www.monografias.

com
Microsoft Access
1. Bases de datos: definicin y funcionamiento
2. Archivos de base de datos de Access
3. Tablas y relaciones
4. Formularios!nformes"#$inas de acceso a datos
%. Tablas: Almacenar y administrar los datos
&. 'mo relacionar dos tablas. Traba(ar con columnas) filas y ho(as secundarias de datos
7. 'onsultas: *btener res+uestas a +re$untas
,. Formularios: -atos de as+ecto a$radable
9. .n cuadro de di#lo$o +ersonali/ado
10. 'rear un formulario
11. !nformes: "resentar datos
12. 'alcular totales.
13. .tili/ar +#$inas de acceso a datos en !nternet 01+lorer
14. Ti+os de or2$enes de datos +ara una +#$ina de acceso a datos
1%. Macros
16. Mdulos: Automati/ar las tareas rutinarias y crear soluciones em+resariales
13. 0s+ecificaciones de Access
1,. -ise4ar una base de datos
19. -eterminar la finalidad de la base de datos.
25. 6r#ficos
21. Anali/ar datos
22. 7M8 y Access
23. 01+ortar datos y ob(etos de la base de datos
24. *r2$enes de datos *-B'
2%. 01+resiones
Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser complicado para el usuario novel. La
informacin que se proporciona a continuacin est pensada para ayudarle a familiarizarse con los
componentes que integran Microsoft Access.
Bases de datos: definicin y funcionamiento
na base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular! como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de m"sica. #i la base de datos
no est almacenada en un equipo! o slo estn instaladas partes de la misma! puede que deba $acer un
seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de
datos.
#upongamos! por ejemplo! que los n"meros de tel%fono de los proveedores estn almacenados en varios
lugares& en un arc$ivo de tarjetas que contiene los n"meros de tel%fono de los proveedores! en arc$ivos
de informacin de productos en un armario y en una $oja de clculo que contiene informacin de pedidos.
#i cambia el n"mero de tel%fono de un proveedor! tendr'a que actualizar la informacin en los tres
lugares. #in embargo! en una base de datos es necesario modificar la informacin en un solo lugar& el
n"mero de tel%fono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la base de datos
donde se utilice.
Archivos de base de datos de Access
(or medio de Microsoft Access! puede administrar toda la informacin desde un "nico arc$ivo de base de
datos. )entro del arc$ivo! puede utilizar&
Tablas para almacenar los datos.
*onsultas para buscar y recuperar "nicamente los datos que necesita.
+ormularios para ver! agregar y actualizar los datos de las tablas.
,nformes para analizar o imprimir los datos con un dise-o espec'fico.
(ginas de acceso a datos para ver! actualizar o analizar los datos de la base de datos desde
,nternet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
*uando se actualizan los datos! se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos
Tablas y relaciones
(ara almacenar los datos! cree una tabla para cada tipo de informacin de la que $ace el seguimiento.
(ara reunir los datos de varias tablas en una consulta! formulario! informe o pgina de acceso a datos!
defina relaciones entre las tablas.
La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo a$ora reside en la tabla
*lientes.
La informacin de pedidos que antes se guardaba en una $oja de clculo a$ora reside en la tabla
(edidos.
n ,d. e.clusivo! como un ,d. de cliente! permite distinguir los registros de una tabla. #i se agrega el
campo de ,d. e.clusivo de una tabla a otra tabla y despu%s se define una relacin! Microsoft Access
puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un
formulario! un informe o una consulta.
*onsultas
(ara buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas! incluyendo datos
de varias tablas! cree una consulta. na consulta puede tambi%n actualizar o eliminar varios registros al
mismo tiempo! y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.
/sta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de ,d. de pedido! fec$a de
entrega! nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en
el mes de abril.
Formularios
(ara ver! escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla! cree un formulario. Al
abrir un formulario! Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas! y los muestra en la pantalla
con el dise-o elegido en el Asistente para formularios! o con un dise-o que $aya creado en la vista
)ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos objetos de base de datos& tablas!
consultas! formularios! informes! macros y pginas de acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el dise-o de otros e.istentes.1.
na tabla muestra muc$os registros al mismo tiempo! pero puede que sea necesario desplazarse
para ver todos los datos de un solo registro. (or otra parte! cuando se visualiza una tabla! no se pueden
actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo.
n formulario sit"a el enfoque en un registro cada vez! pero puede mostrar los campos de ms de una
tabla. Tambi%n puede mostrar imgenes y otros objetos.
n formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos! o puede realizar otras tareas
automticamente.
!nformes
(ara analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos! cree un informe. (or ejemplo!
puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales! y otro informe de datos diferentes con
formato para imprimir etiquetas postales.
tilice un informe para crear etiquetas postales.
tilice un informe para mostrar totales en un grfico.
tilice un informe para calcular totales.
"#$inas de acceso a datos
(ara que los datos est%n disponibles en ,nternet o en una intranet con el fin de $acer informes! escribir
datos o analizar datos de manera interactiva! utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access
recupera los datos de una o ms tablas! y los muestra en la pantalla con el dise-o creado en la vista
)ise-o o con el dise-o que $aya elegido en el Asistente para pginas.
2aga clic en el indicador de e.pansin ...
... para mostrar la barra de $erramientas de e.ploracin de datos y registros para el siguiente
nivel de detalle.
tilice las barras de $erramientas de e.ploracin de registros para desplazarse $asta los
registros! ordenarlos y filtrarlos! y para obtener ayuda.
Tablas: Almacenar y administrar los datos
na tabla es una coleccin de datos sobre un tema espec'fico! como productos o proveedores. Al usar
una tabla independiente para cada tema! los datos se almacenan slo una vez. /sto tiene como resultado
una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos.
*mo se organizan los datos en tablas
Las tablas organizan datos en columnas 0denominadas campos1 y filas 0denominadas registros1.
(or ejemplo! cada campo de una tabla (roductos contiene el mismo tipo de informacin para cada
producto! por ejemplo! su nombre. *ada uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacin
acerca de un producto! por ejemplo! el nombre del producto! el ,d. de proveedor! las unidades en
e.istencia! etc.
9ista -ise4o de la tabla
/n la vista )ise-o de la tabla! puede crear una tabla entera desde el principio! o agregar! eliminar o
personalizar los campos en una tabla e.istente.
#i desea $acer un seguimiento de otros datos de una tabla! agregue ms campos. #i el nombre de
un campo e.istente no es suficientemente descriptivo! puede cambiarlo.
La configuracin del tipo de datos 0tipo de datos de campo& caracter'stica de un campo que
determina el tipo de datos que puede almacenar. (or ejemplo! un campo cuyo tipo de datos es
Te.to puede almacenar datos que consten de letras o n"meros! pero un campo de tipo 3um%rico
slo puede almacenar datos num%ricos.1 de un campo define el tipo de valores que puede
escribir en el mismo. (or ejemplo! si desea que un campo almacene valores num%ricos que
puede utilizar en clculos! establezca su tipo de datos en 3um%rico o Moneda.
#e utiliza una etiqueta "nica! denominada clave principal 0clave principal& uno o ms campos
0columnas1 cuyos valores identifican de manera e.clusiva cada registro de una tabla. na clave
principal no puede permitir valores 3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo. na clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1 para identificar
los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registros
relacionados de otras tablas.
Las propiedades de los campos son un conjunto de caracter'sticas que proporcionan control
adicional sobre cmo se almacenan! escriben o muestran los datos de un campo. Las
propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo.
'mo relacionar dos tablas
n campo com"n relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las
dos tablas para ver! modificar o imprimir. /n una tabla! el campo es una clave principal 0clave principal&
uno o ms campos 0columnas1 cuyos valores identifican de manera e.clusiva cada registro de una tabla.
na clave principal no puede permitir valores 3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo. na clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1 que se establece en la
vista )ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos objetos de base de datos& tablas!
consultas! formularios! informes! macros y pginas de acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el dise-o de otros e.istentes.1 de la tabla. /se mismo campo
tambi%n e.iste en la tabla relacionada como una clave e.terna 0clave e.terna& uno o ms campos de
tabla 0columnas1 que $acen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. na clave
e.terna indica cmo estn relacionadas las tablas.1.
/n la tabla (roveedores! incluir el ,d. de proveedor! nombre de la compa-'a! etc. para cada
proveedor. ,d(roveedor es la clave principal que se establece en la vista )ise-o de la tabla.
/n la tabla (roductos! incluir el campo ,d(roveedor! de manera que cuando inserte un nuevo
producto pueda identificar su proveedor insertando el ,d. "nico de ese proveedor. ,d(roveedor es
la clave e.terna en la tabla (roductos.
4ista 2oja de datos de la tabla
/n una tabla o una consulta! la vista 2oja de datos 0vista 2oja de datos& ventana que muestra datos de
una tabla! formulario! consulta! vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. /n la
vista 2oja de datos! puede editar campos! buscar y agregar o eliminar datos.1 proporciona las
$erramientas necesarias para trabajar con los datos.
*on las barras de $erramientas 2oja de datos de la tabla y 2oja de datos de la consulta
Las barras de $erramientas 0barra de $erramientas& barra con botones y opciones que se utilizan para
ejecutar comandos. (ara mostrar una barra de $erramientas! $aga clic en (ersonalizar en el men"
2erramientas y! a continuacin! $aga clic en la fic$a 5arras de $erramientas.1 2oja de datos de la tabla y
2oja de datos de la consulta proporcionan muc$as de las $erramientas necesarias para buscar! modificar
e imprimir registros.
,mprimir u obtener una vista previa de los datos.
6evisar la ortograf'a.
*ortar! copiar o pegar el te.to seleccionado! campos! registros completos o toda la $oja de datos.
7rdenar registros.
+iltrar registros! y buscar o reemplazar valores.
Agregar o eliminar registros.
Trabajar con columnas! filas y $ojas secundarias de datos
(uede encontrar $erramientas para trabajar con columnas! filas y $ojas secundarias de datos 0sub$oja de
datos& $oja de datos que est anidada en otra $oja de datos y que contiene datos relacionados o
combinados con la primera $oja de datos.1 en la propia $oja de datos! o $aciendo doble clic en un
selector de columna 0selector de columna& barra $orizontal en la parte superior de una columna. (uede
$acer clic en el selector de una columna para seleccionar la columna entera en la cuadr'cula de dise-o de
consultas o de filtros.1.

tilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna! o cambiar su nombre.
*ambiar el tama-o de columnas o filas.
tilizar $ojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
,nmovilizar la primera columna por la izquierda para que se muestre a medida que se desplaza
$acia la derec$a.
)esplazarse por los registros
(uede utilizar la barra de $erramientas de e.ploracin para desplazarse por los registros en una $oja de
datos.
,r al primer registro.
,r al registro anterior.
/scribir un n"mero de registro al que desplazarse.
,r al registro siguiente.
,r al "ltimo registro.
,r a un registro en blanco 0nuevo1.
*onsultas& 7btener respuestas a preguntas
#e utilizan consultas para ver! modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambi%n pueden utilizarse
como el origen de registros para formularios! informes y pginas de acceso a datos 0pgina de acceso a
datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una base de datos. /n una pgina
de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos almacenados en la base de datos.
na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1. /.isten varios tipos de
consultas en Microsoft Access.
*onsultas de seleccin
na consulta de seleccin es el tipo de consulta ms $abitual. /ste tipo de consulta obtiene los datos de
una o ms tablas y muestra los resultados en una $oja de datos en la que puede actualizar los registros
0con algunas restricciones1. Tambi%n puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y
calcular sumas! cuentas! promedios y otros tipos de totales.
*onsultas de parmetros
na consulta de parmetros es una consulta que! cuando se ejecuta! muestra un cuadro de dilogo
propio que solicita informacin! por ejemplo! criterios 0criterios& condiciones que se especifican para
limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.1 para
recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. (uede dise-ar la consulta para que
solicite ms de un dato9 por ejemplo! puede dise-arla para que solicite dos fec$as. Access puede
entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fec$as.
Las consultas de parmetros tambi%n son "tiles cuando se emplean como base para formularios!
informes y pginas de acceso a datos. (or ejemplo! puede crear un informe de ingresos mensuales
basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe! Access muestra un cuadro de dilogo que
solicita el mes para el que se desea obtener el informe. *uando se especifica un mes! Access imprime el
informe correspondiente.
*onsultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su
anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma! una media! un
recuento u otro tipo de totales de datos! y se agrupan en dos tipos de informacin & uno $acia abajo! en el
lado izquierdo de la $oja de datos! y otro a lo largo de la parte superior.
*onsultas de accin
na consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muc$os registros en
una sola operacin. 2ay cuatro tipos de consultas de accin&
*onsulta de eliminacin /limina un grupo de registros de una o ms tablas. (or ejemplo!
puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los
que no $ay pedidos. *on las consultas de eliminacin! siempre se eliminan registros enteros! no
slo campos seleccionados dentro de los registros.
*onsulta de actualizacin 6ealiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms
tablas. (or ejemplo! puede aumentar los precios un :; por ciento para todos los productos
lcteos o bien puede aumentar los sueldos un < por ciento al personal de una determinada
categor'a. *on una consulta de actualizacin! puede cambiar los datos de las tablas e.istentes.
*onsulta de datos ane.ados Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una
o ms tablas. (or ejemplo! supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que
contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. (ara evitar tener que escribir toda
esta informacin en la base de datos! desea ane.arla a la tabla *lientes.
*onsulta de creacin de tabla *rea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los
datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son "tiles para crear una tabla que
se desee e.portar a otra base de datos de Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access&
coleccin de datos y objetos 0como tablas! consultas o formularios1! que est relacionada con un
tema o propsito concreto. /l motor de base de datos Microsoft =et administra los datos.1 o una
tabla $istrica que contenga registros antiguos.
'onsultas :;8
na consulta #>L es una consulta creada con una instruccin #>L 0cadena o instruccin de #>L&
e.presin que define un comando de #>L! como #/L/*T! ()AT/ o )/L/T/! e incluye clusulas
como 82/6/ y 76)/6 5?. Las instrucciones o cadenas de #>L se utilizan en consultas y en funciones
de agregado.1. (uede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado 0#>L o #tructured >uery Language1
para consultar! actualizar y administrar bases de datos relacionales! como Access.
*uando se crea una consulta en la vista )ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos
objetos de base de datos& tablas! consultas! formularios! informes! macros y pginas de acceso a datos.
/n la vista )ise-o! puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el dise-o de otros
e.istentes.1 de la consulta! Access construye en segundo plano las instrucciones #>L equivalentes.
)e $ec$o! la mayor'a de las propiedades de consulta de la $oja de propiedades de la vista )ise-o de la
consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista #>L 0vista #>L&
ventana que muestra la instruccin #>L para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta
espec'fica de #>L 0unin! paso a trav%s o definicin de datos1. *uando se crea una consulta en la vista
)ise-o! Access construye el #>L equivalente en la vista #>L.1. #i lo desea! puede ver o editar la
instruccin #>L en la vista #>L. #in embargo! despu%s de $acer cambios en una consulta en la vista
#>L! puede que su aspecto no sea el que ten'a en la vista )ise-o.
Algunas consultas #>L! denominadas consultas espec'ficas de #>L 0consulta espec'fica de #>L&
consulta que consta de una instruccin #>L. Las subconsultas y consultas de paso a trav%s! unin y
definicin de datos son consultas espec'ficas de #>L.1! no se pueden crear en la cuadr'cula de
dise-o 0cuadr'cula de dise-o& cuadr'cula utilizada para dise-ar una consulta o un filtro en la vista )ise-o
de consulta o en la ventana +iltro u orden avanzado. (ara las consultas! esta cuadr'cula se conoc'a antes
como la cuadr'cula >5/.1. /n el caso de las consultas de paso a trav%s 0consulta de paso a trav%s& una
consulta espec'fica de #>L que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de
datos 7)5*.
Las consultas de paso a trav%s permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de
$acer que el motor de base de datos Microsoft =et procese los datos.1! consultas de definicin de
datos 0consulta de definicin de datos& consulta espec'fica de #>L que contiene instrucciones ))L
0lenguaje de definicin de datos1. /stas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de
datos.1 y consultas de unin 0consulta de unin& consulta que utiliza el operador 3,73 para combinar los
resultados de dos o ms consultas de seleccin.1! debe crear las instrucciones #>L directamente en la
vista #>L. /n el caso de las subconsultas 0subconsulta& instruccin #>L #/L/*T que est dentro de otra
consulta de seleccin o de accin.1! la instruccin #>L se escribe en la fila *ampo o en la fila *riterios de
la cuadr'cula de dise-o de la consulta.
Formularios: -atos de as+ecto a$radable
n formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o
mostrar datos en una base de datos. Tambi%n puede usar un formulario como un panel de control que
abra otros formularios e informes en la base de datos! o como un cuadro de dilogo personalizado que
aceptar los datos del usuario y realiza la accin basada en la entrada.
+ormulario de entrada de datos
+ormulario de panel de control
n cuadro de di#lo$o +ersonali/ado
La mayor'a de los formularios estn enlazados a una o varias tablas y consultas 0consulta& pregunta
sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. na
consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario! informe o
pgina de acceso a datos.1 de la base de datos. /l origen de registros 0origen de registros& origen de
datos subyacente de un formulario! informe o pgina de acceso a datos. /n una base de datos de
Access! puede ser una tabla! una consulta o una instruccin #>L. /n un proyecto de Access! puede ser
una tabla! una vista! una instruccin #>L o un procedimiento almacenado.1 de un formulario $ace
referencia a los campos de las tablas y consultas base. 3o es necesario que un formulario contenga
todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado.
n formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. 7tra informacin
del formulario! con el t'tulo! la fec$a y el n"mero de pgina! se almacena en el dise-o del formulario.
Los elementos grficos como! por ejemplo! l'neas y rectngulos! se almacenan en el dise-o del
formulario.
Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
n clculo procede de una e.presin almacenada en el dise-o del informe.
/l te.to descriptivo se almacena en el dise-o del formulario.
/l v'nculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos grficos denominados
controles 0control& objeto de interfaz grfica para el usuario! como un cuadro de te.to! una casilla de
verificacin! una barra de desplazamiento o un botn de comando! que permite a los usuarios controlar el
programa. tilice los controles para mostrar datos y opciones! realizar una opcin o facilitar la lectura de
la interfaz.1. /l tipo de control ms com"nmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de
te.to.
Las etiquetas muestran te.to descriptivo.
Los cuadros de te.to muestran los datos de la tabla (roductos e introducen datos en dic$a tabla.
n cuadro de te.to utiliza una e.presin para calcular un total.
Tambi%n puede abrir un formulario en la vista Tabla dinmica o @rfico dinmico para analizar los datos.
/n dic$as vistas! puede cambiar dinmicamente el dise-o de un formulario para presentar los datos de
diferentes maneras. (uede reorganizar los encabezados de filas! encabezados de columnas y campos de
filtro $asta que obtenga el dise-o deseado. *ada vez que modifica el dise-o! el formulario actualiza
inmediatamente los datos a partir de la nueva organizacin.
/n la vista Tabla dinmica! puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los
campos en las reas de filtros! filas! columnas y detalles.
/n la vista @rfico dinmico! puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de
grfico y ver los datos organizando los campos en las reas de filtros! series! categor'as y datos.
*rear un formulario
(ara crear rpidamente un formulario! utilice el comando Autoformato o un Asistente. La funcin
Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o
consulta 0consulta& pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una
accin en los datos. na consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de
un formulario! informe o pgina de acceso a datos.1 base. /l asistente $ace preguntas y crea un informe
basndose en las respuestas que obtiene. )espu%s! podr personalizar el formulario en la vista
)ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos objetos de base de datos& tablas!
consultas! formularios! informes! macros y pginas de acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el dise-o de otros e.istentes.1.
(ersonalizar un formulario
/n la vista )ise-o
/n la vista )ise-o! puede personalizar un informe de las siguientes maneras&
7rigen del registro (uede cambiar las tablas y consultas en las que est basado un formulario.
*ontrolar y ayudar al usuario (uede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a
los usuarios que agreguen! eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. Tambi%n
puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
4entana +ormulario (uede agregar o quitar los botones Ma.imizar y Minimizar! cambiar los men"s
conte.tuales y otros elementos de la ventana +ormulario.
#ecciones #e puede agregar! quitar! ocultar o cambiar de tama-o los encabezados! pies y las secciones
de detalles de un informe. Tambi%n se puede establecer propiedades de seccin para personalizar la
forma en que se imprimir el contenido de una seccin.
*ontroles (uede mover! cambiar el tama-o o establecer las propiedades de fuente de un control.
Tambi%n puede agregar controles para mostrar los valores calculados! totales! la fec$a y $ora actuales!
as' como otro tipo de informacin que sea de utilidad en un formulario.
0n la vista Tabla din#mica o 6r#fico din#mico
/n la vista Tabla dinmica o @rfico dinmico! puede personalizar un informe de las siguientes maneras&
Agregar! mover o quitar campos (uede agregar campos a las reas de filtros! filas! columnas y
detalles en la vista Tabla dinmica! y a las reas de filtros! categor'as! series y datos en la vista @rfico
dinmico. Tambi%n puede mover campos de un rea a otra y quitar campos de la vista.
+iltrar registros (uede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al rea
de filtros. Tambi%n puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas.
7rdenar registros (uede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente
o descendente. Tambi%n puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla
dinmica.
Agrupar registros (uede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna! o crear
grupos personalizados.
)ar formato a los elementos y cambiar t'tulos /n la vista Tabla dinmica! puede cambiar la
configuracin de la fuente! alineacin! color de fondo y formato de n"mero de un campo. Tambi%n puede
cambiar los t'tulos de los campos y grupos personalizados. /n la vista @rfico dinmico! puede cambiar
el tipo de grfico! aplicar formato a los marcadores de datos! etc.
,nformes& (resentar datos
n informe es un m%todo eficaz de presentar los datos en formato impreso. )ado que tiene el control
sobre el tama-o y el aspecto de todo el informe! puede mostrar la informacin en la manera que desee
verla.
*rear etiquetas postales.
Mostrar totales en un grfico.
Agrupar registros en categor'as.
*alcular totales.
La mayor'a de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas 0consulta& pregunta sobre los
datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. na consulta
puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario! informe o pgina de
acceso a datos.1 de la base de datos. /l origen de registros de un informe $ace referencia a los campos
de las tablas y consultas base. 3o es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una
de las tablas o consultas en las que est basado.
n informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. 7tra informacin acerca del
formulario! como el t'tulo! la fec$a y el n"mero de pgina! se almacena en el dise-o del informe.
/l t'tulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el dise-o del informe.
La fec$a procede de una e.presin almacenada en el dise-o del informe.
Los datos proceden de campos de la tabla! consulta o instruccin #>L base.
Los totales proceden de e.presiones almacenadas en el dise-o del informe.
/l v'nculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos denominados
controles 0control& objeto de interfaz grfica para el usuario! como un cuadro de te.to! una casilla de
verificacin! una barra de desplazamiento o un botn de comando! que permite a los usuarios controlar el
programa. tilice los controles para mostrar datos y opciones! realizar una opcin o facilitar la lectura de
la interfaz.1. Los controles pueden ser cuadros de edicin que muestren nombres y n"meros! etiquetas
que muestren t'tulos! o l'neas decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la
presentacin del informe.
Las l'neas son decorativas.
Las etiquetas muestran te.to descriptivo.
Los cuadros de te.to muestran los datos de la consulta 4entas por fec$a.
n cuadro de te.to utiliza una e.presin para calcular un total.
'rear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. tilice el Asistente para etiquetas si
desea crear etiquetas postales! el Asistente para grficos si desea crear grficos o el Asistente para
informes si desea crear un informe estndar. /l asistente $ace preguntas y crea un informe basndose en
las respuestas que obtiene. )espu%s! el informe se puede personalizar como se desee en la vista
)ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos objetos de base de datos& tablas!
consultas! formularios! informes! macros y pginas de acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el dise-o de otros e.istentes.1.
"ersonali/ar un informe
#e puede personalizar un informe de las siguientes formas&
7rigen del registro (uede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe.
7rdenar y agrupar datos #e pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. Tambi%n
puede agrupar los registros de uno o ms campos! y mostrar subtotales y totales en un informe.
4entana ,nforme #e puede agregar o quitar los botones Ma.imizar y Minimizar! cambiar el te.to de la
barra de t'tulo y otros elementos de la ventana ,nforme.
#ecciones #e puede agregar! quitar! ocultar o cambiar de tama-o los encabezados! pies y las secciones
de detalles de un informe. Tambi%n puede establecer propiedades de seccin para controlar la
presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo.
*ontroles (uede mover! cambiar el tama-o o establecer las propiedades de fuente de un control.
Tambi%n puede agregar controles para mostrar valores calculados! totales! la fec$a y $ora actuales! y
otra informacin que sea de utilidad en un informe.
"#$inas de acceso a datos: "ublicar los datos en el 8eb
na pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina 8eb dise-ada para ver datos y trabajar con
ellos desde ,nternet o desde una intranet9 los datos estn almacenados en una base de datos de
Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como tablas!
consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base de
datos Microsoft =et administra los datos.1 o una base de datos de Microsoft #>L #erver 0base de datos de
Microsoft #>L #erver& una base de datos de Microsoft #>L #erver consta de tablas! vistas! 'ndices!
procedimientos almacenados! funciones y desencadenadores.1. La pgina de acceso a datos tambi%n
puede incluir datos de otros or'genes como! por ejemplo! Microsoft /.cel.
.na +#$ina mostrada en la vista "#$ina o en Microsoft !nternet 01+lorer %.51 con :ervice "ac< 2
=:"2> o +osterior
La utilizacin de una pgina de acceso a datos es similar a la utilizacin de un formulario& se pueden ver!
insertar! modificar y eliminar datos en una base de datos. 3o obstante! tambi%n se puede utilizar una
pgina fuera de una base de datos de Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de
datos y objetos 0como tablas! consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito
concreto. /l motor de base de datos Microsoft =et administra los datos.19 de este modo! los usuarios
pueden actualizar o ver los datos a trav%s de ,nternet o una intranet.
La siguiente ilustracin muestra el aspecto de la pgina de acceso a datos (roductos! que se utiliza para
especificar y actualizar informacin relativa a productos! en la vista (gina 0vista (gina& ventana de
Access en la que se puede e.aminar el contenido de una pgina de acceso a datos. Las pginas tienen
la misma funcionalidad en la vista (gina que en ,nternet /.plorer <.; o posterior.1 o en Microsoft ,nternet
/.plorer <.;: con #ervice (acA B 0#(B1 o posterior.
/scriba la informacin acerca de productos en los cuadros de te.to! el cuadro de lista
desplegable y la casilla de verificacin.
tilice la barra de $erramientas de e.ploracin de registros para desplazarse entre los registros!
agregar! eliminar! guardar! ordenar y filtrar registros! y para obtener Ayuda.
.na +#$ina en la vista -ise4o
La siguiente ilustracin muestra la pgina de acceso a datos (roductos en la vista )ise-o 0vista )ise-o&
ventana que muestra el dise-o de estos objetos de base de datos& tablas! consultas! formularios!
informes! macros y pginas de acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear objetos de base de datos
nuevos y modificar el dise-o de otros e.istentes.1.
T'tulo del cuerpo de la pgina
/ncabezado de grupo para el nivel de grupo (roductos
#eccin de e.ploracin de registros para el nivel de grupo (roductos
(artes de una pgina de acceso a datos
/l cuerpo /l cuerpo es la superficie de dise-o bsica de una pgina de acceso a datos. /n una pgina
que admite la insercin de datos se puede utilizar para mostrar te.to informativo! controles dependientes
de datos y secciones.
#ecciones Las secciones se utilizan para mostrar te.to! datos de una base de datos y barras de
$erramientas.
3ormalmente! se utilizan dos tipos de secciones 0seccin& parte de un formulario! informe o pgina de
acceso a datos como! por ejemplo! un encabezado! un pie o una seccin de detalle.1 en las pginas que
admiten la insercin de datos& secciones de encabezado de grupo y de e.ploracin de registros. na
pgina tambi%n puede contener secciones de pie y t'tulo.
/ncabezado y pie de grupo #e utilizan para mostrar datos y calcular valores.
/.ploracin de registros #e utiliza para mostrar el control de e.ploracin de registros 0control
de e.ploracin de registros& control utilizado en una pgina de acceso a datos para mostrar una
barra de $erramientas de e.ploracin de registros. /n una pgina agrupada! puede agregar una
barra de $erramientas de e.ploracin a cada nivel del grupo. (uede personalizar el control de
e.ploracin de registros cambiando sus propiedades.1 correspondiente al nivel de grupo. na
seccin de e.ploracin de registros correspondiente a un grupo aparece a continuacin de la
seccin de encabezado de grupo. 3o se pueden colocar controles dependientes 0control
enlazado& control utilizado en un formulario! informe o pgina de acceso a datos para mostrar o
modificar los datos de una tabla! consulta o instruccin #>L. La propiedad 7rigen)el*ontrol
0*ontrol#ource1 del control almacena el nombre del campo al que se encuentra enlazado.1 en
una seccin de e.ploracin de registros.
T'tulo #e utiliza para mostrar t'tulos correspondientes a cuadros de te.to y otros controles.
Aparece inmediatamente delante del encabezado de grupo. 3o se pueden colocar controles
dependientes en una seccin de t'tulo.
*ada nivel de grupo de una pgina de acceso a datos tiene un origen de registros 0origen de registros&
origen de datos subyacente de un formulario! informe o pgina de acceso a datos. /n una base de datos
de Access! puede ser una tabla! una consulta o una instruccin #>L. /n un proyecto de Access! puede
ser una tabla! una vista! una instruccin #>L o un procedimiento almacenado.1. /l nombre del origen de
registros se muestra en la barra de seccin 0barra de seccin& barra $orizontal sobre la seccin de pgina
de acceso a datos de la vista )ise-o. La barra de seccin muestra el tipo y el nombre de la seccin.
til'cela para tener acceso a la $oja de propiedades de la seccin.1 correspondiente a cada una de las
secciones utilizadas para un nivel de grupo.
)ise-ar diferentes tipos de pginas de acceso a datos
Las pginas de acceso a datos se dise-an en la vista )ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el
dise-o de estos objetos de base de datos& tablas! consultas! formularios! informes! macros y pginas de
acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el dise-o de
otros e.istentes.1 de Microsoft Access. La pgina es un arc$ivo independiente que est almacenado fuera
de Access9 no obstante! cuando se crea el arc$ivo! Access agrega automticamente un acceso directo al
mismo en la ventana 5ase de datos.
/l dise-o de pginas de acceso a datos es similar al dise-o de formularios e informes& se utilizan una
lista de campos 0lista de campos& ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto
de base de datos subyacente! e.cepto en la vista )ise-os de las pginas de acceso a datos. /n esta
vista! se enumeran todos los or'genes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.1! el
cuadro de $erramientas 0cuadro de $erramientas& conjunto de $erramientas disponible en la vista )ise-o
para agregar controles a un formulario! informe o pgina de acceso a datos.
/l conjunto de $erramientas disponible en la vista )ise-o de pgina es diferente al disponible en la vista
)ise-o de formulario e informe.1! controles 0control& objeto de interfaz grfica para el usuario! como un
cuadro de te.to! una casilla de verificacin! una barra de desplazamiento o un botn de comando! que
permite a los usuarios controlar el programa. tilice los controles para mostrar datos y opciones! realizar
una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.1! etc. #in embargo! e.isten algunas diferencias importantes
en el modo de dise-ar e interactuar con las pginas de acceso a datos frente a los formularios e informes.
/l modo de dise-ar la pgina depende de la finalidad de su utilizacin.
,nforme interactivo /ste tipo de pgina de acceso a datos se utiliza con frecuencia para
consolidar y agrupar informacin almacenada en la base de datos! y para publicar posteriormente
res"menes de los datos. (or ejemplo! una pgina puede publicar la evolucin de las ventas para
cada una de las regiones en que se est%n realizando actividades comerciales.
La utilizacin de indicadores de e.pansin 0indicador de e.pansin& botn que se utiliza para
e.pandir o contraer grupos de registros9 muestra el signo ms 0C1 o menos 0D1.1! permite pasar de un
resumen general de la informacin como! por ejemplo! una lista de todas las regiones y sus totales de
ventas combinados! a los detalles espec'ficos de ventas individuales en cada regin. La pgina de
acceso a datos puede proporcionar botones de barra de $erramientas para ordenar y filtrar 0filtro&
conjunto de criterios aplicados a los datos con el fin de mostrar un subconjunto de dic$os datos u
ordenarlos. /n Access! puede utilizar t%cnicas de filtro! como +iltro por seleccin y +iltro por
formulario! para filtrar los datos.1 los datos! as' como para agregar! modificar y eliminar los datos en
algunos o todos los niveles de grupo 0nivel de grupo& profundidad a la que se anida un grupo de un
informe o una pgina de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un
conjunto de registros se agrupa por ms de un campo! e.presin u origen de registros del grupo.1.
Anlisis de datos /ste tipo de pgina de acceso a datos puede incluir una Lista de tablas
dinmicas 0lista de tabla dinmica& componente de Microsoft 7ffice 8eb *omponents que se
utiliza para analizar datos de manera interactiva en una pgina 8eb. Los datos que aparecen con
formato de filas y columnas se pueden mover! filtrar! ordenar y calcular de un modo significativo
para su audiencia.1! que es similar a un informe de tablas dinmicas 0informe de tabla dinmica&
informe de /.cel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos! como registros de
una base de datos! de varios or'genes incluidos los e.ternos a /.cel.1 de Microsoft /.cel9 que
permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. La pgina puede contener
un grfico que se puede utilizar para analizar tendencias! detectar modelos y comparar datos en
la base de datos. 7 bien! la pgina puede contener una $oja de clculo en la que se pueden
escribir y modificar datos! y utilizar frmulas para realizar clculos al igual que en /.cel.
.tili/ar +#$inas de acceso a datos en !nternet 01+lorer
na pgina de acceso a datos est conectada directamente a una base de datos. *uando los usuarios
muestran la pgina de acceso a datos en ,nternet /.plorer! estn viendo su propia copia de la pgina.
/sto significa que las operaciones de filtrar y ordenar! as' como los cambios que se efect"en en la forma
de presentar los datos! incluidos los cambios que se realicen en una lista de tabla dinmica 0lista de tabla
dinmica& componente de Microsoft 7ffice 8eb *omponents que se utiliza para analizar datos de manera
interactiva en una pgina 8eb. Los datos que aparecen con formato de filas y columnas se pueden
mover! filtrar! ordenar y calcular de un modo significativo para su audiencia.1 o en una $oja de
clculo 0componente 2oja de clculo& componente de Microsoft 7ffice 8eb *omponents que proporciona
la funcionalidad interactiva de una $oja de clculo en una pgina 8eb. (uede especificar datos! agregar
frmulas y funciones! aplicar filtros! cambiar el formato y volver a realizar clculos.1! slo afectarn a las
respectivas copias de la pgina de acceso a datos. #in embargo! los cambios que se efect"en en los
propios datos como! por ejemplo! modificar valores! y agregar o eliminar datos! se almacenarn en la
base de datos principal y! por lo tanto! estarn disponibles para todos los usuarios que est%n viendo la
pgina de acceso a datos.
Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en ,nternet /.plorer $aciendo clic
en el botn de ayuda situado en la barra de $erramientas de e.ploracin de registros. /l arc$ivo de
ayuda que se muestra se incluye automticamente con cualquier pgina de acceso a datos publicada con
una barra de $erramientas de e.ploracin de registros. #i elimina la barra de $erramientas de e.ploracin
de registros o si des$abilita el botn de ayuda incluido en la misma! debe proporcionar instrucciones para
los usuarios que vayan a utilizar la pgina.
3ota (ara ver y trabajar con la pgina de acceso a datos en ,nternet o en una intranet! los usuarios
necesitan tener Microsoft ,nternet /.plorer <.;: con #ervice (acA B 0#(B1 o posterior.
tilizar pginas de acceso a datos en Microsoft Access
Tambi%n se puede trabajar con una pgina de acceso a datos en la vista (gina 0vista (gina& ventana
de Access en la que se puede e.aminar el contenido de una pgina de acceso a datos. Las pginas
tienen la misma funcionalidad en la vista (gina que en ,nternet /.plorer <.; o posterior.1 de Access. Las
pginas de acceso a datos pueden ser un complemento de los formularios e informes que se utilizan en
la aplicacin de base de datos en uso. A la $ora de decidir si se dise-a una pgina de acceso a datos! un
formulario o un informe! conviene tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar.
#e puede obtener Ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en la vista (gina $aciendo clic en el botn
Ayuda que contiene la barra de $erramientas de la vista (gina para mostrar la Ayuda de Access. #i
se $ace clic en el botn Ayuda de una barra de $erramientas de e.ploracin de registros situada en la
pgina! se mostrar la Ayuda para trabajar con la pgina en Microsoft ,nternet /.plorer. *omo se $a
indicado anteriormente! este arc$ivo de ayuda se incluye automticamente con cualquier pgina de
acceso a datos publicada con una barra de $erramientas de e.ploracin de registros. #e puede eliminar
el botn Ayuda en las pginas que se utilicen slo en Access! o se puede modificar el botn para
proporcionar Ayuda personalizada.
)e dnde obtiene los datos una pgina de acceso a datos
Ti+os de or2$enes de datos +ara una +#$ina de acceso a datos
na pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft Access 0base de
datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como tablas! consultas o formularios1! que est
relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base de datos Microsoft =et administra los
datos.1 o una base de datos de Microsoft #>L #erver 0base de datos de Microsoft #>L #erver& una base
de datos de Microsoft #>L #erver consta de tablas! vistas! 'ndices! procedimientos almacenados!
funciones y desencadenadores.1! versin E.< o posterior. (ara dise-ar una pgina utilizando datos de una
de estas bases de datos! la pgina debe estar conectada a la base de datos en cuestin. #i ya $a abierto
una base de datos de Access o un proyecto de Access 0proyecto de Microsoft Access& arc$ivo de Access
que se conecta con una base de datos de Microsoft #>L #erver y se utiliza para crear aplicaciones
clienteDservidor.
n arc$ivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos! como! por
ejemplo! tablas o vistas.1 que est conectado a una base de datos de #>L #erver! la pgina de acceso a
datos que cree se conectar automticamente con la base de datos activa y almacenar la ruta de
acceso en la propiedad *onnection#tring de la pgina de acceso a datos. *uando un usuario e.amina la
pgina en Microsoft ,nternet /.plorer <.;: con #ervice (acA B 0#(B1 o posterior o presenta la pgina en
la vista (gina 0vista (gina& ventana de Access en la que se puede e.aminar el contenido de una pgina
de acceso a datos. Las pginas tienen la misma funcionalidad en la vista (gina que en ,nternet /.plorer
<.; o posterior.1! muestra los datos actuales de la base de datos principal utilizando la ruta de acceso
definida en la propiedad *onnection#tring.
#i la pgina de acceso a datos se dise-a mientras la base de datos est en una unidad local! Access
utilizar la ruta de acceso local! lo que significa que otros usuarios no podrn tener acceso a los datos.
(or este motivo! es importante mover o copiar la base de datos a una ubicacin de la red a la que puedan
tener acceso los usuarios de la pgina. na vez que est% la base de datos en el recurso compartido de
red! brala utilizando la direccin 3* 0convencin de nomenclatura universal 03*1& convencin de
nomenclatura para arc$ivos que proporciona un sentido de ubicacin de un arc$ivo independiente del
equipo.
/n vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad! un nombre 3* utiliza la sinta.is
Fservidor ecursoGcompartido utaGacceso ombreGarc$ivo.1. #i mueve o copia la base de datos una vez
dise-ada la pgina! tendr que actualizar la ruta de acceso en la propiedad *onnection#tring para indicar
la nueva ubicacin.
/n lugar de tener que actualizar por separado la propiedad *onnection#tring de cada pgina en la base
de datos! puede crear un arc$ivo de cone.in. n arc$ivo de cone.in almacena la informacin de
cone.in de una pgina de acceso a datos y se puede compartir entre varias pginas de este tipo.
*uando se abre una pgina de acceso a datos que utiliza un arc$ivo de cone.in! la pgina lee este
arc$ivo y conecta con la base de datos adecuada. )espu%s de crear el arc$ivo de cone.in! si mueve o
copia la base de datos! todo lo que tendr que $acer ser modificar la informacin de cone.in en dic$o
arc$ivo.
Ti+os de or2$enes de datos +ara Microsoft *ffice ?eb 'om+onents en una +#$ina de acceso a
datos
Aunque la pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft Access 0base
de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como tablas! consultas o formularios1! que
est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base de datos Microsoft =et administra
los datos.1 o una base de datos de Microsoft #>L #erver 0base de datos de Microsoft #>L #erver& una
base de datos de Microsoft #>L #erver consta de tablas! vistas! 'ndices! procedimientos almacenados!
funciones y desencadenadores.1! los controles de Microsoft 7ffice 8eb *omponent 0Microsoft 7ffice 8eb
*omponents& componentes interactivos! como $ojas de clculo! grficos y listas de tabla dinmica en
pginas 8eb que facilitan el anlisis de datos.
(ara utilizar estos componentes! debe tener una licencia de Microsoft 7ffice.1 que contiene la pgina
pueden mostrar datos de cualquiera de estas bases de datos o de otros or'genes. (or ejemplo! la pgina
puede contener una Lista de tablas dinmicas 0lista de tabla dinmica& componente de Microsoft 7ffice
8eb *omponents que se utiliza para analizar datos de manera interactiva en una pgina 8eb. Los datos
que aparecen con formato de filas y columnas se pueden mover! filtrar! ordenar y calcular de un modo
significativo para su audiencia.1! una $oja de clculo 0componente 2oja de clculo& componente de
Microsoft 7ffice 8eb *omponents que proporciona la funcionalidad interactiva de una $oja de clculo en
una pgina 8eb.
(uede especificar datos! agregar frmulas y funciones! aplicar filtros! cambiar el formato y volver a
realizar clculos.1 o un grfico 0grfico& representacin grfica de datos en un formulario! informe o pgina
de acceso a datos.1 con datos de una $oja de clculo de Microsoft /.cel o de una base de datos que no
sea de Access o de #>L #erver. )ependiendo del origen de datos! los datos de estos controles pueden
ser una instantnea de los datos originales o pueden ser datos activos mostrados a trav%s de una
cone.in independiente del control con su origen de datos.
(ara crear un componente 7ffice 8eb *omponent con datos de un origen que no sea la base de datos
activa! puede que deba utilizar un programa distinto de Access para publicar primero los datos en una
pgina 8eb. (or ejemplo! para crear una Lista de tablas dinmicas que contenga datos de una $oja de
clculo de /.cel! debe publicar los datos desde /.cel. A continuacin! en Access! puede abrir la pgina
8eb y convertirla en una pgina de acceso a datos agregando controles que sean dependientes de una
base de datos de Access o de #>L #erver. Adems! puede personalizar la pgina agregando etiquetas!
imgenes u otras funciones para mejorar el aspecto de la pgina. )esde Access! puede crear una Lista
de tablas dinmicas que utilice datos de un origen e.terno que no sea /.cel.
Macros
'mo obtener el m#1imo rendimiento de los datos
Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. #i se utilizan
grupos de macros! se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo.
@;uA es una macroB
na macro es un conjunto de una o ms acciones 0accin& componente bsico de una macro9 instruccin
independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina
comando en otros lenguajes de macros.1 que cada una realiza una operacin determinada! tal como abrir
un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. (or
ejemplo! puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario $aga clic en un botn de
comando.
*uando se crea una macro! las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la
ventana Macro 0ventana Macro& ventana en la que se crean y modifican las macros.1.
/n esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin.
na macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones! o puede ser un grupo de
macros 0grupo de macros& coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un "nico
nombre de macro. A menudo! se $ace referencia a la coleccin simplemente como una macro.1. Tambi%n
se puede usar una e.presin condicional 0e.presin condicional& e.presin que se eval"a y compara con
un valor! por ejemplo! las instrucciones ,f...T$en y #elect *ase. #i se cumple la condicin! se llevan a
cabo una o ms operaciones. #i no se cumple! se omite la operacin.1 para determinar si se llevar a
cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.
La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas
acciones cada vez que se ejecuta la macro. (ara ejecutar esta macro se $ace referencia al nombre de la
macro 6evisar (roductos.
@;uA es un $ru+o de macrosB
*uando se tienen muc$as macros! el reunir las que est%n relacionadas en grupos de macros 0grupo de
macros& coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un "nico nombre de macro. A
menudo! se $ace referencia a la coleccin simplemente como una macro.1 puede simplificar la
administracin de la base de datos.
(or ejemplo! el siguiente grupo de macros! denominado 5otones! est compuesto de tres macros
relacionadas& /mpleados! (roductos! y 6epresentantes. *ada macro lleva a cabo la accin
Abrir+ormulario! y la macro (roductos lleva tambi%n a cabo la accin )esplazarTama-o.
/l nombre en la columna 3ombre de macro identifica a cada macro. *uando se ejecuta una macro en un
grupo de macros! Microsoft Access lleva a cabo la accin de la columna Accin y cualquier otra accin
que siga inmediatamente con una columna 3ombre de macro en blanco.
(ara ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de evento 0procedimiento
de evento& procedimiento que se ejecuta automticamente en respuesta a un evento iniciado por un
usuario o cdigo de programa o el sistema desencadena.1! escriba el nombre del grupo de macros
seguido de un punto y del nombre de la macro. /n el ejemplo anterior! para $acer referencia a la macro
/mpleados en el grupo de macros 5otones! escribir'a 5otones./mpleados.
Acciones condicionales
/n algunos casos! puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una macro solamente si
se cumple una condicin 0condicin& parte del criterio que debe cumplir un campo cuando se realiza una
b"squeda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con un valor9 por ejemplo! el campo
Autor con la condicin igual a con el valor =uan.1 concreta. (or ejemplo! si est utilizando una macro para
validar los datos de un formulario! puede desear presentar un mensaje en respuesta a un conjunto de
valores introducidos en un registro y otro mensaje en respuesta a otro conjunto diferente de valores. /n
casos como %stos! puede utilizar las condiciones para controlar el flujo de la macro.
na condicin es una e.presin 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos!
constantes! funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las
e.presiones puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1 lgica que se eval"a como
4erdaderoH+also o #'H3o. La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es
verdadera o falsa.
*uando ejecuta la macro! Microsoft Access eval"a la primera e.presin condicional 0e.presin
condicional& e.presin que se eval"a y compara con un valor! por ejemplo! las instrucciones ,f...T$en y
#elect *ase. #i se cumple la condicin! se llevan a cabo una o ms operaciones. #i no se cumple! se
omite la operacin.1. #i la condicin es verdadera! Microsoft Access lleva a cabo la accin en esa fila y
cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan precedidas por puntos suspensivos 0...1
en la columna *ondicin.
Microsoft Access ejecuta entonces cualquier accin adicional en la macro que tenga una columna de
*ondicin en blanco! $asta que alcance otra e.presin! un nombre de macro o el final de la macro.
#i la condicin es falsa! Microsoft Access omite la accin y cualquier otra accin inmediatamente
posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna *ondicin. )espu%s! se desplaza a
la siguiente fila de accin 0fila de accin& fila de la parte superior de la ventana Macro donde se escriben
los nombres de macro! acciones! condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un
grupo de macros.1 que contenga otra condicin o una columna *ondicin en blanco.
La siguiente macro ejecuta las acciones *uadroMsj y )etenerMacro slo cuando la e.presin en la
columna *ondicin sea verdadera 0cuando $ay un valor 3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un
campo o utilizarse en e.presiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. /n 4isual
5asic! la palabra clave 3ull indica un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave principal! no pueden
contener 3ull.1 en el campo ,d(roveedor1.
Ar$umentos de accin
Los argumentos de accin son datos adicionales necesarios para algunas acciones de macro! por
ejemplo! el objeto que se ver afectado por la accin o las condiciones especiales en las que la accin se
ejecuta. )espu%s de agregar una accin a una macro! establezca los argumentos de la accin en la parte
inferior de la ventana Macro 0ventana Macro& ventana en la que se crean y modifican las macros.1. /stos
argumentos dan a Microsoft Access informacin adicional sobre cmo llevar a cabo la accin.
#ugerencias para establecer argumentos de accin&
/n general! es una buena idea establecer los argumentos de la accin en el orden en el que
estn listados! porque las opciones de un argumento pueden determinar las opciones de los
argumentos que le siguen.
#i agrega una accin a su macro arrastrando un objeto de base de datos 0objetos de base de
datos& una base de datos de Access contiene objetos como tablas! consultas! formularios!
informes! pginas! macros y mdulos. n proyecto de Access contiene objetos como formularios!
informes! pginas! macros y mdulos.1 desde la ventana 5ase de datos 0ventana 5ase de datos&
ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access. Muestra
m%todos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros e.istentes.1!
Microsoft Access establece de forma automtica los argumentos apropiados para esa accin.
#i una accin tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la base de datos!
puede establecer de forma automtica el argumento y el tipo de objeto correspondiente
arrastrando el objeto desde la ventana 5ase de datos al cuadro del argumento.
(uede utilizar una e.presin 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o
lgicos! constantes! funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un
solo valor. Las e.presiones puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1
precedida de un signo igual 0I1 para establecer muc$os argumentos de accin.
Mdulos: Automati/ar las tareas rutinarias y crear soluciones em+resariales
n mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones! instrucciones y procedimientos que se
almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de Microsoft 4isual 5asic 0Microsoft
4isual 5asic& versin visual del lenguaje de programacin 5asic de alto nivel. Microsoft $a desarrollado
4isual 5asic para crear aplicaciones basadas en 8indows.1. Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos&
mdulos estndar 0mdulo estndar& mdulo en el que puede colocar los procedimientos #ub y +unction
que desee que est%n disponibles para otros procedimientos de la base de datos.1 y mdulos de
clase 0mdulo de clase& mdulo que puede contener la definicin de un nuevo proyecto. *ada instancia
de una clase crea un objeto nuevo. Los procedimientos definidos en el mdulo se convierten en
propiedades y m%todos del objeto. Los mdulos de clase pueden e.istir solos o con formularios e
informes.1.
@;uA es un mduloB
n mdulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de 4isual 5asic que se almacenan en una
sola unidad.
*uadro 7bjeto
*uadro (rocedimiento
)eclaraciones
(rocedimientos
5otn 4ista (rocedimiento
5otn 4er mdulo completo
Mdulos de clases
Los mdulos de formularios 0mdulo de formulario& mdulo que incluye cdigo para todos los
procedimientos de evento desencadenados por los eventos que suceden en un formulario espec'fico o en
sus controles.1 y los mdulos de informes 0mdulo de informe& mdulo que incluye cdigo para todos los
procedimientos de evento desencadenados por los eventos que tienen lugar en un informe espec'fico o
en sus controles.1 son mdulos de clases que estn asociados con un formulario o informe determinado.
Los modulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento 0procedimiento
de evento& procedimiento que se ejecuta automticamente en respuesta a un evento iniciado por un
usuario o cdigo de programa o el sistema desencadena.1 que se ejecutan en respuesta a un evento en
un formulario o informe. (uede usar los procedimientos de evento para controlar el comportamiento de
los formularios e informes! y su respuesta a acciones de los usuarios! como $acer clic en un botn de
comando.
*uando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe! Microsoft Access crea
automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe.
(ara ver o agregar un procedimiento de formulario! elija uno de los objetos del formulario en el cuadro
7bjeto ...
... y! a continuacin! seleccione un evento en el cuadro (rocedimiento. Los nombres de eventos que ya
tienen procedimientos aparecen en negrita.
Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a procedimientos que
$aya agregado a los mdulos estndar.
/n Access JK o versiones posteriores! los mdulos de clase pueden e.istir con independencia de un
formulario o informe! y este tipo de mdulo de clase se muestra en la ventana 5ase de datos 0ventana
5ase de datos& ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access.
Muestra m%todos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros e.istentes.1.
(uede usar un mdulo de clase para crear una definicin para un objeto personalizado. /n Access J<! los
mdulos de clase e.isten "nicamente en asociacin con un formulario o informe.
Mdulos est#ndar
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ning"n otro objeto y
procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de
datos. Las principales diferencias entre un mdulo estndar y un mdulo de clase que no est asociado a
un objeto determinado son el alcance y la duracin. /l valor de las variables y constantes declaradas o
e.istentes en un mdulo de clase sin un objeto asociado est disponible para su uso slo cuando el
cdigo se est ejecutando y slo desde ese objeto.
3ombre y argumentos de la funcin
-eclaraciones e instrucciones de cdi$o de 9isual Basic
Los mdulos estndar se muestran en Mdulos! bajo 7bjetos! en la ventana 5ase de datos 0ventana
5ase de datos& ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access.
Muestra m%todos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros e.istentes.1. Los
formularios! informes y mdulos estndar se enumeran tambi%n en el /.aminador de bjetos 0/.aminador
de objetos& cuadro de dilogo que muestra informacin sobre objetos! propiedades! m%todos y constantes
en el proyecto actual y en bibliotecas de objetos a las que se $ace referencia! y que se utiliza para buscar
un elemento! obtener ayuda sobre %l o pegarlo en un mdulo.1.
Celaciones en una base de datos
na vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access 0base de
datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como tablas! consultas o formularios1! que est
relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base de datos Microsoft =et administra los
datos.1! necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa
informacin. /l primer paso de este proceso es definir relaciones 0relacin& asociacin que se establece
entre campos comunes 0columnas1 en dos tablas. na relacin puede ser uno a uno! uno a varios o
varios a varios.1 entre las tablas.
na vez realizada esta operacin! puede crear consultas! formularios e informes para mostrar
informacin de varias tablas a la vez. (or ejemplo! este formulario incluye informacin de cuatro tablas&
La tabla *lientes
La tabla (edidos
La tabla (roductos
La tabla )etalles de pedidos
'mo funcionan las relaciones
#iguiendo en el ejemplo anterior! los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de modo que
muestren informacin acerca del mismo pedido. /sta coordinacin se lleva a cabo mediante las
relaciones entre las tablas. na relacin $ace coincidir los datos de los campos clave 0normalmente un
campo con el mismo nombre en ambas tablas1. /n la mayor'a de los casos! estos campos coincidentes
son la clave principal 0clave principal& uno o ms campos 0columnas1 cuyos valores identifican de manera
e.clusiva cada registro de una tabla. na clave principal no puede permitir valores 3ulo y debe tener
siempre un 'ndice e.clusivo. na clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves e.ternas
de otras tablas.1 de una tabla! que proporciona un identificador "nico para cada registro! y una clave
e.terna 0clave e.terna& uno o ms campos de tabla 0columnas1 que $acen referencia al campo o campos
de clave principal de otra tabla. na clave e.terna indica cmo estn relacionadas las tablas.1 de la otra
tabla. (or ejemplo! los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante
la creacin de una relacin entre los campos ,d. de empleado.
,d. de empleado aparece en ambas tablas! como clave principal ...
... y como clave e.terna.
na relacin uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms com"n. /n este tipo de relacin! un registro de la Tabla
A puede tener muc$os registros coincidentes en la Tabla 5! pero un registro de la Tabla 5 slo tiene un
registro coincidente en la Tabla A.
n proveedor ...
... puede suministrar ms de un producto ...
... pero cada producto tiene un "nico proveedor.
.na relacin varios a varios
/n una relacin varios a varios! un registro de la Tabla A puede tener muc$os registros coincidentes en la
Tabla 5! y viceversa. /ste tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla 0denominada
tabla de unin1 cuya clave principal 0clave principal& uno o ms campos 0columnas1 cuyos valores
identifican de manera e.clusiva cada registro de una tabla. na clave principal no puede permitir valores
3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo.
na clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1 consta de dos
campos & las claves e.ternas 0clave e.terna& uno o ms campos de tabla 0columnas1 que $acen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. na clave e.terna indica cmo estn
relacionadas las tablas.1 de las Tablas A y 5. na relacin de varios a varios no es sino dos relaciones de
uno a varios con una tercera tabla. (or ejemplo! la tabla (edidos y la tabla (roductos tienen una relacin
de varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla
)etalles de pedidos. n pedido puede incluir muc$os productos! y cada producto puede aparecer en
muc$os pedidos.
*lave principal de la tabla (edidos
*lave principal de la tabla (roductos
n pedido puede incluir muc$os productos ...
... y cada producto puede aparecer en muc$os pedidos.
.na relacin uno a uno
/n una relacin uno a uno! cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la
Tabla 5 y viceversa. /ste tipo de relacin no es $abitual! debido a que la mayor'a de la informacin
relacionada de esta forma estar'a en una sola tabla. (uede utilizar la relacin uno a uno para dividir una
tabla con muc$os campos! para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar
informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. (or ejemplo! puede crear una tabla
que registre los empleados participantes en un partido de f"tbol ben%fico. *ada jugador de f"tbol de la
tabla =ugadores de f"tbol tiene un registro coincidente en la tabla /mpleados.
*ada jugador de f"tbol tiene un registro coincidente en la tabla /mpleados.
/ste conjunto de valores es un subconjunto del campo ,d. de empleado y la tabla /mpleados.
-efinicin de relaciones
/l tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados.
na relacin de uno a varios se crea si slo uno de los campos relacionados es una qclave
principal 0clave principal& uno o ms campos 0columnas1 cuyos valores identifican de manera
e.clusiva cada registro de una tabla. na clave principal no puede permitir valores 3ulo y debe
tener siempre un 'ndice e.clusivo. na clave principal se utiliza para relacionar una tabla con
claves e.ternas de otras tablas.1 o tiene un 'ndice "nico 0'ndice "nico& 'ndice que se define al
establecer la propiedad ,nde.ado de un campo como #' 0#in duplicados1. n 'ndice "nico no
permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al establecer un campo como clave principal!
queda automticamente definido como e.clusivo.1.
#e crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen
'ndices "nicos.
na relacin de varios a varios es! en realidad! dos relaciones de uno a varios con una tercera
tabla cuya clave principal consta de dos campos& las claves e.ternas 0clave e.terna& uno o ms
campos de tabla 0columnas1 que $acen referencia al campo o campos de clave principal de otra
tabla. na clave e.terna indica cmo estn relacionadas las tablas.1 de las otras dos tablas.
Tambi%n se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos que contiene. /sto es "til en
situaciones en que deba realizar una b"squeda dentro de la misma tabla. (or ejemplo! en la tabla
/mpleados se puede definir una relacin entre los campos ,d. de empleado y =efe! por lo que el campo
=efe puede mostrar datos de empleado que procedan de un ,d. de empleado coincidente.
3ota #i arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un 'ndice "nico $asta otro campo que
tampoco es una clave principal ni tiene un 'ndice "nico! se crea una relacin indeterminada. /n las
consultas que contienen tablas con una relacin indeterminada! Microsoft Access muestra una l'nea de
combinacin 0combinacin& asociacin entre un campo de una tabla o consulta y un campo del mismo
tipo de datos de otra tabla o consulta. Las combinaciones indican al programa cmo se relacionan los
datos. Los registros que no coinciden pueden incluirse o e.cluirse! dependiendo del tipo de combinacin.1
predeterminada entre las tablas! pero no se e.ige la integridad referencial 0integridad referencial& reglas
que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan
registros.1 y no $ay garant'as de que los registros sean "nicos en ninguna tabla.
!nte$ridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las
relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican
accidentalmente datos relacionados. (uede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas
las condiciones siguientes&
/l campo coincidente de la tabla principal 0tabla principal& e.tremo LunoL de dos tablas unidas por
una relacin Lde uno a variosL. /n la tabla principal debe $aber una clave principal y cada registro
debe ser "nico.1 es una clave principal 0clave principal& uno o ms campos 0columnas1 cuyos
valores identifican de manera e.clusiva cada registro de una tabla. na clave principal no puede
permitir valores 3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo. na clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1 o tiene un 'ndice "nico 0'ndice "nico&
'ndice que se define al establecer la propiedad ,nde.ado de un campo como #' 0#in duplicados1.
n 'ndice "nico no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al establecer un campo
como clave principal! queda automticamente definido como e.clusivo.1.
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos 0tipo de datos& caracter'stica de un campo
que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son& 5ooleano! /ntero!
Largo! Moneda! #imple! )oble! +ec$a! *adena y 4ariant 0predeterminado1.1. 2ay dos e.cepciones.
n campo Autonum%rico 0tipo de datos Autonum%rico& tipo de datos de campo que! en una base de
datos de Microsoft Access! almacena automticamente un n"mero e.clusivo para cada registro en
el momento en que %ste se agrega a una tabla. #e pueden generar tres tipos de n"meros&
secuencial! aleatorio e ,d. de r%plica.1 puede estar relacionado con un campo 3um%rico con la
propiedad Tama-o)el*ampo 0+ield#ize1 establecida en /ntero Largo! y un campo Autonum%rico
con la propiedad Tama-o)el*ampo 0+ield#ize1 establecida en ,d. de r%plica puede estar
relacionado con un campo 3um%rico con la propiedad Tama-o)el*ampo 0+ield#ize1 establecida
en ,d. de r%plica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. #i las tablas son tablas
vinculadas 0tabla vinculada& tabla almacenada en un arc$ivo fuera de la base de datos abierta
desde donde Access puede tener acceso a los registros. (uede agregar! eliminar y editar registros
de una tabla vinculada! pero no puede cambiar su estructura.1! deben ser tablas en el formato de
Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que estn almacenadas para poder establecer
la integridad referencial. La integridad referencial no puede e.igirse para tablas vinculadas
procedentes de bases de datos en otros formatos.
'uando se utili/a la inte$ridad referencial) se a+lican las re$las si$uientes:
3o puede introducir un valor en el campo de clave e.terna 0clave e.terna& uno o ms campos de
tabla 0columnas1 que $acen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. na
clave e.terna indica cmo estn relacionadas las tablas.1 de la tabla relacionada que no e.ista en
la clave principal de la tabla principal. 3o obstante! puede introducir un valor 3ulo 03ull& valor que
puede especificarse en un campo o utilizarse en e.presiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave 3ull indica un valor 3ull. Algunos
campos! como los de clave principal! no pueden contener 3ull.1 en la clave e.terna!
especificando que los registros no estn relacionados. (or ejemplo! no puede tener un pedido
asignado a un cliente que no e.iste! pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la
introduccin de un valor 3ulo en el campo ,d. de cliente.
3o puede eliminar un registro de una tabla principal si e.isten registros coincidentes en una tabla
relacionada. (or ejemplo! no puede eliminar un registro de empleados de la tabla /mpleados si
e.isten pedidos asignados al empleado en la tabla (edidos.
3o puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros
relacionados. (or ejemplo! no puede cambiar el ,d. de un empleado en la tabla /mpleados si
e.isten pedidos asignados a ese empleado en la tabla (edidos.
Actuali/aciones y eliminaciones en cascada
(ara las relaciones en las que se e.ige la integridad referencial 0integridad referencial& reglas que se
siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan
registros.1! puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en cascada 0actualizacin en
cascada& para relaciones que aplican integridad referencial entre tablas! la actualizacin de todos los
registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando cambia un registro de la tabla principal.1 y
elimine en cascada 0eliminacin en cascada& para las relaciones que aplican integridad referencial entre
tablas! la eliminacin de todos los registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando se
elimina un registro de la tabla principal.1 automticamente los registros relacionados. #i establece estas
opciones! las operaciones de eliminacin y actualizacin que normalmente impedir'a la integridad
referencial se permiten a$ora.
Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal 0clave principal& uno o ms campos
0columnas1 cuyos valores identifican de manera e.clusiva cada registro de una tabla. na clave principal
no puede permitir valores 3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo. na clave principal se utiliza
para relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1 de una tabla principal 0tabla principal&
e.tremo LunoL de dos tablas unidas por una relacin Lde uno a variosL.
/n la tabla principal debe $aber una clave principal y cada registro debe ser "nico.1! Microsoft Access
realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.
#, activa la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relacin!
siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal! Microsoft Access actualizar
automticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. (or ejemplo! si
cambia un ,d. de cliente en la tabla *lientes! el campo ,d. de cliente de la tabla (edidos se actualizar
automticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente! de modo que la relacin no se rompa.
Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ning"n mensaje.
3ota #i la clave principal de la tabla principal es un campo Autonum%rico 0tipo de datos Autonum%rico&
tipo de datos de campo que! en una base de datos de Microsoft Access! almacena automticamente un
n"mero e.clusivo para cada registro en el momento en que %ste se agrega a una tabla. #e pueden
generar tres tipos de n"meros& secuencial! aleatorio e ,d. de r%plica.1la activacin de la casilla de
verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendr ning"n efecto! porque no puede
cambiar el valor de un campo Autonum%rico.
#i selecciona la casilla de verificacin /liminar en cascada los registros relacionados al definir una
relacin! siempre que elimine registros de la tabla principal! Microsoft Access eliminar automticamente
los registros relacionados de la tabla relacionada. (or ejemplo! si elimina el registro de un cliente de la
tabla *lientes! todos los pedidos del cliente se eliminarn automticamente de la tabla (edidos 0esto
incluye los registros de la tabla )etalles de pedidos relacionados con los registros de (edidos1.
Al eliminar registros de un formulario u $oja de datos con la casilla de verificacin /liminar en cascada los
registros relacionados activada! Microsoft Access le avisa que es posible que tambi%n se eliminen los
registros relacionados. 3o obstante! al eliminar registros mediante una consulta de eliminacin 0consulta
de eliminacin& consulta 0instruccin #>L1 que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de
una o ms tablas.1! Microsoft Access elimina automticamente los registros de las tablas relacionadas sin
mostrar un aviso.
0s+ecificaciones de Access
Especificaciones de base de datos de Microsoft Access
Base de datos de Access
Atributo M.imo
Tama-o de arc$ivo de una base de datos de
Microsoft Access 0.mdb1 0base de datos de
Microsoft Access& coleccin de datos y objetos
0como tablas! consultas o formularios1! que est
relacionada con un tema o propsito concreto. /l
motor de base de datos Microsoft =et administra
los datos.1
B gigabytes menos el espacio necesario
para los objetos de sistema 0objeto del
sistema& objetos de base de datos que
define el sistema! como la tabla
M#ys,nde.es! o el usuario. (uede crear un
objeto del sistema dando nombre al objeto
con #ys como primeros cuatro caracteres
en el nombre del objeto.1.
3"mero de objetos en una base de datos MB!KEN
Mdulos 0incluyendo formularios e informes con
la propiedad TienenMduloAsociado
02asModule1 establecida a 4erdadero1
:!;;;
3"mero de caracteres en un nombre de objeto EO
3"mero de caracteres en una contrase-a :O
3"mero de caracteres en un nombre de usuario
o de grupo
B;
3"mero de usuarios que pueden tener acceso a
la vez
B<<
Tabla
Atributo M.imo
3"mero de caracteres en un nombre de tabla EO
3"mero de caracteres en un nombre de campo EO
3"mero de campos en una tabla B<<
3"mero de tablas abiertas
B.;ON9 el n"mero real puede ser menor debido a las
tablas que abre Microsoft Access internamente.
Tama-o de tabla
B gigabytes menos el espacio necesario para los
objetos de sistema
3"mero de caracteres en un campo de te.to B<<
3"mero de caracteres en un campo memo
E<.<M< cuando se introducen datos desde la interfaz de
usuario9
: gigabyte de almacenamiento de caracteres cuando se
introducen datos mediante cdigo
Tama-o de un campo objeto 7L/ : gigabyte
3"mero de 'ndices en una tabla MB
3"mero de campos en un 'ndice :;
3"mero de caracteres en un mensaje de validacin B<<
3"mero de caracteres en una regla de validacin B!;ON
3"mero de caracteres en una descripcin de tabla o
campo
B<<
3"mero de caracteres en un registro 0sin incluir los
campos memo y objeto 7L/1
B!;;;
3"mero de caracteres en la configuracin de una
propiedad
B<<
'onsulta
Atributo M.imo
3"mero de relaciones forzadas
MB por tabla menos el n"mero de 'ndices que $ay en la tabla para campos o
combinaciones de campos que no forman parte de las relaciones
3"mero de tablas en una consulta MB
3"mero de campos en un conjunto de
registros
B<<
Tama-o de un conjunto de registros : gigabyte
L'mite para ordenar B<< caracteres en uno o ms campos
3"mero de niveles de consultas
anidadas
<;
3"mero de caracteres en una celda de la
cuadr'cula de dise-o de consulta
:!;BO
3"mero de caracteres para un
parmetro en una consulta de
parmetros
B<<
3"mero de A3) en una clusula
82/6/ o 2A4,3@
JJ
3"mero de caracteres en una instruccin
#>L
apro.imadamente EO.;;;
+ormulario e informe
Atributo M.imo
3"mero de caracteres en una etiqueta B!;ON
3"mero de caracteres en un cuadro de te.to E<!<M<
Anc$o de formulario o informe BB pulgadas 0<<!NK cm1
Alto de seccin BB pulgadas 0<<!NK cm1
Alto de todas las secciones ms los encabezados de seccin 0en la vista
)ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos objetos de base
de datos& tablas! consultas! formularios! informes! macros y pginas de acceso
a datos. /n la vista )ise-o! puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el dise-o de otros e.istentes.11
B;; pulgadas 0<;N cm1
3"mero de niveles de formularios o informes anidados K
3"mero de campos o e.presiones que se pueden ordenar o agrupar en un
informe
:;
3"mero de encabezados y pies en un informe
: encabezadoHpie de informe9 :
encabezadoHpie de pgina9 :;
encabezadosHpies de grupo
3"mero de pginas impresas en un informe E<!<ME
3"mero de controles y secciones que puede agregar a lo largo de la vida del
formulario o del informe
K<O
3"mero de caracteres en una instruccin #>L que act"a como la propiedad
7rigen)el6egistro 06ecordsource1 o 7rigen)eLa+ila 06owsource1 de un
formulario! informe o control 0tanto .mdb como .adp1
MB!K<;
Macro
Atributo M.imo
3"mero de acciones en una macro 0macro& accin o conjunto de acciones utilizados para
automatizar tareas.1
JJJ
3"mero de caracteres en una condicin 0condicin& parte del criterio que debe cumplir un campo
cuando se realiza una b"squeda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con
un valor9 por ejemplo! el campo Autor con la condicin igual a con el valor =uan.1
B<<
3"mero de caracteres en un comentario B<<
3"mero de caracteres en un argumento de accin 0argumento de accin& informacin adicional
que requieren algunas acciones de macro! por ejemplo! el objeto al que afecta la accin o
condiciones especiales en las que tiene lugar la accin.1
B<<
0s+ecificaciones de +royecto de Microsoft Access
"royecto de Access
Atributo M.imo
3"mero de objetos en un proyecto de Microsoft Access 0.adp1 0proyecto de Microsoft
Access& arc$ivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft #>L
#erver y se utiliza para crear aplicaciones clienteDservidor. n arc$ivo de proyecto no
contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos! como! por ejemplo! tablas o
vistas.1
MB!KEN
Mdulos 0incluyendo formularios e informes con la propiedad TienenMduloAsociado
02asModule1 establecida a 4erdadero1
:!;;;
3"mero de caracteres en un nombre de objeto EO
3"mero de columnas en una tabla
B<; 0Microsoft
#>L #erver E.<1
:;BO 0Microsoft
#>L #erver K.;
y B;;;1
Base de datos de Microsoft :;8 :erver
La especificaciones de capacidad m.ima de Microsoft #>L #erver se encuentran descritas en la
documentacin de #>L #erver. (ara obtener ms informacin acerca de los manuales en l'nea de #>L
#erver! visite el sitio 8eb de M#)3 0slo disponible en ingl%s1.
Formulario e informe
Atributo M.imo
3"mero de caracteres en una etiqueta B!;ON
3"mero de caracteres en un cuadro de te.to E<!<M<
Anc$o de formulario o informe BB pulgadas 0<<!NK cm1
Alto de seccin BB pulgadas 0<<!NK cm1
Alto de todas las secciones ms los encabezados de seccin 0en la vista
)ise-o 0vista )ise-o& ventana que muestra el dise-o de estos objetos de
base de datos& tablas! consultas! formularios! informes! macros y pginas
de acceso a datos. /n la vista )ise-o! puede crear objetos de base de
datos nuevos y modificar el dise-o de otros e.istentes.11
B;; pulgadas 0<;N cm1
3"mero de niveles de formularios o informes anidados K
3"mero de campos o e.presiones que se pueden ordenar o agrupar en un
informe
:;
3"mero de encabezados y pies en un informe
: encabezadoHpie de informe9
: encabezadoHpie de pgina9
:; encabezadosHpies de grupo
3"mero de pginas impresas en un informe E<!<ME
3"mero de controles y secciones que puede agregar a lo largo de la vida
del formulario o del informe
K<O
3"mero de caracteres en una instruccin #>L que act"a como la
propiedad 7rigen)el6egistro 06ecordsource1 o 7rigen)eLa+ila
06owsource1 de un formulario! informe o control 0tanto .mdb como .adp1
MB!K<;
Macro
Atributo M.imo
3"mero de acciones en una macro 0macro& accin o conjunto de acciones utilizados para
automatizar tareas.1
JJJ
3"mero de caracteres en una condicin 0condicin& parte del criterio que debe cumplir un campo
cuando se realiza una b"squeda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con
un valor9 por ejemplo! el campo Autor con la condicin igual a con el valor =uan.1
B<<
3"mero de caracteres en un comentario B<<
3"mero de caracteres en un argumento de accin 0argumento de accin& informacin adicional
que requieren algunas acciones de macro! por ejemplo! el objeto al que afecta la accin o
condiciones especiales en las que tiene lugar la accin.1
B<<
-ise4ar una base de datos
n buen dise-o de base de datos garantiza su fcil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y
cada tabla contiene datos acerca de un tema! por ejemplo! clientes. (or tanto! cuando se actualiza una
parte de los datos concreta! como una direccin! se $ace en un solo lugar! pero ese cambio aparece
automticamente en toda la base de datos.
na base de datos bien dise-ada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la informacin
necesaria. na consulta puede mostrar un subconjunto de datos! como todos los clientes de Londres! o
combinaciones de datos de tablas diferentes! como la informacin de pedidos combinada con la
informacin de clientes.
/sta consulta recupera la informacin de ,d. de pedido! nombre de la compa-'a! ciudad y fec$a de
entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.
Los resultados que se desea obtener de una base de datos ! es decir! los formularios y las pginas de
acceso a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in
a una base de datos.
/n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1 que se
desea utilizar! y los informes que se desea imprimir ! no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura
de las tablas de la base de datos! ya que normalmente los formularios! los informes y las pginas de
acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas! consultas! formularios y otros objetos definitivos! se
recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el dise-o primero. Tambi%n puede e.aminar bases
de datos bien dise-adas que sean similares a la suya! o puede abrir la ventana 6elaciones 0ventana
6elaciones& ventana en la que se pueden ver! crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.1
de la base de datos de ejemplo 3eptuno para e.aminar su dise-o.
#iga estos pasos bsicos a la $ora de dise-ar su base de datos.
-eterminar la finalidad de la base de datos.
/l primer paso para dise-ar una base de datos es determinar su finalidad y cmo se va a utilizar.
2able con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. (iensen detenidamente en las
preguntas que desean que responda la base de datos.
6ealice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
6e"na los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.
/n cuanto determine la finalidad de su base de datos! comenzarn a surgir ideas acerca de la
informacin que desea obtener de ella. /ntonces ya puede determinar qu% $ec$os necesita almacenar en
la base de datos y a qu% tema corresponde cada $ec$o. /stos $ec$os se corresponden con los campos
0columnas1 de la base de datos y los temas a los que pertenecen los $ec$os son las tablas.
-eterminar los cam+os necesarios en la base de datos
*ada campo es un $ec$o acerca de un tema determinado. (or ejemplo! puede que sea necesario
almacenar los $ec$os siguientes acerca de los clientes& nombre de la organizacin! direccin! ciudad!
estado o provincia! y n"mero de tel%fono. )eber crear un campo independiente para cada uno de estos
$ec$os. A la $ora de determinar qu% campos son necesarios! tenga presentes estos principios de dise-o&
,ncluya toda la informacin que necesite.
Almacene informacin en partes lgicas que sean lo ms peque-as posibles. (or ejemplo! los
nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos! 3ombre y Apellidos! para que sea
ms fcil ordenar los datos por Apellidos.
3o cree campos para datos que est%n formados por listas de m"ltiples elementos. (or ejemplo! si
en una tabla (roveedores se crea un campo (roductos que contenga una lista con los productos
que se reciben del proveedor separados mediante una coma! despu%s ser ms dif'cil encontrar
los proveedores que suministren un producto determinado.
3o incluya datos derivados ni calculados 0datos que son el resultado de una
e.presin 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos! constantes!
funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las
e.presiones puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.11. (or ejemplo! si tiene
un campo (recionitario y un campo *antidad! no cree otro campo que multiplique los valores de
ambos.
3o cree campos que sean similares entre s'. (or ejemplo! si en una tabla (roveedores crea los
campos (roducto:! (roductoB y (roductoM! ser ms dif'cil encontrar todos los proveedores que
suministran un producto determinado. Asimismo! ser necesario cambiar el dise-o de la base de
datos si un proveedor suministra ms de tres productos. #lo necesitar un campo para los
productos si coloca dic$o campo en una tabla (roductos en lugar de en una tabla (roveedores.
-eterminar las tablas Due se necesitan en la base de datos.
*ada tabla debe contener informacin sobre un asunto. #u lista de campos le dar pistas acerca de las
tablas que necesita. (or ejemplo! si tiene un campo +ec$a*ontratacin! su asunto es un empleado y! por
tanto! pertenece a la tabla /mpleados. (uede tener una tabla para *lientes! una tabla para (roductos y
una tabla para (edidos.
)eterminar a qu% tabla pertenece cada campo
A la $ora de decidir a qu% tabla pertenece cada campo! tenga presentes estos principios de dise-o&
Agregue el campo a una sola tabla.
3o agregue el campo a una tabla si! como resultado! la misma informacin va a aparecer en
varios registros de esa tabla. #i determina que un campo de una tabla va a contener muc$a
informacin duplicada! seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le
corresponde.
(or ejemplo! si coloca el campo que contiene la direccin de un cliente en la tabla (edidos!
probablemente esa informacin se va a repetir en ms de un registro! porque seguramente el
cliente va a realizar ms de un pedido. #in embargo! si coloca el campo de direccin en la tabla
*lientes! aparecer una sola vez. A este respecto! una tabla de una base de datos de Microsoft
Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como tablas! consultas
o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base de datos
Microsoft =et administra los datos.1 es diferente de una tabla de base de datos de arc$ivos
simples! como una $oja de clculo.
*uando cada elemento de informacin se almacena una sola vez! se actualiza en un solo lugar.
/sto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que e.istan entradas duplicadas que
contengan informacin diferente.
!dentificar el cam+o o los cam+os con valores Enicos en cada re$istro
(ara que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas distintas 0por ejemplo! para
conectar un cliente con todos los pedidos del cliente1 ! cada tabla de la base de datos debe incluir un
campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma e.clusiva cada registro de la tabla. /ste
campo o conjunto de campos se denomina clave principal 0clave principal& uno o ms campos 0columnas1
cuyos valores identifican de manera e.clusiva cada registro de una tabla. na clave principal no puede
permitir valores 3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo. na clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1.
-eterminar las relaciones entre las tablas.
A$ora que $a dividido la informacin en tablas y que $a identificado los campos de clave principal 0clave
principal& uno o ms campos 0columnas1 cuyos valores identifican de manera e.clusiva cada registro de
una tabla. na clave principal no puede permitir valores 3ulo y debe tener siempre un 'ndice e.clusivo.
na clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves e.ternas de otras tablas.1! necesita una
forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo
significativo. (ara ello se definen relaciones 0relacin& asociacin que se establece entre campos
comunes 0columnas1 en dos tablas. na relacin puede ser uno a uno! uno a varios o varios a varios.1
entre las tablas.
(uede resultar "til ver las relaciones de una base de datos e.istente bien dise-ada! como la base de
datos de ejemplo 3eptuno.
"erfeccionar el dise4o
na vez dise-adas las tablas! los campos y las relaciones 0relacin& asociacin que se establece entre
campos comunes 0columnas1 en dos tablas. na relacin puede ser uno a uno! uno a varios o varios a
varios.1 que necesita! es el momento de estudiar el dise-o y detectar los posibles fallos. /s ms sencillo
cambiar el dise-o de la base de datos a$ora que una vez que $aya rellenado las tablas con datos.
tilice Microsoft Access para crear las tablas! especificar relaciones entre las tablas e introducir
suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el dise-o. (ara probar las relaciones de
la base de datos! compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. *ree
bocetos de los formularios e informes! y compruebe si muestran los datos esperados. 5usque
duplicaciones de datos innecesarias y elim'nelas.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
*uando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de dise-o descritos anteriormente!
es el momento de comenzar a agregar los datos e.istentes a las tablas. )espu%s! puede crear otros
objetos de base de datos 0consultas 0consulta& pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o
solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. na consulta puede unir datos de varias tablas para
servir como origen de datos de un formulario! informe o pgina de acceso a datos.1!
formularios 0formulario& objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar
acciones o para especificar! mostrar y editar datos en los campos.1! informes 0informe& objeto de base de
datos de Access que imprime informacin a la que se $a dado formato y se $a organizado de acuerdo
con sus especificaciones.
/jemplos de informes& res"menes de ventas! listines telefnicos y etiquetas de correo.1! pginas de
acceso a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in
a una base de datos.
/n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1!
macros 0macro& accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.1 y mdulos 0mdulo&
coleccin de declaraciones! instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con
nombre. /.isten dos tipos de mdulos& mdulos estndar y mdulos de clase.11.
Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access
Microsoft Access incluye dos $erramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el dise-o de una base de
datos de Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como
tablas! consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base
de datos Microsoft =et administra los datos.1.
/l Analizador de tablas puede analizar el dise-o de una tabla! proponer nuevas estructuras y
relaciones 0relacin& asociacin que se establece entre campos comunes 0columnas1 en dos
tablas. na relacin puede ser uno a uno! uno a varios o varios a varios.1 de tablas! si es
conveniente! y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas! si es necesario.
/l Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar
recomendaciones y sugerencias para mejorarla. /l asistente tambi%n puede implantar estas
recomendaciones y sugerencias.
6r#ficos
Los grficos son visualmente atractivos y facilitan a los usuarios la visin de comparaciones! modelos y
tendencias en los datos. /n Microsoft Access! puede crear grficos en un formulario! en un informe y en
una pgina de acceso a datos. Tambi%n se puede mostrar una $oja de datos o un formulario en la vista
@rfico dinmico 0vista @rfico dinmico& vista que muestra un anlisis grfico de los datos de una $oja
de datos o formulario. (uede ver diferentes niveles de detalle o especificar el dise-o arrastrando campos
y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.1.
Grficos en un formulario o informe
/n un formulario o informe se puede utilizar Microsoft @rap$ para crear un grfico vinculado a datos de
tablas! consultas 0consulta& pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a
cabo una accin en los datos. na consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de
datos de un formulario! informe o pgina de acceso a datos.1 u otros or'genes de registro 0origen de
registros& origen de datos subyacente de un formulario! informe o pgina de acceso a datos. /n una base
de datos de Access! puede ser una tabla! una consulta o una instruccin #>L. /n un proyecto de Access!
puede ser una tabla! una vista! una instruccin #>L o un procedimiento almacenado.1 disponibles. Los
grficos pueden ser globales 0incluyen todos los datos1 o pueden estar asociados a registros 0slo
reflejan los datos del registro actual y! por tanto! se actualizan a medida que se pasa de un registro a
otro1.
)ispone de varios tipos de grficos que podr seleccionar! incluidos los bidimensionales 0B)1 y
tridimensionales 0M)1. Las opciones de formato incluyen agregar te.to y objetos grficos a los grficos!
cambiar colores y agregar l'neas de tendencia y barras de error.
Grficos en una pgina de acceso a datos
(uede utilizar Microsoft 7ffice *$art! un componente 8eb de Microsoft 7ffice! para crear grficos
dinmicos e interactivos en una pgina de acceso a datos que despu%s se puede publicar en el 8eb. (or
ejemplo! se puede crear un grfico con datos de una tabla que almacena cifras de ventas. *uando se
actualizan las cifras de ventas! el grfico se actualiza! de manera que los usuarios siempre pueden ver la
informacin ms reciente en sus pginas 8eb.
#e puede crear un grfico en una pgina con datos de tablas o consultas! de un componente de $oja de
clculo 0componente 2oja de clculo& componente de Microsoft 7ffice 8eb *omponents que proporciona
la funcionalidad interactiva de una $oja de clculo en una pgina 8eb. (uede especificar datos! agregar
frmulas y funciones! aplicar filtros! cambiar el formato y volver a realizar clculos.1 o de una Lista de
tablas dinmicas 0lista de tabla dinmica& componente de Microsoft 7ffice 8eb *omponents que se utiliza
para analizar datos de manera interactiva en una pgina 8eb. Los datos que aparecen con formato de
filas y columnas se pueden mover! filtrar! ordenar y calcular de un modo significativo para su audiencia.1.
(uede elegir entre varios tipos de grficos en los que puede agregar te.to! cambiar colores y aprovec$ar
otras opciones de formato como agregar l'neas de tendencia y barras de error.
Tambi%n puede modificar un grfico en una pgina que se $a publicado como un grfico interactivo de
Microsoft /.cel. *uando se publica un grfico interactivo en /.cel! los datos del grfico se publican con
dic$a aplicacin en forma de componente de $oja de clculo o lista de tablas dinmicas. (ara obtener
ms informacin sobre cmo publicar grficos de /.cel! consulte la Ayuda de Microsoft /.cel.
/s necesario Microsoft ,nternet /.plorer <.;: con #ervice (acA B 0#(B1 o posterior para crear un grfico
en una pgina.
Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario
/n una base de datos de Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como
tablas! consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base
de datos Microsoft =et administra los datos.1 o en un proyecto de Access 0proyecto de Microsoft Access&
arc$ivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft #>L #erver y se utiliza para crear
aplicaciones clienteDservidor. n arc$ivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en
definiciones de datos! como! por ejemplo! tablas o vistas.1! una $oja de datos o un formulario que
contenga cifras de ventas se puede mostrar como un grfico interactivo dinmico en la vista @rfico
dinmico. La vista @rfico dinmico utiliza Microsoft 7ffice *$art! un componente 8eb de Microsoft
7ffice! para mostrar el grfico. /n la vista @rfico dinmico! e.isten varios tipos de grficos donde elegir
en los que se puede agregar te.to! cambiar colores y aprovec$ar otras opciones de formato! como
agregar l'neas de tendencia y barras de error.
Anali/ar datos
Microsoft Access ofrece varias t%cnicas que ayudan a analizar los datos.
Crear una consulta de referencias cruzadas
(uede utilizar una consulta 0consulta& pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para
llevar a cabo una accin en los datos. na consulta puede unir datos de varias tablas para servir como
origen de datos de un formulario! informe o pgina de acceso a datos.1 de tabla de referencias cruzadas
para calcular y reestructurar los datos con el fin de facilitar el anlisis. Las consultas de referencias
cruzadas calculan una suma! un promedio! un recuento u otro tipo de totales de datos agrupados en dos
tipos de informacin& uno $acia abajo! en el lado izquierdo de la $oja de clculos 0$oja de datos& datos de
una tabla! formulario! consulta! vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y
columnas.1! y otro a lo largo de la parte superior.
*onsulta de seleccin
*onsulta de tabla de referencias cruzadas basada en la consulta de seleccin
Agregar una lista de tablas dinmicas a una pgina de acceso a datos
na lista de tablas dinmicas es una tabla interactiva que puede utilizar para analizar dinmicamente los
datos en un e.plorador 8eb. /n tiempo de ejecucin! los usuarios pueden cambiar el dise-o de la lista de
tablas dinmicas. (ueden mover los campos mostrados en el rea de filas! columnas y datos de la lista
de tablas dinmicas! o agregar o quitar campos de la lista. Los usuarios tambi%n pueden filtrar! ordenar y
agrupar los datos.
Las siguientes ilustraciones muestran una lista de tablas dinmicas en la pgina de acceso a datos
(edidos.
9er una ho(a de datos o un formulario en la vista Tabla din#mica
Access B;;B o posterior incluye una vista Tabla dinmica para las $ojas de datos 0$oja de datos& datos
de una tabla! formulario! consulta! vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y
columnas.1 y los formularios. /n esta vista! puede generar un informe interactivo utilizando los campos
base de la $oja de datos o del formulario. La vista utiliza un componente de tablas dinmicas de Microsoft
7ffice de modo que podr $acer lo mismo que en una lista de tablas dinmicas. (uede agregar campos a
la vista! mover o quitar campos! as' como filtrar! ordenar y agrupar los datos.
La siguiente ilustracin muestra la tabla /mpleados en la vista Tabla dinmica.
7M8 y Access
/s posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.
/l Lenguaje de marcado e.tensible 0Lenguaje de marcas e.tensible 0PML1& forma condensada del
Lenguaje de marcado generalizado estndar 0#@ML1 que permite a los desarrolladores crear etiquetas
personalizadas que ofrecen fle.ibilidad para organizar y presentar informacin.1 0PML! Extensible Markup
Language1 es el lenguaje estndar para describir y enviar datos a trav%s del 8eb 08orld 8ide 8eb
08881& rama multimedia de ,nternet que presenta no slo te.to! sino tambi%n grficos! sonido y v'deo.
/n el 8eb! los usuarios pueden saltar fcilmente de un elemento a otro! de una pgina a otra o de un
sitio a otro utilizando $iperv'nculos.1! del mismo modo que el Lenguaje de marcado de $iperte.to 02TML&
lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del 8orld 8ide 8eb. 2TML utiliza etiquetas
para indicar cmo deben mostrar los e.ploradores 8eb los elementos de pgina! como te.to y grficos! y
cmo deben responder a las acciones del usuario.1 02TML! Hypertext Markup Language1 es el lenguaje
estndar para crear y mostrar pginas 8eb. Microsoft Access proporciona medios para importar y
e.portar datos PML! as' como para transformarlos a y desde otros formatos mediante arc$ivos
relacionados con PML.
Formato 7M8
#iempre $a sido complicado mover informacin en ,nternet y entre aplicaciones de software debido a los
diferentes formatos y estructuras con derec$o de propiedad. Aunque 2TML est% bien equipado para
proporcionar informacin de te.to e imagen para e.ploradores 8eb! su capacidad est limitada por la
definicin de datos y estructuras de datos. /l 2TML describe el aspecto que deber'a tener una pgina
8eb! mientras que el PML define los datos y describe cmo deber'an estar estructurados. /l PML es un
formato de intercambio de datos! ya que permite intercambiar datos entre sistemas o aplicaciones
diferentes. /l PML separa los datos de la presentacin para que los %stos mismos puedan ser
presentados de varias formas al usar arc$ivos de presentacin distintos.
/l PML es un protocolo basado en estndares regulado por el 8orld 8ide 8eb *onsortium 08orld 8ide
8eb *onsortium 08M*1& consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la
investigacin y promociona estndares en todas las reas relacionadas con 8orld 8ide 8eb.1 08M*1. /l
protocolo PML es un conjunto de reglas! instrucciones y convenciones para dise-ar formatos y
estructuras de datos! de modo que se creen arc$ivos que puedan ser generados y le'dos con facilidad
por diferentes equipos y aplicaciones. Adems! las estructuras definidas por el PML no son ambiguas! es
decir! que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el 2TML! el PML
utiliza etiquetas y atributos! pero mientras el 2TML especifica qu% quiere decir cada etiqueta y atributo 0y
por lo tanto cmo se mostrarn los datos entre ellos en un e.plorador1! el PML utiliza las etiquetas
"nicamente para delimitar datos y deja la interpretacin total de los mismos a la aplicacin que los lee.
(ara obtener ms informacin acerca del PML! visite el sitio M#)3 de Microsoft 0slo disponible en
ingl%s1 en el 8eb.
!m+ortar datos 7M8
Access permite utilizar datos de varias fuentes e.ternas. /l uso de PML permite transformar los datos
desde casi cualquier aplicacin e.terna para su uso en Access de manera ms sencilla. (ermite&
,mportar datos PML a =et 0motor de base de datos Microsoft =et& parte del sistema de base de
datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema.
#e puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases
de datos! como Access.1! a Microsoft #>L #erver 0base de datos de Microsoft #>L #erver& una
base de datos de Microsoft #>L #erver consta de tablas! vistas! 'ndices! procedimientos
almacenados! funciones y desencadenadores.1! o a una base de datos Microsoft #>L #erver
B;;; )esAtop /ngine 0denominada anteriormente M#)/1.
,mportar datos de un esquema PML a =et! #>L #erver o a una base de datos Microsoft #>L
#erver B;;; )esAtop /ngine.
tilizar un arc$ivo P#LT 0/.tensible #tyles$eet Language Transformation1 para transformar los
datos en un formato PML compatible con Access.
3ota (ara poder importar arc$ivos PML a #>L #erver o a una base de datos Microsoft #>L #erver B;;;
)esAtop /ngine! a trav%s de un proyecto de Access 0A)(1! es necesario que Microsoft #>L #erver B;;;
)esAtop /ngine est% instalado en el equipo local.
/s posible utilizar el comando ,mportar 0se-ale 7btener datos e.ternos en el men" Arc$ivo1 para importar
arc$ivos de datos PML a Access. /ste comando muestra el cuadro de dilogo ,mportar! en el que se
puede seleccionar un documento o un esquema PML que describa la estructura de los datos. #lo se
puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por
Access! ya sea en un formato nativo o mediante la utilizacin de un esquema. Tenga en cuenta que al
importar datos PML no es posible elegir un subconjunto del documento PML. /s necesario importar el
arc$ivo completo.
Los datos PML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access! para ello
seleccione un tipo de transformacin en el cuadro de dilogo ,mportar PML. Tambi%n es posible
especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla e.istente o ane.ar a datos e.istentes.
;uA son esDuemas 7M8
Los esquemas PML se utilizan para describir la estructura de los datos en un formato com"n que tanto
clientes! como otros e.ploradores 8eb o cualquier programa de software $abilitado para PML puedan
reconocer. )e forma espec'fica! los esquemas definen las reglas de un documento de datos PML! entre
los que se incluyen nombres de elementos y tipos de datos! qu% elementos pueden aparecer en
combinacin y qu% atributos estn disponibles para cada elemento. Los esquemas proporcionan un
modelo para un documento de datos PML que define la organizacin de etiquetas y te.to en los
documentos a los que se refiere el esquema. Access es compatible con el estndar de esquema PML
0P#)1. /l P#) es un estndar aprobado por el consorcio 8M* 08orld 8ide 8eb *onsortium 08M*1&
consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigacin y promociona
estndares en todas las reas relacionadas con 8orld 8ide 8eb.1 dise-ado como una infraestructura
bsica para describir el tipo y estructura de los documentos PML.
La utilizacin de un esquema permite asegurar que cualquier documento PML utilizado para importar
datos a Access o para e.portar desde Access a otro formato contiene datos espec'ficos y se ajusta a una
estructura definida. (uede facilitar el esquema a otros negocios y aplicaciones para que sepan cmo
estructurar la informacin que les van a proporcionar! y a cambio! proporcionarle su esquema.
Mostrar datos 7M8
La sinta.is PML 0las etiquetas y su organizacin en un documento1 define y describe los datos de un
documento PML pero no indica cmo se $an de mostrar %stos. /n aplicaciones anteriores se utilizaban y
en algunos usos actuales se siguen utilizando $ojas de estilos en cascada 0*##! *ascading #tyle
#$eets1 para indicar al e.plorador cmo mostrar los datos PML. #in embargo! las *## no siempre son
una buena eleccin! ya que estn escritas en un lenguaje especializado! lo que significa que el
programador tiene que utilizar otro lenguaje para escribir! modificar o entender la estructura de la $oja de
estilos. Los arc$ivos *## slo permiten especificar el formato de cada elemento PML sin demasiado
control sobre el resultado.
(or otra parte! la $oja de estilos P#L 0/.tensible #tyles$eet Language1 es muc$o ms fle.ible que un
arc$ivo *##. (ermite seleccionar con precisin los datos que se mostrarn! especificar el orden o la
colocacin de %stos y modificar o a-adir informacin. Adems! est escrita en un estilo similar a un
documento PML! ya que utiliza una combinacin de etiquetas parecidas a PML y 2TML para crear una
plantilla para un estilo de resultado concreto. (ara obtener ms informacin acerca de las $ojas de estilos
P#L! visite el sitio M#)3 de Microsoft 0slo disponible en ingl%s1 en el 8eb.
7bserve que no es necesario vincular un arc$ivo *## o una $oja de estilos P#L a un documento PML
para que Microsoft ,nternet /.plorer <.;: con #ervice (acA B 0#(B1! o posterior! muestre el documento.
,nternet /.plorer tiene una $oja de estilos predeterminada integrada que muestra el cdigo fuente PML
como un rbol contra'bleHe.pansible.
(uede utilizar $ojas de estilos para asegurarse de que todas las pginas 8eb basadas en PML de la
intranet o sitio 8eb son co$erentes y presentan una apariencia uniforme sin tener que agregar 2TML a
cada pgina.
01tensible :tylesheet 8an$ua$e Transformation =7:8T>
P#LT es una especificacin recomendada por el 8orld 8ide 8eb *onsortium 08orld 8ide 8eb
*onsortium 08M*1& consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigacin y
promociona estndares en todas las reas relacionadas con 8orld 8ide 8eb.1 08M*1! compatible con
Access. /l P#LT es un lenguaje basado en PML que permite que un documento PML sea asignado a! o
transformado en! otro documento PML. /sto proporciona un medio de transformar la informacin de la
presentacin de un documento PML de un formato fuente a un formato destino y as' sucesivamente.
3ormalmente el programador crea un arc$ivo de transformacin P#L que al aplicarse a un documento
PML durante la e.portacin interpreta o transforma los datos PML en un formato de presentacin que
puede ser reconocido por otra aplicacin! como el (rotocolo de anuncio de servicios 0#A(1 o por un
formato de pedido personalizado.
/l P#LT tiene muc$as de las construcciones 0estructuras y comandos1 que se encuentran en otros
lenguajes de programacin! lo que permite al programador utilizar variables! bucles! iteraciones e
instrucciones condicionales. )e esta forma el programador puede tener un control considerable sobre el
resultado de los datos PML. (ara obtener ms informacin acerca de los arc$ivos P#LT! visite el sitio
M#)3 de Microsoft 0slo disponible en ingl%s1 en el 8eb.
01+ortar a archivos 7M8
/.portar datos y objetos de bases de datos a un arc$ivo PML es un modo prctico de mover y almacenar
informacin en un formato que puede ser utilizado sin problemas en todo el 8eb. /n Access es posible
e.portar los datos! los esquemas 0estructuras de datos1! o ambos! a arc$ivos PML. (ermite&
/.portar datos de un arc$ivo PML y! de forma opcional! utilizar P#LT para transformar los datos a
otro formato.
/.portar los esquemas de datos mediante un esquema estndar PML 0P#)1.
/.portar los datos subyacentes de los formularios y los informes a un arc$ivo PML.
Tambi%n es posible transformar los datos a otro formato de presentacin mediante un arc$ivo P#L
durante el proceso de e.portacin. (uede e.portar tablas! consultas y los datos subyacentes de los
formularios e informes desde una base de datos de Microsoft Access 0base de datos& coleccin de datos
relacionados con un fin o tema concreto. )entro de una base de datos! la informacin sobre una entidad
en particular! como un empleado o un pedido! se categoriza en tablas! registros y campos.1 0.mdb1! as'
como tablas! consulta! procedimientos almacenados! funciones y los datos subyacentes de los
formularios e informes de un proyecto de Microsoft Access 0proyecto de Microsoft Access& arc$ivo de
Access que se conecta con una base de datos de Microsoft #>L #erver y se utiliza para crear
aplicaciones clienteDservidor. n arc$ivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en
definiciones de datos! como! por ejemplo! tablas o vistas.1 0.adp1.
01+ortar tablas) consultas) vistas) ho(as de datos) formularios o informes
#e puede e.portar un objeto de una base de datos como documento PML de varias formas&
/.portando "nicamente los datos de una tabla! consulta! $oja de datos! formulario o informe a un
arc$ivo PML. /stos datos se guardan en un arc$ivo denominado Qnombredearc$ivoR..ml.
3ota Al e.portar una tabla a un documento PML! se pueden e.portar tambi%n tablas
relacionadas. (or ejemplo si se e.porta una tabla de (edidos de cliente! se puede tambi%n
e.portar una tabla de )etalles de pedidos y una tabla de *lientes al mismo arc$ivo.
/.portando "nicamente el esquema 0estructura de los datos1 de una tabla! consulta! $oja de
datos! formulario o informe a un arc$ivo de esquema PML. n arc$ivo de esquema PML es una
especificacin formal de las reglas de un documento PML que proporciona una serie de nombres
de elementos as' como qu% elementos estn permitidos en el documento y en qu%
combinaciones. #i se prefiere guardar el esquema como P#)! el arc$ivo se guardar como
Qnombredearc$ivoR..sd.
Adems! al guardar los datos como PML! puede especificar que los datos se transformen en un
formato de visualizacin personalizado mediante un arc$ivo ..sl e.istente. #i no se especifica un
arc$ivo ..sl! los datos se guardarn en un formato PML estndar. 7bserve que si no se
seleccionan datos para e.portar! el formato de presentacin tampoco estar disponible. /l
arc$ivo se guarda como Qnombredearc$ivoR..sl.
Mediante el modelo de objetos de Access! tambi%n puede guardar los atributos de presentacin
de una tabla! consulta! $oja de datos! formulario o informe en un arc$ivo que describa la
informacin de presentacin y cone.in. (ara formularios e informes! este arc$ivo se guarda en
un lenguaje basado en PML denominado 6eportML que proporciona datos de presentacin as'
como modelos de datos para crear una pgina de acceso a datos 0pgina de acceso a datos&
pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una base de datos. /n una
pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1.
(ara tablas! consultas o vistas! y $ojas de datos! el arc$ivo de presentacin es una plantilla
parecida a una $oja de clculo. /l arc$ivo se guarda como Qnombredearc$ivoRGinforme..ml.
;uA es Ce+ortM8
6eportML es un LlenguajeL espec'fico para Access desarrollado por Microsoft que se puede utilizar para
describir objetos de bases de datos de Access en PML. /l lenguaje 6eportML est compuesto por un
conjunto de etiquetas que describen un formulario! un informe o propiedades de acceso a los datos de la
pgina! eventos y atributos. Al e.portar datos desde Access a un arc$ivo PML! decide guardar la
estructura de un formulario o informe en un formato 6eportML. /l arc$ivo 6eportML se puede utilizar para
convertir los datos guardados en un pgina de acceso a datos.
-ocumentos correctos
*ualquier documento creado por Access es correcto! lo que significa que se ajusta a las reglas bsicas
de PML. /sto significa que&
*ada documento PML debe tener un "nico elemento ra'z 0un elemento que abarque el
documento completo1.
Todas las etiquetas de inicio y cierre deben coincidir. Las etiquetas PML distinguen may"sculas
de min"sculas.
(ara cada etiqueta de inicio $ay una etiqueta correspondiente de cierre. na etiqueta con un tipo
de letra especial indica los elementos vac'os. na vez ms! las etiquetas PML distinguen
may"sculas de min"sculas.
3ota Access 6eportMl no escribir ninguna etiqueta vac'a.
Los elementos no se superponen. /n otras palabras! las etiquetas de inicio y cierre deben estar
perfectamente anidadas en otros elementos.
Algunos caracteres de reserva son parte de la sinta.is PML y no se interpretarn por si mismos si
se utilizan en porciones de datos de un elemento. /s necesario sustituir una secuencia de
caracteres especial 0denominada una LentidadL por PML1 como se indica a continuacin&
*arcter /ntidad
Q Slt9
S Samp9
R Sgt9
L Squot9
T Sapos9
Lo siguiente es un ejemplo de un documento PML correcto&
QU.ml versionIL:.;LUR
Q76)/6R
Q*#T7M/6R3ancy )avolioQH*#T7M/6R
Q(67)*TR
Q,T/MRMomSapos9s 5oston *rab MeatQH,T/MR
Q(6,*/RV:;.;;QH(6,*/R
Q>A3T,T?R: 5ottleQH>A3T,T?R
QH(67)*TR
QH76)/6R
donde&
QU.ml versionIL:.;LUR es una declaracin que afirma que es un documento PML e indica la versin. La
declaracin es opcional! pero est recomendada en cualquier documento PML.
Q76)/6R es el elemento ra'z que engloba todo el documento.
Q*#T7M/6R es una etiqueta de inicio y QH*#T7M/6R es una etiqueta de cierre. )e forma conjunta
describen un elemento de datos! en este caso el nombre del cliente.
7bserve que cada conjunto de etiquetas! como Q*#T7M/6RQH*#T7M/6R! posee etiquetas de inicio
y de cierre y distingue may"sculas de min"sculas! y que los conjuntos de etiquetas estn perfectamente
anidados entre si. Tenga en cuenta tambi%n la entidad Sapos! que se transformar en un apstrofo 0T1
cuando la aplicacin receptora importe los datos. /l apstrofo tiene un propsito especial en un
documento PML y puede malinterpretarse si se utiliza directamente en el te.to. Los datos convertidos se
mostrarn como Mom's Boston Crab Meat.
#e pueden utilizar espacios en blanco a lo largo del documento para que %ste sea ms legible.
#i se especifica un esquema al e.portar desde Access! los documentos PML creados se consideran
documentos PML vlidos. /s decir! que adems de estar bien formados! los documentos se ajustan a un
esquema definido.
01+ortar datos y ob(etos de la base de datos
La e.portacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos! $oja de
clculo o formato de arc$ivo para que otra base de datos! aplicacin o programa puedan utilizar dic$os
datos y objetos. La e.portacin es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. #e
pueden e.portar 0e.portar& trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos! otra $oja de
clculo u otro formato de arc$ivo! de manera que otra base de datos u otro programa puede utilizarlos.
(uede e.portar datos a una gran variedad de bases de datos! programas o formatos de arc$ivo
compatibles.1 datos a una diversidad de bases de datos! programas y formatos de arc$ivo compatibles.
La mayor'a de los objetos de base de datos 0objetos de base de datos& una base de datos de Access
contiene objetos como tablas! consultas! formularios! informes! pginas! macros y mdulos. n proyecto
de Access contiene objetos como formularios! informes! pginas! macros y mdulos.1 de una base de
datos de Microsoft Access 0base de datos& coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto.
)entro de una base de datos! la informacin sobre una entidad en particular! como un empleado o un
pedido! se categoriza en tablas! registros y campos.1 o de un proyecto de Microsoft Access 0proyecto de
Microsoft Access& arc$ivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft #>L #erver y se
utiliza para crear aplicaciones clienteDservidor. n arc$ivo de proyecto no contiene datos ni objetos
basados en definiciones de datos! como! por ejemplo! tablas o vistas.1 se pueden e.portar a otra base de
datos u otro proyecto de Access.
01+ortar ob(etos de base de datos.
3o se puede e.portar diagramas de bases de datos 0diagrama de base de datos& representacin grfica
de una parte del esquema de una base de datos. (uede ser una imagen completa o parcial de la
estructura de la base de datos. ,ncluye tablas! las columnas que contienen y las relaciones entre las
tablas.1 a un proyecto de Access o a una base de datos de Access. 3o se pueden e.portar
consultas 0consulta& pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo
una accin en los datos. na consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos
de un formulario! informe o pgina de acceso a datos.1 o relaciones de una base de datos de Access a un
proyecto de Access.
Al e.portar datos a un documento PML! puede e.portarse la tabla principal y las tablas relacionadas. Al
e.portar a otra base de datos! slo se permite e.portar un objeto a la vez. #i desea e.portar m"ltiples
objetos a una base de datos! abra la base de datos a la que desea realizar la e.portacin e
importe 0importar& copiar datos de un arc$ivo de te.to! $oja de clculo o tabla de base de datos en una
tabla de Access. (uede utilizar los datos importados para crear una tabla nueva9 o bien! puede ane.arlos
0agregarlos1 a una tabla e.istente que tiene una estructura de datos coincidente.1 los objetos.
Al e.portar un objeto a otra base de datos! tambi%n conviene e.portar los objetos relacionados para que
funcione. (or ejemplo! un informe puede tener una consulta como origen de registros 0origen de registros&
origen de datos subyacente de un formulario! informe o pgina de acceso a datos. /n una base de datos
de Access! puede ser una tabla! una consulta o una instruccin #>L. /n un proyecto de Access! puede
ser una tabla! una vista! una instruccin #>L o un procedimiento almacenado.1! y dic$a consulta puede
basarse en una relacin entre dos tablas.
Al e.portar una pgina de acceso a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde
Access! que tiene una cone.in a una base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver!
agregar! editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n
datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1! se est e.portando "nicamente el v'nculo al arc$ivo
2TML 02TML& lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del 8orld 8ide 8eb. 2TML
utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los e.ploradores 8eb los elementos de pgina! como
te.to y grficos! y cmo deben responder a las acciones del usuario.1 correspondiente.
/l arc$ivo 2TML permanece en la misma ubicacin! lo que significa que se dispone de dos pginas de
acceso a datos apuntando al mismo arc$ivo 2TML correspondiente. (ara que no se produzca esta
situacin! guarde una de las pginas de acceso a datos con otro nombre y escriba otra ubicacin para el
nuevo arc$ivo 2TML correspondiente.
(uede utilizar el Asistente para la transferencia de bases de datos con el fin de crear una nueva base de
datos de #>L #erver y e.portar los objetos de una base de datos de Access e.istente. *onsulte la Ayuda
para obtener ms informacin acerca del Asistente para la transferencia de bases de datos.
0nviar +or correo de ob(etos de base de datos.
#e pueden enviar por correo electrnico los resultados de un objeto de base de datos adjuntndolos a un
mensaje de correo electrnico en diferentes formatos de arc$ivo! entre los que se incluyen Microsoft
/.cel 0..ls1! formato de te.to enriquecido 0.rtf1! te.to M#D)7# 0.t.t1! 2TML 02TML& lenguaje de marcado
estndar utilizado para los documentos del 8orld 8ide 8eb. 2TML utiliza etiquetas para indicar cmo
deben mostrar los e.ploradores 8eb los elementos de pgina! como te.to y grficos! y cmo deben
responder a las acciones del usuario.1 0.$tml1! ,)*H2TP 0arc$ivos ,)* y 2TP& Microsoft ,nternet
,nformation #erver utiliza un arc$ivo ,)* y un arc$ivo 2TP para recuperar datos de un origen de datos
7)5* y darles el formato de un documento 2TML.1! A#( 0pgina Active #erver 0A#(1& arc$ivo que
contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que se ejecutan en un servidor y se env'an y
muestran en un e.plorador de 8eb cliente como un arc$ivo 2TML estndar.1 y pgina de acceso a
datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una
base de datos.
/n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1.
Tambi%n se puede enviar una pgina como el cuerpo de un mensaje de correo electrnico
(ara enviar un objeto de base de datos en un correo electrnico! se $a de disponer de Microsoft 7utlooA!
Microsoft /.c$ange! Microsoft Mail u otra aplicacin de correo electrnico compatible con MA(, 0,nterfaz
de programacin de aplicaciones de mensajer'a1.
'onsideraciones al enviar una +#$ina de acceso a datos +or correo electrnico.
*uando se env'a una pgina de acceso a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde
Access! que tiene una cone.in a una base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver!
agregar! editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n
datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1 en un mensaje de correo electrnico! deben tenerse en
cuenta determinados aspectos de cone.in y seguridad para obtener la m.ima fiabilidad.
'om+artir la base de datos.
na pgina de acceso a datos est conectada a uno de los dos tipos de or'genes de datos! ya sea una
base de datos de Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos
0como tablas! consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor
de base de datos Microsoft =et administra los datos.1 o una base de datos de Microsoft #>L #erver 0base
de datos de Microsoft #>L #erver& una base de datos de Microsoft #>L #erver consta de tablas! vistas!
'ndices! procedimientos almacenados! funciones y desencadenadores.1. (ara que la pgina funcione
correctamente cuando se env'a por correo electrnico! la base de datos de origen debe residir en un
servidor o equipo compartido para que los usuarios puedan verla e interactuar con la misma.
.tili/ar rutas de acceso .F'.
Antes de crear la pgina! abra la base de datos de Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access&
coleccin de datos y objetos 0como tablas! consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o
propsito concreto. /l motor de base de datos Microsoft =et administra los datos.1 con una ruta de acceso
3* 0*onvencin de nomenclatura universal1 0convencin de nomenclatura universal 03*1& convencin
de nomenclatura para arc$ivos que proporciona un sentido de ubicacin de un arc$ivo independiente del
equipo. /n vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad! un nombre 3* utiliza la
sinta.is Fservidor ecursoGcompartido utaGacceso ombreGarc$ivo.1 en el cuadro 3ombre de arc$ivo del
cuadro de dilogo Abrir 0men" Arc$ivo! comando Abrir1.
)e esta forma! el origen de datos de la pgina se define con una ruta de acceso 3* en lugar de con
una letra de unidad de red asignada en el /.plorador de Microsoft 8indows. na letra de unidad puede
variar en un equipo o puede no estar definida en todo momento! mientras que una ruta de acceso 3*
es un m%todo co$erente y de confianza para localizar la pgina.
Al crear la pgina! gurdela mediante una ruta de acceso 3* en el cuadro 3ombre de arc$ivo del
cuadro de dilogo @uardar como pgina de acceso a datos. #i guarda la pgina con una ruta de acceso
3*! favorecer la seguridad en el env'o de punteros a la pgina por correo electrnico.
Almacenar la base de datos y la +#$ina en el mismo servidor.
(ara proporcionar una mayor seguridad a las pginas de acceso a datos! debe colocar la base de datos
de Microsoft Access 0base de datos de Microsoft Access& coleccin de datos y objetos 0como tablas!
consultas o formularios1! que est relacionada con un tema o propsito concreto. /l motor de base de
datos Microsoft =et administra los datos.1 o la base de datos de Microsoft #>L #erver 0base de datos de
Microsoft #>L #erver& una base de datos de Microsoft #>L #erver consta de tablas! vistas! 'ndices!
procedimientos almacenados! funciones y desencadenadores.1 en el mismo servidor 8eb 0servidor 8eb&
equipo que alberga pginas 8eb y responde a las solicitudes de e.ploradores. Tambi%n se le conoce
como servidor 2TT(! un servidor 8eb que almacena arc$ivos cuyas direcciones 6L comienzan con
$ttp&HH.1 que la pgina de acceso a datos.
3ota 3o es posible copiar ni crear una base de datos de Access en una carpeta de #itios de red.
"ublicar desde una /ona de se$uridad de intranet de confian/a.
/n funcin del nivel de seguridad de Microsoft ,nternet /.plorer configurado en el equipo del destinatario!
cuando %ste abra un mensaje de correo electrnico que contenga una pgina de acceso a datos! pueden
ocurrir tres cosas& la pgina se in$abilitar automticamente! se preguntar al destinatario si permite el
acceso a datos o bien la pgina se $abilitar automticamente.
3ota #e recomienda establecer la configuracin de seguridad de ,nternet /.plorer Tener acceso a origen
de datos entre dominios en (edir datos.
#i utiliza una intranet corporativa! podr publicar las pginas desde un sitio 8eb en una rea de
seguridad de confianza. As' se minimizan los problemas derivados de las configuraciones de seguridad
de ,nternet /.plorer del destinatario y las pginas funcionan mejor. (ara obtener ms informacin acerca
de los niveles y zonas de seguridad! vea la Ayuda de ,nternet /.plorer. (ara averiguar los requisitos
espec'ficos de seguridad de las pginas en el sitio 8eb! pngase en contacto con el administrador del
sistema.
0nviar un +untero en lu$ar de una co+ia del cdi$o de ori$en GTM8.
Microsoft Access puede enviar una pgina de acceso a datos en un mensaje de correo electrnico de tres
formas distintas.
/n el cuerpo del mensaje! como una copia del cdigo de origen 2TML de la pgina
/n el cuerpo del mensaje! como puntero al arc$ivo 2TML asociado a la pgina
*omo datos adjuntos al mensaje! incluida una copia del arc$ivo 2TML asociado a la pgina
/n el mensaje de correo electrnico! una copia del cdigo de origen 2TML de una pgina tiene un
aspecto muy diferente al de un puntero a la pgina. /sta copia contendr todas las etiquetas y objetos
2TML necesarios para reproducir la pgina. /l puntero contendr algunas etiquetas 2TML y la ruta de
acceso absoluta D un 6L 0niform 6esource Locator! Localizador de recursos uniforme1 0Localizador de
recursos uniforme 06L1& direccin que especifica un protocolo 0como 2TT( o +T(1 y la ubicacin de un
objeto! documento! pgina 8orld 8ide 8eb u otro destino en ,nternet o una intranet! por ejemplo&
$ttp&HHwww.microsoft.comH.1 o una ruta de acceso 3* 0*onvencin de nomenclatura
universal1 0convencin de nomenclatura universal 03*1& convencin de nomenclatura para arc$ivos que
proporciona un sentido de ubicacin de un arc$ivo independiente del equipo. /n vez de especificar una
ruta de acceso y una letra de unidad! un nombre 3* utiliza la sinta.is Fservidor ecursoGcompartido
utaGacceso ombreGarc$ivo.1 D a la pgina.
/s preferible no enviar ninguna copia del cdigo de origen 2TML de una pgina! puesto que Microsoft
7utlooA no permitir que un usuario se conecte a los datos de distintos dominios a menos que el
destinatario o administrador del sistema modifique la configuracin predeterminada de la zona de
seguridad de ,nternet /.plorer. #i se env'a un puntero a la pgina se asume que la pgina y el origen de
datos al que se conecta la pgina se $allan en un servidor o un recurso de red p"blica. )e este modo! se
minimiza la posibilidad de que e.istan temas de dominios cruzados en Microsoft 7utlooA.
/l env'o de un puntero en lugar de una copia de la pgina tambi%n constituye una precaucin de
seguridad frente a los usuarios que intenten interceptar una copia del cdigo de origen 2TML de una
pgina que se $a enviado a un usuario y revisarla para obtener acceso clandestino a una base de datos
corporativa.
La mejor forma de enviar una pgina de acceso a datos consiste en enviar un puntero a la pgina en
cuestin en el cuerpo del mensaje de correo electrnico. /.isten diferentes maneras de enviar un
puntero&
@uardar la pgina en una carpeta de #itios de red o en un servidor 8eb! de modo que la
ubicacin de la pgina sea una direccin 6L.
@uardar la pgina en un equipo compartido con una ruta 3*.
/n ambos casos! Access utiliza la etiqueta 2TML Q,+6AM/R para enviar un puntero a la pgina. /l
puntero es la direccin 6L o la ruta 3* de la pgina.
*uando crea el mensaje de correo electrnico! Access muestra cuadros de dilogo de confirmacin para
ayudarle a tomar la decisin correcta.
(ara garantizar la seguridad al enviar una pgina! env'ese primero un puntero a la pgina a usted mismo
y abra el mensaje de correo electrnico. /n la ventana de mensaje! $aga clic con el botn secundario y! a
continuacin! $aga clic en 4er cdigo de origen. #i el te.to 2TML muestra un cdigo parecido al que se
proporciona a continuacin! significa que $a enviado un puntero a la pgina 0y no una copia del cdigo de
origen 2TML1&
Q2TMLRQ57)? #T?L/IL74/6+L78&2,))/3L 57TT7MMA6@,3I;
L/+TMA6@,3I; T7(MA6@,3I; 6,@2TMA6@,3I;R
Q,+6AM/ +6AM/576)/6I; 2/,@2TI:;;W 8,)T2I:;;W
#6*IL$ttp&HH388ebH3ort$wind pagesH4iew (roducts.$tmLRQH,+6AM/R
QH57)?RQ2TMLR
01+ortar a una +#$ina ?eb.
2ay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para crear una pgina
8eb&
/n un e.plorador 8eb compatible con la versin O.; o posterior de 2TML dinmico 0)2TML&
e.tensin del lenguaje de marcado de $iperte.to 02TML1 que agrega elementos multimedia!
acceso a bases de datos y un modelo de objetos que pueden utilizar los programas para cambiar
estilos y atributos de elementos de pgina 0objetos1 y para reemplazar elementos e.istentes
0objetos1 con otros nuevos.1! puede utilizar pginas de acceso a datos 0pgina de acceso a datos&
pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una base de datos. /n una
pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos.
na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos! como /.cel.1. 3o es necesario
enviar pginas de acceso a datos9 slo $ay que crear una pgina de acceso a datos como un objeto
de base de datos que en realidad sea un v'nculo con el correspondiente arc$ivo 2TML de la pgina
de acceso a datos. (uede utilizar pginas de acceso a datos para ver! modificar! actualizar! eliminar!
filtrar! agrupar y ordenar datos activos de una base de datos de Microsoft Access o de una base de
datos de Microsoft #>L #erver.
(uede enviar arc$ivos 2TML generados por servidor 02TML generado por el servidor& arc$ivo
A#( 0pginas de servidor activas1 o ,)*H2TP que se obtiene de una tabla! consulta o formulario!
conectado a un origen de datos 7)5* y procesado por ,nternet ,nformation #erver para crear
dinmicamente arc$ivos 2TML de slo lectura.1! ya sean A#( 0pgina Active #erver 0A#(1&
arc$ivo que contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que se ejecutan en un
servidor y se env'an y muestran en un e.plorador de 8eb cliente como un arc$ivo 2TML
estndar.1 o ,)*H2TP 0arc$ivos ,)* y 2TP& Microsoft ,nternet ,nformation #erver utiliza un
arc$ivo ,)* y un arc$ivo 2TP para recuperar datos de un origen de datos 7)5* y darles el
formato de un documento 2TML.1! procedentes de tablas! consultas y formularios.
Los arc$ivos 2TML generados por servidor se muestran con un formato de tabla en un e.plorador
8eb. (uede utilizar arc$ivos 2TML generados por servidor si desea utilizar un e.plorador 8eb! si los
datos en uso cambian frecuentemente o si necesita ver datos activos en una tabla conectada a un
origen de datos 7)5* 0origen de datos 7)5*& datos e informacin necesaria para tener acceso a
esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo 7)5* 0conectividad abierta
de bases de datos1.1! pero no necesita actualizar datos ni interactuar con ellos.
(uede crear arc$ivos 2TML estticos a partir de tablas! consultas! formularios e informes. /n un
e.plorador 8eb! los informes se muestran con un formato de informe! y las tablas! consultas y
formularios se muestran con un formato de $oja de datos. (uede utilizar arc$ivos 2TML estticos
si desea utilizar un e.plorador 8eb que admita 2TML! versin M.B o posterior! y los datos en uso
no cambian frecuentemente.
(uede guardar un formulario o informe como una pgina de acceso a datos utilizando la opcin
@uardar como del men" Arc$ivo. )e este modo! podr utilizar el formulario o informe como una
pgina 8eb.
01+ortar o intercambiar datos con Microsoft ?ord u otro +ro$rama de +rocesamiento de te1to.
/.isten tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de procesamiento de te.to&
/n una base de datos de Access! puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de
Microsoft 8ord para crear un documento de combinacin de correspondencia en 8ord vinculado
con datos de Access. na vez establecido el v'nculo! puede abrir el documento activo en 8ord
cuando lo desee! para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo utilizando los datos
actuales de Access.
(ara cualquier versin de Microsoft 8ord! puede e.portar datos de Microsoft Access a un arc$ivo
de origen de datos de combinacin de correspondencia que se pueda utilizar con la funcin de
combinacin de correspondencia de 8ord.
(uede guardar los resultados de una $oja de datos! formulario o informe como un arc$ivo con
formato de te.to enriquecido 0.rtf1 o un arc$ivo de te.to 0.t.t1. n arc$ivo con formato de te.to
enriquecido 06T+1 conserva el formato! como por ejemplo las fuentes y los estilos! y se puede abrir
con Microsoft 8ord y otros programas de autoedicin o procesamiento de te.to de Microsoft
8indows.
01+ortar a Microsoft 01cel u otro +ro$rama de ho(as de c#lculo.
2ay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft /.cel u otro programa de $ojas de
clculo&
(uede e.portar una $oja de datos como datos sin formato a Microsoft /.cel u otro programa de
$ojas de clculo.
(uede guardar los resultados de una $oja de datos! formulario o informe directamente como una
$oja de clculo o un arc$ivo de /.cel 0.PL#1. )e este modo! podr conservar la mayor parte del
formato! como fuentes y colores. Los qniveles de grupo 0nivel de grupo& profundidad a la que se
anida un grupo de un informe o una pgina de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos
se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por ms de un campo! e.presin u origen
de registros del grupo.1 de los informes se guardan como niveles de esquema de /.cel y los
formularios se guardan como tablas de datos.
Tambi%n se pueden e.portar los datos de una tabla! consultaHvista! $oja de datos! formulario o
informe a un arc$ivo PML que puede importarse a /.cel.
01+ortar o co+iar una vista de Tabla din#mica o de 6r#fico din#mico.
#i conoce los informes de Tabla dinmica de Microsoft /.cel y desea trabajar con los datos en /.cel!
e.isten dos maneras de $acerlo.
01+ortacin de datos a un informe interactivo de Tabla din#mica de 01cel.
(ara ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinmica 0vista Tabla dinmica& vista que resume y
analiza los datos de una $oja de datos o formulario. (uede utilizar diferentes niveles de detalle u
organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas
desplegables de los campos.1 utilizando /.cel! puede e.portar la vista Tabla dinmica a /.cel.
(reparar e.portacin a /.cel Los informes de Tabla dinmica de /.cel no pueden mostrar campos de
detalle 0campo )etalle& campo que muestra todas las filas! o registros! del origen de registros
subyacente.1. *uando e.porta a /.cel! los campos de detalle estarn disponibles en la barra de
$erramientas de Tabla dinmica de /.cel! pero los campos no se mostrarn en el informe. #i desea que
el informe de la tabla dinmica de /.cel refleje el aspecto de la vista Tabla dinmica! desplace todos los
campos fuera del rea de detalle antes de e.portar a un informe de tabla dinmica de /.cel o bien oculte
los datos de detalle para elementos y celdas de manera que no aparezca el rea de detalle.
)espu%s de e.portar (uede que observe algunas diferencias en la vista Tabla dinmica despu%s de
e.portarla a /.cel. /stas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinmica utilizan el componente de
Tabla dinmica de Microsoft 7ffice y los informes de tabla dinmica de /.cel no son compatibles con
determinadas caracter'sticas de la lista de tabla dinmica o bien porque algunas caracter'sticas se
implementan de otra manera. (ara obtener informacin sobre las diferencias entre las listas de tabla
dinmica e informes de tabla dinmica de /.cel! consulte la ayuda de /.cel.
'o+iar datos a otro +ro$rama +ara un uso no interactivo.
*opiar a Microsoft 8ord o /.cel #i desea trabajar con una instantnea de los datos que se estn
mostrando en la vista Tabla dinmica 0vista Tabla dinmica& vista que resume y analiza los datos de una
$oja de datos o formulario. (uede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando
los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.1!
puede copiar y pegar los datos a /.cel o 8ord. #i copia toda la vista Tabla dinmica a otro programa o
copia determinadas secciones de datos! el te.to y los valores de la vista Tabla dinmica pasan a formar
parte del documento de 8ord o un libro de /.cel. 3o se establece ninguna cone.in entre los datos
originales y la copia al documento o libro. )e esta manera no se pueden actualizar los datos copiados.
*opiar a otros programas Tambi%n puede copiar datos mostrados en la vista Tabla dinmica a otros
programas como! por ejemplo! Microsoft +ront(age. *uando copia datos en un programa que no es ni
/.cel ni 8ord y que no es compatible con el formato 2TML 02TML& lenguaje de marcado estndar
utilizado para los documentos del 8orld 8ide 8eb. 2TML utiliza etiquetas para indicar cmo deben
mostrar los e.ploradores 8eb los elementos de pgina! como te.to y grficos! y cmo deben responder a
las acciones del usuario.1 utilizado en las vistas Tabla dinmica! los datos se copian como te.to sin
formato.
/.portar a #$are(oint #ervices de Microsoft 8indows.
(uede e.portar el contenido de una tabla a o una consulta a una lista de 8indows #$are(oint #ervices.
)espu%s de realizar dic$a e.portacin! puede modificar la lista de 8indows #$are(oint #ervices sin que
esto afecte a la tabla o a la consulta de Access.
01+ortar a 7M8.
*uando se e.portan datos a PML! puede e.portar slo los datos! el esquema o ambas cosas.Tambi%n
puede seleccionar e.portar un arc$ivo de presentacin P#L. )ic$o arc$ivo se genera a partir de la
informacin de presentacin del formulario! informe u $oja de datos de Access.
(uede e.portar a PML datos estticos de tablas y consultas! y formularios e informes que tengan tablas o
consultas como or'genes de datos. (uede especificar un arc$ivo de transformacin y aplicar la
transformacin a continuacin de la e.portacin. (uede e.portar tablas y consultas relacionadas y
transferir cualquier filtro o criterio de ordenacin! especificados en el objeto e.portado! al resultado.
Tambi%n puede e.portar datos activos en tablas! consultas! procedimientos almacenados! funciones!
formularios e informes de Microsoft Access (rojects 0A)(1 a PML. /l origen de datos activos de estos
objetos de bases de datos es #>L server. (uede especificar los nombres de #>L server y la base de
datos como el directorio virtual y e.portar los objetos de base de datos a un arc$ivo PML.
Automati/ar o+eraciones de e1+ortacin.
(ara que las operaciones frecuentes de e.portacin sean ms cmodas de realizar! puede
automatizarlas creando una macro o un procedimiento de Microsoft 4isual 5asic para Aplicaciones
045A1 04isual 5asic& versin visual del lenguaje de programacin 5asic de alto nivel. Microsoft $a
desarrollado 4isual 5asic para crear aplicaciones basadas en 8indows.1. /sto es muy "til cuando se $an
de e.portar datos con regularidad o cuando se est creando un sitio 8eb utilizando numerosos objetos
de base de datos.
0s+ecificaciones de im+ortacin o e1+ortacin y archivos :'G0MA.,3,.
na especificacin de importacin o e.portacin contiene informacin! como el formato de arc$ivo! el
orden de las fec$as o los formatos de n"mero! que Microsoft Access utiliza para importar o e.portar un
arc$ivo de te.to delimitado o de anc$o fijo. n especificacin de importacin o e.portacin se almacena
con el nombre predeterminado& NombrearchivoG,mport#pec o NombrearchivoG/.port#pec en la base de
datos a la que se importa o desde la que se e.porta.
(uede crear una especificacin de importacin o e.portacin mediante el Asistente para importacin de
te.to o el Asistente para e.portacin de te.to. tilice una especificacin de importacin o e.portacin
cuando desee importar a la misma tabla! e.portar al mismo arc$ivo! o automatizar el proceso de
importacin o e.portacin! repetidamente.
Tambi%n puede utilizar un arc$ivo #*2/MA.,3, en un programa de Microsoft 4isual 5asic para
proporcionar un mayor control sobre los datos del arc$ivo de te.to! por ejemplo! especificar formatos de
moneda especiales o manipular tipos de datos de coma flotante. n arc$ivo #*2/MA.,3, es un arc$ivo
de te.to que contiene entradas que anulan los valores de controladores de te.to predeterminados en el
6egistro de Microsoft 8indows. )ebe almacenar un arc$ivo #*2/MA.,3, en la misma carpeta que el
arc$ivo de te.to importado o e.portado! y su denominacin debe ser siempre #*2/MA.,3,.
*r2$enes de datos *-B'
A un origen de datos 7)5* 0origen de datos 7)5*& datos e informacin necesaria para tener acceso a
esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo 7)5* 0conectividad abierta de
bases de datos1.1! por ejemplo! una base de datos y el servidor donde reside! se tiene acceso a trav%s de
un controlador de *onectividad abierta de base de datos 07)5* 0*onectividad abierta de bases de
datos1& m%todo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores
7)5* utilizan #>L 0Lenguaje de consulta estructurado1 para obtener acceso a datos e.ternos.1 07)5*1.
@;uA es un ori$en de datosB
n origen de datos est formado por la procedencia de los datos y la informacin de cone.in necesaria
para tener acceso a los mismos. /jemplos de or'genes de datos son Microsoft Access! Microsoft #>L
#erver! 7racle 6)5M#! una $oja de clculo y un arc$ivo de te.to. /jemplos de informacin de cone.in
son la ubicacin del servidor! el nombre de la base de datos! el ,d. de inicio de sesin! la contrase-a y
diversas opciones de controlador 7)5* que describen cmo conectarse al origen de datos.
/n la arquitectura 7)5*! una aplicacin 0como Access o un programa de Microsoft 4isual 5asic1 se
conecta al Administrador de controladores 7)5* que! a su vez! utiliza un controlador 7)5* espec'fico
0por ejemplo! el controlador 7)5* de Microsoft #>L1 para conectarse a un origen de datos 0en este
caso! una base de datos de Microsoft #>L #erver 0base de datos #>L& base de datos basada en el
lenguaje #>L! lenguaje de consulta estructurado.11. /n Access! los or'genes de datos 7)5* se utilizan
para conectarse a or'genes de datos e.ternos a Access que no tienen controladores integrados.
(ara conectarse a estos or'genes de datos! siga el procedimiento que se indica a continuacin&
,nstale el controlador 7)5* apropiado en el equipo que contenga el origen de datos.
)efina un nombre de origen de datos 0)#31 utilizando el Administrador de or'genes de datos
7)5* para almacenar la informacin de cone.in en el 6egistro de Microsoft 8indows o en un
arc$ivo )#3! o bien una cadena de cone.in en cdigo de 4isual 5asic para pasar la informacin
de cone.in directamente al Administrador de controladores 7)5*.
*r2$enes de datos de eDui+os
Los or'genes de datos de equipos almacenan informacin de cone.in en el registro de 8indows de un
determinado equipo con un nombre definido por el usuario. Los or'genes de datos de equipos slo se
pueden utilizar en el equipo en que est%n definidos. 2ay dos tipos de or'genes de datos de equipos ! a
saber! del usuario y del sistema. Los or'genes de datos del usuario slo pueden ser utilizados por el
usuario actual y "nicamente los puede ver dic$o usuario. Los or'genes de datos del sistema pueden ser
utilizados por todos los usuarios de un equipo y los pueden ver todos los usuarios del equipo y de los
servicios del sistema como! por ejemplo! servicios de Microsoft 8indows. n origen de datos de equipo
es especialmente "til cuando se desea proporcionar seguridad adicional! dado que ayuda a garantizar
que slo los usuarios que $an iniciado una sesin pueden ver un origen de datos de equipo y un usuario
remoto no puede copiar dic$o origen de datos a otro equipo.
*r2$enes de datos de archivos
Los or'genes de datos de arc$ivos 0tambi%n denominados arc$ivos )#31 almacenan informacin de
cone.in en un arc$ivo de te.to! no en el 6egistro de 8indows! y! generalmente! se pueden utilizar con
mayor fle.ibilidad que los or'genes de datos de equipos. (or ejemplo! se puede copiar un origen de datos
de arc$ivo a cualquier equipo con el controlador 7)5* correcto para que su aplicacin pueda basarse en
informacin de cone.in co$erente y precisa para todos los equipos utilizados. Tambi%n se puede colocar
el origen de datos de arc$ivo en un "nico servidor! compartirlo entre varios equipos en la red! y mantener
fcilmente la informacin de cone.in en una ubicacin.
Tambi%n es posible que un origen de datos no se pueda compartir. n origen de datos de arc$ivo que no
se puede compartir reside en un "nico equipo y apunta a un origen de datos de equipo. /s posible utilizar
or'genes de datos de arc$ivos que no se pueden compartir para obtener acceso a or'genes de datos de
equipos e.istentes desde or'genes de datos de arc$ivos.
'adenas de cone1in
#i es programador! puede definir una cadena de cone.in con formato en su cdigo de Microsoft 4isual
5asic que especifique la informacin de cone.in. La utilizacin de una cadena de cone.in evita la
definicin de un equipo o un arc$ivo )#3 y pasa la informacin de cone.in directamente al
Administrador de controladores 7)5*. /sto es "til! por ejemplo! cuando se desea evitar que los
administradores de sistemas o los usuarios tengan que crear primero un )#3! o para simplificar la
instalacin de su aplicacin. (ara mantener la seguridad de la informacin de cadena de cone.in de su
cdigo! ayude a proteger el cdigo creando un arc$ivo M)/ o mediante una contrase-a.
3ota de seguridad tilice contrase-as fuertes que combinen letras en may"sculas y min"sculas!
n"meros y s'mbolos. Las contrase-as d%biles son aquellas que no mezclan dic$os elementos. n
ejemplo de contrase-a fuerte ser'a ?Ed$Xet<! y de d%bil! *asaBK. tilice una contrase-a fuerte que pueda
recordar para no tener que anotarla en ning"n sitio.
01+resiones
Las e.presiones 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos! constantes!
funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las e.presiones
puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1 son un componente fundamental de
numerosas operaciones en Microsoft Access. na e.presin es una combinacin de s'mbolos
0identificadores 0identificador 0e.presiones1& elemento de una e.presin que $ace referencia al valor de
un campo! control o propiedad. (or ejemplo! +ormulariosXY(edidosZXY,d. de (edidoZ es un identificador que
$ace referencia al valor del control ,d. de pedido del formulario (edidos.1! operadores 0operador& signo o
s'mbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una e.presin.
2ay operadores matemticos! comparativos! lgicos y referenciales.1 y valores1 que genera un resultado.
(or ejemplo! puede utilizar la e.presin siguiente en un control 0control& objeto de interfaz grfica para el
usuario! como un cuadro de te.to! una casilla de verificacin! una barra de desplazamiento o un botn de
comando! que permite a los usuarios controlar el programa. tilice los controles para mostrar datos y
opciones! realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.1 de un formulario o de un informe para
mostrar la suma de los valores de los controles #ubtotal y Transporte&
I Y#ubtotalZ C YTransporteZ
'u#ndo se utili/an e1+resiones
(ara establecer una propiedad que defina un control calculado 0control calculado& control que se
utiliza en un formulario! informe o pgina de acceso a datos para mostrar el resultado de una
e.presin. /l resultado se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio en uno de los valores en
los que se basa la e.presin.1! que establezca una regla de validacin 0regla de validacin&
propiedad que define valores de entrada vlidos para un campo o registro de una tabla! o un
control de un formulario. Access muestra el mensaje especificado en la propiedad
Te.to)e4alidacin cuando se infringe la regla.1 o que establezca un valor predeterminado de
campo.
(ara insertar una e.presin de criterios 0criterios& condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.1! crear un
campo calculado 0campo calculado& campo definido en una consulta que muestra el resultado de
una e.presin en lugar de mostrar datos almacenados. /l valor se vuelve a calcular cada vez que
cambia un valor de la e.presin.1 o actualizar registros en una consulta o un filtro.
(ara establecer una condicin cuyo objeto sea ejecutar una accin 0accin& componente bsico
de una macro9 instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para
automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.1 o una serie de
acciones en una macro! o para especificar argumentos 0argumento& valor que proporciona
informacin a una accin! un evento! un m%todo! una propiedad! una funcin o un procedimiento.1
para varias acciones.
(ara especificar argumentos para varias funciones! instrucciones 0instruccin& unidad
sintcticamente completa que e.presa un tipo de operacin! declaracin o definicin espec'fico.
3ormalmente! una instruccin es una l'nea en un procedimiento o seccin )eclarations! pero dos
o ms pueden estar en una l'nea separadas por un signo de dos puntos 0&1.1 y m%todos 0m%todo&
procedimiento similar a una instruccin o funcin que funciona en objetos espec'ficos. (or
ejemplo! puede aplicar el m%todo (rint en el objeto )ebug para transferir el resultado impreso a la
ventana /jecucin.1 en procedimientos de Microsoft 4isual 5asic para aplicaciones 04isual 5asic
para Aplicaciones 045A1& versin del lenguaje de macrosDde Microsoft 4isual 5asic que se utiliza
para programar aplicaciones 8indows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.1.
(ara editar una consulta #>L 0lenguaje de consulta estructurado 0#>L1& lenguaje de
programacin y consulta de bases de datos ampliamente utilizado para tener acceso! consultar!
actualizar y administrar datos en un sistema de bases de datos relacionales.1 en la vista
#>L 0vista #>L& ventana que muestra la instruccin #>L para la consulta activa o que se utiliza
para crear una consulta espec'fica de #>L 0unin! paso a trav%s o definicin de datos1. *uando
se crea una consulta en la vista )ise-o! Access construye el #>L equivalente en la vista #>L.1
de la ventana *onsulta 0ventana *onsulta& ventana en la que se puede trabajar con consultas en
las vistas )ise-o! 2oja de datos! #>L o 4ista preliminar.1 o para utilizar una instruccin
#>L 0cadena o instruccin de #>L& e.presin que define un comando de #>L! como #/L/*T!
()AT/ o )/L/T/! e incluye clusulas como 82/6/ y 76)/6 5?. Las instrucciones o
cadenas de #>L se utilizan en consultas y en funciones de agregado.1 en el valor o argumento
de una propiedad.
Puede especiicar un valor en una expresi!n utili"ando un valor literal# una constante# una unci!n o un
identiicador$
9alores literales
n valor literal representa un valor! por ejemplo! un n"mero! una cadena o una fec$a! que Microsoft
Access eval"a e.actamente como se $a escrito. L3ew ?orA!L :;; y [:D=anD;:[ 0T:D=anD;:T en A3#,DJB1
son ejemplos de valores literales.
9alores de fecha y hora
#i se rodea un elemento de una e.presin con el s'mbolo [ 0o con comillas simples 0T1 en A3#,DJB1!
significa que el elemento es un valor de fec$a u $ora. Microsoft Access eval"a automticamente los
valores indicados entre s'mbolos [ 0o comillas simples1 como valores de fec$aH$ora y permite escribir el
valor en cualquier formato com"n de fec$a y $ora.
3o es necesario que escriba signos de n"mero 0o signos de comilla tipogrfica1 que incluyen los valores
de fec$aH$ora en las e.presiones de validacin o de criterio basadas en campos cuyo tipo de datos 0tipo
de datos de campo& caracter'stica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. (or
ejemplo! un campo cuyo tipo de datos es Te.to puede almacenar datos que consten de letras o n"meros!
pero un campo de tipo 3um%rico slo puede almacenar datos num%ricos.1 sea +ec$aH2ora. (uede
escribir el valor en cualquier formato com"n de fec$a u $ora y Microsoft Access insertar
automticamente estos s'mbolos correctamente. 6ecuerde que Access B;;B y las versiones posteriores
son compatibles con A3#,DJB.
Microsoft Access muestra el valor de acuerdo con la configuracin regional especificada en el (anel de
control de Microsoft 8indows. (uede cambiar el formato de resultados de una fec$a mediante la
propiedad +ormato 0+ormat1.
'adenas de te1to
#i un elemento de una e.presin va incluido entre comillas dobles 0L1! significa que el elemento es te.to.
Al escribir te.to en una e.presin de validacin 0validacin& proceso mediante el que se comprueba que
los datos especificados cumplen ciertas condiciones o limitaciones.1 o de criterios 0criterios& condiciones
que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta
o un filtro.1! puede omitir las comillas dobles! ya que Microsoft Access las insertar automticamente.
(or ejemplo! si escribe la e.presin (ar's! Microsoft Access la mostrar como sigue&
L(ar'sL
#i desea que una e.presin genere una cadena entre comillas dobles! puede incluir la cadena anidada
entre comillas simples 0T1 o tres pares de comillas dobles 0L1. (or ejemplo! las e.presiones siguientes son
equivalentes&
+ormsXY*ontactosZXY*iudadZ.)efault4alue I T L(ar'sL T
+ormsXY*ontactosZXY*iudadZ.)efault4alue I L L L(ar'sL L L
'onstantes
na constante representa un valor que no cambia. 4erdadero! +also y 3ulo 03ull& valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en e.presiones o consultas para indicar datos desconocidos o
ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave 3ull indica un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave
principal! no pueden contener 3ull.1 son ejemplos de constantes que Microsoft Access define
automticamente. Tambi%n puede definir sus propias constantes en Microsoft 4isual 5asic para
aplicaciones 0Microsoft 4isual 5asic& versin visual del lenguaje de programacin 5asic de alto nivel.
Microsoft $a desarrollado 4isual 5asic para crear aplicaciones basadas en 8indows.1 y utilizarlas en los
procedimientos de 4isual 5asic.
3ota 3o puede utilizar constantes de 4isual 5asic en las funciones que utiliza en sus e.presiones. (or
ejemplo! 4isual 5asic tiene constantes para los d'as de la semana que se pueden utilizar en una funcin
como vb#unday para representar el domingo! vbMonday para representar el lunes! y as' sucesivamente.
*ada constante tiene asignado un valor num%rico9 por ejemplo! el valor num%rico de vb#unday es : y el
valor num%rico de vbMonday es B. #i utiliza una funcin en una e.presin! debe incluir los valores
num%ricos que representan los d'as de la semana.
Funciones
na funcin devuelve un valor basado en el resultado de un clculo u otra operacin. Microsoft Access
cuenta con numerosas funciones incorporadas! como por ejemplo las siguientes&
La funcin +ec$a 0)ate1 devuelve la fec$a actual.
La funcin #uma 0#um1 devuelve la suma de un conjunto de valores de campos.
La funcin )5"sq 0)LooAup1 devuelve el valor de un campo espec'fico.
!dentificadores de cam+o) control y +ro+iedad
n identificador $ace referencia al valor de un campo! de un control o de una propiedad. (or ejemplo! el
identificador siguiente $ace referencia a la propiedad 4alor(redeterminado 0)efault4alue1 del control
+ec$a(edido del formulario (edidos&
+ormulariosXY(edidosZXY+ec$a(edidoZ.4alor(redeterminado
Generar epresiones
0scribir nombres de ob(etos
Los corc$etes 0Y Z1 en torno a un campo! control o propiedad en un identificador indican que el elemento
es el nombre de una tabla! consulta! formulario! informe! campo o control.
Al escribir el nombre de un objeto en un identificador! debe $acerlo entre corc$etes cuando contenga un
espacio o un carcter especial! como el subrayado 0G1. #i el nombre no contiene espacios ni caracteres
especiales! puede escribirlo sin corc$etes. Microsoft Access inserta los corc$etes automticamente 0con
las dos e.cepciones indicadas ms abajo1.
(or ejemplo! puede escribir la e.presin siguiente como valor de la propiedad 7rigen)el*ontrol
0*ontrol#ource1 para calcular la suma de los valores de los campos Transporte e ,mporte(edido&
I Transporte C ,mporte(edido
Microsoft Access mostrar la e.presin de la siguiente manera&
I YTransporteZ C Y,mporte(edidoZ
3ota /n el valor de una propiedad 6egla)e4alidacin 04alidation6ule1 o en la celda *riterios de la
cuadr'cula de dise-o 0cuadr'cula de dise-o& cuadr'cula utilizada para dise-ar una consulta o un filtro en la
vista )ise-o de consulta o en la ventana +iltro u orden avanzado. (ara las consultas! esta cuadr'cula se
conoc'a antes como la cuadr'cula >5/.1 de la consulta! Microsoft Access no siempre inserta
automticamente corc$etes alrededor de los nombres. #i especifica el nombre de un objeto! aseg"rese
de incluir los corc$etes. /n caso contrario! Microsoft Access puede suponer que se trata de te.to e
insertar comillas dobles.
.tili/ar los o+eradores H y . =+unto> en las e1+resiones
(uede utilizar los operadores X y . 0punto1 en un identificador para indicar el tipo de elemento que va
inmediatamente a continuacin.
El operador !
/l operadorX indica que el elemento siguiente $a sido definido por el usuario 0un elemento de una
coleccin 0coleccin& objeto que contiene un conjunto de objetos relacionados. La posicin de los objetos
en la coleccin es variable& cada vez que se produce alg"n cambio en la coleccin! puede variar la
posicin que ocupa alguno de sus objetos en ella.11. (or ejemplo! puede usar el operadorX para $acer
referencia a un formulario abierto! a un informe abierto! o a un control de un formulario o informe abierto.
,dentificador 2ace referencia a
+ormulariosXY(edidosZ /l formulario abierto (edidos.
,nformesXY+acturaZ /l informe abierto +actura.
+ormulariosXY(edidosZXY,d(edidoZ /l control ,d(edido del formulario abierto (edidos.
El operador " #punto$
/l operador . 0punto1 indica normalmente que el elemento siguiente $a sido definido por Microsoft Access.
(or ejemplo! puede utilizar el operador . 0punto1 para $acer referencia a una propiedad de un formulario!
informe o control. Tambi%n puede utilizar el operador . 0punto1 para $acer referencia al valor de un campo
de una instruccin #>L 0cadena o instruccin de #>L& e.presin que define un comando de #>L! como
#/L/*T! ()AT/ o )/L/T/! e incluye clusulas como 82/6/ y 76)/6 5?. Las instrucciones o
cadenas de #>L se utilizan en consultas y en funciones de agregado.1! un 0Microsoft 4isual 5asic&
versin visual del lenguaje de programacin 5asic de alto nivel. Microsoft $a desarrollado 4isual 5asic
para crear aplicaciones basadas en 8indows.1m%todo 0m%todo& procedimiento similar a una instruccin o
funcin que funciona en objetos espec'ficos. (or ejemplo! puede aplicar el m%todo (rint en el objeto
)ebug para transferir el resultado impreso a la ventana /jecucin.1 de Microsoft 4isual 5asic para
aplicaciones o un conjunto.
,dentificador 2ace referencia a
,nformesXY+acturaZXY3ombre/nv'oZ.4isible
La propiedad 4isible del control )estinatario en el
informe +actura.
#/L/*T /mployees./mployee,)! 7rders.7rder,)
+67M /mployees ,33/6 =7,3 7rders 73
/mployees./mployee,) I 7rders./mployee,)9
/l campo ,d/mpleado de la tabla /mpleados y la tabla
(edidos.
)o*md.*lose
/l m%todo *lose de Microsoft 4isual 5asic 0Microsoft
4isual 5asic& versin visual del lenguaje de
programacin 5asic de alto nivel. Microsoft $a
desarrollado 4isual 5asic para crear aplicaciones
basadas en 8indows.1.
+ormsXY(edidosZ.(roperties.6efres$
/l m%todo 6efres$ del conjunto (roperties del
formulario (edidos.
'ombinar valores de cam+os) controles o +ro+iedades
(uede combinar el valor de un campo! control o propiedad con una cadena literal utilizando el operador
de concatenacin S. (or ejemplo! la siguiente e.presin combina la cadena literal LY,d*ategor'aZ I L con
el valor del control *ategory,) del formulario (roductos&
LY,d*ategor'aZ I L S +ormsXY(roductosZXY,d*ategor'aZ
/n algunas circunstancias! por ejemplo! en una funcin de agregado de dominio 0funcin de agregado de
dominio& funcin! como )(rom o )M.! que se utiliza para calcular estad'sticas sobre un conjunto de
registros 0un dominio1.1 como )LooAup! el valor del campo! control o propiedad debe incluirse entre
comillas simples 0T1 o dobles 0L1. La forma ms sencilla de $acerlo es agregar una comilla simple a la
cadena literal y luego combinar la e.presin con otra cadena literal formada por una comilla sencilla tras
el valor del campo! control o propiedad! de la siguiente manera&
LY,d*ategor'aZ I T L S +ormsXY(roductosZXY,d*ategor'aZ S L T L
(uede que las aplicaciones Microsoft Access e.istentes utilicen operadores de barra vertical 0\ \1 en lugar
de la combinacin de comillas de apertura y cierre y operadores de concatenacin S&
LY,d*ategor'aZ I T\+ormsXY(roductosZXY,d*ategor'aZ\T L
#in embargo! no es recomendable utilizar barras verticales! pues pueden producir resultados inesperados
en algunas circunstancias.
Puede crear la expresi!n por s% mismo o puede utili"ar el &enerador de expresiones$
'rear una e1+resin +or s2 mismo
#i escribe una e.presin cuya longitud es superior al rea de entrada estndar de una $oja de
propiedades 0$oja de propiedades& ventana que se utiliza para ver o modificar las propiedades de varios
objetos como tablas! consultas! campos! formularios! informes! pginas de acceso a datos y controles.1!
una cuadr'cula de dise-o 0cuadr'cula de dise-o& cuadr'cula utilizada para dise-ar una consulta o un filtro
en la vista )ise-o de consulta o en la ventana +iltro u orden avanzado. (ara las consultas! esta
cuadr'cula se conoc'a antes como la cuadr'cula >5/.1 o un argumento de accin 0argumento de accin&
informacin adicional que requieren algunas acciones de macro! por ejemplo! el objeto al que afecta la
accin o condiciones especiales en las que tiene lugar la accin.1! puede $acerlo en el cuadro ]oom.
(ara abrir el cuadro ]oom! presione MA?^#C+B cuando el enfoque 0foco& capacidad para recibir
entradas del usuario a trav%s de acciones del mouse 0ratn1 o del teclado! o del m%todo #et+ocus. Tanto
el usuario como la aplicacin pueden establecer el foco. /l objeto que tiene el foco suele indicarse con un
t'tulo o barra de t'tulo resaltados.1 est% situado en el lugar donde desea escribir la e.presin.
Al introducir una e.presin en una $oja de propiedades! en la cuadr'cula de dise-o o en un argumento de
accin! Microsoft Access&
,nserta determinados caracteres cuando cambia el enfoque. )ependiendo del lugar donde
escriba la e.presin! Microsoft Access inserta automticamente corc$etes 0Y Z1 alrededor de los
nombres de formularios! informes! campos o controles 0control& objeto de interfaz grfica para el
usuario! como un cuadro de te.to! una casilla de verificacin! una barra de desplazamiento o un
botn de comando! que permite a los usuarios controlar el programa. tilice los controles para
mostrar datos y opciones! realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.1! s'mbolos de
n"mero 0[1 alrededor de las fec$as! y comillas dobles 0L1 alrededor del te.to.
3ota *uando se agrega una e.presin a un control calculado 0control calculado& control que se
utiliza en un formulario! informe o pgina de acceso a datos para mostrar el resultado de una
e.presin. /l resultado se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio en uno de los valores en
los que se basa la e.presin.1! debe anteponer un signo igual 0I1 a dic$a e.presin. Access no
inserta el signo igual automticamente.
6econoce los nombres de funciones! propiedades y separadores de lista espec'ficos de cada
regin para las versiones internacionales. Al incluir en una e.presin una funcin o propiedad! en
la mayor'a de las versiones internacionales de Microsoft Access! puede&
o /scribir el nombre localizado 0en su idioma1 en una $oja de propiedades! en una
cuadr'cula de dise-o o en un argumento de accin.
o tilizar el separador de listas de su pa's al especificar ms de un argumento 0argumento&
valor que proporciona informacin a una accin! un evento! un m%todo! una propiedad!
una funcin o un procedimiento.1 para una funcin. /l separador de listas se especifica
en la fic$a 3"mero! como parte de la configuracin regional! en el (anel de control de
8indows. /n la mayor'a de las versiones internacionales! el separador de listas
predeterminado es el carcter punto y coma 091.
#in embargo! en el cdigo de Microsoft 4isual 5asic para aplicaciones! es necesario
escribir el nombre de la funcin o propiedad en ingl%s! y usar la coma 0!1 como separador
de listas.
0l 6enerador de e1+resiones
/l @enerador de e.presiones tiene las tres secciones siguientes 0de arriba a abajo1&
*uadro de e.presiones /n la seccin superior del generador se encuentra un cuadro en el que se
genera la e.presin 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos! constantes!
funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las e.presiones
puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1. tilice la seccin inferior para crear los
elementos de la e.presin! y luego ins%rtelos en el cuadro para formarla. Tambi%n puede escribir
componentes de la e.presin directamente en este cuadro.
Botones de o+eradores /n la seccin intermedia del generador $ay botones para los
operadores 0operador& signo o s'mbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una
e.presin. 2ay operadores matemticos! comparativos! lgicos y referenciales.1 que se utilizan con ms
frecuencia. Al $acer clic en uno de ellos! el @enerador de e.presiones insertar el operador en el lugar
del cuadro de e.presiones donde se encuentre el punto de insercin. #i desea consultar una lista
completa de los operadores que se pueden emplear en e.presiones! $aga clic en la carpeta 7peradores
situada en el cuadro inferior izquierdo! y en la categor'a de operadores que corresponda en el cuadro
intermedio. /n el cuadro de la derec$a aparecern todos los operadores de la categor'a seleccionada.
0lementos de e1+resiones 0n la seccin inferior del $enerador hay tres cuadros:
/l cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla! consulta!
formulario e informe de la base de datos! las funciones integradas y definidas por el usuario! las
constantes 0constante& valor que no $a sido calculado y que! por tanto! no var'a. (or ejemplo! el
n"mero B:; y el te.to L,ngresos trimestralesL son constantes. Las e.presiones! o los valores
resultantes de ellas! no son constantes.1! los operadores y las e.presiones comunes.
/l cuadro intermedio muestra los elementos espec'ficos o las categor'as de elementos que
corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. (or ejemplo! al $acer clic en
+unciones incorporadas en el cuadro de la izquierda! en el cuadro intermedio aparecen las
categor'as de funciones de Microsoft Access.
/n el cuadro de la derec$a aparecen los valores que corresponden a los elementos
seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. (or ejemplo! al $acer clic en +unciones
incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categor'a de funciones en el cuadro intermedio!
en el cuadro de la derec$a aparecern todas las funciones incorporadas de la categor'a
seleccionada.
3ota Al insertar un identificador 0identificador 0e.presiones1& elemento de una e.presin que $ace
referencia al valor de un campo! control o propiedad. (or ejemplo! +ormulariosXY(edidosZXY,d. de (edidoZ
es un identificador que $ace referencia al valor del control ,d. de pedido del formulario (edidos.1 en una
e.presin! el @enerador de e.presiones slo pega las partes del identificador que sean necesarias en el
conte.to actual. (or ejemplo! si inicia el @enerador de e.presiones desde la $oja de propiedades 0$oja de
propiedades& ventana que se utiliza para ver o modificar las propiedades de varios objetos como tablas!
consultas! campos! formularios! informes! pginas de acceso a datos y controles.1 del formulario *lientes
e inserta en la e.presin un identificador de la propiedad 4isible del formulario! el @enerador de
e.presiones slo pegar el nombre de la propiedad& 4isible. #i utiliza esta e.presin fuera del conte.to
del formulario! deber incluir el identificador completo& +ormsXY*lientesZ.4isible
0(em+los de e1+resiones
Las e.presiones 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos! constantes!
funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las e.presiones
puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1 se utilizan en muc$as operaciones de
Microsoft Access! como la creacin de controles calculados 0control calculado& control que se utiliza en un
formulario! informe o pgina de acceso a datos para mostrar el resultado de una e.presin. /l resultado
se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio en uno de los valores en los que se basa la e.presin.1!
criterios de consultas y filtros! valores predeterminados! reglas de validacin y condiciones de macros. A
menudo! la forma ms sencilla de crear una e.presin es encontrar un ejemplo similar a la e.presin
deseada y modificarlo para que produzca el resultado deseado.
0(em+los de e1+resiones utili/adas en formularios) informes y +#$inas de acceso a datos
0(em+los de cmo mani+ular y calcular fechas
La siguiente tabla enumera ejemplos de e.presiones que puede utilizar en los controles
calculados 0control calculado& control que se utiliza en un formulario! informe o pgina de acceso a datos
para mostrar el resultado de una e.presin. /l resultado se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio
en uno de los valores en los que se basa la e.presin.1 de los formularios! informes y pginas de acceso
a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una
base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos!
como /.cel.1.
/.presin )escripcin
I+ec$a01
tiliza la funcin +ec$a para mostrar la fec$a actual en el formato mm'
dd'aaaa! donde mm es el mes 0del : al :B1! dd es el d'a 0del : al M:1 y
aaaa es el a-o 0de :JN; a B;JJ1.
I+ormato0A$ora01! LssL1
tiliza la funcin +ormato 0+ormat1 para presentar el n"mero de la
semana del a-o que representa la fec$a actual! donde ss es : a <M.
I(arc+ec$a0LyyyyL!
Y+ec$a(edidoZ1
tiliza la funcin (arc+ec$a 0)ate(art1 para presentar los cuatro d'gitos
del a-o del valor del campo +ec$a(edido.
I#um+ec$a0LaL! D:;!
Y+ec$a(rometidaZ1
tiliza la funcin #um+ec$a 0)ate)if1 para presentar una fec$a que sea
:; d'as antes del valor del campo +ec$a(rometida.
I)if+ec$a0LdL! Y+ec$a7rdenZ!
Y+ec$a/nviadoZ1
tiliza la funcin )if+ec$a para presentar la varianza en d'as entre los
valores de los campos +ec$a7rden y +ec$a/nviado.
3otas
/n la propiedad 7rigen)el*ontrol 0*ontrol#ource1 de un control calculado! $aga preceder la
e.presin con el operador I. /n una pgina de acceso a datos! puede omitir el operador I y
escribir un alias en su lugar9 por ejemplo! escriba 3"mero#emana& +ormato0A$ora01! LwwL1.
*uando establezca la propiedad 3ombre de un control calculado en un formulario o informe! o
establezca la propiedad ,) de un control calculado en una pgina de acceso a datos! aseg"rese
de que utiliza un nombre "nico. 3o utilice el nombre o ,d. de uno de los controles que us en la
e.presin.
/n una e.presin de un formulario o informe! puede utilizar el nombre de un control o el nombre
de un campo del origen de registros base. /n una e.presin de una pgina de acceso a datos!
slo puede utilizar el nombre de un campo que se encuentre en la definicin de datos 0definicin
de datos& campos de tablas y consultas subyacentes! as' como e.presiones que forman el origen
de registros de una pgina de acceso a datos.1 de la pgina.
0(em+los de cmo mani+ular valores de te1to
La siguiente tabla enumera ejemplos de e.presiones que puede utilizar en los controles
calculados 0control calculado& control que se utiliza en un formulario! informe o pgina de acceso a datos
para mostrar el resultado de una e.presin. /l resultado se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio
en uno de los valores en los que se basa la e.presin.1 de los formularios! informes y pginas de acceso
a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una
base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos!
como /.cel.1.
/.presin )escripcin
IL3HAL (resenta 3HA.
IY3ombreZSL LSYApellidoZ
(resenta el valor de los campos de 3ombre y Apellido separados por un
espacio.
I,zquierda0Y3ombre(roductoZ! :1
tiliza la funcin ,zquierda para presentar el primer carcter del valor del
campo 3ombre(roducto.
I)erec$a 0Y*digoActivoZ! B1
tiliza la funcin )erec$a para presentar los dos "ltimos caracteres del
valor del campo *digoActivo.
I6ecortar0Y)ireccinZ1
tiliza la funcin 6ecortar para presentar el valor del campo )ireccin!
borrando cualquier espacio delantero o trasero.
I#i ,nm 0/s3ulo0Y6eginZ1!Y*iudadZSL LS
Y*d(ostal!Y*iudadZSL LSY6eginZSL LS
Y*d(ostalZ1
tiliza la funcin #i,nm para presentar el valor de los campos *iudad y
*d(ostal si 6egin es 3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un
campo o utilizarse en e.presiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave 3ull indica
un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave principal! no pueden
contener 3ull.19 en caso contrario! presenta el valor de los campos
*iudad! 6egin y *d(ostal! separados por espacios.
3otas
/n la propiedad 7rigen)el*ontrol 0*ontrol#ource1 de un control calculado! $aga preceder la
e.presin con el operador I. /n una pgina de acceso a datos! puede omitir el operador I ! y
escribir un alias en su lugar9 por ejemplo! escriba 3ombre*ompleto& Y3ombreZ S L L S YApellidoZ.
*uando establezca la propiedad 3ombre de un control calculado en un formulario o informe! o
establezca la propiedad ,) de un control calculado en una pgina de acceso a datos! aseg"rese
de que utiliza un nombre "nico. 3o utilice el nombre o ,d. de uno de los controles que us en la
e.presin.
/n una e.presin de un formulario o informe! puede utilizar el nombre de un control o el nombre
de un campo del origen de registros base. /n una e.presin de una pgina de acceso a datos!
slo puede utilizar el nombre de un campo que se encuentre en la definicin de datos 0definicin
de datos& campos de tablas y consultas subyacentes! as' como e.presiones que forman el origen
de registros de una pgina de acceso a datos.1 de dic$a pgina.
0(em+los de cmo mani+ular o+eraciones aritmAticas
La siguiente tabla enumera ejemplos de e.presiones que puede utilizar en los controles
calculados 0control calculado& control que se utiliza en un formulario! informe o pgina de acceso a datos
para mostrar el resultado de una e.presin. /l resultado se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio
en uno de los valores en los que se basa la e.presin.1 de los formularios! informes y pginas de acceso
a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una
base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos!
como /.cel.1.
/.presin )escripcin
I Y#ubtotalZ C YTransporteZ La suma de los valores de los campos #ubtotal y *argo.
IY+ec$a6equeridaZD
Y+ec$a/nviadoZ
La diferencia entre los valores de los campos +ec$a6equerida y
+ec$a/nviado.
IY(recioZ _ :!;E
/l producto del valor del campo (recio y :.;E 0incrementa un E por
ciento al valor de (recio1.
IY*antidadZ _ Y(recioZ /l producto de los valores de los campos *antidad y (recio.
IYTotal/mpleadoZHYTotal(a'sZ /l cociente de los valores de los campos Total/mpleado y Total(a's
3otas
/n la propiedad 7rigen)el*ontrol 0*ontrol#ource1 de un control calculado! $aga preceder la
e.presin con el operador I. /n una pgina de acceso a datos! puede omitir el operador I y
escribir un alias en su lugar9 por ejemplo! escriba (recio/.tendido& Y*antidadZ_Y(recioZ.
*uando establezca la propiedad 3ombre de un control calculado en un formulario o informe! o
establezca la propiedad ,) de un control calculado en una pgina de acceso a datos! aseg"rese
de que utiliza un nombre "nico. 3o utilice el nombre o ,d. de uno de los controles que us en la
e.presin.
/n una e.presin de un formulario o informe! puede utilizar el nombre de un control o el nombre
de un campo del origen de registros base. /n una e.presin de una pgina de acceso a datos!
slo puede utilizar el nombre de un campo que se encuentre en la definicin de datos 0definicin
de datos& campos de tablas y consultas subyacentes! as' como e.presiones que forman el origen
de registros de una pgina de acceso a datos.1 de la pgina.
*uando utilice un operador aritm%tico 0C! D! _! H1 en una e.presin y el valor de uno de los
controles en la e.presin sea 3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un campo o utilizarse
en e.presiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la
palabra clave 3ull indica un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave principal! no pueden
contener 3ull.1! el resultado de la e.presin completa ser 3ulo. /n un formulario o informe! si
algunos registros en uno de los controles que utiliz en la e.presin pudiera tener un valor 3ulo!
puede convertir el valor 3ulo a cero utilizando la funcin 3z9 por ejemplo&
IMsodsc.3z0Y#ubtotalZ1 C Msodsc.3z0Y+reig$tZ1
0(em+los de De1+resiones condicionales
La siguiente tabla enumera ejemplos de e.presiones que puede utilizar en los controles
calculados 0control calculado& control que se utiliza en un formulario! informe o pgina de acceso a datos
para mostrar el resultado de una e.presin. /l resultado se vuelve a calcular cada vez que $ay un cambio
en uno de los valores en los que se basa la e.presin.1 de los formularios! informes y pginas de acceso
a datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una
base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos!
como /.cel.1.
/.presin )escripcin
I#i,nm0Y*onfirmadoZ I L#'L! L(edido
confirmadoL! L(edido no confirmadoL1
Muestra el mensaje L(edido confirmadoL si el valor del
campo *onfirmado es #'9 en caso contrario! muestra el
mensaje L(edido no confirmadoL.
I#i,nm0/s3ulo0Y(a'sZ1! L L! Y(a'sZ1
Muestra una cadena en blanco si el valor del campo (a's es
3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un campo o
utilizarse en e.presiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave
3ull indica un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave
principal! no pueden contener 3ull.19 en caso contrario!
muestra el valor del campo (a's.
I#i,nm0/s3ulo0Y6eginZ1!Y*iudadZSL LS
Y*d(ostalZ! Y*iudadZSL LSY6eginZSL L
SY*d(ostalZ1
Muestra los valores de los campos *iudad y *digo(ostal si
6egin es 3ulo9 en caso contrario! muestra los valores de los
campos *iudad! 6egin y *digo(ostal.
I#i,nm0/s3ulo0Y+ec$a6equeridaZ D
Y+ec$a/nviadoZ1! L*ompruebe una fec$a perdida
L! Y+ec$a6equeridaZ D Y+ec$a/nviadoZ1
Muestra el mensaje L5usque una fec$a que faltaL si el
resultado de restar +ec$a/nviado de +ec$a6equerida es
3ulo9 en caso contrario! muestra la diferencia entre los
valores de los campos +ec$a6equerida y +ec$a/nviado.
3otas
/n la propiedad 7rigen)el*ontrol 0*ontrol#ource1 de un control calculado! $aga preceder la
e.presin con el operador I. /n una pgina de acceso a datos! puede omitir el operador I y
escribir un alias en su lugar9 por ejemplo! escriba Mostrar(a's& #i,nm0/s3ulo0Y(a'sZ1! L L! Y(a'sZ1.
*uando establezca la propiedad 3ombre de un control calculado en un formulario o informe! o
establezca la propiedad ,) de un control calculado en una pgina de acceso a datos! aseg"rese
de que utiliza un nombre "nico. 3o utilice el nombre o ,d. de uno de los controles que us en la
e.presin.
/n una e.presin de un formulario o informe! puede utilizar el nombre de un control o el nombre
de un campo del origen de registros base. /n una e.presin de una pgina de acceso a datos!
slo puede utilizar el nombre de un campo que se encuentre en la definicin de datos 0definicin
de datos& campos de tablas y consultas subyacentes! as' como e.presiones que forman el origen
de registros de una pgina de acceso a datos.1 de la pgina.
0(em+los de funciones de a$re$ado y de a$re$ado de dominio
3ota 3o se pueden utilizar funciones agregadas y de agregado de dominio en una pgina de acceso a
datos 0pgina de acceso a datos& pgina 8eb! publicada desde Access! que tiene una cone.in a una
base de datos. /n una pgina de acceso a datos! puede ver! agregar! editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. na pgina puede incluir tambi%n datos de otros or'genes de datos!
como /.cel.1. Tampoco se pueden utilizar funciones de agregado de dominio en un proyecto de Microsoft
Access 0.A)(1 0proyecto de Microsoft Access& arc$ivo de Access que se conecta con una base de datos
de Microsoft #>L #erver y se utiliza para crear aplicaciones clienteDservidor. n arc$ivo de proyecto no
contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos! como! por ejemplo! tablas o vistas.1.
0(em+los de e1+resiones Due utili/an funciones a$re$adas
/.presin )escripcin
I(romedio0Y*argoZ1
tiliza la funcin (romedio 0Avg1 para presentar la media de los valores del
control *argo.
I*uenta0Y,d(edidoZ1
tiliza la funcin *uenta 0*ount1 para presentar el n"mero de registros en el
control ,d(edido.
I#uma0Y4entasZ1
tiliza la funcin #uma 0#um1 para presentar la suma de los valores del
control 4entas.
I#uma0Y*antidadZ _
Y(recioZ1
tiliza la funcin #uma 0#um1para presentar la suma del producto de los
valores de los controles *antidad y (recio.
IY4entasZ H #uma0Y4entasZ1
_ :;;
(resenta el porcentaje de las ventas! determinado dividiendo el valor del
control 4entas por la suma de todos los valores del control 4entas.
3ota #i la propiedad +ormato 0+ormat1 del control est establecida a
(orcentaje! no incluya el _:;;.
0(em+los de e1+resiones Due utili/an funciones de a$re$ado de dominio
/.presin )escripcin
I)b"sq0LY3ombre*ontactoZL!
LY(roveedoresZL! LY,d(roveedorZ I +ormsX
Y,d(roveedorZL1
tiliza la funcin )b"sq 0)LooAup1 para presentar el valor del
campo 3ombre*ontacto en la tabla (roveedores donde el
valor del campo ,d(roveedor de la tabla se corresponde con
el valor del control ,d(roveedor en el formulario activo.
I)b"sq0LY3ombre*ontactoZL!
LY (roveedoresZL! LY,d(roveedorZ I +ormsX
Y3uevos (roveedoresZXY,d(roveedorZL1
tiliza la funcin )b"sq 0)LooAup1 para presentar el valor del
campo 3ombre*ontacto en la tabla (roveedores donde el
valor del campo ,d(roveedor de la tabla se corresponde con
el valor del control ,d(roveedor en el formulario 3uevos
(roveedores.
I)#uma0LY*antidad(edidoZL! LY(edidosZL!
LY,d*lienteZ I T6ATT*TL1
tiliza la funcin )suma 0)#um1 para presentar la suma total
de los valores del campo *antidad(edido en la tabla (edidos
donde el ,d*liente es 6ATT*.
Fotas
/n un control calculado! anteponga el operador I a la e.presin.
*uando establezca la propiedad 3ombre de un control calculado! aseg"rese de que utiliza un
nombre "nico. 3o utilice el nombre de uno de los controles que utiliz en la e.presin.
/jemplos de e.presiones utilizadas en consultas y filtros
/jemplos de criterios utilizados para recuperar registros
Can$os de valores =I) J) IK) JK) JI) o 0ntre...L>
/.presin 6esultado
R BMO (ara un campo *antidad! n"meros mayores de BMO
Q :B;;.O< (ara un campo (recionidad! n"meros menores de :B;;!O<
RI L)'azL
(ara un campo Apellidos! todos los nombres desde )'az $asta el final del
alfabeto
/ntre [;B.;B.JJ[ ?
[;:.:B.JJ[
(ara un campo +ec$a(edido! fec$as del BD+ebDJJ al :D)icDJJ 0A3#,DNJ1
/ntre TBHBH:JJJT ? T:BH:H:JJJT (ara un campo +ec$a(edido! fec$as del BD+ebDJJ al :D)icDJJ 0A3#,DJB1
9alores Due no coinciden =Fe$ado>
/.presin 6esultado
3egado
L//..L
(ara un campo (a's)estinatario! pedidos enviados a pa'ses que no sean //..
3egado B (ara un campo ,d! el empleado cuyo identificador no es B
3egado T_
(ara un campo Apellidos! los empleados cuyos nombres no empiezan por la letra LTL
0A3#,DNJ1
3egado TW
(ara un campo Apellidos! los empleados cuyos nombres no empiezan por la letra LTL
0A3#,DJB1
9alores de una lista =0n>
/.presin 6esultado
/n0L*anadL! L6eino nidoL1
(ara un campo (a's)estinatario! pedidos enviados a *anad o al 6eino
nido
/n0+rancia! Alemania!
=apn1
(ara un campo (a's! empleados que viven en +rancia! Alemania o =apn
9alores de te1to) +arciales y coincidentes
/.presin 6esultado
LLondresL (ara un campo *iudad)estinatario! pedidos enviados a Londres
LLondresL 7 L2edge /ndL
(ara un campo *iudad)estinatario! pedidos enviados a Londres o 2edge
/nd
RIL3L
(ara un campo 3ombre*ompa-'a! pedidos enviados a compa-'as cuyo
nombre comienza por las letras de la 3 a la ].
*omo L#_L
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre
empieza por la letra # 0A3#,DNJ1
*omo L#_L
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre
empieza por la letra # 0A3#,DJB1
)er0Y,d(edidoZ! B1ILJJL (ara un campo ,d(edido! pedidos con valores de ,d que acaban en JJ
Len0Y3ombre*ompa-'aZ1 R
4al0M;1
(ara un campo 3ombre*ompa-'a! pedidos para compa-'as cuyo nombre
tiene ms de M; caracteres
"arte de un valor de cam+o ='omo>
/.presin 6esultado
*omo L#_L
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por la letra
# 0A3#,DNJ1
*omo L#WL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por la letra
# 0A3#,DJB1
*omo
L_,mportacionesL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre finaliza con la
palabra L,mportacionesL 0A3#,DNJ1
*omo
LW,mportacionesL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre finaliza con la
palabra L,mportacionesL 0A3#,DJB1
*omo LYAD)Z_L
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por las
letras de la A a la ) 0A3#,DNJ1
*omo LYAD)ZWL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por las
letras de la A a la ) 0A3#,DJB1
*omo L_ar_L
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre incluye la
secuencia de letras LarL 0A3#,DNJ1
*omo LWarWL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados a clientes cuyo nombre incluye la
secuencia de letras LarL 0A3#,DJB1
*omo L*asa
)eweUL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados al cliente con L*asaL como primera parte
del nombre y un segundo nombre de < letras! de las cuales las cuatro primeras son
L)eweL y la "ltima se desconoce 0A3#,DNJ1.
*omo L*asa
)eweGL
(ara un campo )estinatario! pedidos enviados al cliente con L*asaL como primera parte
del nombre y un segundo nombre de < letras! de las cuales las cuatro primeras son
L)eweL y la "ltima se desconoce 0A3#,DJB1.
Fechas
/.presin 6esultado
[;B.;B.;;[
(ara un campo #$ipped)ate! pedidos enviados el B de
febrero de B;;; 0A3#,DNJ1
T;B.;B.;;T
(ara un campo #$ipped)ate! pedidos enviados el B de
febrero de B;;; 0A3#,DJB1
+ec$a01 (ara un campo +ec$a6equerida! pedidos para $oy
/ntre +ec$a0 1 ? Agreg+ec$a0LmL! M! +ec$a0 11
(ara un campo +ec$a6equerida! pedidos requeridos
entre $oy y tres meses a partir de $oy
Q +ec$a0 1 D M;
(ara un campo +ec$a(edido! pedidos con una
antig`edad de ms de M; d'as
A-o0Y+ec$a(edidoZ1 I :JJJ
(ara un campo +ec$a(edido! pedidos con fec$as de
:JJJ
(arc+ec$a0LtL! Y(edido+ec$aZ1 I O
(ara un campo +ec$a(edido! pedidos para el cuarto
trimestre del calendario
#erie+ec$a0A-o 0Y+ec$a(edidoZ1! Mes0Y+ec$a(edidoZ1
C :! :1 D :
(ara un campo +ec$a(edido! pedidos para el "ltimo d'a
de cada mes
A-o0Y+ec$a(edidoZ1IA-o0A$ora011
? Mes0Y+ec$a(edidoZ1IMes0A$ora011
(ara un campo +ec$a(edido! pedidos para el a-o y mes
actuales
.n valor de cam+o vac2o =Fulo o cadena de lon$itud cero>
/.presin 6esultado
/s 3ulo
(ara un campo 6egin)estinatario! pedidos de los clientes cuya 6egin)estinatario sea
3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en e.presiones o consultas
para indicar datos desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave 3ull indica un
valor 3ull. Algunos campos! como los de clave principal! no pueden contener 3ull.1 0vac'o1
3o es
3ulo
(ara un campo 6egin)estinatario! pedidos de los clientes cuya 6egin)estinatario contenga
un valor
3otas
(ara un campo +a.! pedidos de los clientes que no tienen una mquina de fa.! lo que se indica
mediante un valor de cadena de longitud cero 0cadena de longitud cero& cadena que no
contiene caracteres. (uede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que no
$ay ning"n valor para un campo. (ara especificar una cadena de longitud cero! escriba dos
comillas dobles sin espacio entre ellas 0L L1.1 en el campo +a. en lugar de un valor 3ulo 0vac'o1
Cesultado de una funcin de a$re$ado de dominio
/.presin 6esultado
R 0))esv/st0LY*argaZL! L(edidosL1 C
)(rom0LY*argaZL! L(edidosL11
(ara un campo +reig$t! pedidos para los que el cargo por coste
queda por encima de la media ms la desviacin estndar del
cargo por coste
R)(rom0LY*antidadZL! L)etalles de
pedidosL1
(ara un campo *antidad! productos cuyo pedido e.ceda la
cantidad de pedido media
Cesultado de una subconsulta como criterio
/.presin 6esultado
0#/L/*T Y(recionitarioZ +67M
Y(roductosZ 82/6/
Y3ombre(roductoZ I L#irope de
regalizL1
(ara un campo (recionidad! productos cuyo precio sea el mismo
que el del #irope de regaliz
R 0#/L/*T A4@0Y(recionitarioZ1 (ara un campo (recionitario! productos que tengan un precio
+67M Y(roductosZ1 unitario superior a la media
R ALL 0#/L/*T Y#alarioZ +67M
Y/mpleadosZ 82/6/ 0Y*argoZ L,a/
L_)irector_L1 76 0Y*argoZ L,a/
L_4icepresidente_L11
(ara un campo #alario! el salario de todos los representantes cuyo
salario sea superior al de los empleados con cargos de L)irectorL o
L4icepresidenteL
R ALL 0#/L/*T A4@0Y(recionitarioZ
_ Y*antidadZ1 +67M Y)etalles de
pedidosZ1
(ara un campo calculado 0campo calculado& campo definido en una
consulta que muestra el resultado de una e.presin en lugar de
mostrar datos almacenados. /l valor se vuelve a calcular cada vez
que cambia un valor de la e.presin.1 7rderTotal& Y(recio unitarioZ _
Y*antidadZ! pedidos cuyo total e.ceda el valor de pedido medio
0(em+lo de e1+resiones utili/adas en los cam+os calculados
Mani+ular valores de te1to
/.presin 6esultado
3ombre*ompleto& Y3ombreZ S L L S
YApellidosZ
Muestra el valor de los campos 3ombre y Apellidos! separados
por un espacio! en el campo 3ombre*ompleto
)ireccinB& Y*iudadZ S L L S Y6eginZ S L
L S Y*digo(ostalZ
Muestra el valor de los campos *iudad! 6egin y *d(ostal!
separados por espacios! en el campo )ireccinB
(roducto,nicial& ,zq0Y3ombre(roductoZ!
:1
Muestra el primer carcter del valor del campo 3ombre(roducto
en el campo (roducto,nicial
Tipo*digo& )er0Y*digo4entajaZ! B1
Muestra los dos "ltimos caracteres del valor del campo
*digo4entaja en el campo Tipo*digo
Area*ode& Medio0YTel%fonoZ! B! M1
Muestra los tres caracteres que comienzan por el segundo
carcter del valor del campo Tel%fono en el campo Area*ode
Ceali/ar o+eraciones aritmAticas
/.presin 6esultado
*arga(rincipal& Y*argaZ _ :.:
Muestra los gastos de la carga ms un :; por ciento en el campo
(rime+reig$t
*antidad(edido& Y*antidadZ _
Y(recionitarioZ
Muestra el producto de los valores de los campos *antidad y
(recionitario en el campo *antidad(edido
(lazo/ntrega& Y+ec$a6equeridaZ D
Y+ec$a/nv'oZ
Muestra la diferencia entre los valores de los campos +ec$a6equerida
y +ec$a/nv'o en el campo (lazo/ntrega
Total#tocA& Ynidades/n/.istenciaZ C
Ynidades/n(edidoZ
Muestra la suma de los valores de los campos nidades/n/.istencia
y nidades/n(edido en el campo Total#tocA
(orcentaje*arga&
#uma0Y*argaZ1H#uma0Y#ubtotalZ1 _:;;
Muestra el porcentaje de los cargos por coste de cada subtotal!
mediante la divisin de la suma de los valores del campo +reig$t por
la suma de los valores del campo #ubtotal en el campo
(orcentaje*arga.
La fila Total de la cuadr'cula de dise-o 0cuadr'cula de dise-o&
cuadr'cula utilizada para dise-ar una consulta o un filtro en la vista
)ise-o de consulta o en la ventana +iltro u orden avanzado. (ara las
consultas! esta cuadr'cula se conoc'a antes como la cuadr'cula >5/.1
debe aparecer en pantalla y la celda Total de este campo debe
establecerse en /.presin.
#i la propiedad +ormato 0+ormat1 del campo est establecida a
(orcentaje! no incluya _:;;.
#uma)enidades&
3z0Ynidades/n/.istenciaZ! ;1 C
3z0Ynidades/n(edidoZ! ;1
Muestra la suma de todas las unidades en e.istencia y en pedido en
el campo #uma)enidades.
*uando se utiliza un operador aritm%tico 0C! D! _! H1 en una e.presin y
el valor de uno de los campos de la e.presin es 3ulo 03ull& valor que
puede especificarse en un campo o utilizarse en e.presiones o
consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. /n 4isual
5asic! la palabra clave 3ull indica un valor 3ull. Algunos campos!
como los de clave principal! no pueden contener 3ull.1! el resultado de
la e.presin completa es 3ulo. #i varios registros de uno de los
campos utilizados en la e.presin pudieran tener un valor 3ulo! es
posible convertir el valor 3ulo a cero mediante la funcin 3z.
Mani+ular y calcular fechas
/.presin 6esultado
Tiempo6etraso& )if+ec$a0LdL!
Y+ec$a(edidoZ! Y+ec$a/nv'oZ1
Muestra el n"mero de d'as entre la fec$a de pedido y la fec$a
de env'o en el campo Tiempo6etraso
?ear2ired& (arc+ec$a0LaaaaL! Y2ire)ateZ1
Muestra el a-o en el que se contrat a cada empleado en el
campo ?ear2ired
Mont$3o& (arc+ec$a0LML! Y+ec$a(edidoZ1 Muestra el n"mero del mes en el campo Mont$3o
(rior)ate& +ec$a0 1 D M;
Muestra la fec$a M; d'as anterior a la fec$a actual en el campo
(rior)ate
.sar funciones a$re$adas de dominio y de :;8
/.presin 6esultado
*uenta0_1
tiliza la funcin *uenta 0*ount1 para contar el n"mero de registros de la
consulta! incluidos los registros con campos 3ull 03ull& valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en e.presiones o consultas para
indicar datos desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave
3ull indica un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave principal!
no pueden contener 3ull.1 0vac'o1.
(orcentaje*arga&
#uma0Y*argaZ1H#uma0Y#ubtotalZ1
_:;;
Muestra el porcentaje de los cargos por coste de cada subtotal!
mediante la divisin de la suma de los valores del campo +reig$t por la
suma de los valores del campo #ubtotal en el campo (orcentaje*arga.
La fila Total de la cuadr'cula de dise-o 0cuadr'cula de dise-o& cuadr'cula
utilizada para dise-ar una consulta o un filtro en la vista )ise-o de
consulta o en la ventana +iltro u orden avanzado. (ara las consultas!
esta cuadr'cula se conoc'a antes como la cuadr'cula >5/.1 debe
aparecer en pantalla y la celda Total de este campo debe establecerse
en /.presin.
#i la propiedad +ormato 0+ormat1 del campo est establecida a
(orcentaje! no incluya _:;;.
(romedio*arga& )(rom0LY*argaZL!
LY(edidosZL1
Muestra el descuento medio realizado en todos los pedidos combinado
en una consulta de totales en el campo (romedio*arga
Traba(ar con valores Fulo
/.presin 6esultado
(a'sActual& #i,nm0/s3ulo0Y(a'sZ1! L L! Y(a'sZ1
Muestra en el campo *urrent*ountry una cadena en blanco
si el valor del campo (a's es 3ulo 03ull& valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en e.presiones o
consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. /n
4isual 5asic! la palabra clave 3ull indica un valor 3ull.
Algunos campos! como los de clave principal! no pueden
contener 3ull.19 en caso contrario! muestra el valor del
campo (a's
(lazo/ntrega&
#i,nm0/s3ulo0Y+ec$a6equeridaZ D
Y+ec$a/nv'oZ1! L*ompruebe si falta una
fec$aL! Y+ec$a6equeridaZ D Y+ec$a/nv'oZ1
Muestra! en el campo (lazo/ntrega! el mensaje
L*ompruebe si falta una fec$aL si el valor de los campos
+ec$a6equerida o +ec$a/nv'o es 3ulo9 de lo contrario!
muestra la diferencia.
#i.Mont$#ales& 3z0Y>tr:#alesZ! ;1 C
3z0Y>trB#alesZ! ;1
Muestra! en el campo #i.Mont$#ales! el total de los valores
de los campos de ventas del primer y segundo trimestre
combinados y utiliza la funcin 3z para convertir primero los
valores 3ulos a cero
.tili/ar una subconsulta
/.presin 6esultado
*ategor'a& 0#/L/*T Y3ombre*ategor'aZ +67M
Y*ategor'asZ 82/6/ Y(roductosZ.Y,d*ategor'aZ I
Y*ategor'asZ.Y,d*ategor'aZ1
Muestra el 3ombre*ategor'a en el campo *ategor'a
si el ,d*ategor'a de la tabla *ategor'as es el mismo
que el ,d*ategor'a de la tabla (roductos
0(em+los de e1+resiones utili/adas en consultas de actuali/acin
tilice e.presiones 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos! constantes!
funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las e.presiones
puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1 como las siguientes en la celda Actualizar
a de la cuadr'cula de dise-o 0cuadr'cula de dise-o& cuadr'cula utilizada para dise-ar una consulta o un
filtro en la vista )ise-o de consulta o en la ventana +iltro u orden avanzado. (ara las consultas! esta
cuadr'cula se conoc'a antes como la cuadr'cula >5/.1 de la consulta del campo que desea actualizar.
/.presin 6esultado
L4endedorL *ambia un valor de te.to a 4endedor
[:;.;N.JJ[ *ambia un valor de fec$a a :;DAgostoDJJ
#' *ambia un valor 3o de un campo #'H3o a #'.
L3(L S Y3"mero(iezaZ Agrega 3( al comienzo de cada n"mero de pieza especificado.
Y(recionitarioZ _ Y*antidadZ *alcula el producto de (recionitario y *antidad.
Y*argaZ _ :!< Aumenta los costes de carga en un <; por ciento.
)#uma0LY*antidadZ _
Y(recionidadZL!
L)etalles de pedidoL!
LY,d(roductoZIL S Y,d(roductoZ1
*uando los ,d. de producto de la tabla actual coinciden con los ,d. de
producto de la tabla )etalles de pedidos! actualiza los totales de
ventas seg"n el producto de *antidad y (recionitario.
6ig$t0Y*d(ostal)estinatarioZ! <1
Trunca los caracteres situados ms a la izquierda! dejando los cinco
caracteres situados ms a la derec$a
#i,nm0/s3ulo0Y(recionitarioZ1! ;!
Y(recionitarioZ1
*ambia un valor 3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un
campo o utilizarse en e.presiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra clave 3ull indica
un valor 3ull. Algunos campos! como los de clave principal! no pueden
contener 3ull.1 a un cero 0;1 en el campo (recionitario.
0(em+los de e1+resiones utili/adas en instrucciones :;8
(uede utilizar una e.presin 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos!
constantes! funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor. Las
e.presiones puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1 en muc$as partes de una
instruccin #>L 0cadena o instruccin de #>L& e.presin que define un comando de #>L! como
#/L/*T! ()AT/ o )/L/T/! e incluye clusulas como 82/6/ y 76)/6 5?. Las instrucciones o
cadenas de #>L se utilizan en consultas y en funciones de agregado.1! como muestran los ejemplos
siguientes. Las e.presiones estn escritas en negrita.
/.presin 6esultado
#/L/*T Y3ombreZ! YApellidosZ +67M
Y/mpleadosZ 82/6/ YApellidosZ I L)avolioL9
(resenta los valores en los campos 3ombre y Apellido
de los empleados cuyo apellido es )avolio
#/L/*T Y,d(roductoZ! Y3ombre(roductoZ +67M
Y(roductosZ 82/6/ Y,d*ategor'aZ I +ormsX
Y3uevos (roductosZXY,d*ategor'aZ9
(resenta los valores de los campos ,d(roducto y
3ombre(roducto en la tabla (roductos para los registros
cuyo valor ,d*ategor'a coincida con el de ,d*ategor'a
que se especifica en el formulario abierto como 3uevos
productos.
#/L/*T (romedio 0Avg1
0Y(recio*on)escuentoZ1 A# Y(recio /.tendido
Muestra en un campo denominado (recio /.tendido
Medio el precio e.tendido medio de los pedidos que
MedioZ +67M Y)etalles (edido /.tendidoZ
82/6/ Y(recio*on)escuentoZ R :;;;9
tengan un valor mayor que :.;;; en el campo
(recio/.tendido.
#/L/*T Y,d*ategor'aZ!*ontar 0*ount1
0Y,d(roductoZ1 A# Y*ontar,dde(roductoZ
+67M Y(roductosZ @67( 5? Y,d*ategor'aZ
2A4,3@ *ontar 0*ount1 0Y,d(roductoZ1 R :;9
Muestra en un campo denominado *ontar,dde(roducto
el n"mero total de productos para categor'as con ms de
:; productos.
0(em+los de e1+resiones con valores +redeterminados
/.presin
4alor predeterminado
del campo
: :
LMTL MT
L3ueva
?orA! 3.?.L
3ueva ?orA! 3.?. 0tenga en cuenta que debe escribir el valor entre comillas si incluye
puntuacin1
L L
cadena de longitud cero 0cadena de longitud cero& cadena que no contiene caracteres.
(uede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que no $ay ning"n valor
para un campo. (ara especificar una cadena de longitud cero! escriba dos comillas dobles
sin espacio entre ellas 0L L1.1
+ec$a0 1 +ec$a actual
I#' #e muestra #' en el idioma local del equipo.
0(em+los de e1+resiones de condiciones de macro
(uede utilizar cualquier e.presin 0e.presin& cualquier combinacin de operadores matemticos o
lgicos! constantes! funciones y nombres de campos! controles y propiedades que eval"a a un solo valor.
Las e.presiones puede realizar clculos! manipular caracteres o probar datos.1 que se eval"e como
4erdaderoH+also o #'H3o en una condicin 0condicin& parte del criterio que debe cumplir un campo
cuando se realiza una b"squeda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con un valor9
por ejemplo! el campo Autor con la condicin igual a con el valor =uan.1 de macro. T$e macro will be
e.ecuted if t$e condition evaluates to True 0or ?es1.
:u$erencia
(ara $acer que Microsoft Access pase por alto temporalmente una accin 0accin& componente bsico de
una macro9 instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar
tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.1! introduzca +also como condicin.
7mitir temporalmente una accin puede ser de utilidad cuando est% tratando de encontrar problemas en
una macro.
tilice esta e.presin (ara llevar a cabo la accin si
Y*iudadZIL (arisL
(aris es el valor de *iudad en el campo en el formulario
desde el cual se ejecut la macro.
)*ont0LY,d(edidoZL! L(edidosL1RM<
2ay ms de M< entradas en el campo ,d(edido de la tabla
(edidos.
)*ont0L _L ! L )etalles de pedidosL ! L
Y,d(edidoZI+ormsXY(edidosZXY,d(edidoZL1RM
2ay ms de tres entradas en la tabla )etalles de pedidos
para los cuales el campo ,d(edido de la tabla coincide con
el campo ,d(edido del formulario (edidos.
Y+ec$a/nv'oZ 5etween [BD+ebDB;;:[ And [BD
MarDB;;:[
/l valor del campo +ec$a/nv'o del formulario desde el cual
se ejecuta la macro no es anterior a BD+ebDB;;: y no es
posterior a BDMarDB;;:.
+ormsXY(roductosZXYnidades/n#tocAZQ<
/l valor del campo nidades/n#tocA del formulario
(roductos es menor que cinco.
/s3ulo0Y3ombreZ1 /l valor 3ombre del formulario desde el que se ejecuta la
macro es 3ulo 03ull& valor que puede especificarse en un
campo o utilizarse en e.presiones o consultas para indicar
datos desconocidos o ausentes. /n 4isual 5asic! la palabra
clave 3ull indica un valor 3ull. Algunos campos! como los
de clave principal! no pueden contener 3ull.1 0no tiene
valor1. /sta e.presin es equivalente a Y3ombreZ /s 3ulo.
Y(a'sZIL aL ? +ormsXY4entas TotalesZX
YTotal(edidosZR:;;
/l valor en el campo (a's del formulario desde el que se
ejecuta la macro es a! y el valor del campo Total(edidos
del formulario 4entas Totales es mayor que :;;.
Y(a'sZ /n 0L+ranciaL! L,taliaL! L/spa-aL1 y
Len0Y*digo(ostalZ1QR<
/l valor en el campo (a's del formulario desde el cual se
ejecuta la macro es +rancia! ,talia! o /spa-a! y el cdigo
postal no es de < caracteres de longitud.
*uadroMsj0L b*onfirmar cambiosUL !:1I:
2aga clic en Aceptar en un cuadro de dilogo en el que la
funcin *uadroMsj muestra b*onfirmar cambiosU. #i $ace
clic en *ancelar en el cuadro de dilogo! Microsoft Access
omite la accin.
0verts 6aray
evertsfnicMyahoo.com.m1
evertsfnicMhotmail.com