Construyendo un ambiente de trabajo colaborativo

Enviado por Manuel Grossel 08/12/2008 a las 10:53

Construyendo entornos colaborativos Por Administrador

Jos Salgado, en ICTNet (especficamente en la comunidad de Management y Economa del Conocimiento) nos anticipa: Interesante documento de Anecdote, empresa especializada en la gestin del conocimiento. En este PDF, trazan una gua sobre la construcin de entornos colaborativos. Qu modelo tenemos en la filosofa de la empresa, cul podemos implementarpara mejorar, trucos para detectarlos y potenciarlos. Es un resumen interesante para aquellos que estis interesados en temas de cooperacin y colaboracin. El mencionado archivo (en descarga directa) est en ingls, sigue mi propio resumen en castellano. Seguir leyendo en VENTADIRECTABIZ

Construyendo un ambiente de trabajo colaborativo

Estamos en un ambiente absolutamente nuevo hacia la innovacin y los resultados. Vivimos consultando y atendiendo a a nuestros clientes y trabajando junto a ellos en nuestros ciclos de innovacin. La innovacin demanda colaboracin. Lo mismo, la produccin. No somos diferentes eslabones de una lnea de produccin, las tareas cambian rpidamente, es necesario adquirir nuevos conocimientos constantemente. Se nos hace necesario identificar otras personas que tienen las otras piezas del puzzle y trabajar con ellas para resolver situaciones crecientemente complejas a una velocidad cada vez mayor. Se nos hace imperioso sersuperestrellas de la colaboracin. El problema es que la misma es una habilidad y sus prcticas raramente son enseadas. Es algo que aprendemos en el trabajo bajo un esquema de prueba y error. Pero nuestro desafo no termina all. Una organizacin capaz de apoyar la colaboracin es altamente dependiente de su cultura organizacional. Y algunas la favorecen - y otras tienden a rechazarla. Para peor, muchos proveedores de tecnologa han convencido a muchas organizaciones que slo necesitan comprar software para lograr la colaboracin. Muchas grandes empresas que han comprado el IBM Collaboration Suite o el Microsofts Solutions for Collaborationno estn obteniendo resultados porque la gente no sabe cmo colaborar efectivamente o su propia cultura rechaza la colaboracin. Desde luego que la tecnologa juega un rol importante: la tecnologa hace que las cosas sean posibles, las personas hacen que las cosas pasen. Este paper consta de tres partes: 1- Exploramos qu queremos decir cuando hablamos de colaboracin y poor qu las organizaciones y los individuos deberan desarrollar sus habilidades para colaborar. Luego, 2- detallamos una serie de pasos para desarrollar capacidad colaborativa. Finalmente, 3- suministramos un test para que Ud mida su capacidad colaborativa actual.

Qu es colaboracin:
Piense en una reunin con varias personas alrededor de un tablero, una de las personas escribiendo, hablando y explicando. De repente, uno de sus colegas se acerca y hace su aporte a lo escrito, sugiriendo

otra perspectiva. Una nueva lnea de pensamiento aflora, la conversacin est plena de ideas y con cada palabra el grupo se acerca a su objetivo comn. Y qu tal cuando, atendiendo a un difcil problema en su trabajo, Ud record que alguien de su agrupacin profesional que le habl de un problema similar? Ud. decide ir a la reunin mensual y pedir consejo, para volver cargado de nuevas ideas de otros colegas de su comunidad. Podemos expandir nuestra red de colaboracin ms an, proponiendo una consulta online y obteniendo respuestas de gente que no conocemos. Y pueden ser buenas respuestas. Simplemente piense en la comunidad colaborando en programas Open Source, en la riqueza de conocimientos volcada en Wikipedia, por ejemplo. La colaboracin es un proceso a travs del cual personas que perciben diferentes aspectos de un problema pueden constructivamente explorar sus diferencias y buscar soluciones que van ms all de su propia y limitada visin de lo que es posible. Tres tipos de colaboracin: Colaboracin en equipo, en la que los miembros son conocidos, hay claras interdependencias de tareas, se espera reciprocidad, y hay claros objetivos y lmites de tiempo. Para lograr el objetivo, los miembros deben cumplir sus tareas interdependientes dentro de los plazos establecidos. Se supone que cuando hay un liderazgo explcito, los participantes colaborarn por igual y recibirn el mismo reconocimiento. Esto puede ocurrir con partners externos, pero siempre hay un mandato claro y roles definidos. Colaboracin en comunidad, en la que se comparte un rea de inters, pero el objetivo ms frecuentemente est enfocado en aprender que en realizar tareas. La gente comparte y construye conocimiento ms que completar proyectos. Los miembros pueden acudir a sus comunidades para ayudarse a resolver sus problemas haciendo consultas y trayendo de regreso los consejos recibidos para implementarlos en sus propios equipos. Existe reciprocidad dentro del grupo, no necesariamente uno-a-uno. Colaboracin en red, va ms all de la naturaleza centrada en las relaciones que da el equipo o la comunidad. Comienza con una accin individual, que se acrecienta con una red de individuos colaborando o rastreando algo en la red. No hay membresa ni plazos, no hay roles explcitos, los miembros no suelen conocerse entre s. Esta forma de colaboracin surge del advenimiento de las redes sociales, explcitas o implcitas, la ubicua conectividad a internet y la posibilidad de conectarse con distintas personas a travs de la distancia y el tiempo. Es una respuesta al extraordinario volumen de informacin que estamos creando. As, las redes son mecanismos para la captura de conocimiento e informacin, as como su creacin y filtrado. El test: Quince preguntas para contestar verdadero o falso. Tenga una idea sobre cun colaborativa es su organizacin, o en qu aspectos necesita mejorar: Equipo: 1- Uds acceden a la colaboracin como pares, cada miembro jugando un rol? 2- Los equipos son reconocidos y valorados como un unidad? 3- La gente ingresa a los grupos con un sentimiento de promesa? 4- Hay alguien en su organizacin con quien Ud puede hablar, para aprender ms acerca de la colaboracin? 5- Ud tiene acceso a tecnologas de colaboracin relevantes y tiles, y se lo anima a utilizarlas? Comunidad: 6- Hay otras personas en la organizacin que tiene intereses y pasiones similares con quienes Ud se conecta regularmente para aprender uno del otro? 7- Su organizacin soporta activamente comunidades de prctica? 8- Las conversaciones que su comunidad mantiene, son comprometidas y lo ayudan a realizar mucho mejor su trabajo? 9- Su comunidad es coordinada por una persona apasionada, y soportada por un pequeo grupo que

realmente se preocupa por la existencia de la comunidad? 10- Los gerentes ven el valor de que Ud participe en su comunidad y soportan activamente su participacin? Red: 11- Ms de la mitad de los miembros de su organizacin hacen bookmarking y tagging de websites? 12- La gente puede contar cmo, gracias a los bookmarks de otra persona, encontr informacin que gener aportes importantes a su trabajo? 13- Se formaron nuevas comunidades basadas en haber descubierto que distintas personas estaban interesadas en los mismos tpicos? 14- La organizacin soporta activamente el uso de tecnologas colaborativas en red, como bookmarking social, blogs, wikis, tagging y RSS? 15- Los mximos lderes usan tecnologas de colaboracin en red?

Autoevaluacin: Otrguese un punto por cada s. Sume los punto sobtenidos. 15 puntos. El nirvana de la colabracin. Si a Ud le gusta trabajar en redes, comunidades y equipos de alto rendimiento, nunca deje esta organizacin. 11-14 puntos. Sper bien. Montones de oportunidades para resolver problemas complejos y alcanzar tremendos resultados. 5-10 puntos. Ms o menos. Las cosas mejoran, all hay signos de vida. 1-4 puntos. Deprimente. La mayor parte del tiempo el hroe aparece en su caballo blanco, salva el da y recibe toda la gloria, a pesar de todo el trabajo pesado que todo el mundo realiz. 0 puntos. El infierno de la colaboracin. Si a Ud le interesa la colaboracin, qu est haciendo ah?

Factores de xito:
Se ofrece esta lista con el nimo de sealar lo que se cree que es importante, pero no son definitivas ni completas. Se intentan dar pautas del tipo de cultura requerida para favorecer la colaboracin. Equipo:

Propsito y objetivos comunes Se valoran sus resultados Presin para cumplir con los plazos Problemas complejos que no puede resolver una sola persona Un proceso explcito para hacer las cosas (no se requiere percepcin extrasensorial) Roles claramente definidos Conocimiento de los estilos de trabajo, comunicacin y conocimiento de los dems Admiracin por las capacidades y habilidades de los miembros ms relevantes del equipo Recursos suficientes para realizar el trabajo, pero no tantos como para que el team pierda su necesidad de buscar los suyos propios Actividades sociales regulares como para construir confianza entre los miembros del equipo

Comunidad:

Cada miembro se compromete con un tema cada vez que su identidad est involucrada en el mismo Existe un coordinador que genera actividades, intercambio de conocimientos y oportunidades para aprender Actividades sociales regulares para generar confianza mutua y nuevas conexiones sociales entre los miembros Oportunidades para poner en prctica y ganar experiencia, u obtenerla de segunda mano atendiendo a las de los dems miembros Lderes que ven el valor de la comunidad e incentivan a su staff a participar o al menos no los desaniman

Fuerte compromiso ejecutivo proveyendo legitimidad, recursos y ayuda cuando las cosas se ponen crticas Un grupo central de miembros de la comunidad que se proecupan por el grupo y proveen direccin y entusiasmo hacia las actividades Miembros que funcionan como conectores, ayudando a la gente a encontrar a otros dentro de la comunidad Encuentros regulares para ayudar a la comunidad a encontrar su propio ritmo Aprecio de parte de la periferia, que aunque sea silenciosa aprende y lleva los conocimientos de la comunidad a su exterior Miembros que pertenecen a comundades relacionadas, que producen intercambio de ideas e informacin

Redes:

Tecnologa para almacenar y recuperar informacin de inters, lo que la hace inmediatamente ubicable por cualquier miembro de la red Conviccin de que el uso de tecnologas sociales (como el bookmarking) ahorra tiempo y ayuda a la colaboracin dentro del equipo y la comunidad Tener diversas habilidads dentro de la organizacin (buscar, conectar, filtrar) y hacer que la informacin tome sentido trayendo de regreso de la red, resultados para la organizacin . no es necesario que todos lo hagan, pero s los suficientes Tolerancia por el alto volumen de informacin , sabiendo que se puede tomar lo que se necesite, pero no el ro completo Habilidad para ver conexiones entre diversas seales y bits de informaciConexiones entre equipos, comunidades y amplias redes como fuentes de nuevas ideas y miembros