M Procedimientos

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Tuxtla Gutirrez, Chiapas Abril de 2008
NDICE
Contenido Pgina
Portada ndice Autorizacin Introduccin Organigrama General Procedimientos: Departamento de Administracin y Finanzas Departamento de Ventas Departamento Tcnico Departamento de Alimentos y Bebidas Departamento de Conservacin y Mantenimiento
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6 26 42 59 75 84 88
Glosario Grupo de Trabajo
Primera emisin Marzo de 2000
Actualizacin Abril de 2008
Prxima Revisin Abril de 2009
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AUTORIZACIN
Con fundamento en lo dispuesto en el artculo 23 de la Ley orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, se expide el presente Manual de Procedimientos del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, el cual contiene informacin referente a su estructura orgnica, funcionamiento y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta y gua para la toma de decisiones. La actualizacin del presente manual, deriva del Oficio No. SA/SUBDAT/DDA/113/2007 de fecha 14 de marzo del 2007, emitido por la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Secretara de Administracin, para dar cumplimiento al artculo 23 de la Ley orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, para realizar la actualizacin de los manuales administrativos; y del Oficio SA-SECON/0932/2008 de fecha 7 de abril del 2008 emitido por la Secretara de Administracin y la Secretara de la Contralora. La vigencia del presente manual ser a partir del 21 de Abril del 2008 y deja sin efecto a los expedidos anteriormente.
Lic. Jorge Alberto Morales Vzquez Director General del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas
Revis
C.P. Mirna Sofa Corts Herrera. Directora de Desarrollo Administrativo Secretara de Administracin
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INTRODUCCIN
En el presente documento se detalla de manera explicita, las funciones de cada uno de las reas administrativas que integran al Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, siendo su objetivo primordial el establecimiento de las actividades obligatorias del personal y de los titulares de su estructura organizacional autorizada. Este manual tiene como propsito ser un instrumento de apoyo para el personal del Centro de Convenciones, y del pblico en general que desee conocer el funcionamiento del mismo, contiene informacin de los antecedentes, base legal, misin, visin, atribuciones, organigramas, funciones de los rganos administrativos y glosario de trminos tcnicos - administrativos, de esta manera stos apartados permiten facilitar su comprensin y anlisis.
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ORGANIGRAMA GENERAL
SECRETARIA DE TURISMO Y PROYECTOS ESTRATEGICOS
ORGANO DESCONCENTRADO
-------------------------------------------------
DIRECCION
SUBDIRECCION
DEPARTAMENTO DE ADMON Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO TECNICO
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTTO.
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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCION
SUBDIRECCION
215-01/D/SD/AF/01
Nombre del procedimiento: Supervisin, elaboracin e interpretacin de los Estados Financieros.
Propsito: Registrar las operaciones financieras del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, en forma ordenada y sistematizada para generar reportes confiables.
Alcance: Desde la aplicacin contable de los gastos realizados, hasta la obtencin de los Estados Financieros, para la toma de decisiones.
Responsable del procedimiento: Departamento de Administracin y Finanzas.
Polticas: Toda informacin que se genere es propiedad del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas y por lo tanto del Gobierno del Estado; y deber de utilizarse y manejarse con la confidencialidad requerida, no podr extraerse documentacin fuera de los mbitos e instancias normativas establecidas.
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215-01/D/SD/AF/01
Descripcin del procedimiento
No. de Actividad 1.2.Actividad Documento de Referencia/observacin
Revisa oficios de ministracin, oficios de autorizacin de los recursos presupuestales. Revisa y aplica contablemente los documentos referentes a sueldos como son: Costos de nminas. Cuota del IMSS. Actas de cheques cancelados. 2 % de impuesto sobre nmina. Recibos oficiales por reintegros. Revisa y aplica contablemente el pago de publicaciones oficiales. Supervisa la aplicacin contable de plizas de cheques. Elabora e interpreta los Estados Financieros. Elabora la Cuenta Pblica Financiera.
3.4.5.6.-
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215-01/D/SD/AF/02
Nombre del procedimiento: Elaboracin de la Conciliacin Bancaria.
Propsito: Verificar que los movimientos bancarios realizados por el Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, hayan sido aplicados de igual forma por la Institucin Bancaria, y si existen diferencias realizar las aclaraciones respectivas.
Alcance: Desde el anlisis del Estado de Cuenta emitido por el banco, impresin de libro de bancos del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, hasta el envo de la conciliacin a la Secretara de Finanzas.
Responsable del procedimiento: Departamento de Administracin y Finanzas
Polticas: La elaboracin de este documento inicia el mismo da hbil de la recepcin de los estados de cuenta bancarios y deber ser enviada a la Secretaria de Finanzas en los primeros tres das hbiles de cada mes.
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215-01/D/SD/AF/02
No. de Actividad 1.Actividad Documento de Referencia/observacin
Obtiene mensualmente el Estado de Cuenta de Cheques y Libros de Bancos del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, comparando el total de movimientos del mes del Libro de bancos de Tesorera contra los de la cuenta de bancos de Contabilidad, que debe de ser igual. Existe alguna diferencia? Si: Verifica que la informacin se haya capturado correctamente. No: Determina el reporte final del mes.
2.-
Determina el total de retiros que aparecen en el estado de Cuenta, compara el libro de bancos, contra el estado de Cuenta para verificar que sean correctos los montos de los cheques cobrados y el total de cheques en circulacin. Detecta si existen diferencias de ms o de menos en cheques pagados por el Banco. Realiza la Conciliacin tomando en cuenta los movimientos acumulados de meses anteriores y movimientos del mes. Captura cartula y los anexos correspondientes. Elabora oficio anexando la cartula y anexos debidamente rubricados para el envo de la informacin a la Direccin de Contabilidad y Evaluacin de la Secretara de Planeacin y Finanzas. Distribucin de la documentacin: Direccin de contabilidad y evaluacin. Subsecretara de Egresos. Recursos Financieros y contabilidad. Archivo / Minutario.
3.4.5.6.-
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215-01/D/SD/AF/03
Nombre del procedimiento: Realizar el pago a proveedores y prestadores de servicio.
Propsito: Liquidar los saldos por concepto de compras y/o servicios adquiridos a travs de un proveedor.
Alcance: Desde la recepcin de la factura y documentacin soporte, hasta el pago como finiquito de la misma.
Polticas: Todo pago a proveedores deber realizarse una vez que el expediente de la compra o servicio se encuentre completo y haya suficiencia de recursos de la clave presupuestal correspondiente.
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215-01/D/SD/AF/03
Recibe documentacin consistente en: Requisicin Entrada del almacn Factura original Contrato y/o convenio Contra recibo. Verifica que las facturas cumplan con los requisitos fiscales: Rene toda la documentacin? No: Devuelve facturas y soportes para correccin. Si: Contina el proceso.
2.-
3.-
Verifica si existe suficiencia presupuestal: Existen recursos disponibles? No: Detiene el proceso de pago hasta que se solicite el recurso, y realiza adecuacin presupuestal para dar suficiencia en ese rubro. Si: Elabora cheque y pliza correspondiente, recabando la firma de: - Jefe de departamento de administracin y finanzas. - Subdirector. - Director. Recibe del proveedor o prestador de servicios contra recibo en original y realiza el pago.
4.-
5.-
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215-01/D/SD/AF/04
Nombre del procedimiento: Supervisar y controlar las ventas diarias del restaurante y bar para su ingreso oportuno en bancos.
Propsito: Cumplir en tiempo y forma con la normatividad gubernamental, respecto a los depsitos por ingresos propios del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas.
Alcance: Desde que se realiza el corte de caja por la venta del da, hasta que se deposita en la cuenta bancaria correspondiente.
Polticas: El monto de cada corte diario por concepto de ingresos, deber depositarse en bancos el da hbil inmediato posterior, debidamente validado y/o verificado.
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215-01/D/SD/AF/04
Realiza corte de caja de la venta del da del restaurante y bar Tipo de venta realizada: Venta de Contado: Reporta el importe en la venta del da y entrega el efectivo. Venta a Crdito: Reporta el importe en la venta del da y turna a crdito y cobranza para su tramite correspondiente. Entrega al departamento de administracin y finanzas el reporte de ventas anexando: Copias de facturas Copias de comandas Dinero en efectivo.
3.-
4.-
Realiza el recibo de ingresos especificando el da de la venta y firmando de visto bueno el jefe del departamento de administracin y finanzas. Deposita el importe especificado en el recibo de ingresos en la cuenta bancaria correspondiente a los ingresos propios del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas. Recopila las fichas de deposito de ventas de restaurant y bar, para elaborar oficio correspondiente a la tesorera de la Secretara de Finanzas y obtener el recibo oficial correspondiente. Formato: 215-01/D/SD/AF/04-1 (Ingresos a Tesorera)
5.-
6.-
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215-01/D/SD/AF/05
Nombre del procedimiento: Elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
Propsito: Conocer el importe estimado de los gastos operacionales a los que se enfrentar el Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas durante el siguiente ao.
Alcance: Desde que cada departamento elabora sus necesidades bsicas de operacin y proyectos para el siguiente ao, hasta la conjuncin e integracin de todo un plan de gastos.
Polticas: La generacin de este documento, as como modificaciones y/o alteraciones debern apegarse a la normatividad que cada ao estipula la Secretara de Finanzas.
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215-01/D/SD/AF/05
Solicita la informacin de la proyeccin de los gastos que va a realizar cada departamento en su rea, para enfrentar los eventos y trabajo programado del siguiente ao. Recopila toda la informacin definiendo: Prioridades y necesidades bsicas de cada rea. Determina los egresos de acuerdo al clasificador del gasto. Verifica importes obtenidos y verifica con el techo financiero determinado por la Secretara de Finanzas.
2.-
3.-
Como se encuentra el presupuesto en relacin al techo autorizado? Los gastos exceden a lo establecido, se reevalan conceptos y se realizan los ajustes correspondientes. Los gastos no exceden a lo establecido, contina el procedimiento.
4.5.-
Presenta al director para su revisin y validacin, as como observaciones finales adicionales a la proyeccin. Realiza oficio y adjunta documento de presupuesto de egresos debidamente validado para su anlisis en la Secretara de Finanzas.
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215-01/D/SD/AF/06
Nombre del procedimiento: Realizar compra de materiales e insumos.
Propsito: Proporcionar a cada uno de los departamentos de los materiales necesarios para que realicen todas sus actividades eficientemente.
Alcance: Desde la recepcin del forma de solicitud de material hasta su entrega oportuna.
Polticas: Cada movimiento generado por concepto de compras de materiales e insumos deber regirse de acuerdo a las bases y normas que establece de Secretara de Administracin, as como la normatividad aplicable para tal fin.
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215-01/D/SD/AF/06
No. de Actividad 1.2.3.Actividad Documento de Referencia/observacin
Recibe formato de solicitud de compra de material debidamente requisitado y validado por la subdireccin. Solicita cotizacin a tres diferentes proveedores. Realiza cuadro comparativo para analizar las tres cotizaciones recibidas de los proveedores verificando precio, calidad, disponibilidad, condiciones de entrega, forma de pago, etc). Verifica si existe suficiencia presupuestal y si es positivo confirma el pedido inmediatamente para su entrega oportuna. Recibe del proveedor la mercanca requerida y su factura anexa, verificando que todo se encuentre elaborado correctamente. Existe alguna observacin en la compra: No: Se entiende que el pedido fue surtido de acuerdo a la solicitud y la factura corresponde al material entregado en el almacn. Si: Devuelve factura al proveedor para su correccin y/o en su caso los productos si no cumplieron con las especificaciones solicitadas previamente.
4.5.-
6.-
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215-01/D/SD/AF/07
Nombre del procedimiento: Realizar movimientos nominales de alta, baja, promocin de personal.
Propsito: Contar con el personal de estructura realizando sus movimientos nominales en tiempo de acuerdo con la normatividad de la Secretara de Administracin.
Alcance: Desde que se tiene conocimiento de algn cambio de personal, hasta que se realizan los movimientos necesarios para el correcto funcionamiento de la plantilla autorizada.
Polticas: Cualquiera de los movimiento nominales de alta, baja y/o promocin de personal requeridos, sern realizados de acuerdo a los lineamientos y normatividad vigente de la Secretara de Administracin.
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215-01/D/SD/AF/07
Recibe informe de los departamentos, de la existencia de un movimiento de personal en su rea: Alta Baja Promocin. Movimiento de alta de personal: Verifica si existe plaza vacante disponible en la plantilla de personal. Recibe propuesta de candidatos a ocupar la plaza, con currculum y documentacin anexa. Analiza documentacin de candidatos y procede a entrevista interna en el Centro de Convenciones. Realiza perfil de puesto y enva con oficio respectivo, a los candidatos idneos al Instituto de Profesionalizacin para evaluacin, acompaado de: Copia de acta de nacimiento, Solicitud de empleo con fotografa, Constancia de estudios, Constancia de experiencia laboral, formato de designacin de beneficiarios del fondo de ahorro, Formato de seguro de vida. Recibe resultado del dictamen de seleccin y determina la fecha de ingreso del candidato al Centro de Convenciones. En caso que la plaza a ocupar no requiera ser evaluada, de rene la documentacin para expediente personal. Solicita documentacin adicional: Constancia de no inhabilitacin, Comprobante domiciliario, Certificado mdico, 2 Cartas de recomendacin. Adjunta documentacin de movimiento nominal de alta, aviso de inscripcin al IMSS (Afil-02), reporte de movimiento nominal en el sistema SISNOMI y sistema NECH enva a la Secretara de Administracin para su proceso. Recibe reporte de movimientos aprobados e informa al candidato para presentarse en la fecha indicada de alta en el Centro de Convenciones. Formato: 215-01/D/SD/AF/07-1 (Alta de personal)
2.-
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215-01/D/SD/AF/07
Movimiento de baja de personal: Recibe notificacin de baja de personal mediante oficio de renuncia dirigido al director del Centro de Convenciones. Tipos de bajas: Renuncia voluntaria, acta administrativa, jubilacin o pensin, retiro voluntario administrativo del personal de base, destitucin e inhabilitacin del puesto o por defuncin. Realiza captura en sistema baja IMSS, anexando formato SAIIA-01 firmado por el jefe de administracin y finanzas, presentando al IMSS en un lapso no mayor a 5 das hbiles a la fecha de baja. Llena los formatos de movimiento nominal de baja, documentacin contenida y recepcin de movimiento, con las firmas de autorizacin y visto bueno correspondiente. Archiva expediente del extrabajador anexando toda la documentacin soporte del tramite de baja ante las instancias correspondientes.
Formato: 215-01/D/SD/AF/07-2 (Baja de personal)
4.-
Movimiento de promocin del trabajador: Recibe notificacin de promocin de un servidor pblico. Verifica la existencia de una plaza vacante. Dependiendo de la categora y plaza disponible, enva al servidor pblico a examen de evaluacin en el Instituto de profesionalizacin para valorar su desempeo y emitir el dictamen correspondiente. Recaba firma del IMSS (Afil-03) modificacin del salario del trabajador. Llena los formatos de movimiento nominal de promocin, documentacin contenida y recepcin de movimiento, con las firmas de autorizacin y visto bueno correspondiente.
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215-01/D/SD/AF/07
No. de Actividad Actividad Documento de Referencia/observacin
Realiza captura en el sistema SISNOMI y NECH, para enviar a la Secretara de Administracin con las firmas de autorizacin y validacin correspondiente. Recibe reporte de los movimientos aprobados e informa al candidato para presentarse en la fecha indicada en su nuevo puesto.
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215-01/D/SD/AF/08
Nombre del procedimiento: Descuentos por incidencias (inasistencias y disciplinarios) del personal.
Propsito: Controlar la asistencia del personal en los horarios de trabajo establecidos.
Alcance: Desde que se detecta irregularidad en los horarios y das de trabajo del servidor publico, hasta que se le aplica la sancin correspondiente.
Polticas: Los lineamientos generales en materia de recursos humanos, emitido por la Secretara de Turismo y Proyectos Estratgicos, regir el control de asistencia. El rea de recursos humanos, no se har responsable en errores en que incurran los trabajadores en el registro de entrada y/o salida.
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215-01/D/SD/AF/08
Supervisar la entrada y salida del personal en donde se encuentra instalado el reloj checador, verificando que el registro se realice de forma personal. Retira las tarjetas y revisa cada una, vaciando las observaciones en un formato de control de asistencia diario Realiza corte quincenal de informacin de las incidencias del personal verificando: Si existen incapacidades presentadas por el personal. Si existen oficios de comisin fuera de la ciudad. Si existen memorandum de permisos debidamente validados por la direccin. Si existe permiso con reposicin o descanso otorgado por un da de trabajo realizado previamente. Formato: 215-01/D/SD/AF/08-1 (Control de Asistencia)
3.-
4.-
Captura los descuentos en el sistema de la Secretara de Administracin SISNOMI y NECH y emite reporte para firma de validacin y autorizacin. Recibe el previo de movimientos aplicados en la Secretara de Administracin y disco para incorporacin en el sistema y archivo correspondiente.
5.-
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DIRECCCION
SUBDIRECCCION
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215-01/D/SD/V/01
Nombre del procedimiento: Proporcionar Informacin de los servicios.
Propsito: Dar a conocer al pblico en general todos los servicios y espacios a travs de diferentes medios como publicidad, Internet, pgina web, telefnicamente y personalmente.
Alcance: Desde que el cliente local, estatal y nacional solicita informacin hasta que se retira con todos los datos del Centro de Convenciones.
Responsable del procedimiento: Departamento de Ventas.
Polticas: La informacin de los servicios que ofrece el centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, deber ser proporcionada de manera personal y a entera satisfaccin del posible usuario.
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Establece contacto previo con el cliente a travs de cualquier medio proporcionando informacin de los servicios que tiene el Centro de Convenciones. Orienta al cliente con diversas opciones de servicios, con la finalidad de cubrir su evento de una manera integral. Determina conjuntamente con el cliente las necesidades y requerimientos de su evento, de acuerdo a su logstica y especificaciones particulares. Otorga mayor informacin con diversos apoyos cuando el contacto es: Telefnicamente: Proporciona informacin completa de servicios y espacios. Internet y/o mail: Proporciona informacin a travs de la pgina, con fotografas especficas de espacios y diversos montajes de salones. Recorrido fsico: proporciona informacin visual, apoyado con documentacin como folletos, fotografas de platillos, mens, grficas de montaje de los salones, planos de ubicacin de espacios de salones y lugares especficos.
2.-
3.-
4.-
5.-
Esta el cliente interesado en contratar los servicios? Si: Elabora oficio de solicitud. No: Despide al cliente de forma amable, esperando su prxima visita
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215-01/D/SD/V/02
Nombre del procedimiento: Realizar cotizaciones para clientes.
Propsito: Dar a conocer por escrito un presupuesto detallado de servicios, precios, espacios a utilizar y condiciones de venta, autorizado por el Director.
Alcance: Desde que el cliente hace su oficio de solicitud dirigida al director hasta que recibe la cotizacin por escrito.
Responsable del procedimiento: Departamento de Ventas
Polticas: Toda cotizacin deber establecerse con una vigencia mxima de quince das naturales y deber explicar detalladamente las condiciones de pago.
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No. de Actividad 1.Actividad Documento de Referencia/observacin Formato: 215-01/D/SD/V/02-1 (Oficio de solicitud)
Recibe oficio de solicitud, para anlisis y elaboracin de cotizacin. Verifica la fecha de realizacin y la disponibilidad en el calendario de eventos para su reservacin. Estn disponibles los espacios? Si: Aparta fecha en calendario de eventos programados. No: Informa al cliente, para su conocimiento y posible cambio de fecha.
2.-
3.-
Determina los precios de venta en base a las polticas establecidas, ya que existe variacin de precios en eventos de Gobierno del Estado como tarifa social, de escuelas, de instituciones de beneficencia, y otra tarifa para eventos particulares. Presenta al director la propuesta de cotizacin, para su revisin y observacin correspondiente. Recibe cotizacin autorizada por el director y se le entrega al cliente de forma inmediata. Formato: 215-01/D/SD/V/02-2 (Cotizacin)
4.-
5.-
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215-01/D/SD/V/03
Nombre del procedimiento: Elaboracin de contratos.
Propsito: Formalizar el evento mediante un contrato de arrendamiento para eventos especiales.
Alcance: Desde la solicitud del servicio que realiza el cliente hasta la firma del contrato por parte del director y arrendatario.
Polticas: El arrendatario deber tener conocimiento pleno del clausulado del contrato al momento de la firma del mismo. Dicho conocimiento es responsabilidad del personal a cargo del contrato en especfico.
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Recibe oficio de confirmacin y se elabora el contrato de arrendamiento para eventos especiales, en 5 tantos originales, en donde se especifica: datos del cliente (nombre, direccin, empresa, R.F.C.) servicios requeridos para el evento fechas contratadas horarios precio de cada servicio e importe total del contrato. condiciones de pago. revisin y firma
2.-
Formato: 215-01/D/SD/V/03-1 (Contrato)
3.-
Turna a la subdireccin para correspondiente del subdirector.
4.-
Presenta al director el contrato para su rubrica y autorizacin final. Solicita la firma de conformidad por parte del cliente una vez ledas todas las clusulas del contrato. Est de acuerdo el cliente con el clausulado ? Si: Firma inmediatamente. No: Se toman acuerdos para revisin.
5.-
6.-
Distribuye los contratos de la siguiente manera: Cliente. Direccin Subdireccin Departamento de administracin y finanzas. Departamento de ventas
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215-01/D/SD/V/04
Nombre del procedimiento: Realizacin de eventos en el Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas.
Propsito: Proporcionar al cliente con eficiencia y eficacia la mxima calidad en su evento.
Alcance: Desde el momento que se elabora la orden de servicio, hasta que se da por finalizado el evento.
Responsable del procedimiento: Departamento de Ventas.
Polticas: El personal que participa en la realizacin del evento proporcionar con mxima calidad los servicios que le han sido asignados a su cargo, y debern apegarse al contrato firmado con el cliente.
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No. de Actividad 1.Actividad Documento de Referencia/observacin Formato 215-01/D/SD/V/04-1 (orden de servicio)
Elabora orden de servicio en un tanto original detallando todas las especificaciones de los servicios requeridos en apego al contrato. Recaba la firma del jefe del departamento de administracin y finanzas. Turna a la subdireccin para correspondiente del subdirector. Estn todos los datos correctos? Si: Continua el trmite correspondiente. No: Se realizan las correcciones pertinentes. el Vo. Bo. y firma
2.-
3.-
4.-
Recibe orden por parte del subdirector y se reparte copia de la orden de servicio a las siguientes reas: Direccin. Subdireccin. Departamento de Alimentos y Bebidas. Departamento Tcnico. Departamento de Conservacin y Mantenimiento. Departamento de Ventas. Promocin y Relaciones Pblicas. Vigilancia. Cocina. Almacn. Capitn de meseros. Responsable de mantelera.
5.-
Programa las actividades en coordinacin con las reas involucradas y se trabaja en conjunto para la exitosa realizacin del evento.
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215-01/D/SD/V/05
Nombre del procedimiento: Publicidad y Relaciones Pblicas.
Propsito: Definir la mejor estrategia en relaciones pblicas para lograr los objetivos del Centro de Convenciones.
Alcance: Desde que se elabora la publicidad hasta que es del conocimiento del publico en general.
Responsable del procedimiento: Departamento de ventas, ( Promocin y Relaciones Pblicas).
Polticas: Se generar la informacin con fiel apego a los servicios que se encuentran disponibles en el momento de su publicacin.
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Elabora la cartera de clientes con relacin a todas las asociaciones y cmaras que se encuentran registradas en el Estado. Determina a que empresas particulares y pblico en general se enfocan los servicios que ofrece el Centro de Convenciones. Trabaja conjuntamente con el rea de promocin y relaciones pblicas en definir que estrategias de ventas se utilizarn para la conservacin y captacin de nuevos clientes. Invita va telefnica a que sigan utilizando las instalaciones, presentndoles nuevas propuestas y servicios adicionales que existan en ese momento. Realiza visita domiciliaria en la ciudad, a las instituciones privadas y con apoyo del material publicitario y tcticas de ventas, se establece una relacin ms estrecha.
2.-
3.-
4.-
5.-
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215-01/D/SD/V/06
Nombre del procedimiento: Liquidacin de contratos.
Propsito: Lograr que todos los contratos se encuentren liquidados 8 das antes de su realizacin.
Alcance: Desde el pago del anticipo a la firma del contrato, hasta la liquidacin del evento.
Polticas: Todos los eventos particulares debern ser liquidados a mas tardar ocho das antes de la realizacin del mismo, de acuerdo a la clusula No. 7 inciso C del contrato de arrendamiento para eventos especiales. Todos los eventos de Gobierno del Estado, se deber realizar previo trmite de pago (contra recibo) fijando fecha de pago del mismo, para su realizacin.
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Firma el contrato de arrendamiento de eventos especiales y se determina de acuerdo a las polticas establecidas el importe del anticipo que paga el cliente, estableciendo el pago del deposito en garanta, el cual puede ser: $ 1,500.00 En congresos y conferencias. $ 3,000.00 En banquetes y renta de polyforum.
2.-
Informa va telefnica al departamento de administracin y finanzas para recibir el anticipo y deposito en garanta para extender los recibos de ingresos correspondientes. Recibe semanalmente del departamento de administracin y finanzas el reporte de los eventos contratados pendientes de realizarse, informando el saldo actual de cada contrato, para que cumpla a la brevedad con la clusula No. 7 del contrato Condiciones de Pago. El cliente tiene pendiente pagos? Si: Se le notifica telefnicamente, informndole que pase a liquidar el saldo pendiente. No: Contina con los plazos establecidos.
3.-
4.-
Recibe reporte del departamento de administracin y finanzas de la liquidacin del contrato.
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215-01/D/SD/V/07
Nombre del procedimiento: Emisin de reporte de eventos.
Propsito: Determinar la cantidad de eventos realizados durante el mes, para la toma de decisiones en las nuevas polticas de ventas.
Alcance: Desde que se realiza el primer evento hasta el ultimo evento durante el mes.
Polticas: El reporte de eventos deber de ser generado en los primeros tres das hbiles de cada mes y turnado a la direccin y al departamento de Administracin y Finanzas de este Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas.
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Realiza la captura de todos los eventos especificando los siguientes datos: Evento. Empresa. Nmero de contrato. Tipo de evento. Importe. Nmero de personas.
2.-
Durante el mes se otorg algn evento de cortesa y/o cancelado? Si: Se especifica con las observaciones correspondientes No: Se omite informacin.
3.-
Entrega el reporte a la direccin para la toma de decisiones y al departamento de administracin y finanzas para complementar la comprobacin de los recursos correspondientes. Analiza cuales fueron los resultados mensuales de las ventas y dependiendo de los mismos segn sea el caso. Se realizan acciones de ventas ? Si: Incrementar y/o incentivar las ventas. No: Continua con misma dinmica de ventas.
4.-
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DEPARTAMENTO TCNICO
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DEPARTAMENTO TCNICO
DIRECCION
SUBDIRECCION
DEPARTAMENTO TCNICO
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215-01/D/SD/T/01
Nombre del procedimiento: Proporcionar informacin tcnica al cliente.
Propsito: Lograr que el cliente tenga un amplio panorama sobre las capacidades tcnicas y aprovechamiento mximo de todos los recursos para la exitosa realizacin de su evento
Alcance: Desde que el cliente solicita la informacin hasta que se le entrega.
Responsable del procedimiento: Departamento Tcnico
Polticas: La informacin proporcionada cubrir todos los requerimientos del usuario y deber coadyuvar a la aceptacin y satisfaccin plena del mismo.
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No. de Actividad 1.2.3.4.Actividad Documento de Referencia/observacin Formato: 215-01/D/SD/T/01-1 (Lista de redes, equipo adicional con el que se cuenta y planos de saln).
Indica y muestra a los solicitantes las capacidades de: aforo, reas tiles y tambin mobiliario y equipo con que se cuenta. Proporciona planos de distribucin de salas y escenarios. Sugiere al cliente experiencias de eventos similares. Sugiere al cliente si necesita equipo adicional o externo. Requiere equipo externo? Si: Determinan el tipo de equipo, cantidad y especificaciones, se le informa al cliente, para que realice por cuenta propia las acciones respectivas en tiempo y forma de acuerdo a sus requerimientos. No: Continua procedimiento.
5.6.-
Se solicita al cliente que proporcione por escrito al departamento sus necesidades tcnicas para su evento. Recomienda al cliente normas de seguridad conforme a los lineamientos de proteccin civil.
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215-01/D/SD/T/02
Nombre del procedimiento: Elaborar ficha tcnica del evento a realizar.
Propsito: Tener oportunamente los espacios y equipos para los eventos.
Alcance: Desde que recibe la orden de servicio hasta que termina el croquis de montaje.
Polticas: La ficha tcnica deber contener todos los datos e informacin para que con la debida anticipacin se tengan los materiales e insumos requeridos.
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Recibe orden de servicio del departamento de ventas. Archiva en expediente de acuerdo al orden cronolgico de la realizacin del evento. Elabora ficha tcnica para control de disponibilidad de equipos, verificando los requerimientos de montaje especficos del evento. Requiere equipo adicional ? Si: Realiza anotaciones respectivas en ficha tcnica. No: Omite observacin. Formato: 215-01/D/SD/T/02-1 (Ficha Tcnica)
Requiere contratar personal eventual ? Si: Determina el nmero de personas que intervendrn en el evento y solicita al departamento de Administracin y Finanzas. No: Omite observacin.
4.5.6.-
Determina tiempo de montaje, considerando la existencia de compatibilidad con otras actividades y eventos por realizar. Prepara equipo en rea tcnica de acuerdo al tipo de evento y verifica los insumos para su buen funcionamiento. Realiza croquis de montaje preliminar de acuerdo al tipo de evento, nmero de personas y especificaciones del cliente.
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215-01/D/SD/T/03
Nombre del procedimiento: Coordinar montaje de eventos del Centro de Convenciones y Polyforum.
Propsito: Lograr que los montajes cumplan con las especificaciones de calidad y se realicen en los tiempos establecidos de acuerdo a la orden de servicio.
Alcance: Desde que se recibe croquis de montaje hasta que se concluye.
Polticas: Todos los eventos debern apegarse a bitcora de servicio en coordinacin con los dems departamentos y ficha tcnica previamente requisitada de acuerdo al evento y sus caractersticas.
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No. de Actividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.Actividad Documento de Referencia/observacin Formato: 215-01/D/SD/T/03-1 ( Plano de montaje)
Para eventos en el Centro de Convenciones y Polyforum: conferencias, espectculos, graduaciones y banquetes:
Enciende los equipos de iluminacin, consola y dimmers. Acomoda luminaria de acuerdo al plano. Dar direccin a las luces e instala colores. Anota nmeros de circuitos. Verifica nmeros de circuitos y color e intensidad. Programa de computadora de iluminacin. Enciende la luz de sala. Enciende el equipo de audio. Revisa el sistema con sonido. Prepara micrfonos, cables, cajas directas, monitores etc. Ubica e instala el equipo en el escenario o donde se requiera. Instala equipo perifrico: ecualizadores, reproductores etc. Revisa seal de envos y retornos en consola de sala y monitores. Ajusta niveles, parmetros y ecualiza. Realiza ensayo general Afora escenario colocando las vestiduras conforme al evento Recibe escenografa de la compaa
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No. de Actividad 18.19.20.21.22.23.24.Actividad Documento de Referencia/observacin
Ubica escenografa: Templete, telones, instrumentos, etc. Baja varas libres y cuelga telones y/o equipos. Contrapesa las varas con equipos. Nivela todas las varas contrapesadas. Ubica practicables, proyectores, etc. podium, maceteras, pantallas,
Coloca alfombras, forra y amarra los practicables. Reporta al departamento de mantenimiento para realizar conjuntamente el acomodo de sillas, mesas, templetes, pista de baile y muros acsticos. Para eventos deportivos: Montaje para eventos de Baloncesto:
1.2.3.4.5.6.7.8.9.-
Retira butacas de la zona meln. Enciende el compresor de aire. Guarda las plataformas mviles de butacas. Levanta, enrolla y guarda el alfombrado de cancha. Arma los tableros. Instala las canastas en los tableros. Ubica los tableros en su lugar dentro de la cancha. Instala los protectores de las bases de los tableros. Coloca mesa de luces y bancas para jugadores.
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Enciende el marcador electrnico. Enciende iluminacin de cancha. Enciende sonido ambiental. Montaje para eventos de Box:
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.-
Retira butacas de la zona meln. Ubica los cuatro postes principales. Atornilla los postes principales largueros laterales. Instala el cargador central. Atornilla los cargadores a los largueros. Instala el entarimado. Instala los tensores en la parte inferior de los postes. Coloca la lona. Instala las cuerdas. Instala los focos. Instala la campana. Coloca las escaleras. Coloca la bambalina del ring. Ilumina el ring. Instala micrfonos de ring. Enciende msica ambiental.
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215-01/D/SD/T/04
Nombre del procedimiento: Coordinar operacin del evento.
Propsito: Lograr que el evento cumpla con las expectativas tcnicas para la correcta operacin durante el evento.
Alcance: Desde la ubicacin de los tcnicos en sus reas de trabajo hasta que se apagan todos los equipos.
Polticas: El personal participante en cada evento permanecer en su respectiva rea de trabajo y proporcionar con calidad y oportunidad las soluciones que se le requieran.
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No. de Actividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.Actividad Documento de Referencia/observacin
Verifica que todos los tcnicos estn en sus puestos con los equipos de audio e iluminacin encendidos. Prev luz de sala. Da acceso a las instalaciones del pblico que asistir al evento. Hace llamado de inicio del evento. Abre seal del audio Abre el teln principal (polyforum) Da seguimiento a las instrucciones del desarrollo del evento Cierra el teln al trmino del evento (polyforum) Indica la salida de las instalaciones al pblico asistente. Verifica que se apaguen todas los equipos y suministros que impliquen algn tipo de riesgo.
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215-01/D/SD/T/05
Nombre del procedimiento: Coordinar el desmontaje de los equipos.
Propsito: Lograr que los escenarios queden disponibles y los equipos se ubiquen en sus respectivos lugares para el evento siguiente.
Alcance: Desde que se desconecta y reubica el equipo hasta que se apagan las luces generales.
Polticas: El material y/o equipo propiedad del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas que se utilice, se ubicar en sus respectivos lugares justo al trmino de cada evento.
Pgina 54
No. de Actividad 1.2.3.4.Actividad Documento de Referencia/observacin
Desconecta todos los equipos y suministros utilizados durante el evento. Verifica que todos los equipos estn completos y en buen estado. Guarda cada equipo en su lugar respectivo. Da aviso al departamento de mantenimiento para realizar conjuntamente el reacomodo del mobiliario, que consiste en mesas, sillas, templetes, pista de baile en la bodega de muebles. Coordina y supervisa el desmontaje de equipo externo. Verifica que el escenario quede libre para proceder a bajar los telones escenogrficos y luminotecnia. Descontrapesa varas. Desmonta los telones y luminotecnia. Sube varas. Guarda los telones y luminotecnia. Verifica el traslado de equipo externo a la rampa de carga y descarga. Apaga luces generales.
5.6.7.8.9.10.11.12.-
Pgina 55
215-01/D/SD/T/06
Nombre del procedimiento: Realizar mantenimiento preventivo de los equipos.
Propsito: Lograr tener en condiciones de optima operacin los equipos de audio e iluminacin, tramoya y mobiliario.
Alcance: Desde la supervisin hasta la limpieza y ajuste necesario para su buen funcionamiento.
Polticas: Realizar peridicamente el funcionamiento del equipo con base a bitcoras de mantenimiento y anticipar fallas mediante limpieza y otras actividades segn caractersticas.
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No. de Actividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.Actividad Documento de Referencia/observacin Formato: 215-01/D/SD/T/06-1 (solicitud de compras)
Revisa y confirma con el departamento de ventas que no haya eventos confirmados. Revisa y ajusta varas de tramoya. Revisa y ajusta circuitos elctricos en varas. Limpia y ajusta luminarias (lekos, frsenles y pares). Limpia varas elctricas y de telones. Revisa y limpia poleas del sistema de tramoya. Revisa y limpia racks de dimmers (atenuadores de luz) Realiza limpieza de telones, bambalinas y piernas Revisa, limpia y ajusta seguidores Revisa salidas de voltajes de reguladores Hace limpieza del cuarto de amplificacin y dimmers Revisa y sopletea amplificadores de audio Limpia conectores y terminales de audio e iluminacin Revisa y corrige si presenta alguna falla menor el amplificador. Presenta falla en el equipo? Si: Repara inmediatamente. No: Continua procedimiento.
Pgina 57
Revisa y limpia el sistema de altavoces de sala y monitores Revisa y limpia la cabina de audio e iluminacin incluyendo el equipo de proceso de audio y consolas de iluminacin y audio Revisa y corrige fallas en cables de micrfonos y conectores especiales Se pinta y refuerza practicables y escaleras Se limpia y pinta templete de escenario Se limpia, pinta e identifica banco de freno de tramoya Se revisa y ajusta proyectores (video, acetato y diapositiva) Se limpia y repara pantallas de proyeccin Se hace extensiones de AC para los eventos Se revisa y limpia el compresor del equipo neumtico de plataformas mviles (checar aceites y filtros) Se revisa y ajusta del sistema neumtico de plataformas mviles (mangueras, conexiones, vlvulas, cojines etc.) Se revisa y reporta al departamento de mantenimiento si existe algn dao a la cancha de duela. Existe dao en la cancha?
17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.-
Si: Reporta inmediatamente al departamento de ventas y al departamento de administracin y finanzas para que conjuntamente realicen el calculo del dao y realicen el proceso de cobranza. No: Se omite observacin.
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59
DIRECCION
SUBDIRECCION
60
215-01/D/SD/AB/01
Nombre del procedimiento: Actualizar mens del restaurante.
Propsito: Atraer a los clientes presentndoles una amplia y variada carta de platillos.
Alcance: Desde que se elabora la propuesta de los platillos hasta que se obtienen los mens definitivos.
Responsable del procedimiento: Departamento de Alimentos y Bebidas
Polticas: Mantener una amplia variedad de platillos de acuerdo a las temporadas del ao y a las sugerencias y gustos de los usuarios.
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Solicita al Chef la actualizacin de nuevos platillos para la carta del restaurante. Entrega el chef al Jefe del Departamento de Alimentos y Bebidas las nuevas propuestas de platillos para su revisin en cuanto a presentacin y costo. Presenta al Director opciones de mens conocimiento, aprobacin y/o modificacin. para su
3.4.5.6.7.8.-
Instruye al chef la elaboracin de los nuevos platillos y coordina la degustacin correspondiente. Solicita el chef mediante requisicin los insumos para la elaboracin de los nuevos platillos. Presenta al Subdirector la orden de requisicin de insumos para su autorizacin. Solicita al departamento de administracin y finanzas los recursos para la compra de los insumos. Recibe el almacn proveedores. los productos solicitados a los Formato: 215-01/D/SD/AB/01-1 (Requisicin de requisicin de materias primas).
Formato: 215-01/D/SD/AB/01-2 (Solicitud y orden de compra menor-Entrada al almacn). Formato: 215-01/D/SD/AB/01-3 (Salida de Almacn)
9.10.11.-
Entrega al chef los productos para su preparacin inmediata. Elabora el chef el platillo a degustar. Confirma da y hora para degustacin con la presencia del Jefe de Departamento de Alimentos y Bebidas, el Director y al Jefe del Departamento de Ventas. Si el platillo nuevo cumpli las expectativas se incorpora a la carta.
12.-
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215-01/D/SD/AB/02
Nombre del procedimiento: Supervisar la operacin de cocina y servicio del restaurante.
Propsito: Inspeccionar los procesos de operacin del rea de cocina y restaurante para lograr excelentes condiciones de trabajo y servicio ofreciendo la mxima calidad al cliente.
Alcance: Desde que el mesero comanda al comensal hasta que el cliente se retira satisfecho del servicio.
Polticas: Verificar permanentemente a todo el personal e infraestructura con la finalidad de otorgar la mxima calidad en servicios y alimentos a cada uno de los clientes.
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No. de Actividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.Actividad Documento de Referencia/observacin
Instruye al personal de cocina encargado de la lnea la limpieza general del rea y el montaje la misma. Supervisa al capitn de meseros y personal bajo su cargo en reas tanto de restaurante como del bar. Recepciona el mesero el pedido del comensal y se entrega al rea de cocina por medio de la comanda color blanca. Entrega el mesero la comanda color azul a la cajera quedndose ellos con la comanda color amarilla. Recibe el pedido en el rea de cocina y elabora el alimento. Entrega los alimentos procesados a los meseros para que sirvan los alimentos a los comensales. Espera que el comensal solicite la cuenta, para ser preparada por la cajera. Supervisa que la cuenta incluya los precios de los alimentos y bebidas consumidas. Recepciona el importe otorgado por los comensales, liquida la cuenta ante la cajera y si el cliente requiere factura, se elabora, entregando esta al cliente. Formato: 215-01/D/SD/AB/02-1 ( Comanda )
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215-01/D/SD/AB/03-1
Nombre del procedimiento: Coordinar las compras para eventos y restaurante-bar.
Propsito: Contar en tiempo y forma con todos los implementos e insumos requeridos para ofrecer un excelente servicio.
Alcance: Desde que se recibe orden de servicio para la realizacin del evento hasta la culminacin del mismo.
Polticas: Realizar con anticipacin adecuada las actividades de adquisicin de alimentos y bebidas, obteniendo la mejor relacin costo-beneficio, para la elaboracin de los platillos.
Pgina 65
Recibe orden de servicio, analiza y coordina los siguientes aspectos: Compras de materiales y productos. Existencias de insumos en almacn. Mantelera disponible. Meseros. Elabora cuadro comparativo de proveedores para determinar mejores condiciones de compra de productos para la elaboracin de los alimentos (relacin precio y calidad). Requiere adquirir productos adicionales al stock de almacn? Si: Realiza lista de productos. No: Continua procedimiento. Formato: 215-01/D/SD/AB/03-1 (Cuadro comparativo)
2.-
Requiere Mantelera y Cristalera adicional? Si: Contacta a proveedor para solicitar sus servicios. No: Continua procedimiento.
Requiere meseros eventuales? 3.4.Si: Instruye al capitn de meseros para reunir al personal correspondiente. No: Continua procedimiento.
Realiza requisicin de compra de insumos, misma que es debidamente validada por el Subdirector. Solicita el recurso al departamento de administracin y finanzas para que el personal de almacn realice la compra correspondiente. Recepcin y verificacin de insumos de acuerdo a la requisicin de productos solicitados, validando de conformidad el chef.
5.-
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215-01/D/SD/AB-04-1
Nombre del procedimiento: Controlar el inventario del almacn.
Propsito: Cumplir con los mnimos y mximos del stock de almacn para cubrir con las necesidades de operacin del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas.
Alcance: Desde que se registra la entrada hasta que se registra la salida de los productos del almacn.
Polticas: Mantener un estricto control de todos los insumos verificando permanentemente requerimientos de faltantes, evitando caducidades y reportando sobrantes.
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Recibe la factura y verifica datos e importe. Captura en el sistema las entradas de todos los productos al almacn. Verifica la entrada fsica de los productos en el almacn. Como adquieren los productos? Los compra directamente el almacenista en las tiendas de autoservicio y/o establecimientos. Los compra a travs de los proveedores que entregan directamente el producto en el almacn.
4.-
Recibe requisicin de salida de productos de los departamentos de alimentos y bebidas , as como del departamento de administracin y finanzas. Verifica la salida fsica de los productos del almacn. Requisita la salida correspondiente con el formato de salida del almacn. Elabora cada fin de mes el inventario fsico de productos, insumos, loza, cristalera, mantelera, cubiertos. Realiza cruce de informacin del inventario fsico y del reporte del sistema computarizado. Existen inconsistencias en el resultado del inventario? Si: Verifican la los reportes de entradas y salidas de productos, captura del sistema y documentacin correspondiente. No: Contina procedimiento.
5.6.7.8.-
9.-
Supervisa los resultados del cruce de datos, utilizando la informacin para la toma de decisiones, logrando un estricto control del mtodo (PEPS) y mnimos y mximos.
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215-01/D/SD/AB/05-1
Nombre del procedimiento: Elaborar el reporte diario de ventas del restaurante y bar.
Propsito: Informar a la direccin de los ingresos del restaurante para la toma de decisiones mejorando su productividad.
Alcance: Desde que se realiza el reporte de ventas diarias, hasta que el reporte se presenta en la direccin, para su anlisis correspondiente.
Polticas: El reporte de eventos deber presentarse a la direccin el da siguiente hbil de la fecha que se prest el servicio.
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Supervisa que la informacin contenida en las comandas del da, se incluyan oportunamente en el concentrado del reporte de ventas diarias. Que tipo de ventas se realizaron? Ventas de contado: El cliente paga en el momento su cuenta en efectivo. Ventas a crdito: Son autorizados por el director, en donde el cliente firma el importe total de la comanda y se enva a cuentas por cobrar para su trmite correspondiente. Cortesas: Son autorizadas por el director, en casos excepcionales, que justifique su razn de ser. Mens del personal: Con la autorizacin correspondiente, se le otorga los alimentos al personal de estructura que por el horario y actividades que desempean, se les proporciona sus alimentos diarios, sin costo alguno.
2.3.-
Desglosa la informacin de cada uno de los productos vendidos. Turna el reporte de ventas diarias al departamento de administracin y finanzas, para la elaboracin de las plizas correspondientes. Adjunta al reporte de ventas el dinero para su depsito bancario inmediato. Turna el reporte a la persona encargada de captura en sistema para su inclusin. Recabara las firmas correspondientes para su revisin. Entrega a la Direccin el original para su anlisis y toma de decisiones. Formato: (215-01/D/SD/AB/05-1) Reporte De ventas
4.5.6.7.-
Pgina 70
215-01/D/SD/AB/06-1
Nombre del procedimiento: Elaborar programa de capacitacin para el personal de alimentos y bebidas.
Propsito: Lograr que los conocimientos del personal se actualicen permanentemente para brindar un servicio de mxima calidad.
Alcance: Desde que se proponen los cursos de capacitacin hasta que el personal adquiere los conocimientos y habilidades necesarias para desarrollarse y desempear eficientemente sus actividades.
Polticas: El personal deber contar con los mejores conocimientos y habilidades a fin de proporcionar un servicio excelente al cliente.
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Lanza la convocatoria a las diversas empresas que se dedican a la capacitacin en el rea de alimentos y bebidas y/o a la Secretaria de Turismo a travs del departamento de Capacitacin. Especifica que conocimientos son necesarios que adquiera el personal para su actualizacin inmediata. Recibe la informacin por parte de los proveedores, de temas a tratar, horarios, costos y lugares para una capacitacin adecuada del personal de cocina y meseros. Organiza al personal que participar en la capacitacin, para que conjuntamente con las dems actividades sigan operando normalmente los servicios del restaurante y bar del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas. Proporciona a la direccin la informacin correspondiente de los cursos a adquirir, personal que participar. Informa al rea de recursos humanos, para su observacin correspondiente. Supervisa que los conocimientos adquiridos los pongan en prctica y realicen mejor sus actividades.
2.-
3.-
4.-
5.-
6.-
7.-
Pgina 72
215-01/D/SD/AB/07-1
Nombre del procedimiento: Realizar el costeo final de los eventos.
Propsito: Determinar los resultados cuantitativos de los eventos para determinar las ganancias.
Alcance: Desde que inicia el proceso de compra , recopilacin de facturas e informe de resultados a la Direccin.
Polticas: Este documento deber ser entregado a la direccin en los siguientes tres das hbiles luego de la conclusin del evento.
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Recopilar el total las facturas por concepto de compra de insumos que fueron utilizados para el evento. Recopilar toda la informacin de costos indirectos y directos que gener el evento. Costos directos: Materias primas Costos indirectos: Servicios Bsicos: luz, agua, aire acondicionado Nmina de personal (cocina y meseros)
3.4.5.-
Solicitar al Departamento de Ventas el importe de venta del evento. Determinar las utilidades, para verificar el porcentaje de ganancias, y realizar comparativo con lo programado. Presentar el informe a la Direccin.
Pgina 74
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO
75
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO
DIRECCION
SUBDIRECCION
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO.
76
215-01/D/SD/CM/01
Nombre del procedimiento: Programar reparaciones de instalaciones, mquinas y equipos de cocina, oficinas administrativas y equipos ubicados en reas restringidas.
Propsito: Brindar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, maquinaria y equipo, asegurando su buena operacin y funcionamiento.
Alcance: Desde que se recibe la solicitud de servicio y/o reporte de la necesidad del rea por escrito, solventar el servicio o necesidad, hasta la entrega del mismos.
Responsable del procedimiento: Departamento de Conservacin y Mantenimiento.
Polticas: El equipo, instalaciones e infraestructura, deber mantener su operatividad correcta ininterrumpidamente.
Pgina 77

Recepciona la solicitud de mantenimiento y/o reporte del problema en instalaciones, maquinaria o equipos: Cmaras. Refrigeradores. Hornos de panadera. Congeladores. Cubicadora de hielo. Extractores de cocina. Manejadoras de aire acondicionado en oficinas. Manejadoras de aire en salones para eventos Compresores de aire acondicionado. Gas butano, cisternas de agua y su cloracin. Plantas de emergencia de diesel y gasolina. Plantas contra incendio. Alumbrado de oficinas, salones, restaurante y bar.
2.-
Analiza y verifica fsicamente la necesidad del servicio, realizando levantamientos tcnicos para determinar la magnitud del problema. Asigna personal del departamento de conservacin y mantenimiento para reparacin de falla, utilizando el material de stock existente. Existe material para la reparacin? Si: Realiza el trabajo inmediatamente y procede a reponer el material utilizado en dicha reparacin para contar con el stock determinado. No: Realiza solicitud de material. Formato: 215-01/D/SD/CM/01-1 (Solicitud de material)
3.-
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No. de Actividad Actividad Documento de Referencia/observacin
Se necesitan los servicios de un prestador externo? Si: Determina si se tiene que contratar a algn prestador de servicios externo, y se solicita al departamento de Administracin y Finanzas quienes en base a la ley de adquisiciones, arrendamiento de bienes muebles y contratacin de servicios para el Estado de Chiapas; que proveedor realizar el trabajo. No: Realiza el trabajo personal adscrito departamento de conservacin y mantenimiento. al Formato: 215-01/D/SD/CM/01-2 (Contrato de prestacin de servicios)
4.-
Supervisa los trabajos de acuerdo al contrato entre el proveedor y el Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, verificando precio, servicio, condiciones de pago, garanta, etc. Contrato elaborado por el Departamento de Administracin y Finanzas. Realiza la entrega del trabajo final. Recepciona trabajo validando especificaciones y servicios realizados.
5.-
Realiza el acto de la entrega recepcin del trabajo por parte del proveedor al departamento de Conservacin y Mantenimiento, otorgando este ltimo el visto bueno; para que a su vez el departamento de Administracin y Finanzas efecte el pago correspondiente, quedando de conformidad ambas partes.
Nota: Si el servicio es de algn departamento, este participa en el contrato de prestacin servicios.
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215-01/D/SD/CM/02
Nombre del procedimiento: Operar los diferentes servicios y suministros de los inmuebles.
Propsito: Vigilar la correcta operacin de mquinas, equipos y reas pblicas de cada edificio.
Alcance: Desde la revisin fsica, encendido de las mquinas y equipos hasta su apagado.
Polticas: El equipo deber ser utilizado en apego a su instructivo de operacin, con la correcta capacitacin del personal y bajo las adecuadas condiciones de funcionamiento.
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No. de Actividad 1.Actividad Documento de Referencia/observacin Formato: 215-01/D/SD/CM/02-1 (Hidrantes-extinguidor) Formato: 215-01/D/SD/CM/02-2 (Filtros de agua) 2.Enciende mquinas, equipos y tableros. Formato: 215-01/D/SD/CM/02-3 (Equipos emergencia) Formato: 215-01/D/SD/CM/02-4 (Equipos CCCH) Formato: 215-01/D/SD/CM/02-5 (Equipos Polyforum)
Realiza revisin previa de los niveles de agua, aceite, presin, voltaje de los equipos antes del encendido.
3.-
Recorre fsicamente todas las mquinas y equipos operando para constatar si existen fallas o perturbaciones. Llenando el formato respectivo de supervisin de equipos para realizar las correcciones correspondientes.
4.-
Apaga equipos segn procedimiento, anota observaciones y comentarios.
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215-01/D/SD/CM/03
Nombre del procedimiento: Coordinar los recursos y operacin de los equipos para cubrir los eventos que se realizan.
Propsito: Cuidar la apropiada operacin y eficiencia de las mquinas, equipos y reas pblicas durante los eventos.
Alcance: Desde el inicio del evento, revisin fsica, encendido de mquinas, recorrido fsico para constatar su operacin hasta el trmino del evento el apagado de equipos y mquinas.
Polticas: La utilizacin, proteccin y resguardo del equipo durante cada evento, deber ser supervisado directamente por personal del rea de mantenimiento.
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Revisa niveles de: Agua en cisterna (rango: 15 % mnimo) Aceite (rango: mnimos de acuerdo al equipo). Presiones rango: mnimos de acuerdo al equipo, verificacin de colores verde, negro y rojo). Voltajes de bateras antes del encendido. Cmaras de congelacin (rango entre 8 y 20 grados bajo cero). Cmaras de conservacin (rango entre 2 y 12 grados sobre cero). Tanque estacionario de gas butano 10% mnimo. Cubicadora de hielo 10 % mnimo. Cloracin del agua entre 6 y 7.5 PH Enciende mquinas, equipos y tableros que se requieren. Recorre fsicamente todas las mquinas y equipos operando para constatar si no existe fallas o perturbaciones. Apaga equipos segn procedimiento. Reporta por escrito falla o necesidad de material o servicio a su jefe inmediato y llena hoja de recorrido al trmino del evento.
2.3.4.5.-
Pgina 83
GLOSARIO
A: Auditorio: Local acondicionado para escuchar conferencias, discursos, lecturas, etc. B:
Bienes Inmuebles: Son aquellos bienes arraigados por su propia naturaleza y que no se pueden trasladar de un lugar a otro. Bienes Muebles: Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro. C:
Calidad: Es la satisfaccin de las necesidades y expectativas fijadas por el cliente. Capacitacin: Accin destinada a desarrollar las aptitudes del trabajador con el propsito de prepararlo para desempear adecuadamente una ocupacin o puesto de trabajo. Contrato: Es el acuerdo de voluntades para crear, transferir o modificar obligaciones. Control: Verificacin, comprobacin, intervencin, fiscalizacin. Cultura: Conjunto de estructuras sociales, religiosas, de manifestaciones intelectuales, artsticas, etc; que caracteriza una sociedad o una poca. Centro de Convenciones: Recinto en donde se realizan exposiciones, ferias especializadas, congresos y convenciones. Congreso: Reunin que tiene por objeto realizar una discusin y un intercambio profesional y/o acadmico en torno a un tema de inters. Convencin: Reunin gremial o empresarial cuyo objetivo es tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. E:
Estructura Orgnica: Disposicin sistemtica de rganos que integran una institucin, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia.
Pgina 84
GLOSARIO
Evento: Acontecimiento o suceso. Exposicin Industrial: Son muestras o exhibiciones que rene a un sector empresarial, profesional o comercial, cuya finalidad es demostrar adelantos tecnolgicos y estimular la venta de productos. Exposicin Comercial: Muestra o exhibicin que rene a un sector empresarial, comercial, profesional o social con el fin de promover la venta de productos o servicios al pblico objetivo. F:
Ferias especializadas: Muestras o exhibiciones pblicas que organizan empresas, asociaciones, etc, cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado. I:
Inventario: Es la relacin ordenada de los bienes muebles e inmuebles de una entidad que inscribe la caracterstica de cada bien, su ubicacin y el responsable de su custodia. L:
Ley: Norma jurdica obligatoria y general dictada por legtimo poder para regular la conducta de los hombres o para establecer los rganos necesarios para el cumplimiento de sus fines. Lineamiento: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, as como las caractersticas generales que stas deben tener. M:
Mantenimiento Correctivo: Conjunto de acciones efectuadas sobre una parte o el total del equipo tendiente a reparar fallas parciales o totales cuando stas se presenten. Mantenimiento Preventivo: Conjunto de acciones efectuadas sobre los diferentes dispositivos componentes del equipo de acuerdo con cierto calendario previsto, para evitar la ocurrencia de una falla parcial o total del equipo. Ministracin: Asignacin de recursos solicitados previamente, proveer. Momento: Espacio de tiempo muy corto.
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GLOSARIO
Marco Jurdico: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a las que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tiene encomendadas. Misin: Es un enunciado corto que establece el objetivo general de la dependencia o entidad, es la razn de existir de la misma, se refiere al beneficio que se pretende dar, sirve para definir las fronteras de responsabilidad y campo de especializacin; es decir, nuestra tarea. N:
Nivel: Es la diferencia de altura existente entre dos puntos. Nmina: Es un listado general de los trabajadores de una institucin en donde se asientan las percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las mismas, es utilizada para efectuar los pagos que pueden ser semanales, quincenales o mensuales de los trabajadores. O:
Objetivo: Fin o intencin de hacer una cosa, meta propuesta. Oportunidad: Son caractersticas o recursos de la organizacin o del entorno que actualmente no se estn aprovechando y que pueden capitalizarse a favor de los objetivos buscados. Organismo Desconcentrado: Forma de organizacin con autonoma administrativa, pero sin personalidad jurdica, ni patrimonio propio, que de acuerdo a la ley orgnica de la administracin pblica federal, tiene facultades especificas para resolver asuntos de la competencia del rgano central, siempre y cuando siga los sealamientos de normatividad dictados por ste ltimo. P:
Polyforum: Espacio destinado para efectuar espectculos diversos. Presupuesto: Estimacin financiera anticipada de los egresos e ingresos del sector pblico, necesarios para cumplir con las metas de los programas establecidos. Procedimiento: Es una descripcin en secuencia lgica de las distintas operaciones o pasos de que se compone una rutina de trabajo. Programa: Es el agrupamiento en el que se asignan diversas actividades con cierto grado de homogeneidad, al cual se le asigna recursos humanos, financieros y materiales con el fin de que produzcan bienes y servicios.
Pgina 86
GLOSARIO
R:
Reclutar: Atraer y reunir a un nmero suficiente de solicitudes a fin de realizar la mejor seleccin posible del personal adecuado a los puestos vacantes de la organizacin. Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos con que cuenta una dependencia, entidad u organizacin para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia. U:
Usuario: Es la persona fsica o moral que utiliza con regularidad o en forma eventual los servicios que presta un rgano administrativo o un organismo pblico o privado. V:
Visin: Es la descripcin de un escenario futuro altamente deseado para la dependencia o entidad; es decir, lo que queremos ser. Voltaje: Cantidad de voltios de un aparato o sistema elctrico.
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GRUPO DE TRABAJO
Coordinacin Lic. No Arturo Gordillo Arguello Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas
Desarrollo del Documento Lic. Laura Elena Pineda Daz de la Vega Lder del Proyecto Departamento de Administracin y Finanzas
Asesora Lic. Gloria Nelly Coutio Lpez Lder del proyecto Direccin de Desarrollo Administrativo Secretara de Administracin
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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Tuxtla Gutirrez, Chiapas Abril de 2008

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Glosario Grupo de Trabajo

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Primera emisin Marzo de 2000

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Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

DEPARTAMENTO DE ADMON Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTTO.

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Responsable del procedimiento: Departamento de Administracin y Finanzas.

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Responsable del procedimiento: Departamento de Administracin y Finanzas

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Responsable del procedimiento: Departamento de Administracin y Finanzas

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS

Responsable del procedimiento: Departamento de Administracin y Finanzas

Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009

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Primera emisin Marzo de 2000

Actualizacin Abril de 2008

Prxima Revisin Abril de 2009