CIRCULAR N 012 De: HAROLD GUERRERO LPEZ Alcalde de Pasto TIRSO BENAVIDES BENAVIDES Jefe Oficina de Comunicacin Social

al Para: Secretaras, Subsecretaras, Oficinas, Direcciones, Departamentos Administrativos, Entes Descentralizados, EMPOPASTO, SEPAL, ESE Pasto Salud.

Fecha: 16 de Julio de 2012 Asunto: Disposiciones relacionadas con comunicaciones externas, y diseo de medios impresos y audiovisuales. Me permito informar que segn el Consejo de Gobierno que tuvo lugar el da sbado 14 de julio del presente ao, a partir de la fecha se deben seguir las siguientes disposiciones relacionadas con el manejo de las comunicaciones externas de la entidad y diseo de medios impresos y audiovisuales: La nica dependencia de la Alcalda autorizada para generar boletines de prensa y comunicados de prensa por parte de la Alcalda de Pasto, destinados a los medios de comunicacin o directamente a la comunidad, es la Oficina de Comunicacin Social; toda dependencia que necesite emitir alguna informacin a travs de boletines o comunicados deber remitir la informacin a esta dependencia quien analizar la conveniencia o no de su difusin. A partir de la fecha el Departamento Administrativo de Contratacin Pblica, no autorizar la contratacin de ningn bien o servicio relacionado con aspectos comunicacionales (Impresin de piezas grficas, espacios radiales, televisivos o prensa, contratos de prestacin de servicios para comunicadores sociales o periodistas y personal en el campo del diseo grfico o publicitario) que no tenga el visto bueno de la Oficina de Comunicacin Social. Los diseos de medios impresos o audiovisuales son responsabilidad exclusiva de la Oficina de Comunicacin Social, por tal motivo su elaboracin se debe solicitar a esta dependencia con el formato de calidad IC-F-006 (disponible en la intranet institucional www.intranetpasto.gov.co

Debido a varios inconvenientes que se han presentado con piezas grficas cuyo diseo ha sido solicitado y elaborado por parte de la Oficina de Comunicacin Social, y no han sido utilizados posteriormente para el evento o actividad que se solicit, a partir de la fecha toda solicitud de diseo para medios impresos o cualquier campaa publicitaria deber estar acompaada de la copia de la disponibilidad presupuestal mediante la cual se asegure los recursos financieros para el desarrollo de la estrategia comunicacional. La Oficina de Comunicacin Social tiene autorizacin para retirar cualquier pendn, pasacalle o pieza grfica que se considere va en contra del fortalecimiento de la imagen institucional (Incluye piezas grficas en sitios web). Las piezas grficas y audiovisuales desarrolladas para los entes descentralizados, EMPOPASTO, SEPAL y la E.S.E Pasto Salud deben contar con la aprobacin de la Oficina de Comunicacin Social, igualmente para diseos en los que participe cualquier dependencia de la Alcalda como parte de convenios o actividades interinstitucionales. Las dependencias que hayan realizado contratos de prestacin de servicios con profesionales o tcnicos en el campo de la comunicacin social o periodismo, diseo grfico o publicidad, debern asignar a este personal como parte del equipo de comunicaciones de la Alcalda de Pasto a cargo del Jefe de esta dependencia, en donde podrn ser asignados a actividades en el campo de su competencia a cualquier evento o actividad de la dependencia que lo necesite. Esta directiva se deber incluir como parte de las actividades del contrato para este tipo de prestacin de servicio en nuevas contrataciones. Todas las dependencias de la Alcalda de Pasto debern incluir en sus proyectos un rubro suficiente destinado a difusin, convocatorias y actividades o estrategias comunicaciones. En ninguna dependencia de la Alcalda existen oficinas de comunicaciones ni encargados de prensa alternos, por tal motivo ningn funcionario o contratista est autorizado a presentarse ante ninguna entidad, medio de prensa o comunidad como encargado de comunicaciones o prensa de alguna dependencia; solamente existe una Oficina de Comunicacin Social para toda la Alcalda.

Los entes descentralizados, EMPOPASTO, SEPAL y la E.S.E. Pasto Salud, debern igualmente apoyar a la Oficina de Comunicacin Social con el personal de comunicacin Social, Prensa, diseo grfico y publicidad con que cuenten, para el desarrollo de las actividades que se considere necesario en el marco de su profesin. Los sitios web alternos seguirn los lineamientos en cuanto a comunicacin e imagen institucional con el apoyo de la Oficina de Comunicacin Social. Las dependencias y entes descentralizados debern llevar registros que permitan visibilizar los logros alcanzados en las actividades para las cuales se hayan solicitado estrategias comunicacionales.

(Original Firmado) HAROLD GUERRERO LPEZ Alcalde de Pasto

(Original Firmado) TIRSO BENAVIDES BENAVIDES Jefe Oficina de Comunicacin Social