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necesidades de la empresa.
Antes de empezar a realizar un proyecto con Access es muy interesante haber realizado en
planteamiento del proyecto y los resultados que queremos obtener, ya que sin este
planteamiento realizado previamente el proyecto no obtendr su objetivo.
Entiendo que cuando ests con este tutorial ya te es familiar este programa y algunos
comentarios los dar por explicados.
Artculos: Para dar de alta todos los artculos que vamos a vender.
Cliente: Para dar de alta a todos los clientes que les hemos de facturar.
Consulta Cabecera y Consulta detalle: Estas consultas nos permitirn que al introducir el cdigo
del cliente se rellenen el resto de la informacin del cliente y al introducir el cdigo del artculo
se rellenen la descripcin y precio venta del artculo.
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Artculos: Para gestionar los artculos que estamos comprando para su posterior venta.
Factura: Para realizar las correspondientes facturas, el detalle de las ventas est en el formulario
subformulario Consultas detalle.
Men: Es el formulario de navegacin que nos permitir acceder a todos los formularios.
Facturas: Con este informe podremos imprimir la factura que estamos viendo en el formulario
Factura.
Autoexec: Macro que se ejecuta automticamente cuando accedemos a dicha base de datos.
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Seleccionaremos Base de datos del escritorio en blanco.
Como nombre a la base de datos Proyecto facturacin seguido del botn Crear.
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Crear la tabla Artculos
Cuando creamos una base de datos nueva aparece una tabla nueva para poder empezar a
disear la primera tabla.
Lo primero que vamos a realizar ser seleccionar el botn de guardar la tabla con el nombre de
Artculos, en la parte superior izquierda encontrars la siguiente barra de botones:
Como podrs observar en la ventana de objetos ya tenemos la nueva tabla llamada Articulos.
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Vamos a disear la correspondiente tabla:
Ahora vamos a crear la tabla clientes, para ello seleccionaremos la pestaa CREAR y de este
Diseo de tabla.
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Disearemos la siguiente tabla:
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Lo mismo con la tabla Cabecera factura.
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Partiendo de la tabla Clientes crearemos el correspondiente formulario.
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Relacionar tablas
Vamos a realizar las siguientes relaciones:
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Las vamos a mover de la siguiente forma:
Cdigo Cliente de la tabla Clientes tiene que estar relacionada con el campo Cdigo Clientes de
la tabla Cabecera factura.
Para ello nos colocaremos encima del campo Cdigo Cliente de la tabla Clientes y seleccionando
el botn izquierdo del ratn nos situaremos en el campo Cdigo Clientes de la tabla Cabecera
factura.
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Activaremos la casilla Exigir integridad referencial seguido del botn Crear.
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Vamos a cerrar la ventana de relaciones y guardaremos los cambios.
Crear consultas
Vamos a crear la consulta llamada Consulta Cabecera.
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Cerramos la consulta y guardamos los cambios.
Vamos a crear la consulta llamada Consulta detalle.
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Cerramos la consulta y guardamos los cambios.
Agregar registros
Abriremos el formulario Artculos para agregar los siguientes registros:
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Abriremos el formulario Clientes y agrega a dos clientes.
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Este formulario ha de partir de la Consulta detalle.
En el Pie de formulario hemos agregado los siguientes campos con sus correspondientes
formulas.
Suma =Suma([Total])
IVA =Suma([Total])*21/100
Total Fra. =Suma([Total])*21/100 + (Suma([Total]))
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Que dibujaremos en el formulario factura.
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Seleccionaremos subformulario consulta detalle seguido del botn Siguiente.
Vincularemos los campos de los dos formularios, seguido del botn Siguiente.
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Escribiremos Detalle factura seguido del botn Finalizar.
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Este ser el resultado:
Podrs comprobar que al introducir el cdigo del cliente este se rellena automticamente, esto
es gracias a la consulta que hemos creado.
Para convertirlo a un cuadro combinado lo que hemos hecho ha sido eliminar un cuadro de texto
y agregar un cuadro combinado.
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Cambiar a cuadros combinados
Abrimos el subformulario Consulta detalle a vista de diseo, el campo Cdigo artculo lo vamos
a cambiar a cuadro combinado.
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Aparecer un asistente que nos ayudar para la configuracin del cuadro de dilogo, en nuestro
caso dejaremos activada la opcin que aparece por defecto, seguido del botn siguiente.
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Seleccionaremos los campos Cdigo articulo y Descripcin seguido del botn Siguiente.
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Desactivaremos la casilla Ocultar la columna clave (se recomienda) ajustaremos las columnas
seguido del botn Siguiente.
Como campo disponible seleccionaremos Cdigo articulo seguido del botn Siguiente.
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Seleccionaremos en campo donde queremos almacenar el valor seguido del botn Siguiente.
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Al lado del cuadro combinado ha creado una etiqueta que tenemos que eliminar.
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Lo repetiremos con el campo Cdigo Cliente del formulario Factura.
Eliminamos el campo.
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Seleccionaremos la tabla Clientes seguido del botn Siguiente.
Seleccionaremos los campos Cdigo Cliente y Cliente seguido del botn Siguiente.
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Ordenado por Cdigo Cliente seguido del botn Siguiente.
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Seleccionaremos Cdigo Cliente seguido del botn Siguiente.
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En la etiqueta del cuadro combinado pondremos Cdigo Cliente, seguido del botn Finalizar.
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Crear informe factura
Partiendo de las dos consultas que hemos creado vamos a crear el informe de la factura.
Seleccionamos la consulta Consulta detalle y agregamos todos los campos menos Nmero
factura que ya lo hemos agregado de la consulta anterior, a continuacin seleccionaremos el
botn Siguiente.
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Los datos los veremos por Consulta Cabecera seguido del botn Siguiente.
Agregamos un nivel de agrupamiento por Nmero de factura, seguido del botn Siguiente.
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No ordenamos por ningn campo, seguido del botn Siguiente.
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Como nombre al informe Facturas, seleccionaremos Modificar el diseo del informe,
seguido del botn Finalizar.
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Observaremos el siguiente resultado:
Seleccionamos Ms
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Donde pone sin una seleccin de pie lo cambiamos por con una seleccin de pie.
Tenemos que seleccionar con una seccin de encabezado y con una seccin de pie.
Ahora vamos a modificar los campos para que queden de la siguiente forma:
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Insertar botn para imprimir desde formulario Factura
Accedemos al formulario de factura en vista de edicin.
Desactivaremos Utilizar Asistente para controles recuerda que lo tendrs que activar luego.
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Seleccionamos el botn y mostramos las propiedades del botn.
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En el evento Al hacer clic seleccionamos los tres puntos
DoCmd.PrintOut
End Sub
Con este cdigo generar un filtro y solo imprimir la factura que estamos viendo en el
formulario Factura.
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Crear formulario de navegacin
El formulario de navegacin nos permite acceder a los formularios de una forma fcil e intuitiva,
de este modo lo pueden utilizar usuarios que tengan poco conocimiento de Access.
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Arrastraremos los formularios con se indica en la figura.
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Podrs observar tres botones para acceder a los respectivos formularios.
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Crear una macro autoejecutable
Ahora como captulo final vamos a crear una macro que se ejecute automticamente cuando
llamemos a esta base de datos, la macro tiene que tener un determinado nombre Autoexec
esta macro se ejecuta automticamente.
Seleccionaremos AbrirFormulario
Ahora para comprobar si funciona cerramos esta base de datos y la abrimos de nuevo.
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Contenido
Crear base de datos ....................................................................................................................... 2
Crear la tabla Artculos................................................................................................................... 5
Vamos a crear los correspondientes formularios .......................................................................... 8
Relacionar tablas .......................................................................................................................... 10
Crear consultas ............................................................................................................................ 13
Agregar registros .......................................................................................................................... 15
Crear otro formulario ................................................................................................................... 16
Cambiar a cuadros combinados ................................................................................................... 22
Crear informe factura .................................................................................................................. 33
Insertar botn para imprimir desde formulario Factura ............................................................. 39
Crear formulario de navegacin .................................................................................................. 42
Crear una macro autoejecutable ................................................................................................. 46
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