Ventajas y desventajas de la estructura organizacional de una pyme (Titulo temporal)

Giovanni lvarez Isabel Palma Camila Ortega

Organizacin

Administracin de Empresas nocturna Universidad del Atlntico

Barranquilla

Introduccin

Conocer la estructura organizacional de una empresa nos permite saber cul es la conformacin de la misma, su distribucin de cargos y jerarquizacin. sta es la forma en que distribuimos la empresa para su mejor funcionamiento, la manera en que los dems observan su esquema practico.

La evolucin de las formas tradicionales ha seguido la dinmica de los grandes ciclos que han padecido las organizaciones contemporneas, desde la poca de la estandarizacin; que est dominada por la bsqueda de la especializacin. Las empresas han ido evolucionando sus sistemas organizativos de tal forma que se ajusten a los cambios tecnolgicos, competitivos y a las dinmicas propias de la globalizacin.

Es interesante entonces empezar a identificar los diferentes esquemas organizacionales que tienen las empresas u

organizaciones, tanto para nuestro conocimiento como para analizar y plantear puntos de mejora en ellos. Para este caso tomaremos como ejemplo empresas comerciales, de la misma compaa para mirar cmo est conformada su estructura organizacional, que ventajas y desventajas presentan

Justificacin

Las estructuras organizativas son un diseo que se ha venido planteando desde mucho tiempo atrs, ya en pocas en que los hombres comenzaron a ser sedentarios empezaron tambin a distribuir labores y tareas, esto fue una forma muy primitiva de organizacin que con el paso del tiempo fue mejorada por las diferentes culturas que adoptaron mejores formas organizativas, ya antes de la revolucin industrial entes como el ejrcito y la iglesia posean estructuras muy elaboradas que fueron tomadas como ejemplo por investigadores de la poca que buscaban mejorar la produccin. Taylor con su estudio de tiempo y movimientos propuso dividir el trabajo para que cada obrero se hiciese cargo a una determinada labor con el fin de hacer ms gil las tareas, esto consista en disear un cargo con tareas similares o complejas que permitieran mejorar los tiempos, Fayol en la misma poca ya hablaba de entre otras cosas de departamentalizacin, jerarqua y unidad de mando, principios que an siguen vigentes en el desarrollo de estructuras organizacionales, Weber realizo sus aportes desde la teora burocrtica, Etzioni Amita quizs uno de los

estructuralistas ms importantes plantea que la organizacin pasa por una serie de pasos o etapas para su desarrollo: naturaleza, etapa, capital y organizacin siendo este el elemento ms importante. Mayo influyo tambin a travs de la escuela humanista, Katz, Kanh y despus de ellos muchos tericos modernos han tomado y mejorado los principios organizativos

para llevar a un mejor nivel los esquemas de estructura organizacional modernos. De all la importancia de analizar la conformacin de las empresas en sus diferentes tipos, estas pueden llegar a ser muy variadas sin embargo de su adecuada conformacin depende que los resultados de las mismas sean ptimos y por tanto eficientes y eficaces.

Hoy en da las pequeas y medianas empresas son un negocio que se ha desarrollado de tal manera que ocupan gran parte del mercado y se encuentran distribuidas en casi todos los sectores de la economa.

Realizar la investigacin en este tipo de empresas nos permitir conocer como estn organizada la estructura organizacional de aquellas que tomamos como modelo para este proyecto y que ha ayudado a su rpido reconocimiento en el pas, as como aquellas debilidades y oportunidades de mejora para lograr mejor

desempeo en las distintas reas que las conforman, es a saber que para dicha investigacin tomaremos tres empresas como modelo, pymes del rea comercial, que se encuentren en un mismo rango.

Marco terico
Las pymes son una forma de organizacin en la que estn clasificadas las pequeas y medianas empresas, estas fueron en un principio como empresas familiares las cuales cambiaron luego al desarrollarse y crecer, dentro de las pymes encontramos empresas de todo tipo: manufactureras, de industria, comerciales, de servicio, entre otras. Para el desarrollo de este trabajo tendremos en cuenta las pymes del sector comercio en el departamento del atlntico y en especial en la ciudad de barranquilla, teniendo en cuenta que las pequeas y medianas empresas dedicadas al sector comercio son en estos momentos las que buscan un

posicionamiento en el mercado porque aunque tienen su lugar establecido tambin son de mayor vulnerabilidad ante el mercado de expansin comercial dado por los avances a nivel del libre comercio. Las empresas de comercializacin, han tenido gran auge en lo que va del siglo, su desarrollo se ha maximizado debido en gran parte a la apertura econmica que ha trado consigo la globalizacin, esto conlleva a que las empresas busquen una mejor forma de organizacin que les permita mantenerse vigentes en el mercado por lo cual clasifican las superficies en las que desarrollan sus labores de acuerdo al mercado objetivo en grandes, medianas o pequeas, todas conservando una estructura base que ayude a su posicionamiento dentro de un mercado y a la estabilidad en el mismo, para esto es importante tener una estructura

organizativa slida en cada punto que permita un rpido y libre

desarrollo de las labores que conlleven a la consecucin y mantenimiento de clientes. Las pymes no estn exentas de estos cambios, podemos decir que es de vital importancia que creen su propio sistema organizativo si desean permanecer en el mercado y obtener mejores resultados que permitan su sostenimiento. Para muchos dueos de pequeas y medianas empresas realizarle a esta una estructura organizacional no es ms que un resquicito para obtener su registro, pero est demostrado que dividir la empresa de una forma esquemtica logra niveles de eficiencia y eficacia mucho mayores, esto basndonos en teoras como las dadas por reconocidos tericos desde clsicos y cientficas donde se expuso que dividir el trabajo y especializar a las personas que lo desarrollaban mejoraba el desempeo tanto de los trabajadores como de la empresa.

Actualmente

conocemos

diversas

formas

de

estructura

organizacional que estn basadas en teoras administrativas que dan origen al proceso administrativo y que se han mejorado a lo largo del tiempo.

Planteamiento del problema

La departamentalizacin constituye una caracterstica

fundamental de la estructura organizacional de las empresas, esta es la agrupacin de actividades similares o de un mismo tipo en unidades organizacionales, a las cuales normalmente

denominamos departamentos, secciones divisiones o equipos. La departamentalizacin se constituye entonces en una forma de dividir la empresa para que esta funcione mejor. En la actualidad las pymes son de gran importancia en el crecimiento de la economa a nivel de nuestro pas y muy seguramente a nivel mundial por su localizacin en los diferentes sectores de la sociedad se han desarrollado paulatinamente y han crecido a medida que lo hacen las comunidades y el comercio. Los pases en va de desarrollo en un intento por competir, han introducido tcnicas y prcticas de gestin forneas y a menudo continan desconocindose las causas de y fuentes verdaderas de los problemas que generan una ineficiencia e ineficacia que no les periten siquiera ser competentes a nivel local, un anlisis de estos nos llevan a observar que al verse ante un mercado ms grande relegan su sistema administrativo, por tanto su sistema

organizacional queda mal distribuido o no se realiza como debe ser.

En la ciudad de barranquilla existe una marcada deficiencia en los sistemas organizativos de departamentalizacin en las pymes del sector comercial por tal motivo vale la pena preguntarnos

Cmo estn constituidas organizacionalmente las pymes en Barranquilla?

Metodologa
Para el desarrollo del presente trabajo es necesario realizar un anlisis de la estructura organizacional de las empresas con una muestra inicial de tres pymes con las cuales realizaremos trabajo de campo con encuestas que nos permitan observar de manera real la composicin interna de estas y su sistema funcional. I fase: Recoleccin de informacin II fase: Anlisis de informacin III fase: Resultados de la investigacin

Antecedentes

Objetivos
Objetivo General
Conocer la estructura organizacional de algunas pymes del sector comercial, lo que permita realizar un anlisis de estas y sus principales componentes como estn trabajando las empresas en base a ello y su aplicacin planteando posibles soluciones de mejora

Objetivos
Objetivos Especficos
Realizar un diagnstico de la situacin interna de la empresa Recopilar los datos y analizar la informacin para

presentar unas conclusiones y recomendaciones. Analizar las diferencias bsicas entre cada estructura organizacional Revisar las ventajas y desventajas de la estructura

organizativa que

Las empresas del sector comercio son aquellas que se dedican a la compraventa de mercanca ya elaborada para un consumidor final. Las empresas comerciales son empresas intermediarias entre productor y consumidor; su funcin primordial es la

compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en: Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos. Minoristas (detallistas): Venden al menudeo. Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignacin. La empresa comercial tiene como principal funcin econmica actuar como intermediario, comprando artculos elaborados para posteriormente revenderlos. Dentro de las funciones de las empresas comerciales encontramos: Funcin de compra: facturas de proveedor, erogaciones de copra, almacn. Funcin distribucin: gastos de ventas, gastos de administracin, gastos de financiamiento, costo total.

Es precisamente este sector, el comercial, el que nos interesa para la realizacin del presente trabajo, dicha investigacin la

realizaremos en

base a tres empresas del sector comercio

catalogadas dentro de las pymes en la ciudad de barranquilla y el departamento del atlntico.

Segn la cmara de comercio de Barranquilla, en la ciudad se encuentran registradas 4265 Pymes de las cuales 1254 pertenecen al sector de comercio al por mayor y por menor dentro de estas 1034 estn registradas como persona jurdica (239 medianas y 795 pequeas) y 220 como persona natural (14 medianas y 206 pequeas), adems de las mltiples que no estn registradas

(informe cmara de comercio de Barranquilla junio de 2013). Para nuestro estudio accedimos a tres pequeas empresas del sector comercio: Claudias Fashion, Hermanos Ortega Escobar

Ltda. La empresa Claudias Fashion es una pequea empresa que se dedica a la venta de ropa y accesorios de importacin que su duea la Sra. Claudia Ramrez trae de Estados Unidos,

Bucaramanga y otras ciudades de Colombia, las cuales ofrece en un local comercial ubicado en su vivienda o a travs de las distintas vendedoras vinculadas con su empresa, actualmente cuenta con 14 empleados entre los que se encuentran ella como duea y gerente, un lder administrativo, dos vendedoras en el local, cinco vendedoras ambulantes (puerta a puerta) quienes interactan con clientes previamente contactados, un auxiliar contable, un asesor de compras, un auxiliar de servicios generales y mantenimiento y un cobrador, adicional un contador presta sus servicios de tramite y asesora a la empresa, la idea de la Sra. Claudia es ir creciendo con su negocio para consolidarlo en el mercado local y nacional, por lo pronto esta pequea empresa est registrada como SAS. En la cmara de comercio, la empresa se encuentra estructurada bajo la departamentalizacin funcional, de una forma bsica como lo muestra su organigrama.

Ventas lider administrativo

Gerente

Compras

contabilidad

La gerente del almacn (local comercial) se encarga de revisar las acciones del lder, adicional a lo cual esta prefiere encargarse de las compras junto con el personal de esta rea. El lder administrativo es el encargado de velar por el desarrollo de las funciones del personal, observar y manejar cada rea, realizar los informes a que haya lugar, entre otras. Las asesoras de venta son las encargadas de realizar el proceso de atencin al cliente, asesora y cierre de ventas, para el departamento contable cuenta con un asesor contable que se encarga de llevar la contabilidad de la empresa y un contador quien los asesora para un mejor funcionamiento de los procesos. Observando el funcionamiento de la empresa nos damos cuenta que son muchas las falencias en que incurren sin embargo por tratarse de una pequea empresa los departamentos no estn altamente definidos y su divisin funcional se da ya que sus empleados se encuentran organizados segn la funcin que desarrollan. La empresa Hermanos Ortega Escobar Ltda. Es una pequea empresa que se dedica a la comercializacin de productos de consumo a nivel de un local comercial y con vendedores externos los cuales dedican la mayor parte de su tiempo a las ventas de dichos productos, su estructura organizacional est dada por un

gerente, un administrador, un contador, un jefe de personal, un jefe de ventas y un jefe de publicidad y logstica

Gerente

Administrador

Contabilidad

Gestion Humana

Ventas

Publicidad y logistica

Esta empresa tiene definidas la misin y la visin lo cual le permite proyectarse a futuro por lo que es muy definida en cuanto a su expectativas de venta y cuenta con unas estrategias que le ayudan en la realizacin de las labores y adems le permiten identificar sus fortalezas y falencias.

Hermanos ortega Ltda. A definido un rea de gestin humana que se encarga de todo lo relacionado con el bienestar y apoyo del personal as como tambin de su capacitacin y vigilancia, la mayora de los empleados conocen y manejan sus funciones y responsabilidades pero hay momentos en que por enfocarse mucho descuidan las funciones bsicas. Por tratarse de una pequea empresa el personal con el que cuentan es suficiente para la realizacin de las labores a la cual se dedican. Al estar departa-mentalizados por funciones, sus relaciones laborales son buenas y estables ya que al tener contacto con personal al mismo nivel y una excelente comunicacin con su jefe de rea les permite tener soluciones a sus inquietudes de manera oportuna. Esta empresa ha sabido llevar su nivel organizativo y nos deja ver que estn en disposicin de ir revisando y mejorando su

estructura organizacional en la medida en que el mercado se lo exija.

Conclusin
Al finalizar nuestra investigacin nos damos cuenta que las pymes son unas de las empresas con mayor auge en la actualidad, pero estas no se encuentran totalmente preparadas para los desafos que implica la apertura econmica y la globalizacin, esta puede beneficiar mucho a las empresas pero tambin puede hacerlas desistir en sus proyectos. Una de las falencias y el objeto de estudio de este trabajo es la estructura organizativa de este tipo de empresas, si bien muchas cuentan con esta, muchas veces se encuentra solo en el papel y sus empleados a pesar de no ser muchos no conocen su existencia y se dedican fundamentalmente a hacer lo que se les dice sin preguntar razones, en otros casos es de conocimiento de los empleados y se realiza una estructura pero que puede no ir acorde con las necesidades de la empresa. Es necesario aclarar que en esta investigacin de campo nos encontramos con una empresa, quizs una de las pocas excepciones (para el caso de las pequeas empresas), que tiene una estructura claramente definidas en la que los empleados conocen y cumplen sus funciones y se trabaja en equipo para mantenerla.