Introduccin al Mtodo DMAIC

Objetivos
Entender los fundamentos DMAIC y el propsito de las 5 fases.
Entender el mapa de ruta DMAIC. Introducir algunas de las herramientas utilizadas en el proceso DMAIC y cuando utilizar dichas herramientas. Entender la necesidad de usar las herramientas DMAIC para analizar datos.

DMAIC Panorama General

DMAIC

5
CONTROLAR

1
DEFINIR

MEJORAR

MEDIR

4
ANALIZAR

3
4

DEFINIR: Definir El Proyecto

Meta Definir el propsito del proyecto y el alcance y obtener antecedentes del proceso y el cliente. Entregable Un claro entendimiento de la necesidad de mejora y cmo es que la mejora ser medida. Un mapa de alto nivel del proceso. Traducir la VOC (Voice of Client) a CTQs (Critical to Quality). 5 1
CONTROLAR DEFINIR

MEJORAR

MEDIR

4
ANALIZAR

2 3
5

DEFINIR Mapa De Ruta

Definir al cliente, sus CTQs, el acuerdo del equipo y mapear el proceso core del negocio Identificar oportunidad del negocio/brecha ($) Seleccionar recursos (% tiempo) y acordar proyecto Identificar los indicadores de salida Seleccionar mediciones que vinculan desempeo del proceso al rea del problema y CTQs). Se muestra necesidad de mejora Desarrollar el enunciado preliminar del problema Evaluar el impacto financiero $ (COQ (Cost of Quality))
P R O V E Entradas E D O R E S

bueno
Grafica de Ejecucin

Necesidad

Direccin Del Cliente

Criticals To Quality

Mapear los procesos de alto nivel y establezca lmites

Entradas Proceso Salidas

Preparar planes para el proyecto y comunique

C L I E N T E S Anlisis de Involucrados

Hoja de plan del proyecto

Quin?

Qu?

Cundo?

MEDIR: Medir la situacin actual

Meta Focalizar el esfuerzo de mejora recopilando informacin sobre la situacin actual. Entregable Una mejor comprensin del problema a travs de los hechos y anlisis de datos (Qu? Cul? Cunto? Cuando? Dnde? Quin? Una declaracin mas centrada en el problema (5W1H). 5 1
CONTROLAR DEFINIR

MEJORAR

MEDIR

4
ANALIZAR

2
3

MEDIR Mapa de ruta

Medir el desempeo del proceso Crear mapa de proceso detallado
F F
1 2

Desarrollar plan de colecta de datos

Evaluar desempeo del proceso

Grfica de Control
UCL

Calcular desempeo
Promotor__ DPMO*____ Sigma _____
* Defects Per Million Opportunities

LCL

Colectar datos
A Mary B C E

Estratificar los datos

ploteo de frecuencia

Identificar pasos que agregan y no Agregan valor

Customer Customer

John Sally Jim

Establecer desempeo / $ y objetivo de mejora

Hoja de Verificacin

Graficas defectos en el tiempo

Grfica de Ejecucin

Grfica de Pareto

Desarrollar el enunciado final del problema

ANALIZAR: Analizar Para Identificar Causas

Meta Identificar causas raz y confirmar con datos. Entregables Hiptesis probadas y confirmadas con datos/hechos (causas raz verificadas).

5
CONTROLAR

1
DEFINIR

MEJORAR

MEDIR

4
ANALIZAR

2
3

ANALIZAR Mapa De Ruta

Analizar los datos y el mapa de proceso para determinar causas races y oportunidades de mejora Seleccionar y organice causas potenciales
Diagrama causa y efecto
Sub Causa Sub Causa Sub Sub Causa

Confirmar causas raz

Diagrama causa y efecto
Sub Causa

Causa Raz 1
Sub Sub Sub Causa

Sub Sub Causa

Causa raz 1
Sub Sub Sub Causa

Sub Sub Causa

Sub Causa

Sub Sub Causa

Sub Causa

Enunciado final del Problema

Sub Causa Sub Sub Causa Sub Causa

Enunciado final del Problema

Sub Causa Sub Causa

Sub Sub Causa

Sub Causa

Causa Raz 2

Sub Sub Causa

Causa Raz 2

Sub Sub Causa

Verificar causas potenciales con datos

Tabla de contingencia
Sub Causa Si No
5

Grficos de dispersin

Grficos estratificados
Venta Realizada
Made the Sale

Presente Defecto

10

15

20

25

30

3 5

40

45

50

55

60

>60

10

15

20

25

30

3 5

40

45

50

55

60

>60

Venta no lograda
Did Not Make the Sale

No Presente

10

15

20

25

30

3 35

40

45

50

55

60

>60

(in minutes) 5 10 15 20 25 30 3 5 40 45

Tiempo con el cliente (en minutos)

50 55 60 >60

Time With Customer

10

MEJORAR: Implantar Soluciones Y Evaluar Resultados

Meta Desarrollar, probar e implementar soluciones que eliminen las causa raz. Usar datos para evaluar tanto las soluciones como los planes para llevarlas a cabo. Entregables Acciones planificadas para eliminar 5 1 o reducir el impacto de las causas CONTROLAR DEFINIR raz identificadas. Anlisis antes/despus que MEJORAR MEDIR indique como es que las causas 4 2 se eliminaron. ANALIZAR Una comparacin del plan 3 respecto de la situacin actual.

11

MEJORAR Mapa De Ruta

Generar, seleccionar e implementar mejoras Identificar y seleccionar soluciones
Matriz de Seleccin de soluciones
Problema Causas Soluciones Tareas Especificas

Realizar anlisis de riesgo

AMEF
Ocurrencia Deteccin Gravedad Numero o Paso de Proceso Controles Actuales RPN Causas Potenciales Deteccin Efecto Modo de Potencial Falla De La Potencial Insuficiencia Despus Responsabilidad Acciones y Recomendadas Acciones Fechas de Entrega Tomadas Frecuencia Gravedad

Desarrollar plan piloto

Diagrama de Gantt
Nombre de Tarea Contratacin Capacitacin Comunicacin Recolec. de datos Conducta Evaluacin

Actualizar indicadores de salida

Antes Before Despus After
Good

RPN

3.2s
DEFINE implemented

3.6s

Cambios implementados Improvement

IMPROVE changes

}mejora

Tiempo Time
Numero total de riesgos principales = Despus Numero de prioridad de riesgo =

Conducir anlisis costo/beneficio

Anlisis costo/beneficio
Costo

Desarrollar plan de accin para implementacin total

: Planteamiento de Problema________________________________ Solucin (s) / Tarea Especifica(s) ____________________________

Cuantificar resultados
Actualizar diagrama Pareto
Antes 1.3 s
100%

Despus 3.1 s
100%

Tarea / Proyecto

Quin? Fecha Limite

Estado

75%

75%

50%

Beneficio
25%

}
A2 A1

50%

Improvement 25%

Aprobacin de Finanzas

A1

A2

A3

A4

A3

A4

12

CONTROLAR: Estandarizar Y Asegurar Sustentabilidad

Meta Mantener las ganancias a travs de la estandarizacin mtodos de trabajo o procesos. Anticipar mejoras futuras y preservar las lecciones de este esfuerzo. Entregables Documentacin del nuevo mtodo. 5 1 Entrenamiento en el nuevo mtodo. CONTROLAR DEFINIR Un sistema de monitoreo de la consistencia de los resultados. MEJORAR MEDIR Documentacin completa y 4 2 comunicacin de ANALIZAR resultados, aprendizajes y 3 recomendaciones.

13

CONTROLAR Mapa De Ruta

Institucionalizar la mejora e implementar monitoreo Desarrollar y documentar prcticas estndares
Prctica estndar

Entrenar al personal
Curriculum entrenam. Manual entrenam.

Verificar costo/beneficio
Anlisis costo/beneficio Aprobacin de Finanzas

Llenar hasta Aqu

Construir el Proceso de Gestin del Sistema de Control

Implementar todas las soluciones y PMCS

Y Indicadores de salida
Bueno

Cerrar el proyecto y celebrar

X Indicadores aguas arriba

UCL

Replicar el proyecto en otras locaciones

LCL

14

DMAIC

15

DEFINIR: Pasos

Enfoque

Desarrollar Carta de Proyecto

Mapear el proceso

Entender la Voz del Cliente

16

DEFINIR: Charter y SIPOC

Herramientas
Enunciado del problema:
Alcance/restricciones:

Charter.

Caso de Negocio:

Meta de mejora:

Recursos:
Hitos: Equipo: Grupos de inters:

SIPOC ilustra los componentes generales del proceso.

P R O V E Entradas E D O R E S

Entradas

Proceso

Salidas

C L I E N T E S

17

DEFINIR: Investigacin Del Cliente Y Grficos Pareto

Herramientas

Investigacin del cliente a partir de entrevistas, grupos de enfoque, y encuestas.

150 140 130 120

Diagrama De Pareto De Las Prioridades Del Cliente

# de Problemas

Grficos de Pareto que muestren la importancia del requerimientos para el cliente.

110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 Informacin Respuesta oportuna Correcta Precio Personal Amistoso Otros

18

MEDIR: Entregable De La Fase

Entregables Datos que muestren la localizacin y ocurrencia del problema. Lnea base de los datos que muestren qu tan bien el proceso cumple con los requerimientos del cliente (determinar sigma del proceso actual). Entendimiento de cmo opera el proceso actual. Un enunciado del problema mucho ms enfocado.

19

MEDIR: Pasos
Enfoque

Comprender proceso

Recopilar datos

Evaluar los datos

Medir desempeo del proceso

Revisar el enunciado del problema

Crear mapas de proceso detallados

20

MEDIR: Plan De Recoleccin De Datos

Herramienta El plan de recoleccin de datos se utiliza para recopilar evidencia de variacin y comprender el proceso.

Plan de Recoleccin de Datos

Que preguntas quiere responder?

Proyecto ________________________

Datos
Que Tipo de medida/ Tipo de datos

Definicin Operacional y Procedimientos

Como se mide
1

Condiciones relacionas Muestreo de notas al registor 2

Como/Donde registrar

Cmo va a garantizar la coherencia y la estabilidad?

Cul es su plan para iniciar la recopilacin de datos? (Anexar detalles si es necesario)

Como se mostraran los datos?

Notas 1) Asegrese de probar y monitorear cualquier medida /Instrumento. 2) Factores Relacionados son factores de estratificacin o Potenciales de causas que desea supervisar que recoja los datos

21

MEDIR: Grficos De Control Y De Frecuencias

Herramientas Los grficos de control o grficos de series de tiempo nos ayudan a visualizar e identificar patrones de variacin a lo largo del tiempo.

UCL

1000 X 0
LCL

-1000

10

20

30

Las grficos de frecuencia estratificada revelan diferencias en la frecuencia de ocurrencia de un problema en condiciones diferenciadas.

Producto A

Producto B

Producto C
22

Ejemplo: Entregas A Tiempo

Esta compaa est teniendo problemas al entregar productos debido a los retardos en recepcin de materiales de parte de sus proveedores. Los datos de las 40 semanas recientes de las fechas de entrega de los dos principales proveedores se muestra a la izquierda. Con base en estos grficos de frecuencia, qu proveedores recomendaras, por qu?

ProveedorA
40 Entregas

4.5

Proveedor B
40 Entregas

3.5

2.5

1.5

0.5

Nota: Una cifra negativa implica que la entrega fue antes de lo esperado.

-0.5

Das para la meta

23

Ejemplo: Entregas A Tiempo, Cont.

Ahora mire el grfico de series del tiempo con la misma informacin mostrada previamente en los grficos de frecuencias. Cual es ahora su interpretacin de los datos? a qu proveedor recomendara, por qu? Qu conclusiones saca de ambos ejercicios?

4.5 4 3.5 3 2.5

Tiempo parcela de Proveedores A y B Entregas de ultima hora (40 entregas semanales cada uno) =Proveedor A = ProveedorB

2
1.5 1 0.5 0 -0.5 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39

24

MEDIR: Estratificacin

Estratificacin significa dividir los datos en grupos (estratos) basados en caractersticas clave. Turno. Operador. Lnea. Proveedor . Una caracterstica clave es algn aspecto de los datos que podran explicar cundo, dnde y por qu el problema existe. El propsito de dividir los datos es detectar una tendencia que localice un problema o explique por qu la frecuencia o el impacto vara entre tiempos, ubicaciones o condiciones.

25

Ejemplo De Estratificacin
Problema: Alta variacin en contenidos de humedad del producto.

Problema enfocado: Alta variacin de humedad en los productos para felinos.

26

MEDIR: Grficos De Pareto

Herramientas Los grficos de Pareto se utilizan para estratificar un indicador con respecto de sus principales contribuyentes.

Componentes del Problema Subcomponentes de Problema A

D A1 A2 A3 A4

Enunciado del problema Hemos logrado focalizar un problema que realmente le duele al negocio, ahora a concentrar esfuerzos aqu.

27

MEDIR: Clculo Sigma Y Mapas De Procesos.

Herramientas Clculos de nivel de desempeo sigma que describe la capacidad del proceso.

1.Determinar el nmero de oportunidades de defecto por unidad 2.Determinacin del nmero de unidades procesadas 3.Determinar el nmero total de defectos (incluir defectos y ajustar mas tarde). 4.Calcular defectos por oportunidad DPO = D NxO

O= N= D= =

1 5000 250 .05

5.Calcular la Productividad

Productividad = (1-DPO) x 100 =

Proceso Sigma=

95%
3.2

Mapas de proceso que desmenuza el proceso a analizar y nos muestra brechas (COMO AQUELLO QUE NO AGREGA VALOR).

6.Mejorar sigma en la tabla de proceso sigma

Valor-Agregado

Costo-Agregado

28

MEDIR Problema Enfocado (5W1H)

Qu? Cmo? Cul? Cundo? Dnde? Quin?
Qu est pasando? Describir cmo es que ocurre el problema Cmo es que se comporta el problema? (arriba, abajo, crece,
decrece, etc?)

En qu momento ocurre el problema? Dnde especficamente ocurre el problema? Se relaciona el problema a alguna habilidad del operador?

Descripcin del problema: qu, cmo, cul, cuando, dnde, y quien

29

Descripcin Del Problema

Descripcin del problema: qu, cmo, cul, cundo, dnde, y quin.

Un alto porcentaje de sobredosificacin de caf, ms de lo que se tolera, ocurre aleatoriamente durante la produccin del equipo Nalbach #3; no tiene nada que ver con las habilidades del operador.

30

ANALIZAR: Pasos
Enfoque

Lluvia de ideas de causas potenciales

Organizar causas potenciales

Recopilar datos

Mtodos estadsticos para cuantificar relaciones de causa-efecto

31

ANALIZAR: Desplegando Causas Potenciales

Herramientas Diagramas causaefecto u otras herramientas que muestren causas potenciales.

Causa

Efecto
Planteamiento del problema Aqu hay un problema claro, especfico.

Causa

Comprobar Causas

Experimento
Prueba Prctica Recoger datos adicionales
La administracin no sabe trabajar bien Difcil/Trabajo estresante Capacitacin no es prioridad/se ve como costo Capacitacin no es prioridad/se ve como costo

Diagrama de rbol.

Respaldos, no saben trabajar bien

Alta rotacin Porque? No capacitacin No ayudas de trabajo

Empleados mas Porque? recientes tienen esa tarea No reconocimiento de necesidades de capacitacin No hay ayudas en reas de administracin

Perciben el trabajo Porque? como simple A nadie le gusta el trabajo Ningn sistema de identificacin de necesidades de formacin No hay capacitacin para los administradores en la mejora de procesos

No ayudas de Trabajo Demasiado tiempo para conectar llamadas durante la hora de Comida.

No hay ayudas en reas de administracin

No hay capacitacin para los administradores en la mejora de procesos

Capacitacin no es prioridad/se ve como costo

Porque?

Respaldos Toma mucho conectarse

Receptores fuera de oficina

No poltica de comida

Suponer que la cobertura no es necesaria

Servir a los clientes no es una prioridad

Poca practica

Poltica de hacer respaldos solo en hora de comida

No hay plan de flexibilidad laboral

Capacitacin y desarrollo no es un prioridad

Los receptores estn fuera de la oficina en hora de comida

No hay poltica de comida

32

ANALIZAR: Usando Datos Para Entender Relaciones

Herramientas Los diagramas de dispersin pueden ayudar a mostrar la relacin entre dos variables.

Los grficos estratificados de frecuencia pueden ayudarnos tambin a confirmar patrones.

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 >60

Resultado negativo

Resultado positivo
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 >60

Time Lag in Start of Treatment (in minutes)

33

Ejemplo: Sellado De Envases

Los envases son llenos con jugo de frutas. Las superficies del envase son unidas con un adhesivo sensible al calor. La grfica muestra la relacin entre la fuerza de sellado y la temperatura de contacto. Si la temperatura de sellado "ideal" es 25kg/cm2, cual debera ser la temperatura de contacto?
Fitted Line Plot
Seal (kg/cm2) = - 73.39 + 0.3542 Temp (F) 50
S R-Sq R-Sq(adj) 4.19455 83.3% 83.2%

40

Seal (kg/cm2)

30

20

10

0 200 220 240 260 Temp (F) 280 300 320

34

La Tecnica De Los Por Qu?

En la bsqueda de causas races comience con su enunciado final del problema y luego pregunte por qu hasta 5 veces. Ejemplo: Enunciado Final del Problema: Los clientes se quejan que deben esperar demasiado para hablar al staff durante la hora del almuerzo.
Por qu Ocurre este problema? Los operadores de reemplazo demoran ms en conectar

Por qu toma ms tiempo a los operadores de reemplazo? Los operadores de reemplazo no conocen el trabajo tan bien como los operadores regulares/recepcionistas.

Por qu no conocen el trabajo tan bien? Hay alta rotacin y por tanto poca experiencia
Por qu hay alta rotacin en los operadores de reemplazo? Es un trabajo difcil sin reconocimiento. Por qu no hay reconocimiento para este trabajo? El servicio de llamadas entrantes no es prioritario y el trabajo no es comprendido.

35

MEJORAR: Pasos

Enfoque

Lluvia de ideas para generar soluciones a partir de las causas raz

Seleccionar soluciones

Desarrollar planes

Planes piloto

Implementar planes

Cuantificar resultados

Evaluar los beneficios de la mejora

36

MEJORAR: Seleccin De La Solucin Y Planificacin

Herramientas Matriz de priorizacin.

Problema

Causa Contra Raz medida

Grfico de responsabilidades.

1 2 3 4 5

Que

Salida

Quien Cuando

37

MEJORAR: Herramientas De Planificacin

Herramientas Grfico de Gantt.

Reducir transferencia de llamadas

ID Nombre de Tarea 1 Extensin de actualizacin de las listas. Dept supv. Responsable de actualizar 2 3 4 5 6
la lista de tareas.

MAY
5/31 6/7 6/14

JUN
6/21 6/28

Calvin, Max, Sheryl Maria

Actualizar nombres y N extencion

Marcar responsabilidades en la lista de ext. telefnicas

Revisar la contestadora Automtica

Formacin de Equipo
Examinar los datos Decida que opciones debe dar Piloto y nuevo lenguaje de prueba

Maria
Calvin Equipo, TBD Equipo, TBD

7
8 9

38

MEJORAR: Anlisis De Riesgos Potenciales

Herramientas Anlisis de Modo y; Efecto de las Fallas (AMEF).

39

MEJORAR: Herramientas Para Desplegar Resultados

Herramientas Grficos de control con los resultados antes /despus mostrando el patrn de cambio en el tiempo.

Antes

Despus

Bueno

}
Cambios implementados

Mejora

} Brecha actual
TMeta

Paretos revisados de la fase de MEDIR que confirmen la reduccin de las causas raz.

Tiempo
Despus

Antes

}
A1 A2 A3 A4 A2 A1

Mejora

A3

A4

40

MEJORAR: Herramientas Para Desplegar Resultados

Herramientas(cont.) Calculo de la nueva capacidad del proceso mostrando el calculo del nivel sigma.
Anterior Nuevo 1. Determinar el nmero de oportunidades de defecto O = por unidad

1 5500 103 0.02 98% 3.6

2. Determinacin del nmero de unidades procesadas N = 5000 3. Determinar el nmero total de defectos (incluir defectos y ajustar mas tarde). 4. Calcular defectos por oportunidad 5. Calcular la Productividad DPO = D=

250 0.05 95% 3.2

D = NxO

Productividad = (1 - DPO) x 100 = Proceso Sigma =

6.Mejorar sigma en la tabla de proceso sigma

41

CONTROLAR: Pasos

Enfoque

Desarrollar y documentar prcticas estndar

Entrenar

Monitoreo en lnea

Elaborar procedimient os y actualizar procesos

Resumir y comaprtir aprendizajes

Hacer recomendaci ones para planes futuros

42

CONTROLAR: Herramientas De Estandarizacin

Tools Administracin de procesos.

Entrenamiento
Programa de Capacitacin Manual de Capacitacin

Actuar

Estandarizar

Verificar

Hacer

Sistema De Alerta

Estndares robustos que hagan los nuevos mtodos "obvios.

Llene hasta aqu

43

CONTROLAR: Herramientas de estandarizacin, cont.

Herramientas(cont.) Grfico de Administracin de procesos.

Datos de Problemas: Revisin de Datos Nombre de Producto Nombre de Proceso # Codigo de Proceso

Problemas por: Razn

Aprobado por: Firma

Mapa de Proceso

Instrucciones de Trabajo

Control/Verificacin Points # Cdigo

Caracte- Limites de Metodo Quien rsticas Control

Respuesta a la anormalidad
Solucin Inmediata Solucin Permanente Quien

Notas

Auto auditorias.

12

Pregunta: Conocimiento/Entendimiento
1. Los actores ven el procedimiento escrito? 2. Los actores estn capacitados en el lenguaje del procedimiento? 3. Todos los actores tienen el mismo de conocimiento de las palabras del procedimiento?

No Si Si No Aveces Frecuente Frecuente (Siempre) (Nunca)

44

CONTROLAR: Herramientas De Estandarizacin, Cont.

Herramientas (cont.) Reportes

Resultados

Aprendizajes

Recomendaciones
siguiente

Tablero de Historia

45

Resumen
DMAIC es una metodologa estandarizada de mejoramiento. Si se saltan algunos pasos de la metodologa (Por V. gr. ANALIZAR) se pueden generar soluciones que no resuelven la causa raz del problema. Es posible que se necesite ir y venir en las diferentes fases si la informacin as lo determina.

5
CONTROLAR

1
DEFINIR

MEJORAR

MEDIR

4
ANALIZAR

3
46