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Oficina de Estadstica y Telemtica

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SISTEMA NACIONAL DE PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES MANUAL DEL USUARIO

MANUAL DEL USUARIO


SINPAD
VERSION 1.2

OFICINA DE TELEMATICA Y ESTADISTICA


INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL WWW.INDECI.GOB.PE

Oficina de Estadstica y Telemtica

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1. ALCANCES DEL SISTEMA SINPAD


1.1 QU ES EL SINPAD?
El SINPAD es una aplicacin computarizada, basada en el empleo de mapas electrnicos por medio de la WEB

Es un aplicativo que mediante la INTERNET permite el registro y seguimiento de las emergencias y peligros ocurridos en el territorio nacional a fin de que las autoridades del SINADECI acten coordinada, oportuna y eficientemente ante una emergencia, as como dictar disposiciones preventivas ante la presencia de un peligro inminente. 1.2 QU OBJETIVOS PERSIGUE? Como los Comits de Defensa Civil son los actores principales de las atenciones de emergencias y la prevencin, el INDECI le ha proporcionado una herramienta informtica para su gestin. Por ello el SINPAD sirve para que se tenga informacin oportuna y sea el nico medio valido como fuente de informacin para la toma de decisiones. Sirve adems para que el SINADECI pueda estar informado y realizar las acciones pertinentes.

1.3 QUINES LO UTILIZAN? De acuerdo a la Resolucin Jefatural Nro 345-2002-INDECI del 30 de Diciembre del 2002, se aprueba la Directiva Nro 023-2002-INDECI/Oficina de Telemtica y Estadstica, la cual entr en funcionamiento el 03 de enero del 2003. En dicho documento se involucra al Instituto Nacional de Defensa Civil, COE regionales, provinciales y distritales, Organismos componentes del Sistema Nacional de Defensa Civil, tales como: Comits Regionales, Provinciales, Distritales de Defensa Civil, Oficinas de Defensa Civil de los Sectores Gubernamentales, Instituciones Cientfico Tecnolgicas y otros afines a la administracin de peligros y/o atencin de desastres. En los Comits de Defensa Civil actan dos tipos de usuarios: Administrador y Registrador.

1.4 CMO FUNCIONA? A travs de Internet, para aquellos lugares que cuenten con acceso a Internet, pudiendo ser en oficinas propias de los Comits de Defensa Civil o en cabinas pblicas. Si no se cuenta con este medio, se instala un software residente en una computadora del Comits de Defensa Civil y despus se remite el informe al CDC Regional, para su registro respectivo en el SINPAD bajo Internet. En ambas modalidades se cuenta con un nivel de seguridad que permite mantener la confidencialidad de la informacin. 2

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_______________________________________________________________________________ 2. COMO INGRESAR AL SISTEMA a) Abrir con el navegador Explorer la pgina Web: WWW.INDECI.GOB.PE b) En el lado Derecho de su pantalla ubicar y dar clic en el icono

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c) Luego del cual veremos la pantalla de ingreso al Sistema, en la cual deber ingresarse el nombre del usuario autorizado y su respectivo password. Finalmente dar clic en el icono Ingresar para acceder al sistema:

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d) Una vez ingresado, aparecer a continuacin una pantalla en donde se muestra el Men Principal del Sistema, el cual contiene las siguientes opciones: Emergencia (para poder registrar alguna emergencia nueva o dar seguimiento a una ya existente), Peligro (para poder registrar algn peligro nuevo o dar seguimiento a uno ya existente) y Monitoreo (para verificar, controlar y orientar las acciones de los comits de defensa civil).

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_______________________________________________________________________________ 3. EXPLICACION DE MENU 3.1 Peligros:


Concepto: Probabilidad de ocurrencia de un fenmeno natural o tecnolgico potencialmente daino, para un periodo especfico y una localidad o zona conocida. Se identifica en la mayora de los casos, con el apoyo de la ciencia y tecnologa.
a) REPORTE. Sirve para registrar un peligro nuevo b) EPAN (Evaluacin de Peligros y Anlisis de Necesidades) Sirve para realizar seguimiento a peligro(s) existente(s), a su estado situacional, requerimientos, acciones, presentados a nivel nacional, as como emitir los partes diarios

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3.2 Emergencias:
Concepto: Estado de daos ocasionado sobre la vida, patrimonio y medio ambiente, debido a la ocurrencia de un desastre, alterando el normal desenvolvimiento de las actividades de la zona afectada.
a) REGISTRO DE REPORTE PRELIMINAR: Sirve para ingresar una emergencia nueva. b) EDAN: Se utiliza para registrar la Evaluacin de Daos, formular Requerimientos, Registrar Acciones y registrar la entrega de apoyo humanitario a los damnificados por una emergencia .

3.3 Monitoreo: a. PELIGRO: Se utiliza para acceder a informacin sobre peligros y tener control de las acciones efectuadas por los Comits de Defensa Civil b. EMERGENCIA: Se utiliza para acceder a la informacin sobre emergencias y tener un control de las acciones efectuadas por los Comits de Defensa Civil 3.4 Comits DC (Defensa Civil): Esta opcin permite registrar los miembros de los directorios de los Comits de Defensa Civil, Regional, Provincial y Distrital. 3.5 Seguridad: Este campo sirve para registrar y/o modificar la clave de acceso al SINPAD. 4. REGISTRO DE UNA EMERGENCIA 4.1 Registro de Informe Preliminar
Esta ventana permite registrar una emergencia, cuyo nombre deber estar constituido por el nombre del fenmeno mas su ubicacin, a fin de permitir una rpida identificacin de la misma en los listados de emergencia.

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La secuencia de llenado del formulario es como sigue: a) FENOMENO: Fenmeno: Seleccionar el fenmeno que ha ocasionado la emergencia; stas pueden ser alud, aluvin, avalancha, helada, etc. En este campo el sistema automticamente emite el grupo, de acuerdo al fenmeno previamente registrado. Ejemplo: Geodinmica externa, interna, etc. Se debe seleccionar en las listas desplegables los nombres del Dpto., provincia, distrito y localidad.
NOTA: En caso de no encontrar la localidad deseada, se debe coordinar con el COEN - INDECI para el registro correspondiente.

Grupo de Fenmeno:

b) UBICACIN:

c) DESCRIPCION Descripcin : Se debe asignar un nombre a la emergencia, la cual contendr el nombre del fenmeno y la ubicacin geogrfica: Ejm: Huayco en Huaraz. Fecha: Se ingresa la fecha y hora aproximada de inicio de la emergencia. Ejemplo: 15/01/2003 05:30PM

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Informante: Se ingresa el nombre del informante, generalmente es un representante del Comit de Defensa Civil de la zona afectada, como el Alcalde, secretario, etc.

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c) EVALUACION PRELIMINAR: Hechos: Daos: Acciones: Se registra con cierto detalle los hechos de la emergencia Se registran los daos generados por la emergencia Se registran las acciones realizadas por el Comit de Defensa Civil y/o los sectores correspondientes

Finalmente para guardar la informacin se da clic en el botn GRABAR.

4.2 Registro de Evaluacin de Daos y Necesidades (EDAN)


Esta pantalla muestra el botn para acceder al Men de E.D.A.N. y as poder registrar las localidades, evaluacin de daos, requerimientos, acciones, recepcin y entrega de apoyo humanitario de una Emergencia previamente registrada

Men del EDAN Se da click en el recuadro EDAN y aparece la siguiente pantalla:

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MENU PRINCIPAL DEL EDAN

Esta ventana visualiza el men de Registro de E.D.A.N. Adems muestra la relacin de todas las Emergencias Activas a la fecha y registradas en las ultimas 24 horas.

4.2.1 Registro de Localidades Para registrar localidades se accede al men principal del EDAN y se da click en la opcin REGISTRO DE LOCALIDADES, luego del cual aparecer la siguiente pantalla :

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NOTA: Las localidades mostradas en la lista desplegable pertenecen al mbito del distrito. IMPORTANTE: Para proceder a registrar los daos, acciones, requerimientos, etc., primero se debe definir el mbito de afectacin ocasionado por la emergencia, para lo cual debemos ingresar todos las localidades afectadas por la emergencia. Para el registro de localidades se selecciona lo siguiente: a) b) c) Emergencias Activas : En este campo se selecciona la emergencia activa a la cual vamos a acceder. Localidades afectadas: Se selecciona la localidad afectada Para agregar la localidad seleccionada a la emergencia, se da click en AGREGAR.

Nota.- Todas las localidades afectadas por la emergencia seleccionada estarn listadas en la parte inferior. 4.2.2 Registro de Daos Para efectuar el registro de daos de una emergencia, se accede al Men principal del EDAN y se da click en la opcin REGISTRO DE DAOS, luego del cual aparecer la siguiente pantalla:

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La secuencia de registro de localidades es como sigue:

a) Se procede a seleccionar lo siguiente: Emergencias Activas Localidad Evaluacin de daos: Tipo de dao Daos : : En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle datos Se selecciona la localidad a la cual vamos a ingresar daos Se selecciona el tipo: agricultura, vida y salud, comunicacin, transportes, etc. Se selecciona el dao especfico, como: aeropuertos, carreteras, puentes, Internet, etc. afectados
Digitar el Dao ocasionado (cuantitativamente, nmeros)

: :

Cantidad

b) Se da click en GRABAR, para guardar la informacin de los daos en la localidad.


En el recuadro inferior Daos por Localidad aparece el Listado de Daos por Localidad seleccionada. En el recuadro Daos por Emergencia aparece el Listado de daos por emergencia seleccionada.

4.2.3 Requerimiento de Artculos


Para registrar un requerimiento de artculos, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin REQUERIMIENTO DE ARTICULOS. Aparece la siguiente pantalla:

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La secuencia de registro de localidades es como sigue:

Se procede a seleccionar lo siguiente: Emergencias Activas : Evaluacin de daos : Artculos requeridos Grupo Cantidad : : : En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle acciones Muestra la relacin de daos ingresados para esa emergencia Se ingresa el artculo requerido Muestra el grupo de clasificacin y la unidad de medida a la cual pertenece el artculo. Se ingresa la cantidad requerida del artculo

En el recuadro inferior aparece el listado de artculos y las cantidades que se estn solicitando como requerimiento logstico.

Se da click en GRABAR ARTICULO, para ingresar los artculos requeridos para la emergencia. 4.2.4 Requerimiento de Acciones
Para efectuar un requerimiento de acciones coordinadas por el COEN, se accede

al men principal del EDAN, y se da click en la opcin REQUERIMIENTO DE ACCIONES. Aparece la siguiente pantalla:

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La secuencia de registro de localidades es como sigue:

Se procede a seleccionar lo siguiente: Emergencias Activas : En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle acciones. Aparece la localidad afectada. Se registra la accin a solicitar y se da click en grabar.

Acciones solicitadas

En el recuadro inferior aparece el listado de acciones solicitadas para atender la emergencia.

4.2.5 Registro de Personas A continuacin, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin REGISTRO DE PERSONAS. Aparece la siguiente pantalla:

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La secuencia de registro es como sigue:

Emergencias Activas

Detalle de personal

En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle los datos de la persona a registrar. Aparece la localidad afectada. Se registran los nombres y apellidos, edad y sexo del damnificado, as como su situacin (herido, fallecido o desaparecido), ubicacin y observaciones si las hubiera. Se da click en grabar.

4.2.6 Ayuda Humanitaria A continuacin, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin AYUDA HUMANITARIA. Aparece la siguiente pantalla:

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La secuencia de registro es como sigue:

Emergencias Activas

En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle ayuda humanitaria. Aparece la localidad afectada. Se selecciona la institucin o persona natural que aporta la ayuda humanitaria. Si se trata de INDECI, se busca la opcin: almacenes, municipios, etc. Si se trata de una persona natural, se debe registrar su nombre. Se ingresa el nombre del responsable de recepcionar la ayuda, adems de la fecha de recepcin y el nmero de documento (por ejemplo: PECOSA, gua remisin) Se selecciona el artculo(s) y cantidad(es), el sistema asigna automticamente el grupo y unidad de medida. Si las hubieran. Se graba la informacin de la ayuda humanitaria y de requerir ingresar datos de un nuevo documento (PECOSA, Gua de Remisin), se da click en Nuevo Apoyo para habilitar los campos y generar un nuevo documento de recepcin.

Fuente

Recepcin

Artculos

Observaciones Grabar / Nuevo Apoyo

: :

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_______________________________________________________________________________ 4.2.7 Recepcin de Apoyo A continuacin, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin RECEPCION DE APOYO (Registro de planillas de entrega). Aparece la siguiente pantalla:

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a) Se procede a registrar lo siguiente: Emergencias Localidad Receptor : : : En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle datos. Se selecciona la localidad damnificada Nombre de la persona damnificada que recibe la ayuda. Se registra el nombre del jefe de familia, carga familiar y documento de identidad. Se selecciona la fecha. Se selecciona el artculo. El grupo y unidad de medida son generados por el sistema. Se registra la cantidad entregada.

Fecha de entrega : Artculos entregados: Cantidad :

b) Se da click en Grabar. Aparece un Listado con la descripcin del artculo, unidad de medida y cantidad entregada.

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_______________________________________________________________________________ 4.2.8 Acciones Tomadas A continuacin, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin ACCIONES TOMADAS. Aparece la siguiente pantalla:

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a)

Se procede a registrar lo siguiente: Emergencias activas : En este campo se selecciona la emergencia a la cual vamos a ingresarle datos. Localidad : Se selecciona la localidad a la cual se le va a agregar acciones Acciones tomadas por localidad Fecha y hora Accin : : Se ingresa la fecha de registro de la accin (Ejm. 12/01/2003 17:05PM) Se ingresa la descripcin de la accin

b) Se da click en GRABAR, para grabar la accin ingresada


En el recuadro inferior aparece la Relacin de acciones ingresadas para la emergencia

4.2.9 Cierre de Emergencias Activas A continuacin, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin CIERRE DE EMERGENCIAS ACTIVAS. Aparece la siguiente pantalla:

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Se procede a registrar lo siguiente: Emergencias Justificacin Fecha de cierre : : : En este campo se selecciona la emergencia a cerrar. Se consigna el comentario y/o razones por las que se da por cerrada la emergencia. El sistema consigna la fecha de registro, o sea la fecha de cierre.

A continuacin se da click en grabar. 4.2.10 Acciones Tomadas A continuacin, se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin REAPERTURA DE EMERGENCIAS CERRADAS. Aparece la siguiente pantalla:

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Se procede a registrar lo siguiente: Emergencias : En este campo se selecciona la emergencia a reabrir. Se consigna la justificacin por la cual se reabre la emergencia. El sistema consigna la fecha de registro, o sea la fecha de reapertura.

Reabrir la emergencia : Fecha de reapertura :

A continuacin se da click en Aceptar. 4.2.11 Reportes Se accede al men principal del EDAN, y se da click en la opcin REPORTES. Aparece la siguiente pantalla:

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II

III

IV

Se tienen 5 tipos de reportes: I. Reportes Estadsticos de Emergencia II. Reporte de Monitoreo III. Reportes sobre Detalle de Emergencias (Se debe seleccionar una emergencia) IV. Reportes de Detalle y Consolidado de Daos V. Reportes de Ayuda Humanitaria Reportes Estadsticos de Emergencias: a) En esta pantalla se selecciona la emergencia de la cual vamos a emitir el reporte con detalle.

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b) En la siguiente pantalla, para mostrar el reporte completo, se selecciona el rango del periodo (inicial y final), se da clic en Mostrar, apareciendo el reporte de Emergencias Producidas a Nivel Nacional por Departamento (segn tipo de fenmeno) (Aparece detalle de zonas afectadas)

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_______________________________________________________________________________ c) A continuacin, se muestra la siguiente pantalla, en la cual se elige fecha, grupo de dao (agricultura, comunicacin, transporte) y Dpto. Se da clic en Mostrar y aparece el reporte Emergencias y Daos por Tipo de Fenmeno.

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Reporte de Monitoreo En esta pantalla se da clic en la opcin de Emergencias Producidas segn Fenmeno, apareciendo otra pantalla en la cual se selecciona el rango de fecha, dpto., emergencias (activas, atendidas, histricas), y se da clic en Mostrar, para ver detalle del reporte a continuacin:

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Reportes sobre Detalle de Emergencias En esta opcin se selecciona la emergencia de la cual se desea saber cierto detalle, como por ejemplo: Estado situacional Acciones realizadas Personas afectadas Necesidades o requerimientos Informe Emergencia PCM Consolidado de necesidades.

Reportes de Detalle y Consolidado de Daos En esta opcin se muestran los reportes (partes) de emergencias ocurridas en las ultimas 24 horas y reportadas por los Comits de Defensa Civil. Parte Diario de Emergencias Ocurridas en Ultimas 24 Horas Parte Diario de Emergencias Reportadas o Actualizadas en la Ultimas 24 Horas Relacin de Emergencias Registradas Ultimas las 24 Horas Consolidado de daos por Departamento 22

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_______________________________________________________________________________ Reportes de Ayuda Humanitaria En esta opcin se muestran los reportes de ayuda humanitaria y los almacenes existentes (Sede y direccin regional) Apoyo Humanitario a Emergencias por Departamento Apoyo Humanitario a Nivel Nacional Apoyo Humanitario por Gobierno Regional Apoyo Humanitario a Nivel Provincial y Distrital Apoyo Humanitario por Departamento Listado General de Almacenes Adelantados

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5. REGISTRO DE UN PELIGRO 5.1 Informe Preliminar


Esta pantalla muestra el botn para acceder al Registro de un Peligro

a) Para acceder al formulario de registro del reporte de Peligros, se da clic en el recuadro REPORTE del Men Principal, luego del cual veremos la siguiente pantalla:

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b) Esta pantalla muestra los campos para registrar el peligro, indicando el tipo de fenmeno, ubicacin, nombre del informante y descripcin del peligro/ vulnerabilidad encontrados. c) Una vez ingresados los datos, se da clic en Grabar. 5.2 Acciones
Esta pantalla muestra el botn para acceder al Registro de acciones ante un Peligro

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a) Se da clic en el recuadro ACCIONES del Men Principal, para registrar las acciones efectuadas ante el peligro. Aparece la siguiente pantalla:

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_______________________________________________________________________________ b) Esta pantalla muestra los campos para registrar el peligro, indicando lo siguiente: Descripcin del peligro. Se selecciona el peligro, apareciendo la ubicacin (Dpto., provincia y distrito) Nombre del informante Fecha y hora Acciones realizadas

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c) A continuacin se da clic en Grabar, para guardar el peligro. 5.3 Reportes

a) Se da clic en el recuadro REPORTES del Men Principal, para emitir los reportes referidos al peligro registrado. Aparece la siguiente pantalla:

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El detalle de los reportes se presenta a continuacin: A

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6.

MONITOREO
Esta opcin permite al usuario hacer seguimiento y controlar las acciones tomadas por un Comit de Defensa Civil, cuando ha ocurrido una emergencia

6.1 Emergencias En este reporte se da click en el recuadro MONITOREO del Men Principal, en la opcin EMERGENCIA. Aparece la siguiente pantalla:

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a) Se procede a registrar lo siguiente: UBIGEO : Se selecciona Dpto., provincia, distrito y localidad de la emergencia

b) A continuacin, en la Pantalla de Monitoreo se selecciona la opcin deseada para dicha emergencia: Temas Fenmeno : : Almacn INDECI, PRONAA, sectores Salud, Educacin, aeropuertos, ros, carreteras, etc. Geodinmica interna, externa, biolgicos, tecnolgicos, etc. meteorolgicos,

c) Posteriormente se da click en el icono Actualizar ubicada en la barra auxiliar de la Pantalla de Monitoreo, como se muestra en la figura siguiente:

Aparece el mapa con la opcin deseada. 31

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_______________________________________________________________________________ En este ejemplo, se ha escogido el tema: Almacenes INDECI, apareciendo en el mapa los distintos almacenes existentes a nivel nacional:

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6.2 Peligros En este reporte se da click en el recuadro MONITOREO del Men Principal, en la opcin PELIGROS. Aparece la siguiente pantalla:

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_______________________________________________________________________________ a) Se procede a registrar lo siguiente: UBIGEO : Se selecciona Dpto., provincia, distrito y localidad de la emergencia.

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b) A continuacin, en la Pantalla de Monitoreo se selecciona la opcin deseada para dicha emergencia: Temas Fenmeno : : Almacn INDECI, PRONAA, sectores Salud, Educacin, aeropuertos, ros, carreteras, etc. Geodinmica interna, externa, biolgicos, tecnolgicos, etc. meteorolgicos,

c) Posteriormente se da click en el icono Actualizar ubicada en la barra auxiliar de la Pantalla de Monitoreo, como se muestra en la figura siguiente:

Aparece el mapa con la opcin deseada. En este ejemplo, se ha escogido el tema: Aeropuertos INDECI, apareciendo en el mapa los distintos almacenes existentes a nivel nacional:

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_______________________________________________________________________________ 7. COMITES DE DEFENSA CIVIL Esta opcin permite registrar nuevos miembros de los distintos Comits de Defensa Civil a nivel nacional, as como actualizar datos. 7.1 Registro de Miembros

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a) Se da clic en esta opcin para proceder a un registro, apareciendo la siguiente pantalla:

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_______________________________________________________________________________ b) El listado que aparece comprende el mbito nacional. Si se busca una regin especifica (Amazonas, Junn, Tacna), se selecciona de la opcin Listado. c) Para poder ver detalle de un Comit de Defensa Civil, se da clic en Detalle (figura de una lupa) apareciendo la siguiente pantalla:

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d) Si se desean modificar los datos de los Comits o Comisiones (integrantes de Comits), se da clic en el icono respectivo:

Apareciendo la siguiente pantalla:

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e) En esta pantalla se ingresan (modifican) los nuevos datos se y se da clic en Grabar. En el caso de Comisiones, aparece la siguiente pantalla:

f) En esta pantalla se ingresan (modifican) los datos de una Comisin del CDC. Se da clic en Grabar. Si en la pantalla de Registro de Miembros se selecciona una regin, tal como se muestra a continuacin:

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g) Aparecer el directorio del Comit Regional de Defensa Civil elegido, con las provincias y sus representantes, tal como sigue:

Si se desea actualizar (modificar) datos a nivel distrital, se ubica en la opcin Ver Comits y se da clic en la palabra Distrital. h) De forma similar, se procede si en caso se requieran modificar datos de los Comits o Comisiones, dando clic en el icono, segn corresponda:

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TERMINOLOGIA BASICA
VULNERABILIDAD .- Es el grado de resistencia y/o exposicin (de un elemento o conjunto de elementos (vida humana, patrimonio, servicios vitales, infraestructura, reas agrcolas y otros) frente a la ocurrencia de un peligro natural de una magnitud dada. Puede ser fsica, social, econmica, cultural, institucional y otras. PELIGRO .- Probabilidad de ocurrencia de un fenmeno natural o tecnolgico potencialmente daino, para un periodo especifico y una localidad o zona conocida. Se identifica en la mayora de los casos, con el apoyo de la ciencia y tecnologa. EMERGENCIA .- Estado de daos ocasionado sobre la vida, patrimonio y medio ambiente, debido a la ocurrencia de un desastre, alterando el normal desenvolvimiento de las actividades de la zona afectada. RIESGO .- Estimacin (antes del desastre) o evaluacin (despus del desastre) de probables victimas, perdidas y daos a los bienes materiales, a la propiedad y economa, para un periodo especifico y rea conocida. Se estima y evala en funcin del peligro y vulnerabilidad, utilizando la relacin: R=P*V Cada parmetro se expresa en trminos de probabilidad, entre 1 y 100.

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_______________________________________________________________________________ SINPAD: MODALIDAD SIN INTERNET Sistema monousuario, es decir, se instala en una PC (Computadora personal) para aquellas zonas que no cuentan con acceso a Internet, lo cual permitir registrar y administrar las emergencias y peligros que se suscitan en una zona. Instalacin: a) Se ingresa al Explorador de Windows y se apertura una nueva carpeta en el Directorio Programas da click

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