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Comisin de Estructura de Centros

Documento de trabajo nl: Organizacin de los servicios de Centros

INTRODUCCiN La misin de la Universidad


Las funciones de la Universidad han ido evolucionando a lo largo de la historia. Hoy sta tiene reconocidas tres funciones: la docencia, la investigacin y la transferencia a la sociedad. Estas funciones determinan la misin de la Universidad: el desarrollo de una docencia de calidad que satisfaga las necesidades formativas de la sociedad y de una investigacin puntera que contribuya a la creacin de conocimiento y a la generacin de innovacin. Con todo ello la Universidad tambin ha de contribuir a crea r las condiciones que contribuyan al desarrollo econmico del entorno regional y nacio nal.

Estructuras de los centros


Las nuevas necesidades surgidas de los cambios en los contenidos y en las formas de la docencia, el desarrollo de la investigacin y las necesidades de la transferencia a la sociedad obligan a una revisin de la Relacin de Puestos de Trabajo (RPT) de la UCM as como de las estructuras acadmicas, departamentos y centros. Desde la Gerencia se ha impulsado el estudio para la reforma de la RPT de la Universidad. Parte importante de esa RPT recae sobre las facultades. El objetivo de este primer documento es abrir un debate en torno a la estructura de los centros com o primer paso del debate sobre estructura de centros. Los ejes de esta propuesta pasan por redisear las estructuras de administracin y servicios de acuerdo con las necesidades actuales y los cambios acaecidos en la docencia y la investigacin a lo largo de las ltimas dcadas. Dimensionar las plantillas del PAS, teniendo en cuenta el escenario

presupuestario y normativo que restringe la tasa de reposicin de personal, y limita la oferta de empleo y la contratacin temporal. Optimizar recursos aprovechando la tecnologa disponible y la puesta en comn de algunos servicios o unidades entre varios centros.
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PROPUESTAS ORGANIZATIVAS
El diseo organizativo juega un papel bsico para la bsqueda de una ptima sintona entre los recursos disponibles (infraestructura, presupuesto, personas, etc.) yel cum plimiento de los fines y metas de las distintas partes de la organizacin. En el mbito de gestin de la UCM predomina un diseo organizativo funcional, basado en una distribucin jerrquica y departamental de los puestos, inspirada en las Administraciones Pblicas tradicionales. El objetivo es profesionalizar las estructuras jerrquicas, y evitar una excesiva atomizacin agrupando ms personas bajo los diferentes niveles orgnicos. De este modo se eliminan jerarquas ficticias, se flexibiliza la organizacin del trabajo y se incrementa la eficacia, a la vez que se disminuye o evita la monopolizacin y apropiacin de las competencias y de los procesos por parte de los gestores fu nciona les. Por ello traemos a debate de esta comisin distintas propuestas que contemplan: 1.1. El estudio de la agrupacin sectorial de determinadas funciones de las secretaras de alumnos. 1.2. El estudio de la unificacin de bibliotecas de Centro. 1.3. La modificacin de la estructura de gestin de apoyo a Centros, con el estudio del siguiente organigrama: 1.3.1. Creacin de una Oficina Tcnica del Decanato, que asuma

diferentes funciones e incorpore puestos de otras unidades: Secretaras de Decano, apoyo a la coordinacin de titulaciones, Erasmus, prcticas externas, Convenios, Proyectos, ... 1.3.2. Integracin orgnica del personal administrativo de

Departamentos, Institutos U., etc. en una Seccin de Apoyo a Estructuras Docentes e investigadoras. 1.3.3. Integracin de las Secciones de Personal, de Asuntos

Econmicos, y el Negociado de Coordinacin en una Seccin de Administracin. 1.4. El estudio de la reordenacin del personal laboral de aulas

informticas y de mantenimiento. Objetivo: Valoracin de su posible agrupacin o cambio de adscripcin orgnica para una mejor cobertura tcnica de ese Servicio.

1.5. El estudio de los talleres y laboratorios de la UCM con el objetivo de identificar posibles mejoras en el catlogo de servicios que se puedan prestar, mejorar la cobertura de su servicio, agrupar en lo posible las especialidades, y analizar su dependencia orgnica y funcional. Una vez que la comisin apruebe las propuestas definitivas, la Vicegerencia de Gestin y Organizacin de la UCM elaborar un catlogo de Servicios y Unidades que servir de base para la actualizacin de las Relaciones de Puestos de Trabajo del PASo Dicho catlogo debera incorporar el siguiente contenido: Descripcin de la misin y competencias de las distintas Unidades. Nuevo organigrama con identificacin de las responsabilidades en los distintos niveles jerrquicos. Dimensionamiento de plantillas de PAS en esas estructuras sobre la base de un modelo parametrizado de asignacin de puestos, con una plantilla bsica y otra variable.

A- Propuesta de agrupacin sectorial de Secretaras de Alumnos.


Esta propuesta forma parte de distintas acciones destinadas a conseguir que los servicios de la UCM tengan mayor capacidad de gestin, estn centrados en la atencin al usuario, y presten un servicio especializado y de calidad. Para ello, es necesario un dimensionamiento adecuado de los servicios, y se propone profundizar en la vinculacin orgnica de las reas de gestin correspondientes, en coherencia con la implantacin de Sistemas Integrales de Gestin, como Gnesis, Atlas, y en el caso de la gestin acadmica, GEA. La implantacin de GEA ha supuesto un impacto directo en la gestin acadmica al introducir una metodologa que implica un cambio en los procesos del rea de Alumnos. Ello ha supuesto la necesidad de la adquisicin por parte de los trabajadores del rea de ciertos conocimientos, tcnicas y mtodos de trabajo que en suma supone una mayor especializacin en la gestin acadmica. En la actualidad, los procesos de las Secretaras de Alumnos de los Centros han incorporado todas estas posibilidades, lo que ha ido produciendo un cambio notable en la relacin con sus usuarios. El proceso de auto matrcula (supone alrededor del 80% de las matrculas), las actas por Internet, la posibilidad de realizar multitud de trmites on-line, ha disminuido la presin de la atencin presencial, producindose una evolucin hacia la secretara virtual en buena parte de los servicios que stas prestan. A medida que los servicios on-line se vayan ampliando y simplificando y la
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informacin disponible en la web sea ms completa, actualizada y clara, es previsible que la secretara virtual se consolide como alternativa a la oficina fsica. Teniendo en cuenta el mapa de Centros de la UCM, siguiendo criterios de proximidad geogrfica y de reas de conocimiento, se propone la creacin de varios Servicios de Gestin Ac admica, que integraran las Secretaras de Alumnos de los distintos Centros de cada rea. El nmero de centros que estaran atendidos por cada Servicio de Gestin Acadmica se decidir por el rgano oportuno. Estos Servicios dependeran orgnicamente de la Vicegerencia de Gestin Acadmica. Se relaciona ran funcionalmente con los Centros que tengan asignados. Se propone que la unidad administrativa de referencia de los mismos en materia de coordinacin y gestin acadmica sea la Oficina Tcnica del Decanato. La distribucin de puestos de los nuevos Servicios es una propuesta de plantilla bsica, ampliable con puestos base en caso de necesidad en funcin de las cargas de trabajo, pero tambin ser susceptible de ajuste a la baja si as se desprende de los resultados obten idos en el proyecto de identificacin de procesos y de anlisis de las cargas de trabajo y de tiempos. Existen 26 secretaras de alumnos con un total de 113 puestos orgnicos y un nmero de bases distribuidos segn las Gerencias y las necesidades del servicio: Jefes de Seccin nivel 24 Jefes de Seccin nivel 22 Jefes de Negociado nivel 21 y 20 4 25 84

Comparativa de puestos orgnicos de PAS Funcionario por reas: N de puestos orgnicos actuales de las Secretaras asignadas 4+5+4+6 4+4+4+4+4 4+6+3+4 6+4+4+2 6+4

reas

Total

Humanidades Ciencias Experimentales Campus de Somosaguas Ciencias de la Salud Bellas Artes y Ce. de la Informacin Totales

19 20 17 16 10 82

En principio, dependiendo de las funciones asignadas a estas nuevas secretaras, quedaran sin integrar en los nuevos servicios de gestin acadmica, por su dispersin geogrfica, los siguientes Centros: Facultad Facultad Facultad Facultad Facultad Facultad de de de de de de Educacin Veterinaria ptica y Optometra Documentacin Estudios Estadsticos Comercio y Turismo

B-

PROPUESTA SOBRE LA ESTRUCTURA DE LAS OFICINAS DE INFORMACiN y REGISTRO

El Registro es el punto de acceso de los miembros de la Comunidad Universitaria a los procedimientos en los que tiene que participar, por lo que tiene una doble relevancia: Legal: facilitando garantas jurdicas para los ciudadanos y para la Universidad. De servicio: ofreciendo la atencin y la informacin adecuada a los ciudadanos para el acceso a las gestiones que necesita realizar. Se ha puesto de manifiesto que la actual estructura de los Servicios de Informacin y Registro hace prcticamente imposible el cumplimiento de sus funciones de una forma eficaz, hoy ms que nunca es necesario adaptar nuestros servicios a las necesidades de sus usuarios, procurando al mismo tiempo el ahorro de recursos. Por ello se propone cambiar esa estructura creando Oficinas de Informacin y Registro (OIR) como punto de atencin integral a los miembros de nuestra comunidad, ofrecindoles un servicio profesionalizado y coordinado. Esto facilitar el cumplimiento, entre otros, de los siguientes objetivos: Ofrecer informacin a los estudiantes por rea. Ofrecer sistemas de comunicacin interna adaptados a las garantas necesarias, pero tambin a las ventajas tecnolgicas. Ofrecer el horario ms adecuado de atencin al pblico. Garantizar y controlar el acceso al programa informtico de gestin de Registro cumpliendo la normativa sobre Proteccin de Datos. Dar una atencin homognea, objetiva y de calidad a los usuarios, sin perjuicio de la Oficina en la que se encuentren.
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Potenciar el uso del Registro electrnico y facilitar el acceso de los usuarios a los Servicios electrnicos que ofrece la Universidad, disponiendo en la Oficinas de puntos de acceso electrnico que permita al personal que trabaja en los mismos asesorar y orientar a los usuarios en el uso de estos servicios. Adecuar la estructura del Registro a la normativa vigente y facilitar su adaptacin a cualquier cambio normativo.

DOTACIN DE LAS NUEVAS UNIDADES DE INFORMACIN Y REGISTRO

Actualmente, ya est en funcionamiento la Oficina de Informacin y Registro del Campus de Somosaguas, con resultados claramente positivos. Queda pendiente la creacin de las correspondientes Oficinas del Campus de Moncloa. Respecto de los Centros perifricos situados fuera del Campus, en principio se propone la permanencia de los puestos de trabajo de Informacin y Registro en los mismos, para mantener la proximidad del Servicio, integrndolos, si no lo estn, en la Secretara de Alumnos, donde tambin asumiran funciones propias de la misma. En consecuencia las nuevas Oficinas de Informacin y Registro agruparan el personal destinado en los 18 Centros restantes:

Ce. Informacin. Filosofa . Informtica. Veterinaria. Farmacia. Bellas Artes.

Educacin. Geografa e Historia. Matemticas. Qumicas. Fsicas. Biolgicas.

Filologa. Geolgicas. Medicina. Derecho. Odontologa Enfermera, Fisiologa y Podologa

A la hora de elaborar la propuesta, junto a los indicadores de cargas de trabajo recogidos en las fichas de procedimientos, es fundamental tener en cuenta dos de los indicadores constantes, el horario de atencin al pblico y el nmero de documentos que registra cada una de las Oficinas actuales.

C- PROPUESTA DE MODIFICACiN DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LOS CENTROS.

Se propone organizar la plantilla administrativa de los centros en torno a las tres unidades siguientes:
OFICINA TCNICA DEL DECANA ro

Su dotacin se completara con la incorporacin de puestos de otras unidades. Se recomienda la inclusin de al menos una persona destinada en una Secretara de Alumnos, con experiencia en gestin acadmica y acceso al programa GEA. La Oficina Tcnica del Decanato asumira las tareas de gestin derivadas de la actividad institucion al y acadmica relacionada con el Centro, apoyando a los correspondientes rganos del mismo en el desarrollo de sus competencias e iniciativas. Por ejemplo, atencin al equipo decanal, coordinacin con el rea de Gestin Acadmica, Erasmus, prcticas exte rnas, apoyo a la coordinacin de titulaciones, convenios, proyectos ...
SECCIN DE Apoyo A ESTRUCTURAS DOCENTES E INVESTIGADORAS

La Seccin de Apoyo a Estructuras Docentes y de Investigacin asumira las tareas de gestin derivadas de la actividad docente e investigadora relacionada con el Centro que actualmente desempean los negociados de departamento. Asimismo, se reforzaran las funciones de apoyo administrativo a la gestin de los proyectos de investigacin, especializando progresivamente al personal en esta materia. En la actuali dad existen 187 departamentos atendidos por 209 personas. La agrupacin de estas personas en las Secciones de Apoyo a Estructuras Docentes y de Investigacin supondr un mejor servicio al incorporar prestaciones que no pueden atender las actuales secretaras de departamento. La repercusin en cada una de las secciones de los centros vendr determinada por el resultado del estudio de cargas de t rabajo de los departamentos.
SECCIN DE ADMINISTRACIN

Integrara las Secciones de Personal, de Asuntos Econmicos, y el Negociado de Coordinacin. Se ocupara con carcter general de los recursos e infraestructuras del Centro, incl uyendo la gestin econmica y de personal, y apoyara a la Gerencia ya los rganos de Gobierno y de direccin en el mbito de sus respectivas competencias. Su dotacin supondra un ahorro al incorporar un menor nmero de personas que la suma actual de personal de las unidades mencionadas. El nmero de puestos asignados tendr en cuenta el resultado del estudio de cargas de trabajo de dichas unidades.

0- PROPUESTA DE UNIFICACiN

DE BIBLIOTECAS DE CENTRO.

Atendiendo exclusivamente al criterio de agrupacin de las bibliotecas de Centros que comparten edificio, se podran agrupar hasta 14 Bibliotecas en 6 Bibliotecas Coordinadoras que gestionaran las situadas en los siguientes centros: 1. Facultades de Filosofa y Filologa. 2. Facultad de Derecho, Centro de Documentacin Europea, Instituto de

Criminologa. 3. Facultades de Medicina y de Enfermera, Podologa y Fisioterapia 4. Facultades de ce. Geolgicas y Ce. Biolgicas 5. Facultad de ce. Econmicas y Centro de Documentacin Europea. 6. Facultad de ce. Polticas y Facultad de Trabajo Social.

ste es un documento de discusin que introduce parte de las propuestas que debe abordar esta comisin de estructuras de centros. En un primer momento tambin se pens en incorporar en este texto inicial la integracin de Gerencias que comparten edificios, o tienen proximidad geogrfica o que son de centros que tienen "proximidad" acadmica. Se ha descartado introducir aqu este debate pensando que ste era parte de un debate ms profundo sobre la posible integracin de centros que esta comisin debe abordar a continuacin.

Las propuestas que se recogen en este documento son producto del estudio de las cargas de trabajo y de la estructura de los distintos servicios de la Universidad y en particular de lasfacultades que puso en marcha la Gerencia y que desarrolla la Vicegerencia de Gestin y Organizacin de la UCM.