Manual de Procesos y Procedimientos

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Administracin de Activos Fijos Muebles CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Facilitar la incorporacin, registro y contabilizacin de los bienes muebles, equipos de oficina y otros de propiedad del SENAPE. Asignar eficiente y racionalmente los bienes institucionales del SENAPE. Facilitar la salvaguarda y preservacin de los bienes institucionales. BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Comprende el procedimiento de recepcin de los bienes muebles, incorporacin, registro, preservacin, asignacin, inventario y gestin de estos bienes. INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES Documentos de incorporacin (facturas, notas de remisin, pliegos de condiciones, contratos de compraventa etc.), originados en: o Compras locales, compras en el exterior y compras a travs de Caja Chica (cuando corresponda) o Donaciones de personas naturales y/o jurdicas o Transferencias entre almacenes y entre dependencias del SENAPE o Reingresos, por desmantelamiento y recuperacin de partes servibles de bienes muebles y, por reconstruccin de equipos. Programacin de Operaciones Anual (POA) Programa Anual de Mantenimiento de Bienes Muebles, Equipos y Vehculos Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE-SABS) Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (MPP-SABS) Inventarios de bienes muebles, equipos y accesorios de gestiones anteriores

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DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS Formulario de Solicitud de Muebles y Equipos Orden de Compra Formulario de Asignacin del Bien Inventarios de Bienes Muebles Otros legalmente exigibles PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Bienes incorporados a los inventarios de Activos Fijos del SENAPE Acta de Recepcin Sujeto a Verificacin, cuando corresponda Acta de Recepcin Definitiva Inventario fsico y valorado de los bienes muebles, actualizados

OPERATORIA
N
1

RESPONSABLE
Recepcin Comisin de Recepcin

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Recibe de la Unidad Administrativa toda la documentacin respaldatoria de la compra Verifica la legalidad y autenticidad de los documentos, verifica en su totalidad o por muestreo la cantidad y calidad de los bienes adquiridos, confrontndolos con los estipulados en las Especificaciones Tcnicas del Pliego de Condiciones Dependiendo de las condiciones contractuales, recibe provisionalmente (bienes sujetos a verificacin) o definitivamente los bienes adquiridos Elabora el Acta de Recepcin Firman el Acta de Recepcin Efecta la verificacin fsica de los bienes adquiridos Coteja la cantidad y calidad de los bienes con las Especificaciones Tcnicas del Pliego de Condiciones Incorporacin de activos

Comisin de Recepcin

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Comisin de Recepcin Unidad Administrativa

Unidad Administrativa

Registra los datos tcnicos y referencias del bien y el nombre del Servidor Pblico del SENAPE a quin se asigna el mismo Asigna el nmero de clave de inventario y lo incorpora en el bien (etiquetado, plaqueteado, pirograbado o sellado), segn la caracterstica que mejor se adecue al activo Llena el formulario de Asignacin de Muebles y Equipos o, el formulario de Asignacin de Computadora y Accesorios o, el formulario de Asignacin de Accesorios de Escritorio, el que corresponda al tipo de bien que se entrega al Servidor Pblico del SENAPE.

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Servidor Pblico

Firma en el formulario correspondiente en seal de conformidad y recibe una copia del mismo como constancia Movimiento de Bienes a) Solicitud de Bienes

Servidor Pblico

Consulta en Almacenes-Activos Fijos sobre la existencia del bien requerido. En caso de confirmarse la existencia del bien, llena el formulario de Solicitud de Materiales

Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa

Autoriza la entrega del bien, firmando en el formulario de Solicitud de Materiales.

Entrega al Servidor Pblico Registra la salida del bien Recibe el bien requerido Movimiento de Bienes b) Devolucin de activos

Servidor Pblico

Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Recibe de la Unidad Administrativa (Recursos Humanos) la nmina de los servidores pblicos retirados o dados de baja. Instruyo el recojo de los muebles de los exservidores pblicos Efecta la verificacin fsica de los bienes a recoger con los formularios correspondientes Si no existe conformidad con la devolucin ni con el formulario correspondiente: Establece los faltantes, comunicando a la Unidad Administrativa (Recursos Humanos) para su recuperacin o descuento del ltimo sueldo del exServidor Pblico Establece sobrantes, registra e incorpora al inventario individual del exServidor Pblico Movimiento de Bienes c) Transferencia de activos

Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Recibe de la Unidad Administrativa (Recursos Humanos) la nmina de servidores pblicos transferidos a otras reas de trabajo del SENAPE. Instruye la transferencia de los bienes y actualizacin de los formularios correspondientes. Verifica los datos de los inventarios individuales con los bienes motivo de transferencia, estableciendo faltantes o sobrantes y los pasos consiguientes, como en el caso de las devoluciones de bienes Actualiza los formularios individuales correspondientes con los nuevos nombres de los servidores pblicos del SENAPE Entrega los bienes a los servidores pblicos transferidos con una copia del formulario individual correspondiente, como constancia Actualiza los registros del inventario general de bienes. Control de ingreso y salida de bienes a) Ingreso

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos

Efecta el control de ingreso de bienes a los ambientes del SENAPE

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Fijos)

Los efectos personales con permanencia temporal en el SENAPE se registran en un libro y se anula al salir nuevamente El ingreso de bienes que pertenecen al SENAPE se registran en el formulario de Entrada de Bienes, mismos que pueden ser clasificados como adquisiciones nuevas o reingreso de bienes por reparaciones Los reingresos por reparacin deben ser cotejados con el formulario de salida por reparaciones, adjuntndose una copia del formulario

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

En el caso de reingresos de bienes por reparacin, mantenimiento, etc., verifica el ingreso de bienes con el formulario de Solicitud de Reparacin Recibe el bien, verifica el correcto funcionamiento y devuelve el activo al Servidor Pblico responsable de su uso y conservacin Control de ingreso y salida b) Salida

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Area o Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Elabora el formulario de Salida de Bienes o Solicitud de Reparacin, prstamo, transferencia, etc. Recibe el formulario de Salida de Bienes, confronta los detalles descritos y verifica el bien En el reingreso coteja nuevamente el formulario con el bien y, de estar conforme, concluye el trmite FIN DEL PROCEDIMIENTO

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO El menor tiempo aceptable, dependiendo de cada tipo de trmite.
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Sello y firma

Sello y firma

Sello y firma

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