SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE)

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (SABS)

REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INDICE

REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE)
CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo Artculo Artculo Artculo 1.2.3.4.(Base Legal) (Objetivo) (Alcance y mbito de aplicacin) (Revisin y actualizacin del Reglamento) CAPTULO II USO DE VEHCULOS OFICIALES Artculo Artculo Artculo Artculo 7 Artculo Artculo Artculo Artculo Artculo 9 Artculo 9 5.- (Responsabilidad por el uso de vehculos oficiales) 6.- (Funciones de la Unidad Administrativa) 7.- (Asignacin de vehculos) 8.- (Identificacin de los vehculos oficiales del SENAPE) 9.- (Funciones de los conductores) 10.- (Circulacin de vehculos) 11.- (Custodia de los vehculos) 12.- (Inspecciones sorpresivas) 13.- (Circulacin de vehculos en das y horarios no laborables) 14.- (Mantenimiento, Reparacin de vehculos oficiales) CAPITULO III PROVISION DE COMBUSTIBLE Artculo 15.- (Provisin de Gasolina y Gas Natural Comprimido GNC-) 10 CAPITULO IV PROHIBICIONES Artculo 16.- (Prohibiciones)
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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Artculo 17.- (Sanciones) CAPITULO V OTRAS DISPOSICIONES Artculo 18.- (Numeracin y Archivo de Documentos) Artculo 19.- (Previsin) 12 12 12

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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO SENAPE
CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1 .- (Base Legal) . El Reglamento de Uso de Vehculos del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE tiene su base legal en: Ley N 1178 de 20 de Julio de 1990 de Administracin y Control Gubernamentales. Decreto Supremo N 23318-A de 3 de Noviembre de 1992 Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica. Decreto Supremo N 28271 de 28 de Julio de 2005 Texto Ordenado del Subsistema de Contrataciones Estatales Subsistema de Manejo y Disposicin de Bienes. Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios del SENAPE. Artculo 2.- (Objetivo). El presente Reglamento tiene como objetivos: a) Normar y regular la administracin de uso de vehculos y asignacin de combustible del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE. b) Establecer un sistema de control interno para el uso de los vehculos oficiales de propiedad del SENAPE, incluidos los vehculos transferidos en el marco de las competencias establecidas para el SENAPE. Artculo 3.- (Alcance y mbito de Aplicacin). El presente Reglamento ser de uso y aplicacin obligatoria por todas las unidades organizacionales del SENAPE incluidas las Oficinas Distritales, para la ejecucin de actividades consideradas dentro del POA institucional de la gestin. Artculo 4.- (Revisin y Actualizacin del Reglamento). La Unidad de Planificacin y Sistemas dependiente de la Direccin Administrativa y Financiera del SENAPE, revisar y actualizar el presente reglamento, en base al anlisis de la experiencia de su aplicacin y las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen los involucrados y en base a nuevas disposiciones legales que se emitan.

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CAPITULO II USO DE VEHICULOS OFICIALES Artculo 5.- (Responsabilidad por el Uso de los Vehculos). En forma genrica, se establece los siguientes alcances de responsabilidad por el uso de vehculos del SENAPE: a) El Director Administrativo y Financiero es responsable ante el Director General Ejecutivo del SENAPE por el control y manejo de los vehculos oficiales. b) El Jefe de la Unidad Administrativa y el Responsable de Activos Fijos son responsables, ante el Director Administrativo y Financiero, del control, salvaguarda, mantenimiento, reparacin de los vehculos y distribucin de combustible. c) La Responsabilidad administrativa, civil y penal ser calificada de acuerdo a las circunstancias, si los vehculos de uso oficial fuesen dispuestos para propsitos distintos al inters y objetivos de la Institucin, o si les causar dao material o perdida, en virtud a los artculos 29, 31 y 34 de la Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales y del D.S. 23318-A de Responsabilidad por la Funcin Pblica. Artculo 6.- (Funciones de la Unidad Administrativa).- La Unidad Administrativa tiene las siguientes funciones en el proceso de uso y administracin de los vehculos del SENAPE: 1. Planificar, organizar, controlar y coordinar todas las actividades de orden administrativo relacionadas con el uso y disposicin de los vehculos. 2. Atender las solicitudes de uso de transporte de las direcciones y unidades del SENAPE. 3. Vigilar y supervisar que los vehculos se utilicen en forma adecuada y satisfactoria en la realizacin de los servicios para los que fueron solicitados. 4. Determinar las reglas que debern observarse para el uso de los vehculos. 5. Establecer los registros adecuados para asegurar los controles que permitan conocer el costo mensual de combustible y lubricantes y, en general, el mantenimiento por unidad, as como el kilometraje recorrido y el uso que se le da a estas unidades.

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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6. Establecer programas para un adecuado mantenimiento preventivo de los vehculos y velar por su cumplimiento. 7. Mantener actualizada una adecuada informacin de control de cada vehculo, efectuando para ello los inventarios fsicos que considere pertinentes. 8. Proponer y ejecutar cualquier modificacin o cambio en la estructura fsica de los vehculos. 9. Atender todos los aspectos administrativos referentes al retiro o abastecimiento de combustible, grasas y lubricantes, as como de repuestos y reparaciones, estableciendo los controles pertinentes. 10. Investigar, atender, informar a la Direccin Administrativa y Financiera y tramitar todos los aspectos administrativos y de anlisis tcnicos que sean necesarios realizar con motivo de accidentes de trnsito, percance, robo, hurto o malversacin en que se involucre un vehculo propiedad del SENAPE. 11. Denunciar inmediatamente ante el Organismo Operativo de Trnsito los accidentes de trnsito en que intervengan vehculos del SENAPE. Como parte de esta responsabilidad institucional, se tendr un control estricto sobre la cobertura de seguros de los vehculos, fechas de pago de dichas plizas, etc. 12. Informar e instruir a los conductores en el cumplimiento de su deber y responsabilidad en la conduccin de vehculos propiedad del SENAPE. Para el efecto, divulgar a los conductores y al personal de las direcciones y unidades del SENAPE, las leyes, reglamentos, polticas, procedimientos, instructivos y dems documentacin pertinente dictados en relacin a esta materia. 13. Mantener un archivo adecuado y en forma individual de toda la informacin tcnica y jurdica concerniente a los vehculos del SENAPE. 14. Comunicar a la Direccin Jurdica las modificaciones que se realicen a los vehculos del SENAPE y que tengan relacin con las caractersticas que de los mismos aparecen en su inscripcin en el Registro Unico Automotor, as como informar de los vehculos que salen de circulacin en forma definitiva a fin de realizar la modificacin en el citado Registro. Asegurarse que la Direccin Jurdica realice los trmites que la situacin requiera. 15. Mantener actualizado el registro de propiedad de todos los vehculos del SENAPE. 16. Velar por el cumplimiento del presente Reglamento, reportando cualquier violacin al mismo junto con su recomendacin de la accin a seguir, a la jefatura superior del infractor, con copia a la Unidad de Auditoria Interna. Artculo 7.- (Asignacin de Vehculos).- La asignacin de un vehiculo oficial es el acto Administrativo mediante el cual se entrega un vehiculo a un servidor pblico
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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------del SENAPE para uso exclusivo de labores operativas en el marco de las funciones institucionales encomendadas, estableciendo las siguientes asignaciones: Asignacin de vehculo oficial. Conforme a lo dispuesto en el prrafo II del Artculo 17 del D.S. 27327 y para el desenvolvimiento de sus funciones especficas, se asigna un vehiculo oficial, en forma permanente, al Director General Ejecutivo del SENAPE. Asignacin de vehculos a Oficinas Distritales. Las Oficinas Distritales de Santa Cruz, Cochabamba, Oruro, Chuquisaca y Trinidad cuentan con la asignacin de vehculos, los mismos que se encuentran bajo custodia de los Encargados Distritales. Asignacin de vehculos para funciones operativas. Contempla la asignacin de vehculos para efectuar tareas o funciones operativas del SENAPE. Se establece dos tipos de asignacin de uso vehculos oficiales: a) Asignacin imprevista de vehculo.- Contempla la asignacin de un vehiculo oficial para la prestacin de servicios o actividades especificas que requieran la utilizacin por horas, menores a un da y de manera discontinua, estableciendo el siguiente procedimiento: I PROCEDIMIENTO 1. El Servidor Pblico que requiera utilizar una movilidad oficial para desarrollar sus actividades, deber llenar el formulario SOLICITUD DE USO DE VEHICULO OFICIAL, el mismo que deber contar con la aprobacin del Director de rea o responsable de la unidad organizacional del SENAPE. 2. El formulario SOLICITUD DE USO DE VEHICULO OFICIAL , ser enviado al Director Administrativo y Financiero para que este designe al chofer y el vehculo mas adecuado, de acuerdo a la solicitud. 3. Cada conductor deber mantener un registro de las rutas de transporte que realiza con el vehculo, asimismo del recorrido en Kilometraje, en el Formulario BITACORA DE VEHICULO OFICIAL. 4. Esta documentacin deber ser entregada cada fin de mes a la Unidad Administrativa en original con copia al conductor para su control correspondiente.

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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------b) Asignacin temporal de vehculo.- Contempla la asignacin de vehculos oficiales para la prestacin de servicios o actividades propias de la Institucin por un periodo definido y continuo, incluido la asignacin de vehculos para viajes oficiales, establecindose el siguiente procedimiento: II PROCEDIMIENTO 1. El servidor pblico que requiera utilizar un vehculo oficial deber llenar la BITACORA DE VEHICULO OFICIAL en la cual se consignarn los datos sobre el vehiculo entregado y su destino, a travs de la Unidad Administrativa en coordinacin con la Direccin Administrativa y Financiera, generando por consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento. Al efecto: a) Los receptores (servidor pblico y conductor), expresarn conformidad mediante firma en la BITACORA DE VEHICULO OFICIAL. su

b) El servidor que reciba un vehculo del SENAPE, ser responsable por el uso y la custodia mientras se encuentre a su cargo. c) La responsabilidad del servidor pblico y conductor cesar cuando efecte la devolucin del vehiculo al SENAPE con la participacin y conformidad escrita del Responsable de Activos Fijos y la Unidad Administrativa. d) Es responsabilidad de cada conductor proporcionar informacin sobre el estado y condicin del vehculo en forma mensual a la Unidad Administrativa de la Institucin. 2. Cada conductor deber mantener un registro de las actividades y labores que realiza con el vehculo, asimismo del recorrido del Kilometraje, en la BITACORA. 3. Esta documentacin deber ser entregada cada fin de mes a la Unidad Administrativa en original con copia al conductor para su control correspondiente. Artculo 8.- (Identificacin de los Vehculos oficiales del SENAPE). Los vehculos con los que dispone el SENAPE deben llevar imprescindiblemente placa oficial, deber estar pintado en las puertas laterales la leyenda USO OFICIAL, logotipo o nombre del SENAPE y nmero de placa.

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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Artculo 9.- (Funciones de los conductores). Los servidores pblicos asignados como choferes o conductores de vehculos del SENAPE, tienen las siguientes funciones y responsabilidades: 1. Conocer y cumplir estrictamente las normas de trnsito, as como el presente Reglamento. 2. Someterse a exmenes mdicos cuando sean exigidos por Ley o cuando el Jefe de la Unidad Administrativa se lo solicite, a fin de determinar su capacidad fsica y mental para conducir vehculos automotores. 3. Asegurarse de que se porte en el vehculo que vaya a manejar los documentos de propiedad, as como las herramientas y dispositivos de seguridad necesarios. 4. Cuidar el vehculo que conduce, sus herramientas y accesorios. Loa accesorios, herramientas u otros instrumentos de uso en el vehculo, perdidos injustificadamente, sern reemplazados por cuenta del conductor que tuvo a su cargo la Unidad, como responsable directo de la misma. La reposicin deber darse en un plazo no mayor de tres das, luego de haber ocurrido el extravo o que se tenga noticia de la prdida. 5. Revisar antes de conducir un vehculo: frenos, direccin, luces, lubricantes, combustible, presin de llantas y estado general de las mismas, nivel de agua, bateras, existencia de herramientas e implementos destinados la mismo, repuestos, etc. Adems, mantener el vehculo en condiciones adecuadas de limpieza y efectuar el cambio de llantas cuando se requiera. 6. Velar porque el vehculo opere en condiciones mecnicas y de carroceras apropiadas, e informar oportunamente al trmino de su misin al Jefe de la Unidad Administrativa cualquier dao que detecte en el automotor. 7. Conducir el vehculo bajo las condiciones establecidas en cuanto a capacidad de carga til y cantidad de pasajeros. 8. Aplicar mientras conduce, las mejores tcnicas y conocimientos necesarios para garantizar tanto su propia seguridad como de las personas, materiales y equipos transportados. 9. Seguir la ruta lgica establecida entre los puntos de salida y destino de cada servicio. 10. Asumir personalmente el pago de multas por infracciones de trnsito, cometidas mientras conduce vehculos del SENAPE. 11. Ayudar a la carga y descarga de equipos y materiales transportados o a transportar en el vehculo. 12. Anotar los datos pertinentes y utilizar adecuadamente los formularios para control del uso de vehculos que establezca la Unidad Administrativa.
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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13. Cumplir estrictamente con los trmites que seale la Unidad Administrativa, en casos de accidentes de trnsito. 14. Vigilar que el vehculo que se le asigne cumpla oportunamente con el programa de mantenimiento preventivo y reportar de inmediato y por escrito, al Jefe de la Unidad Administrativa, la necesidad de adelantar la fecha de revisin cuando as se requiera. Artculo 10.- (Circulacin de Vehculos). La circulacin de los vehculos oficiales se limitar exclusivamente para la prestacin de servicios o actividades propias del SENAPE y solo en los das laborables, dentro el horario de trabajo. Concluida la jornada de trabajo de lunes a viernes el chofer o conductor depositar el vehculo oficial en los garajes asignados para cada movilidad, mximo hasta horas 20:00. Artculo 11.- (Custodia de los Vehculos). El responsable de la custodia (portero, sereno o seguridad del garaje), registrar la hora de entrada y salida de cada vehculo oficial. Asimismo este servidor, presentar estos partes en original cada lunes a horas 08:30 de la maana a la Direccin Administrativa Financiera. Artculo 12.- (Inspecciones sorpresivas). El Director Administrativo y Financiero o el Jefe de la Unidad Administrativa, independientemente, realizarn inspecciones sorpresivas del resguardo de los vehculos en horas no laborables; informando de esta actuacin al Jefe inmediato superior, para la toma de las decisiones correspondientes. Artculo 13.- (Circulacin de Vehculos en das y horarios no laborables). Para la circulacin de los vehculos en das y horarios no laborables (sbado, domingo o feriados) deber cumplirse el siguiente procedimiento: a) La circulacin en estos das ser autorizada a travs del formulario SOLICITUD DE USO OFICIAL, este formulario debidamente llenado deber contar con la aprobacin del Director de rea o responsable de la Unidad organizacional y deber ser Autorizado por el Director Administrativo y Financiero del SENAPE. b) Adems de dicha autorizacin debe ser presentada con la necesaria anticipacin por el conductor responsable del vehculo oficial a la Divisin Sala de Casos del Organismo Operativo de Trnsito para ser visado para la circulacin de la movilidad; dando cumplimiento al Cite of N 144/94 de fecha 21 de Febrero de 1994.

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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------c) Este formulario una vez terminada la misin debe ser devuelta al rea de Activos Fijos para su archivo en el file del vehculo oficial. Artculo 14.- (Mantenimiento y Reparacin de Vehculos). El Mantenimiento es la funcin especializada de conservacin tcnica que se efecta a los vehculos para que permanezcan en condiciones de uso. Con el fin de evitar el deterioro incontrolado, averas u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la continuidad del funcionamiento del vehculo, el Responsable de Activos Fijos en coordinacin con el Jefe de la Unidad Administrativa del SENAPE deber proponer y ejecutar polticas y procedimientos de mantenimiento de los vehculos. a) El Responsable de Activos Fijos utilizar el formulario ORDEN DE TRABAJO, para todos los trabajos de reparacin, mantenimiento, chaperio y otros que se realizan a los vehculos de propiedad del SENAPE. b) El Responsable de Activos Fijos es el encargado que todos los repuestos y accesorios cambiados sean almacenados para su custodia; para que cada fin de gestin se de la baja correspondiente. CAPITULO III PROVISION DE COMBUSTIBLE Artculo 15.- (Provisin de Gasolina y Gas Natural Comprimido GNC-). La provisin de Gasolina y GNC (mediante vales) para los vehculos de uso oficial del SENAPE, ser a travs del rea de Activos Fijos previa autorizacin de la Direccin Administrativa y Financiera. Al efecto, por todo ingreso en vales de gasolina y GNC, en el rea de Activos Fijos se elaborar, por separado, notas de ingreso registrndose la cantidad en tarjetas de existencia fsicas. As como tambin las cantidades de las salidas a travs de vales. La distribucin de gasolina y GNC se efectuar en forma mensual mediante un pedido interno en vales de 20 litros de gasolina o 20 m3 de GNC, cada uno, debiendo seguir el siguiente procedimiento: I PROCEDIMIENTO SOLICITUD: El conductor o chofer del vehculo asignado, solicitar a la Unidad Administrativa la entrega de vales de combustible (gasolina o GNC) para el funcionamiento del o los vehculos y presentar la siguiente informacin:

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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Kilometraje actual Recorrido a realizar Bitcora de recorrido Para viajes, se deber presentar una copia del Memorando de viaje.

AUTORIZACION: El Director Administrativo y Financiero del SENAPE autorizar la entrega de vales de combustible. ENTREGA DE VALES: Una vez que se cuente con la autorizacin respectiva, el encargado de Activos Fijos entregar al chofer los vales de combustible que fueron autorizados y registrar la operacin en el Kardex respectivo.

DEVOLUCION: Los vales que no fueran utilizados debern ser devueltos al Responsable de Activos Fijos, quin registrar la operacin en el Kardex respectivo. El rea de Activos Fijos elaborar informes mensuales del movimiento de los ingresos y distribucin de la gasolina y GNC al Jefe de la Unidad Administrativa. Se asignar gasolina y GNC a los vehculos del SENAPE de acuerdo al siguiente detalle: Director General Ejecutivo, hasta 200 litros de gasolina y, 200 m3 de GNC, en forma mensual. Vehculos de oficinas distritales de Santa Cruz y Cochabamba, hasta 40 litros de gasolina y 60 m3 de GNC, en forma mensual. Vehculos de oficinas distritales de Oruro, Chuquisaca, Trinidad y otras, hasta 20 litros de gasolina y 60 m3 de GNC, en forma mensual. Parque Automotor del SENAPE: gasolina o GNC de acuerdo a la solicitud, recorrido y Kilometraje recorrido. CAPITULO IV
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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------PROHIBICIONES Artculo 16.- (Prohibiciones). Los servidores pblicos y conductores o choferes de los vehculos oficiales quedan TERMINANTEMENTE PROHIBIDOS de: a) Permitir el uso de los vehculos oficiales por personas particulares. Los daos que estos pudieran ocasionar a los vehculos sern pagados por los responsables e infractores. b) Usar los vehculos oficiales para beneficio particular, privado o de recreo. c) Usar el vehculo oficial en das no laborables (sbados, domingos o feriados) sin observar el procedimiento de autorizacin expresa para estas eventualidades. d) Prestar o transferir el vehculo sin conocimiento de la Direccin Administrativa y Financiera. e) Enajenar el vehculo oficial por cuenta propia. f) Daar o alterar sus caracteristicas fsicas o tcnicas del vehculo oficial. g) Poner en riesgo la seguridad del vehculo oficial. h) Sacar el vehculo de la Entidad sin autorizacin. i) Conducir bajo la influencia del alcohol o estupefacientes. Artculo 17.- (Sanciones). El Director General Ejecutivo del SENAPE, en uso de sus atribuciones y facultades sancionar el incumplimiento al presente Reglamento de la siguiente manera: a) Por primera vez (si la falta es leve), privacin temporal del beneficio del uso del vehculo oficial. b) La reincidencia de la misma falta, ser sancionada con la privacin definitiva del beneficio del uso de vehculo oficial y llamada de atencin respectiva de acuerdo al reglamento interno de personal. c) La contravencin al presente Reglamento Interno generar las sanciones establecidas en los artculos 29, 31 y 34 de la Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales y del D.S. 23318-A de Responsabilidad por la Funcin Pblica. CAPITULO V
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REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------OTRAS DISPOSICIONES Artculo 18.- (Numeracin y Archivo de documentos). La numeracin de los formularios del presente Reglamento sern utilizados y archivados en forma correlativa; cabe hacer notar que los formularios anulados (original y copia) por error u omisin de registro, deben ser conservados para su control archivndolos en orden cronolgico. Todas las Direcciones de rea o unidades organizacionales involucradas en este Reglamento, deben archivar la documentacin generada por la misma, en orden cronolgico para su fcil acceso y utilizacin, conservndolo de cualquier contingencia, por el tiempo mnimo de diez aos. Artculo 19.- (Previsin). En caso de presentarse omisiones, contradicciones y, o diferencias en la interpretacin del presente Reglamento, estas sern resueltas dentro el marco legal pertinente.

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