la opcin que nos permite realizar el primer paso entes mencionado, aqu se ingresan cada uno de los documentos teniendo en cuenta si son cheques con su nmero, consignaciones, notas dbito o crdito cada uno con su valor, un detalle y donde pasaron pendientes si fue en libros o en extracto.

93. Extractos
En este modulo es donde se crean los encabezados del extracto como son el lapso, empresa, cuenta contable (cuenta bancaria), saldo inicial, saldo final, fecha, elaborado por y las observaciones del caso.

94. Detalle de extractos


En esta opcin es donde se ingresa el detalle de un extracto teniendo en cuenta el tipo de documento (cheque, consignacin, nota dbito o crdito) y su valor. Aqu el sistema tiene un control de lo que falta por ingresar al extracto llamado por cuadrar que resulta de coger el saldo inicial mas las
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entradas menos las salidas y compararlo contra el saldo final, cuando este campo sea cero significa que el extracto esta cuadrado.

95. Conciliacin automtica


En esta opcin se viene a realizar el cuarto y quinto paso antes descritos para realizar la conciliacin automtica.

Libro auxiliar de bancos


Como ayuda adicional este modulo posee una serie de listados como son:

96. Listado por nmero de documento


Este listado nos da la opcin de visualizar el movimiento de un banco o todos entre un rango de fechas, por un tipo de documento de conciliacin especifico o todos y ordenado por valores

97. Relacin de ingresos y egresos


Este listado nos muestra una relacin de ingresos (consignaciones y notas crdito) y egresos (cheques y notas dbito) en un rango de fechas.

98. Documentos con naturaleza contraria


Este listado realiza un barrido por todo el movimiento de un banco en un lapso determinado buscando que documentos de conciliacin quedaron contrarios a su naturaleza a la hora de ser grabados (cheques y notas dbito se registraron dbito y consignaciones y notas crdito se registraron crdito), estos documentos son relacionados en un listado el cual se puede ordenar por valores.

99. Conclusiones
En la creacin de la tabla de cuentas a ajustar se deben tener en cuenta la naturaleza del movimiento a correccin monetaria, la naturaleza de las cuentas base y sobre las que se debita y acredita ya que esto puede invertir el movimiento del ajuste. Tanto para el modulo de ajustes por inflacin e informacin fiscal y/o tributaria no son tenidos en cuenta los beneficiarios cuya clasificacin sea interno. El modulo de generacin de reportes nos permite disear informes que el sistema no posee pudiendo combinar cuentas de balance y resultado, centros de costos y centros de utilidad.
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La conciliacin bancaria es la primera auditoria que se realiza a la contabilidad, el sistema cruza los documentos que estn correctos pero es nuestro deber revisar el listado de inconsistencias y validar que son correctas.

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