4.

2 DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para realizar el diagnstico del sistema de control interno que posee el Municipio del Rosario Nario, se aplic el formato establecido por el manual del Modelo Estndar de control Interno para entidades del Estado (MECI) y se lleg a los siguientes resultados. Resultados Diagnostico (Ver Anexo cuadro 1). En este cuadro se presenta los resultados obtenidos en la aplicacin de las encuestas a las secciones que conforman el Municipio del Rosario Nario. Para ello se tuvo en cuenta el siguiente rango de valoracin: 1. No se Cumple 2. Se cumple aceptablemente 3. Se cumple satisfactoriamente 4. Se cumple en alto grado 5. Se cumple plenamente Segn el cuadro 1, los resultados obtenidos indican que el Municipio del Rosario Nario no tiene un adecuado sistema de control interno y que es necesario realizar cambios sustanciales para la aplicacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) para entidades del Estado. La mayora de los tems evaluados tienen la calificacin entre uno y dos, que quiere decir que las condiciones de control interno no se cumplen o son aceptables. En muy pocos casos el promedio es igual o superior a tres, que indicara que las condiciones de control interno se cumplen satisfactoriamente. Para ello se tuvo en cuenta el siguiente rango de valoracin. Rango 1.0 1.9: Insuficiencia Crtica Rango 2.0 2.9: Insuficiente Rango 3.0 3.9: Adecuado Rango 4.0 5.0: Satisfactorio 39 Manual de Implementacin de Control Interno 3. El Subsistema de Control de Evaluacin Permite valorar permanentemente la efectividad del Control Interno de la fhsjb, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento del fhsjb La valoracin que se obtuvo de este subsistema tras el anlisis hecho a las encuestas aplicadas a los funcionarios pertinentes es de 2.43 , de igual manera se interpreta como INSUFICIENTE. 3.1 Autoevaluacin: Al no tener implementado el Modelo an, la evaluacin, al ser una de las etapas al final del proceso de diseo e implementacin del MECI, recibe las calificaciones ms bajas en este componentes, o por lo menos as lo entendieron los funcionarios que realizaron esta encuesta, por lo tanto, 2.32 fue su promedio en este componente y se interpreta como INSUFICIENTE. 3.1.1 Autoevaluacin del Control: Al no tener estructurado un Sistema de Control Interno en la Administracin no se ha hecho ningn tipo de Autoevaluacin, aunque el Equipo MECI, es una representacin de todos los servidores en la realizacin de la Autoevaluacin del Control. Hasta el momento no se han generado informes de evaluacin del Control. Propuesta para la Implementacin Realizar la verificacin peridica de implementacin de cada uno de los elementos del sistema de control.

Divulgar y capacitar sobre los mecanismos e instrumentos utilizados para la realizacin de la Autoevaluacin del control. Planear y ejecutar con cada dependencia un cronograma de trabajo para realizar la autoevaluacin del control. Analizar resultados y elaborar informe resultante de la autoevaluacin del control junto con las acciones de mejoramiento a implementar. Presentar al Comit de Coordinacin de Control Interno los resultados de la autoevaluacin del control. Realizar seguimiento y mejoramiento al funcionamiento del Elemento de Control. Normas Ley 87 de 1993. Ley 489 de 1998. 3.1.2 Autoevaluacin de la Gestin: Si existe una evaluacin de la Gestin tanto de proyectos, planes y programas, mensualmente se revisan los avances en cumplimiento de lo plasmado en el Plan de Desarrollo Municipal, pero no de los procesos. Por lo tanto, no se tiene evaluacin de la gestin por procesos debido a que tampoco se han identificado los indicadores de eficiencia y efectividad. El 57% de los funcionarios encuestados argumenta que las acciones de mejoramiento no son coherentes con el resultado del anlisis de indicadores y que en la construccin y evaluacin de los indicadores no participan todos los funcionarios, solamente los del nivel directivo. Propuesta para la Implementacin Evaluar, monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de los resultados presupuestados con base en los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad formulados para los programas, proyectos y procesos. Efectuar las correcciones que se generen, en funcin de los resultados obtenidos en la evaluacin y as mismo ejecutar las acciones necesarias para cumplir con los objetivos de la alcalda. Instrumentos Sistema Nacional de Evaluacin de Gestin y Resultados SINERGIA. 3.2 Evaluacin Independiente: En este componente es la calificacin ms baja tabulada de las encuestas al valorarse con 1.87 de INSUFICIENCIA CRTICA 3.2.1 Evaluacin del Sistema de Control Interno: No se tiene una evaluacin del Sistema de Control Interno, puesto que la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno se est iniciando, no se han generado los informes correspondientes. Se pretende que a 2 de Abril de 2008 todo el Modelo se encuentre en el 100% de implementacin. Propuesta para Implementacin Se designa al Secretario de Planeacin para que atienda las funciones de Control Interno. Se deben Generar los Informes de evaluacin del estado del sistema de control interno, que son resultado de la aplicacin de las encuestas respectivas o entrevistas segn el caso, para ser presentados tanto al Alcalde Municipal como al Comit coordinador del Sistema de Control Interno. Acordar acciones de mejoramiento con los responsables de cada proceso. Realizar seguimiento y mejoramiento al funcionamiento del elemento. Contar con un plan de capacitacin en competencias y habilidades para los funcionarios permanentemente en la realizacin de auditorias de los sistemas de

control interno y del sistema de gestin de la calidad. Aplicar formato de informe. Formato Informe de Evaluaciones Eventuales Independientes de Control Interno Componenente: Evaluacin Independiente Elemento: Periodo: Fecha de elaboracin: Destinatario: Copia: Proceso Evaluado rea Elemento Organizacion de Control al Evaluado Responsable Evaluacin Debilidades Acciones de de Control Seguimiento Encontradas Mejoramiento interno Evaluacin del Control Interno despues del Seguimiento Aplicar la encuesta referencial emitida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Norma e Instrumentos Decreto 2145 de 1999. Encuesta Referencial. 3.2.2 Auditora Interna: Se observa que con el Decreto 30 de Abril de 2007, por medio del cual se ajusta el manual de funciones, adems teniendo en cuenta el Decreto 1599 de 2005, se le atribuyen a la Secretara de Planeacin las funciones de Oficina de Control Interno, que de acuerdo a la norma citada es quien ejecutar las labores de auditora del Sistema de Control Interno en la Alcalda. Todava no se cuenta con mtodos, procedimientos y herramientas que apoyen los procesos de evaluacin independiente. Propuesta Para Implementacin Implementar un plan integral de auditorias desarrollado en cuatro fases: Planeacin, ejecucin, Informe y Seguimiento y que tiene como propsito: Cumplimiento de las normas constitucionales y legales. Evaluacin y monitoreo estratgico del Sistema Gerencial de la Alcalda. Determinacin del grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles. Debe contener como mnimo: Identificacin de procesos y actividades crticas.

Objetivos y alcance. Responsabilidades. Recursos. Cronograma de Auditora. Seguimiento y revisin. Instrumentos Gua rol de Oficinas de Control Interno, DAFP. 3.3 Planes de Mejoramiento: Para este componente los funcionarios dan una calificacin en promedio de 2.23, que se interpreta como INSUFICIENTE, aunque si existen algunos de estos planes no se dan a conocer a todos los funcionarios. 3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional: No se ha acordado en la Alcalda el Plan Anual de Mejoramiento Institucional, debido a que este es resultado de la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno. Aunque existen los Planes de Mejoramiento elaborados de acuerdo a los planes de accin que responden a los requerimientos de los organismos de control. Propuesta para Implementacin Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento institucional que contenga: Procesos rea Organizacional Responsable Causas Acciones Indicadores Responsables de la Ejecucin Recursos Cronograma de Ejecucin Observaciones Difundir el Plan de Mejoramiento Institucional en todos los niveles de la Entidad. Presentar los avances a la ejecucin del plan de mejoramiento institucional. Hacer seguimiento y evaluacin al plan de mejoramiento institucional. Elaboracin anual del Plan de Mejoramiento Institucional que comprenda las acciones correctivas, preventivas y de mejora, producto del anlisis de informes de diagnstico disponibles, la evaluacin del Plan Estratgico, los Planes Operativos Anuales de las reas, lo estratgico contemplado en las auditorias de procesos y actividades puntuales y adems las observaciones respectivas de las entidades de control. Asignar responsabilidades segn competencia. 3.3.2 Plan de mejoramiento por Procesos: Al no estar operando el mapa de operacin por Procesos, no se han realizado los respectivos planes de mejoramiento por procesos, por tanto su calificacin promedio es de 2.0 que se traduce como insuficiente. Los planes de Mejoramiento elaborados por la Secretara de Planeacin en respuesta a los requerimientos de los controles de advertencia remitidos por la Contralora Departamental donde se estipulan las acciones para mejorar los procesos. Propuesta para Implementacin Elaborar el Plan de Mejoramiento por Procesos que contenga: Procesos Causas Acciones

Indicadores Responsables de Ejecucin Recursos Cronograma de Ejecucin Observaciones Divulgar la metodologa de los Planes de Mejoramiento por Procesos, segn corresponda. Elaborar y consolidar los planes de mejoramiento por proceso. Realizar seguimiento y presentar los avances a la ejecucin del plan de mejoramiento por procesos. 3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual: A pesar que recibe una calificacin aceptable, el 71% de los encuestados afirma que se cumple en alto grado, se evidencia entonces que la pregunta es subjetiva y lleva a que cada funcionario de los que respondi a la encuesta califique bien su trabajo. Pero en la realidad no se encuentran formulados planes de mejoramiento Individual que respondan o incluyan los resultados obtenidos en la Autoevaluacin. Propuestas para Implementacin Generar y documentar los compromisos adquiridos por cada servidor y realizar los planes de mejoramiento individuales. Tener en cuenta las evaluaciones de desempeo. Hacer seguimiento peridico a los compromisos. Instrumentos Plan Nacional de formacin y Capacitacin. Actualizacin del Plan Nacional de Capacitacin. Gua Metodolgica para la Elaboracin de los Acuerdos de Gestin.