INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE EL MANTE

Antologa: Administracin de proyectos

M.S.P., ING. LIZZETH QUEVEDO NAVA

OBJETIVO GENERAL DEL CURSO: El alumno ser capaz de planear y organizar actividades; as como integrar, dirigir y controlar recursos en tiempo costo aplicando herramientas de la gestin de proyectos

UNIDAD 1 Conceptos de la Administracin de Proyectos 1.1 Definicin de proyecto. La administracin de proyectos tiene aplicaciones en muchas reas como proyectos espaciales , desarrollo de sistemas computacionales, construcciones, etc; todo esto por el constante incremento del flujo de operaciones en las organizaciones. En la ltima dcada la Administracin de proyectos ha cobrado mucha importancia pues ofrece nuevas alternativas de organizacin ms eficientes, optimizando los recursos disponibles. La Administracin de proyectos puede definirse como el proceso de combinar sistemas, tcnicas, materiales, y personas para la realizacin de un proyecto; dentro de los objetivos establecidos de tiempo, presupuesto y especificaciones de calidad. El empleo de la administracin de las operaciones es tan extenso que sirve tanto para la resolucin de una problemtica o bien para mejorar o satisfacer necesidades de algn cliente. En cuanto a la definicin de proyecto, podemos decir; es una secuencia de actividades con un principio y un fin; limitadas por el tiempo, los recursos y los resultados deseados; por lo tanto podemos mencionar que todo proyecto debe tener un objetivo claro y cuantificable; una fecha lmite de terminacin y una cantidad de recursos (personal, suministro, dinero) limitado. Es importante mencionar una definicin especfica para actividad; es la unidad ms pequea de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos que el gerente de proyecto puede programar y controlar. Cada actividad tiene un propietario, siendo que esta propiedad evita confusiones en la ejecucin de las actividades y asigna responsabilidad por la conclusin oportuna. El equipo debe tener un procedimiento definido para asignar tareas a los integrantes, ya sea ste democrtico o autocrtico. Entre las caractersticas principales de un proyecto se encuentran: Inicio y fin bien definidos Requieren recursos (tiempo, personas, dinero) Los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y desempeo. Siguen una secuencia ordenada La administracin de un proyecto es mediante un equipo de personas.

De acuerdo al PMI (Project Management Institute) son 9 reas a tomar en cuenta en la administracin de cualquier proyecto: Integracin Alcance Tiempo Costo

Calidad Recursos humanos Comunicacin Riesgos Adquisiciones

INTEGRACIN.- Todas las actividades de un proyecto deben estar coordinadas, ya que durante la ejecucin y control del proyecto, el cambio que pueda ocurrir en una, influye en otras actividades. (por ejemplo; una carrera de relevos) ALCANCE.- Consiste en la delimitacin del proyecto, identificar que incluye y qu no incluye. TIEMPO.- Se refiere al tiempo que requiere cada una de las actividades que constituyen el proyecto (duracin estimada). Se desarrollan fechas de inicio y terminacin de acuerdo a la secuencia y precedencia entre actividades relacionadas. COSTO.- El objetivo es que el proyecto se concluya con el presupuesto inicialmente aprobado. Esto se relaciona tanto con los recursos materiales como con el recurso humano. CALIDAD.- Busca que el proyecto satisfaga las necesidades para las que originalmente fue creado , para ello vigila los diferentes procesos y define las revisiones e inspecciones que aseguren que las buenas prcticas de la administracin de proyectos podrn satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto se est realizando (planeacin, control y mejora de la calidad). RECURSOS HUMANOS.- Tiene como meta la utilizacin ms eficiente posible de las personas que participan en el proyecto. Dentro de sus actividades estn: el plan organizacional, la contratacin de nuevos empleados y el desarrollo de los equipos de trabajo. El proceso consiste en seleccionar los mejores para el proyecto, comunicarles sus roles, entrenarlos y motivarlos para desempear con xito sus tareas asignadas; as trabajando en equipo se alcanzarn los objetivos del proyecto. COMUNICACIN.- Se refiere al proceso que genera, difunde, clasifica, y registra la informacin del proyecto; cada persona involucrada en el proyecto debe emitir y recibir informacin oportuna y adecuada para ejecutar sus actividades y desarrollar toma de decisiones segn su rea de responsabilidad. RIESGOS.- procesos para identificar, analizar y responder a los riesgos que se presentan en el ciclo de vida del proyecto. Se pretende disminuir la probabilidad de ocurrencia de riesgos a travs del desarrollo de estrategias de contingencia. (Conocer debilidades y amenazas). ADQUISICIONES.- Consiste en determinar los procedimientos de adquisicin y utilizacin efectiva de los recursos materiales y humanos (servicios), para verificar que los proveedores se adhieran al compromiso de los requisitos tcnicos y legales. Las tareas a realizar son; planeacin de adquisiciones, seleccin de proveedores, elaboracin de convenios y establecimientos de

servicios; verificacin de condiciones contractuales de servicio; seguimiento al cumplimiento del contrato en aspectos legales, tcnicos y normativos.

El que el ingeniero del proyecto tome en cuenta las reas mencionadas traer para la organizacin beneficios tales como; Clara definicin de roles y responsabilidades Eficiente calendarizacin del plan de trabajo Control contino del proyecto Temprana identificacin de problemas Trabajo en equipo nfasis en calidad Satisfaccin del cliente Claras medidas de seguimiento en el logro de objetivos; calidad, tiempo y costo Optimiza el uso de los recursos organizacionales Asegura la salida rpida de producto y /o servicios al mercado Practica planes estratgicos

1.2 Significado e importancia de la Administracin de Proyectos La importancia de seguir una metodologa para la administracin de proyectos radica principalmente en que durante dcadas, muchos profesionales en su campo tenan grandes problemas al momento de iniciar un nuevo proyecto, y los que tenan xito haban pasado por prcticamente pruebas de ensayo y error, asesoras de expertos o inclusive muchos hasta improvisaciones, siempre con muy buenas intenciones, mucho trabajo; e inclusive ni de esta manera aseguraban el xito en dichos proyectos. Es aqu donde debemos mencionar que por dichas experiencias se crea en 1969 El Project Management Institute (PMI) ; una organizacin internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestin de Proyectos. Desde principios de 2011, es la ms grande del mundo en su rubro, y cuya oficina central se encuentra en Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son: Formular estndares profesionales en Gestin de Proyectos. Generar conocimiento a travs de la investigacin. Promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de sus programas de certificacin.

En el mundo se estima que casi un 33% de proyectos que implementan las empresas son cancelados, de los de proyectos que avanzan el 75% presentan fallas significativas en el arranque

o bien sus resultados no son rene las expectativas, y los que no presentan fallas al inicio sobrepasan los tiempos y costos hasta en un 200% de lo estimado. 1.3 Fases de la administracin de proyectos La administracin de un proyecto se divide en fases las cuales en su conjunto son conocidas como el ciclo de vida de la administracin del proyecto. Estas fases del proceso de la administracin de un proyecto son: el inicio, la planeacin, la ejecucin y el cierre. Adems se lleva un control durante el desarrollo de todo el proyecto. Se puede apreciar una grfica del nivel de actividad del administrador del proyecto durante el ciclo de vida de la administracin del proyecto

1.4 Planificacin de los parmetros de un proyecto. (Alcance, estructura, especificaciones ) Para explicar los parmetros de un proyecto se detalla a continuacin las fases del proyecto, mencionando que los parmetros se disean en las 2 primeras fases INICIO DEL PROYECTO incluye poner en claro qu se debe lograr con ste, plantear el alcance y la seleccin de los miembros iniciales del equipo, la conformacin de un equipo de personas adecuado influir mucho en el desarrollo posterior. El alcance de un proyecto define su tamao del proyecto, el tiempo y los recursos que se requieren. Los recursos necesarios se deben aprobar durante esta fase y se debe determinar la fecha en la que estarn disponibles para poder empezar. Otras actividades importantes en esta etapa son: la definicin de los factores de riesgo y la definicin del o los modelos de desarrollo de software que se utilizarn. Al terminar la fase de inicio, adems del contrato, se debe contar con el Acta de Constitucin del proyecto y el documento del Enunciado del Alcance. Al final del inicio del proyecto se debe formalizar la aceptacin del alcance del proyecto, si despus surgen cambios stos se aceptan o

rechazan mediante un proceso de control. Cuando hay una mala definicin del alcance, lo ms probable es que el costo del proyecto sea muy alto. En la tabla siguiente se especifica lo que debe incluir cada uno de los documentos segn la Gua de los fundamentos para la Direccin de Proyectos del Project Management Institute.

PLANEACIN DEL PROYECTO consiste en perfeccionar el alcance, hacer un listado de tareas y actividades para lograr las metas, definir una secuencia de actividades, desarrollar un calendario, elaborar un presupuesto, establecer fechas de entregas parciales (hitos) y hacer un plan de emergencia, para que cada participante sepa que hacer en el caso de un cambio en las prioridades o en las tareas. El plan del proyecto debe aprobarse segn las normas de calidad establecidas antes de proceder con la siguiente etapa. Dependiendo del tamao del proyecto, el proceso de planeacin puede resultar bastante complejo. (NO ES LO MISMO UNA FIESTA DE CUMPLEANOS QUE UNA FIESTA DE QUINCE AOS)

LA EJECUCIN DEL PROYECTO incluye dirigir al equipo, comunicarse con el cliente, proveedores y dems externos, resolver conflictos y asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo). El proceso de ejecucin en la administracin de un proyecto es el que requiere de mayor actividad por parte del administrador. El monitoreo del proyecto es una de las actividades ms importantes de la ejecucin de la administracin. Un buen sistema de monitoreo debe contener los siguientes cuatro puntos fundamentales: 1.- Un estndar para lograr un desempeo aceptable. 2.- Un mtodo para medir el desempeo actual. 3.- Un mtodo para comparar el desempeo actual contra el estndar. 4.- Un mtodo de retroalimentacin. En la prctica, como se puede apreciar en la figura las etapas de planeacin y ejecucin se retroalimentan una a la otra constantemente.

Metodologa de la administracin de proyectos (Briseo, 2003)

El cierre del proyecto contempla una serie de actividades como: Reconocimiento de logros y resultados, Cierre de las actividades y dispersin del equipo, Aprendizaje de la experiencia del proyecto, Revisin del proceso y resultados, redaccin del informe final, Auditoras. El cierre de un proyecto se puede clasificar en 3 principales categoras: Cierre administrativo, cierre de contrato o entrega del producto. El cierre administrativo comprende las siguientes actividades: La elaboracin y entrega de un Reporte final el cual debe contener: El presupuesto. El programa. Las evidencias. Las lecciones aprendidas El Reporte de control de cambios. La entrega de los Archivos del proyecto.

 Un Plan de transicin entre el proyecto que finaliza y el siguiente. El cierre del contrato abarca la recopilacin de lo siguiente: Archivos de contrato. Manuales, planos. Bitcoras. Comunicados. Lecciones aprendidas. Y finalmente la entrega del producto consiste en entregar el sistema, servicio o resultado final al cliente.

EL CONTROL se lleva a cabo a lo largo de toda la administracin del proyecto, las actividades que corresponden al control del proyecto son las siguientes: Vigilar las desviaciones del plan. Acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios solicitados. Cambiar calendarios. Adaptar recursos. Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes. Control de costos. Control de calidad. Informes de resultados. Comunicacin con los interesados.

1.4 Planificacin de los parmetros de un proyecto. (estimaciones de tiempos, costos y recursos). La gestin del tiempo del proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Dichos procesos requieren las acciones siguientes: a) Definicin de actividades.- enlista las actividades que deben ser realizadas para producir los diferentes productos que entregar el proyecto. b) Secuencia de actividades.- identifica las dependencias entre las actividades del cronograma. c) Recursos de actividades.- estima el tipo y cantidad de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. d) Duracin de actividades.- Estima la cantidad de periodos laborales que sern necesarios para complementar cada actividad del cronograma. e) Desarrollo del cronograma.- analiza e integra: secuencia y duracin de actividades; requisitos de recursos y restricciones para crear el cronograma del proyecto. f) Control del programa.- controla los cambios y realizar ajustes al cronograma del proyecto.

La estimacin de costos de un proyecto consiste en una evaluacin cuantitativa de los costos ms probables de los recursos que son necesarios para completar todas las actividades del cronograma del proyecto. La estimacin puede presentarse en forma resumida o detallada; pero en cualquiera de los casos la persona que realiza las estimaciones, deber considerar las posibles variaciones que pueden ocurrir en el estimado final del proyecto; todo esto con el fin de mejorar la administracin del presupuesto del proyecto. Los costos incluidos para cada actividad consideran; la mano de obra, los materiales, los equipos, servicios, tecnologa, instalaciones, as como una reserva para contingencias. Existen diversas tcnicas para estimar los costos de los proyectos: Estimacin por analoga.-utiliza costos de otros proyectos similares y los proyecta como base del proyecto actual. Es menos costosa que otras tcnicas pero menos exacta. Determinacin en base a tarifas.- A travs de costos unitarios tanto de materiales, por medidas o categora; es necesario cotizaciones, bases de datos, etc. Estimacin ascendente.- Se requiere para esta tcnica personal experimentado e implica estimar el costo en paquetes de trabajo con niveles de detalle bajo, y a estos paquetes se les da seguimiento. Estimacin paramtrica.-utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables como metros cuadrados de construccin, horas de mano de obra requeridos para calcular los costos de actividades del proyecto.

Anlisis de licitaciones.- en los casos que los proyectos los ganan mediante procesos competitivos, es comn incluir el anlisis de propuestas de licitaciones y un anlisis de lo que consta en el proyecto.

La estimacin de recursos es una estimacin importante que debe realizarse con el mayor detalle posible porque permite al cliente establecer una aproximacin al costo total y los plazos para concluir el proyecto. Ello requiere experiencia, informacin veraz, histrica y medidas cuantitativas confiables cuando los datos son cualitativos. Los factores que afectan la estimacin de recursos son: Complejidad del proyecto y estimacin del equipo. Nmero de mdulos, nivel y experiencia del equipo. Numero de mdulos y nivel de interrelacin Nmero y tipo de interfaces hacia el exterior La dimensin del proyecto y la actitud de los clientes Sofisticacin de la tecnologa, etc.

Una vez que se cuenta con un estimado del tiempo, recursos y costos para el desarrollo del proyecto y su implantacin se elabora una aproximacin del presupuesto global de lo que costar el proyecto.

1.5 Actividades del proyecto Como ya se ha comentado con anterioridad una parte importante es la elaboracin de una lista de actividades, la cual podemos definir como la relacin de actividades fsicas o mentales que forman procesos interrelacionados en un proyecto total. En general esta informacin es obtenida de las experiencias de otras personas, nombramientos realizados en la definicin del proyecto, etc. Las actividades pueden ser fsicas o mentales como por ejemplo (estudios, anlisis, inspecciones, etc). Actividad; es la unidad ms pequea de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos que el gerente de proyecto puede programar y controlar. Existen 3 momentos lgicos para las actividades del proyecto: antes de la ejecucin, durante la ejecucin, y despus de la ejecucin del proyecto. Antes del proyecto: Corresponde a las actividades previas como la concepcin de la idea; la viabilidad; la planeacin, una vez asegurara la factibilidad del proyecto se efectuar una

programacin detallada, definiendo los tiempos y recursos para cada actividad, dando como resultado el presupuesto global del proyecto. Durante el proyecto: Constituye la parte medular del proyecto y tambin tiene tres etapas bsicas: pre actividad (logstica, comunicacin, coordinacin); actividad es el momento de la verdad, pues consiste en la realizacin de las actividades) y la post actividad (indicar la terminacin de las actividades y se conseguir la informacin necesaria para reportes y memoria del proyecto). Despus del proyecto: Con toda la informacin disponible se evala el desempeo y se elabora la memoria; que es un documento que describe las actividades realizadas, el procedimiento utilizado; los resultados obtenidos de acuerdo a objetivos y se concluye con una valoracin final. Relaciones de precedencia y secuenciales El listado de todas las actividades del proyecto, no lo es todo definitivamente, falta establecer el orden en el cual se deben realizar las actividades. Algunas actividades, por lgica deben realizarse antes que otras (precedencia); toda vez que su terminacin es una condicin necesaria para iniciar actividades siguientes. Tambin puede suceder que aunque varias actividades se puedan realizar simultneamente no se tenga los recursos necesarios para poder llevarlas a cabo; esto obliga a definir una secuenciacin que respectando las relaciones lgicas permita cumplir el programa. El resultado de esto, es una tabla de secuencias donde se establece el listado de actividades; la clave de la actividad; su duracin, las actividades precedentes (las que se realizan antes) y las actividades consecuentes (las que se realizan posteriormente).

1.6 Matriz de asignacin de responsabilidades La matriz de la asignacin de responsabilidades (RACI por las iniciales de los tipos de responsabilidad) se utiliza generalmente en la gestin de proyectos (en ingls ) para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo.

En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero s por lo menos el de Aprobador y el de Responsable. Estas matrices se pueden construir en alto nivel (reas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo). Una RAM de alto nivel se puede graficar con el listado de todos los entregables del proyecto definidas en la EDT versus los recursos definidos en el OBS. No todos los recursos tendrn necesariamente una entrada para cada actividad. Una RAM de bajo nivel se puede utilizar para designar roles, responsabilidades y niveles de autoridad para actividades especficas. A continuacin un ejemplo de una matriz RACI.

La matrz RASCI es una variacin de la RACI. La nica diferencia es la adicin de un nuevo rol: el de Soporte.

Rol (ingls) S

Rol (espaol) Descripcin Supportive Soporte Este rol proporciona recursos adicionales para realizar el trabajo

Existe adems una ms reciente variacin: RACI-VS o VARISC Rol (ingls) Rol (espaol) Descripcin

V Verify Verificador Este rol se encarga de comprobar si el producto concuerda con los criterios de aceptacin establecidos en la descripcin del producto. S Sign Firmante Este rol aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del producto. Lo lgico es que el trabajo de un S preceda siempre al de un A. 1.7 Control mediante la grfica de Gantt 1.7.1. Diversas definiciones de la grfica de Gantt Es una grfica de barras utilizada para programar recursos incluyendo los insumos del sistema administrativo, recursos humanos, maquinarias. En el eje horizontal est el tiempo y en el vertical los recursos. Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificacin de las tareas necesarias para la realizacin de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt. Herramienta utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representacin grfica del progreso del proyecto, pero tambin es un buen medio de comunicacin entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Es unos de los primeros mtodos y el ms utilizado en la administracin de proyectos. A travs de esta grfica se puede planificar diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operacin antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminacin global.

En resumen: Es un mtodo grfico de planeacin y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cunto tiempo requiere cada una de ellas, as como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente; muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa. La posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente.

Por esta razn, para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere adems el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM (Critical Path Method) o los grficos PERT (Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas). Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y la determinacin del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo. Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente. Bsicamente el diagrama est compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas. 1.7.2 Creando diagramas de Gantt con herramientas informticas Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de clculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representacin de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboracin en MS Excel y Libre/ OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestin de proyectos dedicadas a la planificacin y seguimiento de tareas, que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representacin de dichas tareas en el tiempo en el formato del grfico de Gantt. Software libre para trabajar con diagramas de Gantt OpenProj KMKey KPlato GanttProject Planner NavalPlan