NDICE

1. CONTROL INTERNO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 INTRODUCCIN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 1.1. 1.2 2. 3. 4. CONCEPTO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 PASOS PARA EJERCER EL CONTROL INTERNO ---------------------------------------------------------- 5

OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO ----------------------------------------------------------------------------- 7 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO ------------------------------------------------------------------------------ 8 4.1. 4.2. 4.3. El Plan De Organizacin ------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Sistema De Autorizaciones Y Procedimientos De Registro -------------------------------------------- 9 Recurso Humano --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

5.

EL CONTROL INTERNO DEL SECTOR PRIVADO ---------------------------------------------------------------- 11 5.1. 5.2. 5.3. Objetivos del control interno ---------------------------------------------------------------------------------------- 11 Elementos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Plan de organizacin adecuado se sustenta principalmente en lo siguiente: --------------- 12

6. 7.

CONTROL INTERNO DEL SECTOR PBLICO --------------------------------------------------------------------- 14 CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO ------------------------------------------------------------------------- 16 7.1. 7.2. CONTROLES GENERALES Y ESPECFICOS ---------------------------------------------------------------- 16 GENERALES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 ESPECFICOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 TIPOS DE CONTROLES GENERALES -------------------------------------------------------------------------- 17 Conciencia de control-------------------------------------------------------------------------------------------- 17

7.2.1. 7.3.

TIPOS DE CONTROLES ESPECFICOS ------------------------------------------------------------------------- 17 Control Administrativo ------------------------------------------------------------------------------------------ 17 Control Contable --------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 Los Ciclos De Informacin Contable---------------------------------------------------------------------- 18 Los Puntos De Control ------------------------------------------------------------------------------------------ 19 Tipos De Errores --------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 ESTRUCTURA ORGNICA DE LA ENTIDAD ---------------------------------------------------------- 20 ASIGNACIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ------------------------------------------- 21 SEGREGACIN DE FUNCIONES---------------------------------------------------------------------------- 21 SISTEMA DE AUTORIZACIN Y EJECUCIN DE OPERACIONES -------------------------- 22

7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.3.8 7.3.9

7.3.10 7.3.11 7.3.12 8. 9.

MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS ------------------------------------------------------------- 23 AUDITORA ANUAL EN LAS ENTIDADES PBLICAS --------------------------------------------- 23 Limitaciones al alcance ----------------------------------------------------------------------------------------- 24

Disciplinas de Control -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 AMBIENTE DE CONTROL --------------------------------------------------------------------------------------------------- 25 9.1. Integridad y valores ticos ------------------------------------------------------------------------------------------- 26 EVALUACIN DEL RIESGO --------------------------------------------------------------------------------------------- 27 Identificacin de riesgos ------------------------------------------------------------------------------------------- 27 Plan de mitigacin de riesgos ----------------------------------------------------------------------------------- 28 Valoracin de los riesgos ----------------------------------------------------------------------------------------- 28 Respuesta al riesgo -------------------------------------------------------------------------------------------------- 29

10.

10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 11.

CICLOS DE TRANSACCIONES ---------------------------------------------------------------------------------------- 30 Compras y Pagos ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 COMPRAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 PAGOS Condiciones Bsicas de Control Interno ------------------------------------------------ 31

11.1.

11.1.1. 11.1.2. 11.2.

CICLO DE TRANSACCIONES VENTAS -------------------------------------------------------------------- 32 VENTAS Condiciones Bsicas de Control Interno ---------------------------------------------- 33

11.2.1. 12.

EL ARQUEO DE CAJA ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 34 OBJETIVOS GENERALES ----------------------------------------------------------------------------------------- 34 OBJETIVOS BSICOS----------------------------------------------------------------------------------------------- 34

12.1. 12.2. 13.

ARQUEO DE CAJA CHICA ----------------------------------------------------------------------------------------------- 35 CONCEPTO--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35

13.1. 14. 15. 16.

CONCILIACIN BANCARIA --------------------------------------------------------------------------------------------- 36 CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 ANEXO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41 EJERCICIO DE CONTROL INTERNO ------------------------------------------------------------------------- 41 Arqueo de Caja ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 41 Arqueo de Caja Chica: ------------------------------------------------------------------------------------------------- 43

16.1.

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA----------------------------------------------------------------------------------- 45 Cuenta Bancos: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46

CONCILIACIN BANCARIA------------------------------------------------------------------------------------------------- 48

1. CONTROL INTERNO INTRODUCCIN Aqu es importante subrayar la importancia de un plan de accin realista, simple y factible en vez de un plan terico, sofisticado y no alcanzable que frecuentemente constituye el defecto principal al logro de resultados y casi siempre produce desperdicios de recursos. Por esto el plan debe de estar de acuerdo a la visin, misin, objetivos y actividades o metas de la empresa o entidad. El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de una entidad, es decir, que no puede ni debe concebirse separado. El trmino control, se emplea con una amplia gama de sentido y aplicaciones, por tal motivo y para enfocar ms claramente el presente documento se emplea el trmino Control Interno para dar ms nfasis su naturaleza interna dentro de la empresa o entidad y la responsabilidad principal de la Gerencia en todo nivel de su funcionamiento. El control es lo que hoy da llamamos la auditoria. 1.1. CONCEPTO El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables Es una expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores de empresas para dirigir y controlar las operaciones de sus empresas, las tcnicas especficas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos vara de una empresa a otra segn la magnitud, naturaleza, complejidad y

dispersin geogrfica de las operaciones de la entidad.

El sistema de control

interno comprende

el plan de

la organizacin y

todos

los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia, eficacia operativa. Este proceso es efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y dems personal, diseado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos. 1.2 PASOS PARA EJERCER EL CONTROL INTERNO 1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios). 2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparacin). 3. Tomar acciones correctivas. El trmino Control Interno abarca la organizacin, polticas, procedimientos y prcticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados. Lo esencial del Control est en las acciones tomadas para dirigido o llevar a cabo

operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para que estn de conformidad con las normas o con los objetivos deseados. Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carcter abstracto e inmaterial y por otro una serie de acciones a travs de las cuales se hace palpable y por consiguiente tiene un resultado el cual es medible o evaluable. El control est relacionado a la entidad y especficamente a la administracin, personificada en sus rganos de decisin y ejecucin correspondiente.

Para que el control funcione es necesario: 1. Establecer en forma sistematizada, es decir, que deben seguir un ordenamiento racional. 2. Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento. 3. Orientarlo a objetivos especficos, de manera que su efecto por la accin que produce, puede ser evaluable. El Control interno puede aplicarse a cualquier actividad operativa y toma sentido concreto nicamente cuando se asocia con una situacin operacional especfica. 2. OBJETIVO El proceso de Control Interno no puede existir sino existen objetivos. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto la funcin de control ser imposible, es por esto que el concepto del Control Interno est ntimamente vinculado con la aplicacin de Gerencia o Administracin por Objetivos, a veces denominado Gerencia por Objetivos y Resultados para dar nfasis a los resultados concretos. 1. Un deseo bsico, necesidad directiva o disposicin, y la autoridad y capacidad para su ejercicio. 2. Comprender a cabalidad los propsitos y los resultados de los objetivos percibidos. 3. Es necesario establecer un plan de organizacin, el cual conlleva el establecimiento de un planeamiento estratgico y unas directivas internas acerca del accionar de las diversas reas de la empresa. 4. Definir claramente las unidades de organizacin, donde cada una de ellas tenga su propia autoridad delegada y claramente delimitada, con cierta independencia en las decisiones pero que acte de acuerdo a los principios establecidos por la gerencia.

5. Identificacin de los objetivos a ser logrado por cada unidad de organizacin y de las funciones y actividades de ser llevadas a cabo para lograr este fin. 6. Establecimiento de polticas que dirige las operaciones incluyendo polticas pertinentes a control interno e informacin gerencial tanto como la auditora interna. 7. Desarrollo de normas de rendimiento factibles de ser cumplidos en trminos que facilitan la comparacin. Cada uno de stos pasos implica algn tipo de accin. Su eficacia depende de la competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisin y su eficacia en el resultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados. 3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que asiera el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. Asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

4. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Las caractersticas de un sistema de control interno satisfactorio deberan incluir: Un

plan

de

organizacin

que

provea

segregacin

adecuada

de

las

responsabilidades y deberes. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. Prcticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organizacin Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan bsicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitara el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorizacin y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

4.1. El Plan De Organizacin Aunque un plan de organizacin apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las lneas de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organizacin es la independencia de funciones de operacin, custodia, contabilizacin y auditora interna. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operacin en general.

Adems de una apropiada divisin de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada divisin para con la aprobacin a los requerimientos de la poltica de la empresa. Junto con esto debe ir la delegacin de autoridad para afrontar tales responsabilidades.

Esta responsabilidad y la delegacin de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en las grficas del manual de organizacin. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases, cuando el trabajo de las divisiones es complementario.

Tal divisin de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciacin y autorizacin de una actividad deben estar separadas de su contabilizacin. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilizacin.

4.2. Sistema De Autorizaciones Y Procedimientos De Registro

Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un cdigo de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparacin de estados financieros, si el cdigo se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables.

Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a travs de diseos de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lgico de los procedimientos de registro y aprobacin. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobacin se incorpora en manuales de procedimientos.

4.3. Recurso Humano

Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeacin de una organizacin efectiva y lo adecuado de sus prcticas y procedimientos, sino tambin, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y econmica.

Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluacin. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relacin con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de evaluarlas. Por ejemplo, los registros estadsticos mantenidos por produccin y ventas o cualquier otro departamento de operaciones pueden requerir evaluacin en un caso particular.

Donde es posible, la revisin del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditora apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del cliente. Donde esto no es posible, la revisin debe hacerse en conjunto con otras fases del programa de Auditora. Un registro de la revisin hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma adecuada.

5. EL CONTROL INTERNO DEL SECTOR PRIVADO El control interno de las empresas privadas se ha convertido ltimamente en uno de los pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables. El control interno se sustenta en la independencia entre las unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijacin de responsabilidades. Slo as podr tener xito. En consecuencia podramos decir que el control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia y asegura la efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principios contables. 5.1. Objetivos del control interno Los objetivos del Control Interno deben lograr: 1. La obtencin de la informacin financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta til para la gestin y el control. 2. Promover la obtencin de la informacin tcnica y otro tipo de informacin no financiera para utilizarlas como elemento til para la gestin y el control. 3. Procurar adecuadas medidas para la proteccin, uso y conservacin de los recursos financieros, materiales, tcnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad. 4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misin. 5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias. 6. Idoneidad y eficiencia del recurso humano. 7. Crear conciencia de control.

5.2. Elementos Los elementos del control interno son: 1. Plan de organizacin Aun cuando no existe un solo concepto para definir organizacin, se entiende que ella se refiere a una estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin. La organizacin proporciona el armazn que define las actividades que sern planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas. El organigrama describe la estructura formal de la entidad. Involucra por lo tanto: Determinacin de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la entidad. Integracin de las funciones y actividades en unidades orgnicas. La jerarquizacin de la autoridad de manera que los grupos o individuos separados por la divisin de funciones en el trabajo acten coordinadamente y enmarcados en claras lneas de responsabilidad. Identificacin de reas clave y lneas de informacin. 5.3. Plan de organizacin adecuado se sustenta principalmente en lo siguiente: Independencia entre unidades operativas, sin que esto signifique ruptura de los canales de comunicacin. Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de los reportes financieros. Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables Reconocimiento de la necesidad de una efectiva segregacin de funciones (operacin, registro y custodia). Fijacin de lneas de responsabilidad y delegacin de autoridad apropiadas.

Algunos factores a considerar para evaluar el plan de organizacin institucional se resumen a continuacin: La estructura organizacional debe ser lo ms simple posible. Las responsabilidades funcionales deben segregarse con el fin de que una sola persona no controle todas las etapas relacionadas con una operacin. Cada funcionario debe estar facultado para tomar decisiones y cumplir efectivamente con sus atribuciones con lo cual se evitan atrasos o inercia en la entidad. La responsabilidad de cada persona debe estar definida en forma precisa para que no pueda ser evadida o excedida en su ejercicio. La delimitacin de responsabilidad permite evitar transferir las deficiencias incurridas a otras personas por inaccin o accin inapropiada. Un funcionario que asigna funciones y delega autoridad a sus subordinados debe implementar mecanismos adecuados de control, con el fin de determinar si las tareas asignadas vienen cumplindose satisfactoriamente. Los empleados a quienes se les ha delegado autoridad estn obligados a operar segn los trminos del encargo, debiendo consultar a su superior en casos de excepcin. Toda persona est obligada a informar a su superior por la manera en que cumpli con sus tareas y por los resultados obtenidos en relacin con lo que debi lograrse. La entidad debe ser tan flexible como para permitir una adecuada sincronizacin con los cambios en su estructura organizacional, a consecuencia de cambios

6. CONTROL INTERNO DEL SECTOR PBLICO El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse cumplimiento de los objetivos siguientes: o Salvaguardar el patrimonio pblico. o Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. o Procurar la eficiencia, eficacia, economa y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las polticas establecidas por las mximas autoridades del Organismo o entidad.

Los objetivos del control interno deben ser establecidos para cada rea o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos generales de la institucin.

El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administracin, manejo y disposicin del patrimonio pblico y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorizacin de las transacciones presupuestarias y financieras. El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la proteccin de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras, as como a la produccin de informacin atinente a las mismas.

El costo del control interno no debe exceder el que resulte de la suma de los beneficios esperados de la funcin contralora.

Son beneficios esperados del control interno, en general, los que incrementen la proteccin del patrimonio pblico, minimicen los riesgos de daos contra el mismo e incrementen su eficiente utilizacin.

Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas siguientes:

a) Corresponde a la mxima autoridad jerrquica de cada organismo o entidad establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en general vigilar su efectivo funcionamiento.

Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en cada rea operativa, unidad organizativa, programa, proyecto, actividad u operacin, de la cual sean responsables.

b) El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios, contables, administrativos y operativos del organismo o entidad y no un rea independiente, individual o especializada.

c) Es responsabilidad del rgano de control interno del organismo o entidad, sin menoscabo de la que corresponde a la funcin administrativa, la revisin y evaluacin del sistema de control interno, para proponer a la mxima autoridad jerrquica las recomendaciones tendentes a su optimizacin y al incremento de la eficacia y efectividad de la gestin administrativa.

d) Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios tcnicos de general aceptacin relativos a la unidad e integridad de los procesos y a la forma unificada de su conduccin gerencial, los deberes y responsabilidades atinentes a la autorizacin, ejecucin, registro, control de transacciones y custodia del patrimonio pblico, deben mantener una adecuada

7. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos.

La clasificacin entre controles contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias individuales.
Visin, Misin Control estratgico y planes

Presupuesto, Planeacin

CONTROL INTERNO

Logstica, Compras
Control de Operaciones Ventas, Comercializacin Control Financiero Contabilidad, Finanzas, Auditora

7.1. CONTROLES GENERALES Y ESPECFICOS GENERALES No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la informacin contable. ESPECFICOS Se relacionan con la informacin contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn desde el origen de la informacin hasta los saldos finales.

7.2. TIPOS DE CONTROLES GENERALES 7.2.1. Conciencia de control La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organizacin. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz. La Gerencia se podra motivar a violarlos por las siguientes causas:

Cuando el ente est experimentando numerosos fracasos. Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crdito. Cuando la remuneracin de los administradores este ligada al resultado. Cuando el ente se va a vender en base a sus activos. Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados ms bajos. Cuando la gerencia se encuentra bajo presin en cumplir sus objetivos.

7.3. TIPOS DE CONTROLES ESPECFICOS

7.3.1 Control Administrativo

Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todos controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin.

Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores.

7.3.2 Control Contable

Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn pre numerados. 7.3.3 Los Ciclos De Informacin Contable Un ciclo de informacin contable est constituido por el flujo de informacin que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas del mayor general son solo objeto de validacin mediante procedimiento sustantivo. Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estn documentados o tambin en un medio magntico hasta llegar a generar los saldos del mayor. Ejemplo: Los datos del nombre del cliente , direccin , artculo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador. Aprobado el pedido, se corre el programa de facturacin y ritmo.

7.3.4

Los Puntos De Control

Los intercambios de informacin estn sujetos a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores, que de seguro sern los procesos en donde se produce el intercambio de informacin. Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL 7.3.5 Tipos De Errores

Poblacin: Son errores en el nmero de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan Ej. Se realizan 150 ventas y se registran 148, el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluacin. Tambin existen problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos categoras dentro de estos: Autorizacin: Intercambios no autorizados ingresados al sistema por intencin. Integridad: son errores de integridad de la informacin. Exactitud: Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los trminos del mismo, existen errores de exactitud. La transmisin inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrn tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno. error o

7.3.6

ESTRUCTURA ORGNICA DE LA ENTIDAD Cada entidad debe disear su organizacin en base al criterio al criterio de racionalidad, de acuerdo a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones.

La organizacin de una entidad proporciona el armazn que define las actividades que sern planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas. Involucra aspectos tales como: a) determinacin de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la entidad; b) integracin de las funciones y actividades en unidades orgnicas; c) la jerarquizacin de la autoridad, de manera que los grupos o individuos separados por la divisin de funciones en el trabajo, acten coordinadamente y enmarcados en claras lneas de responsabilidad; y, d) identificacin de reas clave y lneas de informacin.

Dentro de los factores a tener en cuenta al disear la organizacin se encuentran: la organizacin debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su estructura, resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y polticas. La estructura de la organizacin debe ser lo ms simple posible. El establecer una divisin, demasiado precisa en los deberes y obligaciones, puede generar un atraso en el procesamiento de las operaciones. Las unidades orgnicas deben disearse con el fin de obtener el mximo de efectividad con el menor costo posible.

Corresponde a cada entidad pblica organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de organizacin; todo lo cual debe materializarse en el Reglamento de Organizacin y Funciones y el organigrama estructural correspondiente.

7.3.7

ASIGNACIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

La direccin de cada entidad debe definir con claridad las lneas de autoridad y responsabilidad funcional de los servidores que presten servicios en ella. 01. En toda entidad debe establecerse en forma clara y por escrito, para cada nivel, las correspondientes funciones y responsabilidades del personal y unidades orgnicas dependientes, las que son presentadas en los manuales de organizacin y funciones que deben ser aprobados por su titular. 02. Algunos factores a considerar en la asignacin de autoridad y responsabilidad son los siguientes: Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y necesarias, de lo contrario existirn fricciones, demoras o inercia en la entidad. Si las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo de que pueda ser evadida o excedida por algn funcionario o empleado. Su definicin evita culpar a otros por fallas en la accin o por acciones inapropiadas. Si se delega autoridad a los empleados, el funcionario debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en funcin a lo que espera lograr. Debe evitarse la duplicacin o conflicto de labores al asignar funciones y responsabilidades.

7.3.8

SEGREGACIN DE FUNCIONES

La direccin de las entidades deben limitar las tareas de sus unidades y servidores, de modo que exista independencia y separacin entre funciones incompatibles.

01. Las funciones y responsabilidades deben distribuirse sistemticamente a varias personas para asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades

delegadas. Entre las funciones clave figuran la autorizacin y el registro de las transacciones, la emisin de planillas y documentos de remuneraciones. Sin embargo, la colusin puede reducir o eliminar la efectividad de esta prctica de control interno. 02. Una entidad pequea puede que no tenga suficiente personal empleado para aplicar la segregacin de funciones plenamente. En tal caso, la direccin debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotacin del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones o hechos contables, no se concentren en una sola persona por un espacio de tiempo prolongado.

7.3.9

SISTEMA DE AUTORIZACIN Y EJECUCIN DE OPERACIONES

Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que acten dentro de su campo de competencia funcional. 01. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas autorizadas, quienes estn obligadas a rendir cuenta de la custodia y su utilizacin. La restriccin del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilizacin no autorizada o prdida, contribuyendo al cumplimiento de las polticas dictadas por la direccin. El acceso a documentos vulnerables y las responsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques en blanco, puede restringirse mediante polticas que obliguen a mantener los fondos o valores en una caja fuerte, pre numerando los documentos o encargando su custodia a personas responsables. 02. La direccin es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la transferencia, asignacin y utilizacin de fondos para atender actividades especficas de la entidad que estn relacionadas con el cumplimiento de las metas programadas.

7.3.10

MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS

La direccin debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuacin contraria a los criterios de economa, eficiencia y efectividad.

01. La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo efectuado por el personal debe tener como resultado el control efectivo de sus actividades. Ello incluye, la observancia de los procedimientos establecidos y la supresin de los errores y prcticas ineficientes. 02. Los directivos deben monitorear en forma continua (autoevaluacin) las operaciones y adoptar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de comportamiento que no guarde concordancia con los objetivos del control interno. Se denomina medidas correctivas, las acciones que adopta la gerencia con el objeto de corregir una desviacin de control interno. La autoevaluacin es una prctica sana de control interno que debe utilizar la administracin de las entidades pblicas.

7.3.11

AUDITORA ANUAL EN LAS ENTIDADES PBLICAS

Las entidades deben someterse a una auditora anual de sus operaciones y actividades para asegurar una adecuada responsabilidad (accountability) por la gestin y manejo de los fondos pblicos asignados.

Comentario: 01. La gestin en las entidades, programas y proyectos del sector pblico, descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a todos los niveles del gobierno. Los funcionarios pblicos deben rendir cuenta de sus actividades ante el pblico y sus autoridades. Este concepto no siempre se encuentra especificado en el marco legal vigente, sin embargo, la obligacin de rendir cuenta (Responsabilidad) es inherente al proceso gubernamental.

02. Por lo tanto, las entidades deben someterse a una auditora anual de sus operaciones y controles internos, con especial nfasis en programas y proyectos gubernamentales. El establecimiento de trminos de referencia que incluyan requisitos uniformes para esta auditora, constituye un mecanismo importante para su eficaz implementacin. Los trminos de referencia deben indicar: Una auditora de estados financieros, de acuerdo con normas de auditora gubernamental y normas internacionales de auditora; Informe sobre la estructura de control interno; Informe sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos que puedan tener un efecto importante en los estados financieros; y, Recomendaciones sobre el control interno financiero-contable.

7.3.12

Limitaciones al alcance

La Contralora General de la Repblica establecer las directivas que deben tenerse en cuenta para la auditora anual que se practique en entidades que manejen recursos por montos no significativos.

8. Disciplinas de Control Mecanismos que aseguran la continuidad y adecuado funcionamiento de los controles administrativos y contables.

DISCIPLINAS DE CONTROL

SEPARACIN DE FUNCIONES
Los Objetivos de un individuo estn balanceadamente opuestos a los objetivos de otro, dentro la organizacin (oposicin de intereses)

ACCESO RESTRINGIDO
Definicin de reas fsicas de acceso restringido y medidas de seguridad que refuerzan tal poltica

SUPERVISIN
Confirmacin en algn punto del circuito que recorre una transaccin, del cumplimiento adecuado de procedimientos y controles

9. AMBIENTE DE CONTROL El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es

fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema. sensibilizar a los

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales. La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de

acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente. 9.1. Integridad y valores ticos La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno. La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin, estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin. La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin. Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y

establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores, los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.

10. EVALUACIN DEL RIESGO La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos. El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales

eventos que pudieran afectar la ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos. 10.1. Identificacin de riesgos

Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos. Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de sus objetivos. La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar. Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo.

10.2.

Plan de mitigacin de riesgos

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de

riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios. 10.3. Valoracin de los riesgos

La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este permitir a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los anlisis le

riesgos pueden

afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto

representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con los estimados. La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico. Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia. 10.4. Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin coste/beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o el impacto. Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existir algn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.

Como un subproducto de este estudio y evaluacin el Auditor Independiente puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer ms efectivo el sistema de control interno.

11. CICLOS DE TRANSACCIONES Principales: Compra Venta 11.1. Compras y Pagos Planificacin Anlisis de condiciones de compra Pedido Recepcin Verificacin Aceptacin Almacenamiento Registro Pago CICLO DE COMPRAS Y PAGOS

Proveedor

rdenes de Compra

Bienes Recibidos

Factura

Cuentas a Pagar

Pagos

Nmina de Pagos

Mayor General

Banco

11.1.1.

COMPRAS Condiciones Bsicas de Control Interno

Pre numerar rdenes de Compras. Solicitar cotizaciones a ms de un proveedor. Registrar la entrada de mercaderas en Notas de Recepcin Pre numeradas. Revisar la secuencia numrica de los comprobantes internos que sustentan a las compras. Quien emite las rdenes de Compra no debe decepcionar mercaderas. Comparar la Factura del Proveedores con la Nota de Recepcin de Mercaderas. Controlar los clculos de la factura del proveedor. Revisin de las liquidaciones de salarios respecto a: o Tiempo trabajado para los jornaleros o Salario asignado a los mensualeros o Descuentos realizados o Clculos aritmticos

11.1.2. PAGOS Condiciones Bsicas de Control Interno Los pagos en efectivo deben hacerse con el fondo fijo. No deben mezclarse los fondos del Fondo Fijo con el de la cobranza diaria. El responsable de la custodia del Fondo Fijo no debe tener funciones de cajero. Anular la documentacin que sustenta los pagos. Los cheques deben emitirse con ms de una firma. Preparacin de conciliaciones bancarias mensuales. No deben emitirse cheques que no estn sustentados por comprobantes respalda torios de los egresos.

Los cheques deben ser preparados a la orden del proveedor, nunca al portador. Todos los comprobantes deben acompaar al cheque cuando se presentan para su firma Todos los pagos deben efectuarse con cheques.

Utilizar los cheques respetando la secuencia numrica. La funcin de preparacin de cheques debe estar separada de la aprobacin de pagos.

11.2.

CICLO DE TRANSACCIONES VENTAS

Pedidos
o Recepcin o Aceptacin o Preparacin Facturacin o Registro Cobranzas o Registro CICLO DE INGRESOS

Mayor General

Banco

Pedidos de Venta

Expedicin Facturacin

Cuentas a Cobrar

Cobranzas

Cliente

11.2.1. VENTAS Condiciones Bsicas de Control Interno Las personas que preparan las documentaciones de ventas deben ser independientes de la custodia de los bienes. El total en unidades de las mercaderas vendidas y documentadas debe ser comparado con algn parte de salida, emitido por el departamento de custodia fsica de los bienes Las documentaciones de ventas (Facturas, NVC) deben ser pre numeradas. La documentacin de ventas deben ser verificadas en cuanto a la exactitud de las mismas antes de la entrega a los clientes (cantidad vendida, precio y extensiones aritmticas).

Todos los descuentos otorgados fuera de las polticas deben requerir aprobacin. La funcin de registro de las facturas en el libro auxiliar de clientes no debe estar a cargo de contabilidad. El departamento de contabilidad debe verificar que las facturas sean emitidas en forma correlativa. Las funciones de ventas y preparacin de los registros de ventas deben ser independientes de las funciones de cobranzas, expedicin, entregas y facturacin. Las cobranzas deben realizarse con recibos pre numerado. Los ingresos deben depositarse intactos al da siguiente a su recepcin La funcin de caja debe estar separada de las funciones de manejo del libro de contabilidad y registros auxiliares. Debe controlarse la rendicin de los recibos en forma correlativa. El directorio debe autorizar la apertura de las cuentas bancarias. Los cheques devueltos por el banco deben estar bajo control contable

12. EL ARQUEO DE CAJA El arqueo de caja es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin. 12.1. OBJETIVOS GENERALES

Establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad pblica que le permitan la autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitucin, leyes y normas que la regulan, coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social del Estado. 12.2. OBJETIVOS BSICOS

* Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de la calidad esperada. * Preservar al patrimonio de prdidas por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraudes o irregularidades. * Respetar las leyes y reglamentaciones, como tambin las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesin de los integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma. * Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos. * Evitar o reducir fraudes. * Salvaguarda contra el desperdicio. * Salvaguarda contra la insuficiencia.

* Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases ms seguras. * Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables. * Salvaguardar los activos de la empresa. * Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracin. * La obtencin de la informacin financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta til para la gestin y el control. * Promover la obtencin de la informacin tcnica y otro tipo de informacin no financiera para utilizarla como elemento til para la gestin y el control. * Procurar adecuadas medidas para la proteccin, uso y conservacin de los recursos financieros, materiales, tcnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la empresa. * Promover la eficiencia organizacional de la empresa para el logro de su misin y sus objetivos. * Asegurar que todas las acciones institucionales en la empresa se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias. 13. ARQUEO DE CAJA CHICA 13.1. CONCEPTO

Tambin conocido como caja menor, es una cuenta del activo corriente disponible, se crea este fondo para satisfacer gastos pequeos, vigentes y necesarios, que por su valor y costo no justifican la emisin de cheques. Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuanta, que por ser tan pequeos, no amerita la emisin de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dlares por cada transaccin y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisicin de materiales de oficina, alimentacin, movilizacin y otros.

El fondo servir para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deber conceder prstamos a funcionarios, compaeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificacin de los gastos, se considerarn vlidos, los siguientes documentos: Vales de Caja Chica y documentacin de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y dems documentos que justifiquen el egreso. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuanta reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en nmeros y letras, la cdula de ciudadana y la fecha. 14. CONCILIACIN BANCARIA La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los

auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cul es la causa de la diferencia. Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares. Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser: Saldo del extracto bancario: XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX (-) Notas crdito no registradas (+) Consignaciones pendientes (+) Notas debito no registradas () Errores en el auxiliar = Saldo en libros. XXX XXX XXX XXX XXX

Existen tres razones bsicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con la que aparece en los libros de una compaa o empresa: 1.- depsitos en transito 2.- cheques pendientes de cobro 3.- errores del banco

Al contrario de esto hay 5 razones fundamental por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos. 1.- cargos por servicios bancarios 2.- depsito de cheques sin fondos 3.- cobro de documentos 4.- pago de documentos 5.- errores en los libros

Una vez recibido el estado de cuenta bancario se procede a preparar una conciliacin bancaria, esta se hace para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros). 1.- a partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta 2.- con base en el saldo de cuenta se llega al saldo en libros 3.- por conciliacin cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado El procedimiento conciliar el saldo en bancos es: se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco con los comprobantes de depsito se verifica si los depsitos realizados por la compaa concuerdan con los depsitos que aparecen en el estado del banco

se identifican en orden numrico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta despus de completar los puntos 2 y 3 , se revisa si existe algn error

El procedimiento para conciliar saldo en libros es: anotar el saldo, tal como aparece en los libros de la empresa se revisa si exciten algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco. Se verifica si se han efectuado deducciones por: Cargos por servicios bancarios Cargos por cobro de documentos Pagos de documentos e intereses Depsitos de cheques SF recibidos de clientes Elaborar una relacin desde todas las deducciones, con importes y se restan del subtotal anterior. Una vez hecha la conciliacin bancaria ya que se hagan deducciones o adicciones el saldo, debe hacerse un asiento para registrarlo en libros. Despus de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al mayor, la cuenta de bancos se presentara el saldo conciliado, que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros se presenta como un cargo a la a cuenta bancos. La suma total de deducciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros se acredita a esta cuenta.

15. CONCLUSIONES El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtencin de tres objetivos principales: a) la obtencin de informacin financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficacia de las operaciones. Es importante que funcione adecuadamente en las empresas puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada,

con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado. Entre los principales tipos de control interno se pueden mencionar: Control interno administrativo, Control interno financiero, Control interno previo, Control interno concomitante, Control interno posterior, es importante que todos se ejecuten correctamente en la empresa puesto que de ellos depende el buen funcionamiento de la misma. Los principios de control interno se dividen en tres grandes grupos, por su aplicacin: Aplicables a la estructura orgnica, Aplicables a los procesos de sistemas y Aplicables a la administracin de personal. Los principales componentes de control interno son: Ambiente de control, Proceso de evaluacin del riesgo, El sistema de informacin contable, Actividades de control, Monitoreo de los controles. Los cuales son tiles para que el control interno funcione apropiadamente. El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. Un sistema particular de control interno es usualmente un nico detalle. El control interno extiende a las operaciones prcticas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeo y posicin financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. A esto se debe su importancia. Toda empresa debe adoptar un sistema de control interno que permita una seguridad razonable del cumplimiento de sus objetivos y medir su gestin peridicamente para determinar el grado de cumplimiento de dichos objetivos planeados. Con la aplicacin y el anlisis de cada uno de los indicadores propuestos, podemos obtener una correcta administracin de la institucin relacionada con la adecuada toma de decisiones.

16. ANEXO 16.1. EJERCICIO DE CONTROL INTERNO Arqueo de Caja

La Empresa Pblica COBRANZA El da 16 de Agosto del ao en curso, el Contador pblico autorizado el Sr. Carlos Masache, decide realizar el arqueo de caja, siendo las 09 h 00; al Sr. Edison Baldeo, encargado de la Caja. Segn los siguientes valores: Monedas: 84 monedas de $ 0.01 54 monedas de $ 0.05 83 monedas de $ 0.10 43 monedas de $ 0.25 33 monedas de $ 0.50 48 monedas de $ 1.00

Billetes: Cheques: Cheque No. 656486 Banco Pichincha $ 984.00 Cheque No. 767946 Banco Bolivariano $ 352.00 12 billetes de $ 1.00 17 billetes de $ 5.00 19 billetes de $ 10.00 08 billetes de $ 20.00 06 billetes de $ 50.00 03 billetes de $ 100.00

Cheque No. 215359 Banco Pichincha $ 213.00 Cheque No. 098765 Banco del Pacifico $ 235.00 Cheque No. 567877 Banco de Guayaquil $ 194.00

Comprobantes: Comprobante No. 9345 $ 87.00 Comprobante No. 0986 $ 24.00 Comprobante No. 7844 $ 56.00

EMPRESA PBLICA COBRANZA ACTA DE ARQUEO DE CAJA FECHA: 16/08/2011 CAJERO: Carlos Masache CANTIDAD
MONEDAS 84 54 83 43 33 48 monedas de $ 0.01 monedas de $ 0.05 monedas de $ 0.10 monedas de $ 0.25 monedas de $ 0.50 monedas de $ 1.00 VALOR BILLETES 12 17 19 8 6 3 billetes de $ 1.00 billetes de $ 5.00 billetes de $ 10.00 billetes de $ 20.00 billetes de $ 50.00 billetes de $ 100.00 VALOR 12.00 85.00 190.00 160.00 300.00 300.00 1047.00 0.84 2.70 8.30 10.75 16.50 48.00 87.09

HORA: 09:00 ENCARGADO: Edison Baldeo VALOR

DETALLE

CHEQUES Cheque No. 656486 Banco Pichincha Cheque No. 767946 Banco Bolivariano Cheque No. 215359 Banco Pichincha 984.00 352.00 213.00

Cheque No. 098765 Banco del Pacifico 235.00 Cheque Guayaquil VALOR COMPROBANTES Comprobante No. 9345 Comprobante No. 0986 Comprobante No. 7844 VALOR TOTAL PRESENTADO 87.00 24.00 56.00 167.00 3279.09 No. 567877 Banco de 194.00 1978.00

CAJERO

DELEGADO

Arqueo de Caja Chica:

En la Empresa xito El da 17 de Diciembre del ao en curso, el Contador pblico autorizado el Sr. Carlos Masache, decide realizar el arqueo de caja, siendo las 13 h 00; al Sr. Edison Baldeo, encargado de la Caja Chica. Con los siguientes egresos: Che No. 8475, por pago de intereses $ 27.00

Comp. No. 2983, por pago de comisiones Che No. 9375, por pago de crdito simple

$ 23.00 $ 29.00 $ 45.00 $ 87.00 $ 85.00 $ 76.00 $ 84.00 $ 23.00 $ 66.00 $ 42.00

Plan. No. 9345, por pago de crdito documentado Plan. No. 9452, por pago de arriendo Che No. 2345, por pago de publicidad Plan. No. 9348, por pago de servicios bsicos Che No. 5645, por pago de seguro Comp. No. 5634, por pago de fletes Plan. No. 7348, por pago de Comisiones Comp. No. 9394, por pago de sueldos

Plan. No. 7382, por pago de infraccin vehicular $ 24.00 Che No. 6832, por pago de Arriendo local 2 Comp. No. 8344, por pago de tiles de Oficina $ 34.00 $ 54.00 $ 66.00

Plan. No. 234, por pago de mantenimiento sanitario

Monedas:

47 monedas de $ 0.01 34 monedas de $ 0.05 43 monedas de $ 0.25 36 monedas de $ 0.50 43 monedas de $ 1.00

Billetes:

13 billetes de $ 5.00 14 billetes de $ 10.00 08 billetes de $ 20.00 01 billetes de $ 100.00

EMPRESA PBLICA COBRANZA ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA FECHA: 16/10/2011 HORA: 10:00 CAJERO: Carlos Masache CANTIDAD MONEDAS 47 34 43 36 43 monedas de $ 0.01 monedas de $ 0.05 monedas de $ 0.25 monedas de $ 0.50 monedas de $ 1.00 VALOR BILLETES 13 14 8 1 billetes de $ 5.00 billetes de $ 10.00 billetes de $ 20.00 billetes de $ 100.00 VALOR CHEQUES Che No. 8475, por pago de intereses Che No. 9375, por pago de crdito simple Che No. 2345, por pago de publicidad Che No. 5645, por pago de seguro Che No. 6832, por pago de Arriendo local 2 VALOR COMPROBANTES Comp. No. 2983, por pago de comisiones Plan. No. 9345, por pago de crdito 45.00 87.00 23.00 27.00 29.00 85.00 84.00 34.00 259.00 65.00 140.00 160.00 100.00 465.00 0.47 1.70 10.75 18.00 43.00 73.92 DETALLE ENCARGADO: Edison Baldeo VALOR

documentado Plan. No. 9452, por pago de arriendo

Plan. No. 9348, por pago de servicios 76.00

bsicos Comp. No. 5634, por pago de fletes Plan. No. 7348, por pago de Comisiones Comp. No. 9394, por pago de sueldos Plan. No. 7382, por pago de infraccin vehicular Comp. No. 8344, por pago de tiles de Oficina Plan. No. 234, por pago de mantenimiento sanitario VALOR TOTAL PRESENTADO 66.00 506.00 1303.92 54.00 24.00 23.00 66.00 42.00

CAJERO

DELEGADO

Cuenta Bancos:

En la Empresa COBRANZA El da 19 de Enero del ao en curso, el Contador pblico autorizado el Sr. Edison Baldeo, decide realizar la Conciliacin Bancaria, segn el Estado de Cuenta del Banco de la Empresa, Banco Depositario Guayaquil, la Conciliacin Bancaria debe realizarse en presencia del Contador. El saldo segn el Estado de Cuenta Corriente del Banco del Guayaquil, enviada por el mismo es de $ 6485.00. El saldo en la Cuenta Bancos de la Empresa JH S.A. es de $ 5966.00, este control debe hacerse en la fecha actual durante los siguientes meses de actividad comercial para determinar el saldo de la Cuenta Bancos con la precisin debida.

Dentro del Saldo en Libros la Empresa ha realizado los siguientes movimientos mercantiles: Depsitos en trnsito: Deposito No. 945 por $ 84.00 Deposito No. 845 por $ 82.00 Deposito No. 345 por $ 39.00 Deposito No. 856 por $ 94.00

Cheques girados y cobrados:

Che No. 485738 por $ 845.00 Che No. 845846 por $ 987.00 Che No. 987645 por $ 485.00 Che No. 874951 por $ 493.00

El Banco del Pichincha ha contabilizado los siguientes movimientos mercantiles, en nuestra cuenta corriente, la misma que est siendo debidamente supervisada por el Contador General de la Empresa.

Notas de Debito

N/D No. 8475, valor de la chequera por $ 947.00 N/D No. 8029, pago de la luz por $ 143.00 N/D No. 1234, pago del agua por $ 235.00 N/D No. 0987, pago del telfono por $ 123.00 N/D No. 9876, pago de internet por $ 129.00 N/D No. 9496, pago de tiles de oficina por $ 756.00

Notas de Crdito

N/C No. 845, cobro de documentos por $ 735.00 N/C No. 945, cobro de comisiones por $ 122.00 N/C No. 955, intereses sobre saldos por $ 167.00 N/C No. 874, cobro de prestacin de servicios por $ 345.00 N/C No. 846, cobro de documento por $ 846.00 N/C No. 524, cobro de comisiones por $ 123.00 N/C No. 856, cobro de documento por $ 856.00 N/C No. 997, cobro de comisiones por $ 762.00 N/C No. 835, cobro de documento por $ 945.00 N/C No. 855, cobro de comisiones por $ 524.00 N/C No. 234, cobro de documento por $ 784.00 N/C No. 906, cobro de comisiones por $ 135.00 N/C No. 945, cobro de documento por $ 648.00

Cheques protestados:

Che No. 946967 por $ 56.00

BANCO DE GUAYAQUIL CONCILIACIN BANCARIA AL 19/01/2011 SALDO SEGN ESTADO DE CUENTA DEPSITOS EN TRANSITO Deposito No. 945 Deposito No. 845 Deposito No. 345 Deposito No. 856 84.00 82.00 39.00 94.00 <2810.00> 6485.00 299.00

<CHEQUES GIRADOS Y COBRADOS> Che No. 485738 845.00

Ch. No. 845846 Ch. No. 987645 Ch. No. 874951 SALDO CONCILIADO SEGN E/C.

987.00 485.00 493.00 3974.00

Banco EMPRESA PBLICA COBRANZA CONCILIACIN BANCARIA AL 19/01/2011 SALDO EN LIBROS <NOTAS DE DEBITO> N/D No. 8475, chequera N/D No. 8029, luz N/D No. 1234, agua N/D No. 0987, telfono N/D No. 9876, internet N/D No. 9496, tiles de oficina NOTAS DE CRDITO N/C No. 845, cobro de doc. N/C No. 945, cobro de comi. N/C No. 955, intereses N/C No. 874, cobro de p/s. N/C No. 846, cobro de doc. N/C No. 524, cobro de comi. N/C No. 856, cobro de doc. 198.00 122.00 167.00 345.00 84.00 123.00 86.00 947.00 743.00 935.00 723.00 729.00 756.00 2897.00 5966.00 <4833.00>

N/C No. 997, cobro de comi. N/C No. 835, cobro de doc. N/C No. 855, cobro de comi. N/C No. 234, cobro de doc. N/C No. 906, cobro de comi. N/C No. 945, cobro de doc. <CHEQUES PROTESTADOS> Ch. No. 946967

762.00 95.00 54.00 78.00 135.00 648.00 <56.00> 56.00

CONTADOR

NET GRAFA http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/ACUERDO%20039%20CG%202009 %205%20Normas%20de%20Control%20Interno.pdf http://www.mmrree.gob.ec/ministerio/legal/normas_control_int.pdf