Está en la página 1de 11

Manual de

Oficina de
Comunicac
in Social

Abril

Directora Maetzi Marian Hernndez de Santiago

INDICE
Contenido
INTRODUCCION................................................................................................... 1
MARCO JURIDICO................................................................................................. 2
MISION................................................................................................................ 3
VISION................................................................................................................. 3
ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE COMUNICACIN SOCIAL...............................4
RESPONSABILIDADES.......................................................................................... 5
DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS...................................................................9

INTRODUCCION
La Direccin de Comunicacin Social, se da a la tarea de elaborar el
presente manual, a fin de documentar los procedimientos operativos y
administrativos de su responsabilidad, orientados a atender solicitudes
de entrevistas de los representantes de medios de comunicacin tanto
locales como nacionales, as mismo a monitorear la difusin de los
programas, proyectos y acciones del Gobierno Municipal a travs de los
medios de comunicacin.
Este manual a su vez incluye las areas y puestos que en ella
intervienen precisando su responsabilidad y participacin, as como
auxiliar en la ejecucin de puestos, adiestramiento y capacitacin del
personal.
La consulta de este manual nos permite identificar con claridad los
procedimientos y las rutas de trabajo que debe ejecutar cada rea.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 1

MARCO JURIDICO

Ley Federal de Radio y Televisin, publicada en el D. O. F. 19 I


1960. Ultima reforma D. O. F. 09 IV - 2012.
Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado,
reglamentaria del apartado B del artculo 123 Constitucional,
publicada en el D. O. F. 28 XII 1963. Ultima reforma 03 V
2006.
Ley de Premios, Estmulos y Recompensas Civiles, publicada en el
D. O. F. 31 XII 1975. Ultima reforma D. O. F. 09 IV 2012.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, publicada en el
D. O. F. 29 XII 1976. Ultima reforma 02 IV 2013.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo, publicado en el D. O.
F. 04 VIII 1994. Ultima reforma D. O. F. 09 IV 2012.
Ley Federal de Telecomunicaciones, publicada en el D. O. F. 07 VI
1995. Ultima reforma 16 I 2013.
Ley General del Sistema de Medios de Impugnacin en Materia
Electoral, publicada en el D. O. F. 22 XI 1996. Ultima reforma D.
O. F. 01 VII 2008.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Publica
Gubernamental, publicada en el D. O. F. 11 VI 2002. Ultima
reforma 08 VI 2012.

MISION
Informar a la sociedad, a travs de los medios masivos de comunicacin
y otros medios de difusin en el estado de Zacatecas, acerca de las
actividades, polticas, objetivos, metas y alcances de los programas que
realiza el Gobierno del Estado.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 2

VISION
Mantener a la ciudadana consiente e informada sobre cada accin que
se realiza dentro del estado de Zacatecas por parte de la gubernatura en
turno y de esta forma poder obtener un mejor gobierno y satisfaccin
por parte de los zacatecanos.
Invitar a los medios de comunicacin por medio de boletines de
prensa a formar parte de cada suceso que se realiza dentro del
ayuntamiento, de igual forma elaborar boletines de prensa para mejorar
informacin a los medios de comunicacin.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 3

ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE COMUNICACIN


SOCIAL

Direccin de comunicacin social

Subdireccin de
informacin

Departamento de
produccin

Departamento de
productos

Escrit
Monitor

Redaccin

Audiovis

Atenci
n en

Entrevis

Imagen
institucio

Fotograf
Event

Boletines
y
Redes

Manual de Comunicacin Social

Pgina 4

RESPONSABILIDADES

Director de comunicacin social: es el responsable de


establecer, coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para
revisar, diariamente, los peridicos locales y estatales e identificar
las notas de inters para el ayuntamiento.
El director deber estar disponible siempre que se le solicite,
pues la informacin se da las 24 hrs del da. Su horario dentro de
la oficina ser de las 8:00 am a las 7:00 pm, con horario
intermedio de comida.

Subdireccin de informacin: es el responsable de tener toda


la informacin que se obtiene de los departamentos de monitoreo,
atencin en medios y redaccin; de esta forma el director general
podara tener acceso con ms facilidad a la informacin ms
relevante.
Su horario ser el mismo que el del director general, pues es
un apoyo para otros departamentos.

Monitoreo: departamento encargado de mantener informado a


otros departamentos, en especial al director general, pues si existe
informacin falsa o planteada de una manera incorrecta, se debe
actuar rpidamente y aclarar los hechos ante la ciudadana.
Deber estar en la oficina a partir de las 6:00 am que inicia
la programacin de noticieros, tanto locales como nacionales y su
trabajo concluir alrededor de las 11:00 pm. Se debern tener a
dos personas encargadas de monitoreos, uno por la maana y otro
por la tarde.

Atencin en medios: para que este departamento trabaje al


100% como se necesita, es necesario contar con la informacin
que se obtuvo por parte de los trabajadores asignados para el
monitoreo. Este departamento es el encargado de clasificar la
informacin ms relevante obtenida da con da, de tal forma que
se pueda acceder con ms facilidad a la misma.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 5

Redaccin: como su nombre lo dice se encarga de producir


escritos con la informacin que se necesite externar, de este
departamento surgen las redes sociales y los boletines y
comunicados de prensa.
El encargado de este departamento deber ayudar en donde
se necesite. Su hora de entrada ser a las 8:00 am

Boletines y comunicados: es el encargado de difundir los


boletines y los comunicados de prensa a los medios masivos de
comunicacin, siempre deber contar con la autorizacin del
director general al momento de difundir. Estos documentos
debern ser corregido primeramente por su subdirector.
El horario de trabajo ser de 9:00 a 4:00 pm. En la mayora
de las ocasiones deber participar en otras tareas que se le
asignen.

Redes sociales: este departamento est encargado de las


actividades dentro de la pagina web, dentro de esta se mantiene
informada a la ciudadana acerca de lo realiza el gobernador da
con da. La informacin que este departamento difundir, deber
ser seleccionada cuidadosamente y explicada con palabras
simples para obtener una mejor respuesta por parte de los
guadalupenses.

Departamento de produccin: es el encargado de realizar


material til para la difusin de eventos o acciones realizadas por
parte del ayuntamiento y es la segunda base que tiene el Director
de Comunicacin Social.

Audiovisual: departamento encargado de producir spots, apoyos


visuales para exposiciones de parte del gobernador. Si trabajo
debe ser realizado de forma responsable por que le da cierta
identidad al gobernador del municipio.

Escritos: encargado de realizar convenios con medios de


comunicacin, tambin se encarga de realizar los discursos que se
darn por parte del ayuntamiento. No podr difundir ningn

Manual de Comunicacin Social

Pgina 6

documento sin la autorizacin correspondiente del director


general.

Fotografas: este departamento se encarga de cubrir eventos


que por motivos no siempre conocidos no pueden ser cubiertos
por medios de comunicacin masivos.
Sus horarios de trabajo pueden no tener mucha precisin
pues existen eventos que se realizan a las 8:00 am o incluso a
media noche. La disponibilidad de horario, puntualidad y buena
presentacin son de gran importancia.

Departamentos de productos especiales: encargados de


mantener a la oficina de comunicacin social con un orden y con
una buena identidad, pues recordemos que todo el ayuntamiento
es uno solo.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 7

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Boletines de prensa:
Documentos que la DCS redacta y distribuye entre los medios de
comunicacin, de acuerdo a los lineamientos polticos
establecidos. El comunicado o boletn es una nota o declaracin
que de divulga para conocimiento publico.
Los boletines sern escritos por la reportera asignada en el
departamento de boletines y comunicados. El archivo deber
permanecer siempre almacenado en el ordenador de la persona
encargada de difundirlo. Antes de mandarse a medios de
comunicacin el subdirector de difusin deber corregirlo. Ningn
boletn deber ser enviado si no es con la correccin y autorizacin
del encargado del departamento de redaccin o el director de
Comunicacin Social.

Informacin relevante: este departamento es el de atencin a


medios el cual contiene notas y columnas ms importantes o
sobresalientes sobre el Ayuntamiento, dentro de este se
encuentran tambin las voces ciudadanas que hablan de la
gestin del presidente municipal. Con la finalidad de agilizar su
lectura, solo debern contar con las categoras: Temas
Municipales, Seguridad y Temas Relevantes del Da.
Para los medios impresos las categoras son: titulares del da,
Gobierno municipal, seguridad Pblica, actividades del Gobierno
del Estado, temas relevantes del da, Poder Legislativo y Judicial,
partidos Polticos, turismo, deportes y columnas. Quienes estn
encargados de esta labor, deben agrupar las notas ms
importantes en cada uno de los rubros ya mencionados y
mencionar que mejoras o bajas se sucintaron.
Posteriormente un encargado debe recortas la informacin
para as pegarla a una hoja que ser fotocopiada, un juego se le
da a el Director y el otro es almacenado.

Monitoreo: el encargado debe sintonizar las estaciones y canales


locales seleccionadas y detectar las notas periodsticas que
interesan y transcribirlas. Para eso, debe grabar el material en un
casete. El responsable deber entregar al Director de forma limpia,

Manual de Comunicacin Social

Pgina 8

ordenada y a computadora, la informacin encontrada dentro de


este medio.
La informacin obtenida en el monitoreo se deber clasificar
en: Positiva (favorece a el Gobierno), Negativa y Neutra (sin
relevancia directa para el Municipio).

Actualizaciones de la pagina web: el encargado del


departamento de redes sociales quien se encarga de mantener la
pagina web llena de informacin obtenida mediante el monitoreo,
pues su objetivo es facilitar al pblico usuario del internet, la
consulta gil, ordenada, eficaz y actualizada de los diversos
programas, indicadores, antecedentes, servicios, objetivos y
resultados del quehacer institucional.

Cobertura de eventos: existen algunos eventos a los cuales


medios de comunicacin no pueden asistir debido a distintos
factores y es aqu cuando el departamento de productos
especiales manda a personal capacitado a cubrir eventos sobre el
ayuntamiento, para de esta forma mandar un comunicado de
prensa a medios de comunicacin sobre lo sucedido en el evento.

Elaboracin de contratos y convenios con medios de


comunicacin: el objetivo es promover la difusin de las
actividades, programas, proyectos y logros de la administracin en
turno, para beneficio de los ciudadanos.
Una persona asignada para el puesto de escritos es quien se
encargada de tener una buena relacin con los medios de
comunicacin, tener un acuerdo mutuo de consentimientos
recprocos que tiene como fin de crear un vinculo obligatorio con la
fuerza de ley; debido a que son ellos quienes presentaran lo
informacin que se brindara.

Entrevistas: un reportero asignado deber estar al pendiente de


cada medio de comunicacin que llegue a las oficinas a solicitar
informacin sobre algn acontecimiento dentro del ayuntamiento,
de igual forma puede organizar conferencias de prensa, siempre y
cuando el director general autorice.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 9

Imagen: responsable de la difusin de campaas o acciones


relacionadas con el ayuntamiento, ya sea a nivel local o nacional,
segn sea el caso. De igual manera ser el encargado de brindar
identidad a travs de spots en radio y televisin, publicidad
exterior, inserciones en peridicos y revistas.

Fotografas: el asignado por el director general para poder


contar con el material audiovisual necesario para poder difundir a
medios de comunicacin masivos como lo son televisin, radio y
paginas por internet.
Las fotografas o videos seleccionados para la difusin debern
contar con una pequea descripcin, puede ser una ficha tcnica.
En el caso de ser necesaria le impresin del material, se necesitara
la aceptacin de lo que se imprimir por parte del Director.

Manual de Comunicacin Social

Pgina 10