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Asesorar A As esorar a las e s dependencias de la enti entidad d d y a las instituciones dad p b p blicas y pri vadas que cumplen funci iones p blic en la pblicas privadas funciones pblicas for rmulacin rmulaci y aplicacin de polticas polticas, nor normas, pla formulacin planes, programas y p ocedimient pro ocedimientos para la modernizacin de los arch ocedimi ocedim o a procedimientos archivos pblicos del pa s y la gestin documental, a travs del uso de t pas tecnologas de la informacin ormacin y las comunicaciones. comunicaciones
Actividades especcas:
Prestar servicios de asesora. Formulacin de los lineamientos documento electrnico y en la aplicacin de las tecnologas de la informacin en la gestin documenta. Fomentar la adopcin de estndares. Realizar estudios tcnicos. Formular estrategias institucionales para la preservacin a largo plazo. Formular lineamientos relacionados con el documento elec trnico y su aplicacin en todas las entidades del Estado. Fomentar la investigacin en materia de gestin de documen tos electrnicos. Garantizar la implementacin y el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos Electrnicos -SINAE y del Archivo Nacional Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos. Asesorar y emitir conceptos tcnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean solicitadas
Su Subdireccin ubdir reccin nd de e Tec Tecnologas c ologa de la Informacin cn Archivstica Documento A rchiv rchivs rchivstica stica y Docum Docu D Document ocu um ment to oE Electrnico (J Jhon Alexander Gonzale ez Florez). (Jhon Gonzalez
Esta compuesta por dos grupos
SINAE
Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos
Permite la homogenizacin y estandarizacin de los procesos de conservacin, preservacin y divulgacin del patrimonio documental en formato electrnico, mediante la aplicacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC-, y la articulacin de principios archivsticos, tcnicos y de aseguramiento de la calidad.
Articulacin con los Comits Tcnicos del SNA para la concertacin del plan de trabajo encaminado al anlisis y adopcin de tres normas tcnicas colombianas.
Comit tcnico de gestin documental. Tema: Firma digital longeva
Norma ISO 14533:2012. Processes, data elements and documents in commerce, industry and administration long term signature long.
Part 1: Long term signature proles for CMS Advance Electronic Signatures (CAdES). Part 2: Long term signature proles for XML Advance Electronic Signatures (XAdES).
SINAE
Estado del arte del Modelo de Madurez e Instrumentos Archivsticos. Estructura del Plan Institucional de Archivos PINAR. Micro sitio SINAE. Capacitaciones
Comit tcnico de gestin documental. AGN. Curso taller de elaboracin, evaluacin y aplicacin de TRD (15-19 Abr. 2013).
Objetivo: Facilitar la comprensin metodolgica de elaboracin de las TRD con el propsito de brindar los elementos necesarios que contribuyan al desarrollo e implementacin de la herramienta en las entidades. Conversatorio conceptos bsicos: 2 horas Taller elaboracin TRD: 10 horas
Curso bsico de gestin de documento electrnico y expediente electrnico (16 horas), con el n de atender las mltiples solicitudes de capacitacin de las diferentes regiones del Pas, relacionadas con la Implementacin de Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos -SGDEA-, el cual est orientado a brindar informacin sobre los conceptos bsicos para la Gestin de Documentos Electrnicos y Expediente Electrnico de Archivo, que permitan claridad para su aplicacin en las entidades del Estado.
SINAE
Implementacin de Herramienta de integracin de comits tcnicos (comites.sinae.gov.co)
100%
32,5% 20%
32,5%
Lineamientos
Compilacin de normas
Planeacin
Modelo de madurez
Avance SINAE
Instrumentos
OVAs
GEL
Gobierno en lnea
Gobierno en lnea es la estrategia del gob gobierno nacional, liderada por el ministerio de tecnologas d de la informacin y las comunicaciones (TIC), que busca me mejorar la calidad de los servicios ofrecidos por las diversas entidades pblicas a travs de la tecnologa. La Estrategia Gobierno en lnea en Colombia, Colom es el conjunto de instrumentos tcnicos, norma normativos y de poltica pblica que promueven la constru construccin de un Estado ms eciente, transparente y parti participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la co colaboracin de toda la sociedad mediante el aprovecham aprovechamiento de la tecnologa.
Planeacin de Gobierno en Lnea (Plan de Accin), que incluye las actividades relativas a la implementacin de la estrategia GEL. Esquema de Monitoreo y evaluacin: permite evidenciar los avances de la implementacin de la estrategia Gobierno en Lnea en la entidad. Plan de Capacitacin en Gobierno en Lnea, que incluye temas que contribuirn a institucionalizar el conocimiento en todos los servidores pblicos. Documento de anlisis de la situacin actual en seguridad de la informacin de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos de Gobierno en Lnea.
GEL
Plan de trabajo para la Publicacin de Datos Abiertos en el AGN. Documento Poltica Editorial aprobado por el consejo directivo del AGN, mediante acuerdo Numero 08 del 10 de mayo de 2013.
100%
53,53% 33,33% 33,33% 9,67% 9,67% Implementar un sistema de gestin de Informacin en lnea Interaccin en lnea Transaccin en lnea Transformacin Planeacin Elementos transversales
0%
Avance GEL
Democracia en lnea
SISNA
Sistema de Informacin del Sistema Nacional de Archivos
El SISNA constituye el conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin de los datos e informacin para la evaluacin y seguimiento de la funcin archivstica en lnea de las entidades que integran el SNA.
Plan de Calidad del SISNA, con el n de garantizar el cumplimiento de los requisitos del proyecto, mediante el desarrollo de los siguientes aspectos:
Procesos
Garantizar que responden a la sucesin completa de operaciones dirigidos a la consecucin de un objetivo especco, con el n de satisfacer las necesidades del proyecto.
Procedimientos
Garantizar que responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones del proyecto.
Recursos
Garantizar no solamente el cumplimiento de los recursos econmicos, sino humanos, tcnicos y de otro tipo, los cuales han sido denidos de forma estable para el proyecto.
Diseo y desarrollo de los Requerimientos Funcionales y No funcionales (22 casos de uso) del Censo Nacional de Archivos; siendo este un
instrumento que identica y describe de manera general los datos bsicos de los archivos pertenecientes al SNA.
SISNA
Elaboracin de la cha tcnica para la implementacin del Censo Nacional de Archivos A en 32 entidades del territorio nacional. Capacitacin (16 horas): Planicacin de la Gestin Documental, con el n de atender las mltiples at solicitudes de capacitacin de sol las diferentes regiones del Pas, di
relacionadas con la formulacin, planeacin y ejecucin relacionada integral de proyectos pro de gestin documental, el cual est orientado a brindar informacin sobre los conceptos ecien eciencia administrativa, formulacin y planicacin de p proyectos, sistemas de gestin, gestin de la calidad, que permitan dar claridad para su aplicacin en las entidades del Estado.
Planeacin del cronograma cro de trabajo del equipo que se conforma onforma para el desarrollo del convenio Interadministrativo de Asociacin No.446 de 2011 celebrado con el Ministerio de Tecnologas de la Asociac
i y las Comunicaciones, con el n de articular las actividades y garantizarlas entregas. Informacin
Reuniones de comits coordinadores del Convenio 446 de 2011, efectuados los das 01, 08, 15 y 29 de abril de 2013. Coordinacin en la elaboracin del borrador de plan de trabajo 2013, en estudio para aprobacin del comit coordinador del convenio.
SISNA
Actualizacin al plan de socializacin de las guas de Cero Papel a nivel nacional.
17 de mayo Pereira, 12 de Junio Bucaramanga, 21 de Junio Cali, 12 de Julio Villavicencio, 26 de Julio Barranquilla, 2 de Agosto Medelln, 23 de Agosto Pasto.
100%
100%
40%
Micrositio
Observatorio
Planeacin
0%
0%
0%
0% Implementacin
SISNA
SGDEA
Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos cos de Archivo
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado eciado in del (AGN) en el ao 2010 realizo la seleccin y adquisicin resco, sistema Entreprise Content Management (ECM) Alfresco, cto como parte del diseo e implementacin del proyecto e Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de o en el Archivo (SGDEA), dando continuidad a este proceso egistro ao 2012 se adquiri e implemento el mdulo de registro o al y gestin de las comunicaciones ociales, integrado uiere el contenedor, para la presente vigencia (2013) se requiere modelado e implementacin de procedimientos es. electrnicos, integrado a los dos sistemas anteriores. Para el diseo, automatizacin y despliegue del procedimiento electrnico de registro, trmite, distribucin, consulta y auditoria de gestin y minado administracin de comunicaciones ociales, denominado n de mdulo de registro SGDEA, se requiri la instalacin Denova aplicativos de software propiedad de la empresa inDenova s.l., como se mencion anteriormente con un os o licenciamiento de uso tipo runtime, estos aplicativos productos son:
eSignadesigner:
aplicacin que permite diagramar los ujos de procedimientos para automatizarlo.
eSignaViewer:
Visor de documentos rmados electrnicamente, el cual permitir a los usuarios descargarlo por medio de la sede electrnica accesible en la pgina web de la entidad, con el propsito que los usuarios ciudadanos y entidades puedan comprobar que el documento que recibieron rmado electrnicamente emitido por el AGN es autntico.
SGDEA
eSignaDocSecure:
Permite realizar la edicin de plantillas, formatos y formularios que se integran al desarrollo de procedimientos electrnicos.
eSignaprinter:
es una aplicacin que se integra para el control de dispositivos perifricos tales como impresoras y escner que hacen parte de la arquitectura de funcionamiento del SGDEA.
Elaboracin de la cha tcnica para la implementacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA Fase II.
100%
100%
Avance GEL
Implementacin
Ficha tcnicae
Capacitacin y talleres
Planeacin
0%
0% Documentos SGDA
0%
0%
PAI
Plan de Accin de Inversin
En lo relacionado con el presupuesto destinado nado para ual asciend de a inversin en proyectos de Tecnologas, el cual asciende do un valor de $1.431.622.200, se han adelantado n de contrataciones por valor de $400.229.842, en prestaci prestacin rresponde al servicios personales y contratacin que corresponde n aras da la 28% del total del presupuesto disponible. En ndo un con ntrato eciencia administrativa, se est formalizando contrato 25, que interadministrativo por valor de $609.713.925, os de car cter permitir la adquisicin de bienes y servicios carcter tecnolgico, logrando de esta manera una ejecucin umulado al a adicional del 43% del presupuesto, y un acumulado cierre del primer semestre del 71%. nde a Las dems contrataciones cuyo valor asciende sto de $421.678.433, correspondientes al 29 % del presupues presupuesto rataciones, y tecnologas, estn destinados a otras contrataciones, cabe destacar dentro de las actividades a ejecutar, la cto contratacin de uno de los proyectos de mayor impac impacto entacin d e la para el AGN, que corresponde a la implementacin de e Documen tos Fase II del SGDEA Sistema de Gestin de Documentos o disponib le Electrnicos de Archivos, cuyo presupuesto disponible estante, corresponde al 58% de este presupuesto restante, s del segundo logrando de esta manera que a comienzos semestre se tenga comprometidos todos los recursos asignados a TIC en el AGN.
100%
20% 68,44%
40%
60%
80%
PAI
0% 100% Planeacin 38,67% I Gestin de TI 85,5% Contratacin n directa a 67% s Licitaciones 73,14% a Menor Cuanta 6,33 46,33% n Implementacin L estrategia GEL
Avance GEL
CONSOLIDADO TIADE
40 0% 40%
37,50% 37 7,5 , 0%
Procesos SGDEA A
Lineamientos s
SGDEA A
SISNA
SIANE E
GEL
PAI I
0%
TIADE
Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico
GEL
Gobierno en lnea
Plan de Medios Sociales Documento de Caracterizacin de usuarios Implementacin de web (Adaptada a dispositivos moviles) Implementacin de Intranet
SISNA
Sistema de Informacin del l Sistema Nacional de Archivos
Censo Implementacin Modulo Cens so Nacional de Archivos a nivel nacional con un alcance para las 32 entidades (Incialmente), se espera incluir a 320 de Formu Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin (FURAG): herramienta en lnea de reporte de avances de la gestin, como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales
Diseo de especificaciones funcionales y no funcionales de los Modulos: Observatorio Nacional de Archivos, Archivo Nacional Digital, Banco de proyectos (Gestin Documental) Micrositio de SISNA (Sistema de Informacin del Sistema Nacional de Archivos) Infografas Descripcin archivstica & Metadatos y Preservacin a largo plazo
SISNA
Diseo de especificaciones para la Implementacin de la Fase III del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA: procesos de conceptos tcnicos y comunicaciones oficiales Implementacin Portal e Intranet,
Documento de Caracterizacin de usuarios multidispositivos Procedimiento de gestin de contenidos web e intranet
Desarrollo plan de capacitacin de usuarios Portal e Intranet. Plan de Medios Sociales. Implementacin de la biblioteca digital fase II 20.000 registros. Implementacin y divulgacin del Laboratorio Informtico Archivstico: Software para descripcin de Archivos (ica -tom) Desarrollo del plan de capacitacin en todas las temticas de Gobierno en Linea: tramites y servicios por mltiples canales, Interoperabilidad, Tecnologa y medio ambiente, datos abiertos y construccin colectiva. Avance y consolidacin de informe de cumplimento de la adopcion del manual de gobierno en lnea en la entidad respecto trmites y servicios por mltiples canales, Interoperabilidad, Tecnologa y medio ambiente, datos abiertos y construccin colectiva. Plan de trabajo para la implementacin del SGSI en el Archivo General de la Nacin Adopcin de la poltica general de seguridad de la informacin para Archivo General de la Nacin
SISNA
Capacitaciones en temas de Cero Papel, Expediente y Documento Electrnico, Difusin de los decretos 2578/2609 y acuerdos 04 y 05. Nivel Territorial (Plan de capacitaciones) Coordinacin proceso de Homologacin de normas tcnicas de Preservacin ISO 19005-1, ISO 18492-2008 e ISO 14641-1 y las normas de Gestin ISO 14533 parte 1 y 2 e ISO 16175-2, norma ISO 30300 DE136-12, propuesta norma NTC digitalizacin D098-11 Plan de divulgacin de los 4 instrumentos archivsticos: Programa de Gestin Documental, Plan institucional Archivos, Banco terminolgicos y cuadro de e clasificacin documental
PAI
Plan de Accin de Inversin sin
Implementacin del Sistema ma de Inventario de Activos de Informacin Adquisicin de equipos de e cmputo para sala de consulta nsulta Adquisicin de equipos de e computo para atender proyecto de oyecto d e venta de servicios Adquisicin de licencias de e project t y capacitacin para la gestin stin de proyectos Adquisicin de licencias para monitoreo de consumo de e papel
SGDEA
Sistema de Gestin de Documentos os Electrnicos de Archivo
Implementacin de la Fase II del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA / Publicacin de Estado de arte en Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA Actualizacin de procesos de conceptos tcnicos y comunicaciones oficiales.
Lineamientos
Publicacin y socializacin Instrumentos Archivsticos (Plan Institucional de Archivos -PINAR, Programa de Gestin Documental, Los bancos terminolgicos de tipos, series y sub-series documentales, Cartilla Programa de Gestin Documental-PGD) conforme al decreto 2609)
Publicacin de cartilla de Archivo Personal Digital Resolucin interna polticas de seguridad de acceso y activos de informacin para el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Lineamientos
Cartilla de compilacin normativa nacional e internacional normas existentes a nivel nacional e internacional en materia de documento electrnico, digitalizacin certificada, preservacin a largo plazo, sistemas de gestin de documentos electrnicos acceso a informacin actualizada sobre lineamientos y de archivo, firma digital e interoperabilidad Actualizacin acuerdo 60 / Comunicaciones oficiales Directrices para la gestin de correos electrnicos en el estado Colombiano Lineamientos para la preservacin a largo plazo Archivamiento web de medios sociales
Renovacin y fortalecimiento
Ampliacin de los Sistemas de Almacenamiento Preservacin a largo plazo 10 Teras (Proceso de digitalizacin del patrimonio) Hosting y Canales mediante un contrato interadministrativo.
Ampliacion de red de datos (Cableado estructurado + Wifi + Elctrico + Voz) Software de monitoreo de Impresiones Implementacin de la biblioteca digital fase II 20.000 registros en materia de archivos y gestin documental Capacitacin gobierno en lnea
Renovacin y fortalecimiento
Implementacin de web (Adaptada a dispositivos mviles) Implementacin de Intranet Implementacin sistema mesa de ayuda Implementacin laboratorio informtica archivstica (Software para la Descripcin de Archivos) Sistema de Encuestas (Mecanismos de Interaccin) Capacitaciones y procesos de induccin y reinduccin por medio de plataformas virtuales Sistema de Inventario de Activos de Informacin Adquisicin de equipos de cmputo para sala de consulta Adquisicin de equipos de computo para atender proyecto de venta de servicios Adquisicin de licencias de project y capacitacin para la gestin de proyectos WordPress - Rendicin de Cuentas, Comits Tcnicos, Observatorio de Tecnologas de la informacin y las comunicaciones
El AGN en aras de promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos histricos a nivel nacional, tiene previsto la entrega de 12 licencias de acceso en lnea al sistema de informacin histrico del AGN, que permitira adelantar los procesos de descripcin y puesta en consulta al pblico de la informacin disponible en cada uno de estos archivos. Integracin con el sistema de Sistema de Informacin SIG (Ministerio de Cultura)
Copia microfilms:
Duplicacin de 94 rollos en sales de plata de: *Censos de Poblacin (11), Ferrocarriles(6), *Enrique Olarte (6), *Archivo Parroquial Magdalena (2), *Gobernacin de Santa Marta (38), *Secretaria de Hacienda (30) y *Fotografas de Bogot (1). Asamblea Nacional Constituyente: 34 Rollos, Censos de Poblacin: 7 rollos. Fotograas Antiguas de Bogota: 1. Archivos Parroquiales de Boyac: 6. Conventos Agustinos: 1
Documentos tcnicos: